BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI 3.1 Gambaran Umum Studi Kasus Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus PT. Infoglobal Teknologi Semesta adalah salah satu perusahaan penyedia solusi teknologi informasi terkemuka di Indonesia.Berbagai produk dan layanan solusi yang dikembangkan Infoglobal telah diterima dan diimplementasikan secara luas di berbagai instansi pemerintah maupun swasta, kalangan militer, serta perusahaan-perusahaan lokal dan multinasional. Para alumni Infoglobal juga merupakan sosok-sosok yang matang dan mumpuni, yang kini tersebar di berbagai instansi pemerintah dan swasta baik di tingkat nasional, regional maupun dunia. Untuk mengantisipasi perkembangan perusahaan ke depan termasuk ditetapkannya 3 (tiga) Strategic Business Unit (SBU) sesuai struktur organisasi yang baru dan seiring dengan semakin banyak dan luasnya proyek yang dikerjakan, maka manajemen Infoglobal memandang perlu untuk mendirikan sebuah perusahaan holding yang membawahi ketiga perusahaan eksisting yang telah dimiliki.. Maka demikianlah pada akhir Januari 2007 yang lalu telah didirikan Infoglobal sebagai holding company dengan PT. Infoglobal AutOptima (PT. IAO), PT. Infoglobal Teknologi Semesta (PT. ITS), dan PT. Global Performa Maxima (PT. GPM) sebagai anak perusahaan. 31

2 PT. ITS bergerak di bidang penyedia solusi baik hardware maupun software untuk kalangan Militer dan perusahaan publik seperti PLN. Didirikan pada 2005 dan berkedudukan di Jl. Raya Cipayung Setu No.28 (HANKAM) Jakarta Timur. Dalam proses yang berjalan, PT Infoglobal Teknologi Semesta memiliki banyak dokumen arsip proyek yang penyimpanannya masih dalam manual. Dokumen-dokumen arsip tersebut disimpan oleh masing-masing tim proyek. Hal ini tentu akan sangat riskan terhadap keberadaan dan keamanan dari dokumendokumen arsip tersebut. Belum adanya pengelolaan terhadap dokumen-dokumen arsip PT Infoglobal Teknologi Semesta menuai masalah yang menyulitkan jika ada kendala dalam proyek. Contoh melebarnya scope pekerjaan, padahal scope perusahaan sudah disetujui pada saat presentasi system desain review.dokumen proyek tersebut juga sering hilang. Masalah lain juga dihadapi oleh customer yang lupa akan perjanjian scope of work yg telah disepakati. Adanya sebuah sistem penyimpanan dokumen arsip secara elektronik akan sangat membantu PT Infoglobal Teknologi Semesta yang telah meraih ISO 9001 ini. Setiap 6 bulan, ada audit eksternal dan internal. Pada proses auditing ini banyak diperiksa dokumen-dokumen. Dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik (e-archive) tentu akan sangat membantu proses auditing dan mempermudah proses dalam mengimplementasi ISO

3 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Infoglobal Teknologi Semesta 33

4 3.1.3 Uraian Tugas dan Fungsi Board of Director : 1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan 2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) 3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan 4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan Chief Financial Officer : 1. Membuat, mengkoordinasi, dan mengevaluasi program keuangan dan sistem informasi yang mendukung perusahaan termasuk anggaran, rencana pajak, dan pemeliharaan aset. 2. Menyetujui dan mengkoordinasikan perubahan dan perbaikan pada sistem informasi manajemen dan keuangan perusahaan. 3. Memastikan pemenuhan persyaratan laporan anggaran kepada negara, daerah, dan Local. 4. Menilai persetujuan dan proses pendapatan, pengeluaran, dan posisi pengawasan dokumen, anggaran departemen, up date gaji, ledger, dan maintenance perhitungan dan data entry 5. Mengkoordinasikan persiapan pernyataan keuangan, laporan keuangan, analisis khusus, dan laporan informasi. 34

5 6. Mengembangkan dan mengimplementasikan prosedur keuangan, akuntansi, tagihan, dan audit. 7. Bekerjasama dengan manajer lain untuk menyediakan dukungan konsultatif bagi inisiatif perencanaan melalui analisis, laporan, dan rekomendasi bagi informasi manajemen dan keuangan. 8. Menganalisis aliran uang, kontrol biaya, dan pengeluaran untuk panduan pemimpin bisnis. Menganalisis pernyataan keuangan untuk menandai daerah yang memiliki potensi lemah. Chief Technical Officer : 1. Bertanggung jawab dalam mengembangkan model R & D secara tersentral dan terdistribusi. 2. Memimpin perusahaan dalam pengembangan kemampuan teknis SDM, baik melalui sejumlah sertifikasi maupun training internal 3. Menilai operasi komputerisasi dan fungsi teknologi informasi secara keseluruhan dan merekomendasikan perluasan Mengembangkan rencana strategis dan mengimplementasikan tujuan kebutuhan teknologi informasi perusahaan untuk memastikan kemampuan. Chief Operations Officer 1. Mengawasi kegiatan operasional MFI dan bertanggung jawab atas kinerja aktual dari MFI dalam hal ini pra persetujuan anggaran. 35

6 2. Memimpin proses rekrutmen, pelatihan dan evaluasi kinerja dari para staf di departemen operasional melalui koordinasi dengan Departemen SDM. 3. Mengawasi serta mengelola kegiatan operasional lapangan dalam hal penugasan yang efektif dari para staf lapangan di Kantor Regional dan Cabang dan mengembangkan parameter vital yang dapat memantau kegiatan operasional Cabang. 4. Memimpin Komite Manajemen atas rancangan produk serta berbagai kaji ulang kebijakan. Memimpin persiapan berbagai perencanaan bisnis dan anggaran. 5. Mengawasi kerangka kerja resiko operasional Perusahaan, menerapkan strategi/kebijakan perusahaan sejalan dengan misi/citacita Perusahaan yang lebih luas. 6. Memastikan bahwa kebijakan-kebijakan peminjaman yang bertanggung jawab diterapkan di semua cabang. 7. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan serta lembaga-lembaga hukum mengenai manajemen resiko dalam hal pengembangan norma-norma ketentuan yang pantas. 8. Senantiasa memperoleh informasi mengenai persaingan pasar, membangun hubungan yang sehat dengan para pesaing di lapangan. 9. Melakukan antisipasi terhadap tren di masa datang di bidang persaingan/produk/proses yang kelihatan berdampak bagi bisnis perusahaan. 36

7 3.2 Analisis Permasalahan Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus Berikut ini adalah proses-proses yang berjalan dalam studi kasus di PT Infoglobal Teknologi Semesta. Tahapan ini merupakan proses kerja yang dilaksanakan oleh tim-tim proyek. Proses dimulai dari order dari customer kepada marketing, system building, design application, pemrograman, quality control, implementasi, hingga technical writer. Proses-proses tersebut dipaparkan melalui tabel berikut ini. Tabel 3.1 Proses Bisnis Dalam Studi Kasus No Nama Proses Input Proses Outuput 1 Order Form order customer Customer datang lansung ke marketing. Marketing menerima pesanan customer lalu menyerahkannya pada pimpinan project (pimpro) untuk persetujuan. Order customer 2 System Order customer Tim teknis menerima order System user building customer dari pimpro, tim teknis requirement terdiri dari system analyst dan system architect. System analyst membangun user requirement dan system architect membentuk sistem sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan. 37

8 3 Design System user System architect membuat Desain aplikasi Application requirement rancangan arsitektur 4 Pemrograman Desain Aplikasi Senior dan junior programer Aplikasi 5 Quality Control membuat program. Program Aplikasi Qality Control melakukan uji pada program aplikasi. Aplikasi 6 Implementasi Aplikasi Implementator mengimplementasikan aplikasi Laporan Implementasi kepada konsimen 7 Technical Writer Perancangan program aplikasi Membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan Dokumentasi aplikasi Proses dimulai dari order. Marketing menerima pesanan customer lalu menyerahkannya pada pimpinan proyek (pimpro) untuk persetujuan. Setelah melalui persetujuan pimpro, maka proses dilanjutkan pada tahap system building. Tim teknis menerima order customer dari pimpro, tim teknis terdiri dari system analyst dan system architect. System analyst membangun user requirement dan system architect membentuk sistem sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan. Proses design application dimana setelah menerima user requirement maka tugas system architect membuat rancangan arsitekturnya. Rancangan arsitektur berupa desain aplikasi ini kemudian diterima untuk dilanjutkan oleh tim programmer. Tim programmer merancang dan membangun sebuah program yang 38

9 sesuai dengan user requirement dan desain aplikasi yang diinginkan. Quality control lalu memeriksa dan menguji (testing) program yang telah dibuat untuk mengetahui kualitas dan mutu. Setelah dilakukan testing dan aplikasi yang telah dibangun selesai, maka tugas implementator untuk mengimplementasikan aplikasi tersebut kepada konsumen/customer. Proses ini diikuti oleh technical writer untuk membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan Tabel 3.2 Proses Bisnis dan Aktornya No. Nama Proses Aktor Dokumen 1. Proses Order Customer, Marketing, Pimpinan project Form Order Customer 2. Proses System Building 3. Proses Desain Aplikasi 4. Proses Pemrograman 5. Proses Quality Control 6. Proses Technical Writer System analyst, system architect system architect Junior dan Senior Programer Quality Control Technical Writer User requirement Desain Aplikasi Aplikasi Laporan Uji Aplikasi Dokumentasi Aplikasi 7. Proses Implementasi Implementator Laporan Implementasi 39

10 Berdasarkan analisa proses yang berjalan maka kita dapat membuat susunan tahapan proses, aktor-aktor berupa tim-tim proyek dan dokumen-dokumen yang dihasilkan dari setiap proses tersebut seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.2 diatas. Pada proses Order, aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah customer, marketing, dan pimpinan project. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa form order customer. Pada proses System Building, aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah System analyst, system architect. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa user requirement. Pada proses Desain Aplikasi, aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah system architect. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa desain aplikasi. Pada proses pemrograman (programing), aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah tim programmer yang terdiri dari Junior dan Senior Programmer. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa program. Pada proses Quality Control, aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Quality Control. Dokumen yang dihasilkan berupa laporan program yang telah dilakukan testing kualitas dan mutu. Proses technical writer, aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Technical Writer. Dokumen yang dihasilkan berupa dokumentasi aplikasi. Proses Implementasi, aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Implementator. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa laporan implementasi. 40

11 Berdasarkan analisa proses yang berjalan diatas dapat kita susun berupa Diagram alir sistem yang sedang berjalan. Diagram Alian Dokumen Customer Tabel 3.3 Diagram Aliran Dokumen Customer 41

12 Narasi : Customer mendatangi langsung staff marketing. Staff Marketing kemudian melayani customer kemudian memasukkan data customer dan menghasilkan lembaran berupa data customer. Kemudian Customer akan memberikan order pemesanan dan membayar DP sebesar 50%. Staff marketing yang menerima order kemudian menyiapkan slip pembayaran yang kemudian ditandatangani oleh customer. Kemudian staff marketing membuat laporan customer. 42

13 Diagram Aliran Dokumen Pimpinan Project Tabel 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pimpinan Project Narasi :Pimpinan project menyerahkan order kepada sistem analis. Sistem analis membuat sistem requirement yang kemudian menjadi sebuah laporan sistem requirement. Laporan ini kemudian digunakan untuk membuat rancangan 43

14 arsitektur oleh sistem architect yang kemudian menghasilkan laporan sistem arsitektur. Diagram Aliran Dokumen Tim Teknis Tabel 3.5 Diagram Aliran Dokumen Tim Teknis Narasi : Tim analis menerima order.. Sistem analis membuat sistem requirement yang kemudian menjadi sebuah laporan sistem requirement. Kemudian melalui 44

15 laporan tersebut digunakan untuk membuat rancangan arsitektur. setelah rancangan arsitektur jadi, selanjutnya tim architect membuat laporan sistem desain. Diagram Aliran Dokumen Tim Programing Tabel 3.6 Diagram Aliran Dokumen Tim Programming Narasi :Tim programming yang terdiri dari junior dan senior programming menerima sistem desain yang telah dibuat oleh tim architect. Kemudian tim 45

16 programmer tersebut membuat program aplikasi yang sesuai dengan rancangan arsitektur. Setelah program selesai dibuat, tim programer membuat laporan. Diagram Aliran Dokumen Quality Control Tabel 3.7 Diagram Aliran Dokumen Quality Control Narasi :Tim programer yang terdiri dari junior dan senior programmer menyiapkan sistem desain untuk merancang program aplikasi. Setelah program aplikasi dibuat, laporan dan program diserahkan kepada tim quality control untuk dilakukan pemeriksaan dan pengujian. Jika terdapat error, maka program maka 46

17 tim quality control akan menyerahkan kembali program aplikasi ke tim programer untuk diperiksa dan dikoreksi. Setelah penulisan dan program dapat dijalankan dengan benar maka program aplikasi itu kembali diserahkan ke tim quality control untuk kembali diuji. Setelah program benar-benar fix dan layak maka tim quality control akan membuat laporan tentang uji dan kelayakan terhadap program aplikasi yang dibuat oleh tim programmer. Diagram Aliran Dokumen Tehcnical Writer Tabel 3.8 Diagram Aliran Dokumen Technical Writer 47

18 Narasi : Tim programmer menyiapkan sistem desain dan kemudian membuat program dan menghasilkan rancangan beserta laporan program aplikasi. Proses ini kemudian diikuti oleh technical writer untuk membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan. Masing-masing proses tiap-tiap tim menghasilkan laporan. 48

19 Diagram Aliran Dokumen Implementator Tabel 3.9 Diagram Aliran Dokumen Implementator Narasi :Implementator menyiapkan program aplikasi yang sudah jadi untuk diimplementasikan kepada customer sesuai dengan kebutuhannya.customer kemudian menerima aplikasi dan mengeceknya.setelah sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan, maka customer meng acc serah terima.implementator lalu membuat laporan implementasi. 49

20 3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus Berdasarkan data-data yang kami peroleh pada sub bab 3.1, sub bab 3.2 dan sub bab 3.3, maka kami melakukan analis dengan menggunakan wawancara. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan user requirement. User requirement adalah informasi tentang fitur-fitur apa sebenarnya yang user butuhkan. Wawancara ini dilakukan pada tanggal 20 Maret 2012, wawancara ditujukan kepada para staff yang termasuk dalam tim proyek PT Infoglobal Teknologi Semesta. Wawancara ini terdiri atas 10 butir pertanyaan. Berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang kami ajukan kepada para staff tim proyek. Tabel 3.10 Wawancara Technical Writer Nama : Andri Firmansyah Jabatan : Technical Writer Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 09:27 WIB Tempat : PT Infoglobal Daftar Pertanyaan : i. Bagaimana ya tugas dari Technical Writer ini? Jawab : Technical Writer bertugas membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan (operator manual, technical manual, handout training) Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui tugas dan peran technical writer dalam proses yang berjalan ii. Bisa dijelaskan pak bagaimana operator manual? Jawab : Operator manual bertugas sebagai penanggung jawab kondisi jaringan online, menerima dan menyampaikan laporan kepada tim teknis dan analyst, maintanance sistem komputer. Alasan pertanyaan : 50

21 Untuk mengetahui fungsi dan peranan operator manual iii. Bagaimana dengan Technical Manual? Jawab : Technical manual bertugas sebagai tim teknisi di eksternal perusahaan juga Melakukan pemeliharaan sistem komputer. Alasan pertanyaan : untuk mengetahui fungsi dan peranan tugas technical manual iv. Bagaimana dengan Handout Training? Jawab : Handout training bertugas membuat dan menyediakan handout perencanaan, pelatihan, data, informasi,dan ketentuan dalam bekerja atau membangun sebuah project. Alasan pertanyaan : untuk mengetahui fungsi dan peranan handout training. v. Bagaimana proses dalam pembuatan dokumentasi internal? Jawab : Prosedurnya technical writer menerima laporan desain dari tim teknisi programmer yang sudah di confirm oleh Quality Control, lalu technical writer mencatat dan membuat dokumentasi. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui proses pembuatan dokumentasi internal yang merupakan tugas dari technical writer. vi. Apakah juga mencakup dalam proses mengarsipkan data? Jawab : Ya, semua laporan yang dihasilkan pada setiap proses, termasuk juga surat yang masuk dikumpulkan dalam satu modul dan disimpan untuk digunakan sebagai arsip. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui prosedur penyimpanan data oleh technical writer. vii. Masalah apa yang dihadapi dalam mengelola arsip? Jawab : Banyak, diantaranya pada saat penyimpanan, perawatan, dan pencarian kembali data-data tersebut. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui masalah pengelolaan arsip oleh technical writer. 51

22 viii. ix. Spesifiknya bagaimana? Jawab : Semua proses dilakukan secara manual, dokumen-dokumen yang sudah lama disimpan sulit untuk ditemukan kembali. Apalagi jika proses penyimpanannnya tidak dilakukan dengan benar Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui bagaimana proses dalam pengelolaan dokumen yang akan diarsipkan. Apakah Setiap proses pembuatan project yang lain juga menghasilkan laporan? Bagaimana cara penyimpanannya? Jawab : Ya, menghasilkan laporan tertulis dan disimpan oleh masing-masing team yang terlibat. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui bagaimana proses menghasilkan laporan oleh tim project yang lain. x. Apakah solusi yang ingin bapak harapkan? Jawab : Saya ingin sebuah sistem yang mengatasi masalah tadi, memudahkan dalam proses penyimpanan data, proses pencarian yang mudah dan menjaga orisinalitasnya. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui solusi apa yang diharapkan oleh technical writer. Tabel 3.11 Wawancara Staff Marketing Nama : Rachmat Ali Jabatan : Staff Marketing Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 09:50 WIB Tempat : Daftar Pertanyaan : i. Bagaimana ya tugas dari staff marketing ini? Jawab : Staff marketing mencari order dengan menawarkan solusi-solusi IT kepada perusahaan-perusahaan atau instansi yang membutuhkan. Setelah order didapat, maka customer menghubungi saya untuk penjelasan yang lebih lanjut, agreement dan melakukan transaksi. Selanjutnya proses saya teruskan bersama tim teknisi. Setelah itu kita melakukan rapat dengan customer mengenai spesifikasi, requirement apakah sudah sesuai atau tidak. Jika sesuai maka proses sudah dapat dilanjutkan kepada team programmer. 52

23 Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui tugas dari staff marketing dalam proses yang berjalan saat ini. ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi dan customer hadapi? Jawab : Sejauh ini belum ada kesulitan yang begitu besar. Hanya saja kesulitan pada meluasnya scope pekerjaan karena tidak sesuainya perjanjian sebelumnya dengan customer. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui hambatan dan kesulitan dalam proses yang ditangani. iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan? Jawab : Ya itu tadi, laporan yang kita buat berdasarkan apa yang customer butuhkan dan harapkan. Kita mendata customer, solusi yang ia harapkan, perjanjian yang meliput desain dan scope pekerjaan, dan juga transaksi. Laporan ini akan kita jadikan sebagai pedoman untuk pada proses pembuatan solusi dan serah terima kepada customer. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui step-step proses dalam menghasilkan dokumen atau laporan. iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan tersebut? Jawab : Kesulitannya adalah ya saat ini proses dilakukan secara manual, laporan yang kita buat dan disimpan sendiri, terkadang laporan-laporan itu bisa hilang, sementara laporan tersebut bisa kita jadikan sebagai pedoman untuk kesesuaian dan komitmen dengan customer. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui masalah yang dihadapi dalam penyimpanan laporan. v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip? jawab : Tidak, laporan ini saya simpan sendiri. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui aliran proses dalam penyimpanan dokumen sebagai arsip. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali? Jawab : Ya, akan digunakan kembali untuk mereview scope pekerjaan, 53

24 perjanjian dan sebagai referensi yang akan digunakan untuk project selanjutnya. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui fungsi dan kegunaan laporan-laporan yang telah dibuat. vii. Apakah laporan dari staff marketing mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain? Jawab : Ya, laporan akan kita jadikan sebagai dokumen finansial dan dokumen customer yang akan di jadikan pedoman bagi proses-proses analyst dan architec system. Alasan pertanyaan : untuk mengetahui korelasi antara proses yang dikerjakan oleh staff marketing dengan yang lain. viii. Kalau begitu apakah pada tahap tim teknisi juga akan memegang laporan dari marketing? Jawab : Tidak, laporan ini hanya sebagai pengantar awal saja untuk mengetahui solusi apa yang dibutuhkan oleh customer, laporan tetap saya yang menyimpan. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui apakah tim teknisi juga akan menggunakan laporan marketing sebagai laporan yang akan dibuat oleh tim teknisi. ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan? Jawab: Tidak ada, staff marketing hanya menghasilkan laporan tentang customer dan transaksi. Hanya saja, tim marketing nantinya juga akan diikutsertakan dalam proses rapat dengan tim teknisi untuk mencapai kesepakatan bersama customer. Alasan pertanyaan : Untuk mengetahui siapa saja aktor yang ikut serta dalam menghasilkan laporan pada tim staff marketing. x. Solusi apa yang bapak harapkan? Jawab : saya ingin semua laporan yang kita buat dapat kita simpan dan pelihara ke sistem yang lebih representatif sehingga dapat memudahkan kinerja dan dapat digunakan kembali sewak-waktu. Alasan : untuk mengetahui solusi yang diharapkan oleh staff marketing 54

25 Tabel 3.12 Wawancara Tim Teknis Nama : Surya Jabatan : Tim Teknis Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:15 WIB Tempat : Daftar Pertanyaan : i. Bagaimana ya tugas dari tim teknis? Jawab : menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspekaspek bisnis dan teknologi komputer). Tugas Umum Sistem Analisis : Pertama, mengumpulkan dan menganalisis formulir, dokumen, file yang berkaitan dengan sistem yang berjalan. Kedua, menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yang berjalan kepada user. Ketiga, merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer. Keempat, menganalisis dan menyusun biaya-biaya serta keuntungan dari sistem yang baru Kelima, Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yang baru. Tugas Teknik Sistem Analis : Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru. Kemudian, menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan. Lalu menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail. Merancang pola pengawasan terhadap data yang bersifat sangat penting. Menyusun file-file untuk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat berjalan efektif. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yang dilakukan oleh sistem analis dalam merancang sistem yang baru. Alasan : untuk mengetahui tugas-tugas dari tim sistem analis pada proses ini. ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi? Jawab : 55

26 Tidak ada kesulitan yang besar. Alasan : untuk mengetahui kesulitan apa saja yang dihadapi oleh tim teknis. iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan? Jawab : Laporan yang kita buat ialah berdasarkan pekerjaan yang dilakukan dalam merancang sebuah sistem, analisis formulir, termasuk user requirement dan sistem archytecnya. Alasan : untuk mengetahui step-step dalam proses menghasilkan laporan. iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan tersebut? Jawab : Sama seperti pada proses sebelumnya, kesulitan yang kita temui adalah dalam hal penyimpanan laporan yang masih manual, rentan dengan jaminan bahwa laporan itu akan awet dikemudian hari Alasan : untuk mengetahui masalah apa saja yang dihadapi oleh tim analisis v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip? jawab : Tidak, laporan ini saya simpan sendiri. Alasan : untuk mengetahui pemrosesan lebih lanjut laporan yang dihasilkan. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali? Jawab : sama dengan sebelumnya, akan digunakan kembali untuk mereview scope pekerjaan, perjanjian dan sebagai referensi yang akan digunakan untuk project selanjutnya. Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan-laporan yang dihasilkan para waktu yang mendatang. vii. Apakah laporan dari tim teknis mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain? Jawab : Laporan ini akan menjadi panduan bersama-sama dengan tim programmer. Alasan : untuk mengetahui fungsi laporan yang terhadap proses-proses pada tim lain. viii. Kalau begitu apakah pada tahap tim programmer juga akan memegang 56

27 laporan dari teknis? Jawab : Tim teknis memegang laporan dari hasil analisanya, sementara tim programmer membuat laporan software mengenai template atau blue print dan problem-solve nya. Alasan : untuk mengetahui fungsi laporan yang dihasilkan oleh tim teknis. ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan? Jawab: Ya tim teknis yang terdiri atas Sistem Analisis dan Sistem Architec. Alasan : untuk mengetahui tim yang berkerja sama dengan tim teknis. x. Solusi apa yang bapak harapkan? Jawab : Sama dengan staf marketing dan technical writer saya harap saudara dapat memberikan solusi sebuah sistem yang dapat menyimpan dokumen-dokumen secara elektronik yang sifatnya secure dan awet. Alasan : untuk mengetahui solusi yang diharapkan oleh tim teknis Tabel 3.13 Wawancara Tim Programmer Nama : Arief Jabatan : Tim Programmer Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:10 WIB Tempat : PT Infoglobal Daftar Pertanyaan : i. Bagaimana ya tugas dari Tim Programmer ini? Jawab : Tugas programmer adalah membuat program berdasarkan spesifikasi proses yang ditetapkan oleh tim teknisi sebagai perancang aplikasi. Alasan : untuk mengetahui proses yang dilakukan oleh tim programer. ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi? Jawab : Kesulitannya, program yang dihasilkan, seharusnya terbebas dari kesalahan sintaks, tetapi juga harus bebas dari kesalahan logika. Ini Perlu keteletian dan beberapa kali pengujian. Alasan : untuk mengetahui kesulitan yang diperoleh tim programer dalam mengerjakan proses ini. 57

28 iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan? Jawab : Laporan yang akan kita hasilkan berupa modul yang berisi sebuah rancangan aplikasi terstruktur dan berprosedur, sintaks, logika dan fungsi. Modul ini akan diserahkan kepada Quality Control untuk dilakukan pengujian. Alasan : untuk mengetahui proses dalam menghasilkan laporan tim programer. iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan tersebut? Jawab : Tidak ada kesulitan dalam menyimpan laporan, hanya saja laporan-laporan yang telah kita selesaikan banyak, dan saya rasa kita memerlukan sebuah tempat penyimpanan dalam bentuk sistem elektronik yang lebih praktis. Alasan : untuk mengetahui masalah penyimpanan pada proses manual. v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip? jawab : Tidak, laporan ini saya simpan sendiri. Alasan : untuk mengetahui laporan tersebut apakah ditujukan ke tim lain. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali? Jawab : Laporan akan digunakan apabila kita akan mereview kembali dan pengujian oleh Quality Control Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan yang dihasilkan oleh tim programer. vii. Apakah laporan dari tim programmer mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain? Jawab : Laporan dalam bentuk modul ini akan kita serahkan kepada Quality Control untuk dilakukan tester. Alasan : untuk mengetahui korelasi laporan tim programer. viii. Tim programmer terdiri dari apa saja ya? Jawab : tim programmer terdiri dari junior dan senior programmer Alasan : untuk mengetahui siapa saja yang termasuk dalam tim programer. 58

29 ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan? Jawab: Tim programmer juga bekerja sama dengan technical writer. Alasan : untuk mengetahui pihak lain yang bekerja sama dengan tim programer dalam menghasilkan laporan. x. Solusi apa yang bapak harapkan? Jawab : Solusi agar modul-modul yang kita rancang dapat kita susun dan simpan dalam sebuah sistem elektronik dan dapat kita temukan kembali berdasarkan tim yang terlibat. Alasan : Untuk mengetahui solusi yang diharapkan tim programmer. Tabel 3.14 Wawancara Quality Control Nama : Lukman Jabatan : Quality Control Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:55 WIB Tempat : PT Infoglobal Daftar Pertanyaan : i. Bagaimana ya tugas dari Quality Control ini? Jawab : Tugas Quality Control adalah Inspecting, Testing, dan Grading. Dengan menggunakan statistik sebagai analisa angka-angka (data-data) yang tepat sebagai jawaban untuk pembanding dan estimasi hasil yang baik dan yang tidak baik dipisah-pisahkan (grading) untuk mencari mana yang dapat diterima (Accept) dan mana yang ditolak (Reject). Intinya adalah melakukan pemeriksaan kualitas dari produk IT secara langsung. Alasan : untuk mengetahui tugas quality control pada proses pembuatan produk (proses yang berjalan saat ini). ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi? Jawab : Tidak ada kesulitan Alasan : untuk mengetahui apakah ada kesulitan yang dihadapi oleh quality control dalam tugas yang dijalani pada proses pembuatan produk. iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan? 59

30 Jawab : Laporan yang akan kita hasilkan berupa modul yang berisi hasil analisa pemeriksaan terhadap kesalahan-kesalahan dan kualitas dari rancangan yang dihasilkan oleh tim programmer Alasan : untuk mengetahui bagaimana tim quality control menghasilkan laporan. iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan tersebut? Jawab : Ya itu tadi, sama seperti pada proses sebelumnya, kesulitannya ialah modulmodul yang disusun kerap tidak rapi penyimpanannya dan mudah hilang. Alasan : untuk mengetahui masalah dan kesulitan dalam menyimpan laporan-laporan yang dihasilkan pada proses. v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip? jawab : Tidak, laporan ini saya simpan sendiri. Alasan : untuk mengetahui kepada siapa arsip akan ditujukan. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali? Jawab : Laporan hanya digunakan pada saat testing terhadap rancangan aplikasi yang kemudian hasilnya diserahkan pada tim programmer. Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan yang dihasilkan oleh tim quality control. vii. Apakah laporan dari Quality Control mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain? Jawab : Laporan dalam bentuk modul ini akan kita serahkan kepada tim programmer. Alasan : untuk mengetahui hubungan laporan yang dibuat oleh quality control. viii. Bagaimana Proses yang berjalan saat ini? Jawab : Semua dilakukan manual,menulis di microsoft word dan tidak dilakukan pooling data. Data hanya disimpan oleh tim yg terlibat dalam suatu proyek. Jika sudah ada pooling datan bahkan membentuk data center, bisa jadi modul-moduk yg dibuat pada proyek-proyek terdahulu dipakai kembali (reusable). 60

31 Alasan : untuk mengetahui bagaimana cara menghasilkan laporan/ dokumen pada proses yang berjalan ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan? Jawab: tidak Alasan : untuk mengetahui apakah ada korelasi dengan tim lain dalam menghasilkan laporan tim quality control. x. Solusi apa yang bapak harapkan? Jawab : harapan saya sama seperti pada tim-tim sebelumnya, Suatu sistem yg dapat menyimpan dokumen scara elektronik. Diharapkan dapat dengan mudah mencari dokumen yg diperlukan. Alasan : untuk mengetahui solusi yang diharapkan oleh tim quality control Berdasarkan diagram aliran dokumen dan wawancara yang kami lakukan terhadap tim proyek pada proses berjalan, berikut kami susun evaluasi hasil wawancara terhadap permasalahan yang kami dapati pada Tabel Tabel 3.15 Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Permasalahan No. Permasalahan Yang Muncul 1. Dokumen atau laporan yang disimpan secara manual dan tidak dilakukan pengarsipan secara corporate. Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan Staff Marketing Tim Teknis Tim Prorammer Quality Control Evaluasi Dari : Evaluasi permasalahan ini didapat dari wawancara yang dilakukan terhadap tim-tim proyek 61

32 No. Permasalahan Yang Muncul Dokumen hanya Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan Technical Writer Evaluasi Dari : disimpan oleh tim yg terlibat proyek. Hal ini riskan hilang. Berdasarkan evaluasi pada tabel diatas, maka dapat kami simpulkan bahwasannya secara garis besar permasalahan yang kami dapatkan pada perusahaan PT Infoglobal Teknologi Semesta yang kajian adalah permasalahan pada dokumen atau yang disimpan secara manual dan tidak dilakukan pengarsipan secara corporate. Dokumen hanya disimpan oleh tim yg terlibat proyek sehingga sangat riskan hilang. Berikut ini kami susun evaluasi hasil wawancara dan solusi yang kami ajukan pada Tabel 3.16 Tabel 3.16 Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Solusi No. Target Informasi/Data/Fungsi Value Yang Mengapa Mau Pengguna Yang Diperlukan Diharapkan Kembali Menggunakan Solusi 1. Staff dan Penysunan dan Sistem Karena sistem Karyawan penyimpanan laporan penyimpanan yang diharapkan 62

33 No. Target Informasi/Data/Fungsi Value Yang Mengapa Mau Pengguna Yang Diperlukan Diharapkan Kembali Menggunakan Solusi PT secara yang berjalan dokumen arsip dapat mampu Infoglobal saat ini secara manual secara elektronik untuk Teknologi memberikan Semesta solusi untuk menyimpan laporan dan dokumen secara teratur dan aman 2. Tim Penysunan dan Sistem Karena sistem proyek PT penyimpanan laporan penyimpanan yang diharapkan Infoglobal secara yang berjalan dokumen arsip dapat mampu Teknologi saat ini secara manual secara elektronik untuk Semesta memberikan solusi untuk menyimpan laporan dan dokumen secara teratur dan aman 63

34 Secara umum permasalahan yang kami dapatkan adalah model penyimpanan arsip yang masih manual dan solusi yang kami ajukan adalah berupa sistem penyimpanan elektronik dan diharapkan sistem yang diharapkan dapat mampu memberikan solusi peyimpan laporan dan dokumen arsip secara aman Identifikasi Permasalahan Setelah melakukan analisa melalui wawancara dan evaluasi maka permasalahan-permasalahan berhasil diidentifikasi. Identifikasi permasalahan pada PT Infoglobal Teknologi Semesta kembali kami rangkum berikut verifikasi landasan teori yang mendukung dalam Tabel 3.17 sebagai berikut. Tabel 3.17 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus No. Permasalahan Yang Sumber Identifikasi Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori 1 Perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi. Permasalahan diidentifikasi melalui wawancara. Permasalahan ini muncul karena proses yang berjalan pada perusahaan masih manual. Penyimpanan dokumen arsip masih menggunakan Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan 64

35 No. Permasalahan Yang Sumber Identifikasi Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori cara konvensional oleh masing-masing tim proyek. 2 Perusahaan belum memiliki sistem yang memudahkan dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas. Permasalahan diidentifikasi melalui wawancara. Permasalahan ini muncul karena proses penyimpanan arsip masih manual sehingga dokumen sangat riskan rusak dan hilang. Menurut Suwatno ( 2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan : Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 3 Perusahaan belum Permasalahan berhasil Menurut Suwatno ( 65

36 No. Permasalahan Yang Sumber Identifikasi Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori memiliki sistem diidentifikasi melalui 2008 : 154) Tentang terpadu wawancara. Permasalahan Tujuan Kearsipan : memudahkan dalam ini muncul karena proses Agar mudah pencarian dokumen penyimpanan arsip yang mendapatkan kembali arsip masih manual dan arsip yang dibutuhkan. pencarian terhadap Untuk menghindari dokumen arsip yang tidak pemborosan waktu dan praktis dan terkadang tenaga dalam mencari menyulitkan, terlebih lagi arsip yang dibutuhkan dalam penyimpanan arsip Untuk menghemat yang tidak rapi. tempat penyimpanan arsip. Berdasarkan evaluasi pada Tabel 3.17 diatas, kami menarik tiga poin yang menjadi permasalahan pada penyimpanan dokumen arsip di PT Infoglobal Teknologi Semesta. Pertama, perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi. Proses yang berjalan pada perusahaan masih manual. Penyimpanan dokumen arsip masih menggunakan cara konvensional oleh masingmasing tim proyek. Kedua, Perusahaan belum memiliki sistem yang memudahkan dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas. Karena proses penyimpanan arsip masih manual sehingga dokumen sangat riskan rusak dan hilang. Ketiga, Perusahaan belum memiliki sistem terpadu memudahkan dalam 66

37 pencarian dokumen arsip. Karena proses penyimpanan arsip yang masih manual dan pencarian terhadap dokumen arsip yang tidak praktis dan terkadang menyulitkan, terlebih lagi dalam penyimpanan arsip yang tidak rapi. 3.3 Analisis Pemecahan Masalah Rangkuman solusi pada studi kasus berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan, dan wawancara dapat dilihat pada tabel 3.18 berikut ini. Tabel 3.18 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus No. Permasalahan Yang Solusi Untuk Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori 1 Perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi. Solusi berupa sistem kearsipan elektronik, dimana penyimpanan dokumen arsip dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Menurut Hendi Haryadi (2009:53) komponen dasar Kemampuan menyimpan dokumen Sistem penyimpnan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama. 2 Perusahaan belum Solusi berupa sistem Menurut Suwatno ( 67

38 No. Permasalahan Yang Solusi Untuk Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori memiliki sistem kearsipan yang memiliki 2008 : 154) Tentang yang memudahkan kemudahan dan keamanan Tujuan Kearsipan : dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas. dalam penyimpanan arsip. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. Untuk menjaga kelestarian arsip. 3 Perusahaan belum memiliki sistem terpadu memudahkan dalam pencarian dokumen arsip Solusinya adalah sistem kearsipan elektronik yang memiliki feature-feature smart seperti feature search. Menurut Suwatno ( 2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan : Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari 68

39 No. Permasalahan Yang Solusi Untuk Verifikasi Dengan Diidentifikasi Permasalahan Landasan Teori arsip yang dibutuhkan Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. Berdasarkan Tabel 3.18 kami merangkum solusi-solusi untuk permasalah pada studi kasus. Pertama, solusi berupa sistem kearsipan elektronik, dimana penyimpanan dokumen arsip dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Kedua, solusi berupa sistem kearsipan yang memiliki kemudahan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.ketiga, Solusinya adalah sistem kearsipan elektronik yang memiliki feature-feature smart seperti feature search (fitur pencarian). Sesuai dengan daftar permasalahan dan solusi yang telah dituliskan pada tabel-tabel 3.17 dan 3.18, maka selanjutnya perlu dilakukan pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun. Tujuan ini digunakan untuk mengevaluasi pada saat aplikasi telah selesai dibangun apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah tercapai atau harus diperlukan pengembangan secara berkelanjutan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya. 69

40 Tujuan secara rinci dari solusi yang akan dibangun untuk studi kasus dapat dilihat pada tabel 3.19 berikut ini. Tabel 3.19 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor 1 Login user Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Login user sebagai fitur bagi user untuk mengakses menu aplikasi. Solusi yang kami berikan ini adala suatu aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk proses Dari Solusi Sistem Kearsipan keuntungan yang akan didapat sebagai berikut : - Tampilan menarik berbasis Windows sehingga mudah digunakan. 70

41 No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor dimana sebuah - Database yang organisasi terintegrasi mengelolah dapat semua aspek memudahkan arsip baik yang manajemen data diciptakan atau informasi. maupun yang - Sistem proteksi diterimanya yang berlapis dalam bentuk file untuk keamanan pdf, mulai dari data. penciptaan, - Mendukung pengunaan, multiuser. penyimpanan, - Penggunaan dan penyusutan yang lebih baik dan beserta daripada ruang grafik yang atau gedung menampilkan yang akan informasi yang termakan oleh actual. waktu. - Penggunaan 71

42 No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor yang lebih baik waktu pimpinan, staff, dan pegawai. - Peningkatan pengawasan sumberdaya informasi berharga. - Ketaatan kepada aturan hukum dan standar - Pengurangan biaya - Laporan yang lengkap dan mudah dipahami. - Monthly database 72

43 No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor backup. 2 Edit user Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Sebagai fitur user untuk memberikan informasi pengguna, Untuk memperbaharui data pengguna. 3 Input data Staff Sebagai fitur Informasi berupa dokumen Marketing untuk data dan dokumen Tim Teknis mengupload yang diupload oleh Programmer dokumen atau pengguna akan Quality data yang akan tersimpan rapi. Control diarsipkan dalam Technical bentuk file Writer ekstensi pdf. 4 Rekap arsip Staff Marketing Tim Teknis Menampilkan laporan dokumen yang telah Menampilkan keseluruhan dokumen sehingga 73

44 No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor Programmer diarsipkan dapat dilihat oleh Quality user Control Technical Writer 5 Edit arsip Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Untuk menambah atau mengubah informasi dokumen atau data user. Dapat memperbarui data atau dokumen yang telah diarsipkan 6 Pencarian Staff User dapat Pencarian terhadap arsip Marketing melakukan dokumen atau data Tim Teknis pencarian dengan arsip dapat Programmer mengetik judul ditemukan lebih Quality arsip yang cepat. Control diperlukan Technical berdasarkan 74

45 No. Tujuan Ditujukan Informasi Yang Keuntungan Bagi Solusi Untuk Akan Diberikan Pengguna Kepada Aktor Writer klasifikasi jenis dokumen 7 Download user Aplikasi ini Data arsip yang Arsip menyediakan diperlukan dapat fitur bagu user dengan mudah kita untuk dapatkan. mendownload / mengunduh data arsip. Solusi yang dibangun bertujuan untuk membangun sebuah sistem penyimpanan arsip elektronik yang memiliki kelengkapan fitur-fitur yang dibutuhkan. Pertama,fitur Login user sebagai fitur bagi user untuk mengakses menu aplikasi. Kedua, Edit User, sebagai fitur user untuk memberikan informasi pengguna. Ketiga,input data dokumen sebagai fitur untuk mengupload dokumen atau data yang akan diarsipkan dalam bentuk file ekstensi pdf. Keempat, Rekap Arsip untuk menampilkan laporan dokumen yang telah diarsipkan.kelima, Edit Arsip untuk menambah atau mengubah informasi dokumen atau data user. Keenam, Pencarian Arsip, sehingga user dapat melakukan pencarian dengan mengetik judul arsip yang diperlukan berdasarkan klasifikasi jenis dokumen. 75

46 Ketujuh, fitur Download Arsip Apli bagi user untuk mendownload / mengunduh data arsip. 3.4 Perancangan Solusi Perancangan solusi yang dibangun ditujukan untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan melalui analisis pada sub bab 3.2 dan mencapai tujuan yang sesuai analisis pemecahan masalah pada sub bab Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi Proses bisnis yang diusulkan digambarkan dalam notasi Diagram Alir Data (DAD) yang dilakukan dalam mendefinisikan proses bisnis yang diusulkan adalah berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai oleh solusi. Tujuan dari solusi yang akan dibangun, dirincikan satu persatu proses bisnis yang akan didefinisikan untuk mewujudkan tujuan tersebut. Masing-masing tujuan dapat diimplementasikan pada proses bisnis yang sama. Sedangkan pada proses bisnis tersebut harus dirincikan kebutuhan dari fungsi/menu pada saat proses bisnis tersebut menggunakan sistem informasi/aplikasi, fungsi/menu tersebut akan membutuhkan, mengolah dan menampilkan informasi apa saja. Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi sebagai berikut : 76

47 Tabel 3.20 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi No. Tujuan Proses Bisnis Yang Fungsi/Menu dan Informasi Yang Solusi Akan Digunakan Akan Terdapat Dalam Proses Bisnis Untuk Tersebut Mewujudkan Tujuan 1. Beranda - Input : Website E- Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta - Proses: User Sebagai halaman awal website E- Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta. Halaman ini terdiri dari : - Fitur login untuk mengakses website E-Archive menginput link website di browser komputer users. - Output : website Admin User 77

48 E-Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta terbuka. 2. Login - input : ID &Password - Proses :Users customer dapat sign in ke website dengan memasukkan ID & Password ke kolom untuk mengakses website. memasukkan ID & Password pada kolom yang tersedia untuk masuk ke Webstite E- Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta. User Admin 78

49 - Output : Home sebagai users yang mengakses. 3 Daftar Arsip - Input : Halaman List Dokumen Arsip - dapat melihat dan Pada halaman ini users melihat daftar dokumen arsip yang tersedia. Di Halaman ini users dapat mendownload dokumen arsip. mendownload dokumen arsip. - Output : daftar dokumen arsip User telah terdownload 79

50 4 Input Arsip - Input : Dokumen Arsip dalam ekstensi pdf - Proses : Users dapat melihat dan mendownload dokumen arsip. Output : daftar dokumen arsip telah terdownload Sebagai halaman bagi users untuk meinginput dokumen arsip dalam bentul file ekstensi pdf. Users memasukkan data-data di halaman input, berupa : - Klasifikasi - Perihal/judul - Deskripsi - Isi singkat User 80

51 5 Pencarian Arsip - Input : judul dokumen arsip yang dicari pada Website E- Archive PT Infoglobal - Proses : Users dapat melakukan pencarian arsip Output : nama arsip yang dicari Pada halaman ini user dapat mencari dokumen arsip yang diinginkan dengan mengetik judul arsip pada box yang tersedia. User 6 User Management - Input : Data diri Member Website Halaman ini menfasilitasi user untuk mengupdate data pada user pengguna. 81

52 E-Archive PT Infoglobal Admin - Proses : Admin dapat mengubah data users yang terdapat di database website e-archive PT Infoglobal Teknologi Semesta -Output : Data users yang baru. 7 Ganti Password - Input : Password lama dan password baru - Proses : Users dapat mengubah password Halaman ini menampilkan fitur yang memfasilitasi user untuk mengupdate password. 82

53 password lama mereka dengan password baru. User Admin 83

54 3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi Pada Tabel 3.20, telah didefinisikan fungsi/menu apa saja yang akan terdapat dalam proses bisnis yang diusulkan. Pada Tabel 3.21 ini, akan didefinisikan lebih rinci fungsi/menu tersebut aktor siapa yang akan menggunakannya, data yang perlu dientri dalam fungsi tersebut, informasi yang akan dihasilkan melalui fungsi/menu tersebut dan proses yang dilakukan dari fungsi tersebut. Proses bisnis baru yang telah didefinisikan sebelumnya, memerlukan fungsi/menu yang digunakan untuk membantu proses bisnis terutama dalam kaitan dengan Teknologi Informasi. Berikut ini merupakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis tersebut beserta dengan aktor pengguna dan hak aksesnya : Tabel 3.21 Fungsi/Menu vs Pengguna No. Fungsi/Menu Hak Akses Yang Akan Data Yang Akan Dientri, Aplikasi Menggunakan Menu Proses atau Informasi Yang Tersebut Akan Dihasilkan oleh Menu Terhadap Aktor 1. Fungsi Login Administrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e- a. Data Entri : Fungsi login terdiri atas menu User Name dan Password archieve. Memiliki hak akses untuk User name, yaitu ID nama user harus diisi, yang memiliki 84

55 No. Fungsi/Menu Hak Akses Yang Akan Data Yang Akan Dientri, Aplikasi Menggunakan Menu Proses atau Informasi Yang Tersebut Akan Dihasilkan oleh Menu Terhadap Aktor a. membaca informasi hak akses terhadap aplikasi e- b. menupdate data archieve. c. menghapus data Password, yaitu sebuah kode d. membuat data baru atau pin rahasia yang disikan e. mengupdate user pada box pa dimiliki oleh user yang memiliki hak akses. b. Proses yang Dilakukan : Ketika tombol login ditekan : - Apabila Username dan Password belum diisi maka akan ditampilkan pesan bahwa Username dan Password harus diisi. - Apabila Username salah maka akan ditampilkan pesan bahwa Maaf username 85