PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL

Transkripsi

1 DISKOMINFO KABUPATEN KARANGASEM PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL DISKOMINFO

2 PENDAHULUAN Dalam rangkat meningkatkan kinerja Pemerintahan Daerah Kabupaten Karangasem dalam berkordinasi dan berkomunikasi menjadi lebih cepat dan efisien sekarang ini sudah tersedia layanan webmail karangasemkab.go.id. Setiap SKPD mendapatkan alamat resmi sebagai sarana berkomunikasi, berkirim surat/ antar SKPD maupun dengan pihak di luar instansi pemerintah. Berikut ini adalah Panduan operasional untuk pengguna webmail. 1. MEMBUKA WEBMAIL 2.1 Cara Pertama Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail karangasemkab.go.id. Klik Webmail (menuju ke halaman webmail karangasemkab). Gambar 1 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 2

3 2.2 Cara Kedua Untuk Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka webmail, kita menggunakan browse (Internet Explorer, Firefox atau Google Chrome) dan mengetikkan alamat Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail karangasemkab.go.id. Gambar Masukkan Address dan password pada form isian. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 3

4 2.4 Berikut ini adalah gambar contoh pengisian Address dan password untuk log in. Gambar Setelah itu klik Log In, kita akan menjumpai layar utama webmail (untuk login webmail ini harus menggunakan username lengkap). 2.6 Mengganti Password a. Klik Change Password Untuk ubah/ edit password, lihat tampilan dibawah ini. Gambar 4 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 4

5 b. Isikan data pada (New Password, Password Again) Gambar 5 c. Kemudian klik Change Password Pada buku manual ini sebagai default yang digunakan untuk membuat buku panduan adalah Roundcube (didalam webmail ini ada 3 pilihan untuk melihat yaitu SquirrelMail, Horde, Roundcube). Gambar 6 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 5

6 2.7 Klik Roundcube, untuk masuk ke halaman , lihat gambar dibawah ini. Gambar Layar webmail (halaman ) terbagi dalam beberapa bagian, antara lain: a. Bagian Kiri: Berisi Pilihan Kotak Masuk (untuk melihat yang masuk), Konsep (untuk menyimpan data ), Terkirim (untuk melihat item yang dikirim tersimpan dalam menu terkirim), Sampah (untuk menandai sebagai spam), Surat Terhapus (untuk menyimpan data yang terhapus). b. Bagian Atas: Berisi Pilihan Segarkan (untuk melihat yang masuk), Tulis Sebuah (untuk menulis/membuat ), Buku Alamat (untuk menyimpan alamat ), Pengaturan (untuk pilihan Informasi Pribadi, megubah tampilan, mengubah folder yang akan ditampilkan), Search (untuk melakukan pencarian data yang ada didalam folder Kotak Masuk, Konsep, Terkirim, Sampah, Surat Terhapus), Keluar (untuk keluar dari webmail), Informasi Program (link yang berisi tentang Roundcube). DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 6

7 2. MEMBACA 3.1 Klik pada menu untuk menampilkan daftar pesan dalam folder itu. 3.2 Double klik pada yang akan dibaca, untuk membaca pesan tersebut. Gambar Pada menu Kotak Masuk yang berisi empat bagian (Judul, Pengirim, Tanggal dan Ukuran). 3.4 Pada menu inbox bagian Judul menampilkan apa yang dikirim dimasukkan sebagai subjek, bagian Pengirim tersebut kita dapat mengetahui siapa yang mengirim anda pesan, atau setidaknya alamat itu berasal dari siapa, Tanggal menunjukkan hari itu dikirim. 3.5 Jika berisi lampiran, itu akan tercantum di bagian samping kanan ketika anda membaca pesan. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 7

8 3.6 Untuk melihat lampiran, anda harus memiliki sebuah program yang dapat membuka jenis file. Gambar 9 3. MENGIRIM 4.1 Untuk mengirim pesan baru, klik pada link Tulis Sebuah di bagian atas layar. Untuk membalas, klik pada Balas atau Balas ke semua di atas pesan. 4.2 Kemudian Isikan pada bagian Penerima, Lampiran (CC), Lampiran tersembunyi (BCC), Judul (isikan sesuai dengan konfigurasi yang anda kehendaki). Isikan data berikut: Penerima: Alamat yang dituju. Lampiran (CC): Klik pada pilihan CC. Alamat yang ingin mendapatkan salinan yang dikirimkan. Lampiran Tersembunyi (Bcc): Klik pada pilihan Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau tersebut dikirimkan pada Bcc. Judul: Ketikkan subyek dari yang mencerminkan isi hindari penggunaan subyek yang tidak jelas. Contoh kasus : karsika mengirim ke (to) nyoman-wage@karangasemkab.go.id, di cc-kan ke diskominfo@karangasemkab.go.id dan di bcc ke yudiantara@karangasemkab.go.id, maka nyoman-wage akan menerima DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 8

9 sebagai penerima asli, diskominfo akan menerima sebagai penerima salinan atau tembusan sedangkan yudiantara akan menerima salinan tanpa diketahui oleh friend dan admin. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa yang sama dikirimkan kepada pihak lain. 4.1 Apabila ingin melampirkan dokumen, untuk mengirim lampiran, anda harus menulis pesan. 4.2 Di bagian samping kanan jendela tulis sebuah pesan, ada tombol berlabel Sisipkan sebuah berkas. 4.3 Klik tombol tersebut, kemudian cari file di komputer anda yang ingin anda lampirkan. Pilih dan klik Open 4.4 Berisi lokasi file, serta nama file, Klik Unggah untuk mentransfer file ke server Roundcube. 4.5 Anda juga dapat menambahkan lampiran sebagai banyak pesan yang anda inginkan. Namun, file harus memiliki nama yang berbeda 4.6 Selanjutkan klik pada tombol Kirim, maka sudah terkirim. Gambar 10 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 9

10 4. MENJAWAB 5.1 Klik pada yang akan dibaca. Gambar Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini (tampilan inbox yang sedang dibaca). Gambar 12 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 10

11 5.3 Klik Balas untuk menjawab/membalas , maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini. Gambar Kemudian isi/ tulis yang telah disediakan klik Send 5. MENHAPUS 6.1 Klik pada yang akan dihapus 6.2 Kemudian klik tombol Hapus, maka akan terhapus. Gambar 14 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 11

12 6. MENYIMPAN ALAMAT (BUKU ALAMAT) 7.1 Klik pada Buku Alamat. 7.2 Klik tanda plus dibagian bawah Daftar Kontak untuk menambah kontak baru dan isikan data alamat yang akan disimpan dalam Buku Alamat (Nama Depan, Nama Belakang, , Telepon dan Alamat), sebagai contoh alamat nyoman wage sudah tersimpan dalam Buku Alamat. 7.3 Klik Simpan, Maka alamat tersebut akan tersimpan pada Buku Alamat. Gambar 15! Tanda Plus: Untuk menambahkan alamat yang akan disimpan dalam Addresses! Ubah Kontak: Untuk mengedit alamat ! Tanda Tempat Sampah: Untuk menghapus alamat 7. MEMBUAT FOLDER (FOLDERS) 8.1 Klik pada Pengaturan dan Klik Semua Folder 8.2 Klik tanda plus pada daftar kontak, lalu isikan nama folder pada Atribut Folder Klik Simpan. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 12

13 8.3 Maka pembuatan folder berhasil. Gambar 16! Create Untuk membuat folder baru! Rename Untuk mengedit atau mengubah nama folder! Delete Untuk menghapus folder 8. PENGATURAN (IDENTITAS) 9.1 Klik pada Pengaturan dan pilih identitas, klik identitas yang akan diisikan datanya dan akan muncul tampilan sepeti dibawah ini. 9.2 Isikan data untuk Identitas. 9.3 Klik Simpan. Gambar 17 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 13

14 9. SEARCH 10.1 Klik pada Search Untuk mencari daftar yang ada diinbox muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini Tekan Enter untuk mencari. Gambar KELUAR Klik keluar untuk keluar dari . Gambar 19 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 14