BAB V SIMPULAN, KETERBATASAN DAN REKOMENDASI. Dari penelitian yang dilakukan, didapat beberapa simpulan yaitu:

Transkripsi

1 BAB V SIMPULAN, KETERBATASAN DAN REKOMENDASI 5.1 Simpulan Dari penelitian yang dilakukan, didapat beberapa simpulan yaitu: 1. VSM sebagai salah satu metode lean dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja pelayanan perijinan di KPPBC Bekasi. Perbaikan kinerja ditunjukkan dengan meningkatnya kecepatan penyelesaian perijinan, sekalipun jumlah pengajuan perijinan mengalami kenaikan. Hal ini menunjukkan perbaikan efisiensi yang dalam terminologi lean sering disebut do more with less. Dengan penggunaan VSM dan implementasi perbaikan, KPPBC Bekasi berhasil menyelesaikan permohonan perijinan dalam jumlah yang lebih banyak, dalam waktu yang lebih singkat. 2. Penggunaan VSM bermanfaat dalam memetakan kondisi aktual alur proses pelayanan perijinan, sebagai dasar untuk merancang perbaikan menggunakan map masa depan VSM, dan mengimplementasikan perbaikan sesuai konsep lean untuk menghilangkan pemborosan. 3. Perbaikan pelayanan perijinan yang dilakukan baru menyentuh perbaikan alur distribusi, pelimpahan kewenangan, otomatisasi, dan pengurangan batch dokumen. Namun demikian, perbaikan belum dapat dilakukan terhadap penyederhanaan birokrasi persyaratan perijinan karena hal ini diatur dalam 85

2 peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai. Perubahan untuk mempermudah persyaratan perijinan berarti harus merevisi peraturan yang telah ditetapkan. 4. Pelaksanaan implementasi perbaikan pelayanan perijinan di KPPBC Bekasi dilakukan melalui perbaikan: a. Batch reduction: sebelumnya, dokumen perijinan yang diajukan ke bagian penerimaan dokumen ditumpuk dulu baru diserahkan ke proses berikutnya. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu tunggu di proses berikutnya. Setelah perbaikan, dokumen dikumpulkan dalam tray dan langsung dialirkan setelah tray terisi penuh atau terkumpul sekitar 5-10 dokumen. b. Quality at source: Sebelum pelaksanaan perbaikan, pengguna jasa seringkali menyerahkan dokumen yang tidak lengkap kepada bagian penerimaan dokumen. Akibatnya, temuan atas ketidaklengkapan dokumen baru diketahui setelah berkas dokumen mengalir (pemborosoan proses). Setelah perbaikan, bagian penerimaan dokumen memeriksa kelengkapan dokumen sebelum menyerahkannya kepada proses berikutnya, dengan membuatk cek list kelengkapan dokumen. c. Otomatisasi pembuatan dokumen: Sebelumnya, pembuatan konsep surat persetujuan/penolakan dilakukan secara manual, yang menyebabkan sering terjadi kesalahan (pemborosan membuat dokumen salah) dan memakan waktu yang cukup lama. Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan fungsi otomatisasi pembuatan konsep surat pada sistem aplikasi perijinan. 86

3 d. Otomatisasi penyampaian informasi: Setiap kali pengguna jasa melakukan konfirmasi perijinan yang mereka ajukan, staf KPPBC Bekasi harus mencari berkas dokumen secara manual agar dapat memberikan informasi status penyelesaiannya (pemborosan proses). Perbaikan yang dilakukan adalah dengan membuat sistem otomatisasi aplikasi SMS gateway. Pengguna jasa cukup mengirimkan SMS ke nomer tertentu dan langsung mendapatkan jawaban secara otomatis mengenai status penyelesaian dokumen perijinan yang mereka ajukan. e. Penyederhanaan distribusi: Sebelumnya, alur distribusi dokumen perijinan di internal KPPBC Bekasi cukup rumit dan berbelit serta berputarputar diantara penerima dokumen, pemeriksa, Kepala Seksi dan Kepala Kantor. Hal ini menimbulkan pemborosan transportasi. Perbaikan dilakuan dengan penyederhanaan alur distribusi dan pelimpahan sebagian kewenangan Kepala Kantor kepada Kepala Seksi. 5. Pelaksanaan implementasi perbaikan memberikan hasil yang bersifat tangible berupa penurunan waktu penyelesaian perijinan dan beberapa hasil lainnya yang bersifat intangible seperti: a. Meningkatnya pemahaman peserta pelatihan mengenai konsep dasar lean thinking, lean government, beserta metode-metode yang dapat diaplikasikan secara praktis. Hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk pelaksanaan perbaikan selanjutnya. b. Meningkatnya pemahaman peserta pelatihan mengenai konsep pemborosan (waste), membuat mereka memahami bahwa selama ini 87

4 pekerjaan yang dilakukan sebenarnya mengandung pekerjaan yang tidak memberi nilai tambah, khususnya ditinjau dari sisi pengguna jasa. c. Meingkatnya motivasi, karena peserta mengimplementasikan perbaikan berdasarkan usulan mereka sendiri berdasarkan pendekatan bottom-up. Perbaikan yang dilakukan dihargai dan diakui manfaatnya oleh pimpinan dan berdampak langsung kepada meningkatnya kepuasan pengguna jasa. d. Meningkatnya kesadaran akan perlunya kerjasama tim dalam memecahkan suatu masalah. Pelayanan perijinan adalah sebuah rangkaian proses yang melibatkan banyak pihak di internal KPPBC Bekasi. Pembentukan crossfunctional team untuk mengimplementasikan usulan perbaikan merupakan suatu terobosan untuk melihat proses secara terintegrasi, tidak hanya melalui pendekatan struktural semata. 5.2 Keterbatasan Penelitian yang dilakukan memiliki keterbatasan sebagai berikut: 1. Metode lean yang digunakan dalam penelitian ini terbatas pada metode value stream mapping untuk pemetaan proses dan menghilangkan pemborosan. Diantara sekian banyak metode lean yang ada, implementasi perbaikan yang dilakukan baru mencakup penggunaan metode batch reduction, quality at source, otomatisasi, dan perbaikan distribusi. 2. Pelaksanaan perbaikan pelayanan perijinan di KPPBC Bekasi dengan konsep lean baru dalam tahap inisiasi dan dilakukan secara parsial. Selain 88

5 itu, implementasi perbaikan belum dilaksanakan secara terintegrasi dengan sistem pengendalian manajemen secara keseluruhan walaupun ada potensi untuk itu. 5.3 Rekomendasi Dari penelitian yang dilakukan, penulis memberikan beberapa rekomendasi sebagai berikut: 1. Penggunaan value stream mapping untuk perbaikan kinerja pelayanan perijinan di KPPBC Bekasi hendaknya menjadi trigger / pemicu kegiatan perbaikan lainnya. Hal ini perlu dilanjutkan dengan kegiatan perbaikan dengan menggunakan metode-metode lean lainnya secara terintegrasi seperti visual control, 5S, perbaikan layout, otomatisasi, dan lain-lain. 2. Implementasi lean government secara total menuntut adanya perbaikan secara kontinyu (continuous improvement), oleh karena itu perlu adanya usaha untuk membangun budaya perbaikan, dengan melibatkan semua pihak pada proses perubahan, termasuk melibatkan pengguna jasa. 3. Salah satu kunci sukses penerapan lean government adalah adanya dukungan dari pimpinan, oleh karena itu diharapkan adanya komitmen dan pengecekan terus menerus dari pimpinan terhadap upaya perbaikan yang dilakukan. 4. Sebagai bentuk internalisasi proses pembelajaran, sebaiknya KPPBC Bekasi menysusun Lean Champion dan merancang pelatihan dengan 89

6 konsep TFT (Training For Trainer) agar Lean Champion dapat menjadi pengajar internal sekaligus berfungsi sebagai agen perubahan di seluruh organisasi. 5. Agar pelaksanaan perbaikan berdasarkan konsep lean dapat berkesinambungan, hendaknya KPPBC Bekasi mengintegrasikannya dengan target organisasi, agenda reformasi birokrasi, dan metode pengukuran kinerja berbasis balanced scorecard yang telah dilaksanakan. 90