APLIKASI E-RESOURCES PERPUSTAKAAN DALAM PENUNJANG PENINGAKATAN KINERJA PADA LAYANAN KATALOG DIGITAL ONLINE

Transkripsi

1 APLIKASI E-RESOURCES PERPUSTAKAAN DALAM PENUNJANG PENINGAKATAN KINERJA PADA LAYANAN KATALOG DIGITAL ONLINE Guidio Leonarde Ginting 1, Fahmy Syahputra 1 1 Dosen Tetap STMIK Budi Darma, Medan, Indonesia 1 Jl. Sisingamangaraja No. 338 Simp. Limun Medan, Indonesia Abstrak Sebagai salah satu sarana penunjang dalam proses pembelajaran di perguruan tinggi perpustakaan memberikan layanan yang sangat penting bagi peserta didik yang melangsungkan pendidikan. Fungsi perpustakaan secara, yaitu: Penyimpanan, Pendidikan, Penelitian, Informasi, dan Rekreasi Kultural, seperti yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun Sebagai pusat penyedia informasi ilmiah yang di butuhkan oleh peserta didik, perpustakaan dituntut mampu memberikan informasi dengan cepat akurat dan efisien. Selama ini pada STMIK Budi Darma perpustakaan dalam memberikan layanannya masih bersifat tradisional. Dengan ruangan yang seluas 96 meter persegi (m2) dan diisi sejumlah sebanyak koleksi perpustakaan tentunya akan membutuhkan lemari dan rak yang banyak untuk menampung koleksi yang terdapat dalam perpustakaan. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap layanan perpustakaan dalam melayani permintaan peserta didik dalam mengakses informasi-informasi yang terdapat di perpustakaan. Atas dasar hal tersebut sangat diperlukan untuk mengembangkan sistem perpustakaan yang masih tradisional tersebut menjadi suatu aplikasi yang berbasis komputer yang mampu memberikan informasi-informasi katalog perpustakaan dalam bentuk digital yang dikenal dengan istilah e-resource. Aplikasi e-resource Perpustakaan STMIK Budi Darma diharapkan mampu meningkatkan kinerja layanan pada perpustakaan dalam memberikan informasi digital secara online yang berupa katalog perpustakaan yang tersimpan secara digital dengan cepat, tepat dan akurat. Kata kunci: e-resource, katalog, dan perpustakaan Abstract As one of the supporting facilities in the learning process in the library universities provides a very important service for educational learners. The functions of libraries are Storage, Education, Research, Information, and Cultural Recreation, as stipulated in Government Regulation number 24 of As a center of scientific information providers required by learners, libraries are required to provide accurate information quickly and efficiently. During this time at STMIK Budi Darma library in providing its service is still traditional. With an area of 96 square meters (m2) and filled with a total of 11,755 library collections will certainly require a lot of cabinets and shelves to accommodate the collection contained in the library. This will certainly greatly affect the library services in serving the demand of learners in accessing the information contained in the library. On the basis of this it is necessary to develop the traditional library system into a computer-based application that is able to provide library catalog information in digital form known as e-resource. The e-resource application of STMIK Budi Darma Library is expected to improve the service performance of the library in providing digital information online in the form of library catalogs stored digitally quickly, precisely and accurately. Keywords: e-resource. catalogs, and libraries 1. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas penunjang yang harus dimiliki oleh satu satuan penyelenggara pendidikan tinggi. Layanan yang diberikan perpustakaan sangat penting bagi peserta didik yang melangsungkan pendidikan. Secara umum fungsi perpustakaan terbagi atas lima bagian, yaitu: (1)Penyimpanan, (2)Pendidikan, (3)Penelitian, (4)Informasi, dan (5)Rekreasi Kultural. Hal ini seperti yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun Dari fungsi yang ke-4 (empat) yaitu informasi maka perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, berfungsi menyediakan berbagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sumber-sumber informasi yang disediakan terekam dalam berbagai jenis media seperti kertas, mikrofis, mikrofilm, dan piringan magnetik. Dalam menjalankan fungsinya, perpustakaan melakukan kegiatan antara lain mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, dan memproses sumber-sumber informasi sehingga tersedia dan dapat ditemu-balik dan digunakan secara efisien. Sebagai satu sumber informasi bisa dikatakan bahwa perpustakaan merupakan bank informasi. Selain itu, perpustakaan sebagai bagian dari masyarakat dunia ikut serta membangun masyarakat informasi berbasis TIK sebagaimana dituangkan dalam Deklarasi World Summit of Information Society WSIS, 12 Desember Pada penelitian sebelumnya oleh Ulpah Andayani (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2014) dengan Judul Manajemen Sumber-Sumber Informasi Elektronik (E-Resource) Di Perpustakaan Akademik mengemukakan bahwa : Perpustakaan dalam kerangka menjalankan komitmen dan fungsinya sebagai penydia informasi, pusat kajian ilmiah harus senantiasa menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah terbarukan yang digunakan untuk keperluan pendidikan, pengajaran dan dalam melakukan riset-riset ilmiah. Mengingat pentingnya 286

2 suatu informasi maka peningkatan kualitas layanan pada perpustakaan melalui e-resources merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan pada perpustakaan [1]. STMIK Budi Darma merupakan salah satu pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan tinggi di Sumatera Utara yang hingga saat ini mengelola 2 (dua) program studi yaitu Teknik Informatika (S1) dan Manajemen Informatika (D3). Saat ini jumlah mahasiswa yang terdata pada STMIK Budi Darma yaitu berjumlah (tiga ribu delapan ratus empat puluh enam) orang. Pada perpustakaan STMIK Budi Darma terdapat sejumlah sumber sumber pustaka yang terlihat pada tabel di bawah ini: Tabel 1. Resources perpustakaan STMIK Budi Darma No Resource Judul Jumlah 1 Koleksi buku Skripsi Tugas Akhir Proceding Jurnal Pelita Informatika dan Inti Total koleksi Sumber: Perpustakaan STMIK Budi Darma Medan Dari tabel 1 di atas, dapat terlihat jumlah koleksi perpustakaan di bulan Mei Seiring dengan perubahan waktu, koleksi perpustakaan STMIK Budi Darma akan terus bertambah. Hal ini tentu akan berdampak pada kebutuhan ruangan perpustakaan luas untuk menampung katalog-katalog yang terdapat pada perpustakaan STMIK Budi Darma. Saat ini ruangan perpustakaan pada STMIK Budi Darma seluas ± 96 meter persegi (m2). Dari besarnya ruangan yang dimiliki perpustakaan STMIK Budi Darma, tentunya hal ini akan berdampak pada layanan yang diberikan oleh bagian perpustakaan. Dari uraian di atas terlihat jelas gambaran mengenai perpustakaan STMIK Budi Darma Medan dalam memberikan layanan informasi berupa katalog perpustakaan yang saat ini masih bersifat tradisional. Sehingga dengan adanya sistem berbasis komputer berupa e-resources Perpustakaan, akan mampu memberikan layanan informasi digital yang bersifat online, lebih cepat, akurat serta efisiensi dalam penggunaan tempat berupa rak serta lemari. 2. TEORITIS 2.1 Sistem Penelitian Eri Zuliarso, Herny Februariyanti, jurnal Teknologi Informasi DINAMIK ISSN: Vol 18 No 1 (2013), dengan judul Sistem Informasi Perpustakaan Buku Elektronik Berbasis Web, mengemukakan bahwa keberadaan perpustakaan digital semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna [2]. Di Indonesia, terutama di lingkungan perguruan tinggi (PT), ketersediaan bahan jenis ini semakin dirasakan manfaatnya oleh sivitas akademika yang sebelumnya kurang memiliki akses terhadap publikasi mutakhir dalam bidang mereka. Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Ada empat alasan menyatakan bahwa perpustakaan digital lebih menguntungkan, yaitu: 1. Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal. 2. Penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik. Nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya. 2.2 Perpustakaan Menurut Ibnu Ahmad Saleh (2006) memberikan definisi perpustakaan adalah tempat pengumpulan pustaka atau kumpulan pustaka yang diatur dan disusun dengan sistem tertentu, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat [3]. Perpustakaan dapat diartikan secara luas sebagai salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis, untuk dipergunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan. Tujuan pengelolaan dan pengaturan bahan-bahan pustaka tidak lain adalah agar dapat digunakan sebaik-baiknya oleh pemakainya. Lebih jauh lagi adalah bagaimana agar dengan pengaturan tersebut dapat membangkitkan minat setiap pemakai untuk selalu mengunjungi perpustakaan. Dengan demikian, perpustakaan tersebut akan selalu digunakan oleh pemakai atau anggotanya. Melalui penyediaan perpustakaan, peserta didik dapat berinteraksi dan terlibat langsung baik secara fisik maupun mental dalam proses belajar. Perpustakaan merupakan bagian integral dari program pendidikan secara keseluruhan, dimana bersama-sama dengan komponen pendidikan lainnya turut menentukan keberhasilan proses pendidikan dan pengajaran. Melalui perpustakaan peserta didik dapat mendidik dirinya secara berkesinambungan. 2.3 E-Resources Menurut kamus bahasa Inggris resource bisa berarti sumber penghasilan ataupun sumber. Sedangkan Resources berupa banyak sumber. Dapat Page 287

3 disimpulkan bahwa E-Resources dalam bidang perpustakaan merupakan sumber yang dimiliki oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi baik berupa buku, majalah, jurnal ilmiah, koran, skripsi, tugas akhir ataupun sumber-sumber lain yang bisa diakses secara elektronik [4]. 2.4 Teori Kualitas Pelayanan Kualitas pelayanan dapat didefinisikan sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas layanan yang mereka terima. Kualitas pelayanan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan atas layanan yang benar benar mereka terima. Menurut Lewis & Boom dalam Tjiptono & Chandra (2005), kualitas pelayanan sebagai ukuran seberapa baik tingkat layanan yang diberikan sesuai dengan harapan pelanggan. Sedangkan menurut Tjiptono (2004), kualitas pelayanan adalah tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atsa tingkat keunggulan tersebut memenuhi keinginan pelanggan [5]. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa ada faktor utama yang mempengaruhi kualitas pelayanan yaitu: Jasa yang diharapkan dan jasa yang dirasakan/persepsikan. Apabila suatu pelayanan dirasa sesuai dengan jasa yang diharapkan, maka kualitas pelayanan tersebut akan dipersepsikan baik atau positif. Jika jasa yang dipersepsikan melebihi jasa yang diharapkan, maka kualitas jasa dipersepsikan sebagai kualitas ideal. Demikian juga sebaliknya, bila jasa yang dipersepsikan lebih jelek dibandingkan dengan jasa yang diharapkan maka kualitas jasa dipersepsikan negative atau buruk. Baik tidaknya kualitas pelayanan tergantung pada kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara konsisten. Untuk mempermudah penilaian dan pengukuran kualitas pelayanan dikembangkan suatu alat ukur kualitas layanan yang disebut SERVQUAL (Service Quality). Servqual ini merupakan skala multi item yang dapat digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan atas kualitas layanan yang meliputi lima dimensi [2], yakni: 1) Tangibles (bukti langsung) Yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan perusahaan. 2) Reliablitiy (kehandalan) Yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan berarti tepat waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik dan akurasi yang tinggi. 3) Responsiveness (daya tanggap) Yaitu kemampuan program studi untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive) dan tepat kepada dosen dengan penyampaian informasi yang jelas 4) Assurance (Jaminan/Kepastian) Jaminan ini mencakup keamanan, kesopanan dan keramahan, sifat dapat dipercaya yang dimiliki para dosen, bebas dari bahaya, resiko atau keraguraguan serta pengetahuan dan kemampuan operator dan dosen dalam melakukan tugas pemberkasan. Tingkat pengetahuan dan kemampuan mereka akan menunjukan tingkat kepercayaan bagi perguruan tinggi. Sikap ramah, sopan, dan bersahabat menunjukan adanya perhatian pada pengguna. 5) Empathy Sikap ini ditujukan untuk memberikan perhatian yang bersifat individual atau pribadi kepada pengguna dan berupaya untuk memahami keinginan atau kebutuhan pengguna Katalog Katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui di mana suatu bahan pustaka bisa ditemukan. Katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog. Katalog memuat informasi deskriptif mengenai berbagai hal, seperti pengarang, judul, penerbit dan sebagainya. Dengan perkataan lain, pada suatu katalog dicacat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka. Pendapat lain menyatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang merepresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya [6] Bentuk Katalog Perpustakaan Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan nampak dari perubahan bentuk fisiknya. Sebelum katalog terpasang (online) muncul, telah dikenal berbagai Page 288

4 bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum digunakan ialah katalog kartu (Horgan 1994, 2). Katalog perpustakaan yang ada pada saat ini terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, katalog berbentuk buku (book catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog), katalog berbentuk mikro (microform catalog), katalog komputer terpasang (online computer catalog) (Taylor 1992, 8). [6] Katalog berbentuk buku merupakan katalog yang sudah lama digunakan di perpustakaan. Keuntungan dari katalog jenis buku tersebut adalah dapat ditelakkan dimana saja sehingga penyebaran informasinya lebih mudah, namun katalog jenis buku tersebut memiliki kelemahan mudah usang bentuknya dan informasi yang disampaikan, sehingga jika terjadi perubahan informasi dari katalog tersebut maka harus dicetak kembali. Katalog komputer terpasang (online computer catalog) merupakan bentuk katalog terbaru yang dianggap memiliki banyak kelebihan dari berbagai bentuk katalog lainnya. Katalog komputer terapasang memanfaatkan komputer sebagai media katalog yang dihubungkan oleh suatu jaringan dan diatur oleh suatu aplikasi. Dengan demikian bentuk katalog komputer terpasang dianggap lebih flexibel karena dapat mengatasi kelemahan yang terdapat pada bentuk katalog lainnya. 2.5 Network Attached Storage (NAS) Menurut Defni & Prabowo (2013), Network Attached Storage (NAS) adalah sebuah server dengan sistem operasi yang dikhususkan untuk melayani kebutuhan berkas data. NAS dapat berbentuk perangkat yang siap pakai atau berupa sebuah software yang akan di-install-kan pada sebuah komputer agar berubah fungsi menjadi server NAS. NAS dapat diakses langsung melalui jaringan area lokal dengan protokol seperti TCP/IP. File transfer protocol yang didukung oleh NAS termasuk Network File System, Common Internet File System, File Tranfer Protocol dan sebagainya. Menurut Rendra G. (2006), Network attached storage (NAS) adalah suatu konsep penyimpanan bersama pada suatu jaringan. NAS berkomunikasi menggunakan Network File System (NFS) untuk UNIX, Common Internet File System (CIFS) untuk Microsoft Windows, FTP, http dan protokol networkinglainnya. NAS membawa kebebasan platformdan meningkatkan kinerja bagi suatu jaringan. NAS device biasanya merupakan dedicated singlepurpose machine [4]. Dengan demikian, dari pendapat-pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konsep kualitas layanan perpustakaan dapat didefinisikan sebagai standar proses yang harus dilaksanakan dalam suatu kegiatan layanan perspustakaan guna memenuhi harapan atau tuntutan pengguna/pemustaka 3. ANALISA DAN PEMBAHASAN Aplikasi e-resource yang dibangun oleh penulis terdiri dari katalog buku, tugas akhir, skripsi, jurnal dan proceding membutuhkan space yang besar sebagai tempat penyimpan data tersebut. Pada penelitian ini penulis memanfaatkan teknologi Network Attached Storage (NAS) sebagai media penyimpanan, karena teknologi tersebut merupakan salah satu alternatif pengganti server yang dianggap sangat mahal jika dibandingkan dengan NAS. Secara garis besar Network Attached Storage (NAS) dibangun seperti pada gambar dibawah ini, Dimana NAS terdiri dari NAS Server, NAS Storage, dan NAS Network Gambar 2. Skema NAS Dengan demikian agar data katalog perpustakaan yang telah disimpan dalam Network Attached Storage (NAS) dapat diakses dimana saja melalui aplikasi e-resources, Maka penulis memanfaatkan jaringan internet pada STMIK Budi Darma untuk menghubungkan NAS dengan berbagai perangkat seperti handphone dan laptop. Adapun bentuk jaringan e-resources katalog perpustakaan STMIK Budi Darma dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 3. Skema Jaringan e-resources 4. IMPLEMENTASI Perancangan interface aplikasi merupakan tahap untuk membangun layout dari interface aplikasi yang nantinya digunakan oleh para pengguna. Perancangan interface ini meliputi perancangan menu input dan output untuk menentukan bentuk masukan dan keluaran sistem. Page 289

5 1. Halaman Utama e-resources Perpustakaan Menu utama program merupakan halaman yang pertama ditampilkan pada saat aplikasi dijalankan, Pada menu utama terdiri dari beberapa menu yaitu koleksi buku, Tugas Akhir, Skripsi, Jurnal, dan proceding Gambar 1. Tampilan Utama e-resource Perpustakaan 2. Halaman Katalog Perpustakaan. Halaman tersebut merupakan halaman yang menampilkan daftar koleksi perpustakaan yang dapat didownload oleh pengguna Gambar 2. Tampilan katalog perpustakaan 3. Tampilan form file katalog e-resources Halaman form input file katalog e-resource berfungsi untuk mengunggah file katalog perpustakaan yang dilakukan oleh administrator. file yang diunggah dapat berupa file Tugas Akhir, Skripsi, Jurnal, proceding, dan lain-lain Gambar 3. Tampilan form file kataog e- Resources 5. KESIMPULAN Berdasarkan analisa dan pembahasan solusi yang diberikan melalui penelitian ini, maka disimpulkan bahwa: 1. Pembangunan aplikasi e-resources Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja pada layanan katalog digital online. 2. Aplikasi e-resources perpustakaan memudahkan peserta didik dalam mendapatkan informasi katalog perpustakaan karena aplikasi yang dibangun tersebut tidak terbatas oleh jarak dan waktu. 3. Dengan diterapkannya aplikasi e-resources perpustakaan tersebut dapat mengurangi penggunaan rak buku sehingga penggunaan ruangan perpustakaan dapat berkurang. REFERENSI [1] Ulpah Andayani, Manajemen Sumber-Sumber Informasi Elektronik (E-Resource). Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah, [2] Eri Zuliarso and Februariyanti Herny, Sistem Informasi Peprustakaan Buku Elektronik Berbasis Web.: Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, 2013, vol. 18. [3] Ibnu Ahmad Saleh, Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah., [4] Kartika Imam Santoso and Muhammad Abdul Muin, Implementasi Network Attached Storage (NAS) Menggunakan NAS4Free untuk Media Backup File.: Scientific Journal Of Informatics. [5] Minarni and Fazril Hadi Saputra, "Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Pada Politeknik Kesehatan Padang," Jurnal Teknologi Informasi & Pendidikan, vol. 3, no. 1, [6] Jonner Hasugian, Katalog Perpustakaan : Dari Katalog Manual Sampai Katalog Online (OPAC). Medan: UPT Perpustakaan USU, [7] Purbayu Budi Santoso, Analisis Statistik Dengan Microsoft Excel dan SPSS. Yogyakarta: Penerbit Andi, [8] Fajar Ramadhan, Metode Analisis Dalam Pendidikan. Jakarta: Datakom Lintas Batas, [9] MH Jogiyanto, Analisis dan Desain Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis., [10] tanggal akses 20 Mei 2016 [11] forlap.dikti.go.id, tanggal akses 20 Mei 2016 [12] Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 2014 Gambar 3. Tampilan input katalog Page 290