RE- DESIGN PELAYANAN FARMASI RAWAT JALAN DENGAN METODE LEAN PROCESS

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "RE- DESIGN PELAYANAN FARMASI RAWAT JALAN DENGAN METODE LEAN PROCESS"

Djaja Kusnadi
6 tahun lalu
Tontonan:

1 RE- DESIGN PELAYANAN FARMASI RAWAT JALAN DENGAN METODE LEAN PROCESS

2 LATAR BELAKANG Farmasi rawat jalan merupakan revenue RS yang besar Farmasi rawat jalan merupakan etalase departemen farmasi Pasien rawat jalan membutuhkan layanan yang cepat dan tepat Dokter spesialis praktek mempunyai keragaman variasi obat

3 PERMASALAHAN Meningkatnya komplain pasien pada layanan farmasi rawat jalan karena waktu tunggu yang lama Meningkatnya jumlah medication error Sering terjadi kekosongan barang di depo farmasi rawat jalan CORRECTING ACTION NEEDED

4 PERTANYAAN PENELITIAN Mengapa waktu tunggu di farmasi rawat jalan lama? Apa penyebab tingginya kejadian medication error? Mengapa sering terjadi kekosongan barang di depo farmasi?

5 Tujuan Penelitian Menurunkan waktu tunggu pelayanan di farmasi rawat jalan Menurunkan angka medication error di farmasi rawat jalan Memenuhi jumlah persediaan obat di farmasi rawat jalan dalam waktu yang tepat.

6 Metode Penelitian Observational study dengan menggunakan pendekatan Lean Management Jumlah sampel penelitian : Perhitungan sampel menggunakan rumus Slovin n = N/N(d) Keterangan = n = sampel N = Populasi d = nilai presisi 95%, sig = 0,05

7 Perhitungan Jumlah Sampel Jumlah R/ perhari 100 lembar Jumlah sampel yang harus diambil : 100/100 (0,05) = 100/1,25 = 80 Catatan : nilai presisi dapat diubah tergantung kebutuhan

8 TAHAPAN PENELITIAN Melihat gambaran proses kegiatan yang ada saat ini Mencari akar masalah fish bone analysis Melakukan observasi dan mengumpulkan data ( motion study, wawancara, dll) Melakukan analisis data

9 PROSES YANG BERLANGSUNG SAAT INI Billing* Patient Cashier Pt got queuing number Faxing R/ received by Pha-Lobby E-ticketing Preparing medications Opening Open- HIS to see queuing no. Pt go to Pha- Lobby Delivery to pt.

10 Analisis Masalah Fish Bone Analysis Kewaspadaan menurun, quantity thingking Satu org melakukan > 1 jobdesk Man Pengerjaan resep tidak sesuai urutan Program eticket lemot Sistem antrian racikan & non digabung Machine Obat kosong indent Fax tidak terkirim Environment Ruang tunggu penuh Obat racikan banyak Waktu tunggu lama komplain meningkat risiko ME Metode Material Measurement Hasil fax tidak jelas tu identitas pasien Waktu konfirmasi tinggi

11 Metodologi lean memberikan beberapa petunjuk spesifik yang menentukan apa yang menjadi Nilai Tambah bagi pelanggan (Value Added) dan yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan (Non Value Added). Value added (VA) adalah proses yang mempunyai nilai tambah, misalnya menulis data pasien pada rekam medis. Non value added (NVA)/waste adalah kegiatan yang tidak mempunyai nilai seperti pasien menunggu untuk mendapatkan pelayanan selanjutnya atau menunggu karena dokter belum datang (Hines & Rich 1997)

12 VA dan non VA Unit Peran Aktivitas VA Aktifitas Non VA Ruang Operasi Dokter bedah Mengoperasi pasien Farmasi Perawat bangsal Apoteker Perawat Membuat sediaan cairan infus Memberikan obat ke pasien Radiologi Radiografer Melakukan prosedur MRI Laboratorium Petugas Laboratorium Menginterpretasikan hasil pemeriksaan laboratorium Menunggu operasi yang tertunda Melakukan tindakan yang tidak perlu Memproses ulang sediaan cairan ada kesalahan formula Menulis ulang catatan dari buku register pasien ke komputer/simrs Melakukan pemeriksaan MRI yang tidak perlu/tidak sesuai indikasi Memperbaiki instrumen laboratorium yang rusak

13 Motion Study Samples taken randomly between 4 th 11 th March 2016 Direct observation method every prescription sample were followed from start to end 10 data were collected Personnel were aware of the study s objective

14 Motion study RESULT (di Poliklinik) Sample no. Sampling time Origin Noncompounding Number of R/ Compounding WT billing (second) Billing time (second) Billing time per no of R/ (second) Extra billing time (second) WT fax (second) Fax time (second) 1 OPD n/a 0 90 Thursday 2 3pm OPD n/a OPD n/a Thursday 4pm OPD n/a 0 0 OPD * OPD n/a OPD n/a Friday pm OPD * OPD n/a OPD n/a 7 65 Average *) Indent

15 Motion study RESULT (di apotik) Sample no. Fax lag time (minute) WT dispensing or eticketing (second) E-ticketing and dispensing time (minute) Average e-ticketing Delivery lag and dispensing per no time (minute) of R/ (minute) TOTAL TIME (minute) * * * * Average *) Indent

16 Pharmacy Process Study RESULT Billing Sending fax Pha- Lobby receiving fax Eticketing Making queuing no. Checking &Delivering Dispensing 98 s (27 s per R/) s 22.2 min (comp and non comp) 5.95 min per no. of R/ 35 s per no R/ * CT1 WT1 WT2 CT2 VA1 WT3 WT4 CT4 WT5 VA2 VA4 NVA1 NVA2 NVA4 CT5 VA5 NVA5 95 s 50 s 2.4 min 33 s 20.5 min LT min *) data from preliminary study

17 Pembahasan Dari hasil observasi didapatkan : Kondisi ruangan pelayanan yang berantakan Terjadi banyak pergerakan personal Pelayanan tidak berjalan dalam satu alur Terjadi kekosongan barang waktu untuk inden barang ke gudang

18 Pembahasan (2) Perlu dilakukan perbaikan tata ruang farmasi rawat jalan (letak komputer dan meja kerja) Perlu ditunjuk salah satu petugas sebagai ketua kelas/komandan yang mengatur perjalanan resep dari mulai keluar dari dokter sampai diserahkan kepada pasien Perlu dilakukan perubahan waktu inden barang (semula dilakukan petugas shift malam dipindahkan ke petugas shift siang)

19 Thank you

dokumen-dokumen yang mirip

WHAT IS LEAN MANAGEMENT?

WHAT IS LEAN MANAGEMENT? Lean thinking is lean, because it provides a way to do more and more with less and less Less human resources, less equipment, less time, less space More efficient, more product,