BAB IV HASIL PENELITIAN. Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M Ashari berlokasi awal di jl.ketandan 12

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M Ashari berlokasi awal di jl.ketandan 12 Pemalang dengan nama Rumah Sakit Umum Pemalang, merupakan RSU kelas D sampai dengan tahun Tahun 1979/1980 Pemda mendirikan Rumah Sakit baru di jl. gatot subroto Bojongbata Pemalang di atas tanah seluas 4,7 Ha. Yang sekarang menjadi lokasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari. Dengan sumber dana APBD II, APBD I, APBN dan Swadaya dan pada tahun 1982 Rumah Sakit Umum mulai beroperasi. Pengabdian nama Dr. M. Ashari (Dr. Mas Ashari Santadiningrat ) sesuai Perda No.14/1987 tanggal 21 november 1987, disahkan dengan SK Gubernur kdh.tk I Jawa Tengah No.188.3/28/1988 tanggal 8 februari 1988 seri D. Dr Mas Ashari Santadiningrat adalah seorang putra daerah, Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor : 233/ menkes/ s.k/ VI/ 1983 tentang penetapan tambahan beberapa Rumah Sakit Umum Pemerintah sebagai Rumah Sakit Umum Pemerintah kelas B & C maka pada tahin 1983 Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari Pemalang meningkat dari kelas D menjadi kelas C. Sejak berdiri Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari terus berkembang dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan kerumah sakitan. Strategi pengembangan diarahkan pada konsep 32

2 33 pengembangan pelayanan prima yang berorientasi pada mutu dan kepuasan pelanggan. Saat ini Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari sebagai pusat rujukan di kabupaten Pemalang, memiliki fasilitas pelayanan Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, Instalasi Laboratorium, Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi, Instalasi ICU, Instalasi Bedah Sentral, Instalasi Rehab Medik, Instalasi Gizi, Instalasi Pemulasaraan Jenazah, Instalasi Pengelolaan Linen, Instalasi Haemodialisa, Instalasi Bank Darah, Instalasi Rekam Medis, Instalasi Pendidikan Pelatihan, Instalasi Kesehatan Reproduksi, Kesehatan Pemeliharaan Sarana Medis, Instalasi Pemeliharaan sarana Rumah Sakit, Instalasi system Informasi Manajemen rumah sakit dan Instalasi Pengelolaan Limbah. Berbagai perkembangan tersebut telah berpengaruh besar terhadap perkembangan pengelolaan rumah sakit. Salah satu upaya mempersiapkan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari untuk mampu tetap berfungsi atau bahkan mampu mengatasi masalah-masalah akibat perkembangan tekanantekanan ekonomi, dan perubahan politik pemerintah dimasa mendatang adalah penataan organisasi, peningkatan mutu sumber daya manusia, peningkatan pengelolaan rumah sakit yang efisien, peningkatan mutu pelayanan, peningkatan sarana dan prasarana serta pengembangan dan pemanfaatan peluang yang ada. Dengan mengingat strategi pengembangan yang cakupan pelayanan kesehatan dalam meningkatkan substainbilitas rumah sakit diharapkan dapat lebih meningkatkan pelayanan kesehatan perumah sakitan dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, khususnya bagi masyarakat kabupaten Pemalang.

3 34 1. Visi, Misi dan Motto Visi : Rumah Sakit pilahan utama masyarakat Pemalang dan sekitarnya Misi : 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu prima dan memuaskan 2. Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau bagi semua golongan masyarakat 3. Memberikan konstribusi nyata untuk pendidikan dan latihan kesehatan yang terintegrasi dengan pelayanan dalam rangka peningkatan mutu sumber daya manusia dan ilmu pengetahuan serta tekhnologi kesehatan Motto : RAMAH, CEPAT, TEPAT dan IKHLAS 2. Jenis Pelayanan a. Pelayanan Rawat Jalan : 1) Klinik Spesialis Dalam 2) Poli Klinik Endoskospis 3) Poli Klinik Spesialis Anak 4) Poli Klinik Spesialis Obsgin 5) Poli Klinik Spesialis Bedah 6) Poli Klinik Spesialis Orthopedi 7) Poli Klinik Spesialis Bedah Mulut 8) Poli Klinik Spesialis Mata 9) Poli Klinik Spesialis THT 10) Poli Klinik Spesialis Kulit dan Kelamin 11) Poli Klinik Spesialis Syaraf

4 35 12) Poli Klinik Spesialis Kejiwaan 13) Poli Klinik Rehab Medik 14) Poli Klinik Umum 15) Poli Klinik TB 16) Poli Klinik Gigi 17) Poli Klinik VCT 18) Poli Klinik Pelayanan KBRS 19) Poli Klinik Konsultasi Gizi 20) Pelayanan penunjang : a) Rontgen (radiologi) b) Laboratorium c) Foto tanpa bahan kontras d) Foto dengan bahan kontras e) Pelayanan penunjang non Medis f) Pelayanan dan asuhan keperawatan g) Pelayanan Rujukukan h) Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan i) Pelaksanan penelitian dan pengembangan j) Pelaksanaan administrasi dan keuangan b. Pelayanan Unit Gawat Darurat : Sistem pelayanan unit gawat darurat di runah sakit merupakan pelayanan 24 jam dan instalasi gawat darurat dengan klinik 24 jam.

5 36 c. Pelayanan Rawat Inap : Tabel 4.1 Bangsal, Ruang, dan Jumlah TT BANGSAL RUANG KETERANGAN KELAS VIP Rajawali 14 tempat tidur KELAS UTAMA 1 Cendrawasi 11 tempat tidur KELAS UTAMA 2 Merpati 18 tempat tidur KELAS 1 KELAS 2 KELAS 3 Cucakrowo, Merak, Kepodang, Garuda, Kaswari, Kesehatan Reproduksi Kepodang,Garuda, Kasuari, One Day Care (ODC) Garuda, Kasuari, Kesehatan Reproduksi, Nuri, Jalak, Camar 16 tempat tidur,8 tempat tidur, 6 tempat tidur, 6 tempat tidur, 4 tempat tidur, 4 tempat tidur 22 tempat tidur, 8 tempat tidur, 10 tempat tidur, 10 tempat tidur 20 tempat tidur, 24 tempat tidur, 6 tempat tidur, 42 tempat tidur, 42 tempat tidur, 40 tempat tidur, 38 tempat tidur, 11 tempat tidur NON KELAS Perinatalogi, Kutilang 38 tempat tidur, 11 tempat tidur

6 37 B. Gambaran Umum Rekam Medis 1. Struktur organisasi Unit Rekam Medis Rumah Dr.M.Ashari Pemalang Instalasi rekam medis Dr. M. Ashari dipimpin oleh kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 (dua) Koordinator yaitu Koordinator Pendaftaran dan Koordinator Pengolahan data. Koordinator Pendaftaran membawahi 3 (tiga) pelayanan yaitu : TPPGD (Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat), TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan), dan TPPRI (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap). Koordinator Pengolahan data membawahi 7 (tujuh) pelayanan yaitu : Assembling, Koding, Indeksing, Filling, Analising, Reporting, dan Korespondensi. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari Pemalang

7 38 1. Gambaran Situasi dan Kondisi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Dr.M.ashari Pemalang Rekam medis perlu dilakukan secara profesional, penuh tanggung jawab dan kewenangan. Agar penatalaksanaan berdaya guna dan menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab mengelola rekam medis, meningkatkan mutu pelayanan rekam medis dan bertanggung jawab atas laporan berkala dan teratur. Untuk menunjang tugas dan tanggung jawab kepala instalasi rekam medis membawahi oleh beberapa sub instalasi yaitu TPPRJ, TPPRI, TPPGD, Asembling, Koding, Filing, Reporting/pelaporan, Asuransi, Pembuatan visum, Balasan Rujukan. Pengelolaan rekam medis dimulai dari penerimaan pasien oleh bagian pendaftaran sampai dengan pengelolaan dokumen rekam medis setelah pasien pulang. Pengelolaan dokumen rekam medis diawali dengan perakitan dokumen kemudian mengontrol atau memonitoring kelengkapan pengisian rekam medis oleh bagian Assembling, dilanjutkan dengan pemberian kode penyakit dan tindakan oleh bagian Koding serta pengelompokkan jenis penyakit atau tindakan oleh bagian Indeksing, sampai dengan penyimpanan oleh bagian Filling. Semua data yang telah masuk, diolah, dianalisa dan dilaporkan oleh bagian Analising / Reporting. 1. Tugas pokok dan fungsi unit rekam medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis Menyusun system dan SPO, tentang : 1) Penerimaan pasien 2) Pencatatan rekam medis

8 39 3) Pengelolaan data rekam medis 4) Penyimpanan berkas rekam medis 5) Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis 6) Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap 7) Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis 8) Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis 9) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis 10) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribusian berkas rekam medis 11) Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis 12) Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis 13) Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan 14) Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi 15) Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak 16) Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit 17) Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur

9 40 18) Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari 19) Membuat laporan intern dan ektern rumah sakit secara berkala serta analisanya 20) Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan 21) Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan 22) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa 23) Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 24) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis b. Koordinator Pendaftaran Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : 1) Penerimaan pasien 2) Pencatatan identifikasi pasien 3) Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakitmemberi petunjuk di lingkungan pendaftaran sesuai dengan bidang tugasnya. 4) Menyediakan pelaksanaan kegiatan pendaftaran serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan 5) Memeriksa hasil kerja di lingkungan pendaftaran berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan

10 41 6) Memproses pengajuan cuti petugas pendaftaran dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan 7) Memproses kebutuhan ATK, ART dan sarana lain 8) Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien 9) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien 10) Membuat laporan kegiatan pelayanan pendaftaran untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan c. Koordinator Pengolahan Data Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : 1) Assembling dan indeks kode penyakit 2) Penyimpanan dan pendistribusian rekam medis 3) Statistik dan pelaporan 4) Korespondensi 5) Memberi petunjuk di lingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya 6) Penyedia pelaksanaan kegiatan manajemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan 7) Memeriksa hasil kerja di lingkungan menejemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan 8) Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan 9) Memproses kebutuhan ATK, ART dan sarana lain 10) Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis

11 42 11) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis 12) Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan d. Tugas Staf pendaftran pasien Gawat Darurat 1) Menerima pendaftaran pasien gawat darurat 2) Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien gawat darurat 3) Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial 4) Entry data identitas sosial 5) Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan 6) Mengambil berkas rekam medis 7) Membuat laporan harian pendaftaran gawat darurat e. Tugas Staf Pendaftaran Pasien Rawat Inap 1) Menerima pendaftaran pasien rawat inap 2) Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap 3) Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial 4) Entry data identitas sosial 5) Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan Mengambil berkas rekam medis 6) Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap

12 43 f. Tugas Staf Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 1) Menerima pendaftaran pasien rawat jalan 2) Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan 3) Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial 4) Entry data identitas sosial 5) Mempersilahkan pasien ke poliklinik 6) Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan 7) Mengirim rekam medis ke poliklinik tujuan pasien 8) Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke penyimpanan rawat jalan 9) Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan g. Tugas Staff Assembling 1) Menerima berkas rekam medis gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan dari penganggung jawab berkas rekam medis 2) Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis 3) Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang di tentukan 4) Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis 5) Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut

13 44 6) Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas pendaftaran 7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling h. Tugas Staff Koding 1) Mengkode diagnose penyakit dan tindakan di setiap berkas rekam medis pasien yang berobat 2) Mengentry kode penyakit 3) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan kode penyakit dan tindakan pasien gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan i. Tugas Staff Indeksing 1) Menerima berkas rekam medis gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan dari petugas koding 2) Membuat indeks penyakit berdasarkan ICD 10 3) Membuat indeks tindakan berdasarkan ICD 9 CM 4) Membuat indeks pasien berdasarkan database pada billing komputer 5) Membuat indeks dokter berdasarkan berkas rekam medis 6) Membuat indeks kematian berdasarkan berkas rekam medis 7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan indeksing pasien gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan

14 45 j. Tugas Staff Analising 1) Melakukan analisa mutu dalam pengisian dokumen rekam medis : 2) Rekam medis harus lengkap setelah pasien selesai menerima pelayanan kesehatan 3) Memastikan bahwa rekam medis telah dibubuhi nama, waktu dan tanda tangan petugas yang memberi pelayanan atau tindakan 4) Menilai efesiensi dan efektifitas utilisasi fasilitas pelayanan dan pengkajian pembiayaan pelayanan yang dapat dipakai untuk perencanaan manajemen dan riset 5) Melakukan audit dan analisis rekam medis dengan cara meneliti rekam medis yang dihasilkan oleh staff medis dan paramedic serta hasil hasil pemeriksaan penunjang sehingga kebearan diagnose dan kelengkapan rekam medis dapat dipertanggungjawabkan 6) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan analising pasien gawat darurat, rawat inap dan rawat jalan k. Tugas Staff reporting 1) Laporan penampilan kerja RSUD Dr. M. Ashari (BOR, LOS, TOI, BTO) 2) Data surveilans terpadu penyakit berbasis RS sentinel 3) RL 5.3 Daftar 10 besar penyakit rawat inap 4) RL 5.4 Daftar 10 besar penyakit rawat jalan 5) Audit maternal perinatal (AMP)

15 46 6) Laporan pemberitahuan penderita / tersangka demam berdarah dengue / demam dengue / dengue shock syndrome, AFP, tetanus neonatorum, campak, dan kewaspadaan KLB Gizi 7) Laporan diare pasien rawat inaplaporan penderita penyakit menular tertentu pasien rawat inap 8) Laporan hasil kegiatan program kesehatan indra penglihatan dan pendengaran 9) Laporan penyakit tidak menular 10) Data P2 ISPA 11) Kasus keracunan karena obat, makanan, dsb 12) Sistem informasi rumah sakit / SIRS terdiri dari : a) RL 1 RL 1. 1 Data dasar rumah sakit RL 1. 2 Indikator pelayanan rumah sakit RL 1. 3 Fasilitas tempat tidur b) RL 2 Ketenagaan c) RL 3 RL 3. 1 Kegiatan pelayanan rawat inap RL 3. 2 Kegiatan pelayanan gawat darurat RL 3. 3 Kegiatan kesehatan gigi dan mulut RL 3. 4 Kegiatan kebidanan RL 3.5 Kegiatan perinatology RL 3. 6 Kegiatan pembedahan RL 3. 7 Kegiatan Radiologi RL 3. 8 Pemeriksaan laboratorium

16 47 RL 3. 9 Pelayanan rehabilitasi medik RL Kegiatan pelayanan khusus RL Kegiatan kesehatan jiwa RL Kegiatan keluarga berencana RL 3.13 Pengadaan obat, penulisan, dan pelayanan resep RL Kegiatan rujukan RL Cara bayar d) RL 4 RL 4a Data keadaan morbiditas pasien rawat inap RL 4b Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan e) RL 5 RL 5. 1 Pengunjung rumah sakit RL 5. 2 Kunjungan rawat jalan RL 5. 3 Daftar 10 besar penyakit rawat inap RL 5. 4 Daftar 10 besar penyakit rawat jalan 13) Membuat laporan ekstern ke DEpartemen Kesehatan dan jajarannya 14) Mencetak sensus harian rawat inap 15) Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya 16) Merekap sensus harian rawat inap masuk, pindahan, dipindahkan, dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokteryang merawat 17) Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit

17 48 l. Tugas Staff Korespondensi 1) Menerima konsep resume yang telah dibuat oleh dokter yang merawat 2) Konsep resume yang telah diteliti kebenarannya, diketik dengan komputer dan diprint rangkap 2 (dua), menyerahkan resume tersebut kepada dokter yang merawat untuk meminta tanda tangan 3) Melakukan kegiatan pengetikan atas permintaan korespondensi lainnya seperti : Surat Keterangan Dokter, Visum et repertum, dan pengetikan formulir untuk pihak ketiga yang berwenang 4) Melakukan pembukaan dan tanda terima sebagai bukti penyerahan atas permintaan informasi yang bermaterai cukup m. Tugas Staff Penyimpanan 1) Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan 2) Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap 3) Mengontrol kebenaran sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya 4) Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat 5) Meminta data kunjungan dari unit lain terkait laporan kegiatan rumah sakit 6) Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang 7) Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit 8) Membuat laporan ektern ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

18 49 C. Hasil Pengamatan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. Ashari Pemalang memiliki Standar Prosedur Operasional yang isinya terdapat penggunaan tracer. Namun di bagian Filing rekam medis tracer tidak digunakan padahal terdapat adanya tracer, menurut petugas mereka tidak sempat untuk menulis di tracer. Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah dr. M. Ashari Pemalang dengan menggunakan pedoman observasi berdasarkan hasil populasi 6 petugas filling dan 1 kepala rekam medis. Hasil wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan Petugas Filling untuk pengetahuan terkait SPO tentang peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Hasil pengamatan sebagai berikut : 1. Menghitung tingkat kejadian missfile setelah diterapkan tracer Berikut hasil observasi wawancara ke 6 petugas dan kepala rekam medis tentang perbedaan tingkat kejadian missfile pada rak penyimpanan dokumen rekam medis sebelum di terapkan tracer dan sesudah di terapkan tracer. Pertanyaan : Apakah tracer berpengaruh dalam mencegah kejadian missfile? Jawaban petugas A : Tracer sangat berpengaruh dalam proses peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis, maka dari itu tracer juga berpengaruh dalam mencegah hilangnya maupun terselipnya dokumen rekam medis. Selain tracer harus diterapkan, bon peminjaman juga harus berjalan dengan lancar sehingga keduanya bisa berkesinambungan

19 50 Petugas B : Tracer berpengaruh ternyata bisa mengurangi dokumen rekam medis yang suka terselip. Dulu sebelum tracer diterapkan banyak dokumen dicari tidak ketemu, saat tracer diterapkan jadi mempermudah petugas filing. Petugas C : Ya tracer berpengaruh agar dokumen rekam medis bisa ditemukan. Petugas D : Tracer berpengaruh jika kita mengambil dan menaruh kembali dokumen rekam medis, jadi lebih teratur dan kembali sesuai nomor rekam medis. Petugas E : Iya berpengaruh, jadi lebih terdeteksi keberadaan dokumen rekam medis. Petugas F : Iya berpengaruh jadi mempermudah petugas filing dalam mencari dokumen yang tidak di rak penyimpanan.

20 51 Pada saat wawancara kepada kepala rekam medis, berikut penjelasannya : untuk penerapan tracer dulu pernah diterapkan namun karena repot akhirnya tidak digunakan lagi, kemudian kita mengubah menjadi desentralisasi dan per bulan maret 2016 kemarin diubah kembali menjadi sentralisasi sehingga tracer belum digunakan. Rencana kalo biling system sudah siap akan diterapkan kembali tracernya. Jadi dari pendaftaran mendaftarkan pasien kemudian data pasien otomatis di komputer filing di print, lalu kertas print nomor rekam medis pasien di tempel di tracer jadi petugas mengambil dokumen menggunakan tracer dan hasil print nomor rekam medis pasien. Dalam penelitian ini peneliti menerapkan tracer sebagai alat bantu petugas dalam mencari dokumen rekam medis. Peneliti menerapkan tracer menggunakan sampling acak pada sub rak 05, 26, dan 49. Sebelum diterapkannya tracer, peneliti menemukan 11 kejadian missfile dalam subrak 05, 26, dan 49 Menurut petugas dokumen rekam medis yang tidak ditemukan milik karyawan rumah sakit yang sehari sebelum berobat sudah diambil di filing dan tidak diketahui okeh petugas filing, sehingga saat persyaratan pasien sampai ke filing dokumen rekam medis pasien tidak ditemukan. Namun setelah diterapkan tracer, dokumen rekam medis bisa ditemukan. Menurut petugas filing tracer membantu kinerja petugas dalam proses peminjaman maupun pengembalian dokumen rekam medis. Setelah tracer di terapkan peneliti tidak menemukan kejadian missfile. Hal ini menunjukan

21 52 bahwa tracer berpengaruh dalam mencegah kejadian missfile pada filing RSUD Dr.M.Ashari Pemalang. 2. Pengetahuan petugas Filing tentang SPO : Berikut hasil wawancara dengan petugas 9 filing dan tentang SPO di RSUD Dr.M.Ashari Pemalang. Pertanyaan : Apakah anda mengetahui apa itu SPO dan apakah di bagian filing RSUD Dr.M. Ashari terdapat SPO tentang peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis? Jawaban Petugas A iya saya tau SPO. Disini terdapat SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis, belum ada yang pengembalian Petugas B SPO yang kaya pedoman kan? Iya disini terdapat SPO Petugas D tau apa itu SPO tetapi tidak tau disini ada atau tidak Petugas C, E dan F tidak mengetahui apa itu SPO

22 53 Pada saat wawancara ke 6 petugas filing rekam medis tidak semua mengerti Standar Prosedur Operasional tentang Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Rekam Medis. Sebagian besar petugas tidak mengetahui SPO karena tidak pernah melihat dan membaca, untuk petugas yang mengerti SPO karena masa kerja petugas dan pengalaman kerja di filing sehingga petugas mengetahui tentang SPO. Pada saat wawancara ke kepala rekam medis menjelaskan sebagai berikut : Kepala rekam medis : iya disini ada SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis yang isinya ada penggunaan tracer. Hampir semua isinya sudah di terapkan hanya saja tracer saat ini belum diterapkan. Tetapi untuk pengembalian belum ada SPO tertulis, hanya saja terdapat kebijakan pengembalian untuk rawat jalan 1x24 jam, untuk rawat inap 2x24 jam 3. Isi Standar Prosedur Operasional Berikut hasil observasi wawancara ke 6 petugas dan kepala rekam medis tentang isi Sstandar Prosedur Operasional (SPO) Pertanyaan : Menurut anda apakah isi SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis sudah terlaksana seluruhnya?

23 54 Petugas A hampir semua isi SPO sudah terlaksana, tapi untuk isi blanko bon rekam medis itu saya kurang paham maksudnya apa. Dan untuk tracer memang belum diterapkan disini Petugas B dan D sepertinya sudah terlaksana dengan baik Petugas C, E, dan F saya tidak tau SPO dan isinya Sebagian dari petugas rekam medis tidak mengetahui isi SPO karena petugas tidak tau apa itu SPO dan tidak pernah diberi sosialisasi tentang isi SPO yang berlaku. Berikut jawaban kepala rekam medis mengenai isi SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis Kepala rekam medis : kalau dari isinya mayoritas sudah terlaksana dengan baik, hanya memang tracer belum di terapkan. Tapi disini kita hanya ada SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis. Untuk pengembalian belum ada tapi sudah ada ketentuan pengembalian rawat jalan 1x24 jam, rawat inap 2x24 jam RSUD Dr.M.Ashari mempunyai SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis namun belum semuanya terlaksana karena sarana dan prasarana yang

24 55 belum mendukung dan belum siap dalam menerapkan tracer karena transformasi dari desentralisasi ke sentralisasi. 4. Pelaksanaan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis Berdasarkan hasil observasi dan wawancara ke 6 petugas filing dan Kepala Unit Rekam Medis tentang pelaksanaan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di peroleh hasil sebagai berikut : Pertanyaan : Bagaimana pelaksanaan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis? Jawaban Petugas A Dalam meminjam dokumen rekam medis jika itu pasien rawat jalan maka petugas filing hanya menerima persyaratan pasien jika itu pasien BPJS kemudian dicarikan dokumen rekam medis sesuai nomor rekam medis yang tertulis di situ. Untuk pasien rawat inap jika pasien sudah masuk ruangan kemudian dokter membutuhkan dokumen rekam medis lama milik pasien maka kita carikan sesuai nomor rekam medis pasien, atau kadang dari petugas klaim yang lebih sering meminjam. Petugas B kalau minjam dokumen rekam medis kita menerima persyaratan dari bawah (TPPRJ) kemudian kita mencari dokumen rekam medis menurut nomor rekam medis yang ditulis. Kalo mengembalikan dari poli terus kita kembalikan sesuai nomor rekam medisnya

25 56 Petugas C kalau minjam ya kita cuma mencarikan sesuai nomor terus kita turunin ke bawah (TPPRJ) dokumennya, terus kalau mengembalikan ya nunggu dari poli selesai terus kita masukan lagi ke rak Petugas D kalau minjam kita mencari sesuai nomor,terus kalau mengembalikan ya dimasukin ke rak sesuai nomor Petugas E setau saya kalau meminjam ya cuma mengambilkan dari rak sesuai nomornya, kalau mengembalikan ya dimasukan lagi ke rak Petugas F kalau meminjam dokumen kita cuma mengambil dokumen sesuai yang dibutuhkan dari bawah (TPPRJ) tapi kalau mengembalikan cuma memasukan kembali dokumen ke rak Pada RSUD Dr.M.Ashari Pemalang dalam pelaksanaan peminjaman dan pengembalian rekam medis belum menggunakan tracer padahal di bagian filing rekam medis sudah tersedia tracer. Jadi dalam proses peminjaman dokumen rekam medis petugas filing hanya menerima persyaratan pasien dari petugas pendaftaran kemudian petugas filing mencarikan dokumen rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis yang tertulis. Jika dokumen rekam medis pasien sudah ditemukan maka di berikan ke petugas pendaftaran. Namun selama

26 57 peneliti melakukan penelitian ada dokumen rekam medis yang tidak ditemukan, menurut petugas dokumen rekam medis tersebut kebanyakan milik karyawan rumahsakit yang mengambil dokumen rekam medisnya sendiri tanpa diketahui oleh petugas filing, sehingga ketika persyaratan pasien tersebut sampai di bagian filing maka dokumen rekam medis tidak ditemukan. Untuk proses pengembalian dokumen rekam medis belum terdapat di SPO namun sudah terdapat kebijakan dari kepala rekam medis bahwa dalam mengembalikan dokumen rekam medis rawat jalan 1x24 jam, sedangkan untuk dokumen rekam medis yang di pinjam bangsal 2x24 jam harus sudah dikembalikan. Berikut hasil wawancara kepada kepala rekam medis terkait pelaksanaan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis Kepala rekam medis : Kalo disini peminjaman dokumen rekam medis belum memakai tracer, jadi prosesnya dari pendaftaran menaikan persyaratan ke filing untuk meminjam dokumen pasien kemudian petugas filing mencari dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan. Lalu dokumen rekam medis pasien diturunkan ke pendaftaran. Untuk pengembalian dokumen rekam medis dari poli dikembalikan 1x24 jam, untuk rekam medis yang di pinjam dari bangsal 2x24 jam.

27 58 Berikut ini tabel prosentase jawaban 6 petugas filing rekam medis RSUD Dr.M.Ashari Pemalang Tabel 4.2 Prosentase Jawaban Petugas NO Pertanyaan Prosentase Jawaban 1. Apakah tracer berpengaruh dalam mencegah kejadian missfile? 2. Apakah anda mengetahui apa itu SPO dan apakah di bagian filing RSUD Dr.M. Ashari terdapat SPO tentang peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis? 3. Menurut anda apakah isi SPO tentang peminjaman dokumen rekam medis sudah terlaksana seluruhnya? Tau Petugas 100% 0% 25% 75% 50% 50% Tidak Tau 4. Bagaimana pelaksanaan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis? 100% 0%

28 59 5. Karakteristik petugas filing Berikut ini karakteristik dari 6 petugas filing rekam medis RSUD Dr.M.Ashari Pemalang Tabel 4.3 Karakteristik Petugas NO Petugas filing Pendidikan Pelatihan Masa kerja Pengalaman kerja 1. A SMK Tidak pernah 2. B SMA Tidak pernah 11 th Petugas filing rawat inap 7 th Petugas filing rawat jalan 3. C SMA Tidak pernah 6 th Petugas filing rawat jalan 4. D D3 KEBIDANAN Tidak pernah 9 bln Bidan bangsal perinatal 5. E SMA Tidak pernah 6. F SMA Tidak pernah 4 bln Belum ada 4bln Belum ada Sumber : Hasil wawancara petugas filing / data primer Di RSUD Dr.M.Ashari Pemalang mempunyai 6 petugas filing. Dari 6 petugas tersebut semuanya berpendidikan SMA/SMK. Semua petugas filing belum pernah mengikuti pelatihan. Dan untuk masa kerja terdapat 3 orang yang baru menjadi petugas filing sehingga masa kerja mereka belum ada 1 tahun. Untuk pengalaman, terdapat 1 orang yang mutasi dari bidan ruang perinatal dan 2 orang baru bekerja di filing rekam medis.