BAB III PROSES PENGUMPULAN DATA

Transkripsi

1 BAB III PROSES PENGUMPULAN DATA III.1 Gambaran Umum Perusahaan III.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Panganjaya Intikusuma didirikan berdasarkan Akta Pendirian No. 228, tanggal 14 Agustus 1990, yang diubah dengan Akta No. 249, tanggal 15 November 1990 dan yang diubah kembali dengan Akta No. 171, tanggal 20 Juni 1991, yang seluruhnya dibuat dihadapan Benny Kristianto, SH, Notaris di Jakarta dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan No. C HT Th 91, tanggal 12 Juli 1991, serta telah didaftarkan di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dibawah No. 579, 580 dan 581 tanggal 5 Agustus 1991, dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.12 tanggal 11 Februari 1992, tambahan No PT Panganjaya Intikusuma mengubah namanya menjadi PT Indofood Sukses Makmur Tbk Bogasari Flour Mills dan telah disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan No. C HT Th 94, tanggal 9 Februari 1994, didaftarkan di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dibawah No. 360/A.Not/HKM/1994/PN. Jaksel, tanggal 22 Februari 1994, dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.50 tanggal 24 Juni 1994, tambahan No

2 Pada tanggal 30 Juni 1995, PT ISM Tbk telah mengakuisisi PT Bogasari Flour Mills menjadi salah satu divisinya. Yang sekarang dikenal dengan nama PT Indofood Sukses Makmur Tbk Bogasari Flour Mills. Pada bulan November 1996, Bogasari Flour Mills telah memperoleh sertifikat ISO 9002 (International Organization for Standarization) dari Sucopindo sebagai pengakuan atas mutu produknya. Pada tahun 1997 PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills pertama kali memasarkan langsung produknya sendiri yang selama ini ditangani dan dikuasai oleh BULOG ( Badan Urusan Logistik) PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills memiliki visi mempertahankan atau meningkatkan posisinya sebagai produsen makanan olahan terkemuka di Indonesia. Untuk mencapai visi tersebut, perusahaan mempunyai misi yang berpedoman pada prinsip 3A yaitu : a. Menawarkan produk produk yang merespon apa yang dibutuhkan oleh konsumen ( Acceptabillty). b. Menghasilkan produk dengan harga yang terjangkau untuk segmen yang dituju ( Affordability). c. Menjadikan produk produk Indofood mudah diperoleh oleh konsumen melalui jaringan distribusi yang ekstensif ( Availability). 35

3 III.1.2 Struktur Organisasi Salah satu keberhasilan perusahaan adalah berkat kerja sama yang baik antara atasan dengan bawahan, oleh karena itu diperlukan suatu kordinasi yang baik dari seluruh kegiatan yang dilakukan masing masing individu di dalam perusahaan. Suatu perusahaan mempunyai susunan organisasi yang berbeda dengan perusahaan lainnya, karena harus disesuaikan dengan kebutuhan dan faktor- faktor yang mempengaruhinya, seperti keadaan manajemen, karyawan. Struktur organisasi perusahaan merupakan struktur fungsional, dimana setiap bagian dalam organisasi terdapat spesialisasi dalam pekerjaan. Dengan adanya struktur organisasi, diharapkan adanya kerja sama mengenai tugas dan tanggung jawab serta batasan wewenang karyawan sehingga memudahkan pengendalian intern. Struktur organisasi pada PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills dirancang untuk menunjang aktivitas produksi dan pemasaran. Berikut ini uraian tugas dan wewenang masing- masing secara garis besar, diantaranya sebagai berikut: Gambar Bagan Struktur Organisasi PT ISM tbk Bogasari Flour Mills 36

4 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN ISM BOARD OF DIRECTORS/CEO KUASA DIREKSI CHIEF EXECUTIVE ASSISTANT CORPORATE PLANNING RESEARCH AND DEVELOPMENT MANAGEMENT REPRESENTATIVE CORPORATE MANAGEMENT COMMITTEE CHAIRMAN VICE CHAIRMAN INTERNAL AUDIT CHIEF OF CORPORATE AFFAIRS COMMUNITY RELATIONS PR & COMMUNICATION LEGAL AFFAIRS GM OPERATIONS VICE GM MFG VICE GM SALE & LOG COMM DIV HEAD VICE DIV HEAD SENIOR VICE PRESIDENT COMMERCIAL VICE PRESIDENT MARKETING VICE PRESIDENT INTERNATIONAL TRADE & VICE PRESIDENT CUSTOMER RELATION VICE PRESIDENT COMERCIAL SERVICES Product Group SME Relation Marketing Services Quality Flour Export & Grains Trding By Product Sale Industrial Sale CR Region I CR Region II CR Region III CR Region IV Storage & Logistic Comercial support Transportation PR : Publik Relation CR Region V GM : General SUP : Support Sumber : HRD MFG: Manufacturing COMM : Commercial PT ISM Bogasari Costumer flour mills (2008) CR : Customer Relation DIV : Division Product LOG : Logistik 37

5 III.1.3 Secara garis besar uraian tugas dan wewenang masing masing bagian dapat dijelaskan sebagai berikut : A. Dewan Pimpinan ( Board of Directors) 1. Board of Directors/ Dewan Pimpinan merupakan pemegang kekuasaan tertinggi setelah RUPS ( Rapat Umum Pemegang Saham). 2. Memberikan persetujuan bagi rancangan kebijakan perusahaan yang diajukan oleh direksi. 3. Mengawasi, memelihara dan mengembangkan usaha perusahaan. 4. Memberi saran dan petunjuk bagi dewan direksi. B. Direktur ( Director) 1. Mengatur dan memimpin jalannya kegiatan perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Meningkatkan keuntungan dari perkembangan dan pertumbuhan perusahaan di masa depan. 2. Mengendalikan dan menerapkan kebijakan perusahaan dan mengawasi perkembangan perusahaan secara menyeluruh. 3. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap urusan perusahaan dalam arti menjaga kelangsungan hidup perusahaan. C. Manajemen komite ( Management Committee) 1. Bertanggung jawab dalam menyelesaikan kembali kebijakan perusahaan yang tidak terwakili oleh Dewan direksi. 2. Berfungsi sebagai konsultan tetap dari suatu tugas yang dibuat wakil manajer, termasuk CEO sebagai ketua dan 2 orang asisten. 38

6 D. Pembantu Kepala Pelaksana (Chief Executive Assistaint) 1. Mengevaluasi kemajuan program program sebagai perbandingan dengan kenaikan tugas utama. 2. Mewakili CEO dalam menggali kesempatan bisnis baru, mengevaluasi kembali kemungkinan kesempatan baru, mengembangkan strategi implementasi untuk suatu kesempatan ke dalam aktivitas bisnis. 3. Mengkordinasikan seluruh aktivitas semua unit yang termasuk dalam pengembangan suatu kesempatan bisnis, dan perencanaan dan pengembangan proyek proyek khusus. E. Badan Hukum Perencanaan (Corporate Planning) 1. Mengatur dan mengontrol kemajuan dari rencana kerja sama. 2. Mengeluarkan kebijakan, prosedur perencanaan. 3. Bertanggung jawab memimpin perusahaan dalam menjalankan tujuan serta perencanaan strategi kegiatan perusahaan. 4. Mengembangkan, mengkoordinasikan dan menyelesaikan prosedur perencanaan serta analisa untuk mengembangkan diversifikasi dalam tujuan jangka panjang perusahaan. F. Riset dan Pengembangan (Research and Development) 1. Memimpin penelitian untuk meningkatkan jumlah produk. 2. Mengembangkan produk yang dibutuhkan oleh konsumen. 3. Memimpin penelitian dan mengembangkan teknik untuk meningkatkan kualitas dan daya jual. 4. Memproduksi dan mengembangkan produk baru. 39

7 G. Manajemen Perwakilan (Management Representative) 1. Bertanggung jawab dalam meningkatkan kualitas sistem manajemen agar dapat melengkapi dan mengatur permintaan ISO Bertanggung jawab dalam meningkatkan kemajuan program perlindungan kebakaran, keselamatan, kesehatan dan lingkungan. 3. Mengidentifikasi kemajuan dan perawatan semua prosedur serta instruksi kerja. 4. Mengontrol semua dokumen ke dalam sistem manajemen kualitas. H. Sekretaris (Corporate Secretary) 1. Mengawasi dan mengkordinasi kegiatan perusahaan. 2. Mengarahkan bawahan agar kegiatan perusahaan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. 3. Bertanggung jawab dalam mengatur sistem pengamanan untuk melindungi rahasia perusahaan. I. Kepala Urusan Perusahaan (Chief of Corporate Affairs) 1. Bertanggung jawab dalam pengkoordinasian aktivitas semua unit. 2. Bertanggung jawab dalam mengembangkan kebijakan, dan prosedur yang berhubungan dengan masyarakat serta mengkomunikasikannya. 40

8 J. Pengecekan Keuangan Perusahaan (Internal Audit) 1. Melakukan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan dalam menemukan permasalahan yang dapat menimbulkan kerugian dan mengantisipasi adanya kecurangan dalam sistem yang dijalankan. 2. Mendorong adanya effisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan. 3. Memberikan analisis penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksa. K. Manajer Operasional Umum (General Operation) 1. Membantu CEO dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi aktifitas pabrik di Jakarta dan Surabaya serta divisi perdagangan dan perkapalan. 2. Mengatur biaya dan efisiensi tugas dari suatu produksi, penjualan dan bagian perkapalan. 3. Memastikan kebijakan dan sistem telah ditetapkan ke dalam aktivitas semua unit. L. Wakil Kepala Pabrik (Vice Manufacturing) 1. Memastikan kebijakan perusahaan terpadu dan memiliki sistem yang terkoordinasi dengan baik di semua aktivitas unit. 2. Bertanggung jawab dalam pelaporan operasional berkala dan laporan statistik. 41

9 M. Wakil Manajer Penjualan dan Logistik (Vice General Sales and Logistic) 1. Merencanakan, dan mengatur semua aktivitas sampai dengan melakukan penjualan. 2. Memastikan bahwa kebijakan perusahaan telah disusun dengan baik. 3. Mensahkan dokumen yang berhubungan dengan penjualan, dan logistik. 4. Bertanggung jawab dalam sistem pengembangan dan prosedur penjualan. N. Ketua Wakil Presiden Perdagangan (Senior Vice President Commercial) 1. Bertanggung jawab dalam mengkordinasikan semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan dan pendistribusian. O. Wakil Presiden Hubungan Pelanggan (Vice President Customer Relations) 1. Bertanggung jawab dalam kemajuan dan perkembangan strategi penjualan dan distribusi. 2. Mengawasi semua kegiatan para manajer di setiap wilayah. 3. Bertanggung jawab atas hasil penjualan di masing- masing wilayah. P. Manajer Hubungan Pelanggan I (CR Region I) 1. Merencanakan, mengontrol, mengkordinasikan semua aktivitas penjualan dan distribusi hanya di wilayah region I. 2. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan perkembangan pasar di region I. 42

10 Q. Manajer Hubungan Pelanggan II (CR Region II) 1. Merencanakan, mengontrol, mengkordinasikan semua aktivitas penjualan dan distribusi hanya di wilayah region II. 2. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan perkembangan pasar di region II. R. Manajer Hubungan Pelanggan III (CR Region III) 1. Merencanakan, mengontrol, mengkordinasikan semua aktivitas penjualan dan distribusi hanya di wilayah region III. 2. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan perkembangan pasar di region III. S. Manajer Hubungan Pelanggan IV (CR Region IV) 1. Merencanakan, mengontrol, mengkordinasikan semua aktivitas penjualan dan distribusi hanya di wilayah region IV. 2. Bertanggung jawab atas hasil penjualan dan perkembangan pasar di region IV. 43

11 III.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan Secara garis besar, PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills memproduksi tepung terigu. Perusahaan ini telah memasarkan produknya yang telah dikenal luas yaitu Cakra Kembar, Kunci Biru, dan Segitiga Biru. Ketiga jenis tepung terigu tersebut menggunakan bahan baku gandum yang berkualitas tinggi yang diimpor dari luar negeri. Sejak didirikan PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills masih menjadi pemimpin dalam industri tepung terigu dengan kapasitas produksi sebesar ton per hari di pabrik Jakarta dan ton perhari di pabrik Surabaya. Jika dilihat dari hasil produksinya PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills merupakan produsen tepung terigu terbesar di Indonesia yang berada di bawah satu manajemen. III.1.5 Proses Produksi Bahan baku utama tepung terigu adalah gandum, gandum yang digunakan harus yang berkualitas untuk menghasilkan produk yang bermutu. Oleh karena itu gandum yang digunakan diimpor dari luar negeri. Proses produksi pengolahan gandum dimulai dari proses pembersihan sampai dengan penggilingan yang memisahkan produk masing masing. Dalam proses produksi hampir tidak ada limbah yang terbuang karena setiap bagian gandumnya masih dapat dimanfaatkan. Dalam menjalankan proses produksinya, pabrik Bogasari Flour Mills menerapkan teknik penggilingan yang paling canggih di dunia, termasuk didalamnya; otomatisasi produksi dan sistem kontrol dengan laboratorium untuk menganalisa kualitas gandum selama proses penggilingan. 44

12 Dalam melakukan proses produksi, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan : 1. Memilih gandum dengan kualitas terbaik. 2. Gandum yang telah dipilih, kemudian dibersihkan. 3. Setelah dibersihkan, dilakukan proses pembasahan gandum. 4. Memilih gandum yang memenuhi syarat pertama. 5. Melakukan proses pembasahan kembali 6. Memilih gandum yang telah memenuhi syarat kedua. 7. Melakukan pembersihan pada gandum yang telah memenuhi syarat kedua. 8. Melakukan proses penggilingan. 9. Memisahkan produk ke masing- masing mesin pembuatan produk. 10. Diproduksi untuk menjadi tepung terigu brand 11. Pengemasan 12. Produk yang telah dikemas di simpan dalam gudang dan siap untuk dipasarkan. 45

13 III.2 Kebijakan Operasional Perusahaan dalam Pendistribusian III.2.1 Kebijakan Distribusi Perusahaan PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills menyadari akan pentingnya saluran distribusi bagi perusahaan. Dengan tersediannya produk dan adanya kemudahan bagi pelanggan dalam menjangkau produk akan sangat membantu kegiatan pemasaran PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills. Berikut ini adalah kebijakan distribusi perusahaan PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills : 1. Logistic pihak ke tiga Untuk pendistribusian barang ke luar daerah/ ekspor, perusahaan menggunakan jasa ekspedisi yang biaya pengirimannya ditanggung oleh pembeli ( FOB Shipping Point). Sedangkan untuk pengiriman barang yang berada di wilayah jabodetabek (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, Bekasi) perusahaan tidak menggunakan jasa ekspedisi, perusahaan langsung mengirimkan barangnya menggunakan alat transportasi yang dimiliki perusahaan dan biaya pengiriman produk ditanggung oleh perusahaan ( FOB Destination) 2. Standar Pengiriman (Lead Time) Waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk adalah 5 hari terhitung barang dikirim dari gudang penjual ke gudang pembeli khusus untuk wilayah di Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, Bekasi. Sedangkan untuk pengiriman barang ke luar daerah waktu yang dibutuhkan adalah 14 hari terhitung saat barang dikirim dari gudang penjual. 46

14 3. Retur Penjualan Jaminan atas penggantian barang rusak (retur) adalah 2x 24 jam yang terhitung sejak barang keluar dari gudang PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills dengan ketentuan barang yang rusak akibat kesalahan dari pihak PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills, jika kesalahan bukan karena pihak PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills maka tidak ada penggantian barang. 4. Hak Teritorial Untuk menghindari terjadinya konflik antar sesama distributor PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills, maka perusahaan membatasi wilayah saluran distribusi. Dengan adanya pembatasan wilayah distribusi maka, tiap distributor tidak diperbolehkan untuk menjual ke grosir di daerah pemasaran distributor lainnya. III.2.2 Kegiatan Distribusi Perusahaan Distribusi merupakan kegiatan yang harus dijalankan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen. Agar kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu pemantauan yang efektif dalam kegiatannya supaya distribusi yang dilakukan selalu tepat waktu dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Di dalam menjalankan kegiatan pemasarannya, PT ISM tbk Bogasari Flour Mills telah memiliki daerah distribusi yang luas di berbagai wilayah. Berikut ini adalah tabel daerah distribusi PT ISM tbk Bogasari Flour Mills yang tersebar luas di seluruh wilayah di Indonesia : 47

15 PT ISM tbk Bogasari Flour Mills Tabel Distribusi Produk Waktu yang Pembagian Wilayah diperlukan Jasa Ekspedisi No wilayah Distribusi untuk yang digunakan Distribusi mendistribusik an produk 1. Region I Sumatra selatan, Jambi, Lampung, Pekanbaru, Banda 14 hari PT PELNI Aceh 2. Region II Jakarta, Bogor, Depok, 5 hari Tanggerang, - Bekasi 3. Region III Pulau Kalimantan Sulawesi dan 14 hari PT PELNI 4. Region IV India, Singapura, Thailand, Brunei. 14 hari PT PELNI Sumber : PT ISM tbk Bogasari Flour Mills 48

16 III.2.3 Prosedur Pengiriman barang Prosedur yang dijalankan oleh PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills agar kegiatan usaha perusahaan berjalan dengan baik dalam hal Pengiriman barang yaitu : 1. Berdasarkan surat pesanan penjualan dari bagian penjualan, kemudian bagian gudang membuat Bukti Pengeluaran Barang sebanyak 3 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : 1. Bukti Pengeluaran Barang lembar ke- 1 dikirim ke bagian penjualan. 2. Bukti Pengeluaran Barang lembar ke- 2 dikirim ke bagian pengiriman barang. 3. Bukti Pengeluaran Barang lembar ke- 3 sebagai arsip. 2. Setelah pesanan barang telah tersedia, bagian gudang membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : 1. Surat Jalan lembar ke- 1 dikirim ke pelanggan, melalui bagian pengiriman. 2. Surat Jalan lembar ke- 2 dikirim ke bagian penjualan. 3. Surat Jalan lembar ke- 3 dikirm ke bagian pengiriman. 4. Surat Jalan lembar ke- 4 untuk diarsip oleh bagian gudang. 49

17 3. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang lembar ke- 2 dan Surat Jalan dari bagian penjualan. Bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang yang telah disiapkan sesuai dengan Surat Jalan dan diantarkan ke tempat tujuan. 4. Berdasarkan surat pesanan penjualan, bagian Penjualan kemudian membuat faktur penjualan sebanyak 4 rangkap yang didistribusikan untuk: 1. Faktur penjualan lembar ke- 1 digunakan untuk menagih ke pelanggan, jika pelanggan telah melunasi pembayarannya maka faktur tersebut akan diberikan ke pelanggan. 2. Faktur penjualan lembar ke- 2 untuk bagian akuntansi. 3. Faktur penjualan lembar ke- 3 untuk diarsip bagian penjualan. 4. Faktur penjualan lembar ke- 4 untuk bagian keuangan. III.3 Internal Control Questionnaire Untuk menilai apakah pengendalian intern perusahaan telah berjalan dengan efektif dan efisien, maka pengujian pengendalian intern dapat dilakukan dengan mengajukan tanya jawab dalam bentuk Internal control questionnaire yang akan dijawab dengan jawaban Ya atau Tidak. Jika dalam pengisian internal control questionnaire lebih banyak dengan jawaban Ya, maka pengendalian intern berjalan dengan efektif dan efisien. Jika pengisian internal 50

18 control questionnaire lebih banyak dengan jawaban Tidak, maka pengendalian intern berjalan tidak efektif dan tidak dapat diandalkan sehingga perlu dilakukan analisis lebih lanjut dengan mengidentifikasikan dan mengumpulkan kelemahan kelemahan dalam suatu laporan internal audit dan menelaah lebih lanjut untuk mengetahui apakah ada cara untuk mengatasi kelemahan yang ada. Berdasarkan hasil Internal Control Questionaires secara umum perusahaan telah memiliki sistem dan prosedur kegiatan atas distribusi yang cukup memadai. Hal ini dapat terlihat dari: 1. Kegiatan distribusi dilakukan oleh bagian pengiriman berdasarkan Surat Jalan dari bagian gudang. Setiap kegiatan distribusi barang selalu dilengkapi dengan formulir yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2. Setiap transaksi penjualan, bagian penjualan membuat Surat Pesanan Penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian penjualan. Hal ini berarti perusahaan telah memiliki sistem otorisasi pencatatan penjualan yang baik. 3. Barang yang akan dikirim selalu dibuatkan Bukti Pengeluaran Barang, sebagai bukti bahwa bagian gudang telah mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan. 4. Adanya catatan catatan persediaan yang selalu dicocokkan dengan jumlah fisiknya, sedikitnya sekali dalam setahun. 5. Fasilitas gudang sudah memadai seperti adanya penerangan yang cukup, ventilasi, tersedianya alat pemadam kebakaran dan alarm. 51

19 6. Kegiatan distribusi dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun. 7. Adanya kerja sama yang baik antar karyawan bagian distribusi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. 8. Saluran distribusi yang digunakan telah dapat memenuhi kebutuhan konsumen. 9. Komunikasi yang berjalan lancar dengan para distributor dalam keperluan distribusi. Walaupun dari hasil kuesioner secara umum mengindikasikan adanya sistem pengendalian intern yang cukup baik, bukan berarti perusahaan tidak memiliki kelemahan kelemahan. Ditemukan beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dari pihak perusahaan, antara lain: 1. Adanya pengiriman yang terlambat yang disebabkan perusahaan tidak memiliki safety stock dalam jumlah yang cukup. 2. Adanya retur penjualan yang diakibatkan karena barang yang dikirim rusak/ cacat. 3. Tidak adanya pemisahaan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian pengeluaran barang di bagian gudang. 52