Perhitungan Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja Rekam Medis

Transkripsi

1 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja Rekam Medis 11:25 AM Work Load Indikator Staff Need (WISN) adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional. 1. Perhitungan dengan metode WISN Mudah dioperasionalkan Mudah digunakan Secara teknis mudah diterapkan Komprehensif realistis 2. Data yang dibutuhkan dalam menetapkan waktu kerja tersedia atau hari kerja 1 minggu : 5 atau 6 hari kerja 1 tahun : 5 52 minggu = 260 (A) Cuti tahunan : 12 hari (B)

2 Diklat : 6 hari (C) Hari libur : 15 hari + 6 hari cuti bersama (D) Sakit dan ijin/th : 6 hari (E) Waktu kerja/hr : 8 jam (F) 3. Menetapkan waktu tersedia Waktu kerja tersedia : (A (B + C + D + E)) F 4. Menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia (SDM) Untuk menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia maka data dan informasi yang dibutuhkan adalah: Struktur orang, uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit Keputusan Direktur rumah sakit tentang pembentukan Unit Kerja Rekam Medis (UKRM) Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja di UKRM

3 PP 32 tentang tenaga kesehatan UU tentang jabatan fungsional Standar profesi, standar pelayanan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) di UKRM 5. Menyusun Standar Beban Kerja Standar beban kerja merupakan volume atau kuantitas beban kerja satu tahun. Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (ratarata waktu) dan waktu yang tersedia atau yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga. 6. Beban Kerja Meliputi: Kegiatan pokok yang dilaksanakan Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok Standar beban kerja/ tahun 7. Rata-rata Waktu Suatu waktu yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan pokok oleh masingmasing tenaga. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi: standar pelayanan, SOP, sarana prasarana yang tersedia dan kompetensi SDM

4 bersama. Ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan Sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SOP dan memiliki etos kerja yang baik. 8. Standar Beban Kerja Volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun. Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Rumus perhitungannya adalah: Contoh kegiatan pokok dan rata-rata waktu kerja. 9. Standar Kelonggaran Tujuan dari diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu adalah untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok atau pelayanan. Contoh fakto kelonggaran adalah:

5 Rapat, penyusunan laporan, menyusun pengebonan barang Frekuensi kegiatan dlm suatu hari, minggu, bulan Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan Rumus menyusun standar kelonggaran : 10. Penghitungan tenaga kerja Sumber data yang dibutuhkan adalah a. Data yang diperoleh sebelumnya, Waktu kerja tersedia Standar beban kerja Standar kelonggaran 11. Kebutuhan SDM-UKRM ( Unit Kerja Rekam Medis ) Rumusnya adalah:

6 A. PENGERTIAN BEBAN KERJA Beban kerja adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. (Moekijat, 1999). B. METODE PENYUSUNAN KEBUTUHAN TENAGA KESEHATAN BERDASARKAN BEBAN KERJA Salah satu metode perhitungan tenaga kesehatan adalah metode estimasi beban kerja yaitu suatu metode penyusunan kebutuhan berdasarkan Indicator of Staff Needed (ISN). Metode ISN ini adalah metode untuk menetapkan jumlah tenaga berdasarkan jenis kegiatan dan volume pelayanan pada suatu unit atau institusi. Dengan metode estimasi beban kerja setiap tenaga kesehatan mempunyai beban kerja efektif sekitar 80% dari waktu kerja sebulan. Waktu kerja normal perminggunya (6 hari kerja) adalah 37,5 jam sehingga jumlah jam kerja rata-rata dalam satu hari adalah 6,25 jam. Jadi jumlah jam kerja dalam satu bulan (24 hari kerja) adalah 6,25 jam x 24 hari = 150 jam perbulan. Dimana waktu kerja waktu efektif adalah waktu yang sungguh-sungguh digunakan secara efektif oleh tenaga kesehatan dalam melaksanakan tugasnya yaitu 80% dari waktu kerja sebulan 150 jam (0,8 x 150 jam = 120 jam/bulan). Berdasarkan uraian tersebut maka apabila beban kerja seorang tenaga kesehatan dengan tugas dan fungsi tertentu berada pada ukuran standar 120 sampai 150 jam perbulan berarti tidak diperlukan tambahan tenaga pada tugas yang sama. Tetapi apabila beban kerja tenaga kesehatan dengan tugas dan fungsi-fungsi tertentu berada dibawah ukuran standar maka tenaga kesehatan tersebut perlu diberikan tugas tambahan sehingga beban kerja dapat maksimal. Penambahan tenaga kesehatan hanya diperlukan jika beban kerja melebihi standar dan tidak bisa lagi dibagi dengan tenaga lain pada unit tersebut C. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BEBAN KERJA Terdapat 4 faktor utama yang mempengaruhi beban kerja setiap tenaga kesehatan yaitu:

7 1. Tugas Pokok Tenaga Kesehatan Tugas Pokok adalah tugas yang harus dikerjakan oleh seorang tenaga kesehatan berdasarkan prosedur tetap yang ada pada puskesmas. Rincian tugas pokok tenaga kesehatan di puskesmas sebagai berikut : a. Tugas Pokok Tenaga Dokter Melakukan pelayanan umum, melakukan tindakan medik dan UGD, kunjungan pada pasien rawat inap, menerima dan melakukan rujukan, melaksanakan penyuluhan kesehatan kepada masyarakat, melakukan catatan medik, dan membuat rencana kerja tahunan. b. Tugas Pokok Tenaga Bidan Melaksanakan pelayanan kesehatan Ibu dan Anak, melaksanakan pelayanan KB, melaksanakan pertolongan persalinan normal perawatan nifas (PNC), melaksanakan pelayanan kesehatan bayi dan anak. c. Tugas Pokok Perawat Melaksanakan asuhan keperawatan dan evaluasi keperawatan, dan melakukan kunjungan pembinaan individu/ keluarga/ masyarakat. d. Tugas Pokok Tenaga Dokter Gigi Melakukan pelayanan/tindakan gigi dan mulut, melakukan penambalan gigi, menerima dan melakukan rujukan, menerima konsultasi pasien dan masyarakat, melaksanakan penyuluhan kesehatan gigi dan mulut kepada masyarakat dan anak sekolah, membuat rencana kerja tahunan. e. Tugas Pokok Perawat Gigi Membantu dokter gigi dalam melakukan praktek, melakukan sterilisasi/desinfeksi alat, membantu dokter gigi dalam melakukan penyuluhan kesehatan gigi dan mulut, mencatat register kunjungan pasien. f. Tugas Pokok Tenaga Kesehatan Masyarakat Menyusun rencana program puskesmas, menyiapkan data/informasi sebagai dasar pengambilan keputusan kepala puskesmas, pengelolaan administrasi surat-menyurat, Menyusun rencana kebutuhan sarana perlengkapan puskesmas, melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan program puskesmas dan tata usaha, koordinasi pencatatan dan pelaporan bulanan dan tahunan. g. Tugas Pokok Tenaga Pelaksana Sanitasi

8 Melakukan pengamatan penyakit, melakukan penyuluhan epidemiologi dan imunisasi, menentukan identifikasi KLB/wabah, melakukan pemberantasan terhadap penyakit menular langsung. melakukan analisis dampak lingkungan, penyuluhan kesehatan lingkungan. h. Tugas Pokok Tenaga Pelaksana Farmasi Menerima resep, meracik dan mempersiapkan obat sesuai kebutuhan, Memberikan penjelasan kepada pasien tentang pemakaian obat, Merencanakan kebutuhan obat dan vaksin, membuat daftar permintaan obat kegudang farmasi, membuat pencatatan dan pelaporan. i. Tugas Pokok Tenaga Pelaksana Gizi Melaksanakan pelayanan gizi, melatih kader gizi, menyusun standar dietik dan informasi gizi, pemberian vitamin, membuat pencatatan dan laporan, menghitung stok Yodiol, membuat laporan posyandu, membuat jadwal puskesmas keliling. j. Tugas Pokok Tenaga Pekarya Kesehatan Membantu perawat dalam pelayanan kesehatan, mencatat registrasi kunjungan pasien, menyelenggarakan perawatan kesehatan masyarakat dengan kunjungan rumah, membina peran serta masyarakat melalui dasa wisma, penyuluhan (di posyandu), pencatatan dan pelaporan. k. Tugas Pokok Tenaga Administrasi Umum Mengagendakan surat masuk dan surat keluar, mengetik surat, mengirim surat, pencatatan inventarisasi barang, melakukan peremajaan data pegawai, barang dan perlengkapan lain, melakukan kegiatan kearsipan, membuat laporan puskesmas. l. Tugas Pokok Petugas Loket Mempersiapkan peralatan di loket, pelayanan pendaftaran/mengisi kartu status pasien, menerima pembayaran retribusi/karcis, menyusun kartu berobat kedalam kotak/rak, merekap kunjungan pasien, menyetor hasil penerimaan pembayaran retribusi, membuat laporan kunjungan pasien. m. Tugas Pokok Petugas SP2TP Melakukan kordinasi pengumpulan data laporan hasil kegiatan bulanan puskesmas, melakukan validasi data hasil laporan bulanan kegiatan program, melakukan pengumpulan dan analisa data stratifikasi puskesmas, merekap dan mendokumentasikan laporan hasil kegiatan bulanan puskesmas, melakukan visualisasi data hasil laporan bulanan kegiatan program, mendokumentasikan semua rencana dan hasil kegiatan puskesmas secara sistematis. 2. Tugas Tambahan

9 Tugas tambahan merupakan bagian dari pekerjaan dan dikerjakan seperti halnya tugas utama. Namun akan menjadikan beban kerja meningkat jika tugas tambahan lebih banyak sehingga menjadikan tanggungan pekerjaan yang harus dikerjakan menjadi lebih besar. Dapat juga terjadi sebaliknya yakni dengan tugas tambahan beban kerja meningkat tetapi tetap sesuai dengan standar karena tingkat produktivitas menjadi lebih optimal. Tugas tambahan tenaga kesehatan pada puskesmas sebagai berikut : a. Tugas Tambahan Tenaga Dokter Membuat Laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan manajemen puskesmas, melakukan kordinasi lintas program, melakukan supervisi program. b. Tugas Tambahan Tenaga Bidan Membuat laporan kegiatan bulanan, melakukan bimbingan teknis pada Bidan di desa, menghadiri pertemuan. c. Tugas Tambahan Perawat Membuat Laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan, membimbing siswa perawat. d. Tugas Tambahan Dokter Gigi Membuat laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan manajemen puskesmas, melakukan supervisi program. e. Tugas Tambahan Perawat Gigi Membuat laporan bulanan, menghadiri pertemuan, membuat pencatatan dan pelaporan perawatan gigi pasien. f. Tugas Pokok Tenaga Pelaksana Gizi Membuat laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan (rapat, seminar, pelatihan), penyuluhan g. Tugas Tambahan Tenaga Pelaksana Farmasi Membuat laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan, h. Tugas Tambahan Tenaga Pelaksanan Sanitasi Membuat laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan, melakukan koordinasi lintas program/sektor, melakukan supervisi program. i. Tugas Tambahan Tenaga Kesehatan Masyarakat

10 Melakukan penyuluhan, menghadiri pertemuan, melaksanakan tugas pendelegasian manajerial dari kepala puskesmas, koordinasi pelaksanaan JPKM, koordinasi pelaksanaan supervisi kegiatan program. j. Tugas Tambahan Tenaga Administrasi Umum Membuat laporan kegiatan bulanan, menyelenggarakan kegiatan sosial dalam lingkungan wilayah puskesmas, rapat. k. Tugas Tambahan Petugas Pengelola SP2TP Melakukan pencatatan dan dokumentasi arus barang inventaris puskesmas, melakukan peremajaan data inventaris barang untuk keperluan perencanaan, membuat perencanaan pengadaan, perbaikan dan penghapusan barang inventaris, membuat laporan bulanan,membuat laporan harian. 3. Waktu Kerja Waktu kerja adalah lamanya seseorang bekerja dalam seharinya. Setiap tenaga kesehatan mempunyai waktu kerja normal tiap minggunya 37,5-40 jam, sehingga jumlah jam kerja rataratanya dalam satu hari adalah 6,25 6,67. Jadi dalam satu bulan jumlah jam kerja adalah jam (24 hari kerja). Dimana waktu kerja efektif adalah waktu yang sungguh-sungguh digunakan untuk bekerja secara efektif oleh tenaga kesehatan yaitu 80% dari waktu kerja sebulan (150 jam) atau sama dengan 0,8 x 150 jam =120 jam perbulan. ( Depkes RI, 1999). Jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : a. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja, yakni waktu yang di pergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi yang disebut waktu lingkaran (cycle time atau cyclical time) atau waktu baku /dasar. b. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi yang disebut waktu bukan lingkaran (Non Cyclical Time). c. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (Fatique Time). d. Waktu untuk keperluan pribadi (Personal Time). 4. Jumlah Kunjungan Pasien Jumlah kunjungan adalah banyaknya kunjungan pasien yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan. Kunjungan pasien setiap harinya di waktu kerja akan mempengaruhi beban kerja dari

11 tenaga kesehatan. Sebaiknya terdapat kesesuaian antara jumlah tenaga kesehatan dan pasien atau klien yang dilayani di unit pelayanan kesehatan. D. CARA PERHITUNGAN BEBAN KERJA 1. Latihan menghitung beban kerja Setiap hari Puskesmas Antah Berantah melayani 60 orang pasien. Dari 60 orang pasien tsb 60% diperiksa dan diberi rujukan dan resep. Setiap pasien membutuhkan waktu 10 menit untuk dilayani. Sedangkan 40% dari total pasien harus diperiksa di laboratorium dan setiap pemeriksaan membutuhkan waktu 15 menit/pasien. Pertanyaan: Hitung beban kerja dari Puskesmas tersebut sebagai dasar untuk menentukan jumlah perawat dan laboran yang dibutuhkan? Jawab: Pasien rujukan dan resep (60% x 60) = 36 pasien Jam kerja/hari = 6 jam x 60 menit = 360 menit Rujukan dan resep dibutuhkan waktu 10 menit = 360/10 = 36 pasien. Kesimpulan: Dengan demikian beban kerja untuk pemeriksaan, pemberian rujukan dan resep pasien perhari adalah 36 pasien/hari. Laboratorium 40% x 60 = 24 pasien Waktu yang dibutuhkan 15 menit 360 menit/15 menit= 24 pasien. Kesimpulan: Dengan demikian beban kerja untuk pemeriksaan laboratorium adalah 24 pasien/hari 2. Latihan kaitan antara prioritas masalah dan beban kerja Puskesmas Antah Berantah mempunyai beberapa masalah yang perlu mendapatkan pemecahan masalah sbb: a. Angka kejadian penyakit diare tinggi b. Angka penyakit kusta, TBC, malaria dan DHF tinggi c. Angka Gizi buruk tinggi

12 Setelah dilakukan perumusan masalah, maka yang dianggap mampu untuk memberikan jawaban terhadap permasalahan tersebut adalah kualifikasi tenaga dokter. Analisis beban kerja sebagai contoh kemudian dirumuskan untuk mengukur kegiatan dokter di Puskesmas Antah Berantah dalam upaya mengatasi permasalahan yang muncul diwilayah kerja Puskesmas tsb sbb: a. Beban kerja tugas Poliklinik: Terdapat kunjungan X 4 menit pemeriksaan = menit/tahun menit/tahun = jam/tahun = 99,45 jam/bulan b. Beban kerja tugas tambahan: o Pertemuan lintas sektoral: 1 x perbulan X 3 jam = 3 jam o Rapat koordinasi 1 x perbulan x 5 jam = 5 jam o Rapat program 1 x perbulan x 3 jam = 3 jam Total = 11 Jam/bulan c. Beban kerja tugas Penyuluhan : 84 x 3 jam = 252 jam/tahun 252/jam/tahun 12 = 21 jam/bulan 4. Beban kerja tugas Pembinaan UKS: Jumlah sekolah = 26 SD Kunjungan dokter = 98 x/tahun Dalam satu tahun untuk 1 SD jumlah kunjungan adalah : 98/ 26 SD x 4 x/sd/tahun waktu kunjungan untuk 1 SD adalah 2 jam. Sehingga, jumlah kunjungan dokter ke 26 SD adalah = 26 X 4 kunjungan X 2 jam = 208 jam/ tahun 208 jam/tahun

13 12 bulan = 17 jam/bulan Total beban kerja dokter puskesmas Antah Berantah adalah : Poliklinik = 99,45 jam/bulan Manajerial tambahan = 11 jam/bulan Pembinaan UKS&Penyuluhan = 38 jam/bulan Total 148,45 jam/bulan Dengan asumsi beban kerja normal seorang dokter adalah 75 jam/bulan, sehingga jumlah dokter yang dibutuhkan adalah 148,45/75 =2 tenaga dokter. Puskesmas Antah Berantah memiliki 2 orang tenaga dokter ternyata sudah cukup dari segi kuantitas dan tidak perlu penambahan lagi sehingga alternatif pemecahan masalah tsb diatas adalah bukan dengan jalan penambahan tenaga dokter, akan tetapi diharapkan: o Kualitas tenaga dokter perlu ditingkatkan. o Cakupan dan kualitas pelayanan kesehatan masyarakat bisa diperbaiki o Adanya penurunan prevalensi dan insidensi kejadian penyakit di masyarakat melalui peningkatan program baik lintas program dan lintas sektoral. PERHITUNGAN KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN BEBAN KERJA Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit perlu didukung dengan sarana penunjang yang memadai diantaranya dengan sistem penyelenggaraan rekam medis yang baik dan berkualitas. Untuk menyelenggarakan suatu sistem rekam medis yang baik perlu didukung dengan tenaga yang memadai sehingga tujuan dari penyelenggaraan rekam medis dapat terselenggara dengan baik sesuai harapan. Untuk menyelenggarakan sistem rekam medis seperti yang diharapkan perlu disusun pola ketenagaan disusun untuk mengetahui kebutuhan tenaga berdasarkan analisis beban kerja. Untuk menentukan pola ketenagaan ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan SDM yang dihitung menggunakan WISN.

14 Work Load Indikator Staff Need (WISN) adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional. 1. Menentukan Waktu Kerja yang tersedia (Work Load Indicator Staff Need) Rumus : { A ( B + C + D + E ) } X F A = Hari Kerja ( 6 hari x 52 Minggu = 312 Hari / Tahun) B = Cuti Tahunan ( 8 Hari / Tahun ) C = Pendidikan dan Pelatihan ( 6 Hari / Tahun ) D = Hari Libur Nasional ( 15 Hari + 4 Hari Cuti bersama = 19 Hari / Tahun ) E = Ketidakhadiran Kerja ( 12 Hari / Tahun ) F = Waktu Kerja ( 7 Jam ) Waktu Kerja Tersedia ( Tahun ) = { ( 312 ) ( ) x 7 = ( ) x 7 = 267 x 7 = 1869 Jam / Tahun = Menit / Tahun 2. Menyusun Standar Beban Kerja Standar Beban Kerja = Waktu Kerja Tersedia/ Rata rata Waktu Yang Dibutuhkan 3. Menyusun Standar Kelonggaran Standar Kelonggaran = Rata rata Per Faktor Kelonggaran

15 Waktu Yang Tersedia 4. Perhitungan Kebutuhan SDM Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar kelonggaran Standar beban kerja Contoh : cara menghitung beban kerja di bagian penyimpanan NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL WAKTU WAKTU KERJA PENYELESAIAN EFEKTIF (Menit) (Menit) BEBAN KERJA Penyimpanan Rekam Medis Berkas ,715 Menyortir Rekam Medis Rawat Jalan Berkas ,27 Menyimpan Rekam Medis Rawat Jalan dan menjaga agar penyimpanan RM Berkas aman, rahasia, tidak dapat ,27 di akses oleh orang yang tidak berkepentingan Menerima dan mengumpulkan dokumen rekam medis pasien pulang rawat jalan,ugd Berkas ,635 dan Rawat Inap dari bagian analisa assembling. Menyimpan dokumen rekam medis sesuai urutan nomor dengan memakai pasien ,635 system nomor langsung ( Straight Numerical ) Membuat dan memutakhirkan Kartu Indeks Utama Pasien Kartu ,635 (KIUP) Rawat Jalan Mengumpulkan data Laporan ,27 PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN

16 untuk penyusunan Laporan Cakupan Pelayanan pada Sarana Pelayanan Kesehatan 2 Pengambilan Rekam Medis ,375 Melakukan wawancara untuk mengisi Identitas pasien Pribadi data sosial pasien ,05 Rawat Inap Melakukan informed consent (general consent) pasien ,125 pasien masuk rawat inap Memvalidasi kebenaran data kelengkapan pengisian identitas pribadi pasien data sosial pasien rawat ,05 inap serta membuat kartu pasien 3 Distribusi Rekam Medis Berkas ,05 Mengisi buku register pendaftaran Pasien Rawat pasien ,025 Inap Membuat dan memutakhirkan Kartu Indeks Utama Pasien Kartu ,025 (KIUP) Rawat Inap Mengumpulkan data untuk penyusunan Laporan Cakupan Laporan ,05 Pelayanan pada Sarana Pelayanan Kesehatan JUMLAH 6,09 PEMBULATAN 7