BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Kantor Definisi Kantor Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan kata office dalam bahasa Inggris 1. Menurut Nurasih kantor merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Belanda, kantoor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. 2 Oleh karena itu, para ahli memberikan definisi tentang kantor. Menurut Sedarmayanti menyatakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi. 3 Sedangkan Moekijat menyatakan bahwa kantor itu sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan. 4 Sebagai upaya dalam mencapai tujuan yang 1 Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal Sedarmayanti., 2014,Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Untuk Meraih Keberhasilan Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung, hal. 2. Bandung, hal Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, 9

2 diinginkan maka berbagai pekerjaan kantor dilakukan dengan sebaik mungkin. Sejalan dengan pemikiran Moekijat, Sayuti juga mengungkapkan pengertian kantor, kantor adalah tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi. 5 Menurut Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro mendifinisikan kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat dan kantor sebagai proses. Menurutnya kantor sebagai tempat, kantoor berasal dari bahasa Belanda, berarti ruang, kamar kerja, meja tulis, atau markas, kompleks (yang terdiri dari ruang-ruang) di mana seorang pemimpin beserta staffnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokonya. 6 Sedangkan kantor sebagai proses adalah rangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan. Nuraida juga mengemukakan definisi kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang hal Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, 6 Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal

3 berkepentingan. 7 Berdasarkan beberapa pendapat mengenai arti kantor dapat disimpulkan bahwa kantor memiliki arti sebagai tempat yang dipergunakan untuk melakukan tata usaha dan sebagai proses mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi tertentu Pekerjaan kantor Penggunaan kantor akan lengkap jika kantor tersebut beroperasional sebagaimana mestinya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasi tertentu. Kegiatan operasional yang terjadi di sebuah kantor memiliki kesamaan arti sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan-pekerjaan kantor dilaksanakan oleh tenaga karyawan dalam suatu organisasi. Menurut Nurasih, pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. 8 Dalam pelaksanaannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual yang dapat memudahkan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan. Hal ini sejalan dengan pendapat Sayuti, pekerjaan kantor (office work) adalah semua hal yang berkaitan dengan tata penyelenggaraan komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi, artinya semua kegiatan tulis menulis, arus informasi, dan semua warkat pendukungnya harus 7 Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal

4 ditata baik dan benar, baik artinya mudah digunakan dan benar artinya tidak ada kekeliruan dalam penataannya. 9 Sedangkan menurut Moekijat menyatakanpekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat dan statistik-statistik, dengan komunikasi-komunikasi, dengan penghitungan, dengan perencanaan, dan dengan penentuan waktu. 10 Berdasarkan pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan pekerjaan yang berkaitan dengan warkat-warkat, komunikasi baik lisan maupun tulisan, penghitungan serta target waktu yang harus dipenuhi agar efektif dan efisien. Charles O. Libbey dalam Laksmi yang membagi pekerjaan perkantoran menjadi 9 besar kelompok yang masing-masing terdiri dari 9 hingga 10 butir, pekerjaan perkantoran sangat luas cakupannya 11. Kesembilan kelompok tersebut adalah sebagai berikut: a. Ruang perkantoran (office space). b. Komunikasi (communication). c. Kepegawaian perkantoran (office personel) d. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equpment). e. Peralatan dan mesin (appliances and machines). f. Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationery) g. Metode (methods). h. Arsip dinamis (records). i. Kontrol pejabat pimpinan (executive contols). hal Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, 10 Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal

5 Berbagai tugas dan pekerjaan memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya. Pekerjaan-pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan waktu, biaya dan tenaga yang seefisien mungkin. Setiap pekerjaan kantor memiliki tata cara atau sistematika dalam menyelesaikannya. Hal ini terangkum dalam sebuah prosedur kerja yang perlu untuk diperhatikan oleh personel organisasi yang ada. Namun dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor harus senantiasa direncanakan, diatur, dikembangkan oleh pimpinan yang mengawasi jalannya organisasi. Sedangkan menurut Umam ciri-ciri pekerjaan kantor 12, yaitu: a. Bersifat pelayanan Sifat layanan adalah pekerjaan kantor bersifat melayani kegiatan organisasi yang lain. b. Berkaitan dengan seluruh organisasi Pekerjaan kantor memiliki keterkaitan dan pengaruh dengan pekerjaan kantor lainnya, bahkan dengan kegiatan organisasi lainnya. c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi. Berdasarkan beberapa pendapat mengenai ciri-ciri pekerjaan kantor dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai bagian yang melaksankan pelayanan dengan organisasi, memudahkan kegiatan operasi di dalam organisasi dan semua orang terlibat dalam kegiatan pekerjaan kantor tersebut. Pekerjaan kantor ini akan menentukan kualitas kegiatan yang berlangsung dalam sebuah organisasi dalam mencapai tujuan mereka. 12 Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal

6 Fungsi kantor Selain melihat dari sudut pandang pekerjaan kantor, kantor memiliki fungsi dalam organisasi tersebut. Menurut Moekijat kantor mempunyai fungsi, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat. 13 Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima keterangan, tetapi biasanya ada pencatatan dan sering penyusunan keterangan dalam suatu bentuk yang sesuai dengan manajemen. sebagai berikut : Sedangkan menurut Mills dalam Nuraida, fungsi kantor 14 adalah 1) Menerima informasi (to receive information) Misalnya menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. 2) Merekam dan menyimpan data serta informasi (to record information) Pembuatan rekaman ini dimaksudkan agar informasi dapat disiapkan sesegera mungkin apabila manajemen memintanya. Contohnya menurut hukum seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu Perseroan Terbatas atau menurut kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti perincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, dan lain-lain. 3) Mengatur informasi (to arrange information) Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat penghitungan/pembukuan. 4) Memberi informasi (to receive information) Apabila manajemen meminta, kantor membagiakan informasi dari rekamannya. Contohnya adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi atas perintah manajemen. 13 Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal

7 5) Melindungi aset (to saveguard assets Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti dalam rekaman dan memperingatkan akan adanya hal-hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Contohnya adalah melaporkan adanya kekurangan persediaan; melaporkan adanya utang yang buruk atau meragukan sebelum harapan untuk memulihkan berlalu, dan lain sebagainya. Beberapa fungsi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebenarnya hampir memiliki kesamaan hanya berbeda istilah saja. Kelima fungsi tersebut perlu dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Fungsi-fungsi yang telah dikemukakan tersebut akan berguna jika fungsi tersebut dijalankan dalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari kegiatan kantor ialah berfungsi dengan baik demi tercapainya suatu tujuan organisasi Peranan pekerjaan kantor Berkaitan dengan fungsi-fungsi yang dapat diberikan oleh kantor, Nuraida membagi peranan pekerjaan kantor adalah sebagai berikut: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 15 Mengingat betapa pentingnya peranan pekerjaan kantor yang telah disebutkan maka hal ini perlu untuk diperhatikan lebih lagi dalam menentukan kebijakan yang akan diambil oleh pimpinan atau pihak yang berkaitan. Jika organisasi mengutamakan keberadaan melalui peranan yang dimiliki dari 15 Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal

8 kantor itu sendiri beserta fungsi-fungsi yang didapat akan mempermudah setiap kegiatan yang akan dilakukan demi mencapai tujuan organisasi tersebut Tata Ruang Kantor Pengertian Tata Ruang Kantor Menurut Nurasih menyatakan bahwa tata ruang kantor diambil dari kata yang berasal dari bahasa Inggris, office layout. 16 Istilah tersebut memiliki makna sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan, permesinan, benda-benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Selain itu, kegiatan adminitrasi dalam pekerjaan kantor menggunakan sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat bekerja baik ruangan terbuka maupun ruangan tertutup. Ruang kerja kantor merupakan tempat berlangsungnya semua proses pekerjaan administrastif. Oleh karena itu dalam pengerjaan pekerjaan administratif diperlukan sebuah ruangan yang dapat melindungi keamanan dokumen yang ada di sekolah karena bersangkutan dengan kegiatan operasional sekolah. Tata ruang kantor yang baik apabila dalam penggunaannya disusun sedemikian rupa sehingga membantu dalam penyelesaian akan suatu pekerjaan. Penyusunan ruang kerja kantor yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja akan memudahkan setiap pegawai yang ingin 16 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal

9 menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, pihak manajemen sekolah perlu memperhatikan hal-hal dalam menyusun sebuah ruang kantor. Menurut Quible dalam Sukoco tata ruang kantor adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai. 17 Littlefield and Peterson dalam Gie juga mengungkapkan arti tata ruang kantor ialah penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia 18. Sejalan dengan pemikiran Littlefield dan Peterson, Nuraida mendefinisikan tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja 19. Untuk mendapatkan kantor yang efektif dan efisien diperlukan desain kantor yang standar, untuk mendesain kantor yang standar itu perlu memperhatikan tiga hal pokok, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Sayuti menambahkan bahwa selain mempertimbangkan peralatan, arus kerja dan pegawai, menata kantor juga harus mempertimbangkan kondisi lingkungan fisik yang baik Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,Yogyakarta, hal hal Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, 17

10 Pengertian tata ruang kantor yang telah dikemukakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan akan kebutuhankebutuhan dan penggunaan sebuah ruang kerja kantor seperti peralatan dan perabotan kantor pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana dan kepuasan dalam bekerja. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus dipertimbangkan agar tidak menggangu dalam penggunaannya. Bukan hanya dalam pengaturan akan kebutuhan dalam suatu ruangan kantor saja namun didalam bekerja dapat memberikan dampak kepuasan tersendiri. Hal ini karena ketepatan dalam penempatan baik dari perabot, perlengkapan, peralatan serta lingkungan fisik yang ada di kantor yang mendukung untuk bekerja secara menyenangkan. Keadaan yang seperti ini juga akan menguntungkan sekolah karena pengerjaan akan tugas-tugas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien Tujuan Tata Ruang Kantor Penentuan dalam tata ruang akan memudahkan setiap penyelesaian pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang kantor hendaknya memiliki tujuan yang mendasari mengapa diadakannya kegiatan tersebut. Menurut Nuraida tujuan dalam tata ruang kantor 21 adalah sebagai berikut: 1) Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis yang besar. 2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staff yang bekerja. 3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja. 21 IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta, hal

11 5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai. 6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip. 7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. 8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang dan membutuhkan konsentrasi tinggi. 9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan. Mills dan Standingford dalam Gie juga mengemukakan tujuan dari pengaturan tata ruang 22 adalah diantaranya: 1) Persyaratan peraturan perundangan-undangan dipenuhi. 2) Ruang digunakan sampai manfaat yang terbesar. 3) Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, dan lain-lain. 4) Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. 5) Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja. 6) Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara. 7) Komunikasi dan arus kerja diperlancar. 8) Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemarilemari arsip dipermudah. 9) Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan. 10) Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan. 11) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu. Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli maka dapat disimpulkan bahwa tujuan, dari penataan ruang kantor dalam penelitian ini adalah memudahkan dan melancarkan penyelesaian pekerjaan administratif secara efektif dan efisien, ruangan dapat digunakan secara optimal dan fleksibel, dan menciptakan kesatuan dalam bekerja antar hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 19

12 staff. Hal ini berorientasi pada kemudahan pegawai tata usaha dalam bekerja menggunakan peralatan dan ruangan kantor. Disisi lain, penataan ruang kerja kantor tata usaha akan menguntungkan pihak lain yang berkaitan. Seperti pimpinan dimana ia akan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawainya karena adanya pengaturan tata ruang kantor yang baik. Bahkan pihak lain yang dapat merasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi sesuai kebutuhannya adalah tamu yang berkunjung. Mereka akan terbantu dengan adanya penataan ruang kantor yang efektif karena tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk mendapat apa yang diperlukannya. Hal ini perlu diperhatikan pimpinan bagi kantor yang tujuannya memberikan pelayanan bagi masyarakat Manfaat Tata Ruang Kantor Pengaturan tata ruang dalam pelaksanaannya pastilah memiliki beberapa manfaat yang akan didapatkan. Beberapa manfaat tersebut akan dijadikan pertimbangan diadakannya penataan tata ruang bagi sebuah kantor. Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari adanya penataan ruang kantor 23 menurut Gie antara lain: a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 20

13 c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. Yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. Kelancaran dalam bekerja dengan membutuhkan waktu yang relatif sedikit serta penempatan peralatan dan perabot yang tepat. Sukoco menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat 24 sebagai berikut: 1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif. 2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. 3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. 4) Menjamin efisiensi dari arus yang ada. 5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel. Kesimpulan dari manfaat penataan tata ruang kantor adalah menciptakan kelancaran dalam proses pekerjaan sehingga tercapai efisiensi, penggunaan ruang kantor secara optimal dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi tamu yang datang. Kegiatan yang tidak mampu memberikan manfaat bagi pihak yang mengadakannya akan menjadi sia-sia. Namun apabila perubahan tersebut dapat memberikan manfaat yang besar bahkan keuntungan bagi semua pihak maka kegiatan tersebut perlu untuk dilaksanakan. Sama halnya dengan adanya 24 Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal

14 penataan ruang kantor bagi tata usaha karena hal ini akan memberikan manfaat baik bagi pihak intern organisasi maupun pihak ektern organisasi Asas-Asas Tata Ruang Kantor Ruang kantor akan menjadi efektif apabila memperhatikan beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaanya. Tata ruang merupakan faktor penting dalam membantu dalam kelancaran kegiatan kantor. Semakin baik tata ruang kantor akan memberikan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja dan menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Oleh karena itu ada beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang yang efektif dan efisien. Menurut Richard Muther dalam Nuraida asas dalam menyusun tata ruang adalah sebagai berikut: Asas jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependekpendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan semaksimal mungkin. 2. Asas rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek 25 IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal

15 tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang. 3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan Seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang vertikal ke atas maupun ke bawah. 4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, dimungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar. 5. Asas integrasi kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi. 6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas. Berbagai asas tersebut akan sangat bermanfaat jika dapat dilaksanakan dalam penataan ruang kantor tata usaha. Setiap tindakan hendaknya berpedoman pada beberapa asas tersebut agar diperoleh manfaat 23

16 yang sebesar-besarnya dan ketepatan dalam pencapaian tujuan dari organisasi yang telah ditetapkan. Adapun manfaat yang diperoleh dari penerapan beberapa asas tersebut diantaranya dapat mengoptimalkan luas lantai yang tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang memudahkan dalam pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat yang dapat diubah sewaktu-waktu jika diperlukan Prinsip Tata Ruang Kantor Pengaturan yang baik perlu adanya sebuah prinsip yang hendak dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor. Ketepatan dalam penataan merupakan hal yang hendak dicapai dalam kegiatan ini. Martinez dan Quible dalam Sukoco mengemukakan beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang kantor yang efektif 26, antara lain: 1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja. 2) Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backcrossing. 3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan. 4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor. 5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasanya lebih tenang. 6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. 26 Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal

17 8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari para pekerja. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi. 9) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil tertutup. 10) Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol suara. 11) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 12) Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya. Sedangkan menurut Maryati menyatakan agar tujuan tercapai maka penataan ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini: 27 1) Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus. 2) Fungsi sama atau berhubungan diletakkan berdekatan. 3) Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah. 4) Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan. 5) Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan. 6) Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian produksi. 7) Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja. 8) Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga. Sejalan dengan pemikiran maryati, Nurasih mengungkapkan juga prinsip yang digunakan dalam tata ruangan 28, yaitu: 1) Usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana. 27 Maryati, M. (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. 28 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal

18 2) Ruang lantai harus terbebas dari semua rintangan. 3) Meja staff harus mudah terlihat oleh pimpinan. 4) Setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan penggunanya. 5) Jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya dan luasnya harus memadai. 6) Semua ruangan dipastikan untuk mendapatkan penerangan yang cukup. 7) Peralatan maupun mesin harus dipisahkan dari ruangan yang memerlukan ketenangan. 8) Tata ruang yang dibuat harus dibuat dengan nyaman. Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi penataan ruangan yang cukup memadai dalam koridor untuk berjalan, pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang menggangu pekerjaan yang membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat diawasi oleh pimpinan, adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau peralatan dan perlengkapan serta berdekatan dengan staff. Beberapa prinsip tersebut dapat membantu pencapaian efisiensi dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai oleh pihak organisasi. Perbaikan dari tata ruang yang kurang efisien dan efektif dapat dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan aliran dan jarak terpendek. 26

19 Jenis Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor dapat dibagi berdasarkan macam-macamnya. Adapun pembagian jenis tata ruang kantor menurut Mills dan Standingford menerangkan jenis tata ruang terbagi menjadi tiga bagian 29 yaitu: 1. Kantor bersel Kantor bersel maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai. 2. Kantor rancangan terbuka Kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas. Untuk memperoleh pemanfaat ruang yang maksimum, meja kerja biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian. 3. Kantor lanscape Sedangkan kantor lanscap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individual atau dalam kelompok dengan sudut yang berbeda satu dari lain; lorong yang berbelok, menyusuri sekeliling wilayah yang bervariasi ukurannya. Berdasarkan pembagian jenis ruang kantor yang ada dapat disimpulkan bahwa secara umum dibagi dua jenis yaitu terbuka dan tertutup. Namun seiring berkembangnya zaman, berbagai hiasan maupun dekorasi pendukung lainnya juga menghiasi ruang kantor dewasa ini. Pemilihan jenis ruang kantor sebenarnya yang paling efektif apabila sesuai dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan kantor tersebut. Masing-masing kantor memiliki sifat dan jenis pekerjaan yang berbeda sehingga pemilihan bentuk dan jenis ruang 29 GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara, Tangerang, hal

20 kantor berdasarkan kebutuhan kantor tersebut dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki masing-masing jenis kantor. Oleh karena itu, efisiensi dalam penataan baik ruang dan peralatan dibutuhkan untuk membantu dalam bekerja lebih ringan Teknik Menyusun Tata Ruang Pengaturan yang dikerjakan dalam penataan ruang kantor diupayakan dapat memberikan keuntungan bagi organisasi yang melaksanakannya. Menurut Gie teknik yang dapat dilakukan untuk mencapai tata ruang yang terbaik 30 adalah sebagai berikut: a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama. b. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris. c. Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong lainnya cukup 80 cm. d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm. e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan, dipihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan. f. Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompok-kelompokkan di bawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggungjawab atas kelompok itu. g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya. h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak dilalui lalu lintas orang-orang. hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 28

21 i. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu. j. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat pagawaipegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu. k. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut ditaruh dekat jendela. l. Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran tidak boleh menempel tembok. m. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya. n. Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia dapat dibuatkan kamar tamu tersendiri. o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan benar-benar membutuhkan ruang tersendiri dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 meter (9 m 2 ). Beberapa teknik akan memberikan manfaat kepada organisasi apabila dapat diterapkan secara tepat. Manfaat yang didapatkan berguna memperoleh kenyamanan dan kepuasan kerja staff yang bersangkutan Lingkungan fisik kantor yang mendukung penataan ruang kantor Lingkungan merupakan keadaan tempat yang ada disekitar staff tata usaha itu bekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Moekijat menyatakan bahwa kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang 31 Banyaknya faktor yang mendukung dalam penataan ruang kantor akan menentukan apakah penataan dan pengaturan peralatan, penempatan pegawai maupun penempatan yang lainnya di kantor sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan atau belum. Salah satu faktor yang mempengaruhi dalam pekerjaan kantor dan penataan ruangan adalah dengan 31 Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal

22 melihat lingkungan fisik di sekitar kantor. Kondisi lingkungan ini dapat secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi efisiensi dari proses kegiatan administratif yang berlangsung. Umam menyatakan bahwa ada beberapa faktor yang memengaruhi tata ruang kantor 32 adalah sebagai berikut: a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/ bagian bersangkutan; b. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya; c. Perubahan terhadap proses ataupun penyelesaian suatu pekerjaan; d. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok pekerjaan. Sedangkan Nuraida mengungkapkan bahwa ada beberapa faktorfaktor yang termasuk dalam lingkungan fisik atau lingkungan kerja 33 adalah sebagai berikut: 1. Pencahayaan/ penerangan Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan keselamatan serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan indra penglihat agar dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk: a. Meningkatkan produktivitas kerja b. Mengurangi mutu kerja c. Mengurangi terjadinya kesalahan 32 Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal

23 d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata e. Mengurangi rasa lelah f. Meningkatkan semangat kerja pegawai g. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan Secara garis besar ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam penerangan yaitu: a. Banyaknya penerangan Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang berjarak 1 kaki (30,84 cm) dari lilin tersebut. b. Mutu penerangan Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar cahaya, kecerahan, kesilauan, daya kontras, dan usia pegawai. Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya perlu diatur secara untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi. 2. Warna Warna juga merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna-warna muda apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna 31

24 dalam kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang berbeda terhadap warna-warna tertentu. Tabel 2.1. Tabel Pengaruh Warna Warna Jarak Temperatur Efek Psikis Putih Netral Dingin Ketenangan Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketentraman Hijau Jauh Sangat Menyenangkan dingin/netral Merah Dekat Panas Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi juga bisa mengganggu Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang Kuning Dekat Hangat Merangsang kegembiraan, melenyapkan perasaan tertekan Cokelat Sangat dekat Netral Merangsang Ungu Sangat dekat Dingin Agresif Hitam Sangat dekat Panas Agresif, menakutkan, menolak, mengganggu 32

25 Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaan pada dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabotan kantor, dan lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan memantulkan kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna, yang dinyatakan dalam presentase. Daya pantul tinggi berpengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh pagawai akibat terlampau banyak cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan kembali hampir semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja. 3. Udara Udara dalam hal ini lebih dilihat dari sisi suhu/temperatur, kelembapan, sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Menurut Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen setelah diberi AC 34. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor antara lain: a. Meningkatkan produksi tetap b. Meningkatkan mutu kerja kantor c. Menjaga kesehatan pegawai 34 Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. Yogyakarta, hal

26 d. Meningkatkan semangat kerja e. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu 4. Bunyi/suara Terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan pekerja. Pengaruh suara yang gaduh adalah sebagai berikut: 1. Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai 2. Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil, meningkatkan kesalahan, menimbulkan kesulitan menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak ketidakhadiran. 3. Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai. 5. Musik Musik dapat memengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk hal-hal berikut: a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan produktifitas. b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi rasa gugup dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini terjadi apabila: 34

27 - Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja - Terdengar samar, volume tidak terlalku kuat, tempo sedang, lembut, tenang - Tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada waktu tertentu saja. Sejalan dengan pendapat Nuraida, Sukoco juga menjelaskan komponen-komponen yang termasuk dalam lingkungan perkantoran 35 antara lain: 1. Sistem pencahayaan Menurut McShane dalam Sukoco membagi jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara lain: a. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang. Biasanya lampu jenis ini merupakan satusatunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut; b. Task lighting, yang digunakan utnuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja. c. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya ada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang 35 Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal

28 pada lorong sebuah kantor atau area yang lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat. d. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. 2. Warna Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak banyak yang sadar akan dampak psikologisnya-baik positif maupun negatifpada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketegangan. Warna dalam kegiatan perkantoran memiliki nilai keindahan bagi suatu ruang tertentu, selain itu warna juga memiliki nilai fungsi menurut jenis-jenis warna yang ada bagi kegiatan perkantoran. Quible membagi beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor yaitu: 1. Kombinasi warna Kombinasi dari warna-warna primer kuning, merah dan biru- menghasilkan warna sekunder. Contohnya dengan mencampur warna merah dengan kuning akna menghasilkan warna 36

29 oranye. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan : a. Warna komplementer warna yang saling berlawanan pada bagan warna contoh merah-kuning, biru-oranye. b. Warna split-komplementer warna pada sisi dari warna komplementer. Contohnya biru-violet merupakan split komplementer dari oranye. c. Warna triad tiga warna yang berjarak satu sama lain pada bagan warna. Warna triad adalah warna oranye, hijau, violet. 2. Efek cahaya pada warna Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. 3. Nilai pemantulan warna Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Contohnya warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna gelap. Beberapa area perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain. 4. Dampak dari warna 37

30 Warna seringkali memengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau dan violet menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat- merah,oranye, dan kuning- sebaliknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk. 3. Kontrol suara Kebisingan dalam ruang kantor harus dipertimbangkan oleh manajemen perkantoran karena berpengaruh pada kinerja pegawai. Beberapa gangguan suara akan membuat gangguan fisik dan psikologis pegawai. Adanya suara yang berasal dari dalam ruangan maupun luar ruangan hendaknya diatur sedemikian agar tercipta suasana yang kondusif. Udara Faktor lingkungan lainnya yang dapat memengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi daripada di luar ruangan. Hal ini kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC (sistem pemanas, ventilasi, dan AC) sehingga sirkulasi udara di dalam kantor berkurang. Kontaminasi udara juga dapat disebabkan oleh offgas (bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung maupun 38

31 beberapa alat perkantoran, misalnya furnitur serta penutup lantai yang jarang dibersihkan). Kondisi inilah yang akan menimbulkan Sick Building Syndrome (sindrom gedung sakit) dan menyebabkan pegawai mengalami kepusingan permanen jika mereka menghirupnya dalam waktu yang relatif lama. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembapan, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor utama polusi udara dalam ruangan yang ditemukan pada kebanyakan bangunan kantor saat ini adalah tingkat kelembapan yang berlebihan, ventilasi cuaca yang bervariasi, perlu dibangun sistem pengaturan udara yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam kantor relatif konstan setiap harinya. 4. Musik Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Tipe musik dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan. Musik juga mempunyai efek negatif terhadap tingkah laku karyawan, yaitu ser/ong kali membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam bekerja. Beberapa alternatif dapat dipilih untuk menggunakan musik di 39

32 ruang kantor. Musik dapat diperoleh dari penjual biasanya memasang harga sesuai dengan jumlah karyawan dalam perusahaan. Berdasarkan uraian pendapat dari Sukoco, musik memiliki beberapa manfaat dan efek negatif bagi karyawan itu sendiri. Oleh karena itu musik hendaknya diusahakan dapat digunakan sesuai kebutuhan dan memberikan kenyamanan bagi setiap staff ctata usaha yang sedang bekerja. Hal ini dikarenakan masing-masing staff memiliki jenis dan tipe pekerjaan yang berbeda-beda seperti memerlukan konsentrasi tinggi dan konsentrasi biasa. 5. Konservasi energi Sukoco juga menyebutkan bahwa salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh manager administrasi saat ini adalah kebutuhan akan penghematan energi. Oleh karena itu, membutuhkan program konservasi energi. 6. Keamanan kantor Faktor lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi adalah tingkat keamanan kantor. Keamana memiliki dua dimensi; keamanan barang-barang fisik perusahaan dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan kebutuhan akan keamanan yang penting adalah; peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data, dan furnitur 40

33 kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting mengapa keamanan harus diberikan. Rowh dalam Sukoco memberikan beberapa saran berkaitan dengan keamanan kantor 36 ; 2.3. Kantor Tata Usaha a. Penggunaann shredder b. Penggunaan pengaman komputer c. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai mencuri waktu kerja. d. Sistem keamanan yang terintegrasi e. Penyimpanan data komputer dengan penggunaan password Pengertian Tata Usaha Kegiatan administratif kantor merupakan kegiatan yang terusmenerus dilakukan dalam suatu organisasi. Hal tersebut berfungsi dalam menunjang dalam pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Kegiatan administratif membutuhkan pegawai agar pekerjaan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Oleh karena itu dibutuhkan tenaga kerja bagian pekerjaan perkantoran atau yang disebut tata usaha. Menurut Gie mendefinisikan bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. 37 Adapun uraian dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut: hal Ibid., hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 41

34 1) Menghimpun Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan-keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan. 2) Mencatat Merupakan kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yamengolang diperlukan sehingga terwujus tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3) Mengolah Merupakan bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4) Mengganda Merupakan kegiatan memperbanyak dengan perbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5) Mengirim Merupakan kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari datu pihak ke pihak yang lain. 6) Menyimpan Merupakan kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Berbagai kegiatan yang telah disebutkan dilakukan guna menunjang pencapaian tujuan organisasi. Setiap organisasi baik dari tingkat pimpinan tertinggi sampai terendah sekali pun membutuhkan tata usaha. Setiap bagianbagian dalam tata usaha saling berhubungan untuk kesatuan tata kerja sebuah organisasi yang ada dalam rangka mencapai memberi layanan kepada pihak tertentu yang saling membutuhkan informasi Peranan dan pencirian tata usaha Pelaksanaan kegiatan operasional kantor dan dalam organisasi mana pun tentu dilaksanakan tata usaha. Menurut Gie menguraikan peranan pokok tata usaha antara lain melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan keterangan- 42

35 keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat dan membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 38 Kaitannya dengan peranan tata usaha yang diungkapkan sebelumnya maksud dari melayani pekerjaan operatif untuk pencapaian tujuan adalah bagaimana tata usaha menyediakan informasi-informasi yang diperlukan melalui berbagai kegiatan pokok tata usaha. Informasi-informasi yang digunakan dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Berkaitan dengan penyediaan informasi bagi pimpinan ini digunakan sebagai alat kontrol bagi pimpinan untuk mengambil suatu keputusan dan kebijakan tertentu. Akhirnya kegiatan tata usaha berperan dalam keseluruhan kegiatan yang memperlancar kegiatan kantor maksudnya adalah fungsi dari tata usaha itu sendiri sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen yang diperlukan dalam kegiatan yang berjalan guna mencapai tujuan organisasi. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha menjadikan dasar dalam pelaksanaan dan pemahaman dari tata usaha. Gie membagi beberapa ciri-ciri dari tata usaha 39 adalah sebagai berikut: a. Bersifat pelayanan Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. b. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi hal The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 43

36 Ciri yang kedua berarti tata usaha diperlukan dimana mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organisasi terlepas daripada apakah tugas pokok masing-masing anggota orgnanisasi itu. Sejalan dengan pemikiran Gie, Nuraida juga mengungkapkan garis besar tata usaha mempunyai tiga peranan pokok 40, yaitu sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Menyediakan data dan/atau informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3. Membantu menjaga keseimbangan dan kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa apapun ciri-ciri yang ada pada tata usaha yang penting ialah tata usaha tidak dapat berdiri sendiri namun membutuhkan bagian lain yang mana membutuhkan pula suatu perencanaan dan pengendalian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Tata usaha diperuntukkan bagi unit-unit yang membutuhkan dan saling bekerjama antar unit tersebut dalam mencapai tujuan. Berbagai peranan akan bermanfaat secara optimal jika dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara efektif dan efisien Pengaturan peralatan dan perabot kantor Pengenalan peralatan kantor Pengerjaan kegiatan administratif kantor yang ada pada tata usaha diperlengkapi dengan adanya peralatan dan perlengkapan yang dapat Yogyakarta, hal Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,. 44