BAB II URAIAN TEORITIS

Transkripsi

1 BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Efektivitas dan Efisiensi Pengertian Efektivitas 1. Segi etimologi Kata efektif yang kita pakai di Indonesia merupakan padanan kata dari bahasa Inggris yaitu kata effective. Arti dari kata ini yakni berhasil atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata efektivitas mempunyai beberapa pengertian yaitu, akibatnya, pengaruh dan kesan, manjur, dapat membawa hasil. Dalam kamus ilmiah Populer, efektivitas adalah ketepat gunaan, hasil guna, menunjang tujuan. 2. Pengertian efektivitas menurut Teori Pengertian kamus sebagaimana maksud diatas artinya selalu sama dari waktu ke waktu. Namun tidak demikian dengan pengertin sesuatu kata dalam teori-teori tertentu. Dalam bahasa ini, yakni kata efektivitas. Kata efektivitas memiliki pengertian yang beragam bila ditempatkan dalam teori efektivitas. Dalam teori manajemen pendidikan, efektivitas diartikan ukuran keberhasilan mencapai tujuan organisasi. Suatu organisasi dikatakan efektif bila organisasi itu mencapai tujuan dalam organisasi tersebut. Dalam hal ini, efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang. Organisasi itu efektif bila memenuhi kepuasan pelanggan, mencapai visi organisasi, pemenuhan aspirasi menghasilkan keuntungan bagi organisasi, pengembangan sumber daya manusia organisasi, dan aspirasi yang dimiliki, serta memberikan dampak positif bagi masyarakat diluar organisasi. Efektivitas juga dapat didefinisikan dengan empat hal yang menggambarkan tentang efektivitas, yaitu :

2 1. Mengerjakan hal-hal yang benar, dimana sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya. 2. Mencapai tingkat diatas pesaing, dimana mampu menjadi yang terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik. 3. Membawa hasil, dimana apa yang telah dikerjakan mampu memberikan hasil yang bermanfaat. 4. Menangani tantangan masa depan. Efektivitas pada dasarnya mengacu pada sebuah keberhasilan atau pencapaian tujuan. Efektivitas merupakan salah satu dimensi dariproduktivitas (hasil) yaitu mengarah pada pencapaian unjuk kerja yang maksimal, yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah dicapai. Dimana semakin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya. Efektivitas adalah jangkauan usaha suatu program sebagai suatu system dengan sumber daya dan sarana tertentu untuk memenuhi tujuan dan sasarannya tanpa melumpuhkan cara dan sumber daya itu serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar terhadap pelaksanaannya. Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana yang digunakan, serta kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan. Jadi, efektivitas organisasi adalah tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran. Dengan denikian, pengertian efektivitas dalam beberapa definisi diatas menunjukkan pada kualifikasi sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang menggambarkan tentang keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Jadi efektivitas adalah pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan pemakaian proses yaitu pemilihan cara-cara yang sesuai dengan tujuan.

3 Keefektifan adalah derajat dimana organisasi mencapai tujuannya. Sedangkan efektivitas adalah kesesuaian hasil yang dicapai organisasi dengan tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Pemaparan diatas menunjukkan bahwa tujuan menjadi pokok pertama dan utama dari sebuah kegiatan dlam suatu organisasi. Dengan kata lain unsur yang penting dalam teori efektivitas adalah pencapaian tujuan yang sesuai dengan apa yang telah disepakati secara maksimal. Tujuan itu tidak lain adalah harapan yang dicita-citakan atau suatu kondisi tertentu yang ingin dicapai oleh serangkaian proses. Dengan demikian perumusan tujuan dan proses mencapai tujuan itu melibatkan berbagai komponen, antara lain tenaga, sarana dan prasarana, serta waktu. Diatas telah dibahas tentang beberapa pendapat tentang pengertian efektivitas dalam konteks organisasi. Pembahasan ini bermaksud menghubungkan pengertian efektivitas dalam teori efektivitas organisasi dengan teori efektifitas dalam pembelajaran. Inti definisi efektivitas dalam teori efektifitas organisasi adalah tercapainya tujuan. Dalam pembelajaran, tujuan merupakan komponen utama yang mesti dicapai sebagai ukuran efektivitas Pengertian Efisiensi Kata Efisien berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata (imbangan akibat-akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak dikehendaki) dengan pengorbanan yang diberikan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan. Miranda (2003) menyatakan bahwa efisiensi adalah prediksi keluaran/output pada biaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim. Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah

4 satu pengertian tentang perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya, modaldan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu : 1. Segi Hasil Suatu pekerjaan dapat disebut efisien jika dengan usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal. Hasil yang dimaksud yaitu mengenai kualitas dan kuantitas maksimal yang diperoleh. 2. Segi Usaha Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, biaya dan metode kerja. Perbandingan terbaik antara usaha kerja dan hasilnya dalam setiap pekerjaan terutama ditentukan oleh bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Jadi efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien, dilihat dari segi usaha yang meliputi 3 unsur yaitu waktu, biaya dan metode kerja (tenaga dan pikiran), suatu cara kerja yang efisien ialah cara yang dengan tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai yaitu : 1. Cara yang termudah 2. Cara yang teringan 3. Cara yang tercepat 4. Cara yang tersingkat 5. Cara yang termurah Suatu cara bekerja efisien yang dipraktekkan pada suatu satuan usaha tertentu akan mengakibatkan tercapainya hasil yangdikehendaki, bahkan dalam derajat yang tinggi mengenai mutu dan hasilnya. Jadi hasil yang maksimal dalam setiap pekerjaan tergantung pada cara kerja yang efisien.

5 2.2 Sistem Pembelian Barang System atau cara pembelian disesuaikan dengan jenis barang/bahan yang akan dibeli. Apakah barang/bahan makanan jenis perishable, bahan makanan jenis groceries, atau barang/bahan material dan bahan lainnya. System atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuiakan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri, disamping kesiapan sarana atau fasilitas yang ada seperti ruangan gudang yang memadai dan yang memenuhi syarat. Namun kalau kita berbicara mengenai hotel berbintang tentu saja salah satu fasilitas seperti ruangan gudang pasti sudah tersedia, karena dengan adanya fasilitas gudang dan fasilitas penunjang lainnya, adalah sebagai bukti dan pencerminan atas kelayakan/bonafiditas dari perusahaan atau hotel yang bersangkutan. Ada beberapa system atau cara pembelian barang yang umum dilakukan oleh bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain : 1. System Kontrak System atau cara pembelian untuk bahan makanan terutama jenis perishable tertentu seperti sayur mayur dan buah-buahan serta bahan makanan yang musiman (seasonal foods), adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dilakukan dengan satu rekanan atau lebih, dan yang ditekankan dalam surat kontrak terutama adalah mengenai kualitas, kuantitas dan harga barang. Sebelum diterbitkannya surat kontrak, tentu oleh bagian pembelian sudah dilakukan proses seleksi yang ketat dan sudah mendapat otorisasi dari atasan yang berwenang. Juga atas kesepakatan dari kedua belah pihak, yakni pihak hotel dengan pihak rekanan itu sendiri. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan jenis perishable cukup bervariasi misalnya selama tiga bulan, ataupun bisa juga selama enam bulan, namun kondisi pembayaran tetap dilakukan setiap bulan (one month credit). Masa berlaku surat kontrak ini kelihatannya cukup singkat disebabkan karena kedua belah pihak sama-sama mengetahui bahwa volume perubahan harga makanan

6 terutama jenis perishable di pasar sangat tinggi, volume perubahan bisa dua kali dalam seminggu. Jika pada suatu saat terjadi kenaikan harga di pasar dan salah satu rekanan hotel tidak bisa memenuhi pesanan pihak hotel, dan kejadian tersebut berlangsung dalam beberapa hari atau minggu, maka barulah pada saat itu pihak hotel mengambil tindakan tegas untuk mencari pengganti dari rekanan (supplier) yang sudah dianggap mengundurkan diri dan tidak konsisten sebagai rekanan. 2. System Harian dan Bulanan Dengan system harian atau bulanan maksudny adalah pihak perusahaan atau hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa toko serba ada / super market yang ada di sekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari beberap supplier untuk dipilih. Cukup berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan atau bahkan dipasar tradisional yang harganya dianggap lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Namun system dan prosedurnya harus tetap sama, yaitu dengan mencari informasi sebelumnya dimana toko atau super market dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah. Akan tetapi, dengan cara seperti ini masih terdapat beberapa kekurangan atau resiko yaitu apabila terjadi fluktuasi kenaikan harga terlalu tinggi dan terjadinya secara tiba-tiba, maka sering pihak supplier atau toko langganan dimana kita berbelanja, dengan sengaja tidak memenuhi pesanan pihak hotel, karena takut dan tidak mau menaggung kerugian. Dengan mengacu kepada pengalaman seperti diatas, maka saat ini kebanyakan hotel memakai system atau cara membuat kontrak kerja dengan satu atau beberapa supplier saja. Hal ini dilakukan dengan alasan bahwa pihak hotel tidak ingin selalu merasa was-was dan khawatir terhadap barang-barang yang dipesan akan mengalami hambatan bahkan tidak dikirim sama sekali oleh para supplier, yang berakibat turunnya pelayanan terhadap tamu.

7 Apabila pihak hotel sudah melakukan cara kontrak dan masalah -masalah seperti diatas tetap juga muncul, maka pihak hotel masih bisa melakukan tuntutan kepada supplier yang lalai tersebut untuk segera memenuhi kewajibannya. Tetapi jika supplier yang bersangkutan masih tetap tidak bisa memenuhi barang pesanan pihak hotel, maka supplier seperti itu bisa dikenakan sanksi moral dan di cap sebagai supplier yang masuk daftar hitam atau black list hotel. Sehingga untuk pesanan atau order rutin setiap hari dan untuk kontrak bulan berikutnya, dipastikan supplier ini tidak akan diikut sertakan. 3. Pembelian Secara Kontan (Cash and Carry) Di Bagian Pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya tidak terlalu banyak, yang disebut dengan istilah kas kecil (petty cash). Kas kecil biasa dipergunakan untuk membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta mendadak/ sewaktuwaktu, atau yang tidak dipenuhi oleh pihak rekanan. Pembelian secara kontan dengan mempergunakan kas kecil biasanya dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam jumlah tidak banyak atau dalam partai kecil saja. Hal seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga. Membeli secara kontan bisa dilakukan ke super market atau toko yang paling dekat dengan lokasi hotel, karena barang yang akan dibeli tersebut akan segera dipakai/diolah. Pembelian secara kontan tidak diperbolehkan dilakukan setiap hari, tetapi hanya dilakukan jika keadaan sangat mendesak saja. Disinilah peran seorang buyer/driver di bagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya. 4. Pesanan Tetap (Standing Order) Order tetap atau standing order adalah salah satu cara pembelian barang/bahan makanan yang pada umumnya dipergunakan untuk memesan jenis makanan tertentu saja dan yang dipasok oleh supplier tertentu pula. Jenis-jenis makanan tertentu yang

8 dimaksud adalah jenis makanan yang disebut dengan istilah dairy product antara lain : susu segar (fresh milk), produk pastry, yoghurt, ice cream, termasuk telur dan jenis lainnya. Adapun contoh pesanan atau redaksi dari pesanan tetap (standing order), lebih kurang seperti yang tertulis dibawah ini : Kepada Yth : UD. Sapi Perah, Jln. Kubu Gede No. 25, Denpasar. Dengan hormat, Mohon dikirim 10 liter susu segar setiap hari (kecuali hari minggu) mulai tanggal 5 April, sampai ada pemberitahuan lebih lanjut. Tertanda, Executive Chef Order tetap atau standing order akan terus berlaku sampai kapanpun, apabila tidak ada pemberitahuan tertulis/resmi mengenai perubahan order dari pihak hotel, dalam hal ini perubahan akan dilakukan oleh Executive Chef, karena dialah yang paling mengetahui bahan-bahan makanan apa saja yang harus mempergunakan pesanan tetap. Apabila ada perubahan mengenai jumlah pesanan tetap, misalnya perubahan tanggal dan hari pengiriman maka surat atau formulir standing order yang sudah diperbaharui oleh executive chef, akan diambil langsung oleh supplier-nya sendiri pada saat mereka mengirim barang pesanan yang paling akhir ke bagian penerima barang (receiving) hotel.

9 2.3 Teknik Penyimpanan Minuman Minuman keras, ringan, dan bir disimpan pada suhu ruangan normal. Ketiga minuman ini disimpan pada posisi tegak. Dalam menyimpan bir di dalam botol, yang harus diperhatikan adalah bahwa bir sangat peka terhadap temperature dan cahaya. Jadi tidak disarankan untuk menyimpan bir dengan cahaya matahari atau cahaya lampu yang langsung mengenai botol bir tersebut. Temperature tempat penyimpanan bir harus diupayakan tetap stabil, tidak mengalami perubahan yang drastis. Temperature yang tepat untuk tempat penyimpanan minuman keras, ringan, dan bir berkisar antara 21 0 C. Penyimpanan draught beer atau draft beer memerlukan perhatian lebih dibanding bir dalam botol. Temperature ideal untuk menyimpan draft beer adalah antara C. temperature yang lebih tinggi akan merusak cita rasa draft beer tersebut. Anggur harus disimpan pada posisi rebah. Dengan posisi ini cairan anggur akan terus memberi kelembaban pada gabus (cork) penutup botol anggur sehingga botol tetap kedap udara dan mutu anggur dapat dipertahankan. Temperature yang ideal untuk menyimpan anggur antara C. untuk menyimpan anggur merah, cahaya lampu gudang penyimpanan harus berwarna merah dengan daya yang rendah (5 watt). Anggur merah sangat peka terhadap cahaya. Cahaya yang terang dapat mengubah warnanya. Pengeluaran minuman dari gudang hanya dapat dilakukan bila ada permintaan dari bar dengan menggunakan formulir permintaan barang gudang. Formulir permintaan barang gudang harus ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang di bar (manajer atau asisten manajer). Khusus untuk minuman ringan dan bir, selain harus melengkapi formulir permintaan barang gudang, bar juga harus menyertainya dengan botol kosong dan tempat botol yang sesuai dengan jumlah yang tercantum pada formulir permintaan barang gudang. Prosedur ini ditempuh untuk mengendalikan peredaran botol kosong dan tempat botol.

10 2.4 Jenis-Jenis Minuman Pada dasarnya minuman adalah segala bentuk cairan yang pada umumnya masuk tubuh kita dengan melalui mulut kecuali obat dan soup ; atau setiap cairan yang dapat diminum (drink able liquid), kecuali obat-obatan. Fungsi Minuman Ada beberapa fungsi atau manfaat minuman bagi tubuh kita, diantaranya : 1. Untuk menghilangkan rasa haus 2. Untuk merangsang nafsu makan 3. Untuk penghangat tubuh 4. Untuk menambah kalori dan energy 5. Untuk membantu pencernaan, dan lain sebagainya. Jenis-jenis Minuman Jenis-jenis minuman berdasarkan komposisinya adalah sebagai berikut : 1. Bergula, tidak beralkohol, tidak mengandung CO 2 terlarut : contohnya syrup, juice, limun tanpa CO Bergula, tidak beralkohol, mengandung CO 2 terlarut : disebut juga carbonatednon alcoholic beverages. Contohnya : coca cola, Fanta, sprite, 7 up. 3. Bergula, beralkohol, mengandung CO 2 terlarut, disebut juga alcoholiccarbonated beverages. Contohnya champagne dan sparkling wine. 4. Bergula, beralkohol, tidak mengandung CO 2 terlarut, disebut alcoholic noncarbonated beverages. Contohnya wine 5. Tak bergula, beralkohol, mengandung CO 2 terlarut. Contohnya bir. 6. Tak bergula, beralkohol, tak mengandung CO 2 terlarut. Contohnya brandy. 7. Tak bergula, tak beralkohol, mengandung CO 2 terlarut. Contohnya soda water. Jenis-jenis minuman berdasarkan kandungan alkoholnya adalah sebagai berikut : 1. Non alcoholic drink (minuman tanpa alcohol)

11 2. Alcoholic drink (minuman beralkohol) Jenis-jenis minuman yang tidak mengandung alcohol (non alcoholic drink) adalah : 1. Natural mineral water 2. Artificial mineral water 3. Juice / nourishing drink 4. Squash / nourishing drink 5. Crush / nourishing drink 6. Syrup 7. Tea, coffee, chocolate dan sebagainya. Stimulant atau infusion drink. Jenis-jenis minuman yang mengandung alcohol (alcoholic drink) adalah sebagai berikut : 1. Minuman campuran (mixing drink) dan cocktail 2. Beer 3. Wine (anggur) 4. Spirits / liquor 5. Liqueur / cordial Selain itu, minuman yang mengandung alcohol dapat dikelompokkan juga menurut bahan dasar yang dipergunakan serta proses pembuatannya. Jenis ini adalah : a. Fermented (minuman yang diproses dengan cara peragian), seperti : 1. Grapes : Natural wine Sparkling wine Fortified wine Aromatized wine 2. Others fruit (buah-buahan yang lain) 3. Grain :

12 Beers Ale Stout Porter Sake 4. Miscellaneous ; Pulque Kava b. Fermented and distilled (peragian dan penyulingan) : 1. Grain : Whisky Rye Bourbon Blend Irish Scotch Canadian Vodka 2. Sugar cane and molasses (rum) 3. Tequila Menurut suhu / temperaturnya, minuman dapat dibagi menjadi : 1. Minuman panas 2. Minuman tidak panas, yang terbagi menjadi : Minuman dengan suhu kamar, Minuman dingin Minuman panas menurut aturan resmi harus disajikan dengan cangkir dan alasnya plus sendok teh dalam keadaan belum manis. Gula disajikan secara terpisah

13 sehingga tamu dapat membubuhkan gula pada minumannya sesuai selera masingmasing. Minuman ini biasanya diambil/disiapkan di dapur. Minuman tidak panas menurut aturan resminya harus disajikan dengan gelas. Minuman ini umumnya disiapkan di bar, walau ada beberapa yang disiapkan di dapur, yakni yang disajikan dingin. Contoh minuman yang disajikan pada suhu kamar adalah anggur merah (red wine), brandy, cognac, dan sebagainya. Minuman dingin yang disiapkan di bar, contohnya macam-macam juice, white wine, champagne, cocktail,bir, soft drink (coca cola, Fanta, sprite, 7 up, soda, tonic, aqua dan sebagainya). Minuman dingin yang disiapkan di dapur adalah macam-macam juice, milk shakes, es teh, es kopi dan sebagainya termasuk air es. Air es umumnya disajikan dengan gelas berkaki (stem glass) yang disebut water goblet.water goblet diisi sampai permukaan es mencapai ketinggian 2 cm dari bibir gelas. Bila gelasnya berlogo maka logonya senantiasa menghadap kea rah tamu. Air es selalu disajikan dingin, kecuali atas permintaan tamu bila menghendaki air tidak terlalu dingin. Mengapa segala macam minuman selalu disajikan dari sebelah kanan tamu? Karena dengan berada di sebelah kanan tamu maka akan mempermudah tamu untuk mengangkat gelas/cangkir dengan tangan kanan. Ingat tangan kita tidak boleh menjangkau dengan arah menyilang di hadapan tamu karena hal itu kurang sopan. 2.5 Well Brands and Call Brands Manajemen harus menentukan well brand atau pouring brand untuk minuman keras (spirit). Well brand merupakan merek minuman keras tertentu yang dihidangkan bila tamu tidak menyebutkan merek itu ketika memesannya. Misalkan tamu memesan straight whiskey tanpa menyebutkan merek tertentu, maka whiskey yang dihidangkan adalah well brand yang ditentukan oleh manajemen. Sebaliknya bila tamu memesan straight whiskey dengan menyebutkan merek tertentu, maka

14 merek whiskey tersebut yang dihidangkan. Merek whiskey yang disebutkan oleh tamu merupakan call brand. Penggunaan well brands pada hotel / restoran antara lain : 1. Gin merek yang dipakai Gordon 2. Vodka merek yang dipakai Smirnoff 3. Rum merek yang dipakai Bacardi 4. Scotch merek yang dipakai Jhonnie Walker Label 5. Dark rum merek yang dipakai Myers 6. Brandy merek yang dipakai Martel 7. Bourbon merek yang dipakai Jim Beam 8. Red wine merek yang dipakai Burgundy 9. White wine merek yang dipakai Riesling.