1. Mohon perhatikan Keterangan Penilaian sebelum mengisi kuisioner :

Transkripsi

1 L1 Petunjuk Pengisian Kuisioner : 1. Mohon perhatikan Keterangan Penilaian sebelum mengisi kuisioner : TS = Tidak Setuju; KS= Kurang Setuju; CS = Cukup Setuju; S = Setuju; SS = Sangat Setuju 2. Beri tanda check list pada pilihan yang dianggap paling sesuai dengan kenyataan yang ada. 3. Mohon dijawab sebagaimana adanya dan, tanpa pengaruh apapun, karena bagaimanapun pendapat anda pada pengisian kuisioner ini tidak akan berpengaruh terhadap nilai prestasi kinerja anda. Dalam rangka mengumpulkan data yang bertujuan menyelesaikan tugas akhir/skripsi, serta tolak ukur instansi dalam pengukuran manfaat intangible yang akan dihasilkan dengan penggunaan e-procurement. Kami mohon partisipasi dan kesediaan bapak/ibu/saudara/saudari untuk mengisi kuisioner ini. Atas kerjasama dan ketersediaan anda untuk meluangkan waktu mengisi kuisioner ini, kami ucapkan banyak terima kasih.

2 L2 Kuisioner Pengukur Manfaat Intangible Implementasi E-Procurement No Pertanyaan Interval Jawaban TS KS CS S SS Image Perusahaan Lebih Baik 1 E-Procurement dapat meningkatkan citra Instansi khususnya dan Lampung Utara pada umumnya menjadi lebih baik Peningkatan Sumber Daya Kontrol 2 E-Procurement dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Peningkatan Pengambilan Keputusan 3 E-Procurement mempercepat dalam hal pengambilan keputusan pada proses pengadaaan barang/jasa 4 E-Procurement memberikan alternatif penyedia yang lebih banyak sehingga menghasilkan keputusan terbaik Peningkatan Kepuasan Kerja 5 E-Procurement dapat mempermudah proses kerja panitia pengadaan 6 E-Procurement dapat meningkatkan kinerja panitia pengadaan Peningkatan Pembelajaran Organisasi 7 Penggunaan E-Procurement dapat meningkatkan pengetahuan panitia dalam bidang Teknologi Informasi Peningkatan Pemanfaatan Aktiva 8 Penggunaan E-Procurement dapat meningkatkan penggunaan aktiva tetap (komputer, printer, proyektor) Tingkat Kesalahan Lebih Rendah 9 Penggunaan E-Procurement dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam proses kualifikasi Peningkatan Kepuasan Pelanggan 10 E-Procurement dapat meningkatkatkan kepuasan stakeholder

3 L3 Wawancara di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) Lampung Utara pada tanggal 3 Oktober Dapatkah Bapak secara singkat menjelaskan tentang Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA)? Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) Lampung Utara merupakan bagian dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang dalam hal ini memiliki fungsi mengelola pendapatan keuangan dan aset daerah yang dimiliki oleh kabupaten Lampung Utara. Tugas kami disini seperti merencanakan, mengawasi, mengendalikan anggaran, pendapatan dan aset daerah. 2. Apa Visi dan Misi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA)? Visi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) adalah Optimalisasi Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Yang transparan dan akuntabel. Misi Instansi ini dapat dilihat dalam Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA). Sebenarnya Visi pembangunan Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) merupakan turunan dari Visi yang dimiliki oleh Lampung Utara sendiri, yakni Lampung Utara Yang Tumbuh dan Berkembang Menuju Daya Saing Selebihnya mengenai Misi, Tujuan, Sasaaran dan lain-lain bisa kalian lihat pada Rencana Strategis (RENSTRA). 3. Mengenai proses pengadaan yang berhubungan dengan e-procurement. Apakah memungkinkan bagi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) untuk membangun e-procurement? Sebenarnya mengenai proses pengadaan barang/jasa semenjak Juli 2011 ini sudah ada unit baru yaitu ULP atau Unit Layanan Pengadaan. Unit Layanan Pengadaan (ULP) dibentuk berdasarkan peraturan bupati Lampung Utara Nomor 11 Tahun Unit ini lah yang bertugas untuk pengadaan barang/jasa pada semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lampung Utara. Unit ini dibentuk agar proses pengadaan barang/jasa lebih terintegrasi. Jadi setiap instansi yang

4 L4 sebelumnya melakukan pengadaan sendiri-sendiri, sekarang ULP lah yang melakukannya. Soal E-Procurement mungkin saja Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) membangun itu sebab sesuai Peraturan Gubernur tersebut, Unit Layanan Pengadaan (ULP) memang memiliki tanggung jawab khusus pada Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA). 4. Bagaimana struktur organisasi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA)? Struktur organisasi Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) dapat dilihat di Rencana Strategis (RENSTRA) beserta dengan fungsi masing-masing bagian. 5. Hal-hal apa yang menjadi kekuatan Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) Lampung Utara? Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) memiliki kewenangan dalam mengkoordinasikan pendapatan dan pengelolaan keuangan dareah dan juga memiliki pegawai yang memadai. 6. Hal-hal apa yang menjadi kelemahan Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) Lampung Utara? Selama ini terbatasnya sarana dan prasarana pendukung menjadi salah satu kelemahan instansi, tetapi menurut saya itu tidak hanya tejadi di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA) saja tetapi juga di instansi lainnya. Nah, E-Procurement merupakan salah satu program yang juga dapat meningkatkan sarana dan prasarana bagi instansi ini. 7. Apa saja Teknologi Informasi (TI) yang dimiliki Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA)? DPPKA memliki laptop, LCD projector, printer, scanner, dan UPS. Selebihnya silahkan dilihat dalam Rencana Strategis (RENSTRA).

5 L5 Wawancara di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Lampung Utara pada tanggal 3 6 Oktober Dapatkah Bapak secara singkat menjelaskan tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP)? Unit Layanan Pengadaan (ULP) adalah Unit Layanan Pengadaan yang bertanggungjawab pada proses pengadaan barang/jasa bagi instansi-instansi yang ada di Lampung Utara. Unit ini baru di bentuk bulan Juli, baru bejalan sekitar 3 bulan. Unit Layanan Pengadaan (ULP) merupakan lembaga non struktural yang memiliki tanggung jawab kepada kepala Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA). Unit Layanan Pengadaan (ULP) ini mempunyai tugas menyelenggarakan pengadaan barang/jasa melalui proses pelelangan atau seleksi. Sama seperti instansi lainnya, Unit Layanan Pengadaan (ULP) juga memiliki struktur organisasi yang dibuat berdasarkan Peraturan Bupati Lampung Utara No.11 Tahun Apakah Fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP)? Jawab : Unit Layanan Pengadaan (ULP) memiliki fungsi sperti koordinasikan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia barang/jasa, mengumumkan pengadaan lelang, Menentukan nilai Harga Perkiraan Sendiri (HPS), pelaku proses kualifikasi (prakualifikasi/pascakualifikasi), penentu akhir pemenang lelang. 3. Bagaimana Unit Layanan Pengadaan (ULP) bekerja untuk proses pengadaan barang/jasa? Unit Layanan Pengadaan (ULP) melakukan proses pengadaan barang/jasa secara manual mulai dari pengumuman lelang, pendaftaran peserta lelang, kegiatan evaluasi dan lain-lain. Walaupun semua proses berjalan manual tetapi fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) adalah mengintegrasikan seluruh instansi dalam hal pengdaan barang/jasa maksudnya seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengadaan dilakukan di Unit Layanan Pengadaan (ULP) tidak di masing-masing instansi lagi.

6 L6 4. Adakah prosedur pengadaan barang/jasa pada Unit Layanan Pengadaan (ULP)? Bagaimana? Ada. Pengadaan barang dan jasa dimulai dari proses pengumuman paket pengadaan. Kemudian melakukan kualifikasi terhadap penyedia. Ada dua jenis yakni Pasca Kualifikas biasanya untuk tender2 besar seperti kontraktor dan Prakualifikasi untuk pengadaan dengan biaya yang kecil. Peserta yang lolos kualifikasi akan mendapatkan jadwal pelelangan. Pada hari yang ditentukan pihak penyedia wajib membawa surat-surat yang diperlukan untuk proses administrasi seperti Akte Organisasi, Surat Ijin Usaha, NPWP dan lain-lain. Setelah itu, Unit Layanan Pengadaan (ULP) selaku panitia akan melakukan evaluasi untuk menentukan calon pemenang. Dari calon pemenang ini akan dihasilkan satu pemenang lelang. Bagi yang keberatan atas keputusan panitia, pihak penyedia diberikan masa sanggah. Segera setelah semuanya selesai Pejabat Pembuat Komitmen akan membuat surat perjanjian kontrak dengan pemenang. 5. Masalah yang ditemui selama proses pengadaan berlangsung secara manual? Masalah utama terletak pada keterbatasan peserta lelang. Sebab selama proses pengadaan masih berjalan manual pilihan terhadap penyedia menjadi terbatas. 6. Apa yang dilakukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) untuk meminimalisir adanya masalah tersebut diatas? Membangun E-Procurement adalah pilihan yang tepat untuk mengatasi masalah diatas. Selain itu E-Procurement turut ikut dalam menyukseskan program pemerintah pusat yakni pengadaan barang/jasa secara efisien, terbuka dan bersaing, transparan, adil dan tidak diskriminatif serta akuntabel. 7. Adakah undang-undang atau peraturan yang berhubungan dengan E- Procurement? Ada, Peraturan terakhir mengenai proses pengadaan barang/jasa yang dalam pelaksanannya dilakukan secara elektronik terdapat pada Peraturan Presiden

7 L7 Republik Indonesia Nomor 54 Tahun Lebih rinci disebutkan pada pasal 31 ayat 1 dan Pasal 130 ayat Alat-alat (software, hardware) apa saja yang dibutuhkan untuk membangun pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-procurement? Hardware yang diperlukan seperti Server, Personal computer (PC) Client, Scanner, Notebook, Switch dan lain-lain. Untuk software E-Procurement diberikan oleh pemerintah pusat dalam hal ini Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) secara gratis. Sistem Pengadaan Secara Elektonik atau Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) adalah nama aplikasi untuk e-procurement. Seberapa besar biaya implementasi yang harus dikeluarkan ketika akan menerapkan sistem tersebut? Jawab : Biasanya minimal Rp ,-. Tetapi tidak menuntut kemungkinan lebih dari Rp ,- dikarenakan harus disesuaikan dengan kebutuhannya. Lebih dari itu sebenarnya implementasi E- Procurement harus sesuai dengan dana yang sudah dianggarkan sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Lampung Utara. 9. Apakah sudah termasuk training dan maintenance? Jawab : Sebenarnya karena ini program dari pemerintah pusat maka biayabiaya yang menyangkut kegiatan Training adalah gratis. Setiap instansi hanya menanggung biaya akomodasi selama proses training berlangsung yang diadakan kurang lebih 4 hari. 10. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengimplementasian e- Procurement? Jawab : Cepat, Karna kita tidak perlu membuat atau mengebangkan sistem informasi/aplikasinya sebab sudah disediakan oleh Lembaga Kebijakan Pengelolaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Biasanya memakan waktu 1-2 bulan.

8 L8 11. Adakah hambatan yang dialami dalam proses pengimplementasian E- Procurement yang dapat memperlambat proses pengimplementasian tersebut? Jawab : Ada, Hambatannya biasanya ada pada proses Training. Mulai dari proses Training of Trainer (ToT) sampai dengan Training dalam penggunaannya oleh pihak Internal maupun Eksternal. 12. Dalam pengimplementasian E-Procurement apakah dibutuhkan admin? Tugasnya? Jawab : iya dibutuhkan, salah satu tugasnya instalasi server, control server, perbaikan server, mengatur Username dan Password panitia serta penyedia dan lain-lain. 13. Proses perekrutan admin dilakukan dengan cara seperti apa? Jawab : biasanya requitment dilakukan dengan cara merekrut dari orang luar yang lebih mengerti teknologi informasi (TI), karena Sumber Daya Manusia (SDM) dalam bidang teknologi informasi (TI) yang kita miliki sangat kecil tetapi tidak menuntut kemugkinan kita mengambil dari Sumber Daya Manusia (SDM) Internal. 14. Jika requitment berasal dari pihak luar atau Non-Pegawai Negeri Sipil (PNS), maka akan mengeluarkan biaya (gaji) perbulan sebesar? Jawab : Biasanya berkisar 4 juta perbulan. 15. Adakah batasan jumlah Panitia Lelang? Jawab : tidak ada, tetapi biasanya berkisar antara 1-5 orang tiap instansi di tambah. 16. Adakah strategi2 khusus yang digunakan untuk membangun infrastruktur e- Procurement? Jawab : Belum ada

9 L9 17. Keuntungan atau efisiensi yang didapatkan dari pengimplementasian e- Procurement? Jawab : lumayan banyak kentungannya misalnya, semua vendor dapat mengetahui adanya pengadaan secara nasional, sistem pengadaan lebih terkontrol dan terogranisir, terjadinya transparansi, efisiensi dalam waktu pelelangan serta dapat menjadi nilai yang kompetitif bagi instansi pemerintahan. 18. Kemungkinan resiko yang akan dihadapi terkait dengan pembelian Hardware dan pengimplementasian E-Procurement? Jawab : biasanya resiko berkisar pada Sumber Daya Manusia (SDM) yang lemah, Internet serta listrik. Kalo listrik mati maka transaksi terhenti, masalah lainnya teletak ketik server down, Virus dan hacker. 19. Dengan adanya kemungkian resiko yang disebutkan, apa yang perlu dilakukan untuk memperkecil atau penanggulangannya? Jawab : untuk masalah listri mati maka harus adanya UPS yang dapat menyimpan listrik dalam beberapa waktu atau harus adanya Genset, untuk masalah server down maka harus adanya teknisi khusus server dan transaksi bisa dilakukan kembali via khusus/pengiriman berkas manual, untuk masalah adanya virus maka harus ada anti virus yang berlisensi dan untuk masalah hacker maka dibutuhkan username serta password yang unik. 20. Perkiraan harga UPS berapa? harga Genset? Jawab : biasanya harga UPS berkisar antara Rp ,- sampai dengan Rp ,- dan jika harga Genset berkisar Rp ,- 21. Apakah yang dimaksud Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)? Fungsinya? Jawab : Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang merupakan unit kerja penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa yang di dirikan oleh Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan Pemerintah Daerah untuk memfasilitasi Unit Layanan

10 L10 Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Fungsinya : Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), Menyediakan pelatihan untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Panitia dan Penyedia barang/jasa, menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Panitia dan Penyedia barang/jasa (vendor), Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa (vendor). 22. Apakah Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) berada di bawah Unit Layanan Pengadaan (ULP)? Lalu apa hubungan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)? Jawab :Ya, Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang menyediakan infrastruktur dalam pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement), yang mengelola infrastruktur secara teknis Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) (menyediakan username dan password) sdgkn Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) yang membuat kebijakankebijakan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 23. Bagaimana cara Vendor untuk ikut serta dalam proses Pelelangan Barang/Jasa Secara Elektronik (e-procurement)? Jawab : melakukan pendaftaran ke Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), menjalani proses verifikasi serta memilik Username dan Password yang diberikan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). 24. Bagaimana sistem penyimpanan data transaksi pada E-Procurement? Jawab : Data disimpen pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Lokal berupa database,nanti secara berkala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)? akan menarik datanya untuk di Evaluasi. Penarikan data tidak ada meiliki patokan waktu. 25. Jenis database yang dipakai? Jawab : Database-nya java, posgres sql

11 L Adakah spesifikasi infrastruktur yang ideal yang ditetapkan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)?? Jawab : ada 27. Apakah boleh spesifikasi infrastruktur berbeda dari spesifikasi infrastruktur ideal? Jawab : boleh, selama itu tidak mengganggu keefektifan kerja E- Procurement dan sesuai dengan kemampuan keuangan.