BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA. 4.1 Alur Resep Pulang Farmasi rawat Inap

Transkripsi

1 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Alur Resep Pulang Farmasi rawat Inap Terdapat beberapa proses pada resep pulang rawat inap yang akan dijelaskan secara rinci di setiap prosesnya dan akan digambarkan melalui diagram. Adapun alur pengerjaan resep pulang RS XYZ adalah sebagai berikut: a. Penulisan resep pulang. Resep di tulis oleh Dokter kemudian di serahkan kepada petugas Farmasi yang berada di lantai. Resep harus di cek dahulu oleh petugas Farmasi apakah obat yang di resepkan tersebut masih ada sisa atau tidak pada laci obat oral pasien, jika obat sisa masih ada maka petugas akan mengurangi jumlah resep tersebut, namun bila obat sudah habis maka resep bisa langsung diantar ke Farmasi Rawat Inap untuk dikerjakan. b. Pengiriman resep menuju Farmasi Rawat Inap Petugas Farmasi yang berada di lantai akan menelpon petugas Farmasi Rawat Inap meminta tolong kurir supaya datang ke lantai rawat inap untuk mengambil resep pulang. c. Resep Pulang dientry oleh petugas farmasi. 37

2 38 Resep yang sudah sampai di Apotek akan di entry oleh petugas farmasi dan dilakukan penelaahan awal, adakah resep obat yang tidak terbaca dengan baik atau adakah aturan minum yang belum tertulis, atau jumlah obat belum ditulis oleh Dokter. Pada bagian ini merupakan bagian yang paling penting, karena jika ada kesalahan disini maka proses pengerjaan resep pulang akan kembali ditelaah dari awal dan harus menunggu lama lagi. d. Resep di telaah oleh Apoteker Resep yang sudah di entry kemudian akan di telaah oleh Apoteker apakah ada duplikasi obat pada resep tersebut (obat dengan zat aktif yang berbeda namun memiliki indikasi / khasiat yang sama ) atau ada interaksi obat tidak pada resep tersebut. e. Resep dibungkus oleh petugas farmasi Jika obat sudah selesai di telaah oleh apoteker, maka obat siap diisi dan dibungkus oleh Asisten Apoteker f. Resep di konfirmasi untuk mengurangi stock obat Pada proses ini dilakukan konfirmasi pada resep pulang untuk mengurangi stock pbat di sistem dan di cek ulang oleh petugas konfirmasi untuk memastikan obat yang dibungkus dalam jumlah yang benar dan sesuai dengan yang ditulis oleh Dokter serta memastikan etiket aturan obat tersebut sudah benar atau belum. g. Obat diletakkan di area obat siap serah, Obat siap diletakkan pada tempat siap serah obat pulang, di area ini merupakan post terakhir pengecekan oleh Asisten Apoteker supaya tidak terjadi kekeliruan ketika obat sudah diserahkan kepada kurir untuk dikirim ke lantai rawat inap. h. Obat dikirim ke lantai rawat inap Jika pengecekan sudah selesai maka Asisten Apoteker akan meminta tolong pada kurir obat untuk mengirim obat ke lantai rawat inap untuk diserahkan kepada Asisten Apoteker yang bertugas di lantai rawat inap. i. Resep siap serah.

3 39 Ketika semua resep pulang dan masalah administrasi pasien sudah selesai maka obat akan segera diserahkan kepada pasien untuk dibawa pulang. Karena resep ini untuk pasien yang di rawat maka yang menyerahkan obat dan melakukan edukasi kepada pasien adalah Perawat bukan Apoteker, kecuali pasien dengan kelas VIP, VVIP, ataupun President Suite maka edukasi akan dilakukan oleh Apoteker dan dilakukan di kamar pasien. Berikut adalah diagram yang menggambarkan proses pengerjaan resep pulang farmasi RS XYZ : Gambar 4.1 Diagram proses pengerjaan resep pulang Farmasi RS XYZ

4 40 No Nama Pasien Entry Resep (menit) Telaah Resep (menit) Data Waktu Tunggu RS XYZ Tabel 4.1 Data Waktu Tunggu RS XYZ Proses Pengisian Obat (menit) Pembungkusan Obat (menit) Konfirmasi Obat (menit) Total Waktu Tunggu per Resep (menit) Rata-Rata Waktu Tunggu per Resep (menit) 1 Ny Sunarti Tn Nababan An Alesha Ny Retno Tn Dadang Ny Atmiyati Nn Rani An Veronica Ny Sugiyanti An Fadlan Tn Rizky Ny Rahma An Tata Tn Didi An Lala

5 41 Keterangan : menunjukkan waktu tunggu melampaui standar yang sudah ditetapkan oleh RS XYZ yaitu 20 menit untuk resep no racik dan 40 menit untuk resep racikan. Dari 15 resep pulang yang dikerjakan yang digunakan sebagai sample dan diambil secara acak baik resep racik dan non racik tidak ada satupun yang memenuhi sasaran mutu farmasi rawat inap, pengerjaan resep berkisar dari 25 menit keatas bahkan ada yang melebihi dari satu jam, padahal waktu tunggu tersebut tidak dihitung dari awal ketika petugas farmasi lantai menelpon kurir untuk mengambil resep pulang.

6 42 Data Pemakaian Obat Pulang Farmasi RS XYZ Tabel 4.2 Data Pemakaian Obat Pulang di Farmasi RS XYZ No Nama Obat Jumlah Pemakaian Ratarata/hari ( jml pmk Jumlah Pemakaian/ bulan sebulan/30) 1 Cefixime 200mg Ciprofloxacin 500 mg Omeprazole kapsul Sanmol 500 mg Ketese 50 mg Ketoprofen 100 mg Mefinal 500 mg Proza tablet Zegavit tablet Meloxicam 15 mg Ondancetron 4 mg Domperidon tablet Baquinor tablet Theragran M tablet Lansoprazole kapsul Data yang ditampilkan merupakan obat yang sering diresepkan oleh Dokter untuk resep pulang dan seringkali obat tersebut harus meminjam ke farmasi rawat jalan karena obat mengalami stockout. 4.2 Kendala Resep Pulang Farmasi Rawat Inap RS XYZ Dari banyaknya aktivitas yang terjadi pada resep pulang farmasi rawat inap terdapat berbagai kendala di setiap prosesnya. Berikut hasil interview dari petugas farmasi pada setiap proses yang dilakukan :

7 No Bagian Petugas Farmasi 1 Petugas Farmasi di lantai rawat inap RS XYZ 2 Petugas Farmasi bagian entry resep pulang Tabel 4.3 Data Kendala Resep pulang Farmasi RS XYZ Kendala Proses Farmasi 1. Telepon di lantai rawat sedang terpakai semua sehingga tidak bisa menelpon dengan cepat petugas farmasi untuk meminta kurir datang ke lantai rawat. 2. Kurir tidak datang dengan cepat sehingga harus menelpon berkali-kali. 1. Ada tulisan Dokter yang kurang jelas terbaca sehingga perlu konfirmasi ke Dokter dahulu untuk menghindari kesalahan dalam membaca resep Dokter. 2. Jumlah obat atau aturan minum dari obat belum ditulis oleh Dokter jaga sehingga perlu konfirmasi ke Dokter lantai 43 3 Petugas penelaah Resep Pulang oleh Apoteker 4 Petugas Farmasi bagian pengisian obat 5 Petugas Farmasi bagian pembungkusan obat 3. Resep tidak dijamin oleh asuransi sehingga petugas harus mengkonfirmasi ke Dokter Penanggung Jawab Pasien apakah obat akan diganti, dibatalkan, atau pasien akan membeli sendiri di apotek luar. 4. Dokter susah dihubungi ketika akan konfirmasi obat dikarenakan Dokter sibuk melakukan tindakan seperti operasi atau Dokter sedang ada praktek di poli rawat jalan. 5. Stock obat sedang habis sehingga harus meminjam dari apotek lain, jika di apotek lain juga kosong maka harus menelpon Dokter atau membelikan dari apotek luar 1. Terjadi duplikasi resep ( dalam satu resep terdapat obat dengan khasiat yang sama walaupun beda golongan) sehingga Apoteker harus konfirmasi ke Dokter dulu 2. Resep Pulang tersebut mengalami overdosage atau underdosage setelah dihitung ulang sehingga perlu konfirmasi ke Dokter untuk mengganti aturan minum 3. Terjadi interaksi obat dalam satu resep pulang sehingga harus diganti dengan golongan obat yang lain. 1. Obat yang di entry ternyata sedang habis padahal di stock komputer masih ada maka petugas akan meminjam dahulu ke apotek lain 2. Obat pulang menumpuk banyak karena resep pulang datang secara bersamaan dari semua lantai. 1. Etiket dari bagian entry ada yang salah sehingga harus minta etiket baru yang sudah dirubah aturan minumnya.

8 44 6 Petugas Farmasi bagian konfirmasi obat 2. Salah dalam pengentryan obat sehingga resep harus balik ke pengentryan obat untuk diganti sesuai dengan obat yang dijamin contohnya adalah salah dalam mengentry jumlah obat, salah nama Dokter, atau bahkan belum mensubtitusi obat sesuai yang dijaminkan 1. Ada kekurangan dalam membungkus obat sehingga harus dilengkapi dulu oleh bagian pembungkusan obat 2. Obat belum lengkap karena masih pinjam di apotek lain dan tidak diberi catatan oleh petugas bungkus sehingga harus dikembalikan ke petugas bungkus untuk dipantau ulang resep pulangnya. 7 Petugas pengecekan akhir 8 Kurir 1. Kurir belum datang dari lantai rawat sehingga obat akan lama berada di area pengecekan 1. Terlalu banyak obat cito (obat yang harus dikirim dengan segera) dan obat pulang di 6 lantai padahal hanya ada dua petugas kurir 2. Lift yang dilewati terkadang penuh atau bahkan hanya satu yang beroperasi jadi harus menunggu lumayan lama Dari hasil interview yang telah dilakukan terhadap petugas farmasi pada RS XYZ di Jakarta adalah lamanya waktu tunggu resep pulang dikarenakan pada setiap proses yang dilakukan pada resep terdapat waktu yang terbuang cukup banyak, misalnya adalah lamanya kurir mengambil resep pulang di lantai yang mengakibatkan waktu tunggu menjadi lama padahal jika resep dengan cepat dapat dikirim ke Farmasi rawat inap maka resep akan cepat untuk diproses, kemudian yang cukup memakan waktu banyak adalah terjadinya stockout obat yang tidak terpantau melalui system di komputer yang mengakibatkan petugas farmasi menghabiskan waktu untuk mencari dan meminjam obat di apotek rawat jalan atau membeli di apotek lain, bahkan menghabiskan waktu untuk menelpon Dokter untuk konfirmasi jika obat memang tidak ada padanan yang sama. Stockout terjadi karena obat tidak termonitoring dengan baik dan tidak ada peringatan dari sistem informasi management RS yang mengakibatkan terlalu sering adanya pinjam-meminjam

9 45 obat antar apotek rawat inap dan rawat jalan yang tidak memotong stock sehingga obat seolah-olah masih ada stock padahal stock sudah nol. Peminjaman obat dalam rawat inap dicatat dalam buku utang-piutang obat yang terkadang ada beberapa item obat yang dipinjam tidak tertulis dikarenakan petugas yang meminjam lupa. Berikut akan ditampilkan tabel yang berisi harapan para petugas farmasi untuk memperbaiki kendala pada resep pulang sehingga waktu tunggu menjadi lebih optimal dan efisien yang disertai dengan solusi masalah. Tabel 4.4 Data Usulan Perbaikan Waktu Tunggu melalui E-Presscribing No Kendala Harapan Petugas FRI Solusi 1 Lamanya kurir datang ke lantai rawat inap Resep dientry langsung dilantai rawat oleh Dokter Perancangan resep elektronik sehingga resep bisa langsung 2 Obat mengalami stockout karena jumlah stock di komputer beda dengan jumlah fisik obat 1.Obat dapat diganti obat yang sejenis dengan kekuatan yang sama tanpa menelpon Dokter jika obat kosong 2.Ketika mengentry dan obat kosong maka akan ada peringatan dari sistem dientry dan diprint melalui lantai (E- Presscribing) 1.Membuat perjanjian dan memo ke Dokter supaya obat bisa diganti dengan obat yang sama untuk mengurangi telepon ke Dokter 2.Akan dibuat notice "stockout" ketika obat sudah nol disemua apotek,hal ini menunjukkan obat tidak ada di FRI maupun FRJ sehingga obat bisa langsung diganti dengan obat yang sejenis dan diberi tanda warna merah pada jumlah pemberian

10 46 obat 3.Obat yang masuk dalam stok minimal pada FRI terdapat peringatan supaya bisa dipantau 4. Pemberian tanda jika obat disubsitusi atau diganti dengan obat lain yang sejenis atau dengan golongan yang sejenis 5. Obat dapat langsung mengurangi stock sistem jika obat meminjam di apotek FRJ 3.Pada jumlah obat yang dientry akan diberikan notice berwarna biru, hal ini menunjukkan obat berada pada stock minimal sehingga petugas FRI harus memantau obat. 4. Pada jumlah obat yang dientry akan diberikan notice berwarna hijau hal ini menunjukkan jika obat sudah disubstitusi. 5. Pada saat mengentry obat akan keluar apotek mana yang memiliki stock paling banyak dan akan muncul apotek mana kita harus meminjam sehingga kita tak perlu mencari, menelpon,dan mencatat dibuku peminjaman, misalnya stock paling banyak di apotek A maka akan muncul "FRJ A" dan secara otomatis akan

11 47 mengurangi stock di apotek A 3 Proses 2x kerja dikarenakan obat yang dientry tidak langsung mengurangi stock FRI 4 Tidak adanya keterangan tentang jaminan pelanggan saat mengentry obat yang membuat petugas melakukan kesalahan saat mengentry obat karena obat tidak dijamin oleh penjamin padahal pasien yang dilayani RS XYZ terdapat lebih dari 50 asuransi dan perusahaan yang memiliki aturan yang berbeda-beda Obat yang dientry dapat langsung mengurangi stock di FRI sehingga akan mengurangi alur yaitu tidak diperlukan lagi petugas konfirmasi karena konfirmasi dan pengecekan bisa dilakukan diawal ketika resep sudah dientry oleh Dokter Terdapat notice tentang aturan pelanggan ketika resep obat sedang dientry Sistem akan langsung mengurangi stock FRI yang tandanya berupa ada background warna kuning yang artinya resep sudah mengurangi stock FRI namun petugas masih bisa mengubah resep jika Dokter akan mengubah aturan minum atau menambah jumlah resep sehingga akan mengurangi alur resep Akan muncul notice tentang aturan pelanggan ketika Dokter atau petugas farmasi sedang mengentry resep pulang supaya diketahui obat apa saja yang dijamin atau tidak dijamin oleh penjamin tersebut

12 5 Pengiriman obat pulang yang sudah dicek terlalu lama di area pengecekan terakhir karena kurir belum datang dari lantai rawat Pemasangan alat aerocom (alat yang berbentuk kapsul yang dapat disi dengan obat / sample darah/ hasil lab yang dikirimkan melalui tabung kemudian didorong dengan tekanan angin ) 48 Atasan mengusulkan kepada pihak management RS XYZ untuk memasang alat aerocom Berdasarkan dari data waktu tunggu resep pulang RS XYZ, data pemakaian obat sehari-hari, data interview, dan data usulan perbaikan dari para petugas farmasi yang sudah ditampilkan maka solusi yang akan diambil untuk mengoptimalkan waktu tunggu dari RS XYZ adalah mengembangkan perancangan sistem informasi management RS XYZ yang sudah ada melalui e- presscribing atau sering disebut dengan peresepan secara elektronik.

13 49 Gambar 4.2 Diagram langkah proses pembuatan resep elektronik Farmasi RS XYZ

14 50 Gambar 4.3 Flowchart pembuatan program resep elektronik Farmasi RS XYZ

15 51 Tampilan perancangan sistem informasi managament RS XYZ pada resep pulang melalui e-presscribing adalah sebagai berikut : Gambar 4.4 Tampilan perancangan menu resep pulang elektronik Farmasi RS XYZ Pada tampilan diatas terdapat menu untuk mengentry resep pulang RS XYZ oleh Dokter.Sehingga resep pulang RS XYZ dapat dientry dan diprint langsung dari lantai rawat inap oleh Dokter Spesialis ataupun Dokter jaga di lantai.

16 52 Setelah masuk ke dalam menu Resep Pulang, maka akan ditampilkan menu saat Dokter mengentry resep. Gambar 4.5 Tampilan menu entry resep pulang Farmasi RS XYZ Tampilan gambar diatas merupakan tampilan resep pulang RS XYZ yang masih belum dientry obat sama sekali. Untuk menghindari kekeliruan dalam pengentryan obat oleh Dokter karena obat tidak dijamin maka sesuai usulan dari para petugas farmasi adalah, akan muncul aturan pelanggan ketika Dokter sudah mengetik nomor rekam medis pasien.

17 53 Gambar 4.6 Tampilan menu aturan pelanggan pada entry resep pulang Farmasi RS XYZ Ketika aturan pelanggan sudah ditampilkan maka Dokter dapat mengentry obat sesuai terapi yang dibutuhkan oleh pasien sesuai diagnosa. Untuk menghindari pengentryan obat yang sudah stockout maka akan terdapat tanda beberapa warna pada kolom pemberian obat sebagai berikut: Warna merah menunjukkan obat sudah tidak ada disemua apotek sehingga perlu diganti obat lain dan pada saat mengentry akan ada peringatan stockout terlebih dahulu.

18 54 Gambar 4.7 Tampilan menu stock kosong pada entry resep pulang Farmasi RS XYZ Gambar 4.8 Tampilan menu entry resep pulang Farmasi RS XYZ

19 55 Warna biru menunjukkan obat sudah masuk pada stock minimal farmasi.stock minimal farmasi rawat inap disamaratakan untuk obat fast moving maupun slow moving yaitu 50 tablet. Sehingga petugas farmasi bisa memonitoring obat dan melakukan koordinasi dengan farmasi perencanaan untuk menghindari stockout. Gambar 4.9 Tampilan menu entry resep pulang Farmasi RS XYZ Warna hijau menunjukkan obat diganti dengan yang lain yang memiliki golongan atau indikasi yang sama karena obat tidak dijamin oleh asuransi atau perusahaan atau obat sedang mengalami stockout.

20 56 Gambar 4.10 Tampilan menu penggantian obat pada entry resep pulang Farmasi RS XYZ Gambar 4.11 Tampilan menu entry resep pulang Farmasi RS XYZ

21 57 Untuk menghindari kekosongan obat akibat pinjam-meminjam di apotek lain maka saat obat dientry akan ditampilkan stock semua apotek dan obat akan otomatis mengurangi stock dari apotek lain yang memiliki stock paling banyak.pada keterangan N/S akan ditampilkan apotek mana yang memiliki stock banyak sehingga petugas pengisian obat tidak perlu bertanya lagi pada petugas entry resep obat dipinjam dimana serta petugas entry resep akan langsung meminta tolong pada kurir obat untuk meminjam ke apotek tersebut. Dengan adanya pemotongan stock secara otomatis ini maka petugas tidak perlu menulis lagi utang-piutang resep secara manual dan diharapkan jumlah fisik obat akan sama dengan jumlah obat pada sistem informasi management RS. Gambar 4.12 Tampilan menu stock resep pulang Farmasi RS XYZ

22 58 Gambar 4.13 Tampilan menu stock peminjaman obat pulang Farmasi RS XYZ Berikut ini juga akan ditampilkan obat yang sudah selesai dientry dan diprint oleh Dokter, serta sudah diterima oleh petugas entry untuk dicek ulang apakah ada kesalahan dalam mengentry etiket untuk aturan minum. Gambar 4.14 Tampilan menu resep pulang Farmasi RS XYZ yang sudah dikonfirmasi

23 59 Pada gambar diatas juga terdapat background warna kuning yang menunjukkan obat sudah konfirmasi secara otomatis dan menunjukkan obat sudah memotong stock di farmasi rawat inap, karena pada sistem yang sebelumnya stock tidak akan terpotong jika belum dikonfirmasi.dan background tidak berwarna Implementasi Perancangan E-presscribing Dari hasil implementasi perancangan sistem informasi management atau e-presscribing untuk RS XYZ di Jakarta adalah semakin optimalnya waktu tunggu resep pulang karena proses kerja dan waktu pengerjaan resep menjadi lebih singkat sehingga dapat memenuhi sasaran mutu waktu tunggu farmasi rawat inap RS XYZ dan secara tidak langsung mengurangi komplain pasien yang akan pulang setelah dirawat. Mengurangi pekerjaan petugas farmasi di lantai karena resep tidak perlu dicek ulang dan dapat langsung diprint oleh Dokter serta mengurangi pekerjaan kurir obat karena kurir tidak perlu mengambil resep ke lantai rawat lagi. Dibawah ini akan ditampilkan data waktu tunggu yang terbaru setelah menggunakan resep elektronik dan akan ditampilkan diagram terbaru alur pengerjaan resep terbaru. No Nama Pasien Entry Resep (menit) Data Waktu Tunggu RS XYZ Tabel 4.5 Data Waktu Tunggu setelah menggunakan E-Presscribing Telaah Pembungkusan Resep Obat (menit) (menit) Proses Pengisian Obat (menit) Total Waktu Tunggu per Resep (menit) Rata-Rata Waktu Tunggu per Resep (menit) 1 Tn Hendra Ny Tety

24 60 3 An Adli Ny Vanesha Tn Djoko Ny Aslina Nn Retty An Aldi Nn Liza Tn Hidayat An Lisna Ny Puji Tn Didik Nn Santi Tn Wijaya Data terbaru waktu tunggu resep pulang setelah menggunakan e- presscribing. diatas menunjukkan pengurangan waktu yang cukup banyak setelah digunakannya sistem peresepan secara elektronik.. Disini juga ditampilkan data waktu tunggu sebelum perbaikan dan setelah mengalami perbaikan. Perbandingan Waktu Tunggu Sebelum dan Sesudah Perbaikan Tabel 4.6 Data Waktu Tunggu sebelum dan sesudah perbaikan No Waktu Tunggu Sebelum Perbaikan (menit) Waktu Tunggu Setelah Perbaikan (menit) Selisih Jumlah Perbaikan (menit)

25 Untuk berikutnya akan ditampilkan juga diagram alur proses pengerjaan resep pulang Farmasi RS XYZ yang mengalami pengurangan sehingga proses dan total waktu pengerjaan menjadi lebih singkat dan cepat. Gambar 4.15 Diagram Alur Resep Elektronik Farmasi RS XYZ

26 62 Seringnya peminjaman obat di apotek rawat jalan mengakibatkan obat sering tidak terpantau stocknya karena sebelum dibuatnya resep elektronik ini peminjaman ditulis di buku secara manual, maka dengan adanya peresepan ini maka obat yang dipinjam bisa langsung mengurangi stock komputer di apotek yang dipinjami obat karena sistem ini dirancang untuk saling terintegrasi antara apotek rawat jalan dan rawat inap. Gambar 4.16 Buku utang-piutang obat Farmasi Rawat Inap RS XYZ

27 63 Gambar 4.17 Tampilan Menu Entry Peminjaman Obat ke Apotek Lain

28 64 Output dari perancangan resep elektronik ini adalah resep berupa hasil print sedangkan yang dulu,masih berupa kertas resep yang ditulis dengan pulpen oleh Dokter. Gambar 4.18 Resep Pulang Manual Farmasi Rawat Inap RS XYZ

29 65 Gambar 4.19 Resep Pulang Elektronik Farmasi Rawat Inap RS XYZ

30 66 Pada SIM sebelumnya, pada saat mengentry hanya stock farmasi rawat inap yang ditampilkan, setelah perbaikan maka stock yang ditampilkan pada saat mengentry adalah stock dari farmasi rawat inap dan farmasi rawat jalan.. Gambar 4.20 Stock Obat Farmasi Rawat Inap RS XYZ Gambar 4.21 Stock Obat Farmasi Rawat Inap dan Rawat Jalan RS XYZ