SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGELOLAAN OBAT

Transkripsi

1 SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGELOLAAN OBAT Dr. Satibi, M.Si., Apt Fakultas Farmasi UGM Disampaikan dalam workshop Mutu dan Kualitas manajemen logistik dan pelayanan Farmasi Klinik Fakultas Kedokteran UGM, 23 Maret

2 KEBIJAKAN PENGELOLAAN OBAT 1. Menjamin ketersediaan obat yang aman berkhasiat dan jumlah cukup 2. IF sesuai dengan standar 3. Pengelolaan instalasi farmasi sesuai dengan pedoman 4. Menerapkan e logistic untuk pencatatan distribusi dan evaluasi obat di IF 5. Melakukan pelaporan secara periodik

3 PERSEDIAAN Modal yg diinvestasikan 40% Persediaan Aset yang paling mahal Manajemen persediaan yang baik Sangat penting

4 Drug Management Cycle Selection Use Management Support Planning and Administration Organization and Management Information Management Human Resources Procurement Distribution

5 Management Information system A combination of computers and people that is used to provide information to aid in making decisions and manage a firm

6 The Information Systems Pyramid Schedules and on Demand reports Periodic Queries Executive level Management Information Systems Strategic planning Management Control Transactional data Operational System: -selection Planning and Administration - Procurement Organization and Manage - Distribution Human Resource - Use Information Management Operational Control

7 Computer Server PC Mobile Networking Information Systems Components System SW, Application SW Data, Information, Knowledge Manual Procedures and Business Process Individuals, Groups, Departments, Enterprise-wide, Customers, Trading partners

8 Selection Maintenance Procurement Performance indicator pengelolaan obat Logistic Health Information System Inventory Control Accounting Distribution Use of drugs

9 INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM Database eksternal (e-catalog) Master Database Drugs Selection Master Database Suppliers Database Formularium RS

10 DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI DATABASE SUPPLIER DATABASE PERBEKALAN Nama Supplier Alamat Supplier No. Telp Nama Ka.Cabang Nama PIC/Salesman No. Telp PIC/Salesman Kode Perbekalan Nama Perbekalan Bentuk Sediaan Satuan Kelas Terapi Pabrik/Manufactur Harga Pokok Penjualan

11 INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM E- Procurement Master Data Suppliers Perencanaan kebutuhan Forecasting PROCUREMENT Modul Inventory Control Data Penerimaan Data Pemesanan

12 DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Pemesanan TERINTEGRASI Penerimaan Tanggal Pemesanan Jumlah Tanggal Terima Harga Satuan Nama Supplier Diskon Nama Supplier Harga Satuan Nomor Faktur Harga Total Nomor Pemesanan Diskon Nama Perbekalan No. Batch Nama Perbekalan Harga Total Jumlah Tanggal ED

13 INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM Mutasi / Pergerakan obat Modul Distribusi data suhu dan kelembaban Ruangan Min-max Stock INVENTORY CONTROL CCTV System fitur lockdown Modul Procurement

14 Pengelolaan Stok- inventory Control Sietem Pareto (ABC) Sistem EOQ Sistem level stok (minimal dan maksimal level stok) Safety Stock (buffer stok) ROP (Reorder Point) Lead Time

15 Model ABC (Always Better Control) Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini : Kel Jumlah item Jumlah nilai A 20% 75% B 30% 20% C 50% 5% 100% 100%

16 ANALISA ABC Klas A % Biaya Pema kaian Klas B 10 0 Klas C % item persediaan

17 Safety Stock (SS) SS = (LT x CA) Smin (Stok minimum) Smin = (LT x CA) + SS = 2 SS Smax (stok maksimum) Smax = Smin + (PP x CA) Rumus mathemetic Smin dan Smax

18 Rumus mathematic: Qo = CA x (LT + PP) + SS (S1+So) Jika terjadi outstanding back orders (SB), maka rumusnya: Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)

19 Gambar. Economic Order Quantity

20 Model EOQ (Economic Order Quantity) Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan. Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) EOQ = 2 Co S EOI = 2 Co Cm. U Cm. U S Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan) Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun S : Jumlah permintaan setahun U : Cost per unit

21 DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Data Pergerakan Obat Kode Obat Nama Obat Saldo Awal Jumlah Obat Masuk Jumlah Obat Keluar Saldo akhir HPP

22 INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM Modul Inventory Control Modul Transaksi Pasien RI-RJ DISTRIBUTION E- Prescribing System Modul Ordering di bangsal/unit layanan

23 Alur PELAYANAN RESEP di Apotik Ada masalah Depo Farmasi R/ R/ Resep Skrining Resep R/ no Pasien Nomor tunggu tidak ada masalah DOKTER R/ Persetujuan pasien Pencetakan etiket Penyiapan obat + pemasangan etiket Pemeriksaan Penyerahan Obat Depo Farmasi Informasi & Verifikasi no Pasien

24 Dispensing Suatu proses penerimaan sampai pemberian obat kepada seorang pasien berdasarkan resep Good Dispensing Practice OBAT BETUL BENTUK OBAT EFEKTIF DOSIS DAN KUANTITAS BENAR PASIEN BENAR WADAH EFEKTIF INSTRUKSI JELAS

25 Preparing& labeling DISPENSING Interpret & verify Record & endorse Recieve & confirm Supply & councel

26 DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI E-Prescribing Nomor Rekam Medis Identitas Dokter Identitas Pasien Nama Poliklinik/bangsal Riwayat Alergi Riwayat Obat yang diminum sebelumnya Nomor Registrasi Nama Obat Dosis Obat Jumlah Obat Aturan Pakai Keterangan Lain Pemesanan dari bangsal/unit layanan Nomor Pemesanan Tanggal Pemesanan Kode Perbekalan Nama Perbekalan Jumlah Perbekalan HPP Harga Total

27 INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM Drug Information Modul Inventory Control USE OF DRUGS Drug Interaction Checker Evaluasi penggunaan (Laporan) Medical Record DRPs Checker

28 Laporan Penggunaan Obat Narkotika Psikotropika Antibiotika DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Laporan Pergerakan Obat Fast Moving Slow Moving Dead Stock Medical Record Nama Pasien Nomor Rekam Medis Tanggal Lahir Riwayat Penggunaan Obat Riwayat Alergi Generik Kadaluarsa Dokter Penanggung jawab

29 Nilai Persediaan Adjustment Obat Harga Pokok Penjualan Biaya Pembelian Obat Accounting Pendapatan Profit Margin Transaksi Penjualan

30 Dashbord: Performance Indikator Pengelolaan Obat Frekuensi Pengadaan Inventory Turn Over Ratio Ketersediaan obat Ketaatn terhadap formularium/fornas Performance Indikator pengelolaan Obat Kecukupan dana pengadaan obat Persentase obat rusak dan ED Ketepatan perencanaan obat

31 MAINTENANCE Error report summary mencatat terjadinya kesalahan-kesalahan penggunaan modulmodul didalam sistem informasi Rumah Sakit oleh user Bug report summary mencatat anomali pada modul-modul dalam sistem informasi (bug, crash, dan unresponsive system) yang berasal dari kode pemrograman sistem informasi Troubleshooting mencatat kegiatan penanganan semua error dan bug yang terjadi Update System yang ada perlu perbaikan atau penambahan modul atau variabel

32 Terima Kasih