BAB IV EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT CORNINDO BOGA JAYA (GARUDAFOOD GROUP)

Transkripsi

1 BAB IV EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT CORNINDO BOGA JAYA (GARUDAFOOD GROUP) IV.1 Evaluasi Atas Struktur Organisasi Perusahaan Beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan dalam struktur organisasi PT CORNINDO BOGA JAYA, yaitu: 1. Belum terdapat uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA belum terdapat uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis, termasuk uraian tugas dan tanggung jawab bagian penerima order atau pesanan, bagian gudang, bagian ekspedisi, dan bagian pencatat piutang dagang. Selama ini setiap bagian melaksanakan pekerjaannya berdasarkan perintah secara lisan dari atasan mereka. Seharusnya suatu perusahaan yang baik itu memiliki uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terdapat dalam struktur organisasi secara tertulis. Selama ini tidak adanya uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis dikarenakan perusahaan menganggap bahwa PT CORNINDO BOGA JAYA adalah perusahaan yang belum begitu besar dan belum memiliki banyak karyawan, sehingga tugas dan tanggung jawab cukup hanya dijabarkan secara lisan. Akibat dari hal tersebut di atas, setiap karyawan tidak mengetahui sampai dimana batas pekerjaannya. Bisa saja seorang karyawan melaksanakan pekerjaan lebih dari batas tanggung jawabnya atau sebaliknya melaksanakan 53

2 pekerjaan kurang dari batas tanggung jawabnya. Dengan kata lain, karyawan bekerja tidak proporsional pada tanggung jawabnya. Sebaiknya disamping struktur organisasi, perusahaan juga memiliki catatan tertulis mengenai uraian dan batasan tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang ada di dalam struktur organisasi, sehingga setiap karyawan mengetahui dengan jelas batas dari pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Misalnya, berdasarkan sistem yang sedang berjalan di PT CORNINDO BOGA JAYA, Bagian Finance yang terlibat dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang secara langsung adalah Kepala Departemen Finance, Staff Finance, dan Administrasi Finance. Salah satu tugas dan tanggung jawab Bagian Administrasi Finance adalah membuat faktur penjualan, tetapi Administrasi Finance tidak memiliki wewenang untuk menandatangani atau mengotorisasi faktur penjualan tersebut, hanya Kepala Departemen Finance yang berhak mengotorisasi faktur penjualan tersebut. Tidak adanya batasan tugas dan tanggung jawab secara tertulis dapat menimbulkan masalah apabila Bagian Administrasi Finance merasa karena dia yang membuat faktur penjualan, lebih efisien jika dia juga yang menandatangani faktur tersebut. Bila hal tersebut terjadi, maka control tidak berjalan dengan baik. Oleh sebab itu, uraian mengenai batasan tugas dan tanggung jawab dalam hal ini Kepala Departemen Finance dan Bagian Administrasi Finance secara tertulis dapat menghindari kerancuan batasan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dan juga dapat menghidari terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan salah komando atau pelaporan. 54

3 2. Belum terdapatnya Bagian Kredit untuk menilai kelayakan pelanggan sebelum diberikan kredit. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA belum terdapat Bagian Kredit untuk mengotorisasi transaksi, yang di dalamnya termasuk pengujian terhadap kelayakan kredit pelanggan. Selama ini fungsi dari Bagian Kredit hampir sebagian besar dilakukan oleh Bagian PPIC-Logistik, dimana bagian ini menilai kelayakan kredit pelanggan melalui history penjualan pelanggan yang dibicarakan dalam kegiatan Rolling Forecast. Seharusnya antara Bagian PPIC-Logistik yang berfungsi sebagai penerima order dari pelanggan dan Bagian Kredit itu dipisahkan. Biasanya fungsi penjualan yang dalam hal ini dilaksanakan oleh Bagian PPIC-Logistik itu cenderung untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Dengan adanya Bagian Kredit, bagian ini mempunyai wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada pembeli berdasarkan analisis riwayat pelunasan piutang di masa lalu dan juga penilaian terhadap 5K (Karakter, Kapasitas, Kapital, Kolateral, dan Kondisi). Selama ini tidak adanya Bagian Kredit dikarenakan perusahaan menganggap bahwa pelanggannya adalah depo-depo distribusi yang juga masih milik GarudaFood Group, sehingga kemungkinan piutang tidak tertagih akibat debitur yang nakal atau melarikan diri itu kecil. Akibat hal tersebut di atas, kemungkinan Bagian PPIC-Logistik dapat salah dalam memilih dan menentukan pembeli yang layak untuk diberikan 55

4 kredit, karena terfokus pada jumlah penjualan yang besar, sehingga dapat terjadi piutang tidak dapat tertagih atau kredit macet. Sebaiknya perusahaan memiliki Bagian Kredit yang terpisah dengan Bagian PPIC-Logistik, dimana Bagian PPIC-Logistik fokus kepada penerimaan order dan strategi untuk pemenuhan order tersebut, sementara Bagian Kredit yang melakukan pengujian terhadap kelayakan kredit pelanggan berdasarkan Form Penilaian Kredit untuk pelanggan lama dan informasi dari Kantor Pusat untuk pelanggan baru, sehingga kontrol atau pengendalian terhadap calon debitur akan lebih efektif. Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Kredit adalah: Tugas dan Tanggung Jawab 1. Menilai apakah pelanggan merupakan pelanggan lama Wewenang Melakukan approval terhadap Sales Order. atau baru. 2. Menilai apakah permintaan kredit pelanggan baru melewati limit kredit yang ditetapkan atau tidak. 3. Menilai jumlah kenaikan kredit untuk pelanggan lama berdasarkan Form Penialaian Kredit. 56

5 57

6 IV.2 Evaluasi Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT CORNINDO BOGA JAYA, terdapat beberapa kebaikan sebagai berikut: 1. Fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi penjualan. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA pencatatan piutang dilakukan oleh Bagian Administrasi Finance, sedangkan fungsi penjualan dilakukan oleh Bagian PPIC-Logistik. Adanya pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi penjualan dapat menghindari kemungkinan terjadinya pencatatan penjualan yang fiktif atau tidak benar-benar terjadi, karena antara Bagian Administrasi Finance dan Bagian PPIC-Logistik dapat saling mengawasi (internal control yang memadai.) 2. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi penyimpanan atau gudang. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA fungsi penjualan dilakukan oleh Bagian PPIC-Logistik, sedangkan fungsi penyimpanan dilakukan oleh Bagian Gudang. Pemisahan kedua fungsi ini dapat menghindari kemungkinan barang milik perusahaan terjual secara ilegal atau tidak sesuai prosedur oleh pihakpihak yang ingin mencari keuntungan sendiri, karena dengan terpisahnya kedua fungsi ini berarti ada pengawasan extra untuk setiap barang yang keluar masuk gudang (internal control yang memadai.) 58

7 3. Perusahaan menerima order berdasarkan kesepakatan di kegiatan rolling forecast yang diadakan setiap 2 (dua) minggu sekali. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, order diterima berdasarkan hasil pertemuan antara Bagian PPIC-Logistik Kantor Pusat, PPIC-Logistik Bisnis Unit, dan depo-depo distribusi atau pelanggan dalam suatu kegiatan yang dinamakan Rolling Forecast. Dalam kegiatan ini, setiap permasalahan terkait penjualan di setiap depo akan terlihat. History penjualan dari setiap depo juga akan nampak, sehingga Bagian PPIC-Logistik Kantor Pusat dan PPIC-Logistik Bisnis Unit akan dapat menilai depo mana yang layak untuk dipenuhi permintaannya, karena dalam kegiatan ini juga, masing-masing depo mengajukan permintaannya untuk suatu periode. 4. Perusahaan secara rutin mengirimkan Laporan Penjualan Per Customer (Customer Monthly Statement) kepada setiap pelanggannya. PT CORNINDO BOGA JAYA telah mengirimkan Laporan Penjualan Per Customer setiap bulannya kepada masing-masing pelanggan. Laporan ini berisikan penjualan-penjulan yang telah terjadi selama satu bulan kepada pelanggan tersebut. Melalui laporan ini, pelanggan dapat memeriksa faktur-faktur penjualan mana saja yang telah dilunasinya dan faktur-faktur penjualan nomor berapa saja yang masih harus dilunasinya. Selain itu, Laporan Penjualan Per Customer juga memungkinkan kedua belah pihak (perusahaan dan pelanggan) untuk 59

8 melakukan cross check terhadap saldo piutang yang tercatat pada pembukuan perusahaan dan saldo utang di pembukuan pelanggan. 5. Perusahaan telah membuat Laporan Aging atau Laporan Umur Piutang. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, Laporan Umur Piutang diselenggarakan oleh Fungsi Administrasi Finance, yang berisikan umur piutang dari masing-masing pelanggan. Tujuan dari laporan ini adalah agar perusahaan dapat mengetahui piutang-piutang mana saja yang sampai dengan tanggal jatuh tempo belum juga dilunasi oleh pelanggan. Laporan ini juga berguna untuk menghindari luputnya penagihan piutang kepada pelanggan. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, Laporan Aging untuk masingmasing pelanggan dikirimkan bersamaan dengan Laporan Penjualan Per Customer, sehingga pelanggan juga dapat mengetahui tanggal jatuh tempo dari faktur-faktur penjualan yang belum dilunasinya. 6. Perusahaan telah membuat Laporan Purchase Order Realization (POR) sebagai pertanggungjawaban kepada Kantor Pusat. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, bahwa pelanggan PT CORNINDO BOGA JAYA adalah masih 1 (satu) Grup GarudaFood. Oleh sebab itu, PT CORNINDO BOGA JAYA bertanggung jawab kepada PT Garuda Putra Putri Jaya selaku Kantor Pusat dari Grup GarudaFood. Purchase Order Realization (POR) adalah salah satu bentuk pertanggung jawaban PT CORNINDO BOGA JAYA kepada PT Garuda Putra 60

9 Putri Jaya atas realisasi atau pemenuhan terhadap order dari setiap pelanggan PT CORNINDO BOGA JAYA. Purchase Order Realization (POR) dikirimkan ke Kantor Pusat PT Garuda Putra Putri Jaya setiap bulan. Purchase Order Realization (POR) berisikan jumlah barang yang diminta oleh pelanggan, jumlah barang yang dikonfirmasi akan dipenuhi (Purchase Order Confirmation (POC)), dan jumlah barang yang direalisasikan atau dikirimkan ke pelanggan. 7. Harga jual dan syarat penjualan sudah diatur dan diputuskan oleh Bagian Marketing Kantor Pusat. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, harga jual dan syarat penjualan sudah diatur berdasarkan keputusan yang dibuat oleh Bagian Marketing Kantor Pusat. Harga jual yang ditetapkan Kantor Pusat sudah termasuk keuntungan untuk PT CORNINDO BOGA JAYA, sehingga harga jual kepada pelanggan adalah sama dengan harga jual yang diputuskan oleh Kantor Pusat. Dengan praktik seperti ini, kemungkinan terjadinya mark up harga yang berlebihan oleh Bagian Penjualan (PPIC-Logistik) dapat dihindari. 8. Formulir-formulir penting yang digunakan telah bernomor urut cetak. Penggunaan formulir-formulir penting seperti Surat Jalan dan Faktur, telah prenumbered sehingga dapat diketahui bila ada dokumen yang bukan berasal dari bagian yang berwenang dalam pembuatannya. Dengan menggunakan nomor urut tercetak, perusahaan dapat menelusuri penggunaan dokumen dan memastikan bahwa tidak ada dokumen yang hilang ataupun 61

10 disalahgunakan sehingga kerugian perusahaan dapat dicegah. Penggunaan nomor urut tercetak juga memudahkan perusahaan dalam pengarsipan. 9. Perusahaan telah mengadakan evaluasi terhadap jasa pengangkutan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, PT CORNINDO BOGA JAYA menggunakan jasa pengiriman atau pengangkutan untuk mengantarkan barangnya sampai ke pelanggan. Untuk itu diperlukan evaluasi secara rutin atas setiap jasa pengiriman atau pengangkutan, guna memastikan apakah barang telah sampai ke tujuan (pelanggan) tepat waktu dan dalam keadaan baik. Apabila jasa pengiriman yang digunakan tidak berhasil mengantarkan barang pesanan pelanggan tepat waktu dan dalam keadaan baik, maka perusahaan dapat mengganti jasa pengiriman atau pengangkutan yang akan digunakan untuk pesanan selanjutnya. Selain kebaikan-kebaikan tersebut di atas, ditemukan pula adanya beberapa kelemahan yang perlu mendapat perhatian, sebagai berikut: 1. Tidak diperolehnya dokumen order dari pelanggan. Setiap order yang diterima PT CORNINDO BOGA JAYA adalah berdasarkan hasil kegiatan Rolling Forecast, dimana setiap depo akan menyebutkan jumlah permintaannya untuk produk-produk O Corn dan Bagian PPIC-Logistik PT CORNINDO BOGA JAYA akan mencatat permintaan dari depo-depo tersebut, kemudian mempertimbangkannya dan memutuskan apakah order tersebut diterima atau ditolak. Apabila order diterima, setiap depo tidak mengkonfirmasi kembali pesanannya dengan sebuah dokumen 62

11 order yang berisi jenis barang yang dipesan, jumlah pesanan, dan tanda tangan persetujuan pihak depo. Seharusnya setiap order itu dilengkapi dengan dokumen yang valid sebagai bukti bahwa pelanggan pernah menyampaikan pesanan pada jumlah tertentu dan pada periode tertentu. Tidak adanya dokumen order dikarenakan keputusan kantor pusat yang menyatakan bahwa hasil kegiatan Rolling Forecast bisa dianggap seolah-olah Purchase Order dari depo atau pelanggan. Akibat hal tersebut di atas, perusahaan bisa saja salah dalam memenuhi permintaan pelanggan, karena tidak ada dokumen order tertulis dari pelanggan itu sendiri. Dengan tidak adanya dokumen order yang ditandatangani oleh pelanggan, apabila terjadi kesalahan dalam pemenuhan order, akan menjadi tanggung jawab perusahaan. Sebaiknya disamping kegiatan Rolling Forecast, perusahaan meminta pelanggan mengirimkan semacam dokumen order yang berisikan nama barang, kuantitas, satuan, harga per unit dan total amount dari barang yang dipesan sebagai konfirmasi, agar kemungkinan kesalahan pemenuhan order itu dapat dihindari. 2. Bagian PPIC-Logistik tidak membuat Sales Order (Order Penjualan). Setelah menerima order dari depo atau pelanggan, Bagian PPIC-Logistik selaku pelaksana fungsi penjualan di PT CORNINDO BOGA JAYA tidak membuat Sales Order (Order Penjualan) sebagai dasar untuk kelanjutan proses penjualan secara kredit. 63

12 Seharusnya setelah menerima order dari pelanggan, Bagian PPIC- Logistik membuat dokumen Sales Order (Order Penjualan) sebagai dokumen dasar untuk mengotorisasi kredit, membuat Stock Release Document, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan. Tidak adanya dokumen Sales Order dikarenakan perusahaan berencana menjadikan hasil keputusan Rolling Forecast sebagai sumber dan dasar utama untuk kegiatan penjualan secara kredit. Akibat hal tersebut di atas, persetujuan kredit langsung diputuskan oleh Bagian PPIC-Logistik yang juga berperan sebagai fungsi penjualan, sehingga keputusannya dianggap tidak obyektif. Selain itu, dengan tidak adanya dokumen Sales Order berarti tidak ada dasar tertulis untuk dikeluarkannya beberapa dokumen penting seperti Bukti Pengeluaran Barang dari Gudang dan Surat Jalan. Sebaiknya setelah menerima Customer Purchase Order, Bagian PPIC- Logistik langsung membuat dokumen Sales Order yang memuat informasi mengenai nama dan alamat customer, nomor customer, nama, nomor, dan deskripsi atas barang yang terjual, kuantitas, dan harga per unit masing-masing barang yang terjual, dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, diskon, dan ongkos kirim. Sales Order inilah yang seharusnya diperiksa oleh Bagian Kredit, apakah pelanggan layak untuk mendapatkan kredit atau tidak. Apabila pelanggan layak untuk mendapatkan kredit, Bagian Kredit akan memberikan tanda approved pada Sales Order tersebut. 64

13 3. Belum adanya dokumen yang menyertai keluarnya barang dari Bagian Gudang. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA belum terdapat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang. Selama ini barang dikeluarkan hanya berdasarkan Surat Jalan (SJ) yang dipinjamkan oleh Bagian PPIC-Logistik ke Bagian Gudang. Pada saat barang diberikan ke Bagian Ekspedisi, barang tidak disertai dengan dokumen apapun dari Gudang. Bagian Ekspedisi hanya memeriksa kecocokan jumlah barang yang ada di fisik dengan di Surat Jalan (SJ) yang juga diterimanya dari Bagian Administrasi PPIC-Logistik. Bagian Gudang juga tidak memiliki dokumentasi apapun yang membuktikan bahwa barang pada jumlah tertentu telah dikeluarkan dari Gudang. Seharusnya perusahaan memiliki sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh Bagian Penjualan dalam hal ini adalah Bagian PPIC-Logistik yang isinya meminta Bagian Gudang mengeluarkan barang pada jumlah tertentu. Berdasarkan dokumen ini, Bagian Gudang akan mempersiapkan barang dan mengirimkannya ke Bagian Ekspedisi yang juga menyertakan dokumen tersebut di dalamnya. Belum adanya dokumen ini disebabkan karena perusahaan menganggap Surat Jalan (SJ) sudah cukup untuk menyiapkan dan mengeluarkan barang dari Bagian Gudang. Selain itu, belum adanya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya. Akibat hal tersebut di atas, Bagian Gudang tidak memiliki bukti tertulis apapun bahwa telah menyerahkan sejumlah barang pada Bagian Ekspedisi, 65

14 sehingga apabila terjadi masalah, misalnya Bagian Ekspedisi merasa tidak menerima barang atau barang dicuri, Bagian Gudang akan sulit menelusuri dan membuktikan bahwa barang telah diserahkan. Sebaiknya perusahaan menambah satu dokumen dalam proses pengeluaran barang dari gudang (semacam Bukti Pengeluaran Barang), selain untuk memastikan jumlah dan kualitas barang yang dikirimkan adalah sesuai permintaan, dokumen ini juga mengontrol jumlah pengeluaran barang dari gudang. Bukti Pengeluaran Barang minimal memuat informasi mengenai nama barang, satuan barang, jumlah permintaan, jumlah yang diserahkan, sisa stok, dan keterangan atau catatan. Dokumen ini juga harus ditandatangani oleh pihak yang meminta, Kepala PPIC-Logistik, Bagian Gudang yang menyerahkan, dan penerima barang tersebut. 4. Masih sering terjadi keterlambatan pengiriman pesanan ke pelanggan di luar pulau. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, kegiatan pengiriman barang ke pelanggan selama ini dilakukan dengan menyewa jasa angkut, yaitu truk barang. Jarak antara pabrik dan tempat tujuan yang jauh (luar pulau) terkadang menjadi kendala dalam ketepatan waktu pengiriman barang ke pelanggan. Pesanan dari luar pulau yang jumlahnya tidak terlalu banyak tetapi ongkos kirimnya terlalu mahal (karena jaraknya jauh) biasanya akan terlambat untuk dikirimkan ke pelanggan, karena perusahaan menunggu pesanan-pesanan selanjutnya sampai ongkos kirimnya tertutupi atau sampai ada pesanan dari daerah yang berdekatan, baru pesanan dikirimkan 66

15 Seharusnya Bagian Ekspedisi mengusahakan sebisa mungkin agar pelanggan tidak menunggu lama untuk menerima barang yang dipesannya. Perusahaan tidak menumpuk pesanan sampai banyak, baru barang dikirimkan ke pelanggan. Sejak awal menerima order, sebaiknya perusahaan sudah memperkirakan mengenai ongkos kirim barang untuk pelanggan di luar pulau. Apabila antara jumlah order dan ongkos kirim tidak cocok, sejak awal pula seharunya perusahaan tidak menyanggupi order tersebut daripada menyanggupinya, tetapi menunda pengiriman barang sampai beberpa waktu. Masalah keterlambatan yang sering terjadi disebabkan karena perusahaan menyanggupi order dari pelanggan luar pulau yang jumlah pesanan atau order-nya tidak terlalu banyak tetapi ongkos kirimnya mahal (karena jaraknya jauh), sehingga ongkos kirimnya tidak tertutupi oleh harga jualnya. Akibat keterlambatan tersebut, pelanggan bisa complain, membatalkan pesanannya atau bahkan memberikan denda kepada perusahaan tersebut. Setiap depo membutuhkan produk-produk tersebut secepatnya agar dapat dijual kepada pengecer. Masalah ini tentu saja menghambat kegiatan penjualan mereka dan distribusi produk perusahaan sampai ke tangan konsumen akhir. Sebaiknya berapapun pesanan pelanggan, perusahaan tetap memberikan pelayanan yang terbaik. Apabila sejak awal menerima order perusahaan telah memperkirakan bahwa antara jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan di luar pulau dengan ongkos kirim ke pelanggan tersebut tidak cocok, perusahaan tidak menerima order dari pelanggan tersebut. Alternatif lain, apabila biaya sewa truk terlalu mahal untuk jumlah pesanan yang sedikit, perusahaan dapat mengantarnya dengan mobil milik perusahaan untuk pelanggan yang lokasinya 67

16 tidak begitu jauh, atau menitip kepada anak perusahaan GarudaFood lainnya yang pada waktu yang bersamaan juga akan mengirimkan barang ke pelanggan yang sama. 5. Berdasarkan Laporan Aging yang dimiliki perusahaan, masih banyak piutang perusahaan yang belum dilunasi sampai dengan lewat 90 (sembilan puluh) hari dari tanggal jatuh tempo. Pada PT CORNINDO BOGA JAYA, umur piutang dari masing-masing pelanggan dapat dilihat dari Laporan Aging yang dimiliki perusahaan. Laporan Aging tersebut dibagi menjadi 1-30 hari, hari, hari, dan over 90 hari. Berdasarkan laporan tersebut, ternyata masih banyak piutang yang berada pada posisi over 90 (sembilan puluh) hari dari tanggal jatuh temponya. Seharusnya piutang perusahaan dilunasi dalam 30 (tiga puluh) hari untuk pelanggan di Pulau Jawa dan Bali serta 45 (empat puluh lima) hari untuk pelanggan di luar Pulau Jawa dan Bali. Masalah ini disebabkan oleh banyak faktor, baik itu faktor internal ataupun faktor dari pelanggan itu sendiri. Faktor internal yang menjadi penyebab over due ini adalah tidak adanya laporan khusus piutang jatuh tempo yang menyajikan informasi mengenai piutang-piutang yang hingga tanggal jatuh tempo belum juga dilunasi, sehingga sering kali beberapa piutang jatuh tempo lalai untuk ditagih oleh Bagian Penagihan. Over due juga bisa disebabkan oleh pelanggan itu sendiri, biasanya over due akibat faktor pelanggan terjadi karena keadaan cash flow pelanggan yang tidak begitu baik pada periode tertentu, atau karena kesengajaan pelanggan untuk mengulur-ulur 68

17 waktu dengan mengatakan belum menerima barang yang dipesan atau belum menerima faktur. Akibat over due tersebut, tentu saja cash flow perusahaan akan tersendat. Cash-in yang seharusnya diterima perusahaan pada periode tertentu, jadi tertunda sampai 90 (sembilan puluh) hari lebih lama, yang seharusnya cash-in tersebut dapat digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan, jadi tesendat. Selain itu, apabila keadaan ini tidak cepat diatasi, kemungkinan piutang tidak dapat tertagih sangat besar. Sebaiknya perusahaan lebih tegas terhadap pelanggan-pelanggan yang sering melunasi hutangnya over 90 (sembilan puluh) hari dari tanggal jatuh tempo. Perusahaan harus mengambil sikap, seperti pengenaan denda atau charge terhadap pelanggan yang terbukti dengan sengaja mengulur-ulur waktu dalam melunasi hutangnya. Untuk keterlambatan pelunasan akibat kelalaian petugas penagihan, perusahaan harus segera mengevaluasi para petugas tersebut, menanyakan apa yang menjadi penyebab mereka bisa lalai melakukan penagihan, dan memperingati mereka agar lebih teliti dan rajin melakukan penagihan kepada pelanggan yang belum melunasi hutangnya. Selain itu, sebaiknya perusahaan juga memiliki laporan khusus piutang jatuh tempo untuk memudahkan control terhadap piutang yang hingga tanggal jatuh tempo belum juga dilunasi. 69

18 IV.3 Praktik Yang Sehat 1. Di perusahaan telah diadakan operational audit oleh auditor internal dari Kantor Pusat. Perusahaan telah di-audit secara rutin oleh auditor dari Kantor Pusat. Yang menjadi sasaran audit biasanya adalah sistem-sistem yang terkait dengan operasi perusahaan seperti sistem akuntansi, sistem produksi, dan sistem pengiriman. Sistem-sistem tersebut dinilai apakah telah efektif, efisien, ekonomis, dan sesuai dengan prosedur yang ada. Dengan adanya pemeriksaan ini, penyimpangan atau kecurangan yang terjadi dapat segera diketahui dan diambil tindakan dengan cepat oleh perusahaan. Sayangnya, operasional audit yang telah dilakukan tidak mencakup pemeriksaan terhadap tanggung jawab karyawan dalam melaksanakan tugastugasnya, dikarenakan perusahaan belum memiliki uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis untuk dijadikan dasar penilaian. Diharapkan untuk kedepannya setelah perusahaan menyusun uraian tuags dan tanggung jawab secara tertulis, kinerja dari karyawan juga dapat di-audit untuk mendorong karyawan selalu melaksanakan tugas sesuai dengan aturan yang berlaku. 2. Perusahaan telah melakukan perputaran jabatan Selama ini perusahaan telah melakukan perputaran jabatan secara rutin. Perputaran jabatan memberikan beberapa manfaat, antara lain: a. Perusahaan mengetahui adanya karyawan yang memiliki bakat dan keahlian tidak hanya pada satu bidang saja, tetapi juga pada bidang lain. 70

19 b. Dengan adanya perputaran jabatan, perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk lebih mengembangkan diri. c. Perputaran jabatan juga dapat menghindari rasa jenuh karyawan pada suatu pekerjaan. d. Kemungkinan pemutusan hubungan kerja karyawan berkurang atau dapat dihindari. e. Mendeteksi penyimpangan atau kecurangan yang telah dilakukan oleh karyawan tertentu saat melaksanakan tugas dan wewenangnya. IV.4 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan A. Prosedur Order Penjualan Bagian PPIC-Logistik 1. Perusahaan menerima order dari pelanggan melalui kegiatan Rolling Forecast setiap dua (2) minggu sekali. 2. Selanjutnya perusahaan meminta pelanggan untuk mengirimkan Customer Purchase Order sebagai bukti pemesanan pelanggan. 3. Berdasarkan Customer Purchase Order, Bagian PPIC-Logistik akan membuat Sales Order dan memberikannya kepada Bagian Kredit untuk meminta persetujuan kredit. 4. Jika Bagian Kredit menyetujui permohonan kredit pelanggan dan menilai bahwa order layak untuk diteruskan ke proses selanjutnya, maka Bagian PPIC-Logistik akan memeriksa ketersediaan stok barang 71

20 yang siap dikirimkan ke pelanggan. Apabila stok barang tersedia, maka PPIC-Logistik akan langsung mengisi Bukti Pengeluaran Barang. Apabila stok tidak tersedia, maka PPIC-Logistik akan membuat perencanaan produksi. 5. Selanjutnya Bagian Administrasi PPIC-Logistik akan membuat dan mengirimkan Purchase Order Confirmation (POC) melalui kepada pelanggan, yang berisikan informasi bahwa perusahaan bersedia memenuhi permintaan pelanggan pada jumlah tertentu. 6. Jika berdasarkan penilaian Bagian Kredit order pelanggan tidak layak untuk dipenuhi, maka berdasarkan Sales Order yang diterima kembali dari Bagian Kredit, Administrasi PPIC-Logistik akan membuat dan mengirimkan Purchase Order Confirmation (POC) yang berisi bahwa perusahaan belum bisa memenuhi permintaan pelanggan untuk saat ini. B. Prosedur Persetujuan Kredit Bagian Kredit 1. Menerima Sales Order dari Bagian PPIC-Logistik. 2. Khusus untuk pelanggan baru, karena belum ada history penjualan sebelumnya, maka limit kredit yang dapat diberikan kepada pelanggan ditetapkan oleh manajemen, apabila permohonan kredit pelanggan melewati limit kredit yang ditetapkan, maka kredit tidak dapat diberikan, Sales Order dikembalikan ke Bagian PPIC-Logistik tanpa approval, akan tetapi apabila kredit yang dimohonkan pelanggan tidak melebihi limit kredit yang diberikan, maka kemungkinan besar kredit 72

21 akan disetujui dengan memberikan tanda persetujuan (approved) terhadap Sales Order dan menyerahkannya kembali ke Bagian PPIC- Logistik untuk diteruskan ke proses selanjutnya. 3. Untuk pelanggan lama, Bagian Kredit akan menentukan berapa jumlah kenaikan kredit yang diberikan berdasarkan jumlah piutang sampai saat ini, history penjualan masing-masing depo (kemampuan menjual) dan penilaian terhadap attitude dari pelanggan dalam melunasi hutangnya, semuanya ini bisa dilihat dari Form Penilaian Kredit. Apabila tidak layak, maka Bagian Kredit akan mengirimkan Sales Order kembali ke Bagian PPIC-Logistik tanpa approvement. Sebaliknya apabila layak, Bagian Kredit akan memberikan tanda persetujuan (approved) terhadap Sales Order dan mengirimkannya kembali ke Bagian PPIC- Logistik untuk diteruskan ke proses selanjutnya. C. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Bagian Administrasi PPIC-Logistik 1. Membuat Bukti Pengeluaran Barang sebanyak 4 (empat) rangkap. Lembar ke-1 untuk dokumentasi Bagian PPIC-Logistik, lembar ke-2 untuk Inventory Control Staff di Bagian Finance, lembar ke-3 dan ke-4 diberikan ke Bagian Gudang. Ketika Bagian PPIC-Logistik membutuhkan barang, Bagian Administrasi PPIC-Logistik akan mengisi Bukti Pengeluaran Barang dan meminta pengesahan dari Kepala PPIC-Logistik, kemudian lembar ke-3 dan ke-4 Bukti 73

22 Pengeluaran Barang diberikan ke Bagian Gudang untuk disiapkan barangnya. Operator Gudang 2. Setelah barang selesai diproduksi, operator gudang menerima barang jadi dari Bagian Produksi beserta dengan Bukti Serah Terima Barang (Form Transfer Fisnished Goods). 1. Mencatat barang jadi yang diterima ke dalam kartu stok. 2. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang ke-3 dan ke-4 yang diisi oleh Bagian PPIC-Logistik, Gudang akan menyiapkan dan mengeluarkan barang jadi sesuai dengan jumlah yang diminta dan menyerahkannya ke staff ekspedisi bersamaan dengan Bukti Pengeluaran Barang ke-3. Sementara itu, Bukti Pengeluaran Barang ke-4 dan Form Transfer Finished Goods disimpan berdasarkan nomornya. D. Prosedur Pengiriman Barang Dan Dokumen Pendukungnya Bagian Administrasi PPIC-Logistik 1. Membuat Surat Jalan (SJ) 5 (lima) rangkap. Lembar ke-1,2,3 diberikan kepada Staff ekspedisi, lembar ke-4 diberikan ke Bagian Administrasi Finance, dan lembar ke-5 untuk disimpan di Administrasi PPIC- Logistik. Staff Ekspedisi 2. Menerima 3 (tiga) rangkap SJ. 3. Menerima barang jadi dari Operator Gudang 74

23 4. Mencari dan menentukan jasa pengiriman yang paling tepat. 5. Memeriksa keadaan barang untuk terakhir kalinya sebelum dikirimkan ke pelanggan. 6. Memindahkan dan memuat barang jadi ke dalam kendaraan pengangkut milik jasa pengiriman. 7. Menitipkan 3 (tiga) rangkap SJ ke jasa pengiriman untuk dibawa bersamaan dengan barang kepada pelanggan, dan mengingatkan jasa pengiriman untuk tidak lupa meminta verifikasi dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan dalam keadaan baik dan bukti untuk jasa pengiriman menagih ongkos pengiriman kepada perusahaan. Bagian Administrasi Finance 8. Berdasarkan data transaksi penjualan yang sudah dicatat ke dalam jurnal, maka Administrasi Finance membuat Faktur Penjualan 3 (tiga) rangkap. Lembar ke-1 untuk Depo atau Pelanggan, lembar ke-2 dan ke- 3 untuk file Administrasi Finance. 9. Membuat Faktur Pajak sebanyak 2 (dua) rangkap. Lembar ke-1 untuk Depo atau Pelanggan dan lembar ke-2 untuk file Administrasi Finance. 10. Meminta Factory Manager untuk menandatangani Faktur Pajak. 11. Setelah 3 (hari) barang dan SJ dikirimkan ke pelanggan, Administrsi Finance akan mengirimkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak lembar ke-1 kepada pelanggan dengan menggunakan jasa kurir. 75

24 Kepala Departemen Finance 12. Memeriksa dan menandatangani Faktur Penjualan sebelum dikirimkan ke pelanggan. E. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit Bagian Administrasi PPIC-Logistik 1. Sebelum Bagian PPIC-Logistik membuat Surat Jalan, jumlah barang yang dipesan (berdasarkan POC) terlebih dahulu dicatat ke dalam jurnal: Clearing Account Inventory Control di debit, dan Persediaan Finish Goods di kredit. Bagian Administrasi Finance 2. Berdasarkan Surat Jalan sebelum verifikasi lembar ke-4 yang dibuat oleh Administrasi PPIC-Logistik, transaksi penjualan akan dicatat ke dalam Jurnal Penjualan yaitu: Piutang Dagang dan Harga Pokok Penjualan di debit, dan Pajak Keluaran, Penjualan Lokal Finish Goods, serta Clearing Account Inventory Control di kredit. Jurnal ini selanjutnya akan dicatat ke buku besar. 3. Setelah transaksi penjualan dicatat ke dalam jurnal, selanjutnya piutang dari tiap-tiap depo juga akan dicatat ke dalam Catatan Sales Per Customer. 4. Berdasarkan Catatan Umur Piutang (Aging) per customer yang telah dicatat, apabila ada pelanggan yang setelah melewati jangka waktu kredit yaitu 30 (tiga puluh) hari untuk pelanggan wilayah Jawa dan Bali 76

25 dan 45 (empat puluh lima) hari untuk pelanggan di luar Jawa dan Bali belum melunasi hutangnya, maka Bagian Administrasi Finance akan melakukan penagihan melalui telepon. 77

26 IV.5 Flowchart Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan BAGIAN PPIC-Logistik Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Diusulkan 78

27 BAGIAN KREDIT Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Diusulkan 79

28 BAGIAN GUDANG BPB : Bukti Pengeluaran Barang Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Diusulkan 80

29 BAGIAN EKSPEDISI (PENGIRIMAN) Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Diusulkan 81

30 BAGIAN FINANCE Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Diusulkan 82