I. PENDAHULUAN. lndonesia (BRI) sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia perlu. dalam bisnis perbankkan. Salah satu upaya yang perlu dilakukan

Transkripsi

1 I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam menghadapi era perdagangan bebas, Bank Rakyat lndonesia (BRI) sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia perlu melakukan pembenahan diri agar dapat bersaing dan tetap eksis dalam bisnis perbankkan. Salah satu upaya yang perlu dilakukan adalah melakukan praktek perbankkan yang sehat dengan menerapkan prinsip-prinsip good corporate governance (GCG). Good corporate governance merupakan suatu sistem yang diterapkan untuk mengarahkan dan mengendalikan BRI, sehingga aktivitasnya dapat berjalan secara efisien, efektif serta menguntungkan yang bersumber dari budaya perusahan, etika, sistem, proses bisnis, kebijakan dan struktur organisasi, yang bertujuan untuk mendorong dan mendukung : 1. Pengembangan organisasi 2. Pengelolaan sumber daya secara efisien dan efektif 3. Pengelolaan resiko secara hati-hati 4. Pertanggungjawaban BRI kepada pemegang saham dan stakeholders lainnya Divisi Audit Intern yang bertanggung jawab mengawasi kinerja BRI, membangun fungsi pengendalian yang mutlak terpisah dari kegiatan operasional untuk menjamin pengecekan yang independen atas kebijakan Bank. Pada akhir tahun 1939, menunjuk konsultan

2 Prasetio Utorno & Co - Arthur Andersen untuk rnengevaluasi dan rnenganalisa sistern dan prosedur auditing di BRI. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, konsultan telah rnernbuat bluprint rencana restrukturisasi yang rnernberikan arahan bagi BRI untuk rnernperbaiki kekuranganlkelernahan sistern yang ada. Sasaran utarna dari restrukturisasi tersebut adalah rnengernbangkan sistern audit terpadu, yang sesuai visi BRI dan standar terbaik internasional. Dalam ha1 ini sistern audit akan berubah dari "compliance audit " rnenjadi "strategic business partner': Untuk rnenerapkan sistern auditing yang baru tersebut, diperlukan dukungan teknologi informasi (TI) yang rnernadai dengan rnenyernpurnakan rnekanisrne pelaporan hasil audit serta rnernbangun database hasil audit untuk kepentingan monitoring. Sistern yang dibangun diupayakan terpasang diseluruh jajaran audit untuk rnendukung kecepatan dan akurasi data dari seluruh jajaran auditor guna rnernudahkan penyusunan laporan hasil audit dan pengarnbilan keputusan oleh rnanajernen audit. Selain itu dilakukan juga peningkatan kernarnpuan auditor serta kualitas hasil audit agar rnarnpu rnernberikan kontribusi secara optimal untuk pencapaian tujuan perusahan. Auditor bertugas rnerneriksa apakah setiap fungsi-fungsi dalarn organsasi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien dan rnengendalikan bagairnana jalannya adrninistrasi suatu organisasi disarnping rnengendalikan aktifitaslkegiatan operasi perusahan. Dalarn

3 rnelaksanakan tugasnya auditor rnernbutuhkan rnetodologi, regulasi dan standar kerja serta memperoleh pengetahuan berupa ternuanternuan di lapangan seperti rnodus operandi, kesirnpulan audit dan lain-lain yang rnerupakan.rnodal intelektual (intelectual capital) yang bila dikurnpulkan dan dikelola dengan baik rnenjadi pengetahuan organisasi yang dapat dirnanfaatkan secara luas oleh auditor lainnya untuk rneningkatkan kompetensi. BRI sebagai perusahan perbankan yang rnernpunyai jaringan kerja yang sangat luas dengan jurnlah karyawan yang besar dan tersebar di seluruh lndonesai, untuk rnengelola dokurnen hasil audit serta asset pengetahuan yang dirniliki auditor, diperlukan rnekanisrne yang sistirnatis untuk rnernetakan, rnengurnpuikan dan rnendokumentasikan dalarn bentuk standar agar dokurnen dan asset pengetahuan tersebut tersedia dan dapat diakses dengan rnudah untuk kepentingan perneriksaan bagi seluruh jajaran audit intern. Untuk itu diperlukan suatu sistern "Knowledge Management (KM)". yang diharapkan dapat rneningkatkan produktifitas auditor: dengan kemudahan akses ke surnber pengetahuan dan kolaborasi antar auditor untuk rnernbahas perrnasalahan yang diternukan di lapangan serta meningkatkan kearnanan dokurnen hasil audit yang dirniliki perusahan.

4 B. ldentifikasi Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang yang telah disarnpaikan sebelumnya rnernberikan inforrnasi bahwa pengelolaan dokurnen hasil audit dan dokurnen pengetahuan lainnya di Divisi Audit Intern pada Bank Rakyat Indonesia masih dilakukan secara semi manual, dimana proses perencanaan audit dan pernbuatan laporannya telah rnenggunakan software TearnMate, sedangkan dokurnen lainnya masih tesirnpan dalarn bentuk file elektronik (softcopy) rnaupun hasil cetakan (hardcopy), sehingga para auditor rnengalarni kesulitan dalarn rnencari rujukan sebagai dasar dalarn pengarnbilan keputusan di bidang audit. Dengan diperolehnya pengakuan sertifikasi IS0 9001:2000 dari badan sertifikasi internasional dalarn bidang audif base risk, rnaka sistern pengelolaan dokurnen audit BRI harus mernenuhi persyaratan standar yang ditetapkan federasi ISO. Untuk itu perlu dianalisis bagairnana penerapan pengelolaan dokurnen pengetahuan (knowledge management) berbasis teknologi inforrnasi (TI) sehingga mernudahkan seluruh jajaran auditor rnernanfaatkannya dan juga dapat rnernberikan rnasukan untuk perbaikan dan kelengkapan dokurnen pengetahuan tersebut. Perrnasalahan yang ada dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Bagairnana cara rnengelola dokurnen pengetahuan yang tersebar di masing-masing auditor atau yang tersirnpan dalarn arsip

5 perusahan ke dalam sistem pengetahuan terpadu agar memudahkan akses terhadap dokumen tersebut. 2. Perlu dilakukan pengaturan akses kedalam sistem informasi sesuai kewenangan dalam organisasi untuk menjaga keamanan dokumen audit yang dimiliki perusahan. 3. Bagaimana konfigurasi sistem informasi untuk menunjang operasional KM agar memudahkan akses terhadap dokumen tersebut serta proses kolaborasi antar auditor yang membutuhkan dan atau memiliki dokumen pengetahuan, sehingga pengetahuan tersebut dapat digunakan untuk kepentingan bersama. C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang akan dilakukan pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) adalah : 1. Melakukan analisis dan perancangan sistem KM auditor berbasis TI sesuai dengan kondisi yang ada dalam organisasi, agar bisa dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh jajaran Audit Intern yang membutuhkan sesuai kewenangan yang dimiliki. 2. Melakukan identifikasi terhadap infrastruktur teknologi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan aplikasi, agar memudahkan proses implementasi.

6 D. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini diiaksanakan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) untuk menganalisis bagaimana penerapan KM auditor yang sesuai dengan kondisi perusahan yang dibatasi pada hal-ha1 sebagai berikut : 1. Penelitian penerapan KM dalam tesis ini tidak dilakukan di seluruh unit kerja BRI, karena pembahasannya akan rnenjadi luas. Oleh karena itu penelitian ini difokuskan pada analisis penerapan KM pada satu Divisi untuk dijadikan proyek percontohan yaitu Divisi Audit Intern. 2. Penelitian dititik beratkan pada analisis dan perancangan KM auditor, maka hasil dari anaiisis rancangan tersebut merupakan bentuk usulan yang dapat dipertimbangkan untuk diterapkan di Divisi lainnya atau seluruh unit kerja BRI.

7 d. Kelayakan Operasional Dilihat dari pengalaman mengoperasikan aplikasi komputer di jajaran audit BRI, seluruh Auditor telah terbiasa menggunakan software IDEA yang merupakan salah satu software Computer Assisted Audit Techniques (CAATs) untuk menganalisis data transaksi perbankan pada waktu melaksanakan audit dan juga software TeamMate yang digunakan untuk proses perencanaan dan pelaporan audit. Selain itu penggunaan fasilitas Internet dan lntranet juga telah dilakukan di jajaran Auditor, oleh sebab itu penggunaan aplikasi yang akan dikembangkan berdasarkan kebutuhan dengan berbasis Web akan memudahkan untuk pengoperasiannya, sehingga dapat mempercepat proses implementasi. B. Analisa Sistem Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan untuk merancang sistem baru. Analisis dilakukan terhadap empat sumber daya model KM Zack yang dimaksudkan untuk menghasilkan spesifikasi sistem yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna dan sesuai dengan kondisi perusahan meliputi : 1. Repositori Pengetahuan Penentuan pengetahuan dan hubungannya dengan unit pengetahuan lain yang dibutuhkan Auditor digali melalui diskusi dan wawancara dengan beberapa Auditor Senior dan Yunior serta Manajemen Audit.