SISTEM PENGUKURAN KINERJA DENGAN METODE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEMS

Transkripsi

1 EMBRYO VOL. 8 NO. 2 DESEMBER 2011 ISSN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DENGAN METODE INTEGRATED PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEMS (Studi Kasus : Usahatani dan Industri Kecil Penyulingan dalam Klaster Agroindustri Minyak Nilam di Kabupaten Kuningan) Hendrastuti Program Studi Teknologi Industri Pertanian, SPs IPB Abstract To improve the Performance of farming and small industries patchouli oil refining in an agroengineering cluster system, an integrated performance measurement system given priority with Integrated Performance Measurement Sistem (IPMS). With IPMS, Key Performance Indicators (KPI) of farming and small industries patchouli oil refining in an agro-engineering cluster system based on stakeholder requirement with four steps: identify stakeholder requirements, external monitor, the objectives, and identify KPI. The result of Performance Measurement Sistem research is identify 16 KPI. Key Words : Patchouli oil, IPMS, Performance indicators, KPI. Pendahuluan Strategi pembangunan nasional seharusnya didasarkan pada keunggulan kompetitif yang dimiliki Indonesia. Salah satu cara mendapatkan keunggulan kompetitif adalah dengan mengembangkan sektor pertanian yang didukung oleh sumberdaya domestik dan memiliki peluang usaha. Dalam perumusan strategi serta implementasi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat terutama masyarakat pedesaan, sektor pertanian masih merupakan tema sentral yang perlu mendapatkan perhatian dengan sangat serius dari para pemangku kepentingan (stakeholders) yang terkait. Pembangunan agroindustri di daerah-daerah dapat diwujudkan terutama melalui upaya pemihakan dan pemberdayaan masyarakat serta optimalisasi nilai tambah setiap komoditi pertanian pada tingkat produsen. Diharapkan peran agroindustri pedesaan mampu meningkatkan pendapatan masyarakat, kualitas sumberdaya manusia, dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya alam dan teknologi maju yang murah, sederhana, dan efektif disertai penataan dan pengembangan kelembagaan di pedesaan. Agroindustri minyak atsiri memiliki keunggulan komparatif dalam pengadaan bahan bakunya disamping teknologi pengolahannya yang cukup sederhana dan mudah dikembangkan. Pengembangan industri minyak atsiri bukan hanya meningkatkan kesejahteraan pengusaha agroindustri, akan tetapi juga akan meningkatkan kesejahteraan petani tanaman atsiri. Minyak nilam (patchouli oil) merupakan salah satu komoditas minyak atsiri Indonesia. Sebagian besar tanaman nilam diusahakan oleh petani di daerah Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu, Lampung, dan Jawa Tengah (Ditjenbun, 1998). Saat ini pangsa pasar ekspor Indonesia untuk minyak nilam menguasai sekitar sekitar 80-90% ekspor dunia atau rata-rata 34% dari total ekspor (Departemen Perdagangan, 2007). Berdasarkan kajian-kajian pustaka yang telah dilakukan, terdapat permasalahan pokok yang harus dikaji yaitu bagaimana kinerja usahatani dan industri kecil penyulingan dalam klaster agroindustri minyak nilam. Diharapkan dengan adanya model pengukuran kinerja, usahatani dan industri kecil penyulingan dalam klaster agroindustri minyak nilam dapat lebih berkembang. Model Integrated Performance Measurement Sistem (IPMS) Pengukuran kinerja sebuah perusahaan atau organisasi merupakan kunci untuk menjadi efektif dan efisien. Jika tidak ada pengukuran berarti tidak bisa dikelola. Persoalan yang sering dihadapi berkaitan dengan implementasi sebuah sistem pengukuran kinerja adalah adanya kesalahpahaman perancang maupun praktisi dalam menerjemahkan beberapa komponen dasar yang meliputi ukuran kinerja 82

2 Sistem Pengukuran Kinerja (Hendrastuti) (performance measure), pengukuran kinerja (performance measurement) dan sistem pengukuran kinerja (performance measurement sistem). Ketidaktepatan ini dapat menimbulkan ketidak optimalan bahkan kesalahan dalam pengambilan keputusan (Peppard dan Rowland, 1995). Pengukuran kinerja adalah suatu strategi dan pendekatan terpadu untuk menghasilkan keberhasilan yang berkelanjutan pada suatu organisasi dengan peningkatan kinerja dari orang-orang yang bekerja di dalamnya dan dengan mengembangkan kapabilitas kontribusi baik secara tim maupun individu (Armstrong dan Baron, 1998). Sementara itu Fletcher dalam Armstrong (1998) memberikan alternatif lain tentang definisi pengukuran kinerja yaitu suatu pendekatan untuk menghasilkan visi dari suatu maksud dan tujuan dari organisasi, membantu setiap karyawan untuk mengerti dan menyadari kontribusi mereka dalam organisasi dan juga mengelola dan meningkatkan kinerja baik individu maupun organisasi. Integrated Performance Measurement Sistem (IPMS) merupakan sistem pengukuran kinerja yang dibuat di Centre for Strategic Manufacturing, University of Strathclyde, Glasgow (Suwignyo, 2000), dengan tujuan mendeskripsikan dalam arti yang tepat bentuk dari integrasi, efektif dan efisien sistem pengukuran kinerja, sehingga untuk mencapai tujuan tersebut maka dideskripsikan sebagai berikut: (1) Komponen pokok dari sistem pengukuran kinerja dan (2) Membuat garis arahan pengukuran kinerja terbaik yang sebaiknya digunakan. Moodel IPMS membagi level bisnis menjadi empat tingkatan yaitu (1) Bisnis Induk, (2) Unit Bisnis, (3) Proses Bisnis dan (4) Aktivitas. Tingkatan tersebut dapat berupa fisik dan logis yaitu suatu kondisi di mana tingkatan tidak bisa dilihat secara fisik dalam organisasi. Level bisnis induk menunjukkan bisnis secara keseluruhan yang bisa terdiri dari beberapa unut bisnis, dalam hal ini setiap unit bisnis diartikan sebagai satu unit yang merupakan bagian dari organisasi yang melayani sebagian segmen pasar dengan tuntutan pasar yang bersaing. Perbedaan kebutuhan pasar memisahkan satu unit bisnis dengan yang lain. Setiap unit bisnis selanjutnya dapat terdiri dari beberapa proses bisnis yang secara garis besar dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu: (1) Proses Inti, yaitu proses yang menunjukkan alasan dasar bagi keberadaan organisasi dan (2) Proses Pendukung, yaitu proses-proses lain yang ditambahkan dalam proses inti, sehingga dalam hal ini proses bisnis inti merupakan pemangku kepentingan (stakeholder) dari proses pendukung. Secara skematis pembagian level pada pendekatan IPMS dapat dilihat pada Gambar 1. Pada keempat level tersebut di atas selanjutnya diidentifikasi Indikator Kinerja Kunci (IKK) atau Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan kebutuhan pemangku kepentingan, external monitor dan tujuan. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam bangunan model IPMS adalah sebagai berikut: (Bittici dalam Suwignyo, 1999) (1) Identifikasi kebutuhan dari masing-masing stakeholder (2) Membandingkan kemampuan bisnis dalam memenuhi kebutuhan stakeholder dengan bisnis lain yang sejenis (monitor eksternal) (3) Menetapkan tujuan-tujuan bisnis (4) Menentukan Indikator Kinerja Kunci (IKK) (5) Melakukan validasi IKK (6) Melakukan spesifikasi IKK Bisnis Induk Unit Bisnis Proses Bisnis Akltivitas Gambar 1. Pembagian Level Bisnis berdasarkan Pendekatan IPMS (Bittici, 1996) Kebutuhan Stakeholder Pada tiap-tiap level binis (organisasi) harus diketahui siapa saja stakeholder- nya atau pemangku kepentingan pada bisnis tersebut. Selanjutnya diidentifikasikan permintaan/keinginan mereka terhadap bisnis yang diistilahkan dengan Kebutuhan 83

3 EMBRYO VOL. 8 NO. 2 DESEMBER 2011 ISSN Stakeholder. Stakeholder dapat meliputi; pemegang saham/pemilik, lingkungan sosial, pegawai/karyawan, pemerintah/instansi lain Tujuan (objectives) Penyusunan tujuan harus didasarkan pada keterlibatan dan prioritas perkembangan kebutuhan bersama dengan target dan skala waktu yang tepat. Tujuan seharusnya juga didasarkan pada pemikiran sejumlah masukan yaitu; permintaan stakeholder, kinerja bisnis pesaing, kesenjangan dan rencana pesaing, tingkat kinerja dimana organisasi mampu mencapainya dengan berbagai batasan yang ada (target realistis), tingkat kinerja dimana organisasi memiliki kemampuan untuk mencapainya dengan menghilangkan berbagai batasan yang ada (target potensial) (Suwignyo, 2000). Mengukur Kinerja Suatu bisnis (organisasi) seharusnya memiliki pengukuran kinerja yang benar-benar menunjukkan tingkat kinerja yang dicapai, serta mampu menunjukkan seberapa berhasil pencapaian tujuan pada tiap level. Pengukuran kinerja untuk setiap bisnis memiliki perbedaan, oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang baik dari bisnis agar diperoleh pengukuran kinerja yang benar. Untuk memperoleh ukuran kinerja atau IKK yang benar perlu dilakukan validasi terhadap IKK yang dibuat. Kemudian apabila IKK sudah valid, maka IKK dispesifikasikan untuk memudahkan proses pengukurannya. Proses spesifikasi IKK dilakukan antara lain untuk mengetahui deskripsi yang jelas tentang IKK, tujuan, keterkaitan dengan tujuan, target dan ambang batas, cara mengukur IKK, frekuensi pengukuran, siapa yang mengukur, dan apa yang mereka kerjakan. Metode Pengukuran Kinerja Kinerja Usahatani dan Industri Kecil Penyulingan dalam Agroindustri Minyak Nilam diukur dengan menggunakan metode Integrated Performance Management System (IPMS) dan Analytic Hierarchi Process (AHP). Perancangan Model Pengukuran Kinerja Perancangan model pengukuran kinerja usahatani dan industri kecil penyulingan dalam agroindustri minyak nilam dilakukan mengikuti beberapa tahapan yang sistematis. Penelitian yang dilakukan merujuk pada metode IPMS khususnya dalam hal identifikasi stakeholder dan penentuan Indikator Kinerja Kunci (IKK) yang dijadikan ukuran keberhasilan sebuah klaster agroindustri minyak nilam. a. Identifikasi Kebutuhan Stakeholder Informasi tentang kebutuhan Stakeholder sangat diperlukan dalam perancangan sistem pengukuran kinerja usaha tani dan industri kecil penyulingan pada klaster agroindustri minyak nilam. Stakeholder adalah seluruh elemen pemangku kepentingan yang terdiri dari pelaku industri baik inti maupun pendukung dan institusi terkait lainnya, termasuk di dalamnya adalah pemerintah sebagai pengambil kebijakan. Berdasarkan pendekatan sistem dan pembagian level organisasi dapat diketahui stakeholder usaha tani dan industri kecil penyulingan adalah pihak-pihak yang terkait dengan klaster agroindustri minyak nilam seperti petani, pedagang/pengumpul nilam kering, petani-penyuling, industri kecil penyulingan, pedagang/pengumpul minyak nilam dan industri pendukung lainnya termasuk institusi/dinas terkait. Dari masing-masing stakeholder tersebut kemudian diidentifikasi kebutuhannya dan dilakukan seleksi untuk melihat adanya kesamaan kebutuhan dari masing-masing stakeholder. Pada penelitian ini identifikasi kebutuhan stakeholder dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang ditujukan pada sejumlah pakar dan pelaku. Pakar dalam konteks adalah individu yang mempunyai komitmen, kompetensi dan kapasitas secara substansi yang diharapkan dapat merepresentasikan pandangan/jawaban dari seluruh stakeholder usaha tani dan industri kecil penyulingan dalam klaster agroindustri minyak nilam. Hasil identifikasi kebutuhan stakeholder: 1. Ketenagakerjaan 2. Akseptabilitas sosial 3. Pertumbuhan usaha 4. Kelembagan 5. Kapasita produksi penyulingan 84

4 Sistem Pengukuran Kinerja (Hendrastuti) 6. Pendistribusian minyak nilam 7. Finansial 8. Akseptabilitas teknis 9. Penyerapan tenaga kerja 10. Kualitas SDM 11. Sarana peningkatan kualitas SDM 12. Pertumbuhan industri minyak nilam 13. Kontribusi terhadap devisa tahunan 14. Efektivitas fungsional 15. Keterwakilan industri 16. Pasokan nilam kering tahunan 17. Pasokan nilam per kali panen 18. Kapasitas penyulingan 19. Frekuensi penyulingan 20. Rendemen minyak nilam 21. Keuntungan industri tahunan 22. Harga jual minyak nilam 23. Penjualan minyak nilam tahunan 24. Keterlibatan masyarakat di industri 25. Program masyarakat 26. Tingkat komplain 27. Pertumbuhan luas lahan nilam 28. Pertumbuhan petani nilam 29. Pasokan bibit nilam tahunan 30. Jumlah pasokan pupuk 31. Produktivitas nilam kering 32. Luas lahan 33. Rata-rata keuntungan petani 34. Penjualan nilam kering tahunan 35. Harga jual nilam kering 36. Keterlambatan pasokan nilam kering 37. Proses produksi ramah lingkungan 38. Pemenuhan persyaratan lingkungan hidup 39. Jumlah SDM berpendidikan SD 40. Jumlah SDM berpendidikan SMP 41. Jumlah SDM berpendidikan SMU 42. Jumlah SDm berpendidikan > SMU 43. Jumlah balai pelatihan pertanian 44. Jumlah sekolah kejuruan pertanian 45. Kualitas sistem evaluasi 46. Mekanisme koordinasi 47. Jumlah kelompok tani nilam 48. Jumlah petani per kelompok 49. Jumlah pabrik penyulingan 50. Jumlah industri penyulingan b. Penetapan Tujuan (Objectives) Setelah kebutuhan stakeholder ditentukan, kemudian ditetapkan tujuannya. Dari hasil penelitian dapat ditentukan 5 tujuan sebagai upaya yang akan dilakukan industri kecil penyulingan minyak nilam dalam memenuhi keinginan dari stakeholder. Kelima tujuan yang dimaksud yaitu (1) keunggulan komparatif yang berkelanjutan, (2) pertumbuhan usahatani dan industri kecil penyulingan, (3) kemampuan berinovasi, (4) peningkatan kesejahteraan pelaku usaha, dan (5) rantai nilai yang kokoh c. Penetapan Indikator Kinerja Kunci Indikator Kinerja Kunci (IKK) ditetapkan sebagai ukuran untuk mengetahui tingkat pencapaian masing-masing tujuan. Dalam penelitian ini dari 50 Indikator Kinerja berhasil diidentifikasi sebanyak 16 IKK seperti ditunjukkan pada Tabel 2. Tabel 2. Daftar alternatif Indikator Kinerja Kunci Kriteria / Sub Kriteria Indikator Kinerja Kunci (IKK) Penyerapan Tenaga Kerja 1 Jumlah tenaga kerja (%) 2 Tingkat turn over tenaga kerja Kualitas SDM 1 Jumlah SDM berpendidikan SD (%) Sarana Peningkatan Kualitas SDM 2 Jumlah SDM berpendidikan SMP (%) 3 Jumlah SDM berpendidikan SMU (%) 4 Jumlah SDM berpendidikan > SMU (%) 1 Jumlah balai pelatihan industri nilam 2 Jumlah sekolah kejuruan pertanian Efektivitas Fungsional 1 Kualitas sistem evaluasi 2 Mekanisme koordinasi 85

5 EMBRYO VOL. 8 NO. 2 DESEMBER 2011 ISSN Mekanisme koordinasi 1 Jumlah pertemuan 2 Prosentase kehadiran wakil petani Keterwakilan industri 1 Jumlah kelompok tani Pasokan nilam kering tahunan 2 Jumlah petani per kelompok 1 Jumlah pabrik penyulingan 2 Jumlah industri pendukung d. Validasi IKK Validasi IKK dilakukan setelah IKK yang teridentifikasi disusun dalam bentuk hirarki Sistem Perancangan Kinerja dengan level teratas kinerja Industri Kecil Penyulingan, level di bawahnya kriteria kinerja dilihat dari berbagai aspek dan level paling bawah adalah IKK. Proses validasi ini dilakukan dengan cara mengembalikan hirarki SPK tersebut kepada pengambil keputusan di industri kecil penyulingan untuk memberikan penilaian apakah IKK dan hirarki SPK yang ada sudah sesuai atau belum dalam arti valid atau perlu perbaikan. Berdasarkan proses validasi yang dilakukan ternyata IKK yang tersusun dinyatakan valid berdasarkan pendekatan sistem bisnis industri penyulingan minyak nilam. e. Spesifikasi IKK Proses spesifikasi IKK dilakukan untuk mengetahui deskripsi yang jelas tentang IKK, tujuan, keterkaitan dengan tujuan, target, formula/cara mengukur IKK, frekuensi pengukuran, frekuensi review, siapa yang mengukur, dan apa yang mereka kerjakan seperti pada Tabel 3. Tabel 3. Spesifikasi IKK IKK No. 1 Deskripsi Penyerapan tenaga kerja Tujuan Untuk memastikan jumlah tenaga kerja selalu meningkat dari waktu ke waktu sehingga Usaha Tani dan Industri Kecil Penyulingan dapat berkembang Terkait dengan Tujuan Pertumbuhan Usaha Tani dan Industri Kecil Penyulingan Cara mengukur Frekuensi Dengan kuesioner Setahun sekali pengukuran Frekuensi review Setahun sekali Siapa yang Tim evaluasi dan pengendalian mengukur Sumber data kinerja Data usaha tani nilam dan industri kecil penyulingan minyak nilam Siapa yang punya Usaha tani, industri kecil penyulingan, institusi/dinas terkait Kesimpulan 1. Tujuan dari sistem pengukuran kinerja usaha tani dan industri kecil penyulingan dalam klaster agroindustri minyak nilam dengan metode IPMS, yaitu: (1) keunggulan komparatif yang berkelanjutan, (2) pertumbuhan usaha tani dan industri kecil penyulingan, (3) kemampuan berinovasi, (4) peningkatan kesejahteraan pelaku usaha, dan (5) rantai nilai yang kokoh 2. Dengan metode ini dari empat puluh Indikator Kerja (IK) dapat diidentifikasi sebanyak enam belas IKK (Indikator Kinerja Kunci) 86

6 Sistem Pengukuran Kinerja (Hendrastuti) Saran 1. Sistem pengukuran kinerja ini dapat diimplementasikan pada agroindustri minyak atsiri lainnya agar kinerja agroindustri minyak atsiri dapat ditingkatkan 2. Dukungan dari institusi pemerintah/ Pemerintah Daerah sangat diperlukan agar kualitas SDM dapat meningkat Daftar Pustaka Armstrong M, Baron A Developing Practice Performance Management. British: Institute of Personnel Development Bittici US, Carrie AS, Mc-Devitt L Performance Measurement: A Business Process View. Proceeding of IFIP WG 5.7 Workshop on Modelling Techniques. Business Process and Bendhmarking. France Bittici US, Mendibil K, Nudurupati S, Garengo P, Turner T Dynamics of Performance Measurement and Organizational Culture. International Journal of Operation and Production Management, 26(12): Busi M, Bititci US Collaborative performance management: present gaps and future research. International Journal of Productivity and Performance Management, 55(1):7-25 Departemen Perdagangan Strategi Industri Nasional. Jakarta Dixon RW, Nanni AJ, Vollman TE The Performance Challenge: Measuring Operations for World Class Competition. Dow Jones-Irwin, Homewood, II Garengo P, Biazzo S, Bititci US Performance Measurement System in SME: A Review for a research agenda. Blackwell Publishing Ltd Marimin Teknik dan Aplikasi Sistem Pakar dalam Teknologi Manajerial Bogor: IPB Press Neely A, GregoryM, Platts K Performance Measurement System Design: A Literature Review and Research Agenda. International Journal of Operation Production Management, 15(4): Peppard and Rowland The Essence of Business Process Re-Engineering. Prentice-Hall International Stenzel Cand J From Cost to Performance Management, A Blueprint for Organizational Development. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc Susila WR Verifikasi dan Validasi Model. Forum Statistik. Maret-Juni 87