Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor

Transkripsi

1 Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : 1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200). 2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia (1956:117). Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondarmandir yang sebetulnya tidak perlu. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162). Ruang Tamu Berkonsep Terbuka Konsep ruang tamu ini terbuka dan alami. Ruangan ini serasa berada di luar rumah. Suasananya lain dari yang lain. Menyatukan ruang luar dengan ruang dalam, bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu caranya adalah membuat ruangan dengan konsep terbuka dan sealami mungkin. Konsep itu antara lain dapat diterapkan pada ruang tamu. Dengan demikian dapat memberikan kesan berbeda bagi para tamu. Tanpa keberadaan dinding dan pintu, ruang tamu ini benar-benar terasa terbuka. Ruang tamu menjadi sangat kaya cahaya, dan sejuk karena udara bebas mengalir. Kesan alami muncul dari tampilan ruang yang seolah unfinished. Plafon ruangan berupa olahan kayu dolken tanpa finishing. Begitu pula dinding pembatas ruang tamu dengan area luar rumah. Selain rangka dolken, bagian atap dipermanis dengan adanya kelambu putih. Pemasangannya dibuat bergelombang, mengikuti rongga pada rangka kayu. Tembok dibiarkan hanya berlapis semen tanpa warna. Selain tampil alami, juga berkesan unik. Tata interior ruangan disesuaikan. Dibuat sederhana. Di sana ada satu set furnitur rotan, berwarna cokelat kayu. Aksesorisnya berupa beberapa tanaman dalam pot. Ruangan

2 pun tampil alami dan terbuka, namun tetap berkesan hangat. Duduk-duduk di ruang tamu pun serasa di teras atau halaman rumah.

3 Tata Ruang dan Lingkungan Kantor Author: indah Filed under: Manajemen Perkantoran, Perkantoran Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : 1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200). 2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia (1956:117). Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondarmandir yang sebetulnya tidak perlu. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162) Tujuan Tata Ruang Kantor Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut : 1. a. The Liang Gie 1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar 3) Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara 4) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 5) Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan 6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut

4 7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207) 1. b. Geofrey Mills dan Standingford Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah : 1) Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi 2) Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar 3) Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang 4) Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja 5) Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara 6) Komunikasi dan arus kerja diperlancar 7) Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri 8) Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan 9) Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon 10) Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208) Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah : 1. Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat. 2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja. 3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 4. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja. 5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, facsimile, , dan pelayanan lain yang menyangkut rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum. 6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip. 7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. 8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. 9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor : 1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan 2. Menambah semangat kerja pegawai 3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor 4. Mempermudah pengawasan Manfaat Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif. 2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. 3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

5 4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. 5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu : 1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. 1) Keuntungannya adalah : a. Memudahkan perubahan lay out ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi. b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik. c. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja. d. Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja. e. Memudahkan pengawasan. 2) Kelemahaanya adalah : a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia. b. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau. c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja. 1. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

6 Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. 1) Keuntungannya adalah : a. Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga. b. Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah. c. Dapat lebih menghargai tamu. 2) Kerugiannya adalah : a. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi. b. Mempersulit perubahan lay out kantor atau fleksibilitas ruangan kurang. c. Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai. d. Mempersulit pengawasan. Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut : 1. Tata ruang pribadi (private office) Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri. 1. Tata ruang antarbagian 1) General office area General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika : a. Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

7 b. Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan. c. Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out. d. Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture. e. Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi. f. Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making. 2) Private office area Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan. 3) Service area Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet. 4) Storage area Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

8 ciri ciri sekretaris Diposkan oleh sekretaris profesional di 01:30 Seorang Sekretaris Profesional memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepatmenyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopandan bisa menjaga image perusahannya. 2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segalasesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yangberkaitan dengan aktivitas organisasi. 3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khususdengan posisinya sebagai seorang sekretaris. 4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan. 5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari sepertimenerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agendapimpinan dll/pada era teknologi informasi global sekarang ini akan lebih bagus lagibila seorang sekretaris mampu memiliki pengetahuan dan ketrampilandalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, khususnya bagiperusahaan skala kecil hingga menengah yang mempunyai banyak kantoratau cabang di berbagai negara bahkan di belahan dunia yang lain. Tugas sekretaris 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a. Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus

9 Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. d. Tugas Sosial Tugas sosial, meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. e. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari. f. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

10 1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. 2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. 2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut: a. Menurut H. Donald Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah: 1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. 2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus. 3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain. b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Merencanakan pekerjaan. 2. Menerima tamu. 3. Mengurus surat masuk dan surat keluar. 4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain. (Drs. Sutarto, 1992: 80-83)

11 Tugas MP3AP3 TATA RUANG KANTOR DAN TUGAS SEKERTARIS Disusun Oleh : LIYANI HANDAYANI SMK PGRI 1 PALIMANAN

12