BUKU PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI DAYANAKER

Transkripsi

1 BUKU PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI DAYANAKER PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT DIREKTORAT JENDRAL BINA KONSTRUKSI Revisi II

2 1.1 Pendahuluan Kami panjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat, dan hidayah-nya sehingga penyusunan buku Panduan Penggunaan Applikasi Dayanaker (Pemberdayaan Tenaga Kerja) dapat terselesaikan dengan baik. Buku Panduan Dayanaker ini di susun sejalan dengan pelaksanaan pemberdayaan tenaga kerja yang akan atau sudah dilatih, baik tenaga ahli atau tenaga terampil oleh balai bina konstruksi di bawah direktorat Bina Konstruksi sub bidang data dan hukum. Maka dari itu, modul ini semoga memudahkan para pengguna untuk menggunakan atau mengoprasikan aplikasi dayanaker. Buku ini akan memandu pengguna cara menggunakan dayanaker dengan menjelaskan fitur-fitur yang tersedia di dalamnya, seperti fitur input, edit, delete, import dan export dan fitur lainnya yang akan terus di kembangkan sesuai dengan keperluan. Besar harapan kami agar buku panduan ini dapat dijadikan panduan pengguna dalam merekam berbagai perubahan data kegiatan, peserta, instruktur, asessor dan lainnya, serta bisa dijadikan laporan untuk mengambil kebijakan baik di level bawah sampai level atas. Kami menyadari bahwa penyusunan buku dan juga aplikasi ini belum sesuai dan jauh dari sempurna. Untuk itu, kritik dan saran yang membangun akan sangat kami harapkan agar penyempurnaan dimasa yang akan datang. Jakarta, Juni 2017 Penyusun

3 1.2 Dayanaker Balai Pelatihan Konstruksi merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis dari Badan Pembinaan Kompetensi Kementerian Pekerjaan Umum. Secara khusus Balai Pelatihan Konstruksi berfungsi untuk melakukan usaha peningkatan kompetensi Sumber Daya manusia yang bekerja pada sektor usaha Jasa Konstruksi. Bidang-bidang jasa konstruksi tertentu memungkinkan untuk memperoleh sertifikasi keterampilan sebagaimana disyaratkan oleh Undang-undang Jasa Konstruksi Nomor 18 Tahun 1999 berdasarkan Standar Kompetensi Kerja (SKK). Aplikasi Manajemen Pemberdayaan Tenaga Kerja PUPR dibangun dibawah kewenangan Bagian Hukum, Data dan Komunikasi Publik Ditjen Bina Konstruksi. 1.3 Proses Login/Masuk dan Registrasi Pengguna Baru Proses Login Perlu diperhatikan, untuk menggunakan aplikasi dayanaker diperlukan web browser terbaru yang sudah mendukung HTML5, seperti chrome, mozilla, opera, edge dan safari. Untuk mengunduh browser tersebut bisa di klik yang terdapat pada halaman login. Gambar 1.3.1: klik pada tombol yang di beri tanda panah merah Gambar 1.3.2: klik pada salah satu icon untuk download browser terbaru

4 a. Setelah anda download browser terbaru, lakukan proses instalasi seperti biasa. b. Akses website dayanaker di dayanaker.binakonstruksi.pu.go.id c. Maka akan muncul halaman login seperti berikut Gambar 1.3.3: Halaman login d. Masukkan username dan password yang benar Masukkan username dan password yang diberikan oleh superadmin atau administrator di masing-masing balai, username dan password bersifat case sensitive, perhatikan huruf besar dan kecil. Jika anda salah maka akan muncul peringatan sebagai berikut: Gambar 1.3.4: Peringatan jika salah memasukkan e. Jika user belum terdaftar Jika anda belum mempunyai hak akses kedalam aplikasi, minta kepada admin balai yang telah diberikan akses oleh superadmin. Dan khusus untuk pembuatan akun sebagai admin balai, hubungi superadmin.

5 f. Untuk keluar dari aplikasi klik pada menu pojok kanan atas lalu klik logout. Seperti gambar di bawah: Gambar 1.3.5: Tombol logout 1.4 Halaman depan/dashboard Setelah proses login berhasil, anda akan diarahkan kehalaman dashboard seperti gambar dibawah: Gambar 1.4.1: Halaman dashboard

6 1. menu utama 2. Info jumlah 3. Peta Infographic 4. Pencarian cepat 5. Data terbaru 6. Info peserta, instruktur dan kegiatan sedan berlangsung 7. Statistik seluruh data 8. Kalender kegiatan Gambar 1.4.2: Halaman dashboard 1.5 Data Peserta Informasi data peserta terbagi dalam beberapa bagian, data master, data kegiatan peserta, input peserta, import data peserta dari excel dan laporan data peserta Master data peserta Master data peserta adalah sekumpulan data peserta yang pernah terdaftar dalam sistem dayanaker. Pada halaman ini terdapat informasi jumlah peserta yang terdaftar. Gambar 1.5.1: Contoh jumlah master data peserta

7 Untuk melakukan pencarian data klik pada tombol pencarian lalu pilih provinsi lalu pilih kabupaten dan tahun dan klik tombol cari. Hasil pencarian akan muncul pada tabel di bawah. Atau bisa juga dengan kata kunci tertentu, caranya klik pada input text search Untuk edit data klik pada tombol config lalu pilih edit Untuk melihat informasi peserta secara detail klik pada view, untuk cetak klik tombol cetak dan untuk hapus klik tombol hapus. Input memasukkan data baru klik pada tombol plus Untuk mencetak daftar data peserta klik pada tombol import. Lalu akan muncul popup seperti ini: Gambar 1.5.2: Popup form cetak daftar data peserta

8 a. Masukkan judul laporan data. b. Pilih provinsi dan kabupaten c. Pilih jenis data berdasarkan jenis kelamin. Laki-laki, perempuan atau keduanya. d. Pilih status peserta. e. Pilih jenis jenis dokumen yang akan dicetak, catatan: untuk dokumen pdf di batasi jumlah data sampai 200. Jika anda ingin mencetak lebih pilih format excel f. Pilih urutan data yang akan di export Jika semuanya selesai klik tombol cetak, lalu tunggu proses rendering sampai muncul tombol download seperti berikut: Gambar 1.5.3: Tombol Download Data peserta kegiatan Data peserta kegiatan berbeda dengan data master, pada halaman ini terdapat data peserta yang pernah mengikuti kegiatan. Gambar : Halaman data peserta yang pernah mengikuti kegiatan

9 Input Data Peserta Dalam proses pengiputan data peserta ada alur yang peru diketahui, Prosesnya seperti gambar di bawah ini: Gambar : Alur pendaftaran peserta yang akan mengikuti kegiatan Keterangan gambar: Fungsi staff atau operator adalah mengiput data peserta, peserta mengisi form pendaftaran yang diberikan oleh panitia. Saat pengisian jika Nomor KTP sudah ada maka operator langsung memasukkan datanya kedalam kegiatan yang akan diikuti oleh si peserta. Cara memanggil peserta dalam kegiatan akan di bahas pada bab selanjutnya. Penginputan data peserta bisa dilakukan dengan mengisi form seperti gambar di bawah ini:

10 Gambar : Form input data peserta Ada beberapa inputan atau field yang wajib di isi. Saat pengisian data NIK jika data sudah ditemukan anda tidak perlu input ulang, operator bisa langsung input atau memilih peserta kedalam kegiatan, yang mana cara input peserta kedalam kegiatan akan di bahas pada bab kegiatan. Tahapan menginput peserta: a. Input biodata peserta b. Pengutus, apakah peserta di utus dari instansi atau perseorangan, jika dari sebuah instansi klik pilihan Instansi/Lembaga/Perusahaan, lalu muncul combobox pilih utusan

11 Gambar : Pilih utusan peserta Masukkan kata kunci untuk mencari lembaga/instansi, lalu muncul pilihan yang disarankan. Jika data tidak ditemukan klik tombol (disini) yang berwarna biru. Muncul popup untuk mengisi utusan Gambar : Form input data utusan/instansi Setelah selesai mengisi nama utusan, klik simpan lalu tutup. Dan anda cari kembali nama utusan yang anda isi tadi. c. Isi alamat sesuai dengan KTP, untuk bagian status rumah tetap atau sementara, jika peserta rumahnya millik sendiri sesuai dengan domisilinya maka pilih tetap, tapi jika masih kontrak pilih sementara. d. Alamat lain diisi jika alamat peserta tidak sama dengan alamat domisili e. Sertakan dalam kegiatan, jika peserta tersebut akan mengikuti kegiatan masukkan kata kunci nama kegiatan yang akan diikuti. Mohon teliti kegiatan yang akan diikuti sebelum di simpan. Jika data kegiatan belum ada, input data kegiatan terlebih dahulu di menu input kegiatan dengan membuka tab baru, jadi tidak perlu menutup halaman input peserta.

12 Gambar : Form pilih kegiatan yang akan di ikuti peserta Namun jika peserta hanya mendaftar tanpa mengikuti kegiatan, kosongkan saja pilihan kegiatan. f. Isi pendidikan sesuai dengan ijazah terakhir. g. Upload dokumen pendukung, mohon perhatikan catatan berwarna merah sebelum upload dokumen. Gambar : Form pilh dokumen yang akan diupload h. Tombol simpan, cek kembali data sebelum anda menyimpan. Jika sudah yakin klik tombol simpan. Setelah proses penyimpanan berhasil akan tampil hasil penginputan seperti bawah ini. Gambar : notifikasi data berhasil di simpan

13 Import Data Peserta Pada halaman ini anda bisa melakukan proses import data peserta dari file excel versi 2007 ke atas. Data harus sesuai dengan standar format yang telah di berikan. Jika anda belum memiliki format file bisa download pada halaman ini juga. Lokasinya ada di sebalah kanan, lihat gambar di bawah ini: Gambar : Form pilh dokumen yang akan diupload Halaman import peserta hanya bisa di akses oleh user level admin balai. Untuk file excel ada beberapa hal penting yang perlu anda ketahui. 1. Jangan merubah posisi row dan column yang telah di sediakan 2. Jangan merubah nama sheet 3. Extensi file excel hanya boleh.xlsx atau excel Batas maksimal data dalam sekali import adalah 100 data peserta, jika lebih dari itu maka data tidak akan tersimpan. a. Tahapan import data peserta Pilih file excel data peserta dengan cara klik tombol choose file Masukkan nama kegiatan yang akan di ikuti oleh peserta. Lalu jika sudah benar klik tombol upload. Tunggu sampai proses import selesai, proses ini akan memakan waktu sedikit lama, tergantung seberapa banyak data yang akan di import. Setelah proses import selesai maka akan muncul hasil import contoh seperti gambar di bawah ini:

14 Gambar : Hasil import b. Gambar di atas menunjukkan data yang berhasil di import, klik selesai jika proses import benas, dan klik batal import untuk menghapus semua data jika ada kesalahan pada semua data yang terimport. c. Ada notifikasi NIK Double, perhatikan jika terdapat notifikasi tersebut, dipastikan ada NIK yang sudah pernah terinput. Disarankan agar di hapus data yang double. Klik tombol config lalu klik icon sampah Laporan Data Peserta Laporan atau statistik data peserta yang terdaftar pada sistem dayanaker.

15 1.6 Manajemen Data Kegiatan Pada point kali ini akan dijelaskan tata cara memanage kegiatan di dayanaker. Proses atau alur kegiatan ini adalah seperti gambar di bawah ini: Dalam satu kegiatan akan ada beberapa hal yang perlu anda lakukan, setelah selesai input kegiatan, lakukan perekrutan peserta seperti pada point 1.5, kemudian rekrut instruktur, baik instruktur Teori, Praktek, FMD dan Asisten, rekrut panitia pelaksana dan lain-lain Input Data Kegiatan Untuk input kegiatan baru klik pada menu input kegiatan pada sub menu kegiatan, tampilan input kegiatan seperti gambar di bawah ini:

16 Gambar : Halaman data kegiatan Ada beberapa field yang wajib di input, terdapat tulisan warna merah wajib di isi/pilih. Pada kolom sebelah kiri, pilih jenis kegiatan, terdapat jenis kegiatan seperti pelatihan, pelatihan uji, MTU dan lain lain, jika jenis kegiatan tidak ada, klik pilihan lainnya, lalu masukkan jenis kegiatan lainnya, Gambar : Halaman data kegiatan Masukkan nama kegiatan, ketikkan nama kegiatan pada field tersebut secara lengkap, sistem akan mencari nama kegiatan dari data SKKNI atau data kegiatan yang sama pernah dilaksanakan oleh balai lain. Jika hasil pencarian tidak ditemukan (no result found) klik

17 tombol merah lalu akan muncul modal/popup seperti gambar di bawah ini: Isi form yang terdapat pada input data master kegiatan, abaikan field yang tidak anda ketahui, tapi nama kegiatan, dan deskripsi wajib di isi. Lalu klik simpan. Tutup popup, lalu anda masukkan lagi nama kegiatan yang telah anda input. Gambar : Form input nama kegiata baru. Catatan, form input data kegiatan ini hanya bisa di akses oleh admin balai. Cost Sharing: tentukan asal pendanaan dari kegiatan ini, apakah satu sumber atau cost sharing. Jika anda klik satu sumber klik pada tombol radio satu sumber, lalu muncul sumber dana dan pagu seperti gambar di bawah ini: Gambar : Field pendanaan satu sumber Namun jika sumber pendanaan maka akan muncul field seperti gambar di bawah ini: Gambar : Field pendanaan cost sharing

18 Pilih Klasifikasi keahlian atau keterampilan, lalu pilih kualifikasi. Masukkan UJK, unit jam kegiatan atau total jam keselurahan kegiatan, jika tidak ada kosongkan. Masukkan nama penanggung jawab / ketua panitia dari kegiatan Pilih provinsi sesuai dengan wilayah kerja, khusus untuk balai material dan peralatan, akan muncul seluruh provinsi di indonesia. Pilih lokasi kabupaten Masukkan nama tempat/lokasi dimana kegiatan akan dilaksanakan, contoh hotel grand nanggroe Banda Aceh Tentukan Peta Lokasi Kegiatan, untuk menentukan lokasi kegiatan berdasarkan peta, klik tautan ini (link) untuk melihat videonya Masukkan keterangan singkat dari kegiatan yang akan dilaksanakan dan tujuan dari kegiatan ini Tentukan tanggal kegiatan akan dilaksanakan dari dan sampai, tanggal mulai harus lebih kecil/awal dari tanggal selesai. Tentukan jam kegiatan akan dilaksanakan Pilih status kegiatan. Kemudian setelah semua selesai klik tombol simpan. Jika tidak ada error atau masalah apapun, maka akan muncul popup seperti gambar di bawah ini: Gambar : popup/modal setelah proses penyimpanan sukses Untuk melihat hasil input klik tombol lihat data, untuk edit klik tomboll edit data. Untuk merekrut peserta klik tombol input peserta kegiatan, anda akan diarahkan ke halaman rekrut peserta seperti gambar di bawah ini

19 Klik tombol input peserta kegiatan Gambar : halaman rekrut peserta Gambar : rekrut peserta kegiatan Ketikkan nama atau no ktp untuk mencari peserta, jika ditemukan lalu klik tombol radio, ubah utusan dan minat jika ada lalu klik tombol simpan, klik lagi tombol input untuk merekrut peserta lain Rekrut peserta Kegiatan Cara merekrut peserta ada 2 pilihan/cara. Cara pertama, rekrut peserta dari halaman import data peserta, lihat pada point Cara kedua melalui halaman rekrut peserta, caranya klik menu daftar kegiatan, lalu cari kegiatannya. Klik pada link sebelah kanan sesuai dengan nama kegiatannya

20 Anda akan diarahkan kehalaman informasi kegiatan. Pada menu sebelah kiri, klik menu tim pilih peserta Cara rekrutnya klik disini Input Materi Kegiatan Untuk menambahkan materi kegiatan cara awalnya sama, yaitu masuk ke informasi kegiatan seperti pada poin Materi kegiatan ini nantinya akan menentukan materi yang akan diajarkan oleh instruktur pada kegiatan ini. Jadi sebelum merekrut instruktur, tentukan dulu materi kegiatannya. Setelah masuk ke dalam informasi kegiatan, pada menu sebelah kiri klik menu materi kegiatan Gambar : halaman input materi pada kegiatan Pada widget input materi kegiatan sebelah kanan, cari nama materi dan JPL, lalu simpan, jika materi tidak ditemukan klik tombol dibawahnya.

21 Rekrut Instruktur Untuk melakukan perekrutan instruktur pada suatu kegiatan, tahapan awalnya sama dengan cara di atas, yakni pilih kegiatannya. Setelah itu klik menu instruktur Lalu muncul halaman instruktur kegiatan seperti gambar di bawah: Klik tab menu input instruktur untuk mengiput data instruktur kegiatan, cari dan pilih instruktur, tentukan Tarif / Tarif per Jam PPh, Satuan Keterangan, jenis ajar, teori/praktek/fmd/asisten, pilih materi yang di ajarkan. Materi instruktur bisa di pilih lebih dari satu, caranya klik tombol plus. Jika materi kegiatan kosong, tentukan dulu materi kegiatan, lihat poin

22 setelah berhasil input peserta klik tab Data Instruktur, untuk menginput kembali, refresh halaman. Untuk edit data instruktur kegiatan klik tab instruktur lalu klik ada icon pencil, lalu akan muncul popup edit seperti gambar di bawah ini; Jika anda ingin menghapus materi salah satu instruktur klik pada icon x Membuat surat keputusan Surat keputusan peserta Untuk membuat SK peserta klik pada menu surat lalu pilih surat keputusan peserta Surat keputusan Instruktur Daftar Data Kegiatan Untuk mengakses data kegiatan, bisa di akses melalui menu kegiatan > daftar kegiatan. Di dalam daftar kegiatan ini akan muncul semua daftar sesuai dengan balai masing-masing.

23 Gambar : halaman daftar kegiatan Pencarian data - Untuk mencari kegiatan, ketikkan nama kegiatan atau apapun pada kotak/combobox search. Atau anda bisa juga mencari daftar kegiatan sesuai dengan pilihan yang anda inginkan pada form pencarian Gambar : form pencarian kegiatan Export - Untuk cetak/export data ke excel, klik pada tombol berwarna abu-abu (export), kemudian akan muncul popup form export.

24 Gambar : form export data Masukkan judul laporan, pilih provinsi atau seluruh provinsi, pilih tahun data kegiatan, jenis kegiatan, urutan data, jenis urutan dan pilih tampilkan jumlah peserta jika diperlukan. Jika sudah memilih klik tombol cetak, tunggu sampai proses rendering selesai lalu klik tombol download. Untuk proses lihat data, edit dan hapus arahkan kursor pada icon lalu akan muncul list, klik pada icon warna biru untuk melihat data, icon kuning untuk edit dan icon merah untuk menghapus. Catatan: mohon hati-hati saat ingin menghapus data kegiatan, karena semua data yang berkaitan dengan kegiatan tersebut akan terhapus, seperti data peserta, instruktur, materi, surat keterangan dan lain-lain Import Data Kegiatan Pada halaman import kegiatan anda harus upload file excel Anda bisa import data kegiatan sekaligus dengan maksimal 200 data. Mohon di perhatikan, format excel harus sesuai dengan format yang berikan oleh sistem, karena jika tidak sesuai akan mengakibatkan kerusakan data. Jika belum ada formatnya, klik pada link (disini). Kami tidak menyarankan import data kegiatan karena kelengkapan data kurang, lebih baik input kegiatan secara manual, lihat poin 1.6.1

25 Gambar : Form import data kegiatan Manage Gallery Gallery kegiatan adalah sekumpulan data photo-photo atau dokumentasi dari tiap-tiap kegiatan yang sedang atau sudah dilaksanakan. Untuk mengakses halaman kegiatan klik pada menu kegiatan sub menu gallery kegiatan; Gambar : Menu gallery Upload photo kegiatan Untuk upload photo klik menu upload photo kegiatan. Sebelum melakukan upload perlu diperhatikan catatan. Gambar : Halaman upload gallery

26 Cara upload Masukkan nama album Pilih/cari nama kegiatannya Berikan keterangan jika ada Klik tombol pilih file untuk memilih photo Gambar : Pilih photo untuk di upload Anda bisa memilih beberapa file sekaligus, maksimal 10 gambar. Klik tombol start untuk upload satu persatu atau tombol mulai upload untuk upload semua photo sekaligus. Proses upload sedikit memakan waktu, tergantung kapasitas masing-masing photo. Jika ingin membatalkan proses upload klik tombol bata upload Untuk menghapus photo yang sudah terupload klik tombol delete. Lihat Videonya disini Photo Kegiatan Di halaman ini anda akan melihat daftar photo-photo kegiatan yang sudah terupload. Pada halaman gallery photo terdapat photo-photo kegiatan yang sudah terupload. Untuk melihat photo dalam ukuran besar, klik pada photo kecilnya Jika ingin download photo aslinya klik pada icon download warna biru sebelah kanan, sedangkan jika ingin menhapus klik icon tong sampah berwarna merah.

27 1.6.5 Materi Pelatihan/Kegiatan On progress Kalender Kegiatan On progress Peta Lokasi Kegiatan On progress Laporan Kegiatan On progress Manajemen TIM, Instruktur, Panitia, Asessor On progress Manajemen Data Pegawai On progress Informasi Data Balai On progress...

28 1.10 Master Data On progress Manajemen Pengguna/User On progress...