Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo Pacitan Fajar Hariadi, Sukadi

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo Pacitan Fajar Hariadi, Sukadi Abstract: SD Negeri Sukoharjo is the elementary school level are large enough that have a large collection of books. Lack of information systems and the data book lending library makes employees have difficulty in library administration. As the development of data processing technology today is still considered old. With a computerized data processing will facilitate the monitoring and management shall book data. The library information system Application will be created as library automation aims to ease employees in the existing data search and book lending administration quickly, effectively and efficiently. In addition to providing ease of service, the system also aims to produce output in the form of a report to be used as a reference in the final report the month and year-end. Keywords: Design, Information, System Abstraksi : SD Negeri Sukoharjo adalah tingkat sekolah dasar yang cukup besar, yang memiliki banyak koleksi buku. Kurangnya sistem informasi dan data pinjaman buku perpustakaan, membuat karyawan mengalami kesulitan dalam menjalankan administrasi perpustakaan. Dengan perkembangan teknologi saat ini pengolahan data perpustakaan yang saat ini berjalan di SDN Sukoharjo dianggap sudah tua. Dengan pengolahan data terkomputerisasi akan mempermudah pemantauan dan manajemen akan data buku diperpustakaan SDN Sukoharjo. Aplikasi sistem Informasi Perpustakaan akan dibuat sebagai otomasi perpustakaan yang bertujuan untuk memudahkan karyawan dalam pencarian data yang ada dan administrasi pinjaman buku dengan cepat, efektif dan efisien. Selain memberikan kemudahan pelayanan, sistem ini juga bertujuan untuk menghasilkan output dalam bentuk laporan yang akan digunakan sebagai acuan dalam laporan akhir bulan dan akhir tahun. Kata kunci : Perancangan, Sistem, Informasi 1.1 Latar Belakang Masalah Perpustakaan Sekolah merupakan jantungnya pendidikan. Setiap Sekolah yang menginginkan pendidikan berkualitas mutlak senantiasa menumbuh kembangkan perpustakaan. Kehadiran sebuah perpustakaan pada setiap satuan pendidikan, termasuk jalur pendidikan sekolah merupakan suatu keharusan. Pada era globalisasi seperti saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang dengan pesat serta pemanfaatan IT (Information Technology) dalam bidang pendidikan sudah merupakan hal yang wajar. Oleh karena itu sekolah-sekolah berlomba-lomba meningkatkan kualitas mutu pendidikan dengan lebih baik, sekolah dituntut untuk mengikuti perubahan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi tersebut khususnya dalam menerapkan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi. Salah satunya menerapkan teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan sekolah. Perpustakaan di SDN Sukoharjo Pacitan merupakan Perpustakaan Sekolah Dasar yang telah memiliki tenaga pengelola perpustakaan, memiliki jumlah koleksi buku sesuai standart Perpustakaan Sekolah Dasar, memiliki perabot dan perlengkapan yang memadai. Serta siswasiswinya telah diwajibkan menjadi anggota perpustakaan sekolah. Namun proses pelayanan yang dilakukan saat ini masih secara konvensional yaitu semua pendataannya masih ditulis didalam buku dan saat mencari data yang dibutuhkan harus membuka perhalaman buku, hal tersebut menyebabkan lambatnya dalam pencarian data, layanan sirkulasi ataupun pembuatan laporan. Untuk memenuhi pelayanan yang baik dan efisien terhadap para anggotanya, perpustakaan memerlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu para anggota dalam mencari informasi atau referensi tentang data-data buku yang diperlukan. Suatu perpustakaan juga membutuhkan suatu sistem untuk mengumpulkan data, mengolah data, menyimpan data, melihat kembali data dan menyalurkan infomasi yang baik, salah satunya adalah memiliki keakuratan data yang tinggi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, usaha yang harus dilakukan perpustakaan adalah pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer beserta aplikasi sistem informasi perpustakaan lainnya disamping peningkatan sumber daya manusia dan peningkatan sistem. 1.2 Rumusan Masalah a. Pada proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku masih dilakukan secara konvensional, sehingga menyebabkan kurang cepat dan kurang akurat didalam proses pelayanan terhadap anggota, pembuatan laporan dan kegiatan lainnya yang saling berhubungan. b. Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo Pacitan belum memiliki aplikasi IJNS Accepted Paper - November

2 sistem informasi perpustakaan jadi masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan terdapatnya beberapa data yang sama (redundancy). 1.3 Batasan Masalah Untuk memudahkan pekerjaan serta membatasi pekerjaan yang akan diselesaikan guna menghindari adanya kegiatan diluar tujuan yang akan dicapai, sehingga dalam perancangan sistem informasi perpustakaan SD Negeri Sukoharjo Pacitan diperlukan suatu batasan masalah. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Pendaftaran Anggota Proses yang dilakukan untuk memasukkan data calon anggota. 2. Proses Sirkulasi, bagian ini hanya mencakup : a. Peminjaman Pada proses ini hanya mencakup peminjaman buku yang dilakukan oleh anggota sesuai dengan persyaratan peminjaman. b. Pengembalian Pada proses ini hanya mencakup penanganan pengembalian buku secara utuh (tidak mencakup pengembalian buku dalam keadaan rusak atau hilang). 3. Pendaftaran dan Inventarisasi Proses yang dilakukan untuk memasukkan data buku baru (buku sudah melalui proses pengklasifikasian dan pengkodean). 4. Proses Penelusuran Penelusuran buku hanya berdasarkan judul buku. Apabila siswa tidak menemukan buku pada raknya dapat menanyakannya kepada petugas. 5. Proses Pembuatan Laporan a. Laporan daftar buku b. Laporan daftar inventaris buku c. Laporan daftar anggota d. Laporan daftar peminjaman semua e. Laporan daftar peminjaman sudah dikembalikan f. Laporan daftar peminjaman belum dikembalikan g. Laporan daftar pengembalian semua h. Laporan daftar pengembalian normal i. Laporan Katalog 1.4 Tujuan Tujuan penelitian Kerja Praktik ini adalah sebagai berikut : Menghasilkan perancangan aplikasi Sistem Perpustakaan untuk SDN Sukoharjo Pacitan. 1.5 Manfaat Dapat memberikan gambaran kepada pihak sekolah tentang pengertian sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi. 1. Landasan Teori 1.1 Analisis Menurut Jogiyanto (1999,p129) Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 1.2 Perancangan Menurut Jogiyanto (1999,p179) perancangan mempunyai 2 maksud, yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. 1.3 Sistem Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Ian Sommerville, 2003 : 107 ). 1.4 Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. (Drs.Zulkifli Amsyah, MLS., 1989 : 87). Kualitas Informasi Kualitas dari suatu sistem informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Yang dimaksud dengan akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Sedangkan tepat waktu berarti, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, dan yang terakhir relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo, 2009 : 112). 1.5 Data Data adalah sesuatu yang digunakan atau dibutuhkan dalam penelitian dengan menggunakan parameter tertentu yang telah ditentukan. (Albert Kurniawan, S.E., 2009 : 16). 1.6 Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. IJNS Accepted Paper - November

3 Definisi umum sistem informasi adalah : Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo, 2009 : 67). Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen sebagai berikut : a. Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik seperti komputer dan printer. b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data. c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. d. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. e. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lainlain yang berkaitan dengan penyimpanan data. f. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo, 2009 : 77). 1.7 Perpustakaan Sekolah Dasar Perpustakaan Sekolah Dasar adalah suatu unit kerja yang berada pada Lembaga Pendidikan Sekolah Dasar, yang merupakan bagian integral dari sekolah, dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah (wajib belajar 9 tahun). Perpustakaan Sekolah merupakan tempat mengumpulkan bahan perpustakaan, baik tercetak maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk didayagunakan dalam menunjang optimalisasi pencapaian tujuan pendidikan disekolah. Melalui Perpustakaan Sekolah khususnya Sekolah Dasar sebagai sarana sumber belajar yang berisi aneka ragam bahan perpustakaan, dapat membina minat baca warga sekolah terutama guru dan siswa, dan memungkinkan mereka secara berkesinambungan memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan dengan membaca bahan perpustakaan yang telah diseleksi dan diorganisir secara sistematis dan teratur, sehingga memudahkan mereka dalam mendayagunakannya. (Dra. Yuliati, 2009 : 22). 1.8 Kajian Pustaka Dalam jurnal Sulastri (2013) penelitian tentang Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah dengan latar belakang masalah Perpustakaan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, khususnya untuk masyarakat dari ekonomi lemah. Selama ini pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan masih menggunakan cara cara yang konvensional dan bisa menghambat proses transaksi peminjaman diperpustakaan tersebut. Letak perpustakaan Sekolah Menengah Pertam (SMP) Negeri 4 Karangtengah cukup strategis, yaitu berada didekat gerbang masuk, sehingga memudahkan akses bagi yang ingin mencari perpustakaan. Akan tetapi perpustakaan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah belum mempunyai sistem pengolahan data secara komputerisasi, dikarenakan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah baru saja berdiri bulan Januari buku yang ada diperpustakaan tersebut juga masih baru, sehingga petugas perpustakaan masih kesulitan dalam proses transaksi peminjaman buku. I Made Candiasa (2004) penelitian tentang Komputerisasi Perpsutakaan Ikip Negeri Singaraja Untuk Meningkatkan Peran Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar dengan latar belakang Sistem sirkulasi masih menggunakan sistem pencatatan dalam kertas berupa kartu anggota. Sehingga sistem sirkulasi sangat merepotkan dan banyak menghabiskan waktu serta tenaga. Apalagi kalau diperlukan data tertentu, misalnya data peminjam buku yang melewati batas waktu jatuh tempo, tanggal pengembalian buku tertentu, atau banyak buku yang terpinjam, maka akan diperlukan proses pencarian dan proses tabulasi data yang cukup lama. Agus Ervianto (2003) penelitian tentang Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Dengan Php Dan Mysql Di Perpustakaan Sma Yppi I Surabaya dengan latar belakang sebagai berikut : perpustakaan sekolah menegah atas YPPI 1 Surabaya masih mengggunakan sistem layanan manual, tuntutan kebutuhan pengguna atas pelayanan koleksi secara bersama dan efisiensi waktu dan biaya membuat perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya untuk menerapkan sistem informasi di perpustakaan. Dengan adanya perubahan sistem pelayanan informasi secara manual menjadi sistem informasi berbasis web IJNS Accepted Paper - November

4 ini diharapkan segala aktivitas sistem tersebut memberikan kemudahan bagi perpustakaan untuk melakukan kegiatan melayani pengguna dan memenuhi tuntutan pengguna akan perubahan layanan diperpustakaan. Bambang Gito Raharjo et.dkk (2001) penelitian tentang Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Studi Kasus: SMK Negeri 2 Baleendah dengan latar belakang sering terjadi redudansi data dan sulit untuk melaporkan data peminjaman dan pengembalian koleksi beserta perhitungan denda bagi setiap anggota yang terlambat mengembalikan koleksi dan belum adanya fasilitas untuk memperpanjang masa peminjaman. Alfredo Ornai da Graça Cruz (2011) penelitian tentang Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Kolese St. Yosef dili yang mempunyai latar belakang sebagai berikut ; agar dapat diperoleh efisiensi pekerjaan staf perpustakaan dalamn pengelolaan buku perpustakaan, penyajian informasi yang lebih mudah dan interaktif, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna layanan perpustakaan. Dengan penyajian informasi buku yang interaktif maka kami ingin membangun dan menerapkan sistem informasi perpustakaan pada sekolah KOLESE St. YOSEF DILI. Pada Penelitian ini Praktikan mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo Pacitan Berbasis Web dengan latar belakang masalah Suatu perpustakaan juga membutuhkan suatu sistem untuk mengumpulkan data, mengolah data, menyimpan data, melihat kembali data dan menyalurkan infomasi yang baik, salah satunya adalah memiliki keakuratan data yang tinggi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, usaha yang harus dilakukan perpustakaan adalah pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer beserta aplikasi sistem informasi perpustakaan lainnya disamping peningkatan sumber daya manusia dan peningkatan sistem. Hal tersebut diharapkan dapat membantu petugas perpustakaan dalam pengolahan data dan penyusunan laporan secara cepat dan akurat. Perbedaan dari perancangan sistem yang akan saya susun dengan kelima jurnal yang telah diuraikan hanya terletak pada tempat penelitian dan software yang digunakan dalam pembuatan perancangan sistem perpustakaan ini. 2. Analisis Sistem Analisis sistem yang merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan terhadap sistem yang ada. 2.1 Analisis masalah Permasalahan yang dihadapi SDN Sukoharjo adalah pengolahan data perpustakaan yang masih manual dengan pencatatan buku, cara kerjanya akan sangat lambat dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk dalam mengelola data buku dan data transaksi peminjaman buku. 2.2 Hasil identifikasi titik keputusan Dengan memahami masalah yang ada, permasalahan tersebut bisa dianalisis yaitu adanya kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual tanpa terkomputerisasi pemasukan buku, peminjaman buku, dan ketersedian buku. 2.3 Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem informasi ini, ada beberapa alat bantu yang dibutuhkan untuk perancangan sistem, yaitu Contex Diagram dan Data Flow Diagram. 1. Diagram Konteks Gambar 3.1 Diagram Konteks 2. DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan Gambar 3.2 DFD Level 1 IJNS Accepted Paper - November

5 3. DFD Level 2 Proses 1 (Pengolahan Data ) 7. DFD level 2 Proses 5 (Pengolahan Data Laporan Transaksi Peminjaman ) Gambar 3.7 DFD level 2 Laporan Transaksi Peminjaman Gambar 3.3 DFD Level 2 Proses 1 (Pengolahan Data ) 8. ERD ( Entity Relationship Diagram ) 4. DFD level 2 Proses 2 (Pengolahan Data Anggota) Gambar 3.8 ERD ( Entity Relationship Diagram ) Gambar 3.4 DFD level 2 Proses 2 (Pengolahan Data Anggota) 9. Flowchart a. Flowchart Tamu 5. DFD level 2 Proses 3 (Pengolahan Data User) Gambar 3.5 DFD level 2 Proses 3 (Pengolahan Data User) 6. DFD level 2 Proses 4 (Pengolahan Data Transaksi Peminjaman ) Gambar 3.9 Flowchart Tamu b. Flowchart Admin Gambar 3.6 DFD level 2 Transaksi Peminjaman IJNS Accepted Paper - November

6 Gambar 3.10 Flowchart Admin c. Flowmap Proses Peminjaman Gambar 3.13 Relasi Tabel 11. Desain Rancangan Antarmuka (Interface) Gambar 3.14 Perancangan Halaman Pengunjung Gambar 3.11 Flowmap Proses Peminjaman d. Flowmap Proses Pengembalian Gambar 3.15 Perancangan Halaman Utama Gambar 3.12 Flowmap Proses Pengembalian 10. Relasi Tabel Gambar 3.16 Perancangan Halaman Input Data IJNS Accepted Paper - November

7 Gambar 3.17 Perancangan Halaman Input Data Anggota Gambar 3.18 Perancangan Halaman Input Data Transaksi Peminjaman program demi kemajuan SDN Sukoharjo Pacitan. b. Apabila perancangan ini diaplikasikan menjadi sebuah program maka Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain: c. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. d. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. e. Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. f. Dengan adanya sistem baru ini secara otomatis akan meningkatkan keefisienan dan keefektifan dalam mengolah data. g. Sistem yang diberikan praktikan sudah layak dipakai meskipun masih sederhana tetapi dapat meningkatkan kinerja perpustakaan SD Negeri Sukoharjo Pacitan. 2.5 Saran Diadakannya pelatihan khusus kepada staf perpustakaan untuk meningkatkan skill dalam mengelola Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah ini. DAFTAR PUSTAKA Gambar 3.19 Perancangan Halaman Input Data User Gambar 3.20 Perancangan Halaman Laporan Data Peminjaman 2.4 Kesimpulan a. Dengan adanya perancangan sistem ini maka SDN Sukoharjo dapat mengaplikasikannya menjadi sebuah [1] Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi, Gramedia Pustaka Utama,Jakarta, 1977 [2] Hakim, Rachmad S. dan Sutarto. Mastering Java, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2009 [3] Kadir, Abdul. Pemrograman Web Mencakup : HTML, CSS, JAVASCRIPT & PHP, Andi Offset, Yogyakarta, 2002 [4] Kurniawan, Albert. Belajar Mudah SPSS, MediaKom, Yogyakarta, 2009 [5] Kusrini. dan Andri Koniyo. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta, 2009 [6] Nugroho, Bunafit. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL Dengan Dreamweaver MX (6, 7, 2004) dan 8, Gava Media, Yogyakarta,2008 [7] Sommerville, Ian. Software Engineering, Erlangga, Jakarta, 2003 [8] Yuliati. Pedoman Perpustakaan Sekolah Dasar, Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Semarang, 2009 IJNS Accepted Paper - November