1. Membuka Webmail Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "1. Membuka Webmail Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat"

Verawati Hadiman
6 tahun lalu
Tontonan:

1 PANDUAN MENGGUNAKAN KEMHAN.GO.ID Penggunaan Webmail Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses . Selain menggunakan webmail, Zimbra juga dapat diakses melalui client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail, Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses pengelolaan dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data. Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan sehari hari. Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan termasuk tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra. 1. Membuka Webmail Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat 1

2 Masukkan nama dan password pada form isian. Setelah itu klik Log In. maka akan keluar menu pengisian New Password seperti dibawah ini. 2

3 Isikan Password baru pada kolom New Password dan ulangi lagi pada kolom Confirm. Kemudian klik kembali tombol Log In. Jika kita ingin menyimpan nama dan password agar lain kali tidak usah mengetikkannya, klik pada pilihan Remember me on this computer. Perlu diingat bahwa pilihan advanced memerlukan resolusi layar minimal 1024 X 768. Setting layar kurang dari ukuran tersebut akan secara otomatis masuk kedalam modus Standar HTML. Setelah kita login, kita akan menjumpai layar utama Zimbra sebagai berikut : Layar utama webmail Zimbra terbagi dalam beberapa bagian, antara lain : Bagian Kiri : Informasi account/pemilik, Folder dan kalender 3

Bagian Atas 1 : Berisi kotak pencarian dan pilihan tampilan (advanced atau standar HTML) Bagian Atas 2 : Berisi tab email, Address Book, Kalender, Tasks, Documents, Briefcase dan Preferences.

4 Bagian Atas 1 : Berisi kotak pencarian dan pilihan tampilan (advanced atau standar HTML) Bagian Atas 2 : Berisi tab , Address Book, Kalender, Tasks, Documents, Briefcase dan Preferences. Bagian Atas 3 : Berisi pilihan New (untuk membuat emai, task, address book dll), reply , forward , menandai sebagai spam (junk) dan posisi chat Bagian Atas 4 : Berisi keterangan flag (dalam bentuk gambar bendera, penting dilambangkan dalam bentuk flag tanda seru, flag attachment dan keterangan label judul ) Bagian tengah : Berisi daftar yang diterima atau dikirim Bagian bawah : Merupakan isi dari yang sedang dipilih dari daftar yang ada. 2. Membuat & Mengirim Untuk membuat , klik menu New dan pilih New . Lihat gambar berikut : Setelah kita memilih menu New , kita dapat langsung mengetikkan yang akan dikirimkan. 4

Isikan data berikut : To : Alamat email yang dituju Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc.

5 Isikan data berikut : To : Alamat yang dituju Cc : Alamat yang ingin mendapatkan salinan yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau tersebut dikirimkan pada si bcc. Contoh kasus : budi mengirim ke (to) vivian@kemhan.go.id, di cc-kan ke admin@kemhan.go.id dan di bcc ke boss@kemhan.go.id, maka vivian akan menerima sebagai penerima asli, admin akan menerima sebagai penerima salinan atau tembusan sedangkan boss akan menerima salinan tanpa diketahui oleh vivian dan admin. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa yang sama dikirimkan kepada pihak lain. Subject : Ketikkan subyek dari yang mencerminkan isi . Hindari penggunaan subyek yang tidak jelas. 5

6 Untuk mengirim attachment, klik tombol Add Attachment Ketikkan isi pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman - Gunakan alamat perusahaan untuk kepentingan perusahaan, jangan gunakan untuk kegiatan yang dapat merusak nama baik perusahaan (bergosip, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, memperforward hoax atau berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). Nama domain perusahaan mencerminkan nama baik perusahaan. - Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas di server - Jangan mengirimkan dalam HURUF BESAR SEMUA karena HURUF BESAR mencerminkan rasa marah, sangat penting dan terburu-buru - Jangan mengirimkan dalam bentuk font yang sangat besar. Gunakan ukuran font yang sewajarnya. - Jangan mengirimkan dalam bentuk font Warna Warni karena mencerminkan kurangnya tingkat keseriusan isi . - Gunakan fasilitas spelling jika ditujukan dan dikirimkan pada penerima berbahasa Inggris 3. Menerima Untuk menerima dan membaca , klik tombol Get atau tombol Refresh. 6

7 Secara default setiap 10 menit sekali akan dicheck sehingga kita tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Get Mail atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek yang semestinya sudah masuk namun belum masuk juga. 4. Membalas Untuk membalas , gunakan tombol Reply. Jika ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan juga terkirim pada penerima lain tersebut. 5. Memforward Memforward artinya meneruskan . Klik tombol Forward jika ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat yang ingin dituju pada kolom isian To dan Cc 6. Menandai sebagai Spam/Junk secara otomatis dicheck dari virus atau spam ( sampah). Jika ada junk atau spam yang lolos dari proses scan server, kita bisa menandainya sebagai Junk Mail agar nantinya secara otomatis server bisa langsung mengenalinya. Pilih yang dikategorikan sebagai sampah/ junk/ spam dan klik tombol Junk. 7

7. Menambahkan Address Book Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu New New Contact.

8 7. Menambahkan Address Book Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data kontak / alamat yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu New New Contact. Isikan nama dan alamat dan deskripsi dari address book yang baru 8. Mengecek Terkirim yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bias membuat folder khusus untuk - tertentu, misalnya dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan nya namun tersebut kesulitan kita temukan 9. Membuat Filter Filter diperlukan untuk secara otomatis memindahkan dengan ciri tertentu, menghapusnya secara otomatis, meneruskannya secara otomatis dan lain-lain. Dalam hal dari boss seperti pada penjelasan 8

point 8 misalnya, kita dapat membuat aturan (rules) dalam bentuk filter yang akan memindahkan email dari boss ke folder khusus dengan nama folder Penting.

9 point 8 misalnya, kita dapat membuat aturan (rules) dalam bentuk filter yang akan memindahkan dari boss ke folder khusus dengan nama folder Penting. Untuk melakukannya, klik tombol Preferences Mail Filters Add New Filter Langkah pertama : Isikan nama filter (dalam contoh : boss) Langkah kedua : Tentukan syarat terjadinya filter ini, misalnya dalam contoh jika pengirim = admin@kemhan.go.id Langkah ketiga : tentukan hasilnya : misalnya akan dipindahkan ke folder tertentu dengan nama Admin Langkah keempat : Klik tombol OK. 9

SETTING EMAIL CLIENT DENGAN MICROSOFT OUTLOOK Tutorial ini merupakan tambahan jika menginginkan akses email melalui email client (misalnya thunderbird atau Microsoft Outlook atau Microsoft Outlook

10 SETTING CLIENT DENGAN MICROSOFT OUTLOOK Tutorial ini merupakan tambahan jika menginginkan akses melalui client (misalnya thunderbird atau Microsoft Outlook atau Microsoft Outlook Express). Setting client baik pada sistem Windows maupun Linux tidak terlalu sulit. Saya merekomendasikan penggunaan client Mozilla Thunderbird mengingat client ini bisa dijalankan baik pada sistem Linux maupun Windows. Contoh berikut akan menggunakan client Outlook Express pada sistem Windows. Setting pada Mozilla Thunderbird atau mail client lainnya secara prinsip tidak terlalu jauh berbeda. Setting pada Outlook Express : 1. Buka Outlook Express 2. Pilih menu Tools Account 3. Pilih Add Mail 10

11 4. Pada wizard pertama, ketikkan nama asli dari pemilik , klik Next 11

5. Ketikkan alamat email, sesuaikan nama domain dan alamat

12 5. Ketikkan alamat , sesuaikan nama domain dan alamat yang di inginkan, Misalnya 6. Pada pilihan Mail Server names, ketikkan mail.kemhan.go.id baik pada incoming maupun outgoing mail server. Klik Next. 12

7. Ketikkan Username dan Password pada isian yang ada, klik next. 8. Klik Finish Jika menggunakan email client untuk mengakses dan mengirim email diluar jaringan Kemhan.go.

13 7. Ketikkan Username dan Password pada isian yang ada, klik next. 8. Klik Finish Jika menggunakan client untuk mengakses dan mengirim diluar jaringan Kemhan.go.id (misalnya via hotspot atau via akses internet publik) dan ingin menggunakan SMTP mail server Kemhan.go.id, lakukan tambahan setting sebagai berikut (Contoh menggunakan Outlook Express, mail client lain bisa menyesuaikannya) : 1. Buka menu Tools Account 2. Pilih tab Mail 3. Pilih mail.kemhan.go.id dan pilih properties 13

14 4. Pilih tab Server 5. Berikan tanda centang pada My Server Requires Authentication 6. Pada Logon Information, pilih Use same settings as my incoming mail server 14

7. Pilih tab Advanced 8. Pada SMTP Outgoing Port, isikan angka 465 menggantikan angka 25 9.

15 7. Pilih tab Advanced 8. Pada SMTP Outgoing Port, isikan angka 465 menggantikan angka Dibawah port, pilih This server requires a secure connection (SSL) Pilihan diatas perlu disetting mengingat mail server PT. Tempo Inti Media tidak membolehkan open relay dan hanya meneruskan yang dikirim dari menggunakan authentikasi user name dan password menggunakan security akses SSL. Perlu diingat bahwa jika kita menggunakan client, kita yang ada pada webmail akan diambil ke client kecuali kita melakukan setting Leave Message on Server. Jika user lebih banyak diam ditempat, sebaiknya gunakan client namun jika user sifatnya mobile dan sering mengakses dari berbagai komputer atau justru mengakses dari luar kantor, gunakan webmail. 15

16 16

dokumen-dokumen yang mirip

PANDUAN MENGGUNAKAN LUMAJANGKAB.GO.ID

PANDUAN MENGGUNAKAN LUMAJANGKAB.GO.ID PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL LUMAJANGKAB.GO.ID Penggunaan Webmail Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra juga