kornputer, kornunikasi, transportasi rnendorong tirnbulnya globalisasi dunia yang rnernpunyai dampak stratejik yaitu berkurangnya batasbatas

Transkripsi

1 1. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkernbangan teknologi yang sangat pesat khususnya teknologi kornputer, kornunikasi, transportasi rnendorong tirnbulnya globalisasi dunia yang rnernpunyai dampak stratejik yaitu berkurangnya batasbatas negara dalarn konteks ekonorni dan bisnis. Dalarn era globalisasi, bisnis dan teknologi akan rnenjadi satu kesatuan yang tidak akan terpisahkan. Tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi sangat rnernpengaruhi perkernbangan industri perbankan dan rnerupakan salah satu unsur yang rnendukung bank untuk berperan sebagai pemain utama dalarn pasar bisnis yang akan datang. Persaingan antar industri perbankan pada tahun terakhir ini banyak dipengaruhi oleh teknologi khususnya teknologi inforrnasi, karena penguasaan teknologi rnernpunyai peranan yang sangat besar dalarn menciptakan keunggulan kornpetitif. Untuk rnenghadapi persaingan bisnis perbankan yang timbul pada rnasa-rnasa sekarang ini ataupun di rnasa rnendatang, BRI telah rnelakukan suatu perubahan yang radikal dalam bidang teknologi. Perubahan yang sangat rnendasar tersebut di atas adalah perubahan konsep arsitektur aplikasi dari disfribufed rnenjadi centralized, konsep pernrosesan data dari disfribufed rnenjadi centralized, dan konsep arsitektur hardware. Untuk rnerealisasikan perubahan tersebut di atas,

2 BRI telah memutuskan untuk menggunakan Paket Soffware "Silverlake Integrated Banking System (SIBS)" sebagai software Core Banking BRI. Dalam proses pemilihan paket tersebut BRI dibantu oleh Andersen Consulting. Sistem tersebut saat ini diberi nama BRINETS. Dengan telah terpilihnya BRINETS, maka BRI dalam ha1 ini Tim Re-Engineering menindaklanjuti dengan melakukan tahapan Gap Analysis berdasarkan Business Requirement yang telah disusun oleh Tim Re-Engineering. Setelah tahap Gap Analysis selesai dilakukan, maka dilanjutkan dengan tahapan Customization. Dengan demikian pada intinya sebelum BRI melakukan implementasi BRINETS, maka tahapan yang dilakukan sudah melalui System Development Life Cycle (SDLC) sebagaimana layaknya suatu sistem baru yang akan diimplementasikan. Salah satu tujuan penggunaan BRINETS adalah rnenggantikan sistem lama yang meliputi OLSIB, TAPSUN, TRANSEL, CEPEBRI dan STU. Penggantian sistem tersebut di atas tidak dapat dilakukan seperti halnya membalik telapak tangarr, tetapi harus melalui tahapan tertentu. Perlu diketahui bahwa data yang terdapat di dalam keempat sistem tersebut adalah distributed. Dengan kata lain data tersebut ada di masing-masing unit kerja cabang maupun unit. Sedangkan dengan menggunakan konsep Sentralisasi, maka data akan berada di sentrallpusat, yang dalam ha1 ini keberadaannya di Kantor Pusat Bank Rakyat Indonesia. Dengan demikian, mengingat unit-unit kerja BRI

3 adalah unit kerja lama yang nota bene sudah mempunyai data nasabah dan non nasabah, maka agar unit-unit kerja BRI dapat menggunakan sistem baru, data yang sudah ada harus dipindahkan terlebih dahulu dari sistem lama ke sistem baru. Disamping mengimplementasikan BRINETS, pada saat yang bersamaan BRI juga mengimplementasikan Sistem Akuntansi Baru atau yang lebih dikenal dengan New Chad of Account (NCA). Sistem BRINETS pertama kali diuji cobakan adalah pada tanggal 8 Januari 2001 di unit kerja kantor cabang BRI Jakarta Kota, yang kemudian diikuti dengan empat unit kerja BRI lainnya berturut-turut adalah cabang BRI Fatmawati, BRI Pondok Indah, Kantor Cabang Pembantu BRI RS. Fatmawati, dan Unit BRI Mikro Universitas Terbuka Pondok Cabe. Dan sampai dengan pertengahan September 2002, sudah sebanyak 362 unit kerja BRI yang telah diimplementasikan sistem BRINETS. Tiga ratus enam puluh dua unit kerja tersebut di atas meliputi Kantor Cabang (Kanca), Kantor Cabang Pembantu (KCP), dan Unit Mikro di tujuh wilayah.kerja BRI yaitu Jakarta, Bandung, Jogjakartalsemarang, Surabaya, Denpasar, Palembang, dan Padang. B. ldentifikasi Masalah a. Sistem Cabang dan Unit BRI Sistem yang terdapat di cabang-cabang BRI meliputi OLSIB, TAPSUN, CEPEBRI, TRANSEL, BULOG, SIPKC, dan sebagainya. Sedangkan sistem yang terdapat di unit-unit BRI adalah STU. Pada

4 saat unit-unit kerja BRI tersebut di atas diimplementasikan BRINETS, maka harus dilakukan proses konversi data terlebih dahulu, seperti diilustrasikan pada Gambar 1 berikut ini: Garnbar 1. Sistem Yang Dikonversi ke BRINETS Perlu diketahui bahwa mengkonversi data dari OLSIB (sistem yang terdistribusi) ke BRINETS (sistem yang tersentralisasi) adalah berbeda dengan rnengkonversi data yang berasal dari sistem yang terdistribusi kedalam sistem yang terdistribusi juga. Perbedaan tersebut disebabkan oleh karena BRINETS merupakan paket software untuk sistem yang tersentralisasi. Banyak sekali kebutuhan data yang diperlukan oleh BRINETS dimana data tersebut belum tentu tersedia di dalam OLSIB. Dan sebaliknya tidak semua data yang terdapat di OLSIB akan diperlukan oleh BRINETS. Dalam kondisi demikian, maka diperlukan suatu tahapan 4

5 penyusunan spesifikasi data yang diperlukan oleh BRINETS yang meliputi data nasabah maupun non-nasabah. Dengan demikian tidak semua data yang terdapat di dalam OLSlB akan dikonversikan ke BRINETS. Posisi dan status data yang benarbenar akan dikonversi harus merupakan data terkini dan akurat. Apabila status data tidak akurat, berarti data tersebut tidak siap untuk dikonversi. c. Proses Clean up Data Menurut Wold & Shriver (1992), clean up data merupakan tahapan penting dalam mengkonversikan data dari suatu sistem lama ke sistem baru, apabila kondisi data tidak siap untuk dikonversi. Telah diketahui bahwa BRI merupakan suatu bank yang sudah beroperasi selama 107 tahun, maka BRI sudah mempunyai jutaan data nasabah. Namun pada saat BRI akan mengimplementasikan aplikasi baru atau bahkan melakukan penggantian sistem, ternyata kondisi data yang ada tidak siap secara langsung untuk digunakan oleh aplikasi baru ataupun untuk dipindahkan ke sistem baru. Sebagai contoh pada saat BRI akan mengimplementasikan aplikasi Realokasi Asset, Penghapusbukuan Pinjaman dan Aplikasi Laporan Bulanan Bank Umum (LBU) untuk Bank Indonesia, maka data yang ada harus di clean up terlebih dahulu. Dengan demikian, sekilas terlihat bahwa rneskipun BRI sering melakukan kegiatan clean up, tetapi fokus kegiatan tersebut

6 hanya untuk memenuhi kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan. Pada dasarnya kegiatan clean up yang dilakukan oleh BRI saat ini adalah karena mempertimbangkan tiga faktor sebagai berikut: b.1. BRI akan mengimplementasikan sistem BRINETS b.2. BRI akan mengimplementasikan Sistem Penomoran Rekening Baru (New Chart ofaccount) b.3. BRI mempunyai unit kerja Hub, Spoke, dan Kantor Cabang Pembantu (KCP) Peranan clean up data dalam persiapan implementasi sistem BRINETS adalah sangat penting. Sebagai contoh adalah data nama nasabah. Setiap nasabah seharusnya mempunyai nama, namun kondisi yang ditemukan di dalam database, ternyata banyak data nama nasabah yang hanya berisi tanda-tanda baca atau bahkan kosong sama sekali. Dengan demikian apabila data nasabah tersebut dikonversi, maka sudah dapat dipastikan akan ditolak oleh sistem BRINETS. Sedangkan peranan clean up data di dalam persiapan implementasi Sistem Penomoran Rekening Baru (NCA) juga tidak kalah penting. Bersamaan dengan implementasi sistem BRINETS, BRI pun mengimplementasikan NCA. Yang dimaksud NCA disini adalah sistem penomoran baru terhadap rekening-rekening internal (non-nasabah) BRI. Sebagai contoh pada sistem penomoran lama, penggunaan nomor rekening internal

7 BRI disamakan dengan nomor rekening nasabah. Sedangkan pada sistem penomoran baru, penggunaan nomor rekening untuk kepentingan BRI secara internal (non-nasabah) dipisahkan dengan eksternal (nasabah). Faktor terakhir yang dipertimbangkan dalam kaitannya dengan clean up data adalah karena unit kerja Kanca di BRI dibagi-bagi menjadi Hub, Spoke, dan KCP. Sebagaimana diketahui bahwa organisasi di setiap unit kerja Kanca BRI berbedabeda. Ada istilah unit kerja Kanca Mandiri, yaitu Kanca yang tidak mempunyai Spoke atau KCP. Untuk Kanca seperti ini, rnaka di dalam sistem database hanya berisi data kanca yang bersangkutan. Berbeda dengan unit kerja Kanca Hub dan Spoke, serta KCP, maka di dalam satu sistem database akan terdiri dari data Kanca Hub, Spoke, dan KCP. Terhadap database yang seperti ini, maka sebelum dikonversikan ke BRINETS, data harus dipisahkan berdasarkan unit kerja. Pemisahan dilakukan karena setelah menggunakan sistem BRINETS, unit-unit kerja tersebut secara sistem merupakan unit kerja mandiri, sehingga performance kinerja usaha setiap unit kerja dapat diukur. Pemisahan dilakukan dengan cara memberikan identitas kode unit kerja terhadap setiap rekening yang terdapat di dalam database. Di BRI, pekerjaan tersebut dimasukkan kedalarn salah satu kegiatan clean up data.

8 Dalam rangka irnplementasi BRINETS, rnaka pemenuhan data OLSIB untuk memenuhi spesifikasi data yang dibutuhkan ada tiga jenis, yaitu: Secara langsung dapat dipenuhi oleh OLSlB Tidak dapat secara langsung dipenuhi oleh OLSIB, sehingga perlu dilakukan mapping terlebih dahulu Sama sekali tidak dapat dipenuhi OLSIB Data yang secara langsung maupun tidak langsung dapat dipenuhi OLSIB, saat ini isinya belum tentu benar. Oleh karena itu perlu dilakukan clean up data. Sedangkan dalam rangka implementasi NCA pun, clean up data tetap diperlukan mengingat penggunaan rekening di cabang-cabang kadang-kadang tidak sesuai dengan Daftar Pembagian Rekening yang telah ditentukan Kantor Pusat. Dan selanjutnya karena beberapa unit kerja BRI terbagi menjadi Hub, Spoke, dan KCP, dimana pada saat OLSIB, data ketiga unit kerja tersebut ada di dalam satu dafabase, maka harus dipisahkan per unit kerja Hub, Spoke atau KCP. d. Rekonsiliasi Laporan Konversi Proses konversi harus mengandung sejumlah prosedur untuk validasi atau pengecekan yang menjamin keakuratan data hasil konversi. Untuk melihat kebenaran data hasil proses konversi dari sistem yang terclistribusi ke sistem yang tersentralisasi, wajib dilakukan rekonsiliasi data hasil konversi sistem yang terdistribusi

9 ke sistem yang tersentralisasi. Sampai dengan saat ini proses rekonsiliasi masih dilakukan secara konvensional. Artinya rekonsiliasi dilakukan dengan cara membandingkan laporan yang berasal dari sistem yang terdistribusi dibandingkan dengan laporan dari sistem yang tersentralisasi secara manual. Secara lebih detail diilustrasikan dalam Gambar 2 berikut ini: Gambar 2. Rekonsiliasi La~oran Konversi Saat Ini Rekonsiliasi tersebut dilakukan dalam waktu yang sangat terbatas dan dikerjakan oleh para implementor bersama-sama dengan petugaslpegawai unit kerja BRI yang diimplementasi.

10 C. Perumusan Masalah Berdasarkan ilustrasi dalarn latar belakang dan identifikasi perrnasalahan yang ada, rnaka dapat dirurnuskan rnasalah yaitu: Bagaimana Disain Sistem Rekonsiliasi Data Hasil Konversi dari Sistem Terdistribusi ke ~ersentralisasi? (Studi Kasus Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero)). D. Tujuan Tujuan utama pelaksanaan geladikarya adalah sebagai berikut: 1. Mengkaji proses konversi data dari sistem yang terdistribusi ke sistem yang tersentralisasi di BRI. 2. Membuat desain sistem rekonsiliasi data dari sistern yang terdistribusi ke sistem yang tersentralisasi. E. Manfaat Hasil Geladikarya ini dapat digunakan sebagai rnasukan untuk rnanajemen PT BRI (Persero) dalarn upaya rneningkatkan efektivitas pelaksanaan konversi data serta pelaksanaan rekonsiliasi yang selama ini dilakukan secara konvensional. F. Ruang lingkup Di dalarn Geladikarya tersebut, ruang lingkup pembahasan akan dititikberatkan pada hal-ha1 yang berkaitan dengan : 1. Proses clean up data di dalarn sistern OLSIB. 2. Proses konversi data dari sistern OLSIB ke BRINETS. 3. Disain Rekonsiliasi secara otomatis (Aufomafic Verification). 10