BAB 1 PENDAHULUAN. suatu perusahaan ingin dapat bersaing dengan baik untuk jangka waktu yang panjang.

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam perkembangan teknologi yang semakin pesat maka sudah barang tentu kebutuhan teknologi informasi merupakan suatu nilai tambah yang cukup penting jika suatu perusahaan ingin dapat bersaing dengan baik untuk jangka waktu yang panjang. Penerapan teknologi informasi yang tepat akan dapat mempermudah dan meningkatkan kepuasan dari pemakainya. Penerapan teknologi informasi yang tepat juga dapat menurunkan biaya secara keseluruhan maupun berdampak pada peningkatan laba. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan berbagai fasilitas aplikasinya serta semakin ketatnya persaingan usaha, maka setiap perusahaan dituntut untuk dapat mengatur sistemnya agar dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan mengatasi berbagai permasalahan yang ada didalam perusahaan. Salah satu kendala yang sering dialami oleh banyak perusahaan adalah dalam sistem produksi. Kesulitan dalam menentukan dan memprediksikan penjualan yang mungkin terjadi pada periode/ bulan berikutnya menimbulkan kesulitan dalam menentukan kapan komponen yang diperlukan dalam pembuatan unit produk tersebut perlu dipesan kembali. Penentuan jatuh tempo yang tepat untuk pemesanan kembali komponen-komponen tersebut akan menurunkan biaya simpan dan biaya pesan dari

2 2 komponen yang bersangkutan, sehingga perusahaan tetap dapat memenuhi permintaan pelanggannya dengan baik dan meminimalkan total biaya untuk kompoen dan hasil produksi (stok). Aktivitas produksi merupakan salah satu fungsi yang utama dalam kegiatan usaha suatu perusahaan manufaktur. Sehingga masalah penjadwalan material untuk produk yang akan diproduksi adalah sangat penting untuk menjamin terselenggaranya proses produksi yang lancar dan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan baik sehingga tidak kehilangan peluang pasar dan untuk menghindari pembengkakkan biaya penyimpanan material ataupun stok produk yang akan menambah biaya dari produk yang bersangkutan. Permasalahan penjadwalan komponen/ bahan baku yang akan dipakai dalam proses produksi suatu produk bukan hanya permasalahan yang sering dialami oleh perusahaan kecil semata, namun juga dapat menimpa perusahaan-perusahaan yang skalanya cukup besar. Hal ini dikarenakan kekurang tepatan dalam analisa waktu tenggang pengiriman, kekurang tegasan perjanjian (sanksi jika ada keterlambatan), kebijakan untuk perencanaan produksi yang mendadak (pesanan yang tiba-tiba), dan kesalahan prediksi penjualan dimasa yang akan datang. Oleh karenanya perencanaan bahan baku/ komponen yang baik adalah sangat mendukung terselenggaranya seluruh rangkaian kegiatan produksi suatu perusahaan dengan baik. Perencanaan bahan baku/ komponen didasarkan pada kebijakan perusahaan terhadap jumlah stok baik komponen maupun produk jadi yang akan simpan digudang. Selain dari kebijakan stok, perencanaan bahan baku/ komponen

3 3 juga ditentukan oleh jumlah penjualan yang akan dilakukan, yang mana hal ini dapat diketahui/ diprediksi dengan melakukan peramalan terhadap jumlah penjualan dari produk yang bersangkutan berdasarkan pada data dimasa yang lalu. Jumlah permintaan untuk setiap produk yang berfluktuasi setiap waktu, semakin memperumit penjadwalan material yang diperlukan. Masalah inilah yang dialami oleh PT. ALCO INVESTINDO PERSADA. Jumlah permintaan untuk setiap merek stabilizer berbeda dari waktu ke waktu dan masing-masing stabilizer memiliki beberapa komponen dengan spesifikasi yang berbeda, hal ini menyulitkan perusahaan dalam menentukan kapan pemesanan komponen dan berapa jumlah yang semestinya dipesan agar efisien. Untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut, maka diperlukan dukungan teknologi informasi untuk mempermudah mengetahui prediksi penjualan dan rencana pemesanan komponen-komponen tersebut. Sebuah aplikasi dapat dibuat dengan menggunakan teknologi informasi yang mana aplikasi tersebut dapat mengolah data penjualan dari suatu produk untuk dapat diketahui berapa kemungkinan jumlah penjualan produk tersebut pada periode berikutnya, sehingga dapat diketahui spesifikasi dan jumlah komponen/ bahan baku yang perlu dipesan dan kapan waktu pemesanan komponen/ bahan baku tersebut dilakukan. 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan utama yang dihadapi oleh PT. ALCO INVESTINDO PERSDADA adalah kesulitan dalam menentukan jumlah penjualan yang mungkin terjadi pada periode mendatang, sehingga dalam perencanaan produksinya mengalami gangguan

4 4 terutama dalam hal pemesanan komponen dan penumpukkan hasil produksi di gudang. Akibat dari kesalahan perencanaan produksi maka stok produk stabilizer SVS 500 XE menjadi menumpuk di gudang, bahkan sesekali dapat terjadi keterlambatan produksi akibat perkiraan yang meleset (diperkirakan tidak akan ada lonjakan permintaan/ tidak ada permintaan pada periode tertentu sehingga tidak dilakukan pemesanan komponen yang habis). Secara teknis PT. ALCO INVESTINDO PERSADA tidak mengalami kesulitan kapasitas produksi karena seluruh kapasitas produksi yang ada belum dipakai secara maksimal. Keterlambatan yang terjadi dikarenakan kesalahan dalam menentukan kebijakan perencanaan produksi. Bahasan yang akan diulas lebih lanjut adalah bagaimana menentukan prediksi penjualan dan perencanaan komponen untuk produk stabilizer SVS 500 XE yang merupakan salah satu produk utama dari PT. ALCO INVESTINDO PERSADA. Hasil prediksi penjualan tersebut kemudian disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dalam hal jumlah stok barang jadi yang akan disimpan di gudang serta waktu tunggu dari setiap pemesanan komponen yang dipergunakan dalam stabilizer SVS 500 XE. Untuk itu maka akan dilakukan pengumpulan data penjualan dari bagian pemasaran selama 2 tahun mulai tanggal 1 Januari 2002 sampai 31 Desember 2003 dan berapa safety stock yang ditetapkan untuk stabilizer SVS 500 XE. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah penjualan pada bulan sebelumnya. Pengumpulan data juga dilakukan pada bagian produksi untuk mengetahui secara jelas apa saja komponen yang diperlukan untuk membuat satu unit stabilizer SVS 500 XE dan

5 5 berapa jumlah masing-masing komponen tersebut. Data juga diambil dari bagian pembelian untuk mengetahui berapa lama waktu tunggu yang diperlukan untuk setiap komponen stabilizer SVS 500 XE, biaya pesan dan biaya simpan dari komponen penyusun stabilizer SVS 500 XE dan biaya simpan tiap unit stabilizer SVS 500 XE. Data penjualan selama dua tahun tersebut akan digunakan untuk meramalkan penjualan bulan berikutnya, sedangkan data kebutuhan komponen untuk satu unit stabilizer SVS 500 XE akan digunakan untuk mengetahui berapa kebutuhan komponen dari satu unit stabilizer SVS 500 XE agar dapat ditentukan berapa banyak komponen yang diperlukan serta berdasarkan pada lamanya waktu tunggu dari setiap komponen dapat ditentukan kapan dilakukan pemesanan untuk masing-masing komponen tersebut. Dengan metode yang dipilih, maka akan ditentukan total biaya untuk masing-masing metode tersebut dan dipilih metode dengan total biaya yang terkecil. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari sistem aplikasi yang akan dibuat adalah untuk memudahkan manajemen PT. ALCO INVESTINDO PERSADA untuk mengetahui berapa kira-kira permintaan yang akan terjadi pada periode berikutnya dan membantu dalam menentukan kebijakan produksi dan pemesanan komponen stabilizer SVS 500 XE untuk periode. Manfaat dari aplikasi ini adalah membantu memberikan prediksi penjualan stabilizer SVS 500 XE dan jumlah kebutuhan setiap komponen penyusunnya, sehingga jika diterapkan dengan tepat akan berdampak pada penurunan jumlah stok

6 6 stabilizer SVS 500 XE dan peminimalan stok komponennya. Selain itu hasil prediksi yang diberikan dapat meningkatkan kelancaran arus uang (dalam hal ini meningkatkan efektifitas dan efesiensi pemesanan), serta membantu ketepatan rencana pemenuhan pesanan pelanggan (janji pengiriman produk).