MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN. Naskah Publikasi. diajukan oleh Octavica Nurhuda Cahyaningrum

Transkripsi

1 MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN Naskah Publikasi diajukan oleh Octavica Nurhuda Cahyaningrum kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 i

2 NASKAH PUBLIKASI MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN Disusun oleh Octavica Nurhuda Cahyaningrum Dosen Pembimbing Anggit Dwi Hartanto, M.Kom NIK Tanggal 07 Agustus 2012 Ketua Jurusan Manajemen Informatika Krisnawati, S.Si., MT. NIK ii

3 BUILD A SYSTEM OF SCHOOL ADMINISTRATION APPLICATIPN ON SMK N 1 KLATEN MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN Octavica Nurhuda Cahyaningrum Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMK N 1 KLATEN is an educational institution for educational activities. The school is still in the pioneering stage to become an international school. In this case the school has not fully perform data processing is done by computer. Spp payment administration recording is still done manually. Recording is done one by one in the payment book spp. Processing of reports is still done manually so it may be possible occurrence of errors. Conducting direct observation of the problems that exist in SMK N 1 KLATEN. Collect data by questioning or interview with the school in order to get all sorts of data we need to build a data system for the administration if payment spp. From the results of direct observation, we found many problems, including duration of the process of checking the payment transaction data into the main problem in SMK N 1 KLATEN. Keywords: Information Systems, Information Systems Administration, Systems Administration Information School. iii

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Pengolahan data administrasi dalam sebuah institusi pendidikan merupakan kegiatan utama yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap saat, data-data tersebut selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun, penambahan siswa, maupun perubahan kebijakan pemerintah menyebabkan data-data tersebut selalu berubah. Sedangkan informasi dituntut untuk selalu aktual, sehingga di butuhkan suatu sistem informasi yang bisa mengolah data-data secara cepat dan efektif. SMK N 1 KLATEN yang terletak di Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No. 22, kabupaten Klaten merupakan salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam suatu buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem yang sedang berjalan pada SMK N 1 KLATEN, membangun sistem aplikasi administrasi merupakan salah satu solusi pengolahan data secara komputer, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan tepat waktu. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul Membangun Sistem Aplikasi Administrasi Sekolah Pada SMK N 1 Klaten. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana membangun Sistem Aplikasi Administrasi Sekolah pada SMK N 1 Klaten, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan tepat waktu?. 1.3 Batasan Masalah 1. Membangun aplikasi administrasi berbasis web pada SMK N1 KLATEN.. 2. Sistem informasi ini mengolah proses pembayaran siswa khususnya untuk pembayaran spp dan laporan berdasarkan batasan bulan dan tahun. 3. Pada sistem ini pengolahan data administrasi siswa dilakukan oleh admin sedangkan kasir hanya dapat menjalankan aplikasi pada saat terjadi transaksi pembayaran spp. 4. Sistem ini hanya untuk mempermudah pembayaran spp siswa di SMK N 1 klaten 5. Sistem web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan Adobe Dreamweaver CS3 sebagai alat bantu dalam mendesign antar muka situs web, serta MySQL sebagai olah datanya. 6. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karena aplikasi ini hanya untuk sekolah SMK N 1 Klaten. 1.4 Maksud Dan Tujuan 1) Meningkatkan Efisiensi Penulisan Data dari sistem Komputerisasi. 1

5 2) Mampu menyajikan informasi yang cepat dan akurat. 3) Membangun pengembangan sistem pengolahan data administrasi sehingga penyajian informasi dapat selalu aktual, akurat dan tepat waktu. 1.5 Metode Pengumpulan Data 1) Metode Observasi 2) Metode Wawancara 3) Metode Kepustakaan 4) Metode Dokumentasi 1.6 Sistematika Penulisan 1) BAB I : PENDAHULUAN 2) BAB II : LANDASAN TEORI 3) BAB III : TINJAUAN UMUM 4) BAB IV : PEMBAHASAN 5) BAB V : PENUTUP 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga menghasilkan suatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam mengambil keputusan sesuai dengan kebutuhan. Komponen terpenting adalah data, diantara data dan informasi mempunyai perbedaan. Data adalah fakta dan kejadian yang belum mempunyai nilai dan manfaat, oleh karena itu data harus mengalami proses pengolahan data terlebih dahulu. Pengolahan data adalah manipulasi data yang menjadi bentuk yang lebih berguna 2.2 Bagan Alir Sistem (Flowchart Sistem) Bagan aliran merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan aliran dibuat derivikasi bagan aliran sistem yang dibuat dengan simbol-simbol 2.3 DFD (Data Flow Diagram) DFD merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Pengembangan DFD biasanya menggunakan cara berjenjang. Dimulai dengan cara dari context diagram, DFD level 0, DFD level 1 dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas dari sistem yang akan dikembangkan. 2

6 2.4 Bahasa Pemrograman yang Digunakan HTML ( Hypertext Markup Language) HTML (Hypertext Markup Language) merupakan suatu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dokumen ini dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan pada web browser PHP Php adalah bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi ke server yang kemudian hasilnya dikirimkan ke browser. 2.5 Data Base Server Yang digunakan XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public Licence dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. 2.5 Perangkat Lunak Yang digunakan Adobe Dream Weaver CS3 Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Dream weaver merupakan perangkat lunak utama yang dgunakan oleh web desainer maupun web programmer dalam membangun suatu situs web. 3 Tinjauan Umum 3.1 Profil SMK N 1 KLATEN Lokasi : Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No.22, Kelurahan Sekarsuli, Kecamatan Klaten utara, Kabupaten Klaten, kode pos Telepon : Faximile : Website : Kepala sekolah : Drs. M. Sami, M.Pd (NIP ) 3.2 Visi Dan Misi Visi Sekolah 3

7 Dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan sekolah, SMK Negeri 1 Klaten memiliki visi yaitu Unggul dalam prestasi, beriman bertaqwa dan menjunjung tinggi nilainilai luhur budaya bangsa Misi Sekolah berikut: Untuk mewujudkan visi sekolah, SMK Negeri 1 Klaten mempunyai misi sebagai a. Membentuk tamatan yang beerprestasi, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. b. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kepribadian karakter bangsa yang menjunjung tinggi nilai-nilai budaya bangsa Indonesia. c. Menyelenggarakan pendidikan berbasis kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan pasar kerja di dalam dan di luar negeri. d. Menyelenggarakan pendidikan sekolah bertaraf nasional dan internasional. e. Meningkatkan dan mengembangkan kerjasama dunia usaha, dunia industri, intitusi dalam dan luar negeri. 4 Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. 4.2 Rancangan Basis Data Basis data digunakan untuk media penyimpanan data yang kemudian digunakan untuk menghasilkan informasi. Oleh karena itu perancangan basis data yang baik sangat berguna dalam membuat sisten informasi. Kelompok data yang diprlukan dalam sistem tanya jawab ini beserta tabel yang digunakan dijelaskan sebagai berikut: Tabel 4.1 Rancangan tabel siswa Nama Field Type Size Keterangan id_siswa Integer Nomor Induk Siswa nama_siswa Varchar 50 Diisi Nama siswa tmpt_lahir Varchar 50 Diisi dengan nama kota kelahiran siswa tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran siswa almt_siswa Varchar 100 Diisi alamat tinggal siswa Jenkel_siswa Varchar 10 Diisi dengan laki-laki atau perempuan asal_sekolah Varchar 50 Diisi dengan nama sekolah asal 4

8 siswa thn_masuk Char 10 Tahun awal ajaran siswa bersekolah di SMK Status Varchar 50 Status siswa aktif atau alumni id_kelas Interger Diisi dengan kode kelas yang sesuai dengan kode kelas di tabel kelas Tabel 4.2 Rancangan tabel guru Nama Field Type Size Keterangan id_guru Integer Kode untuk guru nama_guru Varchar 100 Nama guru tmpt_lahir Varchar 20 Diisi dengan nama kota kelahiran guru tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran guru jabatan Varchar 50 Jabatan guru disekolah Pendidikan Varchar 20 Diisi pendidikan terakhir yang ditempuh guru Golongan Varchar 5 Diisi dengan tingkat golongan dalam kepegawaian Tabel 4.3 Rancangan tabel kompetensi Nama Field Type Size Keterangan id_kompetensi Integer Kode kompetensi nama_kompetensi varchar 50 Nama kompetensi Tabel 4.4 Rancangan tabel semester Nama Field Type Size Keterangan id_semester Integer Kode untuk semester nama_semester Varchar 30 Nama semester Tabel 4.5 Rancangan tabel kelas Nama Field Type Size Keterangan id_kelas Integer Diisi dengan kode kelas nama_kelas Varchar 50 Diisi dengan nama kelas id_semester Integer Kode semester diisi sesuai dengan isian pada table semester id_kompetensi Integer Kode kompetensi diisi sesuai dengan isian pada table kompetensi Id_guru Integer Kode guru diisi sesuai dengan isian pada table guru Tabel 4.6 Rancangan tabel type transaksi Nama Field Type Size Keterangan id_type Integer Kode tipe transaksi nama_type Varchar 50 Nama tipe transaksi Jmlh_bayar Double Diisi dengan jumlah yang harus dibayar Tabel 4.7 Rancangan tabel transaksi Nama Field Type Size Keterangan id_transaksi Integer Kode transaksi 5

9 id_user Integer Kode user diisi sesuai dengan yang ada di tabel pengguna id_siswa Integer Kode siswa diisi sesuai dengan isian pada table siswa Bayar Varchar 50 Diisi nominal uang yang dibayarkan siswa tgl_bayar Date Diisi dengan tanggal waktu bayar id_kelas Integer Kode kelas diisi sesuai dengan isian pada table kelas Nonot Varchar 50 Diisi dengan nomor nota pada saat terjadi transaksi Tabel 4.8 Rancangan tabel pengguna Nama Field Type Size Keterangan id_user Integer Kode pengguna nama_user Varchar 50 Nama pengguna Password Varchar 50 Password pengguna nama_lengkap Varchar 30 Nama lengkap pengguna Tabel 4.9 Rancangan tabel nota Nama Field Type Size Keterangan id_nota Integer Kode nota id_siswa Interger Diisi sesuai dengan kode siswa yang ada pada tabel siswa id_type Interger Diisi sesuai dengan kode tipe yang ada pada tabel tipe transaksi Hargane Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi Nonot Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi id_kelas Integer Terisi sesuai dengan kode kelas yang ada di tabel kelas 4.3 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel yang telah dibuat dapat dilihat pada gambar 4.1 Gambar 4.1 Relasi antar tabel 6

10 4.4 Implementasi Sistem Implementasi membangun sistem aplikasi administrasi sekolah pada SMK N 1 Klaten sebagai sarana untuk mempermudah proses transaksi pembayaran serta pengecekan data transaksi sekolah terseburt yang menggnakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MYSQL. Pada saat pertama kali sistem dijalankan akan muncul tamapilan homepage index Halaman login Gambar 4.2 Halaman login Halaman index berfungsi untuk komfirmasi login baik admin maupun kasir(user) untuk melakukan pengolahan data yang tersedian pada menu halaman tertentu Halaman admin Gambar 4.3 Halaman Utama Admin Halaman Home untuk admin berfungsi untuk mengelola data keseluruhan baik penambahan data siswa, data guru, data kelas, data tipe transaksi, transaksi pembayaran spp, data pengguna dan pengaturan pengguna Form Pengaturan Siswa Gambar 4.4 Form Pengaturan Siswa 7

11 4.1.4 Form Tambah Siswa Form Edit Siswa Gambar 4.5 Form Tambah Siswa Form Pencarian Siswa Gambar 4.6 Form Edit Siswa Form Pengaturan Kelas Gambar 4.7 Form Pencarian Siswa Gambar 4.8 Form Pengaturan Kelas 8

12 4.1.8 Form Tambah Kelas Form Edit Kelas Gambar 4.9 Form Tambah Kelas Form Tambah Kompetensi Gambar 4.10 Form Edit Kelas Gambar 4.11 Form Tambah Kompetensi 9

13 Form Edit Kompetensi Form Pengaturan Guru Gambar 4.12 Form Edit Kompetensi Form Tambah Guru Gambar 4.13 Form Pengaturan Guru Form Edit Guru Gambar 4.14 Form Tambah Guru Gambar 4.15 Form Eidt Guru 10

14 Form Pencarian Guru Form Transaksi(Admin) Gambar 4.17 Form Pencarian Guru Form Tambah Transaksi Gambar 4.18 Form Transaksi(Admin) Form Tambah Tipe Transaksi Gambar 4.19 Form Tambah Transaksi Gambar 4.20 Form Tambah Tipe Transaksi 11

15 Form Edit Tipe Transaksi Form Cetak Laporan Gambar 4.21 Form Edit Tipe Transaksi Form Pengaturan User(Admin) Gambar 4.22 Form Cetak Laporan Form Tambah User(Admin) Gambar 4.23 Form Pengaturan User(Admin) Gambar 4.24 Form Tambah User(Admin) 12

16 Form Edit User(Admin) Form Ganti Password(Admin) Gambar 4.25 Form Edit User(Admin) Form Halaman Utama Kasir Gambar 4.26 Form Ganti Password(Admin) Form Transaksi(Kasir) Gambar 4.27 Form Halaman Utama Kasir Gambar 4.28 Form Transaksi(Kasir) 13

17 Form Tambah Transaksi(Kasir) Form Cetak Laporan(Kasir) Gambar 4.29 Form Tambah Transaksi(Kasir) Form Pengaturan User(Kasir) Gambar 4.30 Form Cetak Laporan(Kasir) Gambar 4.31 Form Pengaturan User(Kasir) 14

18 Form Laporan Gambar 4.32 Form Laporan Form Formulir Setoran(Nota) Gambar 4.33 Form Formulir Setoran(Nota) 5. KESIMPULAN DAN SARAN Aplikasi berbasis web ini sangat diharapkan dapat menjadi salah satu media Informasi yang sangat berguna bagi SMK N 1 KLATEN untuk memudahkan pendataan dan laporan yang cepat dan akurat. yang nantinya akan sangat berpengaruh pada arsip sekolah. 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pengamatan penulis, maka dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain: 1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data administrasi siswa masih kurang memuaskan. Misalnya kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. 15

19 2. Adapun kelebihan dari sistem terkomputerisasi yang berbasis web ini dibandingkan dengan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data administrasi pembayaran siswa. b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien Sehingga pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas sebagai pertimbangan bagi SMK N 1 KLATEN dalam penyampaian informasi tentang transaksi pembayaran spp maka saran yang akan disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi berbasis web ini dirancang oleh penulis agar dapat menjadi bahan pertimbangan dan dijadikan sebagai media alternatif dalam penyampaian informasi administrasi sekolah serta perbaikan pelayanan pembayaran dimasa kini dan masa mendatang. 2. Keamanan dan backup data pada aplikasi harus disertakan sebagai perbaikan dari aplikasi yang dibuat oleh penulis. 3. Jika sistem ini digunakan hanya oleh pihak SMK N 1 KLATEN, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar. 4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. DAFTAR PUSTAKA Arief Rudyanto.M. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan - 2MySQL. Yogyakarta : Andi Offset,

20 Arief Rudyanto.M Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL server Yogyakarta : Andi Offset,2006. Fatta Al Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: Andi Offset, Kusrini, M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basi Data. Yogyakarta: Andi Offset,2007 Giesoeroto, Mozila Firefox, 10 Juni 2012, PHP, 10 Juni 2012 Setiady, Agung. Pengenalan PHP, 10 Juni 2012 Ema Utami dan Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic,(Yogyakarta: ANDI,2005), hal