AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

Transkripsi

1 AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN Siklus persediaan dan pergudangan adalah unik karena erat hubungannbya dengan siklus transaksi lainnya. Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan, masing masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas. Faktor faktor yang mempengaruhi kerumitan audit persediaan meliputi : Persediaan umumnya adalah bagian utama dalam neraca, dan seringkali merupakan akun terbesar yang masuk ke modal kerja. Persediaan dapat tersebar di beberapa lokasi yang menyulitkan pengendalian pisik dan perhitungannya. Perusahaan harus menempatkan persediaannya sedemikian rupa sehingga mudah diakses untuk efisiensi produksi dan penjualan produk, tetapi penyebaran ini sering menimbulkan kesulitan pelaksanaan audit. Keseragaman persediaan menciptakan kesulitan auditor. Seperti perhiasan, kimia, dan suku cadang elektronik sering menyulitkan observasi dan penilaian. Penilaian persediaan juga dipersulit oleh faktor ketinggalan jaman dan perlunya mengalokasikan biaya manufaktur ke persediaan. Ada beberapa metode penilaian persediaan yang dapat diterima, tapi klien harus memakai metode tersebut secara konsisten dari tahun ke tahun. FUNGSI BISNIS DI DALAM SIKLUS BESERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT Persediaan dapat beragam bentuknya, tergantung pada sifat bisnisnya. Untuk bisnis eceran atau grosir, persediaan yang terpenting adalah persediaan barang dagangan. Untuk rumah sakit, makanan dan obat obatan. Perusahaan manufaktur memiliki persediaan bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi, barang dalam proses, dan barang jadi yang tersedia untuk dijual. Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap terdiri dari dua sistem yang terpisah tapi erat terkait, yang satu melibatkan arus pisik barang yang sebenarnya, yang lain biaya terkait. Karena persediaan berpindah melalui perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai atas pergerakan pisik maupun biaya yang terkait. Enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan adalah sebagai berikut : Proses pembelian Menerima bahan baku Menyimpan bahan baku Memroses barang Menyimpan barang jadi Mengirim barang jadi

2 Fungsi di dalam Siklus Persediaan dan Pergudangan Memproses Menerima menyimpan Memproses Menyimpan Mengirim pesanan bahan bahan baku barang barang jadi barang jadi Pembelian baku Arus Menerima Meletakkan Menempatkan Meletakkan Mengirim Persediaan bahan bahan baku bahan baku barang jadi barang jadi baku di gudang dalam di gudang produksi Dokumentasi Permintaan Laporan Berkas Permintaan Berkas Dokumen Terkait pembelian penerimaan induk bahan baku induk pengiriman barang persediaan persediaan Berkas Pesanan bahan baku Catatan barang jadi induk pembelian Faktur perpetual akuntansi perpetual persediaan pemasok biaya barang jadi perpetual Proses Pembelian Siklus persediaan dan pergudangan bermula dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan pembelian digunakan untuk memesan barang persediaan oleh bagian pembelian. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan harus dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untukmemproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodik oleh orang yang berwenang. Menerima Bahan Baku Bahan yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi bagian dari dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan. Setelah inspeksi, bahan baku dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan atau notifikasi elektronik tentang penerimaan barang biasanya dikirim ke bagian pembelian, gudang, dan hutang usaha. Menyimpan Bahan Baku Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi. Bahan baku dikeluarkan dari persediaan atas penunjukan permintaan bahan baku, pesanan pekerjaan, dokumen yang sama atau pemberitahuan elektronik yang layak disetujui yang menunjukkan jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk memperbaharui berkas induk persediaan perpetual dan membukukan pemindahan dari akun bahan baku ke barang dalam proses.

3 Memroses Bahan Baku Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat. Didalam berbagai bagian produksi, ketentuan harus dibuat guna mengatur kuantitas yang diproduksi, pengendalian barang rusak, pengendalian kualitas, dan perlindungan pisik bahan baku dalam proses. Menyimpan Barang Jadi Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang sambil menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sistem pengendalian intern yang baik, dilakukan pengendalian pisik atas barang jadi dengan memisahkannya ke dalam beberapa bidang terpisah dengan akses terbatas. Mengirim Barang Jadi Pengiriman barang jadi merupakan bagian integral dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai. Berkas Induk Persediaan Perpetual Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit. Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbarui secara otomatis pada saat perolehan persediaan diproses sebagai bagian dari pembukuan transaksi perolehan. BAGAIMANA E-COMMERCE MEMPENGARUHI PENGELOLAAN PERSEDIAAN Salah satu keuntungan utama yang diberikan oleh internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara seketika atau real-time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsur persediaan penting lainnya akan membantu pemasok persediaan bekerja dengan manajemen guna memonitor arus unsur persediaan. BAGIAN DARI AUDIT PERSEDIAAN Tujuan menyeluruh audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menentukan apakah persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi telah disajikan secara wajar dalam laporan keuangan. Siklus dasar persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi lima bagian tersendiri : Audit atas Persediaan

4 Bagian dari Audit Siklus yang diuji Memperoleh dan membukukan bahan baku, tenaga kerja, dan overhead Perolehan dan pembayaran, penggajian dan kepegawaian Mentransfer internal aktiva dan biaya Persediaan dan pergudangan Mengirimkan barang dan membukukan pendapatan dan biaya Penjualan dan penerimaan kas Mengamati persediaan fisik Persediaan dan pergudangan Menilai harga dan mengkompilasi persediaan Persediaan dan pergudangan AUDIT ATAS AKUNTANSI BIAYA Pengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berkaitan dengan persediaan fisik dan biaya terkait dari titik dimana bahan baku diminta ke titik dimana barang jadi selesai diproduksi dan ditransfer atau dipindahkan ke gudang. Untuk memudahkannya, pengendalian akuntansi biaya dibagi menjadi dua kategori yang luas : ϖ Pengendalian atas persediaan fisik bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi Pengendalian atas biaya terkaitϖ Metedologi Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Akuntansi Biaya Memahami pengendalian intern sisitem akuntansi biaya Mengestimasi risiko pengendalian yang direncanakan - sistem akuntansi biaya Mengevaluasi biaya - manfaat atas pengujian pengendalian Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk sistem akuntansi biaya guna memenuhi tujuan audit terkait transaksi Prosedur audit Besarnya sampel Unsur yang dipilih Waktu Dalam audit atas akuntansi biaya, auditor berkepentingan dengan empat aspek : Pengendalian fisik atas persediaan Dokumen dan pencatatan transfer atau pemindahan barang Berkas induk persediaan perpetual Catatan Biaya per unit Pengendalian fisik atas persediaan Pengujian auditor atas memadainya pengendalian fisik bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus dibatasi pada pengamatan dan tanya jawab. Dokumen dan pencatatan transfer atau pemindahan barang Perhatian utama auditor dalam hal pemindahan atau transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi lain adalah apakah pemindahan atau transfer yang dibukukan benar terjadi, pemindahan atau transfer yang terjadi telah dibukukan, jumlah,

5 deskripsi, dan tanggal transaksi dibukukan dengan tepat. Berkas induk persediaan perpetual Berkas induk persediaan perpetual yang memadai memiliki efek yang besar pada penetapan waktu pelaksanakan dan luasnya pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor. Pengujian atas berkas induk persediaan perpetual untuk mengurangi pengujian fisik persediaan atau mengubah saat pelaksanaan dilakukan dengan menggunakan pemeriksaan dokumen. Catatan Biaya per unit Mendapatkan data yang akurat mengenai biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik adalah bagian penting dari akuntansi baiya. Pencatatan akuntansi biaya yang memadai harus diintegrasikan dengan catatan produksi dan catatan akuntansi lain untuk mendapatakan biaya yang akurat untuk semua produk. Prosedur Analitik untuk Siklus Persediaan dan Pergudangan Prosedur Analitik Kemungkinan Salah Saji Bandingkan persentase marjin kotor dengan tahun sebelumnya Salah saji atau kurang saji persediaan dan harga pokok penjualan Bandingkan perputaran persediaan (harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan rata rata) dengan tahun sebelumnya Keusangan persediaan yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan. Salah saji atau kurang saji persediaan. Bandingkan persediaan biaya per unit dengan tahun sebelumnya Salah saji atau kurang saji biaya per unit, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan Bandingkan nilai persediaan yang diperluas dengan tahun sebelumnya Salah saji dalam kompilasi, biaya per unit, atau pengalian, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan Bandingkan biaya produksi tahun berjalan dengan tahun sebelumnya (biaya variabel harus disesuaikan jika ada perubahan volume) Salah saji biaya per unit persediaan, khususnya biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan Metodologi Perancangan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Persediaan Identifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi siklus persediaan dan pergudangan Tahap I Tentukan salah saji yang dapat ditolerir dan nilailah risiko bawaan untuk siklus persediaan dan pergudangan Tahap I Nilailah risiko pengendalian untuk beberapa siklus Tahap I Rancang dan laksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus persediaan dan pergudangan Tahap II Rancang dan laksanakan prosedur analitik untuk siklus persediaan dan pergudangan Tahap III Rancang pengujian terinci atas persediaan untuk memenuhi tujuan audit terkait -

6 saldo Prosedur audit Tahap III Besar sampel Unsur yang dipilih Waktu Karena kompleksitas pelaksanaan audit persediaan, dua aspek pengujian terinci atas saldo dibahas terpisah : o Pengamatan persediaan fisik o Penilaian harga dan kompilasi persediaan PENGAMATAN PERSEDIAAN FISIK Biasanya auditor independen perlu hadir pada saat perhitungan fisik persediaan dan, melalui pengamatan, pengujian, dan pengajuan pertanyaan yang memadai, dia harus menyakini efektifitas metode perhitungan persediaan fisik dan ukuran keandalan atas penyajian klien mengenai jumlah dan kondisi fisik persediaan. Pengamatan persediaan fisik terdiri dari : Pengendalian Keputusan Audit Pengujian Pengamatan Fisik Pengendalian Aspek penting dari pemahaman auditor mengenai pengendalian fisik persediaan klien adalah pengenalan menyeluruh terhadapnya sejak persediaan itu ada. Hal itu perlu untuk mengevaluasi efektifitas prosedur klien, tetapi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan saran saran yang membangun kepada klien. Jika petunjuk di bidang persediaan tersebut tidak memberikan pengendalian yang memadai, auditor harus mencurahkan waktu lebih banyak guna menyakinkan perhitungan fisiknya akurat. Keputusan Audit Keputusan audit dalam hal pengamatan persediaan secara fisik umumnya sama dengan bidang audit lainnya : Memilih prosedur audit Menetapkan saat pelaksanaan Menetapkan besarnya sampel, dan memilih unsur yang akan diuji Pengujian Pengamatan Fisik Bagian tepenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan instruksi klien atau tidak. Untuk melakukan ini secara efektif, sangat penting bagi auditor untuk hadir pada saat perhitungan persediaan secara fisik dilakukan. Tujuan Audit Terkait-Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Pengamatan

7 Fisik Persediaan. Tujuan Audit Terkait-Saldo Prosedur Pengamatan Fisik Persediaan Umum Komentar Persediaan yang dibukukan dalam kartu secara fisik ada (keberadaan) Pilih sampel secara acak dari nomor kartu dan bandingkan dengan nomor yang ada pada fisik persediaan. Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama penghitungan Tujuannya adalah menemukan diikutkannya barang fiktif dalam persediaan Persediaan yang ada telah dihitung dan diberikan kartu untuk memastikan tidak ada yang hilang (kelengkapan) Periksa persediaan untuk menyakinkan bahwa telah diberi kartu. Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama perhitungan. Tanyakan apakah ada persediaan di lokasi lain. Hitung semua kartu yang dipakai dan tidak dipakai untuk memastikan tidak ada yang hilang atau sengaja dihilangkan. Bukukan nomor kartu untuk yang terpakai dan belum terpakai guna tindaklanjut berikutnya. Perhatian khusus harus diberikan ke kelalaian mencantumkan persediaan dalam jumlah besar. Persediaan dihitung akurat (keakuratan) Hitung kembali penghitungan klien untuk menyakinkan pembukuan yang akurat pada kartu (juga periksa deskripsi dan unit penghitungan seperti lusin atau grosir). Bandingkan penghitungan fisik dengan berkas induk persediaan perpetual. Catat penghitungan klien untuk pengujian berikutnya. Membukukan penghitungan persediaan yang dilakukan klien dalam kertas kerja pemeriksaan pada lembar penghitungan pada lembar penghitungan persediaan yang dilakukan karena dua alasan : untuk mendokumentasikan bahwa pemeriksaan fisik yang memadai telah dilakukan dan untuk menguji kemungkinan bahwa klien mengubah hasil penghitungan setelah auditor meninggalkan lokasi. Persediaan diklasifikasikan dengan benar dalam kartu (klasifikasi) Periksa deskripsi pada kartu dan bandingkan dengan persediaan fisiknya untuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Evaluasi apakah persentase penyelesaian yang tercatat pada kartu untuk barang dalam proses itu memadai. Pengujian tersebut akan dilakukan sebagai bagian dari prosedur pertama dalam tujuan keakurasian. Informasi diperoleh untuk memastikan penjualan dan pembelian persediaan dibukukan dalam periode yang layak (pisah batas) Catat dalam kertas kerja pemeriksaan untuk tindak lanjut bagi nomor terakhir dokumen pengiriman yang digunakan pada akhir tahun. Yakinkan bahwa persediaan barang tersebut-tidak diikutkan dalam penghitungan fisik. Telaah area pengiriman barang untuk persediaan yang disisihkan untuk dikirim, tapi tidak dihitung. Catat dalam kertas kerja pemeriksaan untuk tindak lanjut berikutnya atas nomor laporan penerimaan barang yang terpakai pada akhir tahun. Yakinkan bahwa persediaan tersebut telah disertakan dalam penghitungan fisik. Telaah area penerimaan barang untuk persediaan yang harus disertakan dalam penghitungan. Mendapatkan informasi pisah batas yang memadai bagi penjualan dan perolehan merupakan bagian yang penting dari pengamatan persediaan.

8 Unsur persediaan yang usang dan tidak terpakai dikeluarkan atau dicatat (nilai yang dapat direalisir) Pengujian atas keusangan persediaan dengan menanyai pegawai pabrik dan manajemen, dan waspada terhadap barang rusak, berkarat, atau berdebu, atau terletak di tempat yang tidak sesuai. Klien berhak membukukan persediaan pada kartu (hak) Tanyakan tentang konsinyasi atau persediaan pelanggan dimasukkan ke perusahaan klien. Waspadai persediaan yang dipisahkan atau ditandai khusus sebagai indikasi bukan milik klien. AUDIT ATAS PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI Pengujian kompilasi persediaan (inventory compilation test) mencakup semua pengujian ikhtisar kuantitas fisik, perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan ikhtisar persediaan, dan penelusuran total ke buku besar. Audit atas penetapan harga dan kompilasi terdiri dari : Pengendalian Penetapan Harga dan Kompilasi Prosedur penetapan Harga dan Kompilasi Penilaian Persediaan Pengendalian Penetapan Harga dan Kompilasi Keberadan struktur pengendalian intern yang memadai untuk biaya per unit yang terintegrasi dengan produksi dan catatan akuntansi lain, penting untuk menyakinkan bahwa tingkat biaya yang memadai telah digunakan untuk menilai persediaan akhir. Satu pengendalian intern yang penting adalah penggunaan catatan biaya standar (standard cost record), yang menunjukkan penyimpangan dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead serta dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi. Prosedur penetapan Harga dan Kompilasi Kerangka acuan untuk menerapkan tujuan audit adalah daftar persediaan yang didapat dari klien yang mencantumkan deskripsi, jumlah, harga per unit, dan nilai perkalian dari tiap jenis persediaan. Daftar persediaan terdiri dari deskripsi jenis persediaan dengan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi disusun terpisah. Jumlahnya sama dengan angka pada buku besar. Penilaian Persediaan Dalam melakukan pengujian harga, tiga hal penting mengenai metode penetapan harga klien : Metode tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum Penerapannya konsisten dari tahun ke tahun Harus mempertimbangkan antara nilai pasar dan nilai pengganti (replacement cost).

9 Tujuan Audit Terkait-Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Penetapan Harga dan Kompilasi Persediaan Tujuan Audit Terkait-Saldo Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi Persediaan Komentar Persediaan dalam skedul persediaan sesuai dengan perhitungan fisik, perkalian, dan Penjumlahan adalah benar dan sesuai dengan buku besar (kecocokan rincian) Lakukan pengujian kompilasi (lihat tujuan keberadaan, kelengkapan, dan keakurasian). Jumlahkan skedul daftar persediaan untuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Telusuri total ke buku besar. Perluas kuantitas kali harga pada unsur yang terpilih. Kecuali jika pengendalian lemah, pengujian atas perkalian dan penjumlahan seharusnya dibatasi. Persediaan dalam skedul daftar persediaan adalah ada (keberadaan) Telusuri persediaan yang terdaftar dalam skedul ke kartu persediaan dan catatan penghitungan auditor untuk mengetahui keberadaan dan deskripsinya. Enam tujuan berikutnya akan dipengaruhi oleh hasil pengamatan persediaan secara fisik. Nomor kartu dan penghitungan diverifikasi sebagai bagian dari pengamatan persediaan fisik ditelusuri ke skedul daftar persediaan sebagai bagian dari pengujian ini. Persediaan yang ada termasuk di dalam skedul daftar persediaan (kelengkapan) Catat dan hitung nomor kartu yang tidak terpakai dalam kertas kerja untuk menyakinkan bahwa tidak ada kartu yang ditambahkan. Telusuri data kartu persediaan ke skedul daftar persediaan untuk menyakinkan bahwa kartu tersebut telah masuk. Hitung nomor yang tidak terpakai untuk menyakinkan bahwa tidak ada kartu yang dihilangkan. Persediaan di dalam skedul daftar persediaan adalah akurat (keakurasian) Telusuri daftar persediaan dalam skedul ke kartu persediaan dan catatan penghitungan jumlah dan deskripsi auditor. Lakukan pengujian penetapan harga persediaan. Persediaan di dalam skedul daftar persediaan diklasifikasikan dengan layak (klasifikasi) Verifikasi klasifikasi bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi dengan membandingkan deskripsi pada kartu persediaan beserta pengujian pencatatan pengitungan auditor dengan skedul daftar persediaan. Persediaan di dalam skedul daftar persediaan dinyatakan pada nilai yang dapat direalisir (nilai yang dapat direalisir) Lakukan pengujian biaya perolehan atau harga pasar manakah yang paling rendah, demikian pula harga jual dan keusangan. Klien berhak atas persediaan didalam skedul daftar persediaan (hak)

10 Telusuri kartu persediaan yang diidentifikasi sebagai barang yang tidak dimiliki selama pengamatan fisik ke skedul daftar persediaan untuk menyakinkan barang ini tidak dimasukkan. Telaah kontrak dengan pemasok dan pelanggan dan lakukan tanya jawab ke manajemen mengenai kemungkinan masuknya konsinyasi atau persediaan yang bukan dimiliki lainnya atau tidak dimasukkannya barang yang dimiliki. Persediaan dan akun terkait dalam siklus persediaan dan pergudangan disajikan dan diungkapkan dengan benar (penyajian dan pengungkapan) Periksa penyajian dan pengungkapan laporan keuangan yang mencakup : pemisahan pengungkapan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Deskripsi yang memadai atas metode penghitungan harga perolehan persediaan. Deskripsi persediaan yang digadaikan Memasukkan penjualan dan komitmen pembelian yang signifikan Penggadaian persediaan dan komitmen penjualan biasanya tidak diungkapkan sebagai bagian dari pengujian audit lainnya. INTEGRASI PENGUJIAN Bagian tersulit untuk memahami audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menebak nebak saling terkaitnya antar berbagai pengujian yang berbeda yang dilakukan auditor untuk menentukan apakah persediaan dan harga pokok penjualan disajikan secara wajar, pengujian pengujian tersebut terdiri dari : Pengujian Siklus Perolehan dan Pembayaran Pengujian Siklus Penggajian dan Kepegawaian Pengujian Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Pengujian Akuntansi Biaya Persediaan fisik, Penetapan Harga, dan Kompilasi KESIMPULAN Karena kesulitan yang berhubungan dengan penetapan keberadaan dan penilaian persediaan, maka siklus tersebut seringkali merupakan bagian audit yang paling makan banyak waktu dan kompleks. Siklus ini jug unik karena banyak pengujian masukan kepada siklus diuji sebagai bagian dari audit siklus lainnya. Pengujian yang dilaksanakan sebagai bagian dari siklus persediaan dan pergudangan fokusnya pada catatan akuntansi biaya, pengamatan persediaan secara fisik, dan pengujian penetapan harga poko dan kompilasi saldo akhir persediaan.

11 AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN tinggalkan komentar» 5 Votes Siklus persediaan dan pergudangan merupakan siklus yang unik karena hubungannya yang erat dengan siklus transaksi lainnya. Bagi perusahaan manufaktur, bahan baku memasuki siklus persediaan dan penggudangan dari siklus akuisisi dan pembayaran, sementara tenaga kerja langsung memasukinya dari siklus penggajian dan personalia. Siklus penggudangan dan persediaan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penagihan. Audit terhadap persediaan, terutama pengujian saldo persediaan akhir tahun, sering kali merupakan bagian yang paling kompleks dan paling menghabiskan waktu. Tujuan utama keseluruhan dari audit siklus persediaan dan penggudangan adalah untuk menyediakan kepastian bahwa laporan keuaangan memperhitungkan secara wajar bahan baku, barang dalam proses, persediaan barang jadi dan harga pokok penjualan. 1. A. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap terdiri dari dua sistem yang terpisah tetapi saling berkaitan erat. Dimana siklus persediaan melibatkan arus fisik barang dan siklus penggudangan berhubungan dengan biaya terkait Enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan penggudangan adalah: 1. Memroses pesanan pembelian. 2. Menerima bahan baku 3. Menyimpan bahan baku

12 4. Memroses barang 5. Menyimpan barang jadi 6. Mengirimkan barang jadi Tabel 21.1 Fungsi-fungsi dalam Siklus Persediaan dan Penggudangan 1. B. PENGARUH E-COMMERCE TERHADAP MANAJEMEN PERSEDIAAN Salah satu fungsi utama internet bagi manajemen persediaan adalah memberikan perusahaan deskripsi yang lebih lengkap tentang persediaannya atas dasar real time untuk para rekan bisnis kunci, termasuk pemaasok persediaan dan pelanggan. Selain itu internet serta jaringan LAN, juga membantu manajemen dengan menyediakan akses ke laporan status persediaan. Selain kemudahan-kemudahan yang ada, akses informasi oleh pelanggan dan vendor dapat juga meningkatkan risiko bisnis. Misalnya adalah menimbuklan risiko pelaporan keuangan jika akses ke database persediaan tidak dilakukan pembatasan akses keamanan dan pengendalian manajemen IT lainnya. 1. C. BAGIAN AUDIT PERSEDIAN Audit siklus persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi lima aktivitas yang berbeda dalam siklus: 1. Mengakuisisi dan mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan overhead. Bagian audit ini meliputi fungsi pemrosesan pesanan pembelian, penerimaan bahan baku dan penyimpanan bahan baku. Auditor akan memahami pegendalian internal terhadap ketiga fungsi tersebut kemudian melaksanakan pengujian substantif atas transaksi baik dalam siklus akuisisi dan bembayaran maupun siklus penggajian dan personalia. 1. Mentransfer secara interval aktiva dan biaya. Klien memperhitungkan aktifitas memproses barang dan menyimpan barang jadi dalam catatan akuntansi biaya, yang independen dengan siklus lainnya dan diuji sebagai bagian dari audit siklus persediaan dan pengudangan. 1. Mengirimkan barang dan mencatat pendapatan serta biaya. Karena fungsi pencatatan pengiriman merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan, auditor harus memahami dan menguji pengendalian internal terhadap pencatatan pengiriman sebagai bagian dari audit siklus tersebut, termasuk prosedur untuk memverifikasi keakuratan pengkreditan ke persediaan yang dicatat dalam file induk persediaan perpetual. 1. Mengamati persediaan secara fisik. Auditor harus mengamati klien yang melakukan perhitungan fisik persediaan untuk menentukan apakah persediaan yang tercatat benar-benar ada pada tanggal neraca dan dihitung secara benar-benar oleh klien. 1. Menetapkan harga dan mengkompilasi persediaan.

13 Pengujian harga adalah prosedur audit yang digunakan untuk memverifikasi biaya-biaya,yaitu, pengujian untuk menentukan apakah klien telah mengikuti secara benar metode persediaan yang sesuai baik dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum maupun konsisten dengan tahun sebelumnya. Sedangkan pengujian kompilasi persediaan merupakan pengujian untuk memverifikasi apakah penghitungan fisik telah diikhtisarkan secara benar, kuantitas dan harga persediaan telah dikalikan dengan benar, dan persediaan yang dikalikan difooting secara benar pada saldo persediaan buku besar umum yang sama. Keterkaitan antara siklus persediaan dan pergudangan dengan siklus lainnya, mengharuskan beberapa bagian audit akan lebih efisien jika diuji dengan pengujian audit antar siklus lainnya. 1. D. AUDIT AKUNTANSI BIAYA Pengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berhubungan dengan pemrosesan yang mempengaruhi persediaan fisik dan penelusuran biaya terkait dari suatu bahan baku diminta hingga produk selesai dibuat dan ditransfer ke penyimpanan. Pengendalian tersebut dapat dibagi ke dalam dua kategori luas: 1. Pengendalian fisik terhadap bahan baku, barang dalam proses, dan persediaan barang jadi. 2. Pengendalian terhadap biaya terkait. Pengujian Akuntansi Biaya Empat aspek akuntansi biaya yang yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Pengendalian fisik terhadap persediaan. 2. Dokumen dan catatan untuk mentransfer persediaan. 3. File induk persediaan perpetual. 4. Catatan biaya per audit. 1. E. PROSEDUR ANALITIS Auditor melaksanaan prosedur analitis untuk memeriksa hubungan saldo akun persediaan dengan akun lainnya. Selain itu, auditor seringkali juga menggunakan informasi nonkeuangan untuk menilai kelayakan saldo yang berkaitan dengan persediaan. Setelah melaksanakan pengujian yang tepat atas catatan akuntansi biaya dan prosedur analitis, auditor akan memiliki dasar untuk merancang serta melaksanakan pengujian tas rincian saldo persediaan akhir. 1. F. OBSERVASI FISIK PERSEDIAAN Auditor diharuskan untuk melakukan pengujian observasi fisik atas persediaan karena auditor tidak mengamati secara fisik persediaan, yang pada saat itu tidak diharuskan. SAS 1 (AU 331) mengharuskan auditor untuk menerima efektivitas metode penghitungan persediaan klien dan ketergantungan yang dapat mereka tempatkan pada reperesentasi klien mengenai mengenai kuantitas serta kondisi fisik persediaan. Klien adalah pihak yang bertanggung jawab menetapkan prosedur untuk menghitung persediaan fisik secara akurat dan benar-benar melakukan serta mencatat perhitungan tersebut. Auditor bertanggung jawab

14 mengevaluasi dan mengamati prosedur klien, termasuk menguji perhitungan persediaan dan menarik kesimpulan mengenai kememadaian persediaan fisik. Pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor dilaksanakan bila persediaan yang disimpan oleh custodian pihak luar itu merupakan bagian dari aktiva lancar atau total aktiva yang signifikan, sehinga auditor harus menerapkan prosedur tambahan. 1. G. AUDIT PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI Pengendalian internal yang memadai seputar penelusuran biaya per unit yang diintegrasikan dengan produksi dan catatatn akuntansi lainnya yang menyediakan kepastian bahwa klien menggunakan biaya yang masuk akal untuk menilai persediaan akhir. Klien memerlukan pengendalian internal atas kompilasi persediaan untuk memastikan bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan dengan benar, diberi harga pada jumlah yang sama seperti catatan per unit, dikalikan dan ditotalkan dengan benar, serta dicantumkan pada file induk perediaan perpetual dan akun persediaan di buku besar umum terkait pada jumlah yang tepat. Pengendalian internal penting untuk diverifikasi oleh orang yang independen dan kompeten, yang mengandalkan dokumen serta catatan yang memadai yang akan digunakan untuk melakukan perhitungan fisik. Dalam melakukan pengujian penetapan harga, auditor menghadapi permasalahan antara lain: metode yang digunakan harus sesuai dengan PABU, penerapan metodenya harus konsisten dari tahun ke tahun, serta biaya persediaan lawan nilai pasar harus dipertimbangkan. INTEGRASI PENGUJIAN Pengujian siklus perolehan (akuisisi) dan pembayaran Pengujian siklus penggajian dan personalia Pengujian siklus penjualan dan penagihan Pengujian cost accounting Persediaan fisik, penetapan harga, dan kompilasi LAMPIRAN FUNGSI ALIRAN PERSEDIAAN DOKUMENTAS I Memroses pesanan pembelian Pesanan pembelian Menerima Menyimpan bahan bakubahan baku Faktur vendor Memroses barang Menyimpan barang jadi Mengirimkan barang jadi Menerima Menaruh bahan bakubahan baku di ruang Menempatka Menympan n bahan baku barang jadi pada produksi di ruang Mengirimkan barang jadi penyimpanan penyimpanan Permintaan Laporan File induk Permintaan File induk Dokumen pembelian penerimaan persediaan bahan baku persediaan pengiriman perpetual perpetual bahan baku barang jadi Catatan akuntansi biaya Catatan akuntansi File induk persediaan perpetual

15 biaya barang jadi Catatan akuntansi biaya. Audit atas persediaan dan pergudangan penting, lama, dan kompleks: a. Persediaan adalah bagian utama dari neraca, merupakan perkiraan terbesar yang melibatkan modal kerja. b. Persediaan lokasinya tersebar yang menyulitkan penghitungan dan pengendalian fisik. c. Persediaan bermacam ragam dan penilaiannya sulit. d. Ada beberapa metode penilaian persediaan yang dapat diterima. 2. Fungsi-fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan: a. Memproses Purchase Order. Meminta bagian pembelian untuk mengorder barang persediaan, permintaan dapat diajukan oleh pegawai gudang. Pengendalian atas permintaan pembelian dan order pembelian yang terkait harus dievaluasi dan diuji sebagai bagian dari siklus perolehan dan pembayaran. b. Menerima Bahan Baku Baru. Menerima barang yang diorder disertai laporan penerimaan barang. Pengendalian dan penghitungan perlu untuk semua transfer. c. Menyimpan Bahan Baku. Barang yang diterima dari bagian penerimaan disimpan di gudang sampai saatnya dibutuhkan untuk proses produksi. Persediaan perpetual di-update dan membukukan perpindahan dari perkiraan bahan baku ke barang dalam proses. d. Memproses Barang. Bagian produksi harus mengadakan laporan produksi dan barang rusak sehingga catatan akuntansi mencerminkan pergerakan barang dan biaya produksi yang akurat. Sistem Akuntansi Biaya merupakan fungsi proses barang. Setelah pekerjaan selesai, biaya yang timbul dipindahkan dari barang dalam proses ke barang jadi. e. Menyimpan Barang Jadi. Barang jadi disimpan di gudang menunggu pengiriman. Pengendalian fisik dengan memisahkan barang dalam beberapa area dengan akses terbatas. Pengendalian biasanya dianggap bagian siklus penjualan dan penerimaan kas. f. Mengirim Barang Jadi. Tiap pengiriman / pengeluaran barang harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi. g. Berkas Induk Persediaan Perpetual. Berkas induk persediaan perpetual memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual dan yang tersimpan atau informasi mengenai biaya per unit.

16 3. Berkas induk persediaan perpetual merupakan catatan yang memuat informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan yang tersimpan atau informasi mengenai biaya per unit. 4. Bagian-bagian audit atas persediaan: a. Memperoleh dan Mencatat Bahan Baku, Biaya Buruh dan Overhead. Bagian ini meliputi pemrosesan order pembelian, penerimaan bahan baku dan penyimpanan bahan tersebut. Internal control fungsi ini dipahami dan diuji sebagai pengujian atas pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi dalam siklus perolehan & pembayaran dan siklus penggajian & kepegawaian. b. Transfer Aktiva Tetap. Bagian ini mencakup fungsi pemrosesan barang dan menyimpan barang jadi. Dilakukan pengujian tersendiri atas siklus persediaan dan pergudangan. c. Pengiriman dan Pencatatan Pendapatan dan Biaya. Bagian ini mencakup pencatatan pengiriman barang. Pemahaman dan pengujian internal control dilakukan sebagai audit atas siklus penjualan dan penerimaan kas. Pengujian atas transaksi berupa akurasi berkas induk persediaan perpetual. d. Pengamatan Fisik Persediaan. Pengamatan penghitungan fisik pesediaan diperlukan untuk menentukan apakah persediaan yang tercatat benar-benar ada pada tanggal neraca dan dihitung dengan benar. e. Menilai Harga dan Mengkompilasi Persediaan. Biaya yang digunakan untuk menilai persediaan diuji dengan pengujian harga. Hasil perhitungan fisik jumlah dan harga yang dicatat diuji dengan pengujian kompilasi. 5. Pengendalian Akuntansi Biaya adalah hal-hal yang berkaitan dengan persediaan fisik dan biaya yang terkait dari titik dimana bahan baku diminta pengorderannya sampai titik dimana barang jadi selesai diproduksi dan dipindahkan ke gudang. Pengendalian ini dibagi dua kategori: a. Pengendalian fisik atas bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. 1) Penggunaan gudang yang terpisah dengan akses yang terbatas 2) Penugasan pegawai tertentu 3) Dokumen prenumbered untuk otorisasi pemindahan persediaan 4) Berkas induk persediaan perpetual b. Pengendalian atas biaya yang berkaitan. 1) Catatan biaya yang memadai. 6. Pengujian atas Akuntansi Biaya. Dalam mengaudit akuntansi biaya auditor berkepentingan dengan empat aspek: a. Pengendalian fisik Pengujian dibatasi pada pengamatan dan tanya jawab. Diamati apakah gudang dikunci dan ditangani oleh pegawai yang kompeten. b. Dokumen dan catatan pemindahan persediaan. Perhatian utama auditor dalam hal pemindahan persediaan ialah apakah pemindahan yang dicata benar terjadi, pemindahan yang terjadi telah dicatat,

17 jumlah diskripsi dan tanggal transaksi dicatat dengan tepat. Pertama auditor memahami internal control, kemudian pengujian melalui pemeriksaan terhadap catatan dan dokumen dilakukan. c. Berkas induk persediaan perpetual. Pengujian atas berkas induk persediaan perpetual untuk mengurangi pengujian fisik atau mengubah sat pelaksanaannya dilakukan dengan pemeriksaan dokumen, yaitu dokumen untuk verifikasi pembelian bahan yang mendukung pengurangan persediaan bahan dan peningkatan barang jadi, pengurangan persediaan barang jadi. d. Catatan biaya per unit. Pencatatan akuntansi biaya yang memadai harus diintegrasikan dengan catatan produksi dan catatan akuntansi lain untuk mendapatkan biaya yang akurat untuk semua produk. Auditor harus memahami internal control, dan pengujian dilakukan sebagai bagian dari pengujian terhadap perolehan, penjualan dan penggajian. Pengalokasian overhead juga harus dievaluasi. 7. Prosedur analitis dalam siklus ini 1. Bandingkan persentase margin bruto dengan tahun lalu. 2. Bandingkan perputaran persediaan [HPP/ rata-rata persediaan] dengan tahun lalu. 3. Bandingkan biaya per unit persediaan dengan tahun lalu. 4. Bandingkan nilai persediaan dengan tahun lalu. 5. Bandingkan biaya manufaktur tahun berjalan dengan tahun lalu. 8 Pengujian terinci untuk siklus persediaan Pengujian terinci ini dibahas dalam du aspek, yaitu: a. pengamatan fisik b. penetapan harga dan kompilasi 9 Pengamatan fisik persediaan a. Pengendalian Intern: Petunjuk yang jelas mengenai penghitungan fisik Verifikasi intern yang independen atas perhitungan Rekonsiliasi independen antara hasil penghitungan dengan berkas perpetual Pengendalian yang cukup atas kertas kerja b. Keputusan Audit Memilih prosedur audit Saat pelaksanaan Ukuran sampel Pemilihan pos atau unsur. c. Pengujian Pengamatan Fisik Auditor harus: Hadir saat penghitungan fisik. Memahami jenis usaha klien Menelusuri semua bagian dimana persediaan digudangkan Membandingkan persediaan bernilai tinggi ke angka penghitungan tahun sebelumnya dan berkas induk persediaan perpetual.

18 10. Audit penetapan harga dan kompilasi Penetapan harga mencakup semua pengujian atas biaya per unit apakah sudah tepat. Sedangkan kompilasi mencakup seluruh pengujian atas pengikhtisaran penghitungan fisik, perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan ikhtisar persediaan, dan penelusuran saldo ke buku besar. a. Pengendalian Penetapan Harga dan Kompilasi. Penggunaan biaya standar Penelaahan biaya per unit Penelaahan persediaan yang rusak, usang, perputarannya lambat atau salah saji. Dokumen dan catatan yang memadai dari penghitungan fisik Verifikasi intern oleh personel yang cakap dan independen Kartu persediaan prenumbered. b. Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi. Kerangka acuannya adalah daftar persediaan yang didapat dari klien. c. Penilaian Persediaan Metode penetapan harga harus sesuai dengan GAAP, konsisten dan mempertimbangkan nilai pasar dengan nilai penggantian. 11. Pemaduan pengujian 1. Pengujian atas siklus perolehan dan pembayaran. 2. Saat verifikasi perolehan, biaya pembelian dapat mengalir langsung ke HPP, persediaan akhir bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. 3. Pengujian atas siklus penggajian dan kepegawaian. 4. Saat verifikasi biaya buruh, pencatatan biaya akuntansi untuk upah buruh langsung dan tidak langsung dapat diuji dengan siklus ini. 5. Pengujian atas siklus penjualan dan penerimaan kas. 6. Audit unuk penyimpanan barang jadi, pengiriman HPP standar dilakukan dengan siklus ini. 7. Pengujian atas akuntansi biaya. 8. Dimaksudkan untuk verifikasi pengendalian yang mempengaurhi persediaan tetapi tidak diverifikasi dalam ketig siklus diatas. 9. Persediaan fisik, kompilasi, penetapan harga. 10. Audit ini penting karena kekeliruan pada salah satu menyebabkan salah saji persediaan dan HPP. AUDIT SIKLUS PRODUKSI DAN SIKLUS PERSONALIA Rangkuman 1. Siklus produksi merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi yang siap untuk dijual. 2. Siklus produksi mempengaruhi beberapa siklus lainnya, yaitu: Siklus pengeluaran dalam pembelian bahan baku dan biaya overhead lainnya.

19 Siklus personalia dalam biaya tenaga kerja. Siklus pendapatan dalam penjualan barang jadi. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus produksi dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu: 1. Program audit untuk pengujian pengendalian transaksi manufaktur. 2. Program audit untuk pengujian pengendalian aktivitas penghitungan fisik persediaan. Transaksi manufaktur merupakan transaksi pengolahan bahan baku menjadi produk jadi. Prosedur yang terkait dengan transaksi manufaktur adalah: 1. Order produksi. 2. Permintaan dan pengeluaran barang gudang. 3. Retur barang gudang. 4. Pencatatan biaya tenaga kerja. 5. Pencatatan pembebanan overhead pabrik serta biaya produk selesai. 6. Pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya pemasaran, dan biaya administrasi dan umum. 7. Fungsi yang terkait dalam transaksi manufaktur adalah: 1. Fungsi penjualan. 2. Fungsi otorisasi produksi. 3. Fungsi produksi. 4. Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi. 5. Fungsi gudang. 6. Fungsi akuntansi biaya. 7. Fungsi akuntansi umum. 8. Dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi manufaktur adalah: 1. Surat Order Produksi. 2. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. 3. Kartu jam kerja. 4. Bukti pengembalian barang ke gudang. 5. Bukti Memorial (jurnal voucher). 6. Bukti kas keluar. 7. Laporan produk selesai. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian transaksi manufaktur dilaksanakan melalui beberapa tahap berikut ini: 1. Pemahaman terhadap fungsi yang terkait dalam transaksi manufaktur. 2. Pemahaman terhadap dokumen dan catatan yang terkait pada transaksi manufaktur. 3. Penentuan kemungkinan salah saji potensial pada transaksi manufaktur. 4. Penentuan aktivitas pengendalian untuk mendeteksi dan mencegah salah saji potensial pada transaksi manufaktur. 5. Penentuan prosedur audit untuk mendeteksi efektivitas aktivitas pengendalian. 6. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian pada transaksi manufaktur.

20 Rangkuman Perbedaan jenis usaha akan menimbulkan perbedaan karakteristik persediaan. Pada perusahaan dagang, persediaan utamanya adalah persediaan barang dagangan, sedangkan pada perusahaan manufaktur, persediaan yang digunakan adalah persediaan bahan baku, persediaan dalam proses, persediaan suku cadang, persediaan bahan habis pakai, dan persediaan produk jadi. Pengujian yang dilakukan oleh auditor berkaitan dengan persediaan adalah: 1. Pengujian pengendalian terhadap aktivitas penghitungan fisik persediaan. 2. Pengujian substantif terhadap saldo persediaan. Sebelum menyusun program audit untuk pengujian pengendalian terhadap aktivitas penghitungan fisik persediaan, terdapat beberapa hal yang harus dipahami terlebih dahulu yaitu sistem pengendalian intern yang terkait dengan aktivitas tersebut meliputi: Fungsi yang terkait dengan aktivitas penghitungan fisik persediaan yaitu: 1. Tim penghitungan fisik persediaan. 2. Fungsi akuntansi biaya. 3. Fungsi akuntansi umum. 4. Prosedur yang terkait dengan aktivitas penghitungan fisik persediaan yaitu: 1. Penghitungan fisik. 2. Kompilasi. 3. Penentuan kos persediaan. 4. Adjustment kos persediaan. 5. Dokumen yang terkait dengan aktivitas penghitungan fisik persediaan adalah: 1. Kartu penghitungan fisik. 2. Bukti memorial. 3. Daftar hasil penghitungan fisik. 4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam aktivitas penghitungan fisik persediaan adalah: 1. Buku pembantu persediaan. 2. Jurnal umum. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap aktivitas penghitungan fisik persediaan meliputi: 1. Mempelajari instruksi yang digunakan untuk penghitungan fisik persediaan. 2. Melakukan pengamatan terhadap penghitungan fisik persediaan. 3. Melakukan hitung uji (test count). 4. Melakukan pengujian kompilasi (compilation test). 5. Melakukan pengujian kos (pricing test). 6. Melakukan adjustment test. Program audit untuk pengujian substantif terhadap saldo persediaan meliputi: 1. Melakukan prosedur audit awal. 2. Melakukan prosedur analitik. 3. Melakukan pengujian terhadap transaksi rinci.

21 4. Melakukan pengujian terhadap saldo akun rinci. 5. Melakukan verifikasi penyajian dan pengungkapan. Rangkuman Siklus personalia meliputi kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan kompensasi kepada pimpinan dan pegawai organisasi/perusahaan. Fungsifungsi yang terlibat dalam siklus personalia adalah fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi yang terdiri dari: 1. Fungsi penerimaan pegawai. 2. Fungsi pencatat waktu. 3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4. Fungsi pembuat bukti kas keluar. 5. Fungsi pembayar gaji dan upah. 6. Fungsi akuntansi biaya. 7. Fungsi akuntansi umum. Tujuan audit terhadap siklus personalia dikelompokkan menjadi tujuan audit kelompok transaksi dan tujuan audit saldo akun yang ditentukan berdasarkan atas 5 (lima) asersi laporan keuangan yaitu: keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, hak dan kewajiban, penilaian atau alokasi dan penyajian dan pengungkapan. Dokumen yang digunakan dalam siklus personalia adalah: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 2. Kartu jam hadir. 3. Kartu jam kerja. 4. Daftar gaji dan daftar upah. 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah. 7. Bukti kas keluar. Catatan yang digunakan dalam siklus personalia adalah: 1. Jurnal umum. 2. Kartu kos produk. 3. Buku pembantu biaya. 4. Kartu penghasilan karyawan. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus personalia dilakukan dengan mengklasifikasikan prosedur audit menurut asersi yang dituju yang meliputi: keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, penilaian dan alokasi. Program audit untuk pengujian substantif terhadap berbagai saldo akun yang terkait dengan siklus personalia meliputi: 1. Melakukan prosedur analitik. 2. Melakukan penghitungan kembali utang gaji dan upah. 3. Melakukan verifikasi terhadap kompensasi bagi eksekutif. KASUS PERSEDIAAN

22 Seorang direktur penjualan dari sebuah perusahaan produk elektronik tiba-tiba mengundurkan diri dari jabatannya ketika ditanyakan mengenai adanya keanehan dalam data-data penjualan. Setelah dilakukan investigasi, ternyata mantan direktur tersebut terlibat dalam proses penjualan yang ternyata palsu. Modus pola fraud dilakukan dengan: Kuitansi penjualan atas nama pembeli tertentu dibuat Tagihan palsu dikeluarkan. Barang persediaan dikeluarkan dari gudang penyimpanan seolah-olah akan dikirimkan ke pembeli (barang tersebut kemudian dijual sendiri oleh direktur keuangan dan uangnya masuk ke kantong pribadi). Penjualan dicatat dalam sistem akuntansi dan beberapa waktu kemudian dihapuskan sebagai non-inventory return credits atau retur penjualan nonpersediaan. Latar Belakang Masalah Dua sahabat; Suzette Washington (SW) dan Paula Kaye (PK) bekerja pada sebuah toko pakaian bernama Bertolini s, yang melayani pakaian remaja pria dan wanita. Keduanya masih berstatus sebagai mahasiswa di sebuah perguruan tinggi di Amerika Tenggara, yang letaknya tidak jauh dari Bertolini s. Suzette Washington (SW) adalah seorang mahasiwa jurusan akuntansi, sedangkan Paula Kaye (PK) kuliah di jurusan pemasaran. Di Bertolini s, Suzette Washington (SW) bekerja sebagai karyawan di bagian persediaan, sedangkan Paula Kaye (PK) sebagai karyawan di bagian pemasaran. Dalam perusahaan tersebut, selain bagian personalia, hampir seluruh karyawannya masih berstatus sebagai mahasiwa. Suatu ketika, perusahaan mulai mengalami penyusutan jumlah persediaan pakaian pria pada tiga departemen. Supervisor SW, yang merupakan asisten manajer toko, yakin bahwa ada karyawan bagian penjualan yang telah melakukan pencurian. Dari rumor yang beredar di perusahaan, terdapat dua orang karyawan, yaitu Alex (Al) dan Matt (M), sebagai pelaku pencurian tersebut. Alex dan Matt mencuri beberapa barang setiap minggunya, yaitu berupa polo shirt, dasi sutera, jean, dan terkadang juga beberapa barang mahal seperti sweater rajut dan jaket sport. Modus pencurian diketahui bahwa Alex menyembunyikan satu atau dua barang di dasar tong sampah di bawah cash register nomor 2. Selanjutnya, Matt, yang setiap malam bertugas membuang sampah ke luar, mengambil barang-barang yang disembunyikan tersebut dan menyimpan di mobilnya. Atas rumor tersebut, Suzette Washington (SW) akan melaporkan ke manajemen perusahaan, namun Paula Kaye (PK) tidak sependapat, dengan alasan hal itu hanya berupa rumor, tidak tahu apakah hal itu benar atau tidak. Apabila dilaporkan ke manajer, akan menimbulkan banyak pertanyaan, dan akan melibatkan polisi. Bahkan pada akhirnya orang akan menemukan siapa yang mengatakan. Namun demikian, sebulan kemudian, manajemen memperoleh surat kaleng yang menyebutkan adanya dua orang pencuri dalam toko tersebut. Atas hal tersebut, Bertolini s menyewa detektif untuk menyelidiki masalah tersebut. Setelah dilakukan penyidikan diketahui bahwa memang pencurian dilakukan oleh Alex dan Matt, dengan total nilai pakaian yang dicuri selama lebih dari empat minggu adalah sebesar $500. Atas permasalah tersebut dapat diketahui bahwa:

23 a. Bertolini s merupakan toko pakaian dengan skala besar, dan tentu saja mempunyai karyawan yang banyak pula. Selain bagian personalia, sebagian besar karyawannya adalah mahasiswa. Dengan demikian, karyawan yang berstatus mahasiwa bukan merupakan karyawan tetap, sehingga memungkinkan kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Dimana hal ini dapat terjadi karena mahasiswa yang bekerja di Bertolini s, tujuan utamanya mencari penghasilan untuk membiayai kuliah. Dengan demikian, rasa memiliki terhadap perusahaan sangatlah kecil, atau bahkan tidak ada. Hal ini ditunjukkan dengan tidak adanya keinginan dan keberanian dari karyawan yang mengetahui adanya kecurangan dalam perusahaan untuk mengungkapkannya kepada manajemen perusahaan. b. Sistem pengendalian pada perusahaan masih sangat lemah. Hal ini diketahui dari adanya penyusutan jumlah persediaan barang yang tidak wajar, yang tidak segera diketahui oleh manajemen. Hal ini menunjukkan bahwa pengendalian persediaan barang pada perusahaan serta pengendalian pendapatan masih sangat lemah. Dimana persediaan barang yang berkurang tidak seimbang dengan jumlah barang yang terjual. c. Pihak manajemen perusahaan kurang tanggap terhadap permasalahan yang ada. Dimana ditunjukkan dengan adanya rumor pencurian oleh karyawan, bahkan sudah diketahui pula modusnya, namun tidak segera ditindaklanjuti oleh pihak manajemen. Namun, setelah mendapat surat kaleng, barulah manajemen mulai bertindak. Sikap kehati-hatian manajemen tersebut mengakibatkan manajemen kurang peka terhadap permasalahan dalam perusahaan. Landasan Teori Sistem Pengendalian Internal (SPI) Adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen dan personil satuan usaha lainnya yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan yaitu keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang undang dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi Pengendalian internal atas penjagaan aktiva terhadap perolehan, penggunaan atau pelepasan yang tidak diotorisasi juga penting, dan bisa termasuk pengendalian yang berkaitan dengan tujuan pelaporan keuangan dan operasi. Keterbatasan SPI Perusahaan : a) Kesalahan dalam pertimbangan