BAB IV HASIL PENELITIAN. Pembentukan Auto 2000 diawali dengan berdirinya Motor Vehicle. Auto 2000 diperkenalkan oleh PT. Astra Internasional Tbk.

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PENELITIAN 1. Gambaran Umum Perusahaan Pembentukan Auto 2000 diawali dengan berdirinya Motor Vehicle Division dari PT. Astra International Incorporation pada tahun Divisi ini terus berkembang menjadi distributor beberapa merek kendaraan bermotor di kemudian hari. Pada tahun 1975 dibentuklah Astra Motor Sales. Proses terus berlanjut, hingga didirikan BAMS (Bengkel Astra Motor Sales) Cilandak pada tanggal 18 Mei Pada tahun 1989 merek dagang Auto 2000 diperkenalkan oleh PT. Astra Internasional Tbk. Sebagai divisi penjualan Toyota. Kemudian, PT. Astra Internasional Tbk. mengukuhkan kegiatan perusahaan sebagai wajib pajak besar dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) pada tanggal 1 Juli 2002, dengan Klasifikasi Lapangan Usaha (KLU) Perdagangan Besar Dalam Negeri Mesin-Mesin, Alat Angkutan dan Suku Cadang. Sebagai salah satu divisi otomotif terkemuka PT. Astra International Tbk. Auto 2000 menjalankan fungsinya sebagai main dealer Toyota terbesar di tanah air dan mendapat dukungan penuh dari Toyota melalui PT. Toyota Astra Motor. Pesatnya perkembangan dunia otomotif dan ketatnya persaingan dalam meraih kepuasan dan kepercayaan pelanggan, makin memantapkan Auto 2000 pada bisnis utamanya yaitu penjualan dan layanan purna jual kendaraan bermotor merek Toyota. Melalui proses dan pelayanan kelas dunia 1

2 kepada pelanggan, Auto 2000 terus bersinergi dan menjalin keharmonisan kepada pelanggan. Dengan konsep pelayanan yang mudah, personal dan handal, Auto 2000 secara konsisten menerapkan konsep pelayanan tersebut ke lebih dari 130 cabang yang telah memberikan kontribusi hingga mencapai 80% dari pencapaian pangsa pasar Toyota di Indonesia. PT Astra International,Tbk PT Toyota-Astra Motor Toyota Sales Operation Other Sales Other Main Operation AUTO 2000 Service Branch/Direct Outlet Dealers Outlet Customer Gambar 4.1. Posisi Auto 2000 Sebagai Main Dealer Toyota Sumber : Auto 2000 Cabang Juanda 2

3 Auto 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang Auto 2000 yang berjumlah 66 outlet, Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut indirect) yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 133 cabang yang mewakili penjualan Auto 2000 di seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik Auto 2000 merupakan yang terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407 partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. Luasnya jaringan Auto 2000, juga didukung oleh fasilitas dan layanan yang lengkap dari penjualan hingga purna jual. Dengan kelengkapan fasilitas yang ada, pelanggan setia Toyota tak perlu ragu lagi mempercayakan produk-produk Toyota kepada Auto Berkat penerapan online system di seluruh cabang, pelanggan dapat memperoleh data riwayat perawatan kendaraan di seluruh cabang Auto Selain bermanfaat bagi pelanggan, ini juga memberikan nilai tambah saat kendaraan dijual. Auto 2000 memberikan kemudahan dan rasa aman kepada pelanggan sejak awal proses hingga pasca kepemilikan kendaraan. Auto 2000 telah bekerja sama dengan lembaga keuangan (seperti Astra Credit Company/ACC), asuransi (seperti AAB/Asuransi Astra Buana) dan institusi pendukung terkemuka lainnya yang masih bernaung dalam grup PT. Astra Internasional Tbk. (seperti Mobil 88 dan Astra World). 3

4 Auto 2000 menyiapkan layanan purna jual, antara lain : - Toyota Booking Service, yaitu layanan yang memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk mendapat kepastian waktu perawatan kendaraan sehingga tidak perlu antri. - Express Maintenance, yaitu layanan untuk perawatan berkala kendaraan pelanggan yang selesai dalam waktu 1 jam. - Toyota Home Service (THS), yaitu layanan yang memberikan kenyamanan dan kemudahan untuk perawatan berkala kendaraan langsung di tempat pelanggan tanpa biaya tambahan. - Express Body & Paint, yaitu layanan pengecatan dan perbaikan body maksimal 3 panel secara cepat dan berkualitas yang pengerjaannya hanya memerlukan waktu 8 jam. Auto 2000 secara konsisten dan berkesinambungan melakukan pelatihanpelatihan guna menjaga dan meningkatkan kompetensi jajaran penjualan dan purna jual. A. Visi, Misi dan Nilai-Nilai 1. Visi Auto 2000 Menjadi dealer otomotif terbaik di Indonesia dengan proses dan pelayanan kelas dunia. 2. Misi Auto ) Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan 2) Mempertahankan pangsa pasar nomor satu di industry otomotif 3) Menyediakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan 4

5 4) Menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham 3. Nilai-Nilai Auto ) Mengutamakan pelanggan 2) Berintegritas, jujur dan menjaga etika bisnis 3) Kerja keras dan perbaikan yang berkesinambungan 4) Saling percaya, terbuka dan adil 5) Mempunyai tanggung jawab sosial 4. Nilai-Nilai Untuk Pelanggan - Mudah Auto 2000 memberikan kemudahan kepada pelanggan : 1. Kemudahan mendapatkan informasi, dengan menyediakan berbagai sumber, mulai dari kantor cabang, pameran, situs web, telpon, hingga call center dan lain-lain. 2. Kemudahan pembelian dengan menyediakan berbagai fasilitas termasuk tukar tambah, proses kredit dan asuransi. 3. Kemudahan layanan purna jual dengan memberikan service bengkel yang lengkap dan terpadu. - Personal Auto 2000 melayani pelanggan secara personal. Dengan membangun database pelanggan secara komprehensif, Auto 2000 memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pelanggan tidak perlu dipusingkan masalah perawatan mobil dan lainnya karena Auto 2000 akan memberitahu pelanggan secara personal, misalnya kapan saat 5

6 perawatan berkala harus dilakukan, kapan masa kredit berakhir dan lainnya. - Handal Auto 2000 didukung oleh tim dan sistem yang handal : 1. Wiraniaga profesional. 2. Teknisi yang memiliki sertifikasi Toyota Internasional. 3. Sistem Teknologi Informasi yang handal, yang mencatat historis kendaraan dan dapat diakses secara online oleh bengkel-bengkel Auto 2000 di seluruh Indonesia. 4. Garansi atas perbaikan yang dilakukan untuk menunjang Visi dan Misi Auto 2000 maka kebijakan pihak Manajemen Auto 2000 Cabang Juanda memiliki Visi dan Misi tersendiri yang merupakan acuan dari Visi dan Misi Auto 2000, yaitu : 5. Visi Auto 2000 Juanda Dealer Otomotif terbaik di Indonesia 6 Misi Auto 2000 Juanda 1. Menjadi tempat bekerja yang aman dan nyaman 2. Memberikan pelayanan terbaik bagi semua 3. Menjadikan karyawan yang profesional dan berkualitas 4. Menjadi cabang teladan 6

7 B. Struktur Organisasi Struktur organisasi Auto 2000 Juanda terdiri dari Kepala Cabang, Customer Relation Departemen, Sales Departemen, Administrasi Departemen dan Service Departemen. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi dari AUTO 2000 Juanda. 7

8 Branch Manager CRO Sales Supervisor Sales Counter Adm. Head Sales Manager Salesman Adm. Stock Collector Adm. Head Service Manager Collector Adm.STNK/ BPKB Kasir Collector Service Advisor Foreman Office Boy Driver Adm. Umum Kepala Gudang Tool Keeper Mekanik Satpam Kasir Adm. Parts Office Boy Gambar 4.2. Struktur Organisasi Auto 2000 Cabang Juanda 8

9 C. Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian mengenai wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing posisi dalam struktur organisasi Auto2000 Cabang Juanda : 1. Branch Manager (Kepala Cabang) Sekaligus Sales Departement Head (Kepala Penjualan) - Bertanggung jawab atas sistem manajemen yang diterapkan dalam Cabang - Menjaga keutuhan karyawan - Menandatangani semua bukti pembayaran dan membuat laporan mingguan terkait penjualan cabang 2. CRO (Costumer Reliazation Coordinator) - Membuat Astra World - Mentraining Salesman baru - Membuat dan mengirimkan kuesioner kepada costumer mengenai produk dan pelayanan Auto 2000 Cabang Juanda - Menangani complain pelanggan 3. Administration Supervisor (Supervisor Administrasi) - Mengkoordinasikan karyawan administrasi - Membuat laporan L/R - Bertanggung jawab atas seluruh karyawan - Bertanggung jawab mengenai seluruh hal-hal administratif - Menandatangani semua bukti pembayaran 9

10 4. Sales Supevisor - Menetapkan target penjualan bersama Kepala Cabang. - Menetapkan stock kendaraan kepada costumer yang sudah antri. 5. Sales Counter - Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan. - Mencari dan melayani calon pelanggan dengan memberikan uraian lengkap tentang produk, harga dan keunggulan produk dan pelayanan Toyota 6. Administration Head (ADH) - Mengawasi realisasi penggunaan sumber dana perusahaan - Menyiapkan laporan yang diperlukan untuk dipergunakan sebagai alat pengambilan keputusan serta informasi yang mendukung kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan - Mengkoordinasikan karyawan administrasi - Membuat laporan L/R - Bertanggung jawab atas seluruh karyawan - Bertanggung jawab mengenai seluruh hal-hal administratif - Menandatangani semua bukti pembayaran 7. Kasir/ Akuntansi Cabang - Menjaga agar pengeluaran uang atau pemasukan sesuai dengan sistem dan prosedur managemen perusahaan - Bertanggung jawab atas keamanan, kebenaran dan keberadaan uang serta surat berharga lainnya dan melaporkan laporan harian, laporan kas dan bank secara periodik 10

11 8. Administrasi Hutang/Piutang - Piutang : membuat Delivery Order (DO) atas penjualan dan kuitansi untuk penagihan dan mengontrol pembayaran pelanggan - Hutang : memeriksa kendaraan yang disuplai TAM serta bukti-bukti pendukung dan membuat tanda terima serta membuat laporan hutang dagang secara periodik. 9. Administration Unit/Stock - Membuat laporan keadaan posisi persediaan barang yang ditanganinya - Menjaga agar persediaan barang dalam kondisi optimum dengan memperhatikan minimum stok dan mksimum stok. - Input pesanan kendaraan dan membuat faktur kendaraan. 10. Collector - Melakukan penagihan kepada pelanggan - Membuat laporan administrasi penagihan - Memeriksa dan meneliti kembali tagihan baik kas dan giro 11. Administration STNK dan BPKB - Mengurus STNK dan BPKB pelanggan dan administrasi yang diperlukan dalam pengurusan di kantor SAMSAT - Memeriksa keakuratan STNK dan BPKB agar tidak ada kesalahan cetak dan ketik. 12. Serv ice Departement Head/ Manager (Kepala Bengkel) - Mengawasi aktifitas bengkel dan penjualan suku cadang - Mengatur dan Merencanakan persediaan spare parts secara optimum - Mengarahkan pekerja dalam menangani kendaraan pelanggan agar 11

12 sesuai standar bengkel Toyota. - Menangani komplain pelanggan, menandatangani service invoice, menentukan diskon dan meningkatkan kualitas mekanik dengan pelatihan. 13. Kepala Gudang - Mengatur dan mengkoordinasi gudang spareparts - Memeriksa dan menandatangani semua surat jalan pembelian/penjualan spareparts - Membuat rekap stok harian yang tembusanya diberikan kepada Accounting dan Kepala Cabang 14. Foreman - Mengatur pembagian tugas dan memberikan order pekerjaan kepada mekanik - Membantu Service Advisor (S/A) dalam diagnosa awal, melakukan kontrol pekerjaan mekanik dan penggantian spare parts - Melakukan test jalan dan final check 15. Mekanik - Melaksanakan pekerjaan sesuai order perbaikan/perawatan - Konfirmasi ke Foreman apabila ada tambahan penggantian spare parts maupun ada keluhan komponen yang lain diluar order perbaikan dan melaporkan hasil pekerjaan 16. Salesman/ Marketing - Menjual produk-produk Toyota 12

13 - Melayani Costumer - Mengantarkan kendaraan pada Costumer 2. Analisis Prosedur Penjualan Kredit pada Auto 2000 Cabang Juanda Dalam analisis sistem akuntansi penjualan kredit disini akan dibahas mengenai prosedur penjualan kredit, formulir dan catatan akuntansi yang digunakan, serta bagian-bagian yang terkait di dalamnya. A. Bagian yang Terkait dalam Penjualan Kredit yang Diterapkan Perusahaan Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan kredit Auto 2000 Cabang Juanda adalah sebagai berikut : a. Bagian Penjualan (Marketing) Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan tersebut ke dalam surat pesanan kendaraan. b. Bagian Kredit Analisis Meneliti status kredit pelanggan dan memberikan persetujuan kredit guna memberikan kemudahan bagi pelanggan. c. Bagian Gudang Mengeluarkan barang seperti yang tertera dalam surat pesanan dan mencatatnya dalam kartu gudang serta membuat Order Kirim Kendaraan. 13

14 d. Bagian Pengiriman Bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman barang agar tiba di tempat pesanan dengan baik. e. Bagian Administrasi Account Receivables/Penagihan Melakukan penagihan terhadap tagihan yang telah jatuh tempo dan bertanggung jawab untuk followup progress pelunasan setiap account receivables per customer. f. Bagian Pembukuan / Akuntansi Cabang Bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan bank baik dari penjualan tunai ataupun penjualan kredit. Bagian akuntansi juga membuat laporan keuangan yang dibutuhkan pada akhir periode. g. Bagian Administrasi Unit Membuat Faktur Kendaraan Baru, Bukti Serah Terima Kendaraan, dan menerima Surat Pesanan Kendaraan dari bagian penjualan. B. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Auto 2000 Cabang Juanda adalah sebagai berikut : a. Surat Pesanan kendaraan (SPK) Dokumen ini diisi oleh marketing untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan. 14

15 b. Purchases Order (Oleh Leasing) Dokumen ini sebagai bukti tertulis dari pihak leasing bahwa menyetujui permohonan pembiayaan pelanggan. c. Faktur Penjualan Dokumen ini digunakan sebagai bukti penagihan uang kepada pelanggan. Dibuat oleh administrasi unit sebagai dokumen adanya penjualan yang telah dilakukan. d. Bukti Terima Uang Kas Dan Bank Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian Akuntansi Cabang saat menyetorkan uang tunai/cek/giro dari pelanggan ke bank atau mencatat transferan pembayaran pelanggan di bank. e. Bukti Serah Terima Kendaraan Baru Dokumen ini digunakan sebagai bukti serah terima kendaraan kepada pelanggan. Dibuat oleh administrasi unit sebagai dokumen telah terjadinya serah terima kendaraan dengan kondisi baik. f. Kuitansi Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian Akuntansi Cabang saat menerima uang tunai dari pelanggan, dan dicetak bersamaan dengan mencetak bukti terima uang kas dan bank. C. Prosedur Penjualan Kredit Auto 2000 Cabang Juanda Prosedur penjualan kredit Auto 2000 Cabang Juanda adalah sebagai berikut: a. Bagian penjualan/marketing menerima pesanan pelanggan baik melalui telepon, faximile, ataupun copy purchase order pelanggan. Atau pelanggan dapat datang langsung ke dealer, jika sudah ada 15

16 kecocokan maka marketing akan meminta data pelanggan dan membuatkan Surat Pesanan Kendaraan, Surat Pesanan Kendaraan dianggap sah apabila sudah ditandatangani oleh pelanggan. b. Pelanggan membayar uang muka sebagai tanda jadi dengan uang cash/debit ke bagian akuntansi cabang disebut juga kasir, dan kasir membuat kuitansi untuk pelanggan. c. Surat Pesanan Kendaraan asli diserahkan kepada bagian administrasi unit disebut juga admin unit untuk diproses penginputan data. Dan copy Surat Pesanan Kendaraan diserahkan kepada bagian kredit analisis untuk diproses kelayakan pemberian kreditnya, bagian kredit memastikan status kredit pelanggan dan riwayat pembayarannya. d. Jika pelanggan telah disetujui pembiayaannya oleh leasing maka pelanggan akan melunasi sisa pembayaran uang muka pembelian ke dealer, dan Bagian gudang menyiapkan barang seperti yang tetera pada Surat Pesanan Kendaraan. e. Bagian admin unit mencetak Faktur Kendaran Baru, Bukti Serah Terima Kendaraan Baru setelah menerima Purchases Order dari leasing dan menerima konfirmasi pelunasan uang muka pembelian dari kasir. f. Bagian Gudang menyiapkan barang seperti yang tetera pada surat pesanan kendaraan dan membuat Order Kirim Kendaraan setelah mendapat konfirmasi dari marketing bahwa kendaraan sudah memenuhi syarat untuk diserahkan kepada pelanggan. g. Bagian pengiriman meminta pelanggan untuk menandatangani Bukti Serah Terima Kendaraan Baru dan Order kirim Kendaraan 16

17 sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima barang sesuai dengan pesanan. h. Bagian Administrasi Account Receivables atau sering disebut admin A/R menyiapkan penagihan ke leasing agar pihak leasing dapat melunasi pembayaran ke dealer. i. Bagian akuntansi cabang atau sering disebut kasir menjurnal penerimaan bank dari pihak leasing. Perbandingan antara prosedur penjualan kredit dengan praktek yang terjadi di Auto 2000 Juanda : Tabel 4.1 Prosedur Penjualan Kredit SOP (Standar Operational Praktek Yang Terjadi Keterangan prosedur) Perusahaan 1. Pelanggan datang ke dealer, jika sudah ada kecocokan maka Marketing membuat Surat Pesanan Kendaraan. 2. Untuk kelengkapan Surat Pesanan Kendaraan, pelanggan menyerahkan Foto Copy KTP Suami & Istri, Kartu Keluarga, Slip gaji, Rekening Listrik, Telepon, Air, PBB yang jelas. 3. Bagian Analisis kredit, melakukan survei untuk diproses kelayakan pemberian kreditnya Pelanggan datang ke dealer, jika sudah ada kecocokan maka Marketing membuat Surat Pesanan Kendaraan. Terkadang data berupa Foto Copy KTP Suami & Istri, Kartu Keluarga, Slip gaji, Rekening Listrik, Telepon, Air, PBB yang didapatkan dari pelanggan tidak jelas bahkan beberapa kasus tidak lengkap datanya. Analisis kredit, melakukan survei untuk diproses kelayakan pemberian kreditnya walaupun data yang Sesuai Tidak Sesuai Tidak Sesuai 17

18 setelah menerima fotocopy SPK dan kelengkapan data kreditnya. 4. Jika pengajuan kredit diterima, maka dealer menerima Purchases Order dari leasing untuk diproses faktur kendaraan lebih lanjut oleh dealer setelah pelanggan membayar keseluruhan uang muka sesuai yang tertera di Purchases Order leasing. 5. Pengiriman kendaraan, dilakukan setelah pelanggan membayar keseluruhan uang muka, dan menandatangani keseluruhan kontrak perjanjian leasing dengan pelanggan. 6. Bagian Admin Unit, menyiapkan kelengkapan penagihan ke leasing, kuitansi asli pelunasan leasing, copy kuitansi pelanggan, copy faktur kendaraan baru, bukti serah terima kendaraan baru serta diterima oleh Bagian Analisis kredit belum lengkap. Karena target penjualan bulanan cabang, terutama saat akhir bulan, dealer memaksakan proses faktur kendaraan dengan kondisi pelanggan belum membayar keseluruhan uang muka. Pengiriman kendaraan, dilakukan bersamaan dengan penandatanganan keseluruhan kontrak perjanjian leasing dengan pelanggan. Bagian Admin Unit, mengirimkan penagihan ke leasing, kuitansi asli pelunasan leasing, copy kuitansi pelanggan, copy faktur kendaraan baru, bukti serah terima kendaraan baru serta kontrak yang sudah Tidak Sesuai Tidak Sesuai Sesuai 18

19 kontrak yang sudah ditandatangani lengkap oleh pelanggan. 7. Bagian Kasir membukukan penerimaan bank dari leasing berdasarkan mutasi rekening koran bank, agar piutang pelanggan yang bersangkutan hilang dari kartu piutang. ditandatangani lengkap oleh pelanggan. Kasir membukukan penerimaan bank dari leasing berdasarkan mutasi rekening koran bank. Sesuai Prosedur penjualan kredit pada Auto 2000 Cabang Juanda, sudah memadai yaitu dengan adanya tahapan pemesanan kendaraan, pelunasan uang muka dari pelanggan, Survei oleh bagian kredit, percetakan faktur, penandatangan kontrak perjanjian leasing dengan pelanggan, dan penyerahan kendaraaan. Formulir atau dokumen yang berhubungan dengan prosedur penjualan kredit adalah Surat Pemesanan Kendaraan (SPK), Faktur Penjualan, Purchases Order Leasing, Order Kirim Kendaraan, Bukti Serah Terima Kendaraan, Kuitansi dan Kontrak Perjanjian Leasing. Bagian bagian yang terlibat adalah bagian marketing, bagian kredit, bagian administrasi unit, administrasi account receivables, bagian akuntansi, bagian gudang dan bagian pengiriman. Namun dalam prakteknya adanya ketidaksesuaian antara prosedur dengan praktek, antara lain : a. Untuk kelengkapan Surat Pesanan Kendaraan, terkadang data yang diserahkan tidak jelas (burem) dan ada juga pelanggan yang tidak menyerahkan data secara lengkap. 19

20 b. Bagian Analisis kredit, tetap melakukan survei untuk diproses kelayakan pemberian kredit walaupun data yang diterima belum lengkap. c. Karena target penjualan bulanan cabang, terutama saat akhir bulan, faktur kendaraan dibuatkan dengan kondisi pelanggan belum membayar keseluruhan uang muka. d. Pengiriman kendaraan, dilakukan bersamaan dengan penandatanganan keseluruhan kontrak perjanjian leasing dengan pelanggan. 3. Analisis Pengendalian Internal Dalam Penjualan Kredit A. Pengendalian intern dalam penjualan kredit Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, maka penulis akan menganalisa pengendalian internal atas Penjualan Kredit Auto 2000 Cabang Juanda. Dalam menganalisa penulis akan memasukan komponen COSO dalam pengendalian internal penjualan kredit. Unsur-unsur yang terkait dalam pengendalian penjualan kredit di Auto 2000 Cabang Juanda adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian. 2. Penentuan Resiko. 3. Aktivitas Pengendalian. 4. Informasi dan Komunikasi. 5. Pengawasan atau Pemantauan. 20

21 Berdasarkan penelitian yang dilakukan secara langsung pada Auto 2000 Cabang Juanda, peneliti juga melakukan pengumpulan data yang sesuai dengan pembahasan sebelumnya, yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan staf yang terkait dengan prosedur penjualan kredit. Pertanyaan tersebut mengenai praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dalam pengendalian internal atas penjualan pada Auto 2000 Cabang Juanda berdasarkan komponen COSO. 1. Lingkungan pengendalian Manajemen Auto 2000 Cabang Juanda menjunjung tinggi integritas dan kompetensi. Antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya didalam perusahaan merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Setiap karyawan memiliki kompetensi, perekrutan calon karyawan yang berkualitas merupakan tonggak awal terciptanya kompetensi. Perusahaan memiliki SOP (Standart Operation Prosedure) yang harus dijalankan oleh setiap personil/bagian. SOP (Standart Operation Prosedure) tersebut berbeda untuk masing-masing bagian, karena job description setiap bagian juga berbeda. Rutinitas breafing dilakukan setiap hari oleh tim marketing yang dipimpin oleh Kepala Cabang/KACAB. Dalam breafing membahas mengenai target penjualan harian dan meeting A/R (Acoount Receivables) dilakukan satu minggu sekali dihari senin dan diikuti oleh tim marketing, admin staff AR, administration head, dan kepala cabang. Dalam meeting A/R (Acoount Receivables) membahas mengenai progress A/R (Acoount Receivables) dari setiap customer, serta janji pelunasannya. 21

22 2. Penentuan Resiko Penentuan resiko merupakan hal yang penting bagi manajemen. Memasuki tahun 2015 lalu penjualan PT Astra International Tbk-TSO dalam penjualan unit kendaraan pun menurun drastis. Hal ini tidak lepas dari belum stabilnya kondisi perekonomian yang berdampak pada menurunnya daya beli masyarakat, sehingga terjadinya penundaan pembelian mobil. Perusahaan pun menyeimbangkan antara supply dan demand, dengan mengatur run out produksi dan stok di dealer. Perusahaan juga melakukan revisi target penjualan, dan tim marketing melakukan banyak sales activity yang bertujuan untuk mendongkrak angka penjualan dan meningkatkan pencapaian target penjualan. Salah satu eventnya adalah BURTOK (Bursa Toyota Kita) yang menyediakan bagi konsumen untuk melakukan barter mobil Toyota lama dengan Toyota baru. Manajemen terus berupaya untuk meminimalisir resiko tidak tertagihnya piutang. Manajemen juga memberlakukan pembayaran penalty sesuai yang ada di report aging schedule terhadap AR (Acoount Receivables) yang melebihi jatuh tempo, dan marketing yang menangani tidak boleh berjualan sampai dengan AR (Acoount Receivables) tersebut terselesaikan. Semakin banyak AR yang overdue yang dihandle oleh marketing maka marketing akan mengalami penurunan performance, dan akan berdampak pada pemotongan insentif yang akan marketing terima. 22

23 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha pada Auto 2000 Juanda dapat dibagi kedalam beberapa aktivitas : 1. Aktivitas persetujuan kredit dilakukan oleh credit analyst dari pihak leasing yang terkait ACC, TAFS atau pihak bank pembiayaan lainnya. 2. Aktivitas tanggung jawab dan kewenangan terhadap piutang usaha. Diantaranya tanggung jawab marketing dalam memperoleh customer untuk menambah penjualan, tanggung jawab marketing mendapatkan data customer kredit yang lengkap sesuai SOP (Standart Operation Prosedure), dan tanggung jawab marketing dalam mendapatkan full down payment/fdp 30% untuk proses pembukaan faktur kendaraan baru. Tanggung jawab staff akuntansi dalam menerima cash atau pembayaran melalui bank sebagai bukti pembukuan pengurangan piutang usaha. Serta wewenang Administration Head dalam mengontrol account receivables dan mengontrol seluruh staff yang terkait dalam meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang berhubungan dengan piutang usaha, antara lain bagian penerimaan/ pencatatan (Staff Akuntansi) terpisah dengan bagian controlling AR (Acoount Receivables)/ penagihan (staff AR), hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan dan kesalahan. 4. Aktivitas pendokumentasian terhadap piutang usaha, antara lain kuitansi dan BKM (Bukti Kas Masuk)/ BKBM (Bukti Kas Bank Masuk) yang 23

24 dikeluarkan oleh staff accounting yang diotorisasi tanda tangan ADH (Administration Head) sebagai bukti pengurangan piutang usaha, Faktur penjualan kendaraan baru yang dikeluarkan oleh staff admin unit yang diotorisasi tanda tangan ADH (Administration Head)/ KACAB (Kepala Cabang) sebagai bukti penambahan piutang usaha. 5. Rekonsiliasi, rekonsiliasi menyangkut piutang usaha adalah mencocokan antara report aging schedule yang berasal dari staff AR (Acoount Receivables) dengan saldo piutang dari staff accounting. Mencocokan saldo laporan mutasi dari bank dan saldo dari laporan keuangan perusahaan baik harian dan bulanan. 6. Karyawan yang kompeten. Manajemen melakukan prosedur perekrutan yang sangat selektif melalui tahap tahap seleksi sesuai dengan bidangnya. Dan penilaian/ performance karyawan diukur setiap akhir tahun oleh kepala bagian yang berpengaruh terhadap kenaikan golongan dan penerimaan bonus tahunan. 4. Informasi Dan Komunikasi Informasi mengenai piutang usaha adalah berupa informasi dari setiap bagian yang terkait dengan piutang usaha diantaranya : 1. Informasi dari pihak leasing mengenai kondisi calon pembeli, layak atau tidaknya diberikan kredit. 2. Informasi dari kepala cabang mengenai kondisi pasar terkini. 24

25 3. Informasi data riwayat pembayaran customer, bertujuan untuk memastikan apabila customer tersebut bermasalah atau tidak terkait dengan pelunasan piutang usaha. Informasi-informasi tersebut diolah dan dijadikan bahan sebagai alat pengambilan keputusan. 5. Pengawasan atau Pemantauan Manajemen telah menggariskan tanggung jawab kepada masingmasing personil secara jelas. Kelancaran piutang usaha menjadi tanggung jawab bagi tiap tiap personil yang membidangi piutang usaha, misalnya credit analyst bertanggung jawab terhadap AR (Acoount Receivables) yang jatuh tempo/ overdue. Staff AR yang berkewajiban menyiapkan datadata penagihan ke pihak yang terkait agar adanya penyelesaian AR (Acoount Receivables). Pemantauan terhadap kelancaran piutang usaha menjadi tanggung jawab dari Kepala administrasi dan Kepala Cabang, Performance AR (Acoount Receivables) cabang selalu dipantau oleh kepala administrasi berdasarkan report aging schedule dari staff AR dan staff accounting. B. Analisis Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit pada Auto 2000 Cabang Juanda Berdasarkan hasil penyebaran kuisioner & wawancara terhadap pengendalian internal dalam penjualan kredit pada Auto 2000 Juanda yang ditujukan ke karyawan-karyawan Auto 2000 Juanda, antara lain Marketing (Responden I), Bagian Gudang (Responden II), Bagian Administrasi Unit 25

26 (Responden III), Bagian Administrasi Piutang (Responden IV), Bagian Akuntansi (Responden V) dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.2 Rekap Hasil Kuisioner No Dimensi Rata-Rata Keterangan 1 Lingkungan Pengendalian 4.2 Efektif 2 Penentuan Resiko 2.5 Tidak Efektif 3 Aktivitas Pengendalian 2.6 Kurang Efektif 4 Informasi dan Komunikasi 4.1 Efektif 5 Pengawasan atau Pemantauan 4.1 Efektif Pengendalian Internal Berdasarkan komponen COSO 3.5 Kurang Efektif (Skor Jawaban Responden Tentang Pengendalian Internal Terlampir) Pada tabel diatas dapat dijelaskan bahwa rata-rata diperoleh dari skor jawaban pertanyaan tentang pengendalian internal dalam penjualan kredit diberikan skor dari 1 sampai dengan 5 dimana 1 = Sangat Tidak Efektif, 2 = Tidak Efektif, 3 = Kurang Efektif, 4 = Efektif, & 5 = Sangat Efektif. Dari hasil rata-rata pengendalian internal dalam penjualan kredit di PT.Astra International Tbk-Tso Juanda dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian di PT.Astra International Tbk- Tso Juanda berjalan efektif, dibuktikan dengan rata-rata skor 4.2 dari skala 5. Lingkungan pengendalian berjalan 26

27 efektif dapat dilihat dari perusahaan telah menerapkan SOP (Standard Operating Procedures) pada semua divisi termasuk yang terkait dengan divisi penjualan kredit. Kepedulian manajemen cabang dalam pengelolahan piutang atas penjualan kredit. Serta sumber daya manusia yang memiliki keahlian dibidangnya & berprestasi. 2. Penentuan Resiko di PT.Astra International Tbk-Tso Juanda berjalan tidak efektif, dibuktikan dengan rata-rata skor 2.5 dari skala 5. Penentuan Resiko berjalan tidak efektif disebabkan oleh tidak adanya perlindungan asuransi atas resiko terjadinya pencurian ataupun kecelakaan bagi fungsi yang melakukan penagihan piutang langsung ke pelanggan. 3. Aktivitas Pengendalian di PT.Astra International Tbk-Tso Juanda berjalan kurang efektif, dibuktikan dengan rata-rata skor 2.6 dari skala 5. Aktivitas Pengendalian berjalan kurang efektif disebabkan karena tidak lancarnya proses pengelolahan persiapan penagihan piutang karena prakteknya tidak adanya back up (pengganti) di fungsi bagian staff A/R (account receivables) sehingga apabila staff tersebut sakit maka proses penagihan tidak berjalan dan mengakibatkan semakin banyak A/R (account receivables) yang jatuh tempo. Otorisasi Kepala Bagian 27

28 Marketing yang belum berjalan maksimal saat pengiriman kendaraan. Ketidakjelasan tugas dari fungsi yang terkait. Otorisasi Kepala Bagian Administrasi yang belum berjalan maksimal saat pembukaan faktur kendaraan baru. Ketidaksesuaian antara SOP yang ada dengan praktek yang terjadi untuk pengiriman kendaraan. Serta tidak berjalannya tugas dari fungsi akuntansi dalam pengelolahan piutang. Dalam prakteknya Aktivitas Pengendalian di PT.Astra International Tbk-Tso Juanda berjalan kurang efektif disebabkan antara lain Kewajiban Marketing untuk menyelesaikan dengan baik proses dari mulai SPK sampai dengan penyelesaian AR (Acoount Receivables) belum berjalan dengan baik. Banyaknya pembuatan Faktur kendaraan baru pada akhir bulan guna pemenuhan target cabang dari customer yang belum memenuhi syarat menyebabkan tingginya nilai AR (Acoount Receivables) pada bulan berikutnya. Unit kendaraan di kirim dengan kondisi masih adanya nilai AR (Acoount Receivables) di laporan AR (Acoount Receivables) pada customer tersebut. Bagian penagihan piutang merangkap menjadi bagian penerimaan kas, hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping atau adanya transaksi palsu atas piutang usaha. 28

29 4. Informasi Dan Komunikasi di PT.Astra International Tbk- Tso Juanda berjalan efektif, dibuktikan dengan rata-rata skor 4.1 dari skala 5. Informasi Dan Komunikasi berjalan efektif hal ini dapat dilihat dari kelancaran pemberian informasi-informasi yang terkait dengan account receivables antara manajemen kepada staff begitu juga staff kepada manajemen. 5. Pengawasan Atau Pemantauan di PT.Astra International Tbk-Tso Juanda berjalan efektif, dibuktikan dengan ratarata skor 4.1 dari skala 5. Pengawasan Atau Pemantauan berjalan efektif hal ini dapat dilihat dari pengawasan yang dilakukan oleh komite audit internal terhadap account receivables sudah berjalan baik. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Pengendalian Internal Dalam Penjualan Kredit kurang efektif dengan nilai rata-rata 3.5 dari skala 5. Hal ini disebabkan oleh Penentuan Resiko yang tidak efektif dan Aktivitas Pengendalian yang kurang efektif. Ketidaksesuaian antara prosedur dengan praktek dalam penjualan kredit dan Pengendalian Internal Dalam Penjualan Kredit yang kurang efektif, maka auditor internal kantor pusat akan mengenakan sanksi terhadap manajemen puncak cabang, yaitu penurunan nilai performance Kepala Cabang dan Kepala Administrasi karena dianggap tidak dapat menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Manajemen Kantor Pusat. 29