BAB V ANALISIS HASIL. penerimaan pegawai Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara dan mekanisme

Transkripsi

1 BAB V ANALISIS HASIL Bedasarkan Data yang telah diolah pada Bab sebelumnya maka peneliti melakukan analisis hasil yang akan dijelaskan dibawah ini. 5.1 Analisa current state mapping Value stream mapping merupakan awal untuk memahami aliran informasi dalam system secara keseluruhan. Value state mapping yang digambarkan adalah untuk proses penerimaan pegawai Secara keseluruhan, berdasarkan hasil wawancara dan mekanisme koordinasi proses aliran informasi mengikuti arahan dari bagian kantor cabang. Dari hasil cycle time dan hasil analisa proses sesungguhnya penerimaan pegawai di PT. Puninnar MSE yang di lakukan time didapat 100 hari waktu yang diartikan bahwa proses penerimaan pegawai dari hasil perhitungan value added didapat nilai 36 day yang memiliki nilai tambah untuk melakukan penerimaan pegawai, dan Non Value Added time 64 day yang tidak memiliki nilai tambah dalam proses penerimaan pegawai, lead Timenya ialah 100 hari total keseluruhan yang di butuhkan untuk melaukan prose penerimaan pegawai, sedangkan Precentage VA = (Total VA Time / Total NVA Time) x 100% VA = (36/64) x 100% = 56,2% 52

2 5.2 Analisis Dengan telah terkumpulnya data-data yang dibutuhkan, maka proses selanjutnya adalah menganalisa dari tiap data yang telah disajikan diatas agar mendapatkan gambaran yang jelas terhadap data-data yang telah disajikan Analisa Usulan Perbaikan atau Future State Mapping Untuk jumlah memperbaiki pemborosan yang terjadi perusahan pelakukan perubahan dengan mereduksi beberapa pemborosan yang terjadi, Dalam penelitian ini, pembuatan future state mapping dibuat mulai dari area downstream ke area upstream. Hal ini bertujuan agar perbaikan yang dilakukan dapat sesuai dengan keinginan konsumen yang dalam value stream mapping berda di area downstream. Berikut ini tahapan untuk merancang future state mapping: kaizen blitz Kaizen blitz ini merupakan tanda yang menggambarkan area-area yang akan dilakukan perbaikan. Kaizen blitz didapat pada saat pembuatan current state mapping. Dan dibawah ini adalah gambar current state mapping yang telah dilengkapi dengan kaizen blitz : Dari hasil peta kaizen bab sebelumnya maka perbaikan yang harus dilakukan adalah over proses yang terjadi dan proses waiting yang terjadi pada setiap proses produksi awal hingga produksi akhir. Peneliti memiliki pengamatan khusus pada bagian-bagian tersebut. 53

3 54

4 Dari gambar 5.1 diatas, kaizen blitz diberikan pada proses delay/menunggu yang memiliki waktu terlama, yaitu 3 hari. Dari kaizen blitz tersebut terdapat aktivitas-aktivitas yang seharusnya dapat dieliminasi dan dijadikan lebih ringkas. Sehingga pada akhirnya proses pemenuhan pegawai tersebut akan memiliki waktu proses yang lebih singkat dari pada yang ada sekarang ini. Dengan melihat gambar 4.3, maka dapat dianalisis bahwa proses yang terjadi dalam pemenuhan pegawai memakan waktu hingga 100 hari. Ini terjadi karena pada proses tersebut terjadi beberapa hal diantaranya : 1. Waiting Proses menunggu yang tidak memberikan non-value added juga menyebabkan proses menjadi lama. Menunggu yang dilakukan dalam hal ini adalah proses calon pegawai yang menunggu untuk dihubungi untuk melakukan proses selanjutnya. Selain itu, proses menunggu yang terjadi adalah pada saat pengiriman berkas lamaran dari supplier untuk dapat diproses mengikuti recruitment. 2. Double process. Ini terlihat dari aktivitas konfirmasi persetujuan oleh kandidat mengenai kandidat calon pegawai pada saat proses interview awal menuju proses pemasukan berkas dan data-data ke user/kantor cabang, dan pada proses interview dengan user/kantor cabang menuju proses interview head HRD dan penandatanganan kontrak. Sehingga proses ini tergolong dalam non- value added activities adalah over processing. Dengan adanya double process tersebut, maka ini berdampak pada lead time 55

5 pemenuhan pegawai menjadi lama. Selain itu, double process terjadi dalam proses konfirmasi yang dilakukan oleh HRD kantor Wilayah ke Kantor Pusat untuk berkoordinasi mengenai pelaksanaan test selanjutnya. Pada Future Value Stream Mapping akan digambarkan proses yang telah diperbaiki, dimana proses paper screening dan interview awal dilakukan di Kantor Area sehingga Kantor Wilayah hanya memulai proses tersebut mulai dari Ability Test hingga proses penempatan pegawai. Berikut gambar Future Value Stream Mapping hasil perbaikan yang telah peneliti lakukan. 5.3 Solusi Perbaikan Mengembangkan peta keadaan masa depan (future state map) Berdasarkan analisis dari current state map maka didapatkan rancangan future state map. Rancangan mengikuti perubahan dari reduksi pemborosan yang terjadi mereduksi proses yang dapat digabungkan dan mereduksi waktu-waktu menunggu, Setelah membuat current state mapping dan kaizen maka langkah selanjutnya dalah pembuatan peta keadaan masa depan (future state mapping). Setelah beberapa proses dilakukan maka jumlah persediaan yang berlebihan diturunkan nilainya yang dalam hal ini mengikuti kebijakan perusahaan dan aliran informasi pun telah ditentukan, maka value added ratio untuk future state mapping juga dilakukan perhitungan. Dibawah ini adalah gambar future state mapping secara lengkap: 56

6 57

7 Berdasarkan peta diatas jumlah atau nilai lead time mengalami penurunan untuk future state mapping. Tentu karena telah dilakukan penreduksian waktu menunggu (waiting) dan prosse berlebih (over proses), selain itu adanya proses yang menyebabkan persediaan yang ada memicu penurunan nilai lead time. Value Added Time (VAT) Non Value Added Time (NVAT) Lead Time (LT) : 17,5 day : 50 Day : 17,5 day + 50 day = 67,5 day Precentage VA = (Total VA Time / Total NVA Time) x 100% VA = (17,5/50) x 100% = 35 % Dengan memperhatikan Future Value Stream Mapping tersebut, maka dapat disimpulkan waktu pemenuhan pegawai menjadi 67,5 hari dengan persentase NVAT dibanding dengan VAT sebesar 35 % Penggabungan Proses Pada future state mapping beberapa proses akan tergabung menjadi satu, hal ini dilakukan untuk proses-proses yang memang mungkin untuk digabung khususnya bagi proses-proses yang berada dalam satu gedung yang sama. Dengan penggabungan beberapa proses ini akan mengurangi persediaan yang berada di antara proses-proses tersebut. 58

8 Berikut ini contoh ilustrasi gambar penggabungan proses: Psikotes & interview Awal 1 5 hours Input Data Ke User 1 0,5 hours Psikotes, interview Awal Psikotes & Input & Data interview Ke User Awal day hours Gambar 5.1 Kondisi Sebelum Proses digabung dan setelah di gabung Penggabungan dilakukan dengan menggabungkan prosess psikotes dan interview awal yang hanya memakan waktu 5 jam dengan input data ke user yang hanya memakan waktu setegah jam karena harus mengirim ke kantor cabang, proses di gabung dengan mempertimbangkan waktu menunggu yang terjadi di antara kedua proses tersebut dan menentukan waktu cycle time terbaru dengan mempertimbangkan waktu gap dan atau waktu luang yang ada dengan pertimbangan keadaan dalam hal pengiriman ke kantor cabang yaitu menjadikan cycle time dari psikote, interview awal, dan input data ke user menjadi 30 hours (5 hours + 0,5 Hours + 24 hours) dengan pertimbangan jarak keadaan lingkungan dan faktor lainnya. 59

9 5.5 Analisis Future Value Stream Mapping Dengan melihat analisa dan hasil Current Value Stream Mapping, analisis identifikasi non-value added activities yang ada, maka didapatkan perbaikan dengan menggambarkan Future Value Stream Mapping. Dimana proses perbaikan ini dilakukan dengan mengeliminasi non-value added activities dan proses yang ada. Dengan demikian dapat dijelaskan perbaikan proses tersebut dengan meneliminasi non-value added sebagai berikut : 1. Penggabungan Proses psikotes & interview Awal dengan Input Data Ke User. Setelah melakukan wawancara dengan pihak Human Resourse Department, didapatkan bahwa Kantor Cabang berwenang dalam proses recruitment yang meliputi dari menghubungi pelamar, psikotes, interview awal & input data ke User, Interview dhead HRD & Tanda Tangan Kontrak, Training Per Departemen, kemudian yang terakhir penempatan pegawai. sehingga dapat mengurangi proses yang terjadi dalam melakukan pemenuhan pegawai. 2. Pelaksanaan Konfirmasi Kantor Pusat Dimulai sejak awal Konfirmasi yang berkaitan dengan Kantor Pusat, telah dilakukan sejak proses interview awal. Jadi, pada waktu yang bersamaan pada saat proses interview awal dilakukan, kantor Pusat telah menghubungi Kantor Cabang untuk proses selanjutnya dan Kantor Cabang dapat berkoordinasi dengan Kantor pusat mengenai proses Apsikotes, interview awal input data ke User, dan proses, yang akan dilakukan. 60

10 Dengan demikian, pada saat semua proses berjalan, tidak terdapat konfirmasi lagi ke Kantor Pusat. Sehingga, calon pegawai tidak terlalu lama menunggu untuk proses selanjutnya. Tabel 5.1 Eliminasi Non-value added activities No Root Cause Penyelesaian 1 Menunggu kiriman datang, menunggu ke proses selanjutnya, dan menunggu karena konfirmasi ke kantor pusat baru dilakukan saat proses selesai Mengatur ulang proses dengan mengeliminasi waktu menunggu, menggabungkan dua aktivitas atau lebih agar proses menunggu berkurang 2 Melakukan aktifitas konfirmasi persetujuan user/kantor Cabang dengan HRD, koordinasi dengan kantor pusat yang berulang sebanyak 2 kali Lakukan hanya sekali saja di kantor pusat dan user, koordinasi dilakukan satu kali proses untuk semua proses kecuali pada saat psikotes dan menyatakan lulus atau tidak di interview awal 3 Proses pengiriman permintaan dan pegawai yang memakan waktu total 100 hari Melakukan permintaan melalui atau konfirmasi dengan telepon untuk mempercepat proses pemenuhan pegawai Setelah menerapkan konsep Lean dalam dengan pendekatan value state mapping, mengeliminasi proses non-value added activities, penggambaran future value state mapping, dan Process Activity Mapping dalam menganalisa, maka didapatkan nilai sebelum dan setelah perbaikan menjadi : 61

11 Tabel 5.2 Perbandingan VSM Sebelum dan Setelah Perbaikan No Keterangan Sebelum Sesudah Value Added Time 36 hari 17,5 hari Non Value Added Time 64 hari 50 hari Lead Time 100 hari 67,5 hari % of NVA/VA time 56,2 % 35 % Dengan melihat tabel diatas, maka didapatkan penurunan waktu proses pemenuhan pegawai sebesar 14 hari. Dengan demikian, penerapan lean dengan mengeliminasi non-value added activities tersebut dapat memberikan penurunan persentase NVAT dibanding dengan VAT sebesar 14,8 %. 5.6 Implikasi Temuan dan Manfaat Bagi Perusahaan Temuan dari penelitian ini sangat baik dan tidak terlalu sulit untuk diterapkan, dapat dilihat bahwa current state mapping dapat mengidentifikasi pemborosan yang terjadi, lalu future state mapping yang digunakan sebagai usulan perbaikan, mudah untuk dipahami dan diterapkan. Untuk mulai menerapkan hal itu maka perusahan harus mengadakan pelatihan kepada bagian HRD dan untuk kapasitas pengukuran waktu menunggu dan proses berlebih. Sebaiknya para pimpinan ataupun Head office terlibat mulai melakukan perbaikan, karena selain dapat mengetahui secara langsung perkembangan perbaikan yang dilakukan, juga dapat sebagai pemberi support bagi orang-orang yang nanti akan langsung mengaplikasikan usulan perbaikan. 62

12 Melalui penerapan value state mapping ini tentu perusahaan akan mendapatkan manfaat yang besar. karena berdasar future state mapping yang telah dibuat, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan berkurangnya pemborosan, khususnya menurunnya waktu menunggu dan pengurangan proses berlebih dalam proses penerimaan pegawai baru. Manfaat lain adalah value state mapping ini juga dapat berguna sebagai alat yang dapat di gunakan oleh para pekerja baru yang apabila menggantikan posisi HRD serta rencana perbaikan yang akan dilakukan. 5.7 Keterbatasan Penelitian serta Dampak terhadap Generalisai Temuan Keterbatasan dalam penelitian ini yang dapat berdampak pada generalisasi temuan adalah sebagai berikut : 1. Karena proses perekrutan yang di butuhkan dengan segera sebab siklus rata-rata pekerja yang resign dengan pekerja yang join lebih banyak yang keluar, serta pemenuhan waktu yang di tuntut untuk secepatnya memenuhi kebutuhan pegawai yang di inginkan. 2. Penelitian ini hanya fokus kepada penurunan non value added time, penurunan value added time, lead time dan presentase NVAT. VAT. 63