TUTORIAL OPERASIONAL SKPD KOTA PASURUAN

Transkripsi

1 TUTORIAL OPERASIONAL SKPD KOTA PASURUAN 1. Login Untuk menggunakan dengan domain.pasuruankota.go.id, halaman yang bisa diakses adalah di mail.pasuruankota.go.id. User kemudian akan disambut dengan tampilan dibawah ini: User kemudian memasukkan username dan password yang valid, jika username atau passwordnya salah, maka akan muncul peringatan seperti dibawah ini:

2 2. User interface awal Setelah berhasil login, tampilan awal halaman adalah seperti dibawah ini. yang belum dibaca ditandai dengan font yang tebal (bold). Secara default, yang ditampilkan pertama kali adalah tampilan inbox. Untuk melihat , bisa di klik masingmasing di inbox, isi dari tersebut akan tampil di sebelah kanan, contoh seperti dibawah ini:

3 3. Mengirim, menghapus, dan mengelompokkan a. Mengirim Untuk mengirim , klik tombol new di pojok kiri atas, kemudian akan tampil tampilan baru yang kemudian bisa diisi alamat tujuan , lampiran , subject dan isi . Untuk tampilannya seperti dibawah ini : from adalah alamat pengirim. to adalah alamat tujuan . subject adalah perihal , menjelaskan isi secara singkat. cc dan bcc adalah berperan seperti tembusan pada surat biasa pada umumnya

4 Juka user ingin menyertakan file dalam nya, bisa di klik tombol attach di bagian bawah. Setelah semuanya diisi, user mempunyai dua pilihan, apakah mau langsung dikirim, atau mau disimpan sebagai draft. Draft bisa diartikan sebagai konsep surat atau surat yang belum selesai. Sedangkan kalau mau langsung dikirim, user tinggal memencet tombol send di pojok kiri atas. b. Menghapus Menghapus dilakukan dengan memilih nya, dan klik tombol hapus yang bentuknya seperti tempat sampah di bagian atas. Penghapusan bisa dilakukan sekaligus, atau satu demi satu. Untuk menghapus beberapa sekaligus, centang dulu nya, baru kemudian klik tombol hapus. c. My Folders My folders adalah fitur pengelompokan , terletak di bagian kiri dari user interface, secara default my folders berisi inbox, drafts, sent items, deleted items. - Inbox adalah masuk, ketika ada masuk yang belum dibaca, di sekitar tulisan inbox akan muncul angka sejumlah masuk yang belum dibaca - Drafts adalah yang akan dikirim, tapi belum selesai atu belum dikirim karena satu dan lain hal. - Sent items berisi apa saja yang sudah dikirim - Deleted items berisi yang duhapus, berperan seperti recycle bin di windows.

5 d. Mengelompokkan . Mengelompokkan bertujuan untuk mempermudah dan mengorganisir yang masuk. Misalkan user sering berkirim dengan pihak lain, maka bisa menggunakan fitur add folder untuk mempermudah manajemen masuk. Menambah folder bisa dilakukan dengan mengklik tanda + di sebelah my folders. Kemudian akan muncul dialog box yang meminta user untuk memasukkan nama foldernya. Setelah selesai akan muncul folder baru dibawah my folders sesuai nama yang dimasukkan sebelumnya. Kemudian, di inbox bisa user kelompokkan berdasarkan folder tersebut dengan cara pilih yang ingin dipindah foldernya, klik tombol yang berada di sebelah kiri tombol hapus. Ada dua piihan yang bisa dilakukan user, bisa copy atau move. Jika tombol copy yang di klik, maka hanya akan disalin ke folder baru, jika tombol move yang di klik, maka akan dipindahkan ke folder baru.

6 4. Option (personalize, compose, template, auto responder, folders, filters, columns, worldclient instant messenger) Option adalah setting dan pengaturan dasar , bisa diakses melalui tombol yang berbentuk seperti gear di pojok kanan atas. Ketika tombol tersebut di klik, akan muncul menu dropdown yang isinya berbagai macam setting untuk tersebut. a. Personalize berisi setting diantaranya untuk merubah password user, merubah bahasa yang digunakan dalam interface aplikasi , merubah warna tema, merubah tampilan default awal , setting inbox dan lain-lain. Setting inbox ini di dalamnya ada sub setting lainnya, diantaranya adalah : - mail checking, berfungsi untuk menentukan durasi pengecekan baru. Angka yang ada dsini menunjukkan berapa menit sekali melakukan apakah ada baru yang masuk atau tidak. - Message per page, berfungsi untuk menentukan jumlah yang ditampilkan dalam satu halaman, jika di inbox melebihi jumlah ini, maka akan ditampilkan di halaman berikutnya. - Mark as read, berfungsi untuk menandai suatu sudah dibaca apa belum, secara default, setting dsini adalah immediately hal ini berart ketika ada dibuka, maka secara langsung akan ditandai sebagai sudah terbaca. - sort message by, berfungsi untuk mengurutkan di inbox, bisa dipilih berdasarkan tanggal, subject, pengirim dan tujuan . - Send read confirmation, berfungsi sebagai read report pada mms atau aplikasi chatting lainnya, jadi ketika yang user kirim dibaca oleh penerima , maka akan dikirim konfirmasi ke user yang menyatakan bahwa sudah dibaca oleh penerima. - Message deletion, berisi dua setting, move to trash dan marked as deleted. Jika yang dipilih adalah move to trash, maka akan dihapus dan dipindahkan dari inbox ke trash. Jika yang dipilih adalah marked as deleted maka akan tetap berada di inbox, tapi ada suatu tanda yang menunjukkan bahwa itu sudah dihapus. - Hide deleted message

7 Jika option ini dicentang, maka yang dihapus akan disembunyikan - Empty trash on singout Jika option ini dicentang, maka setiap kali user signout, maka secara otomatis yang sudah dihapus dan berada di trash, akan dihapus secara permanen - Enable threaded view Berguna untuk melihat dalam bentuk seperti percakapan.

8 b. Compose, berisi beberapa setting ketika user membuat baru. - Spell check before sending, jika option ini dicentang, maka akan dilakukan pengecekan penulisan pada , apakah ada kata yang salah atau tidak. - Ignore acronyms, jika option ini tidak dicentang maka setiap kali ada kata-kata yang hrufnya besar semua, akan muncul peringatan kepada user. - Ignore words with numbers,, jika option ini tidak dicentang maka setiap kali ada kata-kata yang ada angkanya, akan muncul peringatan kepada user. - Dictionary, berfungsi dan berkaitan dengan spell check before sending. Jika ada kata yang diinput user di sini, maka kata-kaat tersebut akan dihiraukan jika ditemukan di . - Save sent message, jika ini dicentang, maka setiap kali ada yang dikirim keluar, maka akan disimpan di folder sent items. Jika tidak dicentang, maka tidak akan disimpan. - Advanced compose, jika ini dicentang, maka setiap kali menulis pesan baru, maka user interface nya akan masuk ke advanced mode, menampilkan cc,bcc. - Warn on blank subject, jika option ini dicentang maka akan muncul peringatan ke user jika yang akan dikirimkan tidak mempunyai subject. - Html compose, berfungsi untuk mengenali karakter dan tag dalam script html yang mungkin ada di yang dikirim. - Signature berperan sebagai semacam tandatangan. User bisa memasukkan foto atau tulisan dan akan berperan sebagai tandatangan di akhir setiap yang dikirim.

9 c. template, berfungsi jika user sering mengirim dengan jawaban yang sama ke alamat lain, jadi user tidak perlu lagi mengetik ulang isi nya, tinggal menggunakan template saja. d. Autoresponder, berfungsi untuk menjawab secara otomatis. Bisa disetting waktunya, kapan auto responder-nya aktif.

10 e. Folders f. Filters Adalah fitur untuk menyaring , yang masuk atau keluar bisa langsung secara otomatis dilakukan tindakan, apakah dihapus, dipindah ke folder tertentu, diforward ke lain ato di redirect jika memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditentukan user. Untuk contoh kasus diatas adalah jika ada masuk berisi *.exe maka tindakan yang dilakukan adalah tersebut dihapus. Setelah setting diatas dirasa sudah cukup dan memenuhi keinginan user, klik tombol save