OCEAN MEDIC The Comprehensive Hospital and Clinic Management System

Transkripsi

1 Proposal Program Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) OCEAN MEDIC The Comprehensive Hospital and Clinic Management System Bambang Suhartono Director (Mobile) (Fax) Jln. Masjid Darul Ulum RT.01 / 01 No. 3, second floor Kadu Curug Kab. Tangerang

2 DAFTAR ISI COVER DEPAN. 1 DAFTAR ISI 3 I.PROPOSAL SOLUSI 4 a. Objektivias Bisnis. 4 b. Metodologi yang digunakan.. 8 c. Spesifikasi Hardware dan Software dan jaringan d. Keuntungan yang akan diperoleh.. 13 II.RUANG LINGKUP PEKERJAAN.. 14 a. Ruang Lingkup Pekerjaan. 14 b. Diluar ruang lingkup pekerjaan. 15 III. RENCANA KERJA. 15 IV.BIAYA IMPLEMENTASI 16 V. DOKUMENTASI Dokumentasi Serah terima Pekerjaan. 17 VI.KONTRAK MAINTENANCE TAHUNUNAN (AMC).. 18 VII.PENUTUP. 18 2

3 I. PROPOSAL SOLUSI Proposal Solusi yang Kami tawarkan kepada Rumah Sakit/ Klinik - terkait Sistem Aplikasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) adalah sebagai berikut : a. Objektif Bisnis Adapun objektivitas bisnis terkait Aplikasi SIM RS, adalah sebagai berikut : Melakukan meeting secara bersama dalam hal penetapan project, baik team Internal PT. Pandu Cipta Solusi maupun Team Rumah Sakit/ Klinik. Melakukan identifikasi AS-IS Condition (Conduct Interview) dimana akan melakukan wawancara kepada para PIC dari masing-masing bagian yang berhubungan dengan proses pada Rumah Sakit/ Klinik. Melakukan design terhadap rancangan yang akan dikembangkan berdasarkan informasi yang telah didapatkan pada saat proses Conduct Interview, dimana nantinya akan dipresentasikan kepada pihak Management dan Process Owner dari Rumah Sakit/ Klinik serta pada akhirnya akan dilakukan penanda tanganan terhadap design tersebut (Sign off). Berdasarkan data serta informasi yang didapatkan pada proses design, nantinya team dari PT. Pandu Cipta Solusi akan melakukan pembuatan sistem aplikasi tersebut dan akan di lakukan pengetesan oleh pihak user (User acceptance test) Rumah Sakit/ Klinik. Setelah dilakukan pengetesan nantinya akan dilakukan tahapan deployment / implementasi, dimana akan dilakukan mulai dari installasi terhadap server serta dan client terkait dengan persiapan implementasi sistem. Pada akhirnya akan dilakukan training mengenai penggunakan dari sistem yang telah dibangun oleh PT. Pandu Cipta Solusi kepada user-user dari Rumah Sakit/ Klinik. Tahapan terakhir yang akan dilakukan adalah melakukan implementasi terhadap system yang sudah disepakati, dalam hal ini team PT. Pandu Cipta Solusi bersama team Rumah Sakit/ Klinik akan berkomitment untuk menajalan sistem tersebut. 3

4 b. Solusi Untuk mempermudah pemenuhan permintaan rumah sakit, kami akan mengembangkan aplikasi sesuai dengan konsep yang sudah ada dan siap pakai, untuk kostumisasi selanjutnya dapat dilaksanakan selanjutnya tergantung kesepakatan dari kedua belah pihak. Berikut dibawah ini menggambarkan parameter yang dapat digunakan pada aplikasi OceanMedic. Sistem ini diciptakan dengan sangat sesuai/cocok dan bentuknya fleksibel untuk memudahkan penggunaannya dan sistem dapat berkembang sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit dan memberikan fungsi-fungsi yang 4

5 lebih banyak dan meningkatkan kapasitasnya. Solusi yang akan diberikan oleh PT. Pandu Cipta Solusi dengan Modul-modul sebagai berikut: 1. Master Data dan Admin a. Dokter dan Jasa b. Master Tindakan dan Tariff c. Master Tempat Tidur dan Tariff d. Master ICD e. Master Kelas f. Master Perusahaan / Jaminan g. Master User dan Role h. Master Tarif dan data Lab i. Master Master Tarif dan data Radiologi 2. Pendaftaran 3. Pusat Informasi / Resepsionis Penjadwalan Dokter Pemesanan Tempat Tidur Perjanjian Dokter 5

6 4. Layar dokter / Rekam Medis 5. Kamar Operasi / Bedah 6. Keperawatan 7. Manajemen Tempat Tidur 8. Tindakan Penunjang Medis Laboratorium Radiologi Fisioterapi 9. Apotik 6

7 Master Obat Master Supplier Master Pabrikan Level Obat (Buffer Stock) Obat Rusak Penjualan Retur Penjualan 10. Gudang Obat Manajemen Obat Kadaluarsa Multi Konter / Multi Depo Mutasi Obat Penerimaan Barang/Obat Pembuatan PO Permintaan Barang/Obat Pengaturan Stok / Stock Adjustment 11. Kasir / Tagihan 7

8 12. Financial Dashboard Chart of Accounts General Ledger Trial Balance Fixed Assets Balance Sheet Profit and Loss Equity 13. Sumber Daya Manusia (SDM) Rekrutment o Vacancy Records o Online Registration o Applicants Records o Invitation Schedule o Psikotest Records o Skill Test Review o Interview Records o New Employee Acceptance 8

9 o Document Submission Human Resource o Employee Data o Promotion o Demotion o Mutation o Attendance o Leave Letter o Permission Letter o Overtime Letter o Employee Loans Letter o Medical o People Management o Key Perfomance Indicator o Warning Letter o Memorandum o Appraisal o Termination o Employee Historical Payroll o Basic Salary o Allowance o Attendance Calculation o Overtime Calculation o Employee Loans Calculation o Tax Calculation o Insurance o Retirement o Salary Calculation 14. Bridging BPJS 9

10 15.Laporan Operasional dan Manajemen Laporan-laporan seperti jasa dokter, pendapatan per poliklinik, penjualan obat, laporan rekam medis berdasarkan ICD, kunjungan pasien per dokter dan lain lain di sediakan dalam beberapa variable baik rincian dan rekap. 10

11 c. Spesifikasi Hardware, Software dan jaringan c.1 Spesifikasi Hardware Server Adapun spesifikasi hardware minimum yang diperlukan untuk pengembangan sistem aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Spesifikasi Server *) Processor : Intel Xeon Processor E (15M Cache, 2.00 GHz, 7.20 GT/s Intel QPI) Memori : 2x 4GB RDIMM DDR Harddisk : HDD 1 TB SAS + DVD-ROM Monitor : LCD 14 Keyboard : Standard Keyboard OS : Ubuntu 8.0 / Windows 2008 Server 2. Spesifikasi Client **) Processor Memori : Intel Core i3 : 2 GB 11

12 Harddisk : 100 GB Monitor : LCD 14 Keyboard : Standard Keyboard 3. Printer dotmatrix **) Epson LX-300 Catatan : *) Server yang akan digunakan berjumlah 1, dimana nantinya akan ditempatkan pada ruangan khusus (server) yang berlokasi di Datacenter (server room) milik Rumah Sakit/ Klinik **) Client berupa PC (Personal Computer) maupun printer, dimana nantinya akan diletakan pada area pemasukan transaksi SIM RS pada masingmasing lokasi. c.2 Spesifikasi Software Adapun spesifikasi software yang sebagai berikut : diperlukan untuk pembuatan aplikasi adalah Platform Web Server Browser PDF Reader : PHP + Mysql (Ver 5.0 above) : Appache : Internet Explorer/ Mozzila Firefox : Acrobat Reader c.3 Spesifikasi Jaringan Adapun spesifikasi Jaringan yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut : 1. Untuk Area kerja Local (1 gedung) menggunakan kabel UTP Category 6 d. Keuntungan yang akan diperoleh : Dengan pelaksanaan implementasi Aplikasi SIM RS ini ini, diharapkan Rumah Sakit/ Klinik - dapat : Expertise, Tenaga berpengalaman 10+ tahun dalam implementasi di Rumah Sakit berbagai tipe dan Klinik di Indonesia. Web Based, berbasiskan open source dengan tanpa biaya lisensi database dan tanpa batasan system operasi. BPJS Bridging, mendukung layanan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Branchwise Enabled, mendukung multi site / multicabang dan lokasi. Easy Use, mudah di gunakan. 12

13 Fast and Precise, Implementasi dan pelatihan yang cepat dan tepat. Flexible, dapat mengikuti proses kerja di rumah sakit, rumah bersalin maupun klinik. Customizable, dapat di kustom/rubah sesuai keingingan dan perkembangan. Continuous Support, layanan dukungan 24 jam baik Online, telepon, , remote desktop dan chat. Summary and Details, semua laporan dapat di tampilkan secara rekapitulasi dan rincian. ICD Support, tersedia ICD 9 dan 10. Terdapat lebih dari 100 Laporan dan dapat di ekspor ke Microsoft Excell, PDF dan HTML. Memungkinkan penggunaan secara Multi User dan Multi Tasking, dapat dipakai secara bersamaan dan berbagai tugas tanpa menimbulkan interupsi data. Aman, menggunakan metodologi role user untuk pemberian hak akses pada setiap user/pemakai guna menghindari penyalahgunaan aplikasi dan manipulasi data. II. RUANG LINGKUP PEKERJAAN a. Ruang Lingkup pekerjaan Melakukan Assessment dan pengumpulan data yang dibantu oleh anggota tim internal IT ataupun bagian terkait dari Rumah Sakit/ Klinik Melakukan wawancara dengan anggota tim dengan internal IT ataupun bagian terkait. Melakukan pembuatan design serta perancangan sistem yang sudah disepakati mulai dari proses pendaftaran sampai dengan Report SIM RS sehingga menghasilkan aplikasi yang nantinya akan digunakan oleh Rumah Sakit/ Klinik 13

14 Memberikan laporan terhadap progress pekerjaan yang sudah dilakukan kepada pihak Rumah Sakit/ Klinik serta melakukan koordinasi terhadap informasi yang ada. Melakukan Implementasi terhadap sistem yang sudah disepakati. b. Diluar Ruang Lingkup Pekerjaan Adapun diluar lingkup dari pekerjaan Kami terkait dengan pelaksanaan project ini adalah : Dokumentasi terkait kegiatan-kegiatan yang bersifat Administratif (misalkan : pembuatan SOP (Standard Operating Procedure)). III. RENCANA KERJA Adapun rencana kerja yang Kami tawarkan adalah sebagai berikut : a. Project berlangsung selama jangka waktu sekitar 2.5 bulan b. Training akan dilakukan kepada user setelah aplikasi terinstall di server c. Struktur Projek : Tabel. Rencana Kerja No Fungsi PT. Pandu Cipta Solusi Rumah Sakit/ Klinik 1 Project Manager 2 Business Analys 3 System Analis 4 Developer 5 Key User 6 Business Process Owner 14

15 Tabel. Jadwal Rencana Implementasi SIM RS Terkait dengan pelaksanaan pekerjaan tersebut, Rumah Sakit/ Klinik menyediakan : Ruang Meeting berdasarkan jadwal yang sudah ditentukan bersama Kartu Akses untuk masuk selama pelaksanaan Projek Wireless Connection untuk melakukan koneksi ke internet 15

16 IV. BIAYA IMPLEMENTASI Untuk Informasi lebih lanjut mengenai Harga, Bapak/ Ibu Bisa menghubung kami di Disamping itu beberapa hal dibawah ini perlu kami sampaikan. A] Garansi Aplikasi, garansi akan di berikan selama 6 bulan. B] Harga tidak termasuk biaya akomodasi, transportasi penginapan selama implementasi dan pelatihan diluar Jakarta. Pajak-pajak Semua harga yang diberikan belum termasuk pajak. Rumah Sakit akan bertanggung jawab untuk membayar semua pajak-pajak tersebut sesuai tarif yang sedang berlaku. Namun demikian, jika pihak Rumah Sakit yang akan menangani masalah pajak, maka kiranya Pihak Rumah Sakit bersedia menyerahkan dokumen yang berhubungan dengan pembayaran pajak sebagai bahan bukti kami ke pihak Pemerintahan RI. C]. Kustomisasi, PT. Pandu Cipta Solusi akan memberikan pelayanan satu kali kustomisasi yang bersifat perubahan pada form atau laporan yang sudah ada. Daftar kustomisasi harus disepakati dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak dalam sebuah dokumen Change Request / CR. Jika ada penambahan setelah Change Request ditanda tangani, maka rumah sakit akan dikenakan biaya tambahan dan dihitung berdasarkan Man Days. D]. PT. Pandu Cipta Solusi mengusulkan waktu implementasi dan pelatihan software dalam waktu yang sesingkat mungkin sesuai dengan model yang ada 16

17 sekarang dan akan siap diimplementasikan untuk semua modul di rumah sakit dalam kurun waktu maksimal 30 hari dengan model train to trainer. o Rumah Sakit harus menyediakan semua data master baik nama dokter, tindakan, sewa kamar, biaya dan jasa kepada PT. Pandu Cipta Solusi. o Rumah Sakit harus menyeleksi 2 (dua) orang trainers atau pelaksana implementasi (IT Staff) dan penanggung jawab (PIC). Mereka nantinya akan bertanggungjawab dalam implementasi serta pelatihan user dimasa mendatang. o Jika ada pembaharuan (upgrade) atas permintaan baru dengan modul baru akan dilaksanakan oleh PT. Pandu Cipta Solusi dengan biaya tambahan. o Rumah Sakit harus menyediakan staff untuk memasukan data master tambahan dan stok obat, dimana (CAN) akan memberi pelatihan dan supervisi kepada Trainers Rumah Sakit. V. DOKUMENTASI Diakhir dari pelaksanaan projek ini, nantinya akan memberikan beberapa hal terkait baik dokumentasi maupun Serah terima pekerjaan. a. Dokumentasi Dokumentasi terkait dengan pelaksanaan projek ini, nantinya Kami akan memberikan beberapa dokumen terkait pelaksanaan Project, seperti : o Dokumentasi Manual b. Serah terima pekerjaan Berakhirnya kontrak kerjasama ini, nantinya Kami akan memberikan dokumen serah terima pekerjaan (sesuai dengan dokumen-dokumen yang tercantum pada poin VI.a) dan 17

18 juga Kami akan memberikan dokumentasi terkait invoice terakhir (sisa pembayaran), sesuai dengan penawaran yang kami berikan pada poin V (Biaya Implementasi) VI. Kontrak Maintenance Tahunan (AMC) Untuk Informasi lebih lanjut mengenai Harga, Bapak/ Ibu Bisa menghubung kami di VIII. PENUTUP Demikian proposal kami ajukan, dengan harapan kerjasama yang saling menguntungkan ini dapat segera terlaksana. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Apabila dibutuhkan penjelasan lebih rinci, silahkan menghubungi kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Bambang Suhartono PT. Pandu Cipta Solusi Bridging Success for Your Business ICT Services - Counsultant Jl. Masjid Darul ulum no. 3 Rt. 01c - Rw.01 - Kel. Kadu - Kec. Curug Kab. Tangerang Telp : Fax : Website: bambang@panducipta.com Mobile :

19 Pengguna Ocean Medic : RS. Graha Bunda, Aceh. RS. Putera Bahagia, Cirebon. Pengalaman Team : RS. Kanker Dharmais, Jakarta. RS. Puri Medika, Jakarta. RSIA. Murni Asih, Tangerang. Klinik Dharma Bhakti, Tangerang. RSUD. Puruk Cahu, Kalimantan Tengah. Halimun Medical Centre, Jakarta. RSU. Mitra Husada, Tangerang. RSI&A. Lestari, Tangerang. RSUD Tanjung Uban, Kep.Riau. RSU. Mitra Medika, Medan. RS. Helvetia, Medan. RS. Graha Juanda, Bekasi. Klinik Villa Pertiwi 1, Depok. Klinik Hanara, Bandung. Klinik Niza Assyifa, Cikarang. Klinik Intan Medika, Bangka Belitung. Klinik Tsuraya, Palembang. Fedora Clinic, Jakarta. Jimbaran Medical Center, Bali. RSUD BARRU, Makassar. RSIA Resti Mulya, Jakarta. RSIA Sritina, Cikarang. RSUD Embung Fatimah, Batam. 19