MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

Transkripsi

1 Bil : 3/2013 Tarikh : 17/10/2013 Masa : 8.30 pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 1. Ker Jia Min 2. Zulaikha Bt Jauhari 3. Hiap Wei Poh 4. Siti Aishah Bt Shuib 5. Anis Izzaty Bt Samsudin 6. Tan Xee Vern 7. Yap Hui Man 8. Lee Yi Fang 9. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 10. Aimi Alwani Bt Mat Nawi 11. Ilyana Bt Mat Saad 12. Lee Yong Zhuan 13. Tan Jie En 14. Chan Lee Mei 15. Ng Geok Bwoon 16. Kok Wei Hong 17. Lee Pei Sin MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Kehadiran AJK 1. Ng Ee San 2. Nurhana Atika Bt Hanafi 3. Koo Hui Sien 4. Goh Chai Xiang 5. Luah Jing El 6. Chua Yin Yian 7. Young Kai Sien 8. Ng Li Ying 9. Nursabariah Bt Ahmad Helmi 10. Hurin Alkautsar Bt Jedin 11. Nurfarahin Bt Zulkifli 12. Cheah Chong Sheng 13. Khairunnisa Bt Zubir 14. Ida Irwani Bt Halim 15. Koh Hui Ching 16. Jansen Ng Kar Weng

2 17. Khaw Kher Kee 18. Goh Chai Lian Agenda Mesyuarat 1. Untuk setengah jam yang pertama perjumpaan antara exco sahaja bersama dengan MT (premeeting). 1.1 Pengarah telah membahagikan setiap seketariat dengan beberapa orang exco bagi meringankan kerja-kerja exco. 1.2 Kemudian mesyuarat diteruskan dengan membincangkan perkara-perkara berbangkit dan juga gerak kerja daripada setiap seketariat seperti: Penetapan tarikh program Kempen Derma Darah (KDD) dengan pegawai Pusat Darah Negara (PDN) dan pengesahan daripada pegawai PDN berapa ramai pegawai yang akan datang Update tentang penempahan Dewan Serbaguna (DSG), PA system dan juga air conditioner Jemputan penceramah Menghubungi penceramah terlebih dahulu dan kemudian menjemput melalui surat rasmi Penetapan jadual jamuan bagi pegawai PDN dan juga penceramah serta pesertapeserta program Minggu Kesihatan Bajet daripada setiap seketariat untuk membahagikan perbelanjaan Cadangan daripada pemasaran untuk menjual cendarahati sebagai dedication untuk menambahkan pendapatan perbelanjaan Penyediaan poster bagi setiap program yang dijalankan sepanjang Minggu Kesihatan serta banner untuk mempromosikan kepada orang luar dan juga pelajar-pelajar UKM. 2. Mesyuarat bersama AJK; 2.1 Pengarah memperkenalkan setiap AJK kepada setiap seketariat Minggu Kesihatan. 2.2 Pengarah menerangkan secara kasar tentang program Minggu Kesihatan kepada AJK; Perasmian pada 22/11/ Kempen Derma Darah (KDD) 23/11/ Ceramah Kempen Pertolongan Cemas 24/11/ Pengarah menekankan tentang tanggungjawab atau tugas-tugas AJK secara kasar dan menegaskan kepada AJK perlu sentiasa update gerak kerja kepada exco masing-masing. 2.4 AJK diingatkan juga supaya sentiasa menepati masa mengikut masa yang telah ditetapkan.

3 3. Seketariat program menerangkan tentang tentatif program sepanjang Minggu Kesihatan dijalankan. 4. Setiap seketariat membincangkan dan membahagikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan kepada AJK masing-masing. 5. Penetapan bilangan jemputan perlu disediakan pada perjumpaan yang akan datang. 6. Penetapan permohonan pluque untuk jemputan. 7. Penutup 7.1 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul malam. 7.2 Mesyuarat yang akan datang ditetapkan pada 24/10/2013. Disediakan oleh: Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.

4 Bil : 4/2013 Tarikh : 24/10/2013 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 18. Ker Jia Min 19. Zulaikha Bt Jauhari 20. Hiap Wei Poh 21. Siti Aishah Bt Shuib 22. Anis Izzaty Bt Samsudin 23. Tan Xee Vern 24. Yap Hui Man 25. Lee Yi Fang 26. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 27. Aimi Alwani Bt Mat Nawi 28. Ilyana Bt Mat Saad 29. Lee Yong Zhuan 30. Tan Jie En 31. Chan Lee Mei 32. Ng Geok Bwoon 33. Kok Wei Hong 34. Lim Jia Ying Kehadiran AJK MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA 19. Ng Ee San 20. Nurhana Atika Bt Hanafi 21. Koo Hui Sien 22. Goh Chai Xiang 23. Luah Jing El 24. Chua Yin Yian 25. Young Kai Sien 26. Ng Li Ying 27. Nursabariah Bt Ahmad Helmi 28. Hurin Alkautsar Bt Jedin 29. Nurfarahin Bt Zulkifli 30. Cheah Chong Sheng 31. Khairunnisa Bt Zubir 32. Ida Irwani Bt Halim 33. Koh Hui Ching 34. Khaw Kher Kee 35. Goh Chai Lian

5 36. Ong Seak Tin 37. Felicia Loh Ee Lin 38. Yeoh Zhi Ying 39. Jamuna A/P Vijayakumaran 40. Abigail Bathsheba A/P Devet Agenda Mesyuarat 8. Setiap seketariat membentangkan gerak kerja dan permasalahan yang berlaku; 8.1 Penetapan bilangan pegawai Pusat Derma Darah (PDN) yang akan datang dalam orang. Masa yang ditetapkan oleh pegawai PDN hanya dari pukul 9 pagi sehingga 3 petang. 8.2 Protokol membentangkan cadangan-cadangan dan pemilihan gimik bagi perasmian. 8.3 Penetapan jamuan yang disediakan sepanjang Minggu Kesihatan. 8.4 Pameran masih lagi dalam proses untuk disiapkan. 8.5 Peminjaman dummy daripada pihak BSMM UKM Bangi untuk program Ceramah Kempen Pertolongan Cemas. 8.6 Cadangan penambah baikkan daripada pemasaran untuk cenderahati dan penetapan harga. 9. Penutup 9.1 Mesyuarat ditangguhkankan pada pukul malam. 9.2 Mesyurat yang akan datang ditetapkan selepas cuti mid sem dan akan diberitahu melalui group di facebook. Disediakan oleh: Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.

6 Bil : 5/2013 Tarikh : 14/11/2013 Masa : pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 35. Ker Jia Min 36. Zulaikha Bt Jauhari 37. Hiap Wei Poh 38. Siti Aishah Bt Shuib 39. Anis Izzaty Bt Samsudin 40. Faiznur Adha Bt Yusoff 41. Tan Xee Vern 42. Yap Hui Man 43. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 44. Aimi Alwani Bt Mat Nawi 45. Ilyana Bt Mat Saad 46. Lee Yong Zhuan 47. Tan Jie En 48. Chan Lee Mei 49. Ng Geok Bwoon 50. Kok Wei Hong 51. Lim Jia Ying 52. Lee Pei Sin MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Kehadiran AJK 41. Ng Ee San 42. Nurhana Atika Bt Hanafi 43. Koo Hui Sien 44. Goh Chai Xiang 45. Chua Yin Yian 46. Young Kai Sien 47. Nursabariah Bt Ahmad Helmi 48. Hurin Alkautsar Bt Jedin 49. Nurfarahin Bt Zulkifli 50. Khairunnisa Bt Zubir 51. Ida Irwani Bt Halim 52. Khaw Kher Kee 53. Goh Chai Lian 54. Ong Seak Tin 55. Felicia Loh Ee Lin

7 56. Yeoh Zhi Ying 57. Jamuna A/P Vijayakumaran 58. Abigail Bathsheba A/P Devet 59. Cheah Chong Sheng 60. Jansen Ng Kar Weng Agenda Mesyuarat 10. Mendapat peruntukkan bajet sebanyak RM 300 daripada pihak JPPEL. 11. Gerak kerja daripada setiap sekretariat; 11.1 Program penetapan bilangan pegawai bagi kempen derma darah dan juga kursus pertolongan cemas. Senarai jadual bertugas bagi ahli bsmm untuk kempen derma darah Protokol demo gimik bagi perasmian. Surat jemputan telah diberi kepada perasmi. Penyediaan teks ucapan bagi pengarah dan perasmi telah siap diperbaiki Teknikal peminjaman dummy untuk kursus pertolongan cemas daripada induk perlu diambil sendiri Jamuan perlu hantar borang tempahan jamuan ke pejabat secepat mungkin. Penambahan jamuan bagi peserta-peserta yang terlibat untuk kursus pertolongan cemas, dibekalkan dengan roti dan air mineral pada waktu pagi Publisiti semua poster sudah disiapkan kecuali kempen derma darah, akan diambil di PDN. Kos untuk banner adalah RM Tugas-tugas khas bahan-bahan untuk pameran sudah disiapkan. Pemberian fruitbasket kepada perasmi. Plaque untuk penceramah dan pegawai PDN. 3 hadiah disediakan untuk pemenang kuiz kursus pertolongan cemas berbentuk hamper Pemasaran dedication gifts mendapat sambutan mengalakkan dan mencapai target. 12. Penutup 12.1 Mesyuarat ditangguhkankan pada pukul malam Mesyuarat yang akan datang pada hari Selasa malam.

8 Disediakan oleh: Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.

9 Bil : 6/2013 Tarikh : 19/11/2013 Masa : pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 53. Ker Jia Min 54. Zulaikha Bt Jauhari 55. Hiap Wei Poh 56. Anis Izzaty Bt Samsudin 57. Faiznur Adha Bt Yusoff 58. Tan Xee Vern 59. Yap Hui Man 60. Lee Yi Fang 61. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 62. Ilyana Bt Mat Saad 63. Lee Yong Zhuan 64. Tan Jie En 65. Chan Lee Mei 66. Ng Geok Bwoon 67. Kok Wei Hong 68. Lim Jia Ying 69. Lee Pei Sin MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Kehadiran AJK 61. Ng Ee San 62. Nurhana Atika Bt Hanafi 63. Koo Hui Sien 64. Goh Chai Xiang 65. Chua Yin Yian 66. Young Kai Sien 67. Hurin Alkautsar Bt Jedin 68. Khaw Kher Kee 69. Goh Chai Lian 70. Ong Seak Tin 71. Felicia Loh Ee Lin 72. Jamuna A/P Vijayakumaran 73. Abigail Bathsheba A/P Devet 74. Cheah Chong Sheng 75. Jansen Ng Kar Weng 76. Agnes Ngu Chien Ying

10 77. Ng Li Ying 78. Koh Hui Ching Agenda Mesyuarat 13. Mesyuarat terakhir sebelum Minggu Kesihatan berlangsung. Setiap sekretariat membentangkan gerak kerja yang terakhir Progress penyediaan buku program sudah disiapkan, akan dimuat naik dalam facebook group Perubahan sedikit pada tentatif untuk Malam Perasmian Minggu Kesihatan Demo gimik malam perasmian yang telah ditetapkan Kesemua tetamu VIP telah memberi pengesahan kehadiran Sekretariat protokol perlu menyediakan surat perlepasan kenderaan untuk penceramah dan juga Pusat Darah Negara (PDN) Skrip ucapan perlu terus kepada perasmi dan pengarah Bagi exco dan AJK yang tiada kelas pada hari Jumaat diminta datang awal pada jam 4.30 patang untuk membersihkan dewan dan menyusun atur kerusi Raptai penuh akan diadakan pada hari Jumaat bermula jam 6.00 petang. Kesemua usher dan AJK yang terlibat perlu hadir Flyer sudah ditampal disetiap blok. Bagi poster Kempen Derma Darah hanya tinggal cop pengesahan daripada Majlis Eksekutif Pelajar (MEP) Bagi cenderamata pluaqe tidak dapat disediakan maka digantikan dengan mug sebagai cenderamata kepada penceramah dan juga wakil PDN Pameran akan ditampal pada papan pameran pada pukul 6.00 petang pada hari Jumaat. 14. Kod pemakaian bagi exco dan juga AJK sepanjang Minggu Kesihatan berlangsung ialah T-shirt BSMM (U9) dan untuk peserta pemakaian adalah Kod 1 pada malam perasmian. 15. Untuk Kempen Derma Darah perlu bawa printer untuk mencetak sijil. 16. Mesyuarat diteruskan antara exco dan AJK mengikut sekretariat masing masing. 17. Penutup 17.1 Mesyuarat ditangguhkankan pada pukul malam Mesyuarat post mortem akan diadakan selepas program Minggu Kesihatan selesai. Disediakan oleh:

11 Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.

12 Bil : 7/2013 Tarikh : 24/11/2013 Masa : pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 70. Ker Jia Min 71. Zulaikha Jauhari 72. Hiap Wei Poh 73. Siti Aishah Bt Shuib 74. Faiznur Adha Bt Yusoff 75. Anis Izzaity Samsudin 76. Tan Xee Vern 77. Yap Hui Man 78. Lee Yi Fang 79. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 80. Aimi Alwani Bt Mat Nawi 81. Ilyana Bt Mat Saad 82. Lee Yong Zhuan 83. Tan Jie En 84. Chan Lee Mei 85. Ng Geok Bwoon 86. Kok Wei Hong 87. Lim Jia Ying 88. Lee Pei Sin MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Agenda Mesyuarat 18. Mesyuarat post mortem antara exco sahaja dijalankan selepas selesainya program Minggu Kesihatan bersama BSMM. Antara yang dibincangkan semasa mesyuarat ialah: 18.1 Sebarang permasalah yang berlaku antara exco dengan AJK atau AJK yang menimbulkan sebarang masalah Komen secara keseluruhan bagi setiap aktiviti yang dijalankan sepanjang Minggu Kesihatan berlangsung Penambahbaikan bagi aktiviti yang dijalankan. 19. Bilangan AJK yang terlalu ramai - untuk program yang akan datang jika melibatkan penglibatan AJK exco perlu memastikan setiap AJK nya menghadiri setiap aktiviti/program yang dijalankan.

13 19.1 Pastikan jika AJK hendak keluar ke mana-mana beritahu exco mereka terlebih dahulu. Kerana masalah yang timbul apabila AJK tiba-tiba tiada dan apabila dihubungi/sms tidak dapat atau sms tidak dibalas Pastikan juga untuk program akan datang exco ambil perhatian terhadap kehadiran AJK mereka untuk pastikan semua AJK faham akan apa yang perlu dilakukan. Bagi penerangan apabila semua AJK telah ada. 20. Komen bagi setiap aktiviti yang dijalankan; 20.1 Bagi Malam Perasmian kesemuanya berjalan lancar. Raptai telah dibuat sebelum majlis berlangsung Bagi aktiviti Kempen Derma Darah (KDD) semua berjalan lancar juga. Pengumuman dibuat untuk memberitahu kepada semua warga kolej Bagi Kempen Pertolongan Cemas pula, terdapat beberapa idea penambahbaikan untuk menarik lagi perhatian warga kolej untuk melibatkan diri, tidak hanya kepada ahli BSMM sahaja Bagi Majlis Penutupan tiada raptai dilakukan maka berlaku sedikit permasalahan di mana berlaku tidak kesamaan antara sekretariat- sekretariat seperti teks MC tidak seleras dengan dengan sekretariat yang berkaitan. 21. Antara komen-komen/penambahbaikan secara umum adalah: 21.1 Exco perlu memberitahu perincian bagi setiap aktiviti dengan jelas seperti kod pemakaian pembaca doa Perlu poster tersendiri bagi setiap aktiviti yang dijalankan seperti poster untuk Kempen Pertolongan Cemas dan Malam Perasmian Untuk flyer yang ditampal di setiap pintu bilik perlu diletakkan dalam satu flyer sahaja bagi mengelakkan kekeliruan kepada pelajar 21.4 Bagi bahagian pameran tulisan terlalu kecil dan banyak tulisan, tidak menarik perhatian orang ramai. Sepatutnya dibuat dalam point form sahaja dan Tarik peserta yang datang untuk tengok ke bahagian pameran kesihatan Penambahbaikan bagi aktiviti Kempen Derma Darah perlu diwar-warkan seminggu sebelum berlangsungnya aktiviti.

14 21.6 bagi cenderamata yang diberikan exco perlu mengemaskini dengan AJK apa yang digunakan AJK untuk menyediakan cenderamara tersebut Jika berlaku sebarang perubahan exco yang bertanggungjawab perlu memberitahu setiap sekretariat yang terlibat dan juga VIP yang terlibat Untuk aktiviti KDD yang akan datang perlu print tanda bagi setiap perhentian untuk memudahkan peserta yang menderma Setiap kali sebelum aktiviti berlangsung mesyuarat ringkas perlu dijalankan supaya semuanya dapat diselaraskan dengan baik dan memberikan butiran mengenai skop kerja dengan lebih terperinci. 22. Beli dulang dan alas untuk BSMM jadi untuk program akan datang tidak perlu pinjam dulang dan alas. 23. Tanggalkan semua poster selepas aktiviti dijalankan. Dan jamuan perlulah bincang menu terlebih dahulu untuk program akan datang. 24. Kurangkan pengambilan AJK untuk menggelakkan banyak masalah yang timbul. 25. Penutup: 25.1 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12 tengah malam Mesyuarat post mortem bersama AJK akan diadakan pada 25/11/2013. Disediakan oleh: Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.

15 Bil : 8/2013 Tarikh : 25/11/2013 Masa : pm pm Tempat : Bilik Rawatan KTSN Kehadiran Exco 89. Ker Jia Min 90. Hiap Wei Poh 91. Siti Aishah Bt Shuib 92. Faiznur Adha Bt Yusoff 93. Tan Xee Vern 94. Yap Hui Man 95. Lee Yi Fang 96. Nor Ida Elynna Bt Abd. Rahman 97. Aimi Alwani Bt Mat Nawi 98. Ilyana Bt Mat Saad 99. Lee Yong Zhuan 100. Tan Jie En 101. Chan Lee Mei 102. Ng Geok Bwoon 103. Kok Wei Hong 104. Lim Jia Ying 105. Lee Pei Sin MINIT MESYUARAT MINGGU KESIHATAN 2013 BSSM DETACHMENT 88W CABANG UKM 2013/2014 KOLEJ TUN SYED NASIR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Kehadiran AJK 79. Ng Ee San 80. Nurhana Atika Bt Hanafi 81. Koo Hui Sien 82. Goh Chai Xiang 83. Chua Yin Yian 84. Young Kai Sien 85. Nursabariah Bt Ahmad Helmi 86. Hurin Alkautsar Bt Jedin 87. Nurfarahin Bt Zulkifli 88. Khairunnisa Bt Zubir 89. Ida Irwani Bt Halim 90. Khaw Kher Kee 91. Goh Chai Lian 92. Ong Seak Tin 93. Felicia Loh Ee Lin 94. Yeoh Zhi Ying

16 95. Jamuna A/P Vijayakumaran 96. Abigail Bathsheba A/P Devet 97. Cheah Chong Sheng 98. Jansen Ng Kar Weng 99. Luah Jing El 100. Agnes Ngu Chien Ying Agenda Mesyuarat 1. Mesyuarat post mortem bersama AJK dijalankan. Komen-komen diberikan oleh setiap sekretariat, kelebihan dan kekurangan program serta cadangan penambahbaikan diutarakan. 2. Sekretariat Program; 2.1 Semasa raptai dijalankan, kelihatan sedikit tidak teratur. AJK datang lewat untuk latihan raptai. Tetapi secara keseluruhan semasa Majlis Perasmian berlangsung pembukaan berjalan lancar dan majlis berakhir dengan awal. 2.2 Bagi aktiviti Kempen Derma Darah, pihak Pusat Darah Negara (PDN) datang agak lewat jadi aktiviti bermula juga agak lambat dan sepatutnya habis lambat tetapi pihak PDN hanya dapat berada di kolej sampai pukul 3 petang. Tindakan daripada sekretariat protokol perlu hubungi pihak PDN dengan lebih awal untuk pastikan mereka sudah bergerak dari tempat mereka. 2.3 Bagi program Kempen Pertolongan Cemas (KPCA) ada sebahagian AJK tidak tahu apa yang mereka perlu lakukan. Program berlangsung agak bosan kerana sebelum ini ahli BSMM telah pun menyertai KPCA di UKM Bangi. 2.4 Mencadangkan supaya aktiviti KPCA ditukar nama dan tukar sedkit kandungan pembelajaran. 2.5 Raptai perlu dilakukan untuk elakkan sebarang masalah timbul semasa program berlangsung. 2.6 Exco program perlukan terangkan tentang perincian program yang telah disediakan kepada setiap sekretariat supaya semua jelas dengan tugas-tugas masing-masing. 2.7 Dan bagi kuiz KPCA untuk akan datang jika dilakukan lagi perlu terangkan dengan lebih jelas tentang kuiz yang dijalankan. 2.8 Kelemahan adalah apabila AJK tidak tahu apa yang patut meraka lakukan dan kelebihan adalah keselurahan program berlangsung dengan baik dan lancar. 2.9 Perlu beritahu setiap sekretariat jika berlaku sebarang perubahan bagi mengelakkan sebarang masalah daripada timbul.

17 3. Sekretariat Protokol; 3.1 Raptai yang dijalankan tidak teratur tetapi semasa majlis perasmian berlangsung ia berjalan dengan lancar. 3.2 Sekretariat protocol tidak selaras dengan multimedia semasa penutupan majlis berlangsung. Berlaku sedikit kesalahan kerana tiada raptai dijalankan. Perlu ada raptai bagi program yang akan datang. 3.3 Perlu beritahu awal kepada MC dan pembaca doa tentang kod pemakaian iaitu pemakaian formal. 3.4 Untuk program Kempen Derma Darah tiada masalah berlaku. 3.5 Kekuatan ialah dapat pengesahan awal tentang kehadiran VIP. Teks ucapan yang disediakan ok Cuma tidak selaras dengan sekretariat lain. Kelemahan apabila berlaku pertukaran pada teks ucapan. Pembaca doa tidak dapat hadir untuk majlis penutupan. 3.6 Tidak dapat menghubungi felo bertugas bagi Majlis Perasmian. Penambahbaikan jika tidak hubungi felo/vip melalui sms terus sahaja telefon. 3.7 Penceramah sepatutnya 2 orang yang datang tetapi hanya seorang sahaja yang dapat datang. 4. Sekretariat Multimedia; 4.1 Banyak kesilapan berlaku disebabkan masalah teknikal. Tidak selaras dengan sekretariat protocol. 4.2 Berjaya mengambil banyak gambar sepanjang Minggu Kesihatan berlangsung dan dapat menyiapkan video untuk tayangan semasa penutupan program. 5. Sekretariat Teknikal; 5.1 Berlaku sedikit salah faham tentang tempahan Dewan Serbaguna (DSG) untuk bukak air cond kerana ramai yang terlibat semasa berurusan dengan kakitangan pejabat kolej. 5.2 Untuk akan datang hanya seorang sahaja yang berurusan dengan kakitangan pejabat kolej bagi mengelakkan salah faham. 5.3 Susah nak dapat hubungi felo bertugas untuk PA system dan terpaksa hubungi felo lain untuk meminta bantuan. 5.4 Kelemahan apabila berlaku salah faham, tidak dapat hubungi felo pada hari Khamis baru dapat hubungi felo. 6. Sekretariat Jamuan; 6.1 Perlu hantar seorang wakil sahaja selepas ini untuk memohon borang jamuan dan berurusan tentang jamuan di pejabat kolej.

18 6.2 Exco menyatakan bahawa tidak membimbing AJK dengan baik jadi berlaku ketidak selarasan dengan sekretariat lain. 6.3 Menyediakan air mineral kepada penceramah/vip merupakan tanggungjawab bahagian jamuan. 6.4 AJK dapat uruskan jamuan bagi aktiviti KDD dengan baik. 6.5 Bagi jamuan perlu nyatakan masa persediaan jamuan lebih awal dari masa dalam tentatif. 7. Sekretariat Publisiti; 7.1 Flyer sepatutnya tidak diasingkan. Semua aktivti yang dijalankan semasa Minggu Kesihatan ini diletakkan dalam satu flyer untuk elakkan kekeliruan. 7.2 Ada flyer yang tidak cukup semasa diedarkan daripada blok ke blok. 7.3 Kurang hebahan tentang aktiviti Kempen Derma Darah. Perlu hebahkan seminggu sebelum aktiviti berlangsung dan perlu highlight kan tentang perkara-perkara penting yang perlu dibawa bersama semasa menderma. 7.4 Penglibtan peserta tidak menggalakkan, langkah penambahbaikan untuk akan datang flyer dicetak menggunakan kertas berwarna. 7.5 Bagi aktiviti Kempen Pertolongan Cemas juga perlu lakukan hebahan dengan menampal hebahan tentang aktiviti yang akan berlangsung di tiang-tiang. 7.6 Perlu nyatakan tentang pemakaian peserta, tidak perlu memakai T-shirt BSMM untuk elak salah faham kerana aktiviti yang dijalankan bukan hanya untuk ahli BSMM tetapi untuk warga kolej. 7.7 Kelemahan dari segi kurang maklumat pada flyer seperti maklumat penting untuk KDD, tidak nyatakan bahawa perlu bawa kad pengenalan dan tidak nyatakan tentang merit. 7.8 Komen untuk banner perkataan pada banner tidak dapat dibaca kerana latar pada banner terlalu menyerlah. Perlu melaraskan latar dengan tulisan supaya perkataan yang diletakkan pada banner dapat dibaca. 8. Sekretariat Tugas-tugas Khas dan cenderamata; 8.1 Tiada inisiatif untuk Tarik peserta melihat ke bahagian pameran. 8.2 Perlu buat tajuk utama dengan menggunakan tulisan yang besar, perkataan terlalu banyak dan tulisan terlalu kecil. Jangan terus salin baut dalam bentuk point form bagi memudahkan peserta baca dan letak lebih banyak gambar. 8.3 Tidak bertanya dengan sekretariat protocol tentang perlu atau tidak bagi hadiah kepada perasmi.

19 8.4 Kerjasama antara AJK dalam menjalankan tugas. AJK lakukan kerja dengan baik dan dapat sediakan hamper. 8.5 Bagi cenderamata yang diberi, perlu sediakan dengan lebih cantik. Untuk fruitbasket sediakan bakul yang sesuai. 8.6 Berlaku salah faham tentang peminjaman dulang tetapi berjaya meminjam daripada pihak lain. 8.7 Cadangan tentang pembelian dulang dan alas untuk BSMM sendiri di mana untuk program akan datang tidak perlu lagi pinjam. 9. Sekretariat Pemasaran; 9.1 Borang tempahan dedication tidak sampai ke sesetengah program. 9.2 Mendapat sambutan yang baik daripada program lain. 9.3 Effisien dalam menyiapkan dedication bakul dan lollipop flower dan dapat diedarkan pada hari sama disiapkan. 9.4 Tidak banyak promosi, tiada respon daripada pelajar perubatan. 10. Penutup: 10.1 Komen daripada timbalan pengarah, jika tidak tahu apa yang hendak dilakukan tanya dengan exco jika perlu sebarang pertolongan atau ada kerja yang boleh dilakukan Pengarah tekankan tentang ketepatan masa dan teguran tentang ada AJK yang kelihatan tidak jelas dengan apa yang perlu dilakukan Bagi HP untuk tahun 1 kertas kerja dan surat kelulusan daripada JPPEL akan di upload di group facebook Kemaskini sebarang teks ucapan dan apa sahaja setiap sekretariat lakukan untuk tujuan pembuktian. 11. Penutup: 12.1 Mesyuarat ditamatkan pada jam 12 tengah malam.

20 Disediakan oleh: Ilyana (ILYANA BINTI MAT SAAD) Setiausaha, Minggu Kesihatan BSMM Detachment 88W, Kolej Tun Syed Nasir Universiti Kebangsaan Malaysia.