BAB IV HASIL PENELITIAN. rawat jalan dan rawat inap untuk umum.ditinjau dari letaknya Puskesmas

Transkripsi

1 32 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Puskesmas 1. Keadaan Geografi Puskesmas Gunungpati sebagai salah satu puskesmas yang berada diwilayah Kecamatan Gunungpati,yang merupakan puskesmas rawat jalan dan rawat inap untuk umum.ditinjau dari letaknya Puskesmas Gunungpati cukup setrategis,denah luas wilayah ha.puskesmas Gunungpati mempunyai 11 keluruhan binaan dari 16 kelurahan yang ada dikecamatan Gunungpati,yaitu: a. Kelurahan Gunungpati b. Kelurahan Plalangan c. Kelurahan Pakintelan d. Kelurahan Nongkosawit e. Kelurahan Cepoko f. Kelurahan Jatirejo g. Kelurahan Sumurejo h. Keluruhan Mangunsari i. Kelurahan Pongangan j. Kelurahan Kandri k. Kelurahan Sadeng Kesebelas kelurahan binaan mempunyai luas wilayah binaan ha,batas-batas sebagai berikut : a. Utara : Wilayah kerja Puskesmas Sekaran

2 33 b. Selatan : Wilayah kerja Pustu Branjang Kab.Semarang c. Timur : Wilayah kerja Puskesmas Mapagan / Kab. Semarang d. Barat : Wilayah kerja Puskesmas Karang malang. Secara Geografis Puskesmas Gunungpati terletak di wilayah kelurahan Plalangan, tepatnya di Jl.Mr. Wuryanto Gunungpati Rt 04/Rw.01,Kecamatan Gunungpati. Luas wilayah kerja Puskesmas Gunungpati adalah ha. 2. Kependudukan Jumlah keseluruhan RW/RT di puskesmas Gunungpati yaitu : a. Kelurahan Gunungpati : 10 RW 44 RT b. Kelurahan Plalangan : 6 RW 19 RT c. Kelurahan Pakintelan : 6 RW 25 RT d. Kelurahan Nongkosawit : 5 RW 24 RT e. Kelurahan Cepoko : 3 RW 15 RT f. Kelurahan Jatirejo : 2RW 10RT g. Kelurahan Sumurejo : 6 RW 30 RT h. Kelurahan Mangunsari : 5 RW 25 RT i. Kelurahan Pongangan : 5 RW 27 RT j. Kelurahan Kandri : 4 RW 26 RT k. Kelurahan Sadeng : 7 RW 46 RT

3 34 Berdasarkan data monografi kecamatan Gunungpati tahun 2015 bahwa jumlah penduduk dalam wilayah kerja Puskesmas Gunungpati sebanyak 50,456 jiwa dan KK, terdiri dari : a. Kelurahan Gunungpati 6472 jiwa terdiri dari laki-laki 3197,perempuan 3275 dengan jumlah KK :2132 b. Kelurahan Plalangan 3617 jiwa,terdiri dari laki-laki 1804,perempuan 1813 dengan jumlah KK 1069 c. Kelurahan Pakintelan 4601 jiwa,terdiri dari laki-laki 2363,perempuan 2238, dengan jumlah KK 1310 d. Kelurahan Nongkosawit 4593 jiwa, terdiri dari laki-laki 2249,perempuan 2344 dengan jumlah KK 1241 e. Kelurahan Cepoko 2812 jiwa,terdiri dari laki-laki 1419,perempuan 1393 dengan jumlah KK 764 f. Kelurahan Jatirejo 1882 jiwa,terdiri dari laki-laki 939,perempuan 943 dengan jumlah KK 531 g. Kelurahan Sumurejo 5832 jiwa,terdiri dari laki-laki :2889,perempuan 2943 dengan jumlah KK 1847 h. Kelurahan Mangunsari 4638 jiwa,terdiri dari laki-laki 2233,perempuan 2405 dengan jumlah KK 1275 i. Kelurahan Pongangan 5329 jiwa,terdiri dari laki-laki :2672,perempuan 2657 dengan jumlah KK 1644 j. Kelurahan Kandri 3890 jiwa,terdiri dari laki-laki 1982,perempuan 1908 dengan jumlah KK 1125 k. Kelurahan Sadeng 6790 jiwa,terdiri dari laki-laki 3389,perempuan 3401 dengan jumlah KK 1674

4 35 3. Visi,Misi,Motto dan Komitmen Bersama Puskesmas Gunungpati a. Visi : Menjadi Puskesmas pilihan dan mitra terbaik masyarakat menuju Kecamatan Gunungpati Sehat. b. Misi : 1) Meningkatkan Mutu Pelayanan Kesehatan 2) Mendorong kemandirian masyarakat untuk berperilaku hidup bersih dan sehat c. Motto : Pelayanan Prima untuk Semua d. Komitmen Bersama Puskesmas Gunungpati berkomitmen untuk : a. Melaksanakan tugas dengan baik,jujur, dan tanggungjawab b. Memberikan pelayanan terbaik kepada pasien dan masyarakat c. Selalu menjaga kekompakan dan kebersamaan antar karyawan d. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan secara berkelanjutan 4. Bangunan Puskesmas Gunungpati merupakan puskesmas Rawat Inap dimana semua ruang sudah memenuhi permenkes 75 tahun 2014, antara lain :

5 36 RUANG KANTOR a. R. Administrasi b. R. Kepala Puskesmas c. R. Rapat / Aula RUANG PELAYANAN a. R. Pendaftaran b. R. Tunggu c. R. Pemeriksaan Umum d. R. Kesehatan Anak dan Imunisasi e. R. Kesehatan Ibu dan KB f. R. Kesehatan Gigi dan Mulut g. R. ASI h. R. Promosi Kesehatan i. R. Farmasi j. Laboratorium k. R. Gawat Darurat l. R. Persalinan m. R. Rawat Pasca Persalinan n. R. Rawat Inap o. R. Jaga Petugas p. R. Sterilisasi q. KM / WC Pasien laki-laki dan perempuan secara terpisah r. R. KM / WC Rawat Inap s. R. Penyelenggaraan Makanan t. KM / WC Petugas

6 37 u. Gudang 5. Pengorganisasian Struktur Organisasi dan Tata Kerja Puskesmas Gunungpati Kota Semarang berdasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan RI No.75 tahun 2014 dan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang No. 440/089 Tahun 2015 tentrang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Kota Semarang ( terlampir) 6. Jenis-jenis Pelayanan Untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan puskesmas, dimana puskesmas Gunungpati melaksanakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP), sebagai berikut : a. Upaya Kesehatan Masyarakat ( UKM ) 1) UKM ESSENTIAL : a) Upaya KIA b) Upaya Gizi c) Upaya Promkes d) Upaya Kesehatan Lingkungan e) Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit (P2P) 2) UKM PENGEMBANGAN : a. UKS b. Upaya Kesehatan Lansia b. Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP )

7 38 1) PELAYAN RAWAT JALAN a) Loket Pendaftaran b) Pemeriksaan Umum c) Kesehatan Gigi dan Mulut d) Kesehatan Ibu dan KB e) Kesehatan anak dan Imunisasi f) Konsultasi Gii dan ASI g) Promosi Kesehatan h) Kesehatan Lingkungan 2) PELAYANAN KEFARMASIAN 1) Pelayanan Resep 2) Konsultasi Farmasi 3) PELAYANAN LABORATORIUM 1) Urine : Urine rutin,urine lengkap,dll (kehamilan) 2) Darah : Darah rutin,darah lengkap 3) Pemeriksaan Lab Tinja 4) Pemeriksaan Mikrobiologi : BTA,IMS 5) Pemeriksaan Serologi : Widal 4) PELAYANAN RAWAT INAP 24 JAM 1) Rawat Inap Anak 2) Rawat Inap Wanita 3) Rawat Inap Pria 5) PELAYANAN PERSALINAN (PONED) 24 JAM 1) Persalinan normal 2) Persalinan dengan komplikasi

8 39 3) Perawatan ibu hamil ibu nifas 4) Menerima rujukan dari BPM dan Klinik 5) Pelayanan Perinatal 6) PELAYANAN GAWAT DARURAT 24 JAM 1) Penanganan kasus kegawatdaruratan B. Hasil Penelitian Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan di Puskesmas Gunungpati Semarang tentang tinjauan pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis dengan menggunakan metode Straight Numerical Filling (SNF). adalah sebagai berikut : 1. Sistem Penomoran a. Kebijakan dan Prosedur Tetap (Protap) Belum ada kebijakan dan protap secara tertulis di Puskesmas Gunungpati. Akan tetapi, berdasarkan hasil wawancara sistem penomoran yang digunakan sesuai dengan urutan penggunaan nomor rekam medis dimulai dari hingga sekarang. Pelaksanaan Kegiatan 1) Puskesmas Gunungpati menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System secara Family Folder artinya setiap satu KK memiliki satu nomor rekam medis. 2) Penomoran DRM terdiri dari 10 digit angka yang terdiri dari 2 angka pertama adalah kode wilayah 6 angka berikutnya adalah nomor registrasi dan 2 angka terahir adalah kode keluarga.

9 40 3) Penomoran DRM di Puskesmas Gunungpati Kota Semarang menambahkan kode keluarga di bagian belakang nomor rekam medis pada setiap formulir anggota keluarga yang berada di dalam family folder. Keterangan : 00 : Kode Ayah 01 : Kode Ibu,dan seterusnya. 4) Tidak ada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), yang digunakan untuk mencari nomor rekam medis pasien, jika pasien tidak membawa KIB maka petugas melacak lewat SIMPUS dengan menuliskan nama dan alamat pasien untuk menemukan nomor rekam medisnya jika tidak ditemukan maka diberi nomor rekam medis baru untuk mempercepat pelayanan. 2. Sistem Penjajaran a. Kebijakan dan Protap Di Puskesmas Gunungpati Kota Semarang belum ada kebijakan dan protap tentang sistem penjajaran secara tertulis. Akan tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling yaitu dengan melanjutkan aturan yang sudah ada sejak dulu yaitu dengan menggunakan Straight Numerical Filling (SNF). b. Pelaksanaan Kegiatan 1) Sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati adalah Straight Numerical Filling (SNF) yaitu sistem penjajaran secara langsung pada rak filling berdasarkan nomor registasi pasien yaitu 6 digit ditengah pada nomor rekam medis.

10 41 2) Puskesmas Gunungpati memiliki 6 rak dan 30 sub rak. 1 sub rak terdapat 9 bantex untuk setiap bantexnya terdapat 24 DRM. 3) Dalam pengambilan dan pengembalian dokumen tidak menggunakan tracer. 3. Sistem Penamaan a. Kebijakan dan Protap Belum ada kebijakan dan protap secara tertulis di Puskesmas Gunungpati Semarang. Akan tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pendaftaran menggunakan aturan yang sudah ada yaitu menggunkan kartu identitas. Aturan tersebut merupakan kesepakatan antara petugas rekam medis dengan Kepala Tata Usaha. b. Pelaksanaan Kegiatan 1) Untuk pasien baru petugas menanyakan identitas pasien kepada pasien atau keluarga pasien dan atau meminjam kartu identitas pasien untuk dicatat dalam SIMPUS dan dokumen rekam medis. 2) Untuk pemberian nama yang digunakan adalah nama lengkap kepala keluarga sesuai KK. 3) Tidak mencantumkan title / gelar, tidak menggunakan kata tuan,sdr,ny. 4) Jika bayi belum memiliki nama maka penulisannya Bayi Ny xxx.

11 42 4. Sarana Pelayanan Rekam Medis Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan rekam medis di gunakan sarana prasarana sebagai berikut : a. Buku register Pada bagian pendaftaran Puskesmas Gunungpati terdapat buku register untuk mencatat pasien datang yang mendaftar poli tujuan pada hari tersebut dan sebagai control pengambilan dan pendistribusian dokumen ke poli. Namun dalam pelaksaanaanya, pengembalian DRM dari poli tidak dilakukan kroscek dengan buku register. b. Meja dan Kursi Pada bagian pendaftaran terdapat 1 meja dengan 3 kursi untuk input pendaftaran dan 1 meja untuk pengembalian dokumen rekam medis yang dikembalikan dari poli ke filling. c. Komputer Terdapat 2 komputer untuk menginput pendaftaran pasien yang dilakukan oleh 2 petugas. d. Mesin antre nomor poli Digunakan untuk mencetak antrean pasien saat di poli. e. Buku penggunaan nomor rekam medis Terdapat buku penggunaan nomor rekam medis yang ditulis secara urut dari nomor rekam medis terkecil ke nomor rekam medis terbesar. Format pengisian dari buku tersebut meliputi nomor registrasi, nama KK, alamat, dan tanggal pendaftaran.

12 43 f. Alat tulis Terdapat alat tulis seperti pulpen,pensil buku,steples,klip, penggaris dan lain-lain yang mendukung dalam proses pekerjaan. g. Formulir Pada bagian pendaftaran terdapat formulir rekam medis baru,meliputi kartu rawat jalan,kartu ibu,kartu anak dan laboratorium. h. Family Folder Terdapat map family folder baru untuk dokumen rekam medis. Fungsi dari family folder adalah sebagai dokumen identitas pasien saat melakukan pelayanan kesehatan. Di dalam family folder terdapat formulir formulir rekam medis yang berisi informasi medis pasien setiap anggota keluarga dan terdapat kode keluarga di dalam family folder tersebut. i. Rak DRM Di bagian tempat pendaftaran terdapat rak untuk menyimpan formulir-formulir baru dokumen rekam medis. 5. Pengetahuan Petugas tentang Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Gunungpati Semarang terdapat 1 petugas bagian filling dan 2 petugas bagian pendaftaran. Petugas berlatar belakang pendidikan SMA dan SKM. Berikut adalah hasil wawancara penulis dengan petugas di Puskesmas Gunungpati Semarang :

13 44 a. Pedoman wawancara dengan K.a.Sub.Bag. TU Umur Lama Kerja : 49 tahun : 29 tahun Pertanyaan :Apa sistem penyimpanan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati? K.a.TU :DRM rawat inap dan DRM rawat jalan berada dalam satu penyimpanan atau secara sentralisasi. :Menurut Ibu mengapa menggunakan sistem tersebut? K.a.TU :Agar tidak terjadi dublikasi dokumen nomor rekam medis dan riwayat penyakit dan pelayanan berkesinambungan :Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penyimpanan tersebut? K.a.TU :Belum ada protap. Tapi sudah menjadi ketentuan penyimpanan rekam medis. :Apa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati? K.a.TU :Penomoran yang digunakan yaitu Unit Numbering Sistem

14 45 :Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penomoran tersebut? K.a.TU :Terjadi dublikasi nomor rekam medis. Satu KK memiliki 2 Family folder. Satu nomor CM bisa dimiliki lebih dari satu KK :bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut? K.a.TU :Jika ditemukan CM dengan KK sama tapi nomornya berbeda dijadikan satu. b. Pedoman wawancara dengan Petugas Filling Umur Lama Kerja : 40 tahun : 20 tahun Pertanyaan :Apa sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati? P.Filling :Dengan cara mengurutkan CM dari nomor terkecil ke terbesar. :Bagaimana menurut bapak dengan menggunakan sistem tersebut? P.Filling :Mudah dalam pengambilan dan penyimpanan CM :Apakah bapak melakukan penyimpanan tersebut ada prosedur yang digunakan?

15 46 P.Filling :Tidak ada prosedur tertulis. Petugas hanya melakukannya dengan cara memisahkan nomor puluhan,ratusan,ribuan kemudian dimasukan ke dalam rak sesuai nomor urut tersebut. :Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penjajaran tersebut? P.Filling :Kesulitan saat mengembalikan nomor CM. Bingung dengan nomornya. Selain itu Rak CM yang sempit susah dalam memasukan CM. Sampul CM yang lama belum diganti sehingga rusak dan menumpuk. :Sarana apa saja yang digunakan untuk menunjang pekerjaan bapak? P.Filling :Rak file roll a pack, meja untuk pengembalian CM dari ruang pemeriksaan agar mudah dalam memilah CM, Bantex yang ada di rak file agar mudah mencari nomor CM karena ada batasan nomornya. :Apa yang akan bapak lakukan jika menemukan dua dokumen rekam medis dengan nomor yang sama? P.Filling :Jika melihat nomor yang sama dengan nama KK yang sama maka dijadikan satu ke CM yang lama,

16 47 c. Pedoman wawancara dengan Petugas Pendaftaran Umur : 43 tahun Lama Kerja : 20 tahun Pertanyaan :Apa sistem penamaan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati dalam pendaftaran pasien? P.Pendaftaran :Berdasarkan kartu identitas pasien. Nama lengkap KK pasien. :Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penamaan tersebut? jika ada, apa kendala yang di alami? P.Pendaftaran :Ada, jika pada saat melakukan pendaftaran ada petugas yang menulis nama pasien tidak sesuai kartu identitas sehingga akan mengakibatkan kesulitan pada saat membuka simpus data pasien dan membutuhkan waktu yang lama. :Sarana apa saja yang digunakan dalam melakukan pendaftaran di Puskesmas Gunungpati? P.Pendaftaran :Buku penggunaan nomor registrasi, Buku pendaftaran secara manual,komputer,alat

17 48 tulis,mesin cetak nomor antren ruang pemeriksaan. :Apa fungsi dari buku registrasi manual sementara pendaftaran juga dilakukan dalam sistem komputerisai? P.Pendaftaran :Sebagai bukti pasien mendaftar dan sudah memberikan nomor CM dan juga sebagai kroscek kalau CM nya sudah ditemukan dan dikirim ke poli. :Apa yang bapak lakukan jika pasien lama tidak membawa KIB? P.Pendaftaran :Melacak kembali di SIMPUS berdasarkan nama pasien. Jika tidak ditemukan diberi nomor registrasi baru.