BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1.1 Kantor Setiap orang yang bekerja tidak terlepas dari kata kantor baik itu orang yang bekerja di instansi pemerintahan maupun swasta. Kantor tidak selalu identik dengan bangunan yang besar dan mewah dan berada di perkotaan, pada kenyataannya di perusahaan yang bergerak di bidang tambang yang berada jauh dari perkotaan pasti terdapat kantor untuk melaksanakan kegiatan administrasi dari perusahaan tersebut. Pada subbab ini akan dibahas tentang pengeritan kantor, fungsi kantor, dan manajemen kantor Pengertian Kantor Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapih dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan oleh pemimpin dalam rangka memimpin, mengatur dan mengendalikan usahanya. Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor. Secara umum, dapat diartikan kantor sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelakasnaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat kerja, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang. Menurut

2 Moekijat (2008), kantor adalah setiap tempat atau ruangan yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) menjelaskan bahwa kantor adalah: 1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses menangani informasi, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi. Berdasarkan berbagai pendapat diatas mengenai definisi kantor dapat disimpulkan bahwa kantor sangat berperan besar bagi sebuah perusahaan atau organisasi, tidak hanya sebagai tempat melakukan atau menyelesaikan pekerjaan para pegawai, tetapi juga sebagai pusat informasi dari suatu organisasi Fungsi Kantor Menurut J.C Denyer (dalam Sedarmayanti, 2009) fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah. a. To receive information (e.g. letters, price, quotation, ect), artinya untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya). b. To record information (e.g. stock, price and personnel records), artinya untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaian). c. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc.), untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya). d. To give information (e.g. sales invoice, estimates, etc.), artinya untuk memberikan keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya). e. To save guard assets (e.g. care of cash, stock, etc.), artinya untuk menjamin akitva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya).

3 Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu di tangani secara professional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi. Berikutnya, berkaitan dengan lingkungannya (manusia, alat, sumber-sumber, ruang, waktu dan lain-lain), seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara sungguhsungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah inti kehidupan organisasi, karena kantor mempunyai fungsi antara lain: a. Sebagai alat penyambung panca indera dari pimpinan. b. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan. c. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen, prosedur dan metoda kerja. d. Membantu pimpinan dalam pelakasanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan kegiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna Manajemen Kantor Dalam beberapa sumber bacaan yang terbit d Amerika Serikat maupun di Inggirs istilah Office Administrasion (Adminstration Perkantoran) dan Office Management (Manajemen Perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Walaupun istilah administrasi diterapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan perusahaan, namun dewasa ini terdapat kecenderugan bahwa istilah manajemen digunakan juga bagi urusanurusan negara. Menurut Nuraida (2008) manajemen perkantoran adalah suatu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan opersaional organisasi. Manajemen perkantoran bukan merupakan

4 suatu posisi atau suatu kantor/departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan yang mencakup pengelolaan informasi dan keahlian yang dibutuhkan bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu. Sedangkan menurut Terry (dalam The, 2009) manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai berikut: Manajemen perkantoran sebagai perencancaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak pencitraannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyampaiannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang. Berdasarkan definisi diatas dapat dijelaskan bahawa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi dalam suatu organisasi yang dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan dari mulai perencanaan, pengendalian, pengorganisasian sampai pergerakan atau pelakasanaan kegiatan kantor itu sendiri. 1.2 Tata Ruang Kantor Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tentunya faktor yang ikut mempengaruhi keefektifan dan keefisienan pekerjaan kantor yaitu bagaimana penataan ruang kantor itu sendiri. Semakin baik dan nyamannya ruang kantor yang ditempati maka akan semakin nyaman pula para pegawai untuk bekerja di ruangan kantor tersebut yang akan berpengaruh juga pada hasil pekerjaan kantor mereka. Dalam subbab ini akan di bahas bagaimana tata ruang kantor yang baik Definisi Tata Ruang Kantor Pengertian tata ruang kantor bukan hanya untuk keindahan semata, tetapi tata ruang juga berperan terhadap motivasi, kesehatan, dan prestasi seseorang dalam mengerjakan suatu kegiatan pada ruang atau pada tempat tertentu. Dari peranan yang telah dipaparkan sebelumnya, semuannya menuju kepada efektivitas pekerjaan

5 seseorang baik pekerjaan yang membutuhkan tenaga fisik, maupun pekerjaan yang membutuhkan pemikiran, atau pun pekerjaan yang membutuhkan keduanya sekaligus. Menurut Jefferson (2001) tata letak kantor dan lokasi kegiatan yang berbeda harus dipertimbangkan perawatan untuk memastikan: 1. efisien alur kerja 2. peningkatan pembagian kerja 3 meningkatkan keluaran Sedangkan menurut Nuraida (2008) berpendapat bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan peralatan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi para pekerja. Menurut Terry (dalam Sedarmayanti, 2009) menyatakan bahwa: Office lay out in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable costs. (Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor tidak hanya bertujuan untuk keindahan saja tetapi bagaimana arus kerja pegawai dapat teratur dan pemanfaatan ruangan seefektif dan seefisien mungkin agar semua luas lantai kantor dapat dipergunakan dengan sebaik mungkin. Kemudian penempatan perlatan dan perlengkapan kantor pun menjadi suatu yang penting, karena penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor dengan sebaik mungkin dapat

6 mengefisienkan proses kerja para pegawai contohnya peletakan lemari arsip di dekat petugas arsiparis Tujuan Tata Ruang Kantor Menururt Moekijat (2002), tujuan umum dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut: 1. Arus kerja efektif 2. Ruang yang luas, tetap dipergunakan dengan baik. 3. Kenyamanan dan rasa puas pegawai. 4. Memudahkan pengawasan. 5. Kesan yang baik bagi para langganan dan tamu. 6. Fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan yang berlainan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009), tujuan tata ruang kantor sebagai berikut: 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya. 5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung. 7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi: a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja. b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu. c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

7 Dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor adalah untuk kelancaran arus kerja para karyawan, pemanfaatan luas ruang kantor yang tersedia, kenyamanan karyawan, proses pengawasan, juga untuk kelancaran dan ketertiban pekerjaan kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya mencapai efisiensi kerja Prinsip Tata Ruang Kantor Menurut Moekijat (2008) prinsip-prinsip tata ruang adalah: 1. Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai. 2. Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari dsb.) 3. Meja-meja menghadap ke arah yang sama kepada pengawas. 4. Ruang kerja yang sesuai dengan kebutuhan. 5. Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pekerja-pekerja yang menggunakannya. 6. Jumlah gang (jalan sempit) yang cukup dengan luas yang memadai. 7. Pekerjaan terinci yang memerlukan penerangan banyak harus ditempatkan di dekat jendela. 8. Mesin-mesin yang suaranya gaduh harus ditaruh dalam ruangan yang terpisah. 9. Tata ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan. Menurut Martinez dan Quible (dalam Sukoco, 2006) ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain: 1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja. 2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtractking.

8 3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan. 4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor. 5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang. 6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 7. Furnitur dan peralatan harus diberikan prioritas tinggi. 8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja. 9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi. 10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup. 11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembapan, dan kontrol suara. 12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 13. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya. Dapat disimpulkan dari pendapat diatas dalam prisnsip penyusunan tata ruang kantor harus memperhatikan dari arus kerja karyawan yang efektif, peletakan peralatan kantor yang berdekatan dengan pegawai, luas lantai kerja diatur sesuai dengan kebutuhan pekerja, penempatan meja pekerja harus diatur sesuai dengan kebutuhan pekerja Azas Tata Ruang Kantor Muther (dalam Sedarmayanti, 2009) mengutarakan 6 azas tata ruang kantor, diantaranya:

9 1. Asas Jarak Terpendek Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan dilakukan dengan jarak yang sepedek-pendeknya. Garis lurus antar dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sebaik mungkin. 2. Asas Rangkaian Kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat diletakkan berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju. Sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang. 3. Asas Mengenai Penggunaan Seluruh Bagian Ruangan Seluruh ruangan yang ada dipergunakan semaksimal mungkin, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Ruangan tidak hanya berupa luas lantai (ruang datar), tetapi juga ruangan yang vertical ke atas atau ke bawah. 4. Asas Mengenai Perubahan Susunan Tempat Kerja Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali (jika diperlukan), dengan tidak terlalu sukar dan tidak memakan biaya besar. 5. Asas Integrasi Kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan interbagian yang ada dalam organisasi. 6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja Bagi Pegawai Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas. (The liang Gie, 1996: 190).

10 A B Sumber: Olah Data (2012) Gambar 2.1 Perbandingan Tata Ruang Yang Buruk (A) dengan Tata Ruang Yang Baik (B) Quible (2005) menjelaskan bahwa azas atau yang disebut sebagai prinsip tata ruang yang efektif dalam penataan tata ruang kantor yaitu hubungan timbal balik antara perlengkapan, informasi, dan karyawan dalam suatu alur kerja harus dianalisis. Alur kerja di dalam sebuah ruangan kantor harus bergerak dalam garis lurus dan menghindari alur kerja menyilang ataupun mundur, sehingga alur kerja mengelilingi sumber dokumen utama. Dengan demikian tata ruang kantor dapat memberikan penentu kebutuhan ruangan dan penggunaan ruangan untuk penyusunan peralatan dan perlengkapan yang paling praktis serta dapat memberikan rasa nyaman, aman bagi para pegawai yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

11 1.2.5 Macam-Macam Tata Ruang Kantor Menurut Nuraida (2008) tata ruang dibedakan menjadi 2 macam yaitu ruang kantor terbuka (open plan offices) dan ruang kantor tertutup (closed plan offices). Sedangkan Sedarmayanti (2009) membagi macam tata ruang lebih luas lagi menjadi 4 macam tata ruang kantor antara lain tata ruang terbuka (Open Plan Offices), tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices), tata ruang kantor berhias atau berpanorama (Landscape Offices), dan tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata raung kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias. 1. Ruang Kantor Terbuka ( Open Plan Office ) Menurut Nuraida (2008) ruang kantor terbuka yaitu semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka dan tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Sedangkan Sedarmayanti (2009) mengutarakan bahwa tata ruang kantor terbuka adalah suatu penyusunan ruang kantor dimana para pegawainya bekerja bersama-sama dalam satu ruangan besar tanpa dipisahkan oleh penyekat. Sumber: Gambar 2.2 Ruang Kantor Terbuka

12 Menurut Sedarmayanti (2009) keuntungan tata ruang kantor terbuka: 1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi. 2. Lebih fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan. 3. Biaya lebih murah untuk partisi pintu, alat pengatur suhu, lampu, listrik, dekorasi dan pelayanan umum lainnya. 4. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja. 5. Penggunaan mesin dan peralatan dapat dipergunakan bersama. Kerugian tata ruang kantor terbuka adalah: 1. Kemungkinan timbul/terjadi kegaduhan atau kebisingan. 2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi karena gangguan dari tamu dan lalu lintas pegawai. 3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas. 4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan. 5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengkibatkan pemandangan yang kurang baik. 2. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices) Menurut Nuraida (2008) tata ruang kantor berkamar adalah tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Sedangkan Sedarmayanti (2009) tata ruang kantor berkamar yaitu ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamarkamar kerja. Pada susunana ini ruang kantor dibagi-bagi dalam satuan-satuan, dimana pembagian itu dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri dari kamar-kamar maupun karena memang disengaja dibuat pemisah buatan.

13 Sumber: Gambar 2.3 Ruang Kantor Berkamar Menururt Sedarmayanti (2009), terdapat keuntungan dan kerugian dari tata ruang kantor berkamar. Adapun keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah: 1. Konsentrasi kerja lebih terjamain. 2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi. 3. Menambah kewibawaan status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan. 4. Menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki. Sedangkan kerugian tata ruang kantor berkamar adalah: 1. Komunikasi langsung antarpegawai kurang lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. 2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan pencahayaan dan biaya peralatan lainnya. 3. Pemakaian ruangan kurang fleksibel apabila ada perubahan dan perkembangan oraganisasi. 4. Pengawasan lebih sulit dilakukan.

14 3. Tata Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Office) Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu (Haryadi, 2009). a. Keuntungannya antara lain: 1) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga. 2) Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah. 3) Dapat lebih menghargai tamu. b. Kerugiannya antara lain: 1) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan e-amil), pencahayaan, ventilasi, peralatan kantor dan pemeliharaannya, dan lain-lain. 2) Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas ruangan kurang. 3) Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai. 4) Mempersulit pengawasan. Sumber: Gambar 2.4 Tata Ruang Kantor Tertutup

15 4. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama (Landscape Office) Manururt Sedarmayanti (2009), tata ruang kantor berhias atau berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Landscape offices dihiasi oleh tanaman, dekorasi dan lainnya. Sumber: Gambar 2.5 Ruang Kantor Berpanorama Adapun keuntungan dari Landscape Offices adalah: 1. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah dalam bekerja. 2. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. 3. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan. 4. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai. Sedangkan kerugian dari Landscape Office adalah: 1. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman, dekorasi, partisi dan perabotperabot yang menyerap suara.

16 2. Biaya pemeliharaan tinggi. 3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah. 4. Tata Ruang Kantor Campuran atau Gabungan Tata ruang kantor campuran adalah suatu penataan ruangan kantor yang merupakan gabungan dari bentuk tata raung kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berpanorama. Tata ruang kantor ini dibuat karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor campuran (Sedarmayanti, 2009). Sumber: Gambar 2.6 Contoh Tata Ruang Kantor Campuran Teknik Penyusunan Tata Ruang Kantor Dalam penyusunan tata ruang kantor terdapat teknik atau cara-cara tertentu untuk penyusunannya. Menurut Sedarmayanti (2009), teknik penyusunan tata letak kantor terdapat beberapa poin yaitu: 1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan satuansatuan kerja lainnya.

17 2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urutan-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat. a. Satuan pekerja yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya. b. Satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat. c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis). d. Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan. 3. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lainnya. 4. Susun letak meja, kursi pegawai, dan perabot lainnya, gunakan kertas warnawarni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing. 5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh: a. Penambahan atau pengurangan pegawai. b. Penamabahan atau penggantian perabot/alat kerja. c. Perubahan penyelesaian prosedur kerja. d. Perubahan atau pengembangan struktur organsasi. e. Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan. Sedangkan menurut The (2009) untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang baik diperlukan beberapa teknik yang dapat menunjang hal tersebut, diantaranya: 1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama, ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya.

18 2. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja kerja itu dapat terdiri atas beberapa baris. 3. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan perhitungan bahwa lebar normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat dijalani oleh 2 orang dengan tanpa bersinggungan saat berpapasan, sehingga perhitungan lorong yang 80 cm berdasarkan kepada tebal tubuh seseorang, rata-rata 40 cm. Dengan demikian jika lorong itu digunakan untuk berpapasan oleh 2 orang, masing-masing dapat melewati dengan cara memiringkan dirinya. 4. Jarak antara meja dengan meja yang lainnya yang di depan atau di belakangnya (ruang duduk pegawai) selebar 80 cm, maka bagi setiap pegawai yang menggunakan meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3,5meter. Jadi, ruang seluas 5 x 5 meter (25 meter) dapat digunakan oleh maksimum 7 orang. 5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan. 6. Pada tata ruang kantor terbuka dimana bekerja banyak orang, apabila pegawaipegawai dikelompokan di bawah pengawasan seorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu. 7. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekrajaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar, diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. Hal ini dimaksudkan untuk kesehatan mata para pegawai dan untuk kesempurnaan hasil kerja.

19 8. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urutan-urutan yang mengandung resiko besar, ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orangorang. Jika perlu dapat dibuatkan sekat dari kaca. Pegawai-pegawai yang bertugas demikian itu misalnya para kasir. Dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang berada di bawah tanggung jawabnya. 9. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau dengan publik, ditempatkan di dekat pintu. Dengan demikian orangorang yang harus menghubunginya tidak harus mondar-mandir melewati mejameja dan mengganggu pegawai-pegawai yang lainnya. 10. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya disimpan didekat pegawai-pegawai yang sering menggunakan benda-benda tersebut. 11. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara gaduh, misalnya mesin tik, mesin stensil disimpan didekat jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang ke luar ruangan. 12. Meja yang memuat alat-alat banyak memberikan getaran misalnya saja mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang untuk mencegah getaran mengganggu seluruh ruangan. 13. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakan menempel tembok atau tiang sehingga ada penyangga untuk menambah kekuatannya. 14. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusanurusan yang bersifat rahasia, dapat dibuatkan ruangan khusus atau kamar tersendiri. Tetapi apabila tiap-tiap pejabat pemimpin memubutuhkan kamar tersendiri untuk keperluan berunding, agar dapat menghemat ruang dan alat perabotan, sebaiknya dibuatkan saja satu ruang atau kamar konferensi. Ruangan ini dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan berunding, selain itu dapat juga digunakan sebagai ruang rapat antara pemimpin kepala dengan para pejabat penting dalam organisasinya.

20 15. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan benar-benar membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kamar atau kantor pribadi ukuran 2,5 x 3,5 meter. Dari pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam penyusunan sebuah tata ruang perkantoran tidaklah sembarangan, tentu harus diperhatikan hal-hal penting dalam penyusunannya seperti penataan furniture sesuai dengan kebutuhan, memperhatikan arus kerja pegawai dalam sebuah kantor, ukuran furniture seperti meja dan kursi yang sesuai dengan postur tubuh para pegawai juga harus memperhatikan dalam segi keamanan para pegawai. 1.3 Lingkungan Fisik Kantor Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer kantor. Menurut Moekijat (2008) lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor, perkakas, dan tata ruang kantor, serta kondisi-kondisi fisik, di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. Persyaratan ini dibuat untuk menciptakan suatu kantor yang nyaman dengan memperhatikan pengaturan cahaya, tata warna, udara atau ventilasi dan pengendalian suara juga keamanan Tata Cahaya Karena pencahayaan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya cahaya yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif. Menururt Nuraida (2008) kegunaan pencahayaan yang optimal antara lain: 1. Meningkatkan produktivitas

21 2. Meningkatkan mutu kerja 3. Mengurangi terjadinya kesalahan. 4. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata. 5. Mengurangi rasa lelah. 6. Meningkatkan semangat kerja pegawai 7. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan. Cahaya buatan manusia dapat dibedakan dalam empat macam yaitu: 1. Cahaya Langsung Pada sistem ini % cahaya diarahkan secara langsung ke benda yang perlu diterangi. Sistem ini dinilai paling efektif dalam mengatur pencahayaan, tetapi ada kelemahannya karena dapat menimbulkan bahaya serta kesilauan yang mengganggu, baik karena penyinaran langsung maupun karena pantulan cahaya.. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkannya sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari penglihatan mata. Jadi, pencahayaan lampu yang memberikan cahaya langsung seperti umum dipakai di Indonesia sebetulnya tidak baik. Untuk efek yang optimal, disarankan langi-langit, dinding serta benda yang ada didalam ruangan perlu diberi warna cerah agar tampak menyegarkan (Haryadi, 2009). Sumber: The (2009) Gambar 2.7 Cahaya Langsung

22 2. Cahaya Setengah Langsung Pada sistem ini 60-90% cahaya diarahkan langsung pada benda yang perlu diterangi, sedangkan sisanya dipantulkan ke langit-langit dan dinding. Dengan sistem ini kelemahan sistem pencahayaan langsung dapat dikurangi. Diketahui bahwa langitlangit dan dinding yang diplester putih memiliki efisien pemantulan 90%, sedangkan apabila dicat putih efisien pemantulan antara 5-90% (Haryadi, 2009). Cahaya ini masih kurang memuaskan meskipun sudah lebih baik dari cahaya langsung (The, Sumber: The (2009) 3. Cahaya Setengah Tidak Langsung Gambar 2.8 Cahaya Setengah Langsung Pada sistem ini 60-90% cahaya diarahkan ke langit-langit dan dinding bagian atas, sedangkan sisanya diarahkan ke bagian bawah. Untuk hasil yang optimal disarankan langit-langit perlu diberikan perhatian serta dirawat dengan baik. Pada sistem ini masalah bayangan praktis tidak ada serta kesilauan dapat dikurangi (Haryadi, 2009). Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayanganbayangan yang diciptakan sudah tidak begitu tajam (The, 2009).

23 4. Cahaya Tidak Langsung Sumber: The (2009) Gambar 2.9 Cahaya Setengah Tidak Langsung Menurut Haryadi (2009) Pada sistem ini % cahaya diarahkan ke langit-langit dan dinding bagian atas kemudian dipantulkan untuk menerangi seluruh ruangan. Agar seluruh langit-langit dapat menjadi sumber cahaya, perlu diberikan perhatian dan pemeliharaan yang baik. Keuntungan sistem ini adalah tidak menimbulkan bayangan dan kesilauan sedangkan kerugiannya mengurangi efisien cahaya total yang jatuh pada permukaan kerja. The (2009) menjelaskan bahwa jenis cahaya ini adalah cahaya yang paling baik untuk digunakan. Sumber: The (2009) Gambar 2.10 Cahaya Tidak Langusng Sedangkan menurut Sukoco (2007) ada empat jenis pencahayaan yang biasa digunakan di kantor, yaitu natural lighting, task lighting, ambient lighting, dan accent lighting.

24 1. Natural Lighting Natural lighting merupakan pencahayaan dengan menggunakan cahaya yang berasal dari sinar matahari. Biasanya perpaduan dekorasi pencahayaan dari jendela, pintu kaca, dinding, dan cahaya langit. Cahaya ini memberikan dampak positif bagi pegawai, tetapi sistem pencahayaan ini tidak akan maksimal jika mendung, hujan, atau di malam hari. Pegawai yang area kerjanya menggunakan cahaya alami harus berada pada kondisi cahaya datang dari bahu kiri jika dia bekerja menggunakan tangan kanan dan cahaya dari bahu kanan jika bekerja menggunakan tangan kiri (kidal). Selain itu, karyawan tidak menghadap jendela di posisi kerja normal. Jika cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan dampak penggunaan temperatur udara terhadap ruang kerja karena cahaya alami menghasilkan panas. 2. Task Lighting Jenis pencahayaan ini jarang digunakan di kantor-kantor Indonesia. Hal ini disebabkan kepraktisan karena hanya digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan tingkat ketelitian dan konsentrasi tinggi, seperti menggambar. 3. Ambient Lighting Ambient lighting adalah pencahayaan yang berasal dari pemakaian lampu di langit-langit ruang kantor. 4. Accent Lighting Jenis pencahayaan ini digunakan untuk memberikan pencahayaan di daerah yang dituju. Biasanya dilakukan di lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan, sehingga pegawai tidak tersesat. Dari beberapa pendapat diatas bahwa penataan pencahayaan sangat diperlukan di ruang kantor agar proses kerja pegawai dapat lebih terfokus, karena semakin baik sistem pencahayaan yang di pakai maka akan semakin nyaman juga para pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan kantor mereka. Satuan untuk menghitung cahaya yaitu footcandel (Sedarmayanti, 2009).

25 1.3.2 Pengaturan Suara Menurut Sedarmayanti (2001) karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara bising hendaknya dihindari supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien sehingga produktivitas kerja akan meningkat. Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja (terutama pekerjaan konsentrasi tinggi) karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai (Nuraida, 2008). Adapun menurut Moekijat (dalam Nuraida, 2008), pengaruh suara yang gaduh antara lain: 1. Gangguan saraf dan mental pegawai. 2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidak hadiran yang lebih banyak. 3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang. Sumber kebisingan suara dapat berasal dari dalam kantor maupun dari luar kantor. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut antara lain: 1. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif. 2. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising, seperti mesin dengan suara yang halus, mesin ketik yang tidak bising, dan sebagainya. 3. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela, atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara. Material penyerap suara yang paling efisien digunakan adalah karpet. 4. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising. Misalnya menempatkan generator di ruangan yang jauh atau tersendiri.

26 Jadi pengaturan suara pun tidak kalah berpengaruhnya dalam ruang kantor, pisahkanlah peralatan yang dapat mengeluarakan suara bising dari ruangan kantor yang membutuhkan suasana yang sepi dan gunakan bahan material yang dapat meredam suara peralatan yang dapat menimbulkan suara bising tersebut Tata Warna Menurut Sedaramayanti (2009) menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri. Sedangkan menurut Nuraida (2008), pengaruh warna berdasarkan jarak kedekatannya terhadap psikis manusia adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Pengaruh Warna Warna Jarak Temperatur Efek Psikis Putih Netral Dingin Ketenangan Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketentraman Hijau Jauh Sangat dingin atau Menyenangkan netral Merah Dekat Panas Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi juga bisa mengganggu Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang Kuning Dekat Hangat Merangsang riang gembira, melenyapkan perasaan tertekan Coklat Sangat dekat Netral Merangsang

27 Ungu Sangat dekat Dingin Agresif Hitam Sangat dekat Panas Agresif, menakutkan, (menyerap cahaya mengganggu, menolak besar) Sumber : Nuraida (2008) Dari pendapat di atas, bahwa pemilihan warna dalam ruang perkantoran tidak hanya untuk keindahan saja tetapi mempunyai pengaruh terhadap kondisi psikologis seseorang. Misalnya untuk pegawai yang mempunyai temperamen tinggi janganlah ruangan tersebut menggunakan dekorasi merah, yang tepat adalah menggunakan warna biru, kuning atau kombinasi beberapa warna lain, agar efek psikis pada dirinya menjadi menenangkan atau pun menyenangkan Pengaturan Udara atau Ventilasi Menurut Quible (2005) Pengaturan suhu dan kualitas udara sangat penting untuk menjamin kondisi kerja yang optimal karena dapat menimbulkan hal-hal seperti berikut: 1. Mengurangi stres dan ketegangan; 2. Mengurangi sakit dan, dan ketegangan staf; 3. Melindungi peralatan komputer dari debu - disk drive dan keyboard bisa rusak oleh debu; 4. Pastikan suhu kantor masih dalam keadaan aman. Sebagian besar kantor memiliki pemanas pusat dan atau sistem pendingin udara yang harus memelihara suasana kerja yang cocok di kantor. Namun, barang tertentu lainnya dari peralatan dapat digunakan untuk menjaga kualitas udara di wilayah kerja individu, seperti kipas angin atau AC (Air Conditioner). Jendela dapat digunakan untuk menyediakan sumber udara segar. Namun, masalah berikut dapat timbul ketika mengandalkan jendela sebagai sumber ventilasi untuk kantor:

28 1. Kualitas udara luar mungkin sangat buruk, misalnya polusi udara dari luar; 2. Kebisingan dari luar mungkin mengganggu bila jendela terbuka, misalnya kebisingan lalu lintas 3. Pekerja lain yang menggunakan jenis kantor terbuka mungkin jauh dari jendela; 4. Blok kantor mungkin tidak membuka jendela untuk alasan keamanan; 5. Lalat dan serangga terbang lainnya mungkin menjadi masalah dengan jendela terbuka di beberapa sudut ruangan. Catatan: merokok seharusnya tidak diperbolehkan di area kantor untuk alasan berikut: 1. Untuk menghilangkan perokok pasif; 2. Untuk menghilangkan masalah kesehatan lain yang disebabkan oleh asap rokok, misalnya alergi, asma; 3. Untuk mengurangi resiko kebakaran; 4. Untuk mengurangi kerusakan dan discoloring dekorasi disebabkan oleh asap. 5. Untuk mengurangi kerusakan pada peralatan yang disebabkan dari staf yang merokok Sedangkan menurut Nuraida (2008) pengaturan udara dalam hal ini ditinjau dari: 1. Suhu (temperature) 2. Kelembaban 3. Sirkulasi atau ventilasi 4. Kebersihan. Menurut Moekijat (dalam Nuraida, 2008) Air Conditioner AC mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20% setelah diberi AC, dengan terpenuhinya kulaitas dan kuantitas udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor antara lain: 1. Meningkatkan produktivitas kerja

29 2. Meningkatkan mutu kerja kantor 3. Menjaga kesehatan pegawai 4. Meningkatkan semangat kerja 5. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu. Dari pendapat diatas dapat disimpulakan bahwa pengaturan udara di ruangan kantor sangat penting selain kesegaran yang didapat, pengaturan udara yang baik dapat menjaga kesehatan para pegawai, asalkan udara yang dihirup tersebut tidak tercemar dengan udara dari luar seperti polusi udara dari kendaraan yang disebabkan jendela kantor terbuka dan udara yang tercemar dengan asap rokok karena ulah para pegawai yang merokok di dalam ruangan kantor. Selain itu pengaturan udara juga berpengaruh pada peralatan dan perlengkapan kantor, pengaturan udara yang baik dapat membuat peralatan dan perlengkapan kantor tidak cepat usang atau rusak, misalnya pada lemari arsip yang tidak akan cepat usang dan arsip di dalamnya pun tidak akan rusak bila pengaturan udara dalam kantor baik Keamanan Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti. Keamanan kerja erat kaitanya dengan kecelakaan kerja. Menurut Sedarmayanti (2001) kecelakaan kerja adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan yang terjadi dalam pelaksanaan hubungan kerja: 1. Kecelakaan akibat langsung bekerja. 2. Kecelakaan pada saat atau waktu kerja. 3. Kecelakaan pada perjalanan (dari rumah ke tempat kerja dan sebaliknya, melalui jalan yang wajar). 4. Penyakit akibat kerja.

30 Berdasarkan pengertian tersebut maka muncul gagasan keselamatan dan kesehatan kerja yang mengutarakan bahwa cara menanggulangi keselamatan kerja adalah: 1. Meniadakan unsur penyebab kecelakaan. 2. Mengadakan pengawasan yang ketat. Baik kecelakaan kerja, gangguan kesehatan, maupun pencemaran lingkungan merupakan bagian dari biaya produksi. Setiap kecelakaan tidak dapat dilepaskan dari suatu lingkungan kerja. Pencegahan kecelakaan, dana pemeliharaan kesehatan, dan kesehatan kerja tidak saja dinilai dari segi biaya pencegahan, tetapi juga dari segi manusianya. Tidak semua manajemen mempunyai pandangan yang sama tentang keselamatan dan kesehatan kerja. 1.4 Ergonomi Setiap perusahaan menginginkan tingkat produktivitas tinggi dari semua karyawannya. Dengan produktivitas yang tinggi, kontribusi karyawan pada perusahaan pun akan semakin baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Harapan tersebut diikuti dengan ruang kantor yang nyaman bagi para pegawainya. Faktor kenyamanan ruang tersebut akan di bahas dalam Subbab ini yaitu mengenai ergonomis Definisi Ergonomi Menurut Quible (2005) Ergonomi, yang sering disebut "faktor rekayasa manusia" di Amerika Serikat, adalah studi tentang manusia di tempat kerja. Meskipun faktor lingkungan telah lama diketahui memiliki efek pada produktivitas pekerja, hanya baru-baru ini bahwa faktor-faktor tersebut telah dipertimbangkan di kantor administrasi. Kekhawatiran atas keselamatan pekerja yang terpapar pada layar komputer, atau terminal tampilan video, untuk jangka waktu yang lama telah mendorong studi faktor lingkungan lain yang mungkin memiliki efek pada kesehatan

31 dan produktivitas tenaga administrasi. Penelitian-penelitian telah menjadi dikenal sebagai studi ergonomi. Desain ergonomis harus dianggap sebagai bagian penting dari strategi manajemen secara keseluruhan untuk meningkatkan produktivitas administratif. Namun, faktor ergonomis tidak memberikan solusi lengkap untuk produktivitas organisasi atau masalah personil. Pembelian atau penyewaan dari perabot yang tepat, pencahayaan, suara, dan sistem pendingin udara tidak akan menjamin sukses jika strategi manajemen lainnya tidak sesuai Ruang Lingkup Ergonomi Sasaran dari Ergonomi yaitu meningkatkan para pengguna agar dapat mencapai prestasi kerja yang tinggi dalam kondisi yang nyaman, aman dan tentram (Sedarmayanti, 2009). Adapun lingkup kajian Ergonomi dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) bidang lingkup kajian, yaitu : 1. Display. Display adalah alat yang menyajikan informasi tentang lingkungan yang dikomunikasikan dalam bentuk tanda-tanda atau lambang-lambang. 2. Kekuatan fisik manusia (Fisiologi). Penelitian ini mencakup mengukur kekuatan atau daya fisik manusia ketika bekerja dan mempelajari bagaimana cara kerja serta peralatan harus dirancang agar sesuai dengan kemampuan fisik manusia ketika melakukan aktivitas tersebut. 3. Ukuran atau dimensi dari tempat kerja (antropometri). Penelitian ini diarahkan untuk mendapatkan ukuran tempat kerja yang sesuai dengan ukuran tubuh manusia, dipelajari dalam antropometri. 4. Lingkungan fisik. Penelitian ini berkenaan dengan perancangan kondisi lingkungan fisik dari ruangan dan fasilitas-fasilitas dimana manusia bekerja. Hal ini meliputi perancangan cahaya, suara, warna, temperatur, kelembaban, bau-bauan dan getaran pada suatu fasilitas kerja.

32 1.4.3 Pentingnya Ergonomis Ergonomi dan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Keduanya mengarah kepada tujuan yang sama yakni peningkatan kualitas kehidupan kerja (quality of working life). Aspek kualitas kehidupan kerja merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi rasa kepercayaan dan rasa kepemilikan pekerja kepada perusahaan, yang berujung kepada produktivitas dan kualitas kerja (Quible, 2005). Pencapaian kinerja manajemen K3 sangat tergantung kepada sejauh mana faktor ergonomi telah terperhatikan di perusahaan tersebut. Kenyataannya, kecelakaan kerja masih terjadi di berbagai perusahaan yang secara administratif telah lulus (comply) audit sistem manajemen K3. Ada ungkapan bahwa without ergonomics, safety management is not enough. Keluhan yang berhubungan dengan penurunan kemampuan kerja (work capability) berupa kelainan pada sistem otot-rangka (musculoskeletal disorders) misalnya, seolah-olah luput dari mekanisme dan sistem audit K3 yang ada pada umumnya. Padahal data menunjukkan kompensasi biaya langsung akibat kelainan ini (overexertion) menempati ranking pertama (sekitar 30%) dibandingkan dengan bentuk kecelakaan-kecelakaan kerja yang lain. Kondisi berikut menunjukkan beberapa tanda-tanda suatu sistem kerja yang tidak ergonomi: 1. Hasil kerja (kualitas dan kuantitas) yang tidak memuaskan. 2. Sering terjadi kecelakaan kerja atau kejadian yang hampir berupa kecelakaan. 3. Pekerja sering melakukan kesalahan (human error). 4. Pekerja mengeluhkan adanya nyeri atau sakit pada leher, bahu, punggung, atau pinggang. 5. Alat kerja atau mesin yang tidak sesuai dengan karakteristik fisik pekerja. 6. Pekerja terlalu cepat lelah dan butuh istirahat yang panjang.

33 7. Postur kerja yang buruk, misalnya sering membungkuk, menjangkau, atau jongkok. 8. Lingkungan kerja yang tidak teratur, bising, pengap, atau redup. 9. Pekerja mengeluhkan beban kerja (fisik dan mental) yang berlebihan. 10. Komitmen kerja yang rendah. 11. Rendahnya partisipasi pekerja dalam sistem sumbang saran atau hilangnya sikap kepedulian terhadap pekerjaan bahkan keapatisan. Langkah-langkah untuk menyediakan lingkungan yang aman dan nyaman harus ada usaha yang kooperatif antara manajemen dan karyawan, biasanya dalam skala seluruh perusahaan. Dengan partisipasi dari semua pekerja di perusahaan, masalah keamanan perusahaan mulai dari yang sederhana sampai yang paling kompleks akan dapat diatasi dan dapat dikontrol saat berlangsung kegiatan kerja (Kallaus, 1987). Oleh karena itu dari berbagai pendapat diatas dengan melaksanakan ergonomi, sistem kerja yang kurang baik dapat teratasi. Maka dari itu, ergonomi ini sangat penting penerapannya dalam dunia kerja karena dapat memberikan keuntungan. 1.5 Perabot Kantor Menurut Sedarmayanti (2009) perabot kantor (office furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan terlaksanannya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaikbaiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan lain-lain perabot kantor dengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyababkan pegawai senang mempergunkannya. Dan dengan demikian produktivitas kerja mereka dapat senantiasa ditinggalkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor. Menurut Sedarmayanti (2009) perabot kantor yang umum dipakai antara lain : 1. Meja

34 Meja tulis atau meja kerja: a. Ukuran luas permukaan meja: Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tetapi yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. b. Tingginya: Untuk golongan meja di Indonesia lazim dipakai yang mempunyai ukuran tinggi kurang 0,75 meter, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm. 2. Kursi Sumber: Gambar 2.11 Contoh Meja Kerja Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 cm.

35 3. Lemari Sumber: Gambar 2.12 Contoh Kursi Kantor a. Lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m 3 samapi 1 m 3 adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itu termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file. b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun kedalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama dengan lemari warkat. c. Lemari brangkas (cash-box), utnuk menyimpan uang, check, dan surat berharga lainnya.

36 4. Filing Cabinet Sumber: Gambar 2.13 Contoh Lemari Kantor Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bahwa keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm. Sumber: 5. Laci-laci Kartu Gambar 2.14 Contoh Filing Cabinet Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil dari pada laci-laci filing cabinet.

37 6. Perlatan Sumber: Gambar 2.15 Contoh Laci-Laci Kartu Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telepon, pesawat pendikte (Dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (type recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe, dan sebagainya. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunaannya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efisiensi. 1.6 Perlatan Kantor Menurut The (2009) dalam melaksanakan tata usaha setiap kantor diperlukan perbekalan macam-macam barang yang dapat digolongkan menjadi sebagai berikut: 1. Barang lembaran : kertas tik, karbon, berkas. 2. Barang bentuk lainnya : lem, karet penghapus, tinta 3. Alat tulis : pensil, pulpen, cap nomor 4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap. 5. Mesin perkantoran : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil. 6. Perabotan perkantoran : meja, lemari, peti besi.