SURAKARTAA. Oleh : F DIPLOMA PROGRAM STUDI. commit to user

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGADAANN ALAT TULIS KANTOR (ATK) OLEH PT.TASPEN (PERSERO) KC SURAKARTAA TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma II II Akuntansi Oleh : RISNA TYAS PUSPARINI F PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTAA 2014

2 ABSTRAK ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) OLEH PT. TASPEN (PERSERO) KC SURAKARTA Risna Tyas Pusparini F Pengadaan barang merupakan salah satu bagian yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan sebab pengadaan barang merupakan aktivitas awal dari operasional perusahaan. Begitu juga dengan PT. TASPEN yang mempunyai kebutuhan akan alat tulis kantor dalam jumlah yang cukup besar sekitar 40 % dari beban pengeluaran dan mempunyai peranan penting sebagai faktor penunjang kelancaran kegiatan operasionalnya. Sehingga, perusahaan harus memperhatikan sistem pengendalian intern pengadaan barang guna mencegah penyalahgunaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur dan sistem pengendalian intern yang diterapkan dalam pengadaan alat tulis kantor di PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan membandingkan unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2001) dengan unsur pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta. Dalam tugas akhir ini dibahas tentang dokumen, catatan, bagian dan prosedur yang terkait dengan pengadaan alat tulis kantor. Serta melakukan analisis unsur-unsur pengendalian intern terhadap struktur organisasi dengan tanggung jawab yang tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat, dan mutu karyawan. Hasil dari analisis ini adalah ditemukan kelebihan dan kelemahan dalam sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam pengadaan alat tulis kantor. Kelebihan dalam sistem tersebut adalah adanya pemisahan fungsi, sistem otorisasi yang jelas, catatan akuntansi dilakukan secara komputerisasi, jatah cuti tahunan untuk pegawai, persyaratan bersertifikat pengadaan untuk pegawai yang terlibat dalam pengadaan dan adanya pelatihan serta perekrutan karyawan yang melibatkan pihak ketiga. Kelemahannya adalah jarang dilakukan rotasi jabatan dan tugas menganalisa kebutuhan, pembelian dan penerimaan barang serta membuat lembar pengantar transaksi diselenggarakan oleh bagian umum dan SDM saja. Dari kelebihan dan kelemahan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan PT.TASPEN KC Surakarta dalam pengadaan alat tulis kantor sudah berjalan cukup baik. Dan berdasarkan hasil penelitian, penulis memberikan saran supaya ada pemisahan tugas yang jelas pada bagian umum dan SDM serta agar lebih sering dilakukan rotasi pegawai. Kata Kunci: pengadaan, sistem, sistem pengendalian intern ii

3 ABSTRACT ANALYSIS ON THE PROVISION OF OFFICE STATIONARIES INTERNAL CONTROL SYSTEM BY PT. TASPEN PERSERO KC SURAKARTA Risna Tyas Pusparini F Procurement is one important part in the successful operation of an enterprise because procurement is the beginning of the operational activities of the company. So is the PT. TASPEN who have a need for office stationery in quantities large enough and has an important role as a factor supporting the smooth operations. Thus, companies should pay attention to the internal control system to prevent abuse of procurement. The purpose of this study was to determine the procedures and internal control system implemented in the procurement of office stationery in the PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta. Step of this research is done by comparing the elements of internal control by Mulyadi (2001) with elements of internal control applied by PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta. In this thesis discussed about the documents, records, parts and procedures relating to the procurement of office stationery. As well as analyzing the elements of the internal control structure of the organization with responsibility for the firm, a system of authorization and recording procedures, healthy practices, and quality employees. The results of this analysis are found strengths and weaknesses in the internal control system applied in the procurement of office stationery. The advantages of the system is the separation of functions, clear authorization system, is computerized accounting records, annual leave allotment to employees, certified procurement requirements for personnel involved in the procurement and training, as well as employee recruitment involving a third party. The disadvantage is rarely performed rotational positions and analyze the task requirements, the purchase and receipt of goods as well as make the delivery sheet transactions conducted by public and human parts only. Seen from the strengths and weaknesses can be concluded that the internal control system applied PT.TASPEN KC Surakarta in the procurement of office stationery has been going pretty well. And based on the results of the study, the authors advise that there is a clear separation of duties on the part of public and human resources and to be more frequent rotation of personnel. Keywords: internal control systems,procurement, systems iii

4 iv

5 v

6 vi

7 MOTTO DAN PERSEMBAHAN Barang siapa sungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhan itu adalah untuk dirinya sendiri (Q.S Al-Ankabut 29:6) Seseorang yang optimis akan melihat adanya kesempatan dalam setiap malapetaka, sedangkan orang pesimis akan melihat malapetaka dalam setiap kesempatan (Nabi Muhammad SAW) Tiadanya keyakinanlah yang membuat orang takut menghadapi tantangan dan saya percaya pada diri saya sendiri (Muhammad Ali) When you know better you do better (Maya Angelou) Kupersembahkan karya ini untuk: 1. Bapak dan Ibu tercinta 2. Adikku tersayang, Dwinda Puspitasari 3. Bapak dosen pembimbing 4. Tyas, Ayya dan keluarga besar TASPEN KC Surakarta 5. Teman-temanku, dan 6. Almamater vii

8 KATA PENGANTAR Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Analisis Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) di PT.TASPEN (Persero) KC Surakarta dengan baik. Tugas Akhir ini disusun sebagai tugas dan syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Univesitas Sebelas Maret Surakarta. Menyadari penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada: 1. Bapak Drs. Budi Atmanto, M. Si, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret 2. Bapak Taufik Arifin SE, Msc,Ak dan Bapak Adi Firman Ramadhan SE,M,Ak.Ak.CA selaku dosen pembimbing magang dan pembimbing Tugas Akhir 3. Bapak Karyawan Hari Susetyo selaku Pimpinan PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta yang sudah memberikan ijin untuk melaksanakan kuliah magang kerja 4. Bapak Bangun Triyana, Ibu Dini Mardiyati, Bapak Maryana, Mas Dika, Mas Firman, keluarga besar PT. TASPEN (Persero) KC Surakarta dan Perwakilan Kantor Kas BRI serta Bank BTPN selaku pembimbing magang di PT. TASPEN (Persero) Kantor KC Surakarta yang telah viii

9 memberikan bimbingan dan selalu sabar mendampingi dan mengajari banyak hal yang bermanfaat. 5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmu pengetahuan sehingga dapat menjadi bekal bagi penulis untuk kehidupan mendatang 6. Kedua orang tua, adikku serta seluruh keluarga yang selalu memberikan semangat agar tugas akhir saya dapat selesai serta memberikan dorongan baik materi maupun non materi. 7. Tyas,Ayya,Vita dan Risma terima kasih atas semangat yang selalu diberikan, atas kebersamaannya disaat susah ataupun senang serta temanteman dilpoma akuntansi angkatan Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan. Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih jauh dari sempurna maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak dan semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Surakarta, April 2014 Penulis ix

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... ABSTRACT... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAAN... SURAT PERNYATAAN... MOTTO DAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR SINGKATAN... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii ix xii xiii xiv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat penelitian... 4 BAB II TINJAUAN TEORI A. Sistem Pengendalian Intern Pengertian Sistem Pengertian Pengendalian Intern Tujuan Pengendalian Intern Komponen Pengendalian Intern... 8 x

11 5. Unsur Sistem Pengendalian Intern Keterbatasan Pengendalian Intern... 9 B. Pengadaan Barang/Jasa Prinsip-Prinsip Pengadaan Etika Pengadaan Metode Pengadaan Barang/Jasa Syarat Pengadaan barang/jasa melalui Penunjukan Langsung Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa dengan Penunjukan Langsung BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Berdirinya PT.TASPEN (Persero) Kondisi Umum PT.TASPEN (Persero) KC Surakarta Visi dan Misi PT.TASPEN (Persero) Motto PT.TASPEN (Persero) Program yang Dikelola PT.TASPEN (Persero) Logo PT.TASPEN (Persero) Struktur Organisasi PT.TASPEN (Persero) KC Surakarta Deskripsi Jabatan yang Terkait dengan Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) xi

12 B. Pelaksanaan SPI Pengadaan Alat tulis Kantor (ATK) di PT.TASPEN (Persero) Bagian Terkait dalam Pengadaan ATK Dokumen yang Digunakan dalam Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) Catatan yang Digunakan dalam Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) Analisis SPI Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) C. Temuan 1. Kelebihan Kelemahan BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii

13 DAFTAR GAMBAR 3.1 Logo PT.TASPEN (Persero) Struktur Organisasi PT.TASPEN (Persero) Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor di PT.TASPEN (Persero) KC Surakarta xiii

14 DAFTAR SINGKATAN ATK : Alat Tulis Kantor AMI : Auditor Mutu Intern Kabag : Kepala Bagian Kasie : Kepala Seksi KC : Kantor Cabang LPT : Lembar Pengantar Transaksi SDM : Sumber Daya Manusia SPK : Surat Perintah Kerja xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Surat Permintaan Pengadaan... Lampiran 2. Undangan kepada Rekanan... Lampiran 3. Surat Perintah Kerja... xv