IR - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA BAB I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN. Latar Belakang Rumah sakit adalah salah satu sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif), yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Dalam melaksanakan upaya pelayanan kuratif, bagian farmasi secara integral berperan penting sebagai pendukung keberhasilan melalui penyediaan logistik yang tepat waktu, tepat sasaran, tepat barang, tepat kualitas, tepat jumlah dan tepat dosis. Kegiatan manajemen logistik farmasi meliputi: perencanaaan dan peramalan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan serta penghapusan sediaan farmasi (Seto, 6). Salah satu hasil dari keseimbangan fungsi manajemen logistik diatas adalah tercapainya nilai Turn Over Ratio (TOR) yang ideal bagi layanan kefarmasian. Dengan demikian TOR merupakan rasio perputaran persediaan yang berguna untuk mengukur atau menunjukkan seberapa cepat persediaan obat dibeli, dijual dan digantikan (Schreibfeder, 7). TOR merupakan salah satu test efisiensi

2 rumah sakit yang merupakan alat untuk menguji persediaan. Angka TOR didapatkan dari persamaan matematis, yaitu omzet penjualan pada akhir bulan yang dinilai berdasarkan harga beli dari suplier disebut Cost of Goods Sold (CoGS) dibagi dengan nilai persediaan rata-rata (average inventory) pada tanggal yang sama setiap bulan pada periode tertentu. Definisi CoGS adalah jumlah sediaan farmasi terjual (Goods Sold) berdasarkan biaya pembelian dari suplier (Cost that we paid for goods sold) bukan nilai rupiah penjualan (not we sold them for) per bulan. Nilai persediaan ratarata (average inventory) adalah nilai rupiah inventori berdasarkan biaya pembelian dari suplier (Cost that we paid for the inventory). Sedangkan Average Inventory didapat dengan cara menjumlah nilai persediaan awal dan akhir bulan kemudian dibagi dua. Periode waktu yang digunakan dalam mencari nilai TOR adalah perbulan dalam periode Januari sampai dengan Desember tahun 7. Berdasarkan kebijakan Direksi Rumah Sakit Delta Surya, target nilai TOR setiap bulan adalah dua. Dalam tahun 7, hanya satu kali saja pernah mencapai target yang ditentukan. Yaitu pada bulan Februari 8 sebesar,4. Pada umumnya nilai TOR mengalami penurunan secara fluktuatif.terhadap nilai standart yang telah ditetapkan oleh manajemen RSDS Setelah dilakukan rerata didapatkan hasil TOR rerata sebesar,7 pertahun. Dengan kata lain, nilai TOR lebih rendah,8 % dari target yang telah ditentukan. Semakin rendah nilai TOR sediaan farmasi, mengindikasikan terjadinya ketidak seimbangan antara pengadaan sediaan farmasi dan kebutuhan. Berikut ini adalah tabel yang menggambarkan nilai TOR periode bulan Januari sampai dengan Desember 7.

3 3 Sebuah TOR dikatakan baik jika persediaan yang menyertai penjualan berada dalam keadaan yang sesuai dengan harapan manajemen RSDS. Harapan tersebut ada dalam pernyataan berikut ini jika penjualan mengalami peningkatan, maka TOR juga meningkat atau minimal tetap. Jika Penjualan tetap maka TOR seharusnya juga tetap. Cara menginterpretasikan sebuah persentase peningkatan atau penurunan TOR adalah dengan membandingkan TOR bulan ini dengan bulan sebelumnya. Selisih nilai TOR dapat berupa angka negatif atau positif. Dikatakan positif jika bulan ini angka TOR meningkat dan negatif jika TOR bulan ini menurun. Untuk mendapatkan persentase peningkatan atau penurunan, angka selisih tadi dikalikan %. Maka angka persentase di atas nol berarti sebuah peningkatan, dibawah nol berarti sebuah penurunan dan tepat pada angka nol tidak mengalami peningkatan maupun penurunan. Dari data bulan Januari sampai dengan Desember 7 tercatat obat yang dikembalikan atau diretur dari ruang perawatan rata-rata senilai Rp ,67 per bulan atau,45 % dari average inventory. Salah satu penyebab pengembalian sediaan farmasi ini adalah karena pemberhentian secara mendadak pemakaian sediaan farmasi oleh dokter yang merawat. Selain itu karena sistem peresepan yang mencantumkan jumlah obat per cure (per periode hari) dan bukan per unit dosis yang dibutuhkan sehingga kemungkinan terjadinya sisa sediaan farmasi yang tidak terpakai cukup tinggi. Sehingga terjadi peningkatan persediaan farmasi diluar perencanaan. Selanjutnya dilakukan analisis COGS dan Average Inventory serta pengaruh peningkatan maupun penurunan perbulan terhadap TOR.

4 Tabel. TOR Sediaan Farmasi bagian farmasi RS Delta Surya Sidoarjo periode bulan Januari sampai dengan Desember 7 Bulan No Tahun 6 COGS Peningkatan/Penurunan Peningkatan/Penurunan Peningkatan/Penurunan Inventori TOR Value (%) Value (%) value (%) Desember,58,876,48 55,868,837.9 Tahun 7 Januari,96,69,83 37,86,58 3% 63,8,57 7,94,4 3%.9. % Februari,48,598, 3,95,9 9% 7,946,935 78,35,678 3%.4. % 3 Maret,84,89,675-43,75,445-7% 678,638,786-3,38,49-3% % * 4 April,94,53,953 9,6,78 % 73,699,39 53,6,53 8% % * 5 Mei,9,848,598-84,35,355-5% 79,36,475 -,56,834 -% % 6 Juni,3,44,8 93,555,58 9% 639,93,65-79,5,85 -%.7.3 3% 7 Juli 933,88,39-69,53,87-5% 64,34,88-35,896,437-6% % 8 Agustus 96,44,969 6,56,66 3% 58,86,648 -,947,54-4%.65. % 9 September 847,388,78-3,54,79 -% 56,38,6-55,758,587 -% % Oktober,95,38,368 47,9,9 9% 595,76,87 68,948,6 3% % Nopember 95,47, -69,9,356-6% 5,938,594-9,337,693-6%.84. % Desember 993,984,689 68,577,677 7% 593,983,84 9,45,3 8% % Total,874,,88 7,499,8,989.6 Rerata,7,833,49 64,984,49.7 * * * Sign 4

5 5 Tabel di atas menunjukkan bahwa dalam satu tahun terdapat 6 bulan terjadi kelebihan persediaan yang tidak terjual di kamar obat(*). Hal tersebut tampak pada bulan Maret, April, Mei, Juli, September, dan Desember. Misalnya, pada bulan April, terjadi peningkatan pada penjualan dan persediaan dibanding dengan bulan sebelumnya. Namun, hasil TOR pada bulan tersebut menunjukkan angka di bawah nol, yang artinya TOR yang diharapkan naik seiring dengan naiknya jumlah penjualan dan persediaan hingga melampaui angka nol, justru menunjukkan angka di bawah nol. Hal ini membuktikan bahwa nilai persediaan terlalu besar dibanding dengan penjualan. Hal ini tentu merugikan bagi Rumah Sakit karena telah terjadi overstock di bagian farmasi rumah sakit. Manajemen RSDS mengharapkan inventori sediaan farmasi selalu dalam keadaan optimal sesuai kebutuhan, yang artinya nilai TOR diharapkan selalu berada di atas angka nol. Melalui evaluasi persentase peningkatan - penurunan TOR dari bulan ke bulan didapatkan bahwa persediaan farmasi di RSDS Sidoarjo mengalami overstock pada tahun 7. Selain itu, anggaran belanja untuk pengadaan sediaan farmasi dan pengembangan pelayanan ditetapkan sebesar 33,35% pertahun atau Rp.7,5 Milyar dari seluruh budget operasional rumah sakit. Jumlah tersebut digunakan dalam pelaksanaan operasional tanpa adanya evaluasi yang tepat, baik oleh bagian keuangan maupun oleh bagian farmasi. Hal tersebut dibuktikan dengan enam kali dalam setahun terjadi angka TOR di bawah nol, dengan kata lain, sekitar 5% dalam setahun terjadi overstock di kamar obat.

6 6 Dengan seringnya masalah overstock yang timbul dalam setahun menunjukkan stagnasi dalam memanfaatkan budget yang tersedia. Sehingga belum ada pemanfaatan anggaran secara optimal untuk pengembangan sistem pelayanan farmasi. Pengendalian persediaan di bagian farmasi Rumah Sakit Delta Surya dilakukan secara sederhana dan dihitung berdasarkan prinsip metode perencanaan persediaan Maximum Minimum Stock Level (MMSL). Hal tersebut disadari sangatlah riskan bagi kelangsungan pelayanan kefarmasian. Oleh karenanya dibutuhkan suatu upaya pengendalian persediaan melalui pemilihan sistem distribusi yang dapat membantu mengendalikan persediaan. Masalah dalam penelitian ini adalah terjadinya penurunan turn over ratio (TOR) sediaan farmasi sebanyak enam kali dalam setahun pada tahun 7 di RS Delta Surya Sidoarjo periode bulan Januari Desember 7. Hal ini menunjukkan ketidakefisienan penggunaan anggaran operasional rumah sakit yang salah satunya disebabkan karena belum adanya sistem distribusi obat yang mendukung pengendalian secara efisien. Masalah ini mendorong peneliti untuk melakukan penelitian dalam rangka menentukan sistem distribusi obat rawat inap yang paling efisien pada kondisi penggunaan metode perencanaan persediaan MMSL di Rumah Sakit Delta Surya Sidoarjo. Berikut ini disampaikan kajian masalah penelitian berdasarkan kondisi yang ada di Rumah Sakit Delta Surya Sidoarjo Tahun 7.

7 7. Kajian Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka beberapa faktor yang kemungkinan berpengaruh terhadap terjadinya penurunan turn over ratio (TOR ) sediaan farmasi sebanyak enam kali dalam setahun pada tahun 7. di RS Delta Surya Sidoarjo adalah sebagai berikut. Metode perencanaan berikut persediaan Omzet Penjualan Jumlah pasien Sistem pelaporan Inventori di Keuangan Evaluasi :.Formularium.Perencanaan Persediaan 3.Keuangan Penurunan turn over ratio (TOR ) sediaan farmasi sebanyak 6 kali dalam setahun di RS DS Sidoarjo Periode Januari sampai dengan Desember 7 Sistem Distribusi:.Individual Prescription Order System.Ward Floor Stock 3.Combination of the Above Mentioned System 4.Unit Dose System Pemasok atau Distributor Dokter:.Loyalitas.Kepatuhan Feed Back Trend penyakit Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Gambar. Beberapa Faktor yang Berpengaruh Terhadap penurunan turn over ratio (TOR ) sediaan farmasi sebanyak enam kali dalam setahun RS Delta Surya Sidoarjo Periode bulan Januari Desember 7

8 8 Selanjutnya, beberapa faktor yang diduga berpengaruh terhadap terjadinya seperti yang telah disebutkan di atas, dijelaskan dengan lebih terperinci sesuai keadaan di RSDS Sidoarjo pada awal tahun 8 sebagai berikut... Sistem Distribusi Tidak adanya sistem distribusi obat yang tepat dalam pelayanan farmasi di RSDS Sidoarjo menyebabkan terjadinya pendistribusian obat dalam jumlah yang tidak diperhitungkan secara akurat. Pada saat ini sistem distribusi yang sedang berlaku adalah Combination of The Above Mentioned System. Sistem ini merupakan kombinasi antara Individual Prescription Order System (IPOS) dan Ward Floor Stock System (WFSS). Pada sistem distribusi IPOS seringkali jumlah yang ditulis pada resep tidak sesuai dengan kenyataan yang dibutuhkan atau dikonsumsi oleh pasien di ruang rawat inap. Pada akhirnya banyak sediaan obat maupun alat kesehatan yang dikembalikan ke bagian farmasi. Hal ini menyebabkan terjadinya retur obat yang cukup besar setiap bulan sehingga nilai inventori meningkat yang mengakibatkan turunnya TOR... Metode Perencanaan Persediaan Perencanaan persediaan di bagian farmasi RSDS dilakukan secara sederhana berdasarkan prinsip metode pengadaan minimum-maximum stock level namun pelaksanaannya belum optimal. Dengan demikian jumlah inventori kurang dikendalikan dengan baik karena belum optimalnya perencanaan. Dengan tingginya jumlah inventori cenderung akan menurunkan nilai TOR, terutama jika nilai penjualan tidak mengalami kenaikan.

9 9..3 Evaluasi Keuangan, Formularium dan Perencanaan Persediaan Bagian Keuangan di RSDS Sidoarjo adalah unit yang menjadi sumber pendanaan sekaligus pengontrol atau evaluator terhadap penggunaan dana pengadaan obat. Dengan demikian, jika terjadi ketidakseimbangan antara besarnya cost yang diinvestasikan dengan revenue yang diterima, maka bagian Keuangan dengan segera dapat memberikan feedback kepada bagian farmasi. Feed back tersebut dapat menjadi acuan agar ketidakefisienan yang terjadi tidak berkepanjangan. Dengan demikian diharapkan terjadi penurunan nilai persediaan obat di akhir bulan. Demikian pula evaluasi terhadap formularium dapat menjadi pengendali meluasnya item obat yang berakibat pada meningkatnya inventori sehingga nilai TOR menurun. Hal ini berkaitan pula dengan perencanaan persediaan. Evaluasi terhadap perencanaan persediaan dapat mencegah pengadaan sediaan yang tidak tepat sehingga penurunan TOR tidak terjadi...4 Omzet Penjualan Omzet penjualan di bagian farmasi RSDS Sidoarjo adalah aspek yang cenderung sulit dikontrol. Hal ini disebabkan omzet penjualan lebih dipengaruhi oleh jumlah pasien yang masuk RS dan trend penyakit apa yang diderita. Dimana keduanya tidak dapat dikendalikan secara langsung oleh manajemen. Setiap pasien yang melakukan admission sebagai inpatient hospital telah menyetujui bahwa semua kebutuhan medikasi akan dipenuhi oleh bagian farmasi RSDS. Kecuali pada kasus tertentu yaitu jika pasien tersebut termasuk kategori layanan rawat jalan, kurang pendanaan, status sebagai pelanggan internal dan atas kebijakan manajemen RSDS.

10 Semakin tinggi penjualan akan mengurangi jumlah persediaan, asalkan pengadaan dilakukan sesuai rencana dan tujuan manajemen. Dengan demikian penjualan yang meningkat akan meningkatkan TOR..5 Jumlah Pasien Setiap tahun selalu ada trend peningkatan dan penurunan pasien pada bulan tertentu. Peningkatan jumlah pasien tertinggi biasanya pada bulan kelima setiap tahun. Dan penurunan pasien yang sangat dirasakan dampaknya adalah pada bulan yang merupakan awal yahun ajaran baru sekolah dan puncak perayaan Idul Fitri. Jumlah pasien rawat inap maupun rawat jalan di RSDS Sidoarjo akan mempengaruhi jumlah resep yang diterima oleh bagian farmasi. Jumlah resep yang tinggi biasanya diiikuti oleh penjualan yang tinggi pula. Hal ini juga akan meningkatkan revenue bagian farmasi. Sebaliknya semakin rendah jumlah pasien di RSDS Sidoarjo, semakin kecil jumlah penjualan sediaan farmasi, yang berarti dapat menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan, yang mengakibatkan turunnya nilai TOR...6 Sistem Pelaporan Inventori kepada bagian Keuangan Adanya sistem pelaporan inventori setiap bulan dari bagian farmasi kepada bagian keuangan RSDS dapat menjadi pengendali tak langsung jumlah inventori pada bulan berikutnya. Dengan adanya kontrol yang baik dari bagian farmasi terhadap nilai persediaan dan perkembangan perputaran obat serta alkes, mempengaruhi secara langsung pada perlakuan pengadaan obat berikutnya. Untuk mengawasi secara lintas sektoral, bagian keuangan juga harus mengevaluasi kinerja keuangan bagian farmasi. Sehingga dapat memberikan umpan balik kepada bagian farmasi, kecenderungan turunnya TOR dari bulan ke bulan dapat diantisipasi lebih

11 awal. Sehingga dapat diambil langkah perbaikan secara dini. Dengan demikian terjadinya penumpukan persediaan dapat dihindari...7 Loyalitas dan Kepatuhan Dokter Loyalitas dokter merupakan faktor pendukung yang tidak dapat dipandang remeh. Namun loyalitas inipun tumbuh karena adanya rasa puas terhadap perlakuan manajemen kepada para dokter sebagai pelanggan internal rumah sakit. Dengan tingginya loyalitas para dokter, mencegah terjadinya lost opportunity. Karena seluruh peresepan yang dikeluarkan dari ruang periksa dokter akan menuju ke bagian farmasi rumah sakit. Dengan demikian mencegah turunnya omzet penjualan. Jika omzet penjualan tetap tinggi, terjadi perputaran persediaan sehingga mencegah terjadinya penumpukan inventori. Demikian pula dengan Kepatuhan dokter terhadap formularium obat RSDS mencegah terjadinya stock out dan stagnasi persediaan farmasi...8 Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen di RSDS Sidoarjo telah ada sejak berdirinya rumah sakit pada tahun 99 dan mengalami pembaharuan pada tahun 5. Pemanfaatan informasi yang biasa disebut sebagai information support system dan decission making support. Analisis perencanaan dan mengambil keputusan yang tepat dalam pengadaan sediaan farmasi sehingga inventori obat tetap terkontrol. Dengan adanya kontrol yang baik diharapkan tidak terjadi penumpukan inventori. Namun jika pemanfaatan informasi yang tersedia tidak dilakukan maka hasil akhir yang diharapkan juga akan sulit tercapai.

12 ..9 Feed Back Adanya feed back atau umpan balik secara langsung maupun tidak langsung dari para dokter, perawat, maupun dari atasan dalam penentuan item obat yang dikehendaki untuk disediakan dapat menjadi masukan yang berharga. Sehingga para pengambil keputusan di bagian farmasi RSDS Sidoarjo dapat memperoleh data yang akurat dari berbagai macam sumber. Data tersebut sangat penting untuk mempertimbangkan pengambilan keputusan. Sehingga dapat mencegah pengadaan yang kurang tepat... Trend Penyakit Batas waktu berakhirnya trend dari suatu penyakit kadang tidak dapat diprediksi. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kesalahan perencanaan persediaan obat. Pada akhirnya berakibat pada meningkatnya inventori item obat yang disediakan untuk trend penyakit tersebut... Pemasok atau Distributor Pemilihan distributor atau pemasok obat yang tidak tepat dapat menyebabkan tingginya harga beli sediaan farmasi. Hal ini akan meningkatkan nilai persediaan dan menurunkan nilai TOR. Disamping itu karena faktor kelambatan pelayanan pemasok dalam pengiriman obat akan menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian lead time yang diperkirakan sebelumnya, sehingga menimbulkan terjadinya kekosongan persediaan yang berakibat tingginya nilai stock out. Hal tersebut berarti mengurangi penjualan dan menurunkan nilai TOR.

13 3.3 Batasan Masalah Ada banyak faktor yang mempengaruhi terjadinya terjadinya penurunan turn over ratio (TOR ) sebanyak enam kali dalam setahun pada tahun 7. Hal ini berdampak sebagai kelebihan persediaan farmasi. Faktor yang mempengaruhi terjadinya hal tersebut diatas misalnya trend penyakit, sistem pelaporan keuangan, evaluasi formularium dan sebagainya. Namun yang menjadi fokus penelitian ini adalah sistem distribusi obat rawat inap pada kondisi penggunaan metode perencanaan persediaan MMSL. Sistem distribusi obat dari bagian farmasi kepada end user mempengaruhi jumlah depo penyimpanan obat. Semakin banyak depo penyimpanan semakin tinggi pula safety stock yang harus disediakan. Selain itu sistem distribusi mempengaruhi jumlah obat yang dikeluarkan dari stok depo bagian farmasi (jumlah terjual) dan menentukan jumlah obat yang tidak terpakai tapi sudah terbeli oleh pasien (retur). Jumlah retur mempengaruhi nilai persediaan (inventory) di bagian farmasi. Jumlah nilai persediaan dan obat yang keluar menentukan keputusan perencanaan persediaan. Pada akhirnya keputusan perencanaan persediaan yang optimal dapat menghasilkan nilai persediaan yang efisien. Saat ini sistem distribusi yang digunakan di RS Delta Surya adalah sistem kombinasi antara Sistem Distribusi Obat Resep Individual (Individual Prescription Order System) dan Sistem Distribusi Obat Persediaan di Ruangan (Ward Floor Stock System) yang disebut dengan Combination Of The Above Mentioned Systems (COTAMS). Sedangkan perencanaan persediaan farmasi dilaksanakan secara perpetual purchasing (pengadaan terus-menerus) dengan metode Maximum Minimum Stock Level (MMSL) di bagian farmasi Rumah Sakit Delta Surya Sidoarjo. Hal ini

14 4 ditandai dengan adanya persediaan inventaris sediaan farmasi di setiap ruangan untuk memenuhi kebutuhan pasien setiap saat (Ward Floor Stock System) dan kebutuhan lainnya dipenuhi oleh bagian farmasi berdasarkan perintah dokter yang tertulis pada resep (Individual Prescription Order System). Sistem distribusi ini dijalankan pada kondisi penggunaan Metode Perencanaan Persediaan minimum-maximum level stock berdasarkan kebijakan rumah sakit. Untuk mendapatkan pemecahan masalah yang optimal, peneliti akan mengkaji sistem distribusi manakah yang paling efisien berdasarkan indikator TOR pada kondisi penggunaan Metode Perencanaan Persediaan minimum-maximum level stock. Oleh karenanya akan dilakukan simulasi empat macam sistem distribusi pada kondisi penggunaan Metode Perencanaan Persediaan Maximum Minimum Stock Level. Pada akhirnya, sistem distribusi yang paling efektif adalah sistem yang dapat menghasilkan nilai persediaan minimal dan menghasilkan nilai TOR dua sesuai target manajemen RS. Ada 4 macam sistem pendistribusian obat yaitu:. Sistem Distribusi Obat Resep Individu (Individual Prescription Order System) atau disebut IPOS.. Sistem Distribusi Obat Persediaan Lengkap Di Ruangan (Ward Floor Stock System) atau disebut WFSS. 3. Sistem Distribusi Obat Kombinasi Resep Individu Dan Persediaan Di Ruangan (Combination Of The Above Mentioned System) atau disebut COTAMS 4. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit (Unit Dose System ) disebut juga UDS.

15 5 Peneliti mengkaji data pemakaian obat bulan Januari, Februari dan Maret 8. Data pemakaian obat tersebut sebagian berasal dari catatan rekam medis pasien dan sebagian lagi berasal dari arsip resep asli. Angka angka yang merupakan jumlah pemakaian perhari itu disimulasikan pada masing-masing sistem distribusi dengan menggunakan metode perencanaan persediaan MMSL. Dari simulasi tersebut, ditentukan sistem distribusi manakah yang menghasilkan nilai TOR tertinggi..4 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dan kajian masalah tersebut, maka dapat dirumuskan masalah penelitian sebagai berikut:. Berapakah pemakaian riil sediaan farmasi berdasarkan sistem distribusi saat ini (COTAMS) pada bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo?. Berapakah pemakaian sediaan farmasi berdasarkan simulasi sistem distribusi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo? 3. Bagaimanakah simulasi MMSL berdasarkan pemakaian sediaan farmasi hasil simulasi pada COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo? 4. Berapakah Nilai Penjualan (CoGS) Sediaan farmasi berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo?

16 6 5. Berapakah Nilai Persediaan Rerata (Average Inventory) berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada kondisi penggunaan Metode perencanaan pengadaan MMSL bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo? 6. Berapakah Nilai TOR berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada kondisi penggunaan Metode perencanaan pengadaan MMSL Bulan Januari sampai dengan Maret tahun 8? 7. Manakah sistem distribusi yang paling efisien untuk diterapkan di RSDS Sidoarjo pada kondisi penggunaan MMSL?.5 Tujuan Penelitian.5. Tujuan Umum Menetapkan sistem distribusi obat rawat inap yang menghasilkan nilai TOR tertinggi pada kondisi penggunaan metode perencanaan persediaan Maximum Minimum Stock Level di Rumah Sakit Delta Surya Sidoarjo..5. Tujuan Khusus. Menentukan pemakaian riil dan melakukan analisis hasil MMSL sediaan farmasi saat ini (COTAMS) pada bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo.. Menentukan pemakaian sediaan farmasi berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo.

17 7 3. Melakukan simulasi MMSL berdasarkan pemakaian sediaan farmasi hasil simulasi pada COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo. 4. Menentukan Nilai Penjualan (CoGS) Sediaan farmasi berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo. 5. Menentukan Nilai Persediaan Rerata (Average Inventory) berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada kondisi penggunaan Metode perencanaan pengadaan MMSL bulan Januari sampai dengan Maret 8 di RSDS Sidoarjo. 6. Menentukan Nilai TOR berdasarkan simulasi COTAMS, IPOS, WFSS, dan UDS pada kondisi penggunaan Metode perencanaan pengadaan MMSL Bulan Januari sampai dengan Maret tahun Menentukan sistem distribusi yang paling efisien untuk diterapkan di RSDS Sidoarjo pada kondisi penggunaan MMSL..6 Manfaat Penelitian.6. Bagi Mahasiswa Sebagai sarana mengasah keterampilan manajerial tentang pengelolaan logistik farmasi khususnya dalam meningkatkan mutu logistik farmasi untuk mencapai logistik farmasi yang efisien dan efektif.

18 8.6. Bagi Institusi Pendidikan Merupakan sumbangsih pemikiran berupa referat tentang pengelolaan manajemen logistik farmasi yang mungkin dapat dimanfaatkan bagi pengembangan pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga..6.3 Bagi Rumah Sakit Merupakan pedoman dalam mengelola manajemen logistik farmasi sehingga menurunkan angka TOR yang bertujuan untuk mengoptimalkan anggaran keuangan di Rumah Sakit Delta Surya Sidoarjo..6 Persitas Airlanggai Rumah Sakit

19 BAB TINJAUAN PUSTAKA. Manajemen Logistik.. Proses Kegiatan dan Administrasi Distribusi Logistik Serangkaian kegiatan penyaluran logistik dimulai dari kegiatan penelitian terhadap surat permintaan pengadaan logistik dan hasil keputusan pengadaan kebutuhan logistik dari pejabat yang berwenang. Dari tahap kegiatan ini dapat diketahui secara pasti logistik yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tertentu. Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah disetujui untuk diserahkan kepada unit permintaan barang dengan cara mengambil dan mengelompokkan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar barang yang ada dalam surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya, dan kondisinya. Setelah adanya kesesuaian antara pesanan dan logistik yang ada maka tindakan berikutnya adalah membawa logistik tersebut untuk diletakkan pada tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang 9

20 membutuhkan. Setelah itu, dilakukan persaiapan administratif untuk penyerahan barang. Tahap akhir kegiatan penyaluran logistik adalah penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan logistik ini bisa dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan logistik mengambil ke unit penyalur, maupun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna yang telah melakukan pemesanan. Dalam penyerahan logistik kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat penyerahan barang, dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang menyetujui, yang menyerahkan, dan yang menerima barang. Surat ini penting karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan logistiknya, juga penting bagi unit penyalur logistik, atau secara lebih khusus bagi petugas penyalur logistik karena surat ini dapat sebagai instrumen pertanggungjawaban atas tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan kepadanya (Ballou, 99). Guna mendukung kelancaran dalam kegiatan pendistribusian barang, penting ditetapkan jadwal distribusi barang untuk sekelompok unit kerja atau jadwal distribusi barang setiap gudang. Hal ini perlu dilakukan apabila dalam satu organisasi memiliki beberapa jenis gudang. Penjadwalan distribusi barang ini selain guna mendukung kelancaran distribusi barang, juga untuk tujuan membiasakan dan mendidik bagi setiap pegawai ataupun unit kerja untuk mampu menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan apapun secara terarah dan terencana dengan baik (Dwiantara, 4).

21 .. Beberapa faktor Sistem Logistik Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam sistem logistik terpadu oleh organisasi perusahaan, adalah:. Pengumpulan, yang dimaksud adalah kegiatan pengumpulan sejumlah barang dari sebagian barang yang ditunjuk guna penjualan akhir kepada konsumen. Sejumlah barang ini merupakan kumpulan barang yang tersendiri dari sejumlah barang yang ada.. Penyimpanan, yang dimaksud adalah kegiatan yang berkonsentrasi pada penyimpanan barang. Fungsi penyimpanan ini biasanya disebar diantara perusahaan di dalam kelompoknya. Setiap perusahaan akan bersedia menanggung jumlah penyimpanan minimum yang perlu untuk menunjang kegiatan transaksinya. 3. Transfer, yang dimaksud adalah suatu mekanisme tranformasi dari suatu atau beberapa macam barang yang harus diubah bentuknya secara fisik guna menunjang transaksi. 4. Distribusi atau penyebaran, yang dimaksud adalah kegiatan penempatan produk yang disesuaikan dengan jenis, klasifikasi pada tempat tertentu yang tepat, waktu yang tepat. Penyebaran ini biasanya merupakan tahap akhir dari kegiatan logistik dan juga berkaitan dengan pelayanan terhadap pengguna produk akhir. 5. Pembiayaan, yang dimaksud adalah anggaran keuangan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan guna melaksanakan kegiatan logistik. Pembiayaan

22 yang disiapkan harus merupakan biaya yang benar-benar bisa digunakan dalam kegiatan logistik. Biaya logistik diusahakan seefisien mungkin sehingga perusahaan akan bisa mendapat kepemimpinan biaya logistik. 6. Komunikasi, yang dimaksud adalah penyampaian ide, konsep, gagasan, informasi ke arah hasil akhir yang diharapkan. Komunikasi juga digunakan di antara saluran transaksi dengan saluran logistik dalam hal serupa, kuantitas, lokasi dan waktu. Komunikasi terus berlangsung selama produk, barang ditransfer, disesuaikan dan disimpan dalam menghadapi perubahan transaksi di masa mendatang (Gitosudarmo, ).. Manajemen Obat Pengelolaan obat merupakan suatu proses yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan secara efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersebar secara merata, dengan jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat yang membutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Secara khusus pengelolaan obat harus dapat menjamin :. Tersedianya rencana kebutuhan obat dengan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar di wilayah tertentu.

23 3. Tersedianya anggaran pengadaan obat yang dibutuhkan sesuai dengan waktunya. 3. Terlaksananya pengadaan obat yang efektif dan efisien. 4. Terjaminnya penyimpanan obat dengan mutu yang baik. 5. Terjaminnya pendistribusian obat yang efektif dengan waktu tunggu (lead time) yang pendek. 6. Terpenuhinya kebutuhan obat untuk mendukung pelayanan kesehatan dasar sesuai dengan jenis, jumlah dan waktu yang dibutuhkan. 7. Tersedianya Sumber Daya Manusia dengan jumlah dan kualifikasi yang tepat. 8. Digunakannya obat secara rasional sesuai pedoman pengobatan yang disepakati. 9. Tersedianya informasi pengelolaan dan penggunaan obat yang sahih, akurat dan mutakhir. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka sistem pengelolaan dan penggunaan obat di Kabupaten atau Kota mempunyai empat fungsi dasar yaitu:. Perumusan kebutuhan (selection).. Pengadaan (procurement). 3. Distribusi (distribution). 4. Penggunaan obat (use). Hubungan antara fungsi, sistem pendukung dan dasar pengelolaan obat dapat digambarkan sebagai berikut:

24 4 Selection use Managing Support : Organization, financing, SIM, HRM Procurement Distribution Policy and legal framework Sumber : Quick, Gambar. Modifikasi Siklus Pengelolaan Obat Pada Gambar., terlihat bahwa prinsip utama dari empat fungsi dasar dari pengelolaan dan penggunaan obat adalah keterkaitan dan keterpaduan semua kegiatan. Sebagai suatu system, maka keempat fungsi tersebut dapat dilihat sebagai rangkaian proses dari input proses output. Menurut Quick (997), Manajemen obat dapat terlaksana dengan baik jika kegiatan yang dilaksanakan didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari :. Organisasi (organization).. Pembiayaan dan kesinambungan (financing and sustainability). 3. Pengelolaan informasi (information management). 4. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resources Management). Pelaksanaan keempat fungsi dasar dan keempat elemen sistem pendukung pengelolaan tersebut didasarkan pada kebijakan (policy) dan atau peraturan perundangan (legal framework) yang mantap serta didukung oleh kepedulian masyarakat dan petugas kesehatan terhadap program dalam bidang obat dan pengobatan.

25 5 Agar sistem pengelolaan obat berjalan efektif, maka sistem tersebut harus didukung oleh adanya akses informasi obat yang baik yang meliputi pedoman pengobatan, informasi obat, pemasok obat yang handal dengan pembiayaan obat yang berkesinambungan, adanya data penggunaan obat yang sahih, dan pengaturan yang kooperatif sehingga terjadi efisiensi di segala fungsi pengelolaan obat. Apabila sistem pendukung ini tidak ada atau diabaikan, maka kemungkinan akan terjadi penurunan mutu pelayanan obat dan peningkatan biaya. Prinsip pengelolaan obat yang efektif adalah:. Seleksi obat berdasarkan Pedoman Pengobatan yang evidence based.. Pengadaan obat yang ekonomis dalam arti mendapatkan obat yang bermutu tinggi tetapi dengan biaya serendah mungkin. 3. Distribusi obat yang efisien dalam arti suplai obat sesuai kebutuhan unit pelayanan kesehatan dengan waktu tunggu sependek mungkin. 4. Penggunaan obat yang rasional dalam arti dilaksanakannya proses pengobatan sesuai pedoman pengobatan yang telah disepakati. Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan di suatu unit pelayanan kesehatan. Tujuan perencanaan adalah untuk memperkirakan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan, meningkatkan penggunaan obat secara rasional dan meningkatkan efisiensi penggunaan obat (Depkes RI, 4).

26 6 Perencanaan atau seleksi obat meliputi kegiatan penetapan masalah kesehatan, pemilihan jenis obat, penetapan intervensi pengobatan yang dipilih, serta penetapan jenis obat yang harus tersedia pada masing-masing unit pelayanan. Untuk dapat melaksanakan perencanaan obat dengan baik diperlukan suatu sistem informasi obat yang baik, yang menyangkut informasi rencana pengadaan obat, pemakaian obat, rencana obat yang akan diterima, sisa stok obat, data morbiditas, pedoman pengobatan dan kecenderungan kenaikan kunjungan serta program pelayanan kesehatan yang akan ditangani di masa mendatang..3 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan waktu yang tepat. Menurut Quick, tujuan pengendalian persediaan pada fasilitas pelayanan kesehatan adalah: a. mencatat penerimaan dan pengeluaran stok b. mempertahankan jumlah stok yang mencukupi sesuai lead time yang ada c. mempertahankan keseimbangan stok pada tingkat biaya terendah dan dalam batas dana yang tersedia d. memberikan persediaan yang tepat, aman dan nyaman e. mencegah terjadinya kadaluarsa stok yang ada Beberapa macam sistem pengendalian persediaan adalah sebagai berikut. Minimum Maximum Stock Level (MMSL), Economic Order Quantity (EOQ), Just In

27 7 Time (JIT), Master Production Schedule (MRP) dan Distribution Resource Planning (DRP)..3. Penentuan Persediaan Terdapat beberapa cara untuk menentukan besarnya persediaan agar jumlah persediaan berada pada kondisi tidak terlalu kecil dan tidak terlalu besar (Gitosudarmo,) a. Moving Monthly Average Rata-rata kebutuhan per bulan dalam satu tahun atau total kebutuhan selama setahun kemudian dibagi Rata-rata kebutuhan perbulan diperhitungkan dari beberapa bulan sebelumnya dan beberapa bulan setelahnya dengan jumlah yang sama, serta bulan yang bersangkutan. Besar persediaan adalah kelipatan yang diinginkan perusahaan dari besarnya rata-rata kebutuhan setiap bulannya. b. Penentuan Batas minimum (minimum stock)dan maksimum (maximum stock) persediaan yang lalu. Data persediaan waktu yang lalu untuk mencari besarnya persediaan yang terendah sebagai batas minimum dan besarnya persediaan berada pada interval keduanya. c. Tingkat Perputaran persediaan (inventory turn over) Tingkat perputaran persediaan barang jadi = (penjualan per tahun) dibagi dengan sediaan rata-rata persediaan rata-rata = (persediaan awal + akhir)

28 8 d. Safety Stock Persediaan pengamanan atau sering disebut sebagai buffer stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan (Yamit, 5). Bila jumlah persediaan mencapai safety stock dan jumlah permintaan tidak melebihi dari tenggang waktu (lead time) serta jika suplier mengirim barang dalam jangka waktu rata-rata tenggang waktu tersebut, maka terjadinya stockout dapat dihindari (Quick, 997). Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi hal tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). Jumlah safety stock ditentukan yang optimum, tidak besar dan juga tidak terlalu kecil, yaitu persediaan yang menimbulkan persediaan minimum (Yamit, 3). Ada beberapa cara untuk memperkirakan jumlah safety stock yang didasarkan pada pertimbangan dua faktor, yaitu (a) jumlah rata-rata pemakaian riil dan (b) rerata tenggang waktu setiap item barang berdasarkan kemampuan dari masing-masing suplier. (Tanto,).4 Maximum Minimum Stock Level Maximum Minimum Stock Level Formula merupakan salah satu metode pengendalian persediaan yang cukup sederhana. Hal ini disebabkan karena prinsip dari formula ini adalah setiap item ditentukan level stock maximum dan minimumnya agar memenuhi jumlah yang diperlukan oleh konsumen RSDS dan tidak

29 9 berlebihan. Jadi kalau persediaan sudah mencapai jumlah minimum maka segera dilakukan pembelian barang, sampai jumlah barang mencapai persediaan maksimum maka pembelian dihentikan. Kalau barang dalam persediaan dipakai terus maka suatu akan sampai pada persediaan minimum lagi, dilakukan pembelian lagi demikian seterusnya (Ballou,99). Sebenarnya metode ini merupakan cara alami manajemen persediaan yang memiliki hakekat sederhana seperti yang telah dijelaskan diatas. Stock minimum adalah rerata pemakaian dikalikan dengan lead time ditambahkan dengan stock pengaman, periode waktu biasanya dinyatakan dalam bulan atau hari. Sedangkan stock maximum dapat ditentukan dari jumlah stock minimum ditambahkan dengan waktu pengadaan dikalikan dengan rata-rata pemakaian. Sehingga dapat diturunkan menjadi rumus sebagai berikut. Stock maximum = S min + (PP x CA) Stock minimum = (LT x CA) + SS PP CA LT SS = Periode pengadaan = Rerata pemakaian = Lead Time = Safety Stock Ketika jumlah persediaan telah mencapai jumlah minimal, maka jumlah pesanan (Qo) adalah penjumlahan persediaan maksimal dengan jumlah pemesanan kembali (back-ordered) dikurangi dengan jumlah persediaan yang ada (SI) dengan jumlah persediaan yang sedang dipesan (So).

30 3 Adapun parameter yang harus diperhatikan dalam formula ini, antara lain:. Rata-rata pemakaian setiap bulan atau periode waktu tertentu, dilakukan penyesuaian untuk Stockout (CA). Suplier lead time (LT),dalam hal ini perlu dipertimbangkan beberapa suplier yang memiliki lead time yang berbeda-beda. Hal ini tergantung dari jarak pengiriman barang, kemampuan tansportasi dan kebijakan suplier. 3. Periode Pengadaan (PP) Kebutuhan Safety stock dan jangka waktu pemesanan saat terakhir, maka formula ini akan berlaku sama seperti formula reorder lainnya. Kuncinya adalah selalu memantau kembali batas atau level minimum dan maksimum.(milawati, 6).5 Peran Manajemen Farmasi Rumah Sakit.5. Prosedur Operasional Baku Dalam pelaksanaaan pelayanan Bagian farmasi Rumah Sakit, ada beberapa Prosedur Operasional Baku (POB) Minimal yang harus ada dalam Manajemen Farmasi Rumah Sakit (Depkes RI 4).. Pengadaan Perbekalan Kesehatan a. Inti POB Perencanaan Perbekalan Kesehatan, Penetapan Spesifikasi Produk dan Pemasok, serta Pembelian Perbekalan Kesehatan b. Inti POB Produksi Sediaan Farmasi c. Inti POB Penyimpanan Sediaan Farmasi

31 3. Distribusi Perbekalan Kesehatan a. Inti POB dalam Distribusi Perbekalan Kesehatan 3. Pelayanan Farmasi Klinik a. Inti POB dalam Pelayanan Informasi Obat b. Inti POB dalam Proses Penggunaan Obat c. Inti POB dalam Pemantauan dan Pelaporan Reaksi Obat yang Merugikan d. Inti POB Peranan IFRS dalam Panitia yang Berkaitan dengan Obat di Rumah Sakit..5. Distribusi Perbekalan Kesehatan Distribusi perbekalan kesehatan adalah kegiatan IFRS dalam pengantaran perbekalan kesehatan yang dimulai dari penerimaan order dokter di IFRS sampai dengan perbekalan kesehatan dikonsumsi oleh penderita. Dalam distribusi ini, terjadi proses pelayanan farmasi nonklinik dan pelayanan farmasi klinik (Siregar, 4)..5.3 Inti POB dalam Distribusi Perbekalan Kesehatan. Pendistribusian semua perbekalan kesehatan atau sediaan farmasi yang digunakan semua penderita di rumah sakit adalah tanggung jawab IFRS. Sistem distribusi perbekalan kesehatan atau sediaan farmasi untuk penderita rawat tinggal dilaksanakan dengan sistem distribusi resep individual desentralisasi yang kemudian akan berkembang menjadi sistem distribusi unit dosis desentralisasi 3. Dengan menerapkan sistem desentralisasi, bagian farmasier wajib melaksanakan praktik farmasi klinik (Woller, 987).

32 3.6 Sistem Distribusi Obat Rawat Inap.6. Sistem Distribusi Obat Untuk Penderita Rawat Inap Definisi: Sistem distribusi obat di rumah sakit adalah tatanan jaringan sarana, personel, prosedur, dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan berorientasi penderita dalam kegiatan penyampaian sediaan obat beserta informasinya kepada penderita (Siregar, 4). Sasaran sistem distribusi obat mencakup penghantaran sediaan obat yang telah di-dispensing Bagian farmasi Rumah Sakit (IFRS) ke daerah tempat perawatan penderita dengan keamanan dan ketepatan obat, ketepatan penderita, ketepatan jadwal, tanggal, waktu dan metode pemberian, dan ketepatan personel pemberi obat kepada penderita serta keutuhan mutu obat (Siregar, 4)..6. Jenis Sistem Distribusi Obat Rawat Inap A. Sistem Distribusi Obat Resep Individual Sentralisasi (Individual Prescription Order System). Definisi: Sistem distribusi obat resep individual sentralisasi adalah tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat oleh IFRS sentral sesuai dengan yang ditulis pada resep atas nama Penderita Rawat Inap (PRI) tertentu melalui perawat ke ruang penderita tersebut. Resep individual adalah resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita, sedangkan sentralisasi ialah semua resep tersebut yang disiapkan dan didistribusikan dari IFRS sentral. Sistem ini biasa digunakan oleh Rumah Sakit kecil dan atau Rumah Sakit pribadi karena memudahkan cara untuk menarik pembayaran atas penggunaan obat

33 33 yang digunakan pasien, dan memberikan pelayanan kepada pasien secara perorangan. Yang selalu terjadi pada sistem ini ialah kemungkinan ada penundaan untuk mendapatkan obat yang dibutuhkan. Tetapi ada keuntungan yang pasti dari sistem tersebut : a. Semua pesanan obat langsung diperiksa oleh Farmasis. b. Memungkinkan interaksi antara Farmasis, dokter, perawat, dan pasien. c. Memungkinkan pengawasan obat-obatan dengan lebih teliti. d. Memberikan cara yang cocok untuk melaksanakan pembayaran sediaan farmasi yang digunakan pasien (ASEAN, 99). Keterbatasan : a. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai pada penderita. b. Jumlah kebutuhan personil meningkat IFRS meningkat c. Jumlah perawat dan wktu pelayanan perawat menjadi lebih banyak Dokter pasien Interpretasi Oleh ARS Resep Dikendalikan oleh ARS Disiapkan (diracik) Pengendalian oleh perawat Ruang perawat Sumber: Siregar, 4 perawat Penyiapan Konsumsi kereta obat ARS = Bagian farmasi RS Gambar. Sistem Distribusi Obat Individual Prescription Order

34 34 B. Sistem Distribusi Obat Persediaan Lengkap di Ruang (Ward Floor Stock System) Definisi: Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan adalah tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada order obat, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dan dengan mengambil dosis per unit obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita di ruang itu. Dokter Pasien Interpretasi perawat Resep Pengendalian oleh perawat Persediaan Di ruangan Persediaan IFRS Penyiapan perawat Sumber: Siregar, 4 Kereta obat Dikendalikan Bagian farmasier Gambar.3 Sistem Distribusi Obat Ward Floor Stock Persediaan sediaan farmasi di ruang perawatan disuplai oleh IFRS. Biasanya, dalam periode satu minggu (lead time) staf IFRS memeriksa persediaan

35 35 obat di ruangan lalu menambah obat yang persediaannya sudah sampai batas minimal. Meskipun suplai obat secara floor stock harus dijaga sesedikit mungkin, suatu sistem floor stock yang lengkap masih dipakai oleh banyak rumah sakit pemerintah dan rumah sakit lainnya dimana pembayaran obat tidak diminta pada pasien, atau rumah sakit yang memakai sistem pembayaran terpadu terhadap pasien. Di bawah sistem ini, farmasi melakukan suplai hampir semua obat, kecuali yang jarang dipakai atau yang sangat mahal sekali, semua itu disediakan pada setiap pos perawatan atau lingkungan perawatan pasien yang lainnya. Penyediaan obat secara floor stock dapat dikategorikan menjadi dua macam yaitu penyediaan obat pada pasien harus dibayar kontan atau yang tidak. Keuntungan dalam sistem ini adalah :. Ada persediaan obat yang siap pakai untuk para pasien.. Menghindari kemungkinan pengembalian obat-obatan (retur) yang tidak terpakai oleh pasien kepada Farmasi. 3. Pengurangan jumlah transkrip pesanan obat bagi Farmasi. 4. Pengurangan jumlah personil Farmasi yang dibutuhkan. Sedangkan kerugian dari sistem seperti itu ialah :. Kesalahan pemberian obat akan bertambah karena Farmasis tidak memeriksa ulang pesanan obat.. Meningkatnya persediaan obat disetiap pos perawatan atau tempat perawatan lain. 3. Memperbesar kemungkinan pencurian obat. 4. Meningkatnya bahaya yang berhubungan dengan kerusakan obat.

36 36 5. Kemungkinan diperlukan modal tambahan untuk menyediakan fasilitas tempat penyimpanan yang memadai atas obat-obat yang ada di setiap tempat perawatan pasien. 6. Dibutuhkan tambahan waktu kerja bagi perawat untuk menangani obat-obatan. Dimasa lampau sebagian Rumah Sakit yang menerapkan sistem floor stock lengkap, melaksanakan dengan tanpa atau sedikit adanya partisipasi Farmasis dalam menangani obat setelah obat tersebut dikirim ke tempat perawatan pasien atau ke pos perawatan. Tetapi akhir-akhir ini telah diperkenalkan adanya Farmasi cabang di beberapa Rumah Sakit yang menerapkan sistem floor stock lengkap dibawah pengawasan langsung dari seorang Farmasis. Jika ini dilakukan, maka kerugiankerugian yang timbul karena adanya sistem tersebut dapat dihilangkan. Juga di masa lampau kontainer obat-obat floor stock merupakan unit dosis multiple yang diberi label terlebih dahulu. Saat ini banyak Rumah Sakit menggunakan pengemasan unit untuk obat floor stock sehingga dengan demikian lebih menjamin adanya pengemasan, pengawasan dan keutuhan obat yang lebih banyak. C. Sistem Distribusi Obat Kombinasi Resep Individual dan Persediaan di Ruang (Combination of The Above Mentioned System ) Definisi: Kombinasi sistem distribusi resep individual sentralisasi, dan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Yang termasuk dalam kategori ini ialah Rumah Sakit yang menggunakan sistem penulisan resep atau pesanan obat secara individu sebagai sarana utama untuk

37 37 penjualan obat (Individual Prescription Order System), tetapi juga memanfaatkan floor stock secara terbatas (Ward Floor Stock). Sistem gabungan ini paling sering digunakan di Rumah Sakit yang membebankan biaya obat kepada pasien secara individu dan diperbaharui dengan menggunakan juga sistem dosis unit. Keputusan untuk memasukkan obat mana saja dalam daftar floor stock dilakukan oleh Komite Farmasi dan Terapi dengan adanya input dari bagian farmasi dan bagian keperawatan. Cara ini banyak digunakan di rumah sakit karena paling fleksibel dalam penggunaannya dan sesuai dengan kondisi kebutuhan yang ada. Berikut ini adalah Gambar.4 merupakan bagan alur sistem distribusi obat Combination of the Above Mentioned System Dokter Pasien Resep Dikendalikan Perawat Dikendalikan IFRS Dikendalikan IFRS Dispensing Persediaan Persediaan IFRS di ruangan IFRS Dikendalikan Perawat Lemari Di ruang Kereta obat Perawat menyiapkan Pasien Dikonsumsikan oleh perawat Sumber: Siregar, 4 Gambar.4 Sistem Distribusi Obat Combination of the Above Mentioned System

38 38 Pada Gambar.5 menunjukkan lembaran daftar permintaan beberapa obat floor stock. Lembaran ini digunakan oleh petugas rawat inap. Dalam hal ini petugas ruang rawat inap adalah dokter kepala penanggung jawab ruangan tersebut. Untuk memesan beberapa obat secara floor stock dari Unit Farmasi, dokter tersebut harus menuliskan permintaan persediaan obat pada daftar permintaan dengan mencantumkan nama item obat dan jumlah yang diperlukan. PHYSICIAN ORDER Name : Room : Date : Signature : NO DRUG ITEMS QUANTITY Sumber: ASEAN, 99 Gambar.5 Contoh Daftar Permintaan Obat Floor Stock D. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit (Unit Dose System) Definisi: Sistem pendistribusian obat yang dikemas dalam unit tunggal; didispensing dalam bentuk siap konsumsi untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 4

39 39 jam persediaan dosis, dihantarkan ke atau tersedia pada ruang perawatan penderita pada setiap waktu. Istilah dosis unit sebagaimana digunakan rumah sakit, berhubungan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan kemasan itu. Obat dosis unit adalah obat yang diorder oleh dokter untuk penderita, terdiri atas satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Penderita membayar hanya obat yang dikonsumsi saja (Sabarguna, 5)..7 Sistem Distribusi Unit Dose Dispensing.7. Beberapa macam metode Unit Dose Dispensing. Sistem distribusi obat dosis unit dapat diselenggarakan secara sentralisasi. Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan penderita rawat tinggal di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya, di rumah sakit itu mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya cabang IFRS di beberapa daerah perawatan penderita. IFRS sentral Interpretasi bagian farmasier Profil Pengobatan Penderita Dokter Resep(Order) Dosis Unit Siap Konsumsi Penderita Konsumsi Obat Bagian farmasier + Kereta Obat Perawat Cek Sumber :Siregar, 4 Gambar.6 Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Sentralisasi Perawat

40 4. Sistem distribusi obat dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi obat desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan, hanya saja sistem distribusi obat desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh bagian farmasier yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral. IFRS sentral IFRS Cabang Bagian farmasier P3 Dokter Resep(Order) Dosis Unit Siap Konsumsi Pasien Konsumsi Obat Perawat Dan Bagian farmasier Bagian farmasier dan Perawat Kereta Obat Sumber :Siregar, 4 Gambar.7 Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Desentralisasi 3. Dalam sistem distribusi obat dosis unit kombinasi sentralisasi dan desentralisasi, biasanya hanya untuk dosis awal (dosis keadaan darurat)..7. Keuntungan Sistem Distribusi UDD. Penderita menerima pelayanan IFRS 4 jam sehari dan penderita membayar hanya obat yang dikonsumsinya saja.. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawat telah disiapkan oleh IFRS. Jadi, perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung penderita.