BAB 2 LANDASAN TEORI. dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Basis Data Menurut Connoly dan Begg (2005, p15), basis data adalah sebuah kumpulan data yang berhubungan secara logis dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Didalam basis data, semua data diintegrasikan dengan menghindari duplikasi data. Basis data dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya memegang data operasional organisasi, tetapi juga penjelasan mengenai data tersebut. Menurut Date (2000, p10), A Database is a colection of persistent data that used by the application system of some given enterprise dimana artinya basis data merupakan kumpulan dari data yang hampir tidak mengalami perubahan dan digunakan oleh aplikasi sistem pada beberapa perusahaan. Menurut Post (2002, p2), A Database is a collection of data stored in a standardized format, designed to be shared by multiple users yang berarti basis data adalah sebuah koleksi data yang tersimpan dalam format yang terstandar, yang didesain untuk digunakan oleh banyak pengguna. Pendekatan basis data adalah memisahkan struktur data dari program aplikasi dan menyimpannya dalam basis data. Basis data merupakan sistem penyimpanan record terkomputerisasi yang bertujuan untuk pemeliharaan informasi dan tersedia pada saat dibutuhkan. Dalam menganalisa kebutuhan informasi suatu organisasi, kita 6

2 7 berusaha menentukan entity, atribut, dan relation. Teknologi basis data memperbolehkan sekumpulan data dengan berbagai tipe (teks, angka, gambar, suara dll) disimpan dalam komputer dan digunakan secara efisien tanpa adanya duplikasi oleh aplikasi yang berhubungan Database Language Database Management System(DBMS) merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam disk. Menurut Post (2002, p2), DBMS adalah perangkat lunak yang mendefinisikan sebuah basis data, menyimpan data, mendukung query language, menghasilkan laporan, dan membuat tampilan input data. Cara berinteraksi / berkomunikasi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu dapat kita sebut sebagai bahasa basis data yang terdiri dari sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan user dan dikenali / diproses oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi / pada pekerjaan tertentu. Contoh-contoh bahasa basis data adalah SQL, dbase, QUEL, dan sebagainya. Sebuah bahasa database biasanya dapat dipilah dalam dua bentuk, yaitu: Data Definition Language (DDL), dan Data Manipulation Language (DML)

3 Data Definition Language (DDL) Menurut Fathansyah (2004, p15), Data Definition Language (DDL) adalah struktur / skema basis data yang menggambarkan / mewakili desain basis data secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus. Menurut Conolly dan Begg (2005, p16), Data Definition Language (DDL) mengizinkan pemakai untuk mendefinisikan basis data. DDL juga mengizinkan pemakai untuk menspesifikasikan tipe data, struktur, dan constraint dari data yang akan disimpan kedalam basis data Data Manipulation Language (DML) Menurut Fathansyah (2004, p15), Data Manipulation Language (DML) merupakan bentuk bahasa basis data yang berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Menurut Conolly dan Begg (2005, p16), Data Manipulation Language (DML) mengizinkan pemakai untuk insert, update, delete, dan retreive data dari basis data Database Application LifeCycle Menurut Connoly dan Begg (2005, p283), sistem basis data merupakan komponen dasar dari suatu organisasi yang besar dengan sistem informasi yang luas. Hal penting yang perlu diperhatikan dalam database application lifecycle adalah bahwa tingkatannya tidak sepenuhnya berurutan. Dimana ada beberapa

4 9 tingkatan yang berulang dengan alur balik. Karena proses yang terjadi harus cek ulang pada proses sebelumnya jika hasil tidak optimal. Database Planning System Definition Requirements Collection and Analysis Conceptual Database Design DBMS Selection (Optimal) Logical Database Design Aplication Design Physical Database Des ign Prototyping (Optimal) Implementation Data Conversion and Loading Te sting Operational Maintenance Gambar 2.1 DataBase Application Lifecycle (Sumber Connoly dan Begg (2005, p284)) Database Planning Tiga isu pokok yang berkaitan dengan perumusan strategi sistem informasi, antara lain :

5 10 Mengenali rencana dan tujuan perusahaan, kemudian menentukan kebutuhan sistem informasi. Mengevaluasi sistem informasi yang sedang berjalan untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya. Penilaian dari kesempatan teknologi informasi yang menghasilkan kekuatan kompetitif System Definition Menurut Connoly dan Begg (2005, p286) sistem adalah menggambarkan lingkup dan batasan dari aplikasi basis data dan pandangan pemakai yang utama. Sebelum mencoba merancang suatu aplikasi basis data diperlukan untuk mengenali batasan sistem dan bagaimana antarmuka dengan bagian sistem informasi lainnya dalam organisasi. Hal penting yang harus diperhatikan adalah batasan pemakai dan aplikasi mendatang. Mengidentifikasi pandangan pemakai sangat penting dalam mengembangkan aplikasi basis data agar dapat memastikan tidak ada pemakai utama yang terlupakan ketika mengembangkan keperluan untuk aplikasi baru Requirement Collection And Analysis Menurut Connoly dan Begg (2005, p288), analisis dan pengumpulan kebutuhan adalah proses dari analisis dan pengumpulan informasi tentang

6 11 bagian organisasi yang akan dibuat aplikasi basis data dan menggunakan informasi ini untuk mengenali kebutuhan pemakai dari sistem baru. Beberapa teknik atau cara untuk mendapatkan informasi adalah dengan teknik Fact Finding. Fact Finding adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan Database Design Menurut Connoly dan Begg(2005, p291), perancangan basis data adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan. Tiga tahapan utama perancangan basis data : Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan Basis Data Logikal Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan Basis Data Konseptual Merupakan proses untuk membuat sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu organisasi, bebas dari semua pertimbangan fisik (Physical Consideration). Perancangan konseptual merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan basis data dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan yang akan dibuat basis datanya. Model data dibuat dengan menggunakan suatu dokumentasi informasi yaitu

7 12 spesifikasi kebutuhan yang dimiliki pengguna. Tujuan dibangunnya konseptual model adalah untuk membangun suatu model konseptual local dari suatu perusahaan atau badan Perancangan Basis Data Logikal Perancangan Basis Data Logikal adalah proses membangun sebuah model dari informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Merupakan level selanjutnya dalam perancangan basis data yang menggambarkan data apa yang sebenarnya disimpan dalam basis data dan hubungannya, juga merupakan proses untuk membuat sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu organisasi berdasarkan suatu data model spesifik, namun bebas dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya Perancangan Basis Data Fisikal Merupakan proses untuk menghasilkan sebuah deskripsi dari pengimplementasian basis data pada secondary storage, mendeskripsikan hubungan dasarnya (the base relation), pengaturan file dan pengindexan yang digunakan untuk memenuhi akses data yang efisien dan batasan integritas terkait lainnya dan pengukuran keamanan.

8 13 Aktivitas dari Perancangan Basis Data Fisikal adalah menterjemahkan model data logikal global ke dalam sasaran DBMS, dimana dengan membuat base relation dengan menggunakan database design language yang tujuannya untuk memutuskan bagaimana representasi relasi utama yang diidentifikasi dalam model data logical global ke dalam DBMS, merancang constraint perusahaan untuk kegiatan transaksi (update dan retrieve data), menentukan kebutuhan sumber daya sistem dan organisasi file. Hal-hal lainnya yang berhubungan dengan perancangan basis data adalah : 1. Primary key, merupakan Candidate Key yang dipilih untuk secara unik mengidentifikasikan tiap-tiap keberadaan suatu tipe entiti. Pemilihan primary key umumnya didasari oleh beberapa hal antara lain : key tersebut lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas, jaminan keunikan key tersebut lebih unik. 2. Foreign key, atribut atau himpunan atribut dalam satu relasi yang cocok dengan candidate key dari beberapa (kemungkinan sama) relasi. 3. Alternate key, candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key. 4. Candidate key, rangkaian minimal dari suatu atribut yang mengidentifikasikan masing-masing kejadian dari tipe entiti secara unik.

9 14 5. integrity constraints, batasan-batasan yang diberlakukan dalam rangka menjaga suatu basis data agar tidak menjadi tidak konsisten Pemilihan DBMS Menurut Connoly dan Begg (2005, pp ), Pemilihan DBMS adalah memilih DBMS yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data. Pemilihan DBMS dilakukan antara tahapan perancangan basis data logikal dan perancangan basis data fisikal. Tujuannya untuk kecukupan sekarang dan kebutuhan masa mendatang pada perusahaan, membuat keseimbangan biaya termasuk pembelian produk DBMS, piranti lunak untuk mendukung aplikasi basis data, biaya yang berhubungan dengan perubahan dan pelatihan pegawai. Menurut Ramakrisnan dan Gehrke (2003,p9) pengaturan koleksi data dengan menggunakan DBMS memiliki beberapa keuntungan antara lain sebagai berikut: Independensi Data DBMS memungkinkan program aplikasi untuk dapat menampilkan data yang tersimpan tanpa pengguna harus mengetahui kompleksitas dari penyimpanan data.

10 15 Akses data lebih efisien. DBMS memberikan cara-cara yang mudah untuk menyimpan dan mengambil data secara efisien. Integritas dan Keamanan Data DBMS menyediakan fasilitas keamanan sehingga data tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Integritas data dalam DBMS bertujuan untuk menghindari redudansi atau duplikasi data. Pengaturan Akses Data bersama dan Pemulihan dari Kerusakan Data DBMS menjadwalkan akses data yang dilakukan bersama sehingga pengguna mengetahui bahwa data sedang diakses oleh pihak lain pada saat yang bersamaan. Mengurangi waktu pembuatan program aplikasi. DBMS memberi kemudahan pada program aplikasi untuk hanya menggunakan prosedur-prosedur dalam memanipulasi data baik itu mengakses, menambah, menghapus maupun merubah data dari database. Dengan demikian akan mengurangi waktu pembuatan program aplikasi yang cukup signifikan Application Design Menurut Connoly dan Begg (2005,pp ) perancangan aplikasi adalah merancang antarmuka pemakai dan program aplikasi, yang akan

11 16 memproses basis data. Perancangan basis data dan aplikasi merupakan akitivas yang dilakukan secara bersamaan pada database application lifecycle. Dalam merancang aplikasi harus memastikan antarmuka yang dirancang harus dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cara menciptakan user friendly Prototyping Menurut Connoly dan Begg (2005,p304) Prototyping adalah membuat model kerja dari aplikasi basis data, yang memungkinkan perancang atau pemakai untuk mengevaluasi hasil akhir sistem, baik dari segi tampilan maupun fungsi yang dimiliki sistem. Tujuannya adalah untuk memungkinkan pemakai menggunakan prototype untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan sistem, atau memperbaiki dan melengkapi kelebihan dari aplikasi basis data baru. Dua strategi prototyping yang biasa digunakan yaitu, requirement prototyping, adalah menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi, prototype tidak digunakan lagi atau dibuang. evolutionary prototyping, menggunakan tujuan yang sama tetapi perbedaannya adalah prototype tetap digunakan.

12 Implementation Menurut Connoly dan Begg (2005,p304), implementasi adalah mendefinisikan basis data secara eksternal, konseptual dan internal. Implementasi merupakan realisasi dari basis data dan perancangan aplikasi. Implementasi basis data dapat dicapai menggunakan Data Definition Language (DDL)dari DBMS yang dipilih atau Graphical User Interface (GUI) Data Convertion and Loading Menurut Connoly dan Begg (2005,p305), Data convertion dan loading adalah mengambil data dari sistem yang lama untuk dipindahkan kedalam sistem yang baru. Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem basis data baru menggantikan sistem yang lama. Pada masa sekarang, umumnya DBMS memiliki kegunaan untuk memasukkan file ke dalam basis data baru tujuannya adalah untuk memungkinkan pengembang untuk mengkonversi dan menggunakan aplikasi program lama untuk digunakan oleh sistem baru Testing Menurut Connoly dan Begg (2005,p305), pengetesan adalah proses menjalankan program aplikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan. Sebelum digunakan, aplikasi basis data yang baru dikembangkan harus diuji secara menyeluruh. Untuk mencapainya harus hati-hati dalam menggunakan

13 18 perencanaan strategi uji dan menggunakan data asli untuk semua proses penguji. Pengetesan adalah proses demonstrasi tanpa kesalahan. Jika pengetesan berhasil maka pengujian akan menemukan kesalahan pada program aplikasi dan mungkin struktur basis datanya. Setelah pengetesan selesai sistem aplikasi siap digunakan dan diserahkan pada pemakai Tujuan Basis Data. Mengapa dalam mengelola suatu enterprise diperlukan basis data. Tujuan dari basis data antara lain : Merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan, informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability) Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar Komponen-komponen Sistem Basis Data Sistem basis data terdiri dari 4 komponen utama : 1. Data, harus bersifat shared dan integrated yang dapat berupa single user

14 19 maupun multi user. 2. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen yang dibutuhkan untuk manjemen basis data. 3. Piranti Lunak (software), merupakan komponen yang menghubungkan fisik basis data dengan user yang terdiri dari piranti lunak DBMS sendiri dan aplikasi program serta sistem operasi 4. Pengguna (user), ada 3 jenis user dalam basis data : a) Application programmer, bertanggung jawab dalam penulisan program aplikasi dengan menggunakan berbagai bahasa pemrograman. b) End User, menggunakan data dalam basis data untuk keperluan tugas atau fungsinya. c) Database Administrator, bertanggung jawab terhadap keseluruhan basis data Struktur Data dalam Sistem Basis Data Tingkatan struktur dalam basis antara lain : a) Field, unit terkecil dari data record yang disimpan dalam basis data. b) Record, kumpulan field-field yang disimpan, yang saling berelasi membentuk data yang mempunyai arti c) File, kumpulan seluruh occurrence dari satu tipe record tersimpan.

15 20 d) Database, kumpulan terintegrasi dari occurrence file atau tabel yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise 2.2 Pengertian Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam perancangan logical sebuah basis data, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Normalisasi adalah proses membagi data ke dalam beberapa tabel yang akan dihubungkan satu sama lain berdasarkan data di dalam tabel-tabel tersebut. (Post, 2002, p.65) Tahap-tahap Normalisasi Normal seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi. Keseluruhannya cuma ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal pertama menekankan redudansi yang muncul dari Function Dependencies sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudansi yang muncul dari kasus Multi Valued Dependencies. Pada saat belum di normalisasikan suatu tabel masih dalam bentuk tidak normal atau unformal form dimana relasi antara tabel masih terdapat repeating group atau ada kelompok atribut yang berulang.

16 21 Untuk mendapatkan bentuk tabel yang normal dan terstruktur dengan baik tanpa ada error, harus dilakukan tahapan-tahapan normalisasi sebagai berikut : a) 1NF, First Normal Form atau Bentuk Normal Pertama Sebuah tabel dikatakan mempunyai bentuk normal pertama jika sebuah tabel memiliki domain yang sederhana dan tidak ada repeating group. Jadi aturan yang berlaku pada 1NF : Mendefinisikan atribut kunci Tidak adanya group berulang Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci b) 2NF, Second Normal Form atau Bentuk Normal Kedua Sebuah tabel dikatakan mempunyai bentuk normal kedua jika sebuah tabel tidak memiliki ketergantungan parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). maka dikatakan baik jika sebuah relasi adalah full function dependency (ketergantungan fungsional secara utuh) pada seluruh primary key dari relasi tersebut. Aturan yang berlaku : Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

17 22 c) 3NF, Third Normal Form atau Bentuk Normal Ketiga Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga jika semua atribut yang bukan key (non key) dari suatu relasi bersifat mutually independent. dengan demikian tidak ada atribut non key yang bersifat functional dependent terhadap atribut non key yang lain. Aturan yang berlaku : Sudah berada dalam bentuk normal kedua Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya). 2.3 Entity Relationship Diagrams (ERD) ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dan dengan ERD kita mencoba menjawab pertanyaan seperti; data apa yang kita perlukan? bagaimana data yang satu berhubungan dengan yang lain? ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu : 1. Entiti : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan

18 23 dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pekerja dan lain-lain. Seandainya A adalah seorang pekerja maka A adalah isi dari pekerja, sedangkan jika B adalah seorang pelanggan maka B adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan antara entitii sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi entiti seperti A dan B dalam contoh di atas. 2. Atribut : Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entity pekerja. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. 3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti siswa dan entiti mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian. Jenis-jenis hubungan : 1. Relasi S atu ke Satu, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada suatu entitas himpunan A. Misalnya dalam suatu perusahaan mempunyai aturan satu supir hanya boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu. Sebaliknya juga satu kendaraan hanya dapat dikendarai oleh satu supir.

19 24 2. Relasi Satu ke Banyak, yang berarti setiap entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. Misalnya setiap dosen dapat mengajar lebih dari satu mata kuliah, sedang setiap mata kuliah diajar hanya oleh paling banyak satu orang dosen. 3. Relasi Banyak ke Satu, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu himpunan entitas B. 4. Relasi Banyak ke Banyak, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. Misalnya, entitas mahasiswa dengan entitas kuliah. Setiap mahasiswa dapat mempelajari lebih dari satu mata kuliah. Demikian juga sebaliknya, setiap mata kuliah dapat dipelajari oleh lebih dari satu orang mahasiswa.

20 SQL ( Structured Query Language) SQL (dibaca "ess-que-el") singkatan dari Structured Query Language (Bahasa Query yang terstruktur). Menurut Date (2000,p83), SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan database. Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk Relational Database Management Systems (RDBMS). Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada basis data, atau menampilkan data dari basis data. Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti : Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software database mempunyai bahasa perintah atau sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama. Perintah-perintah tsb antara lain : "Select", "Insert", "Update", "Delete", "Create", dan "Drop, yang dapat digunakan untuk mengerjakan hampir semua kebutuhan untuk memanipulasi sebuah basis data Struktur Dasar SQL Sebuah ekspresi SQL dasar sebenarnya hanya terdiri dari atas 3 klausa, yaitu : select, from dan where. Klausa select digunakan unutk menetapkan daftar atribut (field)yang diinginkan sebagai hasil query. Klausa from digunakan untuk menetapkan tabel (atau gabungan tabel) yang akan ditelusuri selama query data dilakukan.

21 26 Klausa where yang sifatnya optional, digunakan sebagai predikat (criteria)yang harus dipenuhi dalam memperoleh hasil query. Sintaks (cara penulisan)dari ekspresi SQL dasar dengan 3 klausa tersebut adalah: Select A1[, A2,., An] From t1[, t2,, tm] [ Where P ] dimana : A1, A2,,An merupakan daftar atibut. t1, t2,, tm merupakan daftar tabel. P merupakan predikat query. [ ] merupakan tanda opsional (boleh digunakan, boleh tidak digunakan). 2.5 Teori-Teori Sumber Daya Manusia Pengertian Sumber Daya Manusia Menurut Muhaimin (web source), Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan). SDM adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi

22 27 bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Menurut Dessler (2003, p5), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah komponen-komponen terkait yang bekerja bersama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan penggambaran aktifitas Manajemen Sumber Daya Manusia pada perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Dessler (2003, p3), Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses mendapatkan, melatih, menilai, memberi balas jasa kepada pekerja, dan terlibat kedalam hubungan kerja mereka, kesehatan dan keamanan, dan masalah kebijakan dan keadilan. Manajemen Sumber Daya Manusia meliputi: 1. Analisis masing masing pekerjaan dari semua pekerja 2. Perencanaan kebutuhan kerja dan perekrutan kandidat pekerja 3. Pemilihan kandidat pekerja 4. Orientasi dan pelatihan karyawan baru 5. Mengatur upah dan gaji 6. Menyediakan dorongan dan manfaat

23 28 7. Menilai penampilan 8. Komunikasi ( interviewing, konseling, disciplining ) 9. Pelatihan dan Pengembangan manajer 10. Pembentukan komitmen pekerja Perencanaan Kebutuhan Kerja dan Perekrutan Menurut Dessler (2003, p90), perekrutan adalah proses untuk menentukan posisi-posisi di dalam perusahaan yang akan / dapat diisi oleh orang baru, dan bagaimana untuk mengisi posisi tersebut. Perekrutan secara umum adalah Proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan / pekerjaan utama (produk lini dan penunjangnya) di lingkungan suatu organisasi / perusahaan. Untuk memprediksi kebutuhan kerja, maka ada beberapa metode yang dapat dilakukan : 1. Trend Analysis Analisis dengan mempelajari kebutuhan kerja perusahaan yang lalu selama periode beberapa tahun untuk memprediksi kebutuhan mendatang. 2. Ratio Analysis Teknik analisis untuk menentukan kebutuhan kerja mendatang dengan menggunakan rasio di antaranya seperti, volume penjualan dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

24 29 3. Scatter Plot Metode grafik yang digunakan untuk menidentifikasi hubungan antara dua variabel seperti jumlah produksi dan jumlah pekerja. 4. Computerized Forecast Metode penentuan kebutuhan kerja mendatang dengan proyeksi penjualan, volume penjualan, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk memelihara volume ini untuk output, menggunakan paket perangkat lunak. 5. Managerial Judgment Metode ini tidak memperhatikan tren, rasio, atau hubungan karena semua itu jarang berubah untuk beberapa waktu mendatang, namun berdasarkan keputusan manager yang melihat secara langsung kebutuhan kerja yang ada di perusahaan, tanpa adanya prediksi. Menurut Dessler (2003, p97), perekrutan pekerja yang efektif bagi perusahaan akan sangat sulit dicapai karena akan ada begitu banyak pelamar yang masuk, sehingga harus melakukan pemilihan yang lebih mendalam untuk memperkerjakan salah seorang dari mereka. Perekrutan pekerja yang efektif sedang terus ditingkatkan di semua perusahaan karena begitu banyak pelamar yang datang ketika diadakan perekrutan pekerja, juga banyak pekerja yang beralih pekerjaan untuk kembali melamar, dan pertumbuhan teknologi tinggi pada para pekerja juga menambah pelamar dalam sesuatu perekrutan.

25 30 Gambar 2.2 Proses Perekrutan (Sumber Saluran / metode perekrutan yang biasa digunakan adalah : 1. Walk-Ins / Aplikasi lamaran langsung pada gedung kantor / perusahaan. 2. Rekomendasi dari karyawan. 3. Pengiklanan. 4. Agen-agen penempatan kerja. 5. Lembaga-lembaga pendidikan. 6. Organisasi-organisasi karyawan.

26 31 7. Leasing. 8. Nepotisme. 9. Asosiasi-asosiasi profesional. 10. Operasi-operasi Militer. 11. Open House Pemilihan Kandidat Pekerja Menurut Dessler (2003, p127), pemilihan kandidat kerja yang tepat sangat penting, karena tiga alasan utama : 1. Performance dari perusahaan bergantung dari siapa pekerja yang ada di dalamnya. Pekerja yang memiliki kemampuan yang baik akan memberikan hasil yang baik kepada perusahaan. 2. Butuh biaya yang cukup besar untuk merekrut dan memperkerjakan karyawan, ditambah dengan biaya pelatihan dan biaya lainnya. 3. Legal implication of incompetent hiring. Langkah-langkah / prosedur dalam proses seleksi : 1. Penerimaan pendahuluan pelamar 2. Tes-tes penerimaan 3. Wawancara seleksi 4. Pemeriksaan-pemeriksaan referensi 5. Evaluasi medis (tes kesehatan)

27 32 6. Wawancara oleh penyelia 7. Keputusan penerimaan Menurut Greek (2001, p201), prosedur pemilihan yang baik sangat penting untuk mendapatkan tenaga kerja yang dapat menjadi sumber keuntungan yang kompetitif bagi perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang berkembang akan sangat selektif dalam mengambil keputusan untuk memperkerjakan pekerja Orientasi dan Pelatihan Pekerja Menurut Dessler (2003, p185), orientasi pekerja adalah sebuah prosedur bagi pekerja baru untuk mendapatkan informasi dasar tentang perusahaan. Tanpa informasi dasar tentang perusahaan yang jelas, pekerja baru akan memakan banyak waktu dalam bekerja bahkan ada kemungkinan terjadi kesalahan yang berbahaya. Sebuah orientasi yang sukses harus mencapai empat hal, yaitu pekerja baru harus merasa nyaman dalam perusahaan; mereka harus mengerti kondisi perusahaan baik dari masa lalu, sekarang, bahkan kondisi ke depan; pekerja harus jelas tentang apa yang diharapkan dalam setiap tugas; dan setiap orang harus memulai sosialisasi dengan cara perusahaan dalam bertindak dan bekerja.

28 33 Menurut Dessler (2003, pp ), pelatihan adalah proses mengajarkan pekerja baru dengan kemampuan dasar yang mereka perlukan dalam pekerjaan mereka. Program pelatihan pekerja terdiri dari lima langkah : 1. Needs analysis Mengidentifikasi kemampuan kerja spesifik yang diperlukan, menganalisa kemampuan dan kebutuhan prospektif trainee, dan mengembangkan sasaran pengembangan dan kemampuan. 2. Instructional design Menentukan, mengkompilasi, dan menghasilkan isi dari program pelatihan, termasuk latihan dan kegiatan dalam pelatihan. 3. Validation step Menemukan bugs yang di luar jalur pelatihan dan mempresentasikannya kepada representative audience yang kecil. 4. Implementation Mengimplementasikan program yang dipakai oleh sekelompok pekerja yang menjadi sasaran pelatihan. 5. Evaluation and follow-up Manajemen kesuksesan dan kegagalan program pelatihan. Teknik-teknik Latihan dan Pengembangan : 1. Metode praktis (on the job training)

29 34 2. Teknik-teknik presentasi informasi dan metode-metode simulasi (off the job training) Penilaian Prestasi Kerja Menurut Dessler (2003, p241), yang dimaksud dengan Penilaian Prestasi Kerja ( Performance Appraisal ) adalah proses mengevaluasi kinerja pekerja sekarang yang ditunjukkan di dalam perusahaan. Penilaian ini mencakup standar kerja, kemampuan aktual pekerja yang terkait dengan standar kerja, menyediakan feedback untuk pekerja dengan tujuan untuk memotivasi orang tersebut untuk mengeliminasi defisiensi atau untuk meningkatkan kemampuan di atas standar normal. Menurut Dessler (2003, p242) proses penilaian prestasi kerja terdiri 3 langkah, yaitu menentukan pekerjaan agar pekerja mengerti yang harus mereka kerjakan; penilaian kemampuan berarti membandingkan kemampuan pekerja dengan standar yang telah ditetapkan; menyediakan umpan balik bagi pekerja. Beberapa metode dalam penilaian prestasi kerja : 1. Graphic Rating Scale Method Skala yang menunjukkan range kemampuan masing-masing. Pekerja akan di-rated dengan mengidentifikasi nilai yang dibandingkan standar nilai terbaik pada masing-masing bagian. 2. Alternation Ranking Method

30 35 Mendaftarkan pekerja dari yang terbaik ke terburuk pada masingmasing poin penilaian, memilih yang terbaik dan dan terburuk hingga semua dinilai. 3. Paired Comparison Method Mendaftarkan pekerja dengan membuat bagan pasangan pekerja pada masing-masing poin untuk memperoleh data pasangan pekerja yang lebih baik. 4. Forced Distribution Method Membuat grade pada sebuah kurva, menentukan persentase dari rate yang ditempatkan dalam setiap kategori kemampuan. 5. Critical Incident Method Menyimpan data contoh pekerja yang kurang baik dengan kebiasaannya, dan me-review-nya kembali dengan pekerja dalam kurun waktu yang ditentukan. 6. Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS) BARS mengkombinasikan keuntungan dari narrative, critical incidents, dan graphic type, dengan membuat skalah kuantitatif dengan contoh narasi yang spesifik dari kemampuan yang baik dan buruk. 7. Management by Objectives (MBO) Membuat ukuran tujuan yang jelas pada masing-masing pekerja, kemudian secara periodik me-review hasil yang dicapai.

31 36 8. Computerized & Web-based Performance Appraisal 9. Mixing the Methods Kegunaan-kegunaan Penilaian Prestasi Kerja : 1. Perbaikan prestasi kerja 2. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi 3. Keputusan-keputusan penempatan 4. Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan 5. Perencanaan dan pengembangan karier 6. Penyimpangan-penyimpangan proses stafting 7. Ketidakuratan informasional 8. Kesalahan-kesalahan desain pekerjaan 9. Kesempatan kerja yang adil 10. Tantangan-tantangan eksternal Tujuan umum penilaian prestasi kerja : 1. Untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan para pekerja. 2. Untuk menghimpun dan mempersiapkan informasi bagi pekerja dan para manajer dalam membuat keputusan yang dapat dilaksanakan. 3. Untuk menyusun inventarisasi SDM di lingkungan organisasi / perusahaan. 4. Untuk meningkatkan motivasi kerja.

32 37 Tujuan khusus : 1. Sebagai dasar dalam melakukan promosi, menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang keliru, menegakkan disiplin, menetapkan pemberian penghargaan / balas jasa. 2. Menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan sebagai kriteria dalam membuat tes yang validitasnya tinggi. 3. Menghasilkan informasi sebagai umpan balik bagi pekerja dalam meningkatkan efisiensi kerjanya dengan memperbaiki kekurangan / kekeliruannya dalam melaksanakan pekerjaan 4. Berisi informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pekerja dalam meningkatkan prestasi kerja. 5. Memberikan informasi tentang spesifikasi jabatan baik menurut pembidangannya maupun berdasarkan penjenjangannya dalam struktur organisasi / perusahaan Promosi, Mutasi dan Pengembangan Karir Menurut Dessler (2003, p277), promosi adalah proses penaikan posisi / jabatan ke jenjang yang lebih tinggi dan lebih bertanggung jawab. Sedangkan mutasi adalah memperkerjakan ulang pada posisi yang sama atau lebih tinggi pada bagian atau divisi lain dalam perusahaan.

33 38 Menurut Dessler (2003, p274), pengembangan karir merupakan suatu proses dalam diri seseorang untuk peka terhadap atribut karir yang berhubungan dan tingkatan level yang dapat dikontribusikan ke dalam pemenuhan karirnya. Di dalam pengembangan karir, pekerja akan lebih diarahkan dan dibekali dengan informasi mengenai alur karirnya dengan posisinya yang sekarang dan segala aktivitas yang berhubungan erat dengan karirnya. Manfaat perencanaan karier antara lain : 1. Mengembangkan para karyawan yang dapat dipromosikan 2. Menurunkan perputaran 3. Mengungkap potensi karyawan 4. Mendorong pertumbuhan 5. Mengurangi penimbunan 6. Memuaskan kebutuhan karyawan Pemberian Balas Jasa dan Penghargaan Menurut Dessler (2003, p302), pemberian balas jasa mengarah kepada semua bentuk pembayaran atau pemberian penghargaan kepada pekerja yang berasal dari hasil pekerjaan mereka. Tujuan pemberian balas jasa atau kompensasi adalah : 1. Memperoleh personalia yang Qualified 2. Mempertahankan para karyawan yang ada sekarang 3. Menjamin keadilan

34 39 4. Mengendalikan biaya-biaya 5. Memenuhi peraturan-peraturan legal Jenis-jenis kompensasi : 1. Kompensasi langsung Gaji Upah 2. Kompensasi tidak langsung THR Tunjangan hari natal Jaminan kesehatan Liburan Cuti Dana Pensiun 3. Insentif Bonus

35 Pengertian Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) atau Pemberhentian Personil Menurut Muhaimin (web source), PHK adalah suatu kondisi tidak bekerjanya lagi karyawan tersebut pada perusahaan karena hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan terputus, atau tidak diperpanjang lagi. Dampak PHK : A. Bagi Perusahaan 1. Terhentinya produksi sementara 2. Harus mencari penggantinya dengan karyawan baru 3. Melepas karyawan yang sudah berpengalaman dan setia 4. Memerlukan biaya yang besar untuk merekrut lagi B. Bagi Karyawan 1. Timbulnya situasi yang tidak enak karena harus menganggur 2. Terputusnya hubungan dengan teman-teman sekerja 3. Berkurangnya rasa harga diri 4. Hilangnya penghasilan yang diterima untuk membiayai keluarga 5. Harus bersusah payah mencari pekerjaan baru Sebab-sebab PHK : A. PHK atas dasar permintaan sendiri 1. Masalah keluarga 2. Tidak dapat mengembangkan karier

36 41 3. Lingkungan kerja yang kurang nyaman 4. Masalah kesehatan 5. Perlakuan yang kurang adil 6. Tingkat kompensasi yang rendah 7. Pekerjaan tidak cocok dengan minat dan bakat B. PHK karena kebijaksanaan perusahaan 1. Karyawan tidak disiplin 2. Karyawan kurang cakap dan tidak produktif 3. Karyawan melakukan tindakan asusila 4. Penyederhanaan organisasi dalam perusahaan C. PHK karena peraturan perundang-undangan 1. Meninggal dunia 2. Telah mencapai batas usia untuk PHK 3. Melanggar peraturan yang berlaku 4. Berakhirnya kontrak dengan perusahaan Macam-macam PHK : A. PHK yang bersifat sementara 1. Karyawan tidak tetap 2. Perusahaan yang bergerak atau menghasilkan produk secara musiman 3. Karyawan yang dikenakan tahanan sementara

37 42 B. PHK yang bersifat permanen (pemberhentian) 1. Pemberhentian dengan hormat 2. Permintaan sendiri 3. Telah mencapai usia pensiun 4. Meninggal dunia 5. Adanya penyederhanaan organisasi perusahaan 6. Tidak cakap jasmani atau rohani C. Pemberhentian dengan tidak hormat 1. Melakukan pelanggaran atau kejahatan 2. Terlibat dalam perbuatan yang menentang pemerintah 3. Meninggalkan tugas tanpa izin 4. Sengaja melanggar ikatan perjanjian kerja 5. Merugikan perusahaan tempat bekerja