BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Universitas Sumatera Utara

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi informasi terutama pada sebuah sistem aplikasi sangatlah penting bagi suatu lembaga pengelola informasi. Salah satu lembaga pengelola informasi yang berkembang dengan pesat pada bidang teknologi informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang menyediakan sumber informasi yang sesuai dengan bidang atau misi dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Sebagai lembaga pengelola informasi, perpustakaan dituntut untuk meningkatkan kualitas layanan dengan menerapkan sistem teknologi informasi yang bisa memberi kepuasan kepada pengguna. Layanan informasi yang diberikan oleh perpustakaan kepada penggunanya akan lebih baik tidak menggunakan sistem manual, karena sistem manual dapat memperlambat proses pengembangan sebuah perpustakaan itu sendiri. Maka perpustakaan harus menerapkan sistem teknologi informasi yang sudah disediakan dalam bentuk komputerisasi sehingga sangat berguna untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna. Kebutuhan teknologi informasi pada perpustakaan banyak diterapkan untuk pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti dengan mampu mempercepat kinerja, yang pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan. Disisi lain, kebutuhan ini juga sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran infomasi dibidang ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Dalam proses pengelolaan perpustakaan dengan mengunakan bantuan teknologi informasi (TI) harus didukung oleh sistem aplikasi yang berguna untuk memudahkan kinerja pada perpustakaan dalam hal pelayanan bagi pengguna. Sistem aplikasi tersebut sering disebut dengan automasi perpustakaan (Library Automation System).

2 Sistem automasi perputakaan adalah penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administratif di perpustakaan yang menyangkut antara lain: pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, serial, katalog online (OPAC), statistik dan sebagainya. Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, Online Public Access Catalog (OPAC), sistem sirkulasi, keanggotaan (membership), pengaturan sanksi disiplin pengguna, dan sistem reporting aktivitas dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurnanya lagi apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksean data berbasis web/ internet. Kelancaran sistem automasi perpustakaan pada bidang-bidang administratif tersebut harus didukung dengan software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras). Apabila kedua perangkat tersebut sudah terpenuhi pada suatu perpustakaan, maka akan membatu kelancaran proses automasi. Sebaliknya, tanpa adanya kedua perangkat ini secara memadai maka proses automasi tidak akan dapat berjalan dengan baik. Dengan bantuan sistem automasi pada perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali sehingga para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi perkembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Kebutuhan dalam penerapan layanan teknologi informasi pada perpustakaan sudah lama berkembang dan sangat penting bagi perpustakaan diberbagai negara maju maupun negara terbelakang. Kebutuhan teknologi informasi itu sendiri terdapat pada sistem automasi atau sistem automasi perpustakaan, karena sistem ini sangat berguna untuk proses temu kembali dalam pengelolaan bahan pustaka maupun pengelolaan administratif pekerjaan disetiap bidang. Dengan adanya sistem ini, komunikasi data komputer dapat terintegrasi pada jaringan komputer

3 baik yang lokal maupun internasional sehingga pola pengelolaan yang konvensional atau bersistem manual dirasakan tidak perlu diterapkan lagi. Dilihat dari ledakan informasi terhadap pemenuhan kebutuhan pengguna khususnya pada pencarian informasi yang dibutuhkan melalui komputer dirasakan juga oleh sebuah perpustakaan yang sampai sekarang masih menerapkan sistem konvesional (manual). Dengan kata lain, perpustakaan ini juga sangat membutuhkan sebuah sistem temu balik informasi perpustakaan yang telah terautomasi. Perpustakaan yang membutuhkan layanan informasi melalui sebuah penerapan sistem automasi tersebut yaitu Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sultha Thaha Saifuddin Jambi yang penulis singkat dengan Perpustakaan IAIN Jambi ini adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang bersama dengan unit lain turut menunjang melaksanakan program Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam hal pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Dari hasil pengamatan awal penulis, perpustakaan IAIN Jambi sekarang masih memakai sistem pengelolaan perpustakaan yang bersifat konvensional (manual). Dalam arti, perpustakaan ini menerapkan sistem temu balik informasi secara manual yaitu dengan menggunakan sistem layanan terbuka (Open Access) dimana pengguna perpustakaan langsung mencari sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan ke lokasi rak koleksi atau bisa menggunakan katalog kartu. Kebanyakan pengguna pada perpustakaan ini selalu menggunakan sistem layanan terbuka dibanding dengan katalog kartu. Sistem layanan terbuka disini yaitu pengguna mencari bahan pustaka langsung menuju rak koleksi atau bisa juga dengan meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustka yang dibutuhkan. Sedangkan katalog kartu hanya sebagian mahasiswa yang mengerti cara penggunaannya karena hanya menyimpan satu jenis entri saja dalam satu laci dan itu sangat berdampak bagi pengguna. Pengguna harus mengantri setiap proses pencarian katalog kartu dan pengguna harus memilah-

4 milah jajaran sesuai dengan urutan indeks saat berada pada jumlah yang besar. Proses memilah kartu tersebut cukup memakan waktu yang lama, pengguna harus mencari entri buku yang sesuai dengan kebutuhannya. Bukan dalam proses temu balik informasi saja, Perpustakaan IAIN Jambi juga mengalami keterbatasan dalam menangani proses pelayanan dan kinerja pengelolaan pada setiap bidang khususnya dalam bidang rutin perpustakaan seperti bidang pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, dan statistik perpustakaan dan jenis layanan jasa lainnya. Keterbatasan dalam kinerja yang dialami dapat dilihat dari tingginya tingkat pelayanan atau jumlah data yang harus diolah dan dikumpulkan pada bebagai bidang sehingga semua pekerjaan yang dilakukan secara rutin jadi tidak terkendali dan akan menimbulkan kejemuan bagi petugas. Perpustakaan IAIN hampir memenuhi kreteria sebagai sebuah perpustakaan universitas yang berkembang dengan melakukan penerapan teknologi informasi kedalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Hal ini dapat dilihat dari jumlah koleksi judul dan eksemplar dan jumlah anggota yang masih aktif orang serta jumlah pengunjung yang datang dan meminjam koleksi dalam sebulan sebanyak 322 orang. Jumlah pegawai pada perpustakaan ini adalah 33 orang. Dilihat dari kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan IAIN terutama pada proses pelayanan yang masih manual atau sistem layanan terbuka maka perpustakaan ini harus melakukan perubahan kearah yang lebih baik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan juga menerapkan sistem automasi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan agar memudahkan proses pelayanan terhadap kepuasan pengguna. Penerapan automasi pada Perpustakaan IAIN sudah pernah dilakukan, namun terjadi kegagalan. Kegagalan tersebut disebabkan oleh beberapa aspek yaitu waktu penerapan yang terlalu cepat (tidak tepat), kualitas sumberdaya dan sistem teknologi informasi yang kurang memadai, aspek perbedaan kultur, sosial, ekonomi dan juga kurang mempertimbangkan aspek politis. Setelah pembangunan

5 sistem tersebut gagal, perpustakaan IAIN sampai sekarang belum pernah melakukan proses automasi lagi dan dan kembali menggunakan sistem konvensional (manual) dalam menyebarkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dengan kendala-kendala dan kondisi tersebut, perpustakaan IAIN ingin sekali melakukan penerapan kearah yang lebih baik dengan menjadi perpustakaan perguruan tinggi yang terkenal dengan sistem automasinya. Berdasarkan paparan diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul Identifikasi Kebutuhan Sistem Automasi Pada Perpustakaan Universitas Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. 1.2 Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah Kebutuhan sistem automasi pada perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi. 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem automasi pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi: 1. Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi sebagai bahan masukan untuk memenuhi kebutuhan sistem automasi pada perpustakaan. 2. Bagi Peneliti lanjutan, sebagai bahan referensi untuk penelitian lanjutan dalam subjek yang sama dengan objek yang berbeda 3. Bagi penulis, untuk menembah wawasan penulis dalam hal kebutuhan sistem.

6 1.5 Rang Lingkup Penelitian Adapun ruang lingkup penelitian ini membahas tentang kebutuhan sistem perpustakaan terautomasi terutama dibidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, katalog online (online public access catalogue) atau OPAC dan statistik yang terdapat pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi. BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Institut Perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam setiap program pendidikan, pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan ilmu pengetahuan. Lembaga perpustakaan yang juga merupakan inti dari setiap program pendidikan dan pengajaran sehingga perpustakaan harus menjadi The heart of educational programs yang harus mendukung setiap proses tersebut.