PERANGKAT MODUL SMK TATA RUANG PERKANTORAN KELAS XI / SEMESTER I DISUSUN OLEH: INTAN ELDIANA

Transkripsi

1

2 PERANGKAT MODUL SMK TATA RUANG PERKANTORAN KELAS XI / SEMESTER I DISUSUN OLEH: INTAN ELDIANA PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2014 ii

3 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-nya sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas akhir mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran. Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat Modul dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuh kembangkan perilaku berkarakter. Mudah-mudahan perrangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa Ekonomi khususnya calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter. Malang, 23 November 2014 Penyusun i

4 DAFTAR ISI Kata pengantar... Daftar isi... i ii Bab I BAB II BAB III PENDAHULUAN A. Judul/Identitas... 1 B. Petunjuk Belajar... 1 C. Kompetensi Inti (KI)... 1 D. Kompetensi Dasar (KD)... 1 E. Indikator... 1 F. Materi Pembelajaran... 1 G. Informasi Pendukung... 2 PAPARAN ISI MATERI: PENGERTIAN, AZAS, TUJUAN DAN MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR A. Pengertian... 3 B. Azaz-azas Tata Ruang Kantor... 4 C. Tujuan Tata Ruang Kantor... 5 D. Macam-macam Tata Ruang Kantor... 5 PENUTUP A. Ringkasan Isi Modul... 8 B. Evaluasi... 9 C. Penilaian... 9 ii

5 BAB I PENDAHULUAN A. Judul/Identitas Mata Pelajaran Tata Ruang Perkantoran. B. Petunjuk Belajar 1. Baca dan pahami KI-KD dan Indikator mata pelajaran yang akan dipelajari. 2. Baca dan pahami materi pelajaran yang dijelaskan atau diberikan oleh guru. 3. Baca dan pahami literature lain untuk memperkuat pemahaman anda. 4. Kerjakan setiap langkah sesuai dengan tugas yang diberikan oleh guru. C. Kompetensi Inti (KI) Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. D. Kompetensi Dasar (KD) Menguraikan penjelasan mengenai Tata Ruang Perkantoran. E. Indikator Setelah mengikuti proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu memahami pengertian, azas, tujuan dan macam-macam tata ruang kantor serta dapat menerapkan di unit kerjanya. F. Materi Pembelajaran 1. Pengertian Tata Ruang Kantor. 2. Azas-azas Tata Ruang Kantor. 3. Tujuan Penataan Ruang Kantor. 4. Macam-macam Tata Ruang Kantor. 1

6 G. Informasi Pendukung Sebelum memulai penataan ruang kantor harus mengetahui macam-macam tata ruang kantor karna terdapat kelemahan dan kelebihan dari masing-masing macam tata ruang kantor. 2

7 BAB II PAPARAN ISI MATERI PENGERTIAN, AZAS, TUJUAN DAN MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR A. Pengertian Setiap orang perlu menyadari bahwa penentuan penggunaan perabotan dan perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan daya muat ruangan instasi yang bersangkutan, juga harus terpenuhi adanya ergonomi yang tepat. Bab ini akan dibahas masalah yang sangat penting yaitu hubungannya dengan masalah tata ruang (layout) dan perencanaan penyusunan ruangan (space planning). 1. Tata Ruang (layout) Geoge R. Terry (1958) mengartikan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan ruangan-ruangan secara terinci untuk menyiapkan suatu susunan praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang setepat-tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor dimana ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya. Dengan kata lain tata ruang kantor merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabotan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja. 2. Perencanaan Penyusunan Ruangan Kantor Efensiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja tidak dapat dipisahkan dengan penentuannya letak susunan rungan ataupun unit kerja dari 3

8 seluruh instasi. Oleh karena itu, dengan adanya letak susunan unit-unit kantor yang tepat, maka komunikasi dapat lancar serta koordinasi akan lebih mudah. Tetapi dalam melakukan perencanaan terdapat masalah-masalah teknis yang akan muncul. Dalam memecahkan masalah-masalah inilahmaka orang sampai pada kesimpulan yang disebut dengan space planning. Space planning merupakan perencanaan penyusunan letak-letak ruangan atau unit-unit kerja suatu kantor dengan tepat demi kelancaran komunikasi kerja pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan kerja. B. Azaz-azas Tata Ruang Kantor Richard Muther merumuskan terdapat 5 azas pokok bagi tata ruang kantor yang baik yaitu. 1. Azas Jarak Pendek Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek. 2. Azas Rangkaian Kerja Azas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untik menyelesaikan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Azas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjaan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut. 3. Azas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada.jadi, sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai. 4. Azas Perubahan Fleksibilitas Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian 4

9 rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila diperlukan, dengan biaya yang tidak besar. 5. Azas Terintegrasi Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik didalammaupun diantara bagian sehingga menjadi saling berkaitan/terintegrasi secara harmonis. C. Tujuan Tata Ruang Kantor Tujuan pokok tata ruang kantor ialah untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan yang memberikan hasil atau kemampuan member keuntungan, serta untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai. Pengaturan tata ruang yang baik, akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian,komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Tujuan umum kegiatan penataan ruang kantor adalah. 1. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin 2. Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien 3. Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien 4. Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara 5. Menimbulkan kesan baik 6. Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan 7. Mudah dilakukan pengawasan 8. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya. D. Macam-macam Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka. Tata ruang terpisah (tertutup) biasa juga disebut tata ruang bersel, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainnya. 5

10 Pemisahan ini berupa kamar-kamar atau sekat-sekat yang dibuat menggunakan kayu, teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya. 1. Kelebihan tata ruang terpisah. a. Keamanan dan kerahasian pekerjaan lebih terjamin. b. Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh unit lain. c. Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa tidak senang/ ketidak puasan para pegawai tidak begitu cepat menular. d. Dapat menimbulkan rasa memiliki atau bertanggung jawab atas peralatan kantor yang ada diruangannya. e. Bagi para pegawai senior/ pimpinan tidak merasa kehilangan status,karena ia menempati tempat atau ruangan yang terpisah dari tempat bawahannya. 2. Kelemahan tata ruang terpisah. a. Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainnya. b. Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. c. Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan. d. Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilakukan. e. Fleksibilitas tat ruang kantor rendah (tidak mudah diadakan perubahan). Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja yang tidak dipisah-pisahkan tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar. 1. Kelebihan tata ruang terbuka. a. Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatan. b. Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal. c. Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembangnya organisasi. d. Pengawasan pegawai mudah dilakukan. e. Komunikasi mudah dilaksanakan. 6

11 f. Tataruang mudah diubah. g. Penggunaan mesin kantor dapat bergantian. h. Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat. 2. Kelemahan tata ruang terbuka. a. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin. b. Kebisingan dan gangguan dari tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainnya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan. c. Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan dan dapat menurunkan semngat kerja serta kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karna dipakai bersama-sama. d. Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya berkurang karena ia sehari-hari berada satu ruangan dengan bawahannya. 7

12 BAB III PENUTUP A. Ringkasan Paparan Materi 1. Tata ruang kantor (office layout) adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja. 2. Perencanaan tata ruang (space planning) adalah perencanaan penyusunan letak-letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan. 3. Dalam menyusun tata ruang kantor terdapat 5 azas yakni: Azas Jarak Pendek, Azas Rangkaian Kerja, Azas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan, Azas Perubahan Fleksibilitas, Azas Terintegrasi. 4. Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan member keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai. Layout dan space planning harus diselenggarakan dengan setepattepatnya, dengan mengikuti beberapa prinsip-prinsip dan pedoman : aliran pekerjaan harus diusahakan bergerak menuju kedapan, pegawai yang erat hubungan kerjanya ditempatkan berdekatan, pimpinan dibuatkan kamar kerja sendiri, pekerjaan teknis dipisahkan dari para pimpinan, operation room diletakkan dekat dengan pimpinan puncak, unit pelayanan umum diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau, ruang yang mengeluarkan suara bising ditempatkan jauh di belakang, tempat kerja beserta perabotnya tidak berpindah-pindah, temat kerja ruangannya cukup memadai dan lain sebagainya. 8

13 B. Evaluasi Pembelajaran 1. Berikan batasan pengertian tata ruang kantor dan perencanaan tata ruang! 2. Menururt anda apa tujuan penataan ruang kantor? 3. Sebutkan macam-macam tata ruang kantor! 4. Apa kelebihan dan kelemahan dari tata ruang terpisah! C. Penilaian NO Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum 1 Mengidentifikasikan tata ruang kantor 20 2 Mengidentifikasikan azas-azas tata ruang kantor 30 3 Mengidentifikasikan kelemahan serta kelebihan penataan ruang kantor terbuka dan tertutup 30 4 Mengidentifikasikan tujuan tata ruang kantor 20 Jumlah 100 Skor Asesmen Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru No. ASPEK PENILAIAN KRITERIA SKOR SKOR 1 Kemandirian dalam pengerjaan Hasil pengerjaan 1-40 JUMLAH SKOR KETERANGAN NILAI JUMLAH SKOR NILAI 0 49 D C B A 9

14 PENILAIAN AKHIR GURU NILAI PARAF GURU 10