SISTEM MANAJEMEN MUTU

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU Bahan Kuliah Ke-12 UU dan Kebijakan Pembangunan Peternakan Untuk Lingkungan Sendiri Bandung 26 Juli 2011

2 DEFINISI MANAJEMEN MUTU: Filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi MUTU: Tingkat karakteristik yang melekat pada suatu produk yang memenuhi preferensi konsumen SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi. PENGENDALIAN MUTU Usaha untuk menjaga dan mempertahankan kualitas produk agar sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan berdasarkan kebijakan puncak manajemen

3 KONSEP MUTU Quality as excellence. Mutu sbg keunggulan baik komparatif maupun kualitatif Quality as fitness of & for purpose. Mutu sebagai upaya untuk pencapaian tujuan/maksud dan pewujudan maksud, konsep proses, pencapaian tujuan & perbaikan mutu Quality as a threshold. Mutu Sebagai ambang minimal yang harus dicapai Quality as added value. Mutu sebagai penambahan nilai Quality as value for money. Mutu sebagai nilai nilai uang Satisfaction of the client. Mutu sebagai kepuasan pelanggan

4 Pentingnya Benchmarking PENDAHULUAN Kita ingin menjadi seperti apa? Apakah pengembangan SMM sudah menjadi kebijakan mutu dan sasaran mutu? Apa yang sudah dan akan kita lakukan untuk mengembangkan SMM? Melalui apakah SMM dikembangkan? Sudah menjadi budayakah SMM di lingkungan kita? Sudahkah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi? Bagaimana pengendalian dokumen, pengendalian ketidaksesuaian dan lain-lain? Bagaimana mereka mencapai kinerja yang baik? Bagaimana kita bisa menunjukkan bahwa kita bisa lebih baik dari mereka? Pentingkah Sistem Manajemen Mutu (SMM) dibangun dan dikembangkan? Bagaimana mengintegrasikan SMM dalam sistem produksi?

5 The Evolution of Management Theory 5

6 Management Approaches and the Environment GENERAL ENVIRONMENT SOCIAL NEW ENTRANTS OPERATING ENVIRONMENT INTERNAL ENVIRONMENT SUPPLIER ECONOMIC SUBSTITUTES POLITICAL PRODUCTION TECHNOLOGY STRUCTURE INPUTS COMPETITION TECHNOLOGY CUSTOMER LEGAL

7 Evolusi

8 STANDARDISASI Meliputi kegiatan perumusan/membuat standar, menerbitkan standar, penerapan, pengujian, inspeksi, audit dan sertifikasi. Tingkatan standar : 1. Internasional : ISO, HACCP, Six Sigma, Regional : Peraturan di Uni Eropa, Asia 3. Nasional : SNI, SMK3, JIS, BS, DIN 4. Perusahaan : Konsultan PT. Dwi Indah Lestari

9 akreditasi dan sertifikasi Sertifikasi: 1) pengakuan oleh pihak ketiga yang badan akreditasi berkaitan dengan produk, proses, sistem atau orang. 2) Pengesahan tertulis dalam bentuk sertifikat yang akreditasi menilai kompetensi lembaga penilaian kesesuaian sertifikasi/ registrasi menilai kesesuaian Produk (termasuk jasa) Pemasok diterbitkan lembaga sertifikasi kepada suatu organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat sistem manajemen ISO 9001:2008, 14001:2004 atau OHSAS 18001:2007. catatan 1 : sertifikasi sistem manajemen seringkali disebut dengan registrasi catatan 2 : sertifikasi dapat diterapkan untuk semua obyek penilaian kesesuaian kecuali untuk lembaga penilaian kesesuaian itu sendiri dimana yang dapat diterapkan adalah akreditasi Akreditasi: pengakuan formal oleh pihak ketiga (lembaga akreditasi) yang terkait dengan lembaga penilaian keseseuaian yang memberikan pernyataan formal kompetensinya untuk melakukan kegiatan penilaian kesesuaian tertentu (ISO/IEC 17000)

10 KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU sistem serangkaian elemen yang saling berkaitan manajemen puncak manajemen aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi kebijakan mutu sistem manajemen keseluruhan maksud dan arah organisasi terkait mutu yang dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran tersebut sistem manajemen mutu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu orang atau sekelompok orang yg mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkatan tertinggi manajemen mutu aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu sasaran mutu sesuatu untuk dicapai, atau dituju terkait dengan mutu peningkatan berkelanjutan aktivitas berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan perencanaan mutu bagian manajemen mutu untuk menetapkan sasaran mutu dan menentukan proses operasional yang diperlukan serta sumber daya untuk memenuhi sasaran mutu pengendalian mutu bagian manajemen mutu dengan fokus pada pemenuhan persyaratan mutu jaminan mutu bagian manajemen mutu untuk memberikan keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi efektivitas sejauh mana kegiatan yang direncanakan dapat direalisasikan dan hasil yang direncanakan dapat dicapai peningkatan mutu bagian manajemen mutu untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan mutu efisiensi hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang digunakan

11 DEFINISI SOP A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization. Prosedur tertulis yang digunakan sebagai acuan, dan spesifikasi yang disepakati oleh unit/organisasi agar tujuan yang diinginkan suatu unit/organisasi bisa terwujud SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001) SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999). SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000). SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari ( Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management, 2003).

12 Tujuan : Sebagai kerangka operasional kebijakan organisasi Merupakan dokumentasi praktek terbaik Memberikan pedoman tentang apa, bagaimana, kapan, mengapa, dan siapa Unsur-unsur SOP: Pemikiran untuk SOP Deskripsi rinci prosedur - berdasarkan praktik terbaik / standar Pemantauan tindakan Akuntabilitas Tindakan korektif Tanggal tinjauan terakhir atau revisi tanggal

13 TUJUAN Agar setiap individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staff atau operator dalam organisasi atau unit Melindungi organisasi dan staf dari malapraktek atau kesalahan administrasi lainnya. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari staff atau operator terkait.

14 HIRARKI DOKUMEN MANUAL MUTU PROSEDUR MUTU Menyatakan filosofi /kebijakaan organisasi terhadap mutu Menyatakan bagaimana menerapakan kebijakan sistem manajemen mutu INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS, STANDAR, DLL. Menyatakan langkahlangkah/instruksi untuk produk,mesin atau pekerjaan tertentu CATATAN MUTU Merupakan bukti dari penerapan sistem

15 6 PIRAMIDA DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU Kebijakan, Tujuan dan Komitmen 1 Manual Mutu Terpadu Pelaksanaan rangkaian kegiatan operasional 2 Prosedur Pelaksanaan kegiatan rinci dan spesifik 3 Instruksi kerja Untuk merekam kegiatan 4 Formulir/ standard/speck

16 PROSES DOKUMENTASI SMM Dokumentasi yang sudah ada Persyaratan ISO 9001: :2008 Kebutuhan Internal Tuntutan/ kebutuhan eksternal Menunjuk Koordinator & Tim Pembuatan Dokumentasi Menilai/membandingkan Dokumen yang sudah ada dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal Analisa Proses dan keterkaitan Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan Manual Mutu Prosedur & Instruksi Kerja Form&Rekaman Pembuatan draf dokumen Sirkulasi draf dokumen untuk mendapatkan umpan balik Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan Penerapan dan pengendalian

17 Model Manajemen Integrasi Sistem Pendidikan dan Pembelajaran SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PPBS ISO 9001:2008 Kebijakan Mutu Referensi Silang ISO 9001:2008 ISO/IEC 17025:2008 SASARAN MUTU/ IKK Lab. Pendidikan dan Pengujian Manual Mutu Prosedur Mutu IK Form Sertifikasi: Layanan Akademik Akreditasi: Layanan Laboratorium

18 4 Hubungan Tindakan Perbaikan & Pencegahan Start Pekerjaan yang tidak sesuai Tindakan Perbaikan Remedial No Yes Penyebab potensial? Tindakan Pencegahan No Analisis Data Analisa Akar masalah Efektif? yes Analisis Data Usulan Improvement Kaji Ulang Manajemen MR Asesment resiko Usulan Improvement

19 4 Hubungan Audit Internal - Continuous Improvement Management Review CI: continuous improvement; AI: audit internal; MR: management review Deming s wheel (P.D.C.A.) Kinerja Continuous Improvement P2 D2 TQM S2 P1 A1 D1 C1 A2 C2 P = Plan D = Do C = Check A = Act S1 S1 = tingkatan kinerja sekarang S2 = tingkatan kinerja akan datang Audit Internal 1 tahun Management Review Waktu

20 Sumberdaya Sistem Kerja yang Menjunjung Nilai Keselamatan dan Kesehatan Pemerintah Peraturan perundang2an Manajemen Pengawasan & support Customer Seleksi & pelatihan Kesehatan pekerja Bahan2 yang aman Keamanan Peralatan Proses Manajemen Produksi SMK3 Pegawai Ruang lingkup Kerja Lingkungan aman Sasaran dan Tujuan benefit Program Sistem Kontrak Limbah yg aman Bantuan awal dan Perlakuan Kesehatan Karyawan yg fit dan sehat Lingkungan kerja yang aman Mahasiswa: Bebas dari luka dan sakit Lingkungan Penanganan Kesehatan

21 HACCP CONTOH

22 Pohon Industri Sapi Perah Pakan hijauan konsentrat Ternak bibit Alat/mesin Obat/IB On farm Susu segar produk lokal Home Industri Yoghurt Koperas i Primer Susu Pasteurisasi Skim milk Powder (impor) IPS Whole milk Powder (impor) SKM/Formula Susu UHT Susu tepung Mentega Keju Industri pengolahan makanan/minuman Konsumen

23 Industri pengolahan susu Koperasi primer Koperasi sekunder Koperasi primer Koperasi primer

24 Penetapan wilayah-wilayah pengembangan sapi perah Pengembangan Kemitraan Sistem Penyediaan hijauan Pengembangan Kelembagaan Teknologi dan Pengembangan Wilayah Sapi Perah Program identifikasi dan sertifikasi bibit sapi perah Standarisasi/SOP Pengelolaan usaha & handling susu Peningkatan kompetensi peternak dan koperasi. Peningkatan Populasi Ternak Sapi Perah Target pencapaian 25% dari konsumsi susu dalam negeri Pengembangan skala usaha peternak (spesialisasi usaha) Pengembangan Model Industri Sapi Perah Pengembangan produk susu koperasi (diversifikasi usaha) Pencapaian Target Produksi Susu Pengembangan kawasan terpadu berbasis sapi perah Penguatan posisi tawar petanak sapi perah

25 Manajemen Resiko dan Sistem Manajemen Mutu Pengendalian Mutu Peternak Manajemen Resiko Manajemen Komunikasi Analisa Resiko Manajmen Jaminan Mutu Kelompok TPK dan Sub TPK Susu Ditampung di Dum Tank Kuantitas Efisiensi Kualitas Profit Cooling Unit Trukt pengangkut MT/ IPS

26 Manajemen resiko dan Sistem Keamanan Pangan. Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan: (a) keadaan dan kondisi yang mungkin dapat menimbulkan kerugian, (b) keadaan atau kondisi yang memperbesar kemungkinan terjadinya kerugian, (c) keadaan dan kondisi yang tidak dapat dihindarkan untuk bisa diatasi atau dihilangkan.

27 Tujuan dan Nilai Tambah Standarisasi proses dan produk Konsistensi kualitas bagi produsen, industri prosesing dan konsumen Meningkatkan kepercayaan (peternak dan koperasi) Meningkatkan insentif dan kompetitif Mengurangi penalty dan hilangnya raw material [kerusakan produk akhir] Memperbaiki efisiensi produksi Memperbaiki kesehatan kelompok Mengurangi dampak kerusakan lingkungan mencegah suatu masalah jauh lebih murah dibandingkan pemecahan masalah

28 PENGERTIAN Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) Suatu system yang mengidentifikasi BAHAYA SPESIFIK yang mungkin timbul dan cara pencegahannya untuk mengendalikan bahaya tersebut.

29 Kegunaan HACCP Mencegah penarikan makanan Meningkatkan jaminan Food Safety Pembenahan & pembersihan unit pengolahan (produksi) Mencegah kehilangan konsumen / menurunnya pasien Meningkatkan kepercayaan konsumen / pasien Mencegah pemborosan beaya

30 Pemahaman Dasar 7 Prinsip HACCP 1. Lakukan Identifikasi bahaya untuk produk tsb 2. Tetapkan CCP untuk produk tersebut (bahan, proses, atau formulasi) 3. Tetapkan batas / limit kritis untuk CCP yang telah diidentifikasi 4. Tetapkan langkah pemantauan CCP sesuai batas limit yang telah ditentukan 5. Tetapkan tindakan koreksi jika ditemukan CCP yang melebihi batas kritis dari hasil pemantauan 6. Tetapkan langkah-langkah verifikasi dari hasil tindakan koreksi CCP 7. Jelaskan kegiatan dokumentasi yang diperlukan untuk penerapan HACCP

31

32 PRINSIP 1 IDENTIFIKASI BAHAYA JENIS BAHAYA BIOLOGIS (MIKROBIOLOGIS) KIMIA FISIK

33 SUMBER BAKTERI SUSU DI TINGKAT PETERNAK Media penularan: udara, air, manusia, serangga,

34 PROSES PRODUKSI DARI TERNAK HINGGA PRODUK SUSU KEMASAN

35 MENJAGA KESEHATAN TERNAK DAN KANDANG

36

37 FORMULIR 1. IDENTIFIKASI BAHAYA DAN CARA PENCEGAHANNYA NAMA BAHAN: NO. BAHAN MENTAH / INGRIDIEN / BAHAN TAMBAHAN BAHAYA B (M)/K/F JENIS BAHAYA CARA PENCEGAHAN Ket. B (M) = Biologis (Mikrob) ; K = Kimia ; F = Fisik

38 Cemaran utama Kimia (obat hewan, residu pestisida, residu untuk sanitasi, kontaminasi bahan pakan dan kimia pada air) Biologi (bakteri, parasit, dan mikroorganisme lainnya) Fisik (sedimen, debu, rambut, lalat dan lain-lainnya)

39 FORMULIR 2. ANALISA RESIKO BAHAYA NAMA MASAKAN : NO BAHAN / INGRIDIEN KEL. BAHAYA( v ) A B C D E F KATEGORI RESIKO

40 Prinsip 2 PENETAPAN CRITICAL CONTROL POINT (CCP) CCP titik, prosedur atau tahap operasional yang dapat dikendalikan untuk menghilangkan atau mengurangi kemungkinan terjadinya bahaya. Pengelompokan & Cara penetapan CCP - - CCP1 menghilangkan atau mencegah bahaya - CCP2 mengurangi bahaya (tdk dpt menghilangkan) CCP Dessission Tree

41

42 Titik Kritis Utama Prasarana Truk Tangki Sanitasi Sopir Jalur dan Waktu Tempuh Kondisi Jalan

43 Titik Kritis Utama Tingkat Peternak Sanitasi lingkungan dan peralatan Sarana dan prasarana dalam penanganan susu Kualitas air Kesehatan ternak (mastitis dan lain-lain) administrasi pengobatan [penggunaan obatobatan dan bahan kimia] Input lain [kualitas pakan, keterampilan peternak] Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

44 Titik Kritis Utama MT Pengambilan Sampel Sarana dan prasarana dalam penerimaan susu Prosesing di Balance Tank Pengambilan Susu oleh Tangki ke IPS Proses di Dumtank Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

45 Manajemen Operasional SOP berorientasi pada: siapa yang melakukan apa aturan dan kebijakan kapan [BMP, GMP] harus dilaksanakan Mengapa BMP dan HACCP itu perlu dimana CCP itu berada

46 Prinsip 3 PENETAPAN BATAS / LIMIT KRITIS Suatu nilai yang merupakan batas antara keadaan dapat diterima dan tidak dapat diterima, ditetapkan pada setiap CCP yang ditentukan --> like a sample KRITERIA BATAS / LIMIT KRITIS 1. Suhu 2. Waktu 3. Kelembaban (RH) 4. Nilai Aw 5. Nilai ph 6. Kuali & Kuant mikrob 7. Konsent. Pengawet 8. Konsent. Garam 9. Klorin bebas 10. Viskositas 11. Nilai kimia 12. Cemaran (jenis & jml) 13. Kondisi fisik terdeteksi (warna, bau, tekstur)

47 Prinsip 4 PEMANTAUAN BATAS KRITIS Kondisi/konsekuensi Terjadi bahaya bagi kesehatan Kemungkinan bahaya dapat meningkat / berkembang Produk diolah pada kondisi yang tidak menjamin kesehatan Mutu bahan mentah tidak memenuhi syarat Contoh Ditemukannya pecahan kaca atau tulang pd makanan & Ditemukan mikroba patogen pada makanan Pemanasan yang kurang Suhu pendinginan yang kurang Sarana penyajian-disrtb-konsm <<< Pencatat suhu rusak Pencatat waktu rusak H-S alat, ruang, tenaga <<< Residu pestisida pada sayuran/ buah, Logam berat pada ikan, Formalin ayam/mie basah/tahu basah, Boraks bakso / mie, angka kuman, Adanya mikroba patogen, Angka asam pd minyak & produknya, Gas NH3 & H2S pada hewani, Mikotoksin (a.l. bm kering) & racun alami

48 Prinsip 5 TINDAKAN KOREKSI Tingkat resiko Tindakan koreksi / perbaikan

49 Prinsip 6 VERIFIKASI 1. Penetapan jadwal verifikasi 2. Pemeriksaan kembali rencana HACCP 3. Pemeriksaan catatan HACCP 4. Pemeriksaan penyimpangan CCP & prosedur perbaikannya 5. Pengamatan visual selama produksi mengendalikan CCP 6. Pengambilan contoh / sampel dan analisa secara acak 7. Membuat kesesuaian rencana HACCP

50 Prinsip 7 DOKUMENTASI HACCP 1. Judul dan tanggal pencatatan 2. Keterangan makanan (keterangan khusus) 3. Bahan dan peralatan yang digunakan 4. Proses pengolahan yang dilakukan 5. CCP yang ditemukan 6. Batas kritis yang ditetapkan 7. Penyimpangan dari batas kritis yang terjadi 8. Tindakan koreksi / perbaikan 9. Identifikasi tenaga operator peralatan khusus

51