BAB 1 PENDAHULUAN. telah ditetapkan pendirinya. Salah satu bagian yang cukup mempengaruhi perusahaan

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Terdapat banyak bagian yang mempengaruhi jalannya sebuah perusahaan. Masing-masing dari bagian tersebut bekerja sama untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan pendirinya. Salah satu bagian yang cukup mempengaruhi perusahaan secara keseluruhan adalah bagian produksi. Bagian produksi adalah bagian yang mengolah bahan baku menjadi sebuah produk yang akan dijual untuk mendapatkan keuntungan dari pelanggan. Bagian produksi sendiri membunyai banyak bagian-bagian dan faktor-faktor tersendiri. Masing-masing bagian mempunyai peranan masing-masing dalam menambah nilai dari bahan baku menuju produk yang siap disajikan. Secara umum, seluruh perusahaan mempunyai tujuan untuk menghasilkan keuntungan seoptimal mungkin. Dengan adanya keuntungan tersebut, maka perusahaan dapat dikembangkan ke arah-arah yang ditetapkan oleh pemimpin perusahaan. Dalam mencapai keuntungan yang optimal dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: dengan meningkatkan penjualan setinggi mungkin sehingga profit yang dihasilkan menjadi lebih banyak atau dengan meminimalisasi biaya produksi agar dapat memotong biaya-biaya yang tidak perlu, sehingga profit yang didapatkan bisa lebih banyak. Peminimalisasian biaya produksi akan berhubungan dengan sistem produksi yang baik. Tidak dapat dipungkiri bahwa di dalam sistem produksi pasti akan melibatkan serangkaian proses pengambilan keputusan operasional, keputusankeputusan taktikal bahkan keputusan strategis. Secara umum, keputusan-keputusan

2 2 penting yang dilakukan dalam sistem produksi antara lain adalah: proses produksi (teknologi yang digunakan, tata letak, aliran proses produksi), kapasitas produksi, persedian (bahan baku, bahan setengah jadi dan produk jadi), tenaga kerja (penjadwalan kerja) dan kualitas produksi. Selama bertahun-tahun, proses pengambilan keputusan telah dianggap menjadi sebuah seni talenta yang dicapai melalui pengalaman. Tetapi, dengan semakin bertumbuhnya tingkat kerumitan dari bisnis tersebut telah membuat proses pengambilan keputusan tersebut lebih sulit. Hal itu disebabkan oleh semakin banyaknya alternatif keputusan yang ada, semakin besar pengaruh sebuah keputusan di dalam perusahaan dan semakin tidak tentunya perubahan yang mungkin dapat terjadi di lingkungan perusahaan. Salah satu pengambilan keputusan yang biasa terjadi di perusahaan adalah keputusan untuk menentukan jumlah produksi di dalam satu periode. Dengan adanya pertimbanga-pertimbangan yang baik, maka keputusan tentang jumlah produksi tersebut dapat membawa perusahaan ke penghasilan yang baik. Perusahaan yang menjadi objek penelitian di sini adalah PT. Kriya Mandiri Rasa. Perusahaan ini didirikan sejak tahun 2004 dan memiliki nama pasar sebagai Restoran Warung Daun (selanjutnya disebut RWD). RWD menyediakan jasa penyediaan makanan organik tradisional. Sampai saat ini telah terdapat tiga RWD yang beroperasi di Jakarta. RWD menekankan kualitas pada setiap produk yang diolah untuk pengunjung. Bukan hanya dari kesegaran dan kesehatan (organik), tapi juga mengenai standard rasa yang ada dari seluruh RWD. Hal tersebut membuat setiap keputusan di bagian produksi merupakan keputusan yang penting.

3 3 RWD hanya mempercayakan penyediaan bahan baku kepada supplier-supplier tertentu saja yang telah terjamin kwalitasnya.hal ini membatasi jumlah supplier yang dapat memenuhi penyediaan bahan baku di RWD. Dengan jumlah supplier yang terbatas dan jumlah sekali pesan yang tertentu, maka perusahaan harus dapat mengoptimalkan bahan baku yang ada agar tetap dapat melayani permintaan dari pelanggan dan tidak memproduksi waste yang berlebih. Untuk menjaga standard rasa dari ketiga RWD yang ada, maka produk terlebih dahulu dibuat setengah jadi di dapur pusat, yang kemudian didistribusikan ke seluruh RWD yang ada. Pengolahan produk setengah jadi ini telah memotong masa berlaku dari produk tersebut, karena jika tidak diproduksi saat itu juga, maka kwalitas produk setengah jadi akan turun, dan pihak RWD tidak mau mengambil resiko dengan memproduksi produk setengah jadi yang sudah tidak segar. Hal tersebut menciptakan waste yang cukup merugikan bagi perusahaan. Sampai saat ini, proses pengambilan keputusan tentang jumlah produksi setengah jadi di perusahaan dibuat berdasarkan total permintaan dari masing-masing RWD. Permintaan tersebut ditentukan berdasarkan pengalaman dari pimpinan yang bertugas di RWD. Pengambilan keputusan yang baik harus menggunakan banyak informasi, sehingga menyulitkan para pembuat keputusan untuk mengolahnya dalam waktu singkat. Oleh karena itu permasalahan itu dapat dibantu sebagain dengan adanya sebuah sistem pendukung pengambilan keputusan. Sistem yang bekerja dengan bantuan sistem komputer dapat mengolah data yang banyak dan rumit dengan cepat. Dengan adanya sistem ini, maka keputusan yang akan diambil memiliki dasar yang lebih kuat. Dengan

4 4 dasar yang kuat, maka proyeksi masa depan yang dilakukan oleh pimpinan memiliki kemungkinan terjadi yang cukup besar Perumusan Masalah Dari hasil penelitian pendahuluan pada RWD serta wawancara dengan Manajer Production diketahui bahwa perusahaan telah mengalami kerugian yang cukup besar, karena produk setengah jadi yang tidak terpesan telah menjadi waste sehingga tidak dapat menghasilkan keutungan lagi. Masalah-masalah yang ada tersebut kemudian dapat dirumuskan ke dalam bentuk-bentuk pertanyaan sebagai berikut: 1. Bagaimana caranya agar dapat memberikan informasi dan alternatif yang tepat untuk mengambil keputusan penyediaan bahan baku, pemroduksian produk setengah jadi dan pendistribusiannya? 2. Bagaimana perancangan sistem informasi dapat mendukung pengambilan keputusan bagian manajemen? 1.3. Ruang Lingkup Agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan penelitian sehingga memberikan manfaat yang diharapkan, maka ruang lingkup penelitian akan dibatasi sebagai berikut: Pembahasan PT. Kriya Mandiri Rasa terdapat pada 3 restoran yaitu: Restoran Warung Daun cabang Wolter, Restoran Warung Daun cabang Pakubuwono dan Restoran Warung Daun cabang Cikini.

5 5 Pembahasan produk setengah jadi lebih lanjut disimulasikan hanya pada produk Nasi Liwet Sunda S sebagai model perwakilan dari semua produk setengah jadi di RWD. Pensimulasian permintaan produk lebih diarahkan ke pembelian biasa, bukan pembelian yang melakukan reservasi terlebih dahulu atau pengiriman dalam jumlah besar. Di mana pada umumnya jumlah pemesanan sudah ditentukan hari sebelumnya. Data yang digunakan untuk adalah data penjualan dari Januari 2008 Desember 2008, Di mana data Desember 2008 digunakan untuk menvalidasi perhitungan data dari Januari 2008 November Seluruh bahan baku yang hendak diproduksi dianggap selalu tersedia di dapur pusat & cabang RWD. Semua fasilitas penunjang produksi diasumsikan berada dalam kondisi yang baik. Proses pendistribusian yang dibahas hanya pada pendistribusian internal perusahaan yang membahas produk setengah jadi. Produk setengah jadi yang tidak dipesan atau tidak diproduksi pada hari sebelumnya tidak dapat digunakan untuk hari selanjutnya, karena sudah basi atau expired. Tidak terdapat kecacatan atau waste pada saat proses pendistribusian produk setengah jadi. Proses perhitungan sensitifitas biaya terhadap keputusan yang diambil hanya mencakup biaya distribusi yang mencakup biaya bensin, beban supir depresiasi kendaraan dan biaya service kendaraan.

6 6 Proses perencanaan kebutuhan bahan baku yang berasal dari keputusan perencanaan produksi produk setengah jadi tidak mencakup informasi waktu pemesanan bahan baku, dan jadwal pemesanan bahan baku. Sistem yang dirancang hanya mencakup sistem yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan perencanaan produksi produk setengah jadi. Perancangan UML pada penulisan ini menggunakan Poseidon for UML Professional Edition dan Microsoft Office Visio Tujuan dan Manfaat Penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut: 1. Memberi informasi berupa saran tentang jumlah produk setengah jadi yang harus diproduksi perharian di PT. Kriya Mandiri Rasa. 2. Memberi informasi tentang bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3. Memberikan informasi berupa saran tentang jalur pendistribusian yang memungkinkan. 4. Merancang sistem informasi yang dapat mendukung pihak manajemen dalam menetapkan keputusan berkenaan dengan proses produksi produk setengah jadi.

7 7 Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Perusahaan dapat meningkatkan efektifitas penggunaan bahan baku yang ada, dengan mengurangi waste. Dengan berkurangnya biaya waste, maka akan mengurangi biaya operasional secara keseluruhan yang dapat memberikan manfaat besar bagi perusahaan. 2. Perusahaan dapat memperkirakan bahan baku yang dibutuhkan untuk masa depan, sehingga dapat memberikan informasi dalam memperhitungkan pemesanan bahan baku yang optimal bagi perusahaan. 3. Perusahaan dapat mengontrol pengadaan produk setengah jadi dengan lebih baik dengan adanya perhitungan secara terpusat. 4. Dengan perhitungan yang terpusat, maka masing-masing dari RWD dapat memfokuskan diri kepada peningkatan kualitas pelayanan masing-masing. 5. Dengan perhitungan pengadaan bahan baku yang tepat, maka bagian driver akan dapat difokuskan kepada pelayanan produk delivery. 6. Perusahaan dapat meningkatkan pelayanan dengan selalu tersedianya materi yang dipesan oleh pelanggan.

8 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Warung Daun adalah sebuah merk dagang di bawah naungan PT. Kriya Mandiri Rasa yang bergerak dalam bidang restoran dan katering. Didirikan pada akhir tahun 2003 dengan outlet pertama di Jl. Wolter Monginsidi No.41 Kebayoran Baru Jakarta Selatan. Awalnya Warung Daun merupakan restoran dengan menu masakan Sunda yang berbahan baku sayuran dan beras organic. Kekuatan konsep Serasa Makan di Rumah Bunda telah memanjakan pelanggannya hingga menimbulkan loyalitas dari pada pelanggannya tersebut. Seiring dengan perkembangannya dan telah meluasnya segmen pasar, maka pada pertengahan tahun 2007 Warung Daun berubah menjadi Indonesian Restaurant yang menyajikan menu-menu dari penjuru nusantara. Namun penyajian dengan menggunakan bahan baku organik tetap dipertahankan sebagai salah satu ciri khas dari restoran ini. Saat ini Restoran Warung Daun telah memiliki tiga outlet, yaitu: 1. Jl. Wolter Monginsidi No.41 Jakarta Selatan Telp. (021) Jl. Pakubuwono VI No. 10 Jakarta Selatan Telp. (021) Jl. Cikini Raya 26 Jakarta Pusat Telp. (021) Dengan didukung oleh lebih dari 100 karyawan, serta konsistansi dalam menjalankan Visi dan Misi yang dimilikinya maka dalam usianya yan gmasih relatif muda, Warung Daun telah mencapai prestasi yang membanggakan, antara lain:

9 9 1. Tahun 2006 menjadi Restoran Indonesia Terbaik Pertama versi Majalah Jakarta Java Kini. Gambar 1.1. Gambar Sertifikat Penghargaan Restoran Indonesia Terbaik 2006 dan Restoran Terbaik 2006 di Jakarta 2. Tahun 2007 menjadi Restoran Indonesia Terbaik Kedua versi Majalah Jakarta Java Kini. Gambar 1.2. Gambar Sertifikat Penghargaan Restoran Indonesia Terbaik Kedua 2007

10 10 3. Tahun 2007 menjadi 50 besar UKM terbaik versi Majalah SWA. Gambar 1.3. Gambar Sertifikat Penghargaan 50 Besar UKM Terbaik Indonesia 4. Beberapa produknya seperti Nasi Liwet dan Sambel ngebul menjadi makanan terfavorit di Jakarta.

11 11 Adapun Visi dan Misi Warung Daun adalah: Visi : Menjadi Restoran Terbaik yang mampu Memberikan Kepuasan menikmati makanan bagi Pelanggan dan Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan dan Pemegang Saham. Misi : Menyajikan masakan yang Nikmat Beraroma Rempah-rempah Asli dan Baik untuk kesehatan dalam suasana Indonesia yang Bersih dan Harmonis.

12 Struktur Organisasi Perusahaan Komisaris Direktur Income Audit Cost Audit HrD & GA Finance & Accounting Production Operational Marketing Juru Parkir Accounting Supervisor Central Kitchen Post Manager Keamanan Finance Supervisor Cheff Supervisor/ Leader Service Teknisi Purchasing Supervisor/ Leader Kitchen Cashier Umum dan Kebersihan Store Cook Waiter/ess Driver and Delivery Cook Helper Receptionist Steward Bus Boy/Girl Bar Cleaning Service Diambil dari : Company s Profile PT. Kriya Mandiri Rasa Gambar 1.4. Struktur Organisasi PT. Kriya Mandiri Rasa

13 13 DPT. Kriya Mandiri Rasa dipimpin oleh 3 Komisaris sebagai pemegang saham dan pengarah visi dari RWD tersebut. Di bawah dari komisaris, terdapat Direktur, yang mengawasi operasional perusahaan secara keseluruhan. Di bawah Direktur terdapat 7 divisi yang mengatur seluruh proses kegiatan yang berlangsung di RWD, yaitu: 1. Income Audit Bagian Income Audit adalah bagian yang mengawasi pemasukan yang berasal dari seluruh transaksi yang terjadi di seluruh cabang RWD. Total pemasukan yang terjadi harus sesuai dengan penjualan produk yang telah dilakukan. Untuk proses pelaporan dari masing-masing cabang restoran dilakukan setiap pada tanggal 7, 14, 21, dan 28 pada setiap bulannya. 2. Cost Audit Bagian Cost Audit adalah bagian yang mengawasi pengeluaran yang terjadi di seluruh cabang RWD. Total pengeluaran seperti pembelian/pembayaran harus sesuai dengan penggunaan ataupun waste yang telah digunakan. 3. HRD & GA Bagian Human Resource Devolepment & General Affair adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap tenaga kerja di seluruh cabang RWD dan hal-hal umum lainnya yang bersangkutan dengan RWD tetapi tidak berhubunganan langsung dengan proses produksi produk.

14 14 Bagian HRD & GA terdiri dari : Juru Parkir Juru parkir adalah bagian yang bertugas untuk mengatur tata tertib dan menjaga kendaraan yang diparkir di setiap RWD, termasuk kendaraan pegawai, tamu dan pelanggan. Keamanan Keamanan adalah bagian yang bertugas untuk menjaga keamanan dari setiap RWD. Keamanannya dapat meliputi keamanan restoran dan tempat parkir. Teknisi Teknisi adalah bagian yang bertugas menjaga dan memperbaiki perangkat-perangkat kerja yang terdapat di RWD, baik perangkat kerja yang terdapat di dapur ataupun di kantor. Umum dan Kebersihan Umum dan Kebersihan adalah bagian yang bertugas menjaga dan memastikan kebersihan dan terdapat di RWD. Driver and Delivery Driver and Delivery adalah bagian yang melaksanakan pengiriman bahan, produk setengah jadi ataupun produk jadi antara RWD atau dari RWD ke pelanggan.

15 15 4. Finance & Accounting Bagian Finance & Accounting adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pengaturan keuangan yang terjadi di seluruh RWD. Bagian ini terdiri dari : Accounting Supervisor Accounting Supervisor adalah pimpinan bagian akuntansi yang mencatat seluruh transaksi keuangan yang terjadi di RWD. Finance Supervisor Finance Supervisor adalah pimpinan bagian keuangan yang mengatur dan merencanakan keuangan RWD. Purchasing Purchasing adalah bagian yang melakukan pembelian dan pembayaran sesuai dengan permohonan dari bagian production ke supplier. Store Store adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang-barang untuk RWD. RWD sendiri memiliki gudang pendinginan khusus yang ditempatkan untuk penyimpanan daging. Fungsi dari tempat penyimpanan ini adalah sebagai tempat penimbunan sementara selama harga daging murah atau menjelang liburan panjang seperti lebaran.

16 16 5. Production Bagian production adalah bagian yang berfungsi untuk memproduksi produk yang akan dijual. Bagian ini terdapat disetiap cabang RWD. Bagian ini terdiri dari: Central Kitchen Central Kitchen merupakan dapur pusat yang memproduksi produk setengah jadi yang akan didistribusikan ke semua cabanng RWD. Central Kitchen terletak di RWD Wolter Monginsidi. Cheff Cheff merupakan pimpinan dari bagian production. Cheff mengawasi seluruh proses pemroduksian dan sebagai quality control dari produk yang akan disajikan. Supervisor/Leader Kitchen Supervisor/Leader Kitchen adalah orang yang membantu Cheff dalam pengawasan seluruh proses pemroduksian di RWD. Cook Cook adalah orang yang memasak produk-produk yang dibuat di RWD. Proses pemasakan dilakukan sesuai dengan standard resep dan proses yang telah ditentukan sebelumnya. Cook Helper Cook Helper adalah orang yang membantu cook dalam proses masak-memasak.

17 17 Steward Steward adalah bagian yang melayani pemesanan dari pelanggan dan menyampaikannya kepada cook dan bar, sehingga produk dapat diprosuksi secepat mungkin. Bar Bar adalah bagian yang menyediakan segala pemesanan yang terdiri dari minuman untuk pelanggan. 6. Operational Bagian operational adalah bagian yang mengatur seluruh proses yang terjadi di RWD dan berhubungan langsung dengan pelanggan. Bagian operational terdapat di setiap cabang RWD dan terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu: Post Manager Post Manager adalah orang yang bertanggung jawab terhadap operational di setiap cabang RWD. Supervisor/Leader Service Supevisor/Leader Service adalah orang yang membantu Post Manager dalam mengawasi seluruh proses yang berlangsung di RWD. Cashier Cashier adalah bagian yang bertanggung jawab dalam proses pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Pembayaran yang dilakukan disimpan ke dalam sistem dan harus sesuai dengan pemesanan dan realisasi produk yang telah dilakukan.

18 18 Waiter/ess Waiter/ess adalah bagian yang melayani pelanggan secara langsung, dapat juga penerima pemesanan produk atau penyampaian produk yang telah dipesan sebelumnya oleh pelangga. Receptionist Receptionist adalah bagian yang menyambut kedatangan tamu atau pelanggan di RWD. Bus Boy/Girl Bus Boy/Girl adalah orang yang bertugas sebagai bagian pengiriman produk yang telah dipesan oleh pelanggan. 7. Marketing Bagian marketing adalah bagian yang bertanggung jawab dalam memberikan segmentasi pasar dan mempromosikan RWD terhadap masyaratkat. Secara tipe jenis pekerjaan, maka karyawan dari RWD dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu: Karyawan Operasional: yaitu karyawan yang berhubungan langsung dengan proses pemenuhan pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Karyawan ini berada di restoran selama jam buka pelayanan. Contohnya adalah: juru parkir, kebersihan, cook, cashier, dll.

19 19 Karyawan Kantor: yaitu karyawan yang tidak berhubungan langsung dengan proses pemenuhan pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Karyawan ini bekerja di kantor yang terletak di WRD Wolter dengan jam kerja kantor biasa. Contohnya adalah: Accounting, Finance, Marketing, dll. Restoran Warung Daun sendiri mempunyai jam operasi dari pk WIB sampai dengan pk WIB dan dilanjutkan dari pk WIB sampai dengan pk WIB. Dari pk WIB sampai dengan pk WIB merupakan jam untuk beristirahat dan untuk mempersiapkan jam makan malam. Untuk karyawan operasinal sendiri mempunyai waktu kerja dari pk WIB sampai dengan pk WIB selama 4 hari per minggu. Sedangkan karyawan kantor meiliki jam kerja dari pk WIB sampai dengan pk WIB selama 5 hari kerja (Senen-Jumat) per minggu Produk Tipe pelayanan dari RWD sendiri terdiri dari beberapa jenis, yaitu: 1. Restoran Pelayanan makanan dan minuman di dalam restoran (dine in) dilengkapi dengan peralatan (equipment) yang dihidangkan sesuai dengan pemesanan yang dilakukan sebelumnya oleh pelanggan.

20 20 2. Buffet Pelayanan makanan dan minuman di dalam restoran (dine in) dilengkapi dengan peralatan (equipment) yang dihidangkan secara prasmanan. 3. Outside Catering Pelayanan makanan dan minuman di luar restoran (kediaman/kantor pelanggan atau lokasi tempat pesta yang dibawa oleh pelanggan) yang dilengkapi dengan peralatan (equipment) yang dihidangkan secara prasmanan. 4. Delivery Pelayanan makanan dan minuman yang dikirim ke tempat pelanggan untuk sekali waktu. 5. Take Away Pelayanan makanan dan minuman yang dibawa pulang oleh pelanggan dalam kemasan box. 6. Meeting Pelayanan makanan dan minuman di dalam restoran (dine in) dengan taking order di tempat. Produk beras organik yang terdapat di RWD terbukti tidak mengandung bahanbahan kimia (residu pestisida organo chlorine) yang membahayakan kesehatan manusia, yang dibuktikan dengan uji laboratorium No. JUM dari SUCOFINDO. Uji ini dilakukan setiap periode panen (4 bulan sekali), di mana para pelanggan dapat mendapatkan copy dari surat uji tersebut di RWD.

21 21 Sejak Desember 2005 (pendirian) RWD mulai menyajikan nasi yang diolah dari beras organik yang berasal dari Glinjing, desa dengan ketinggian 700m, Sragen Jawa Tengah. Sedangkan sayuran organik didapat dari supplier kebun organik yang berada pada lokasi yang tinggi di daerah Cisarua, Bogor. Dipastikan dari lokasi tersebut diperoleh beras dan sayuran organik yang berkwalitas karena air dan lingkungannya sangat baik Pendistribusian Produk Setengah Jadi Sekarang Proses pendistribusian produk setengah jadi di PT. Kriya Mandiri Rasa pada saat ini terbagi menjadi beberapa tahap: Kepala Cheff dan Kepala Operational dari RWD masing-masing cabang setiap harinya mengirimkan request form produk setengah jadi ke central kitchen. Manajer Production akan membuat persetujuan mengenai produk setengah jadi yang hendak diproduksi. Central Kitchen memproduksi produk setengah jadi yang dikhendaki. Setelah diproduksi maka produk setengah jadi dikirim oleh bagian driver. Produk setengah jadi diterima oleh Cheff masing-masing dari RWD. Pelanggan datang dan akan memesan produk dan akan dicatat oleh waiter. Waiter akan menyerahkan list pesanan kepada bagian dapur dan bagian kasir. Produk yang dipesan akan diproduksi di dapur. Setelah diproduksi, maka produk akan dikirim oleh bus boy/girl. Bus boy/girl akan memastikan bahwa semua pesanan telah disajikan.

22 22 Pelanggan akan membayar tagihan yang diberikan oleh pihak kasir sesuai dengan produk yang dipesannya. Kasir akan mendokumentasikan transaksi ke dalam sistem. Cheff dan Kepala Operational akan mengirimkan form pemesanan kembali, jika dirasa perlu. Bagian audit akan selalu mengawasi dan memeriksa alur barang dan alur keuangan yang terjadi.