BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK) BERSUBSIDI & NON SUBSIDI PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I

Transkripsi

1 BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK) BERSUBSIDI & NON SUBSIDI PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem adalah dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar. Contohnya, sekolah tinggi bisnis adalah sistem yang terdiri dari berbagai departemen, masing masing merupakan subsistem. Selanjut nya, sekolah tinggi sendiri adalah subsistem dari sebuah universitas. Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan defenisi tersebut, akuntansi adalah proses pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pemprosesan data data transaksi yang dibuat untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan. Dari kedua pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambilan keputusan.

2 2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Ada 6 komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu sebagai berikut ini: Orang. Orang yang dimaksud adalah orang yang menggunakan sistem. Prosedur dan Instruksi. Prosedur dan instruksi ini digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data. Data. Data yang dimaksud adalah data mengenai organisasi dan aktivitas bisnis nya. Perangkat Lunak. Perangkat yang digunakan adalah untuk mengolah data. Infrastruktur Teknologi Informasi. Hal ini meliputi komputer, perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi. Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan. Hal ini digunakan untuk menyimpan dan melindungi data sistem informasi akuntansi. B. PENGERTIAN DAN JENIS PENJUALAN 1. Pengertian Penjualan. Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan tegas dari pengertian penjualan menurut beberapa ahli yaitu sebagai berikut :

3 Menurut Moekijat dalam buku Kamus Istilah Ekonomi bahwa penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli, mempengaruhi dan memberikan petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Menurut Philip Kotler yang diterjemahkan oleh Ronny A. Rusli dan Hendra dalam buku Manajemen Pemasaran bahwa penjualan adalah proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan ingingkan, menciptakan, menawarkan dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain. Menurut Kusnadi dalam buku Akuntansi Keuangan bahwa penjualan adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas barang dan jasa yang dijual. Dari beberapa pengertian penjualan yang telah diterangkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan kepada usaha pemuasan kebutuhan serta keinginan pembeli/ konsumen, guna untuk mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba atau keuntungan. 2. Jenis Penjualan. Dibawah ini akan dijelaskan secara jelas dan ringkas mengenai jenis-jenis dari penjualan yaitu sebagai berikut ini :

4 Trade Selling adalah suatu jenis penjualan yang dilakukan oleh wiraniaga kepada grosir-grosir, dengan tujuan untuk dijual kembali. Tehnical selling adalah berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran & nasehat kepada pembeli/konsumen akhir dari barang & jasanya. Dalam hal yang satu ini wirausaha tersebut memiliki tugas utama untuk mengidentifikasi dan juga menganalisis berbagai permasalahan yang dihadapi para pembeli lalu kemudian serta menunjukkan bagaimana produk/jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah si pembeli/konsumen. Missionary Selling adalah wirausaha berusaha meningkatkan penjualan serta dengan mendorong pembeli yang tentunya untuk membeli produk atau jasa dari penyalur perusahaan, dalam hal ini perusahaan tersebut/yang bersangkutan mempunyai penyalur tersendiri dalam pendistribusian produknya/jasanya. New Business Selling adalah berusaha membuka transaksitransaksi baru dengan cara mengubah calon konsumen menjadi konsumen.

5 C. PENGERTIAN DAN JENIS BBM (BAHAN BAKAR MINYAK) 1. Pengertian BBM (Bahan Bakar Minyak). BBM (Bahan Bakar Minyak) adalah senyawa hidrokarbon yang dibentuk dari proses yang berlangsung dalam skala waktu geologis. Bahan bakar minyak sendiri merupakan hasil pengilangan dari minyak bumi (minyak mentah) yang telah melalui proses pemurnian dan pengubahan struktur serta komposisinya. Proses pemurnian dan pengubahan srtuktur serta komposisinya berlangsung di kilang minyak yang merupakan tempat pengolahah sekaligus distribusi awal BBM (Bahan Bakar Minyak). 2. Jenis BBM (Bahan Bakar Minyak). HSD/Solar Premium Pertamax Pertamax Dex Kerosene Pertalite 3. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) Berikut ini adalah penjelasan tentang jenis penjualan bahan bakar minyak yaitu sebagai berikut ini : Bahan Bakar Minyak Bersubsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk kendaraan bermotor yang pembeliannya sebagian di tanggungoleh

6 pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja Negara) sebagai salah satu bentuk kepedulian terhadap rakyat miskin dan sebagai bayaran yang harus dilakukan oleh pemerintah pada Pertamina dalam simulasi dimana pendapatan yang diperoleh Pertamina dari tugas menyediakan BBM (Bahan Bakar Minyak) di tanah air adalah lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. BBM bersubsidi ini ditujukan kepada masyarakat langsung dan juga instansi pelayanan publik seperti Rumah Sakit, kapal penumpang ASDP (Angkutan Sungai Danau dan Penyebrangan) serta kapal pengangkut bahan makanan sembako (sembilan bahan pokok) yang diperuntukkan kepada masyarakat luas. Bahan Bakar Minyak Non Subsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi adalah bahan bakar minyak yang digunakan untuk kenderaan bermotor yang pembelian nya tidak ditanggung oleh pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja Negara). BBM Non Subsidi ditujukan kepada para pelaku industri untuk menopang kegiatan operasional mereka seperti PT Riau Andalan Pulp & Paper (RAPP), PT Perkebunan Nusantara, PT Wilmar dan lain-lain. Dalam hal penjualan kepada konsumen Industri ini, Pertamina tidak memberikan batasan alokasi BBM karena bersifat business to business. Konsumen melakukan pembelian sesuai dengan kebutuhan mereka dan tidak ada subsidi

7 pemerintah terhadap harga BBM yang mereka beli. Pembelian juga dapat langsung dilakukan ke Pertamina, tanpa melalui lembaga penyalur. Tidak seperti BBM bersubsidi dimana penyaluran BBM kepada masyarakat harus melalui lembaga penyalur yang sudah bermitra dengan PT Pertamina (Persero). D. PENYALURAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK) Seperti yang sudah dijelaskan diatas sebelum nya bahwa terdapat 2 jenis penyaluran bahan bakar minyak dapat dibagi menjadi 2 yaitu bahan bakar minyak bersubsidi dan non subsidi. Sehingga dapat dipastikan bahwa lembaga penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) antara bahan bakar bersubsidi dan non subsidi adalah berbeda. Untuk lebih jelasnya berikut adalah diagram penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan non subsidi :

8 1. Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi. Pemerintah melalui BPH Migas menetapkan alokasi BBM Bersubsidi PERTAMINA a. AMT Subsidi (Alokasi) b. APMS Subsidi (Alokasi) e. SPBU Subsidi (Alokasi) c. SPDN Subsidi (Alokasi) d. SPBN Subsidi (Alokasi) Masyarakat diwilayah terpencil/ konsumen darat Nelayan/ Konsumen di wilayah Perairan Masyarakat Luas Gambar 3.1. Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I

9 Penjelasan pennyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi yaitu sebagai berikut ini : a. AMT (Agen Minyak Tanah) Subsidi. Agen Minyak Tanah (AMT) subsidi adalah lembaga penyalur resmi yang sudah terikat perjanjian kerjasama dengan PT Pertamina (Persero) dalam menyalurkan BBM(Bahan Bakar Minyak) tanah bersubsidi kepada masyarakat yang berada di suatu wilayah tertentu. Untuk wilayah Retail Marketing Region I, hanya terdapat beberapa wilayah saja yang mendapatkan penyaluran BBM Minyak Tanah bersubsidi. Hal ini dikarenakan pada beberapa wilayah lainnya sudah melaksanakan program dry kerosene. Program ini secara garis besar adalah konversi penggunaan bahan bakar minyak tanah kepada gas bumi. Adapun wilayah yang masih mendapatkan penyaluran Minyak Tanah bersubsidi adalah Aceh (Simeulue), Kepulauan Nias dan Kepulauan Mentawai. Berikut adalah diagram pola penyaluarn minyak tanah :

10 Gambar 3.2 Pola Penyaluran Miinyak Tanah Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I b. APMS (Agen Premium dan Minyak Solar). Agen premium dan minyak solar adalah lembaga penyalur yang sudah memiliki perjanjian kerjasama dengan PT Pertamina (Persero) dalam hal menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) produk premium dan solar bersubsidi kepada masyarakat yang berada di wilayah tertentu. Berikut ini contoh gambar APMS (Agen Premium dan Minyak Solar) :

11 Gambar 3.3 APMS (Agen Premium dan Minyak Solar) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I c. SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan). SPDN ini terbagi menjadi 2 yaitu : SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Non Standar yaitu lembaga penyalur solar yang berada di daerah kepulauan yang tidak memiliki bangunan yang tetap bisa menggunakan canting dan drum dalam penyaluran nya kepada masyarakat nelayan yang membeli nya. SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan) Standart yaitu lembaga penyalur solar yang telah menggunakan format standart

12 pertamina dan memenuhi segala kriteria lembaga penyalur bahan bakar minyak. Berikut ini contoh gambar nya SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan) Gambar 3.4 SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I d. SPBN (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Nelayan) yaitu lembaga penyalur bahan bakar minyak bersubsidi dengan sarana dan fasilitas lebih komplit yaitu dengan memiliki lahan luas dan lahan

13 parkir, memiliki minimal 4 noozle dan 2 dispencer dalam tempat tersebut. e. SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yaitu lembaga penyalur bahan bakar minya bersubsidi premium dan solar dengan sarana dan fasilitas yang komplit yaitu dengan memiliki lahan luas dan lahan parkir dan bisa memiliki lebih dari 4 noozle dan 2 dispencer. Jenis jenis SPBU di Indonesia saat ini ada 3 jenis bentuk spbu yaitu sebagai berikut ini : SPBU CODO (Company Oil Dealer Operation). SPBU ini adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha nya dibagi dua antara perusahaan PT. PERTAMINA (Persero) Region I yang mempunyai saham 50% dengan pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) yang mempunyai saham 50%. SPBU DODO (Dealer Oil Dealer Operation). SPBU ini adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha nya dimiliki secara penuh 100% oleh pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) dan seluruh kegiatan operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh nya oleh pihak pengusaha. SPBU COCO (Company Oil Company Operation). SPBU ini adalah SPBU yang dimana saham kepemilikan usaha nya dimiliki secara penuh 100% dan seluruh kegiatan

14 operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh nya oleh pihak perusahaan PT. PERTAMINA (Persero) Region I. Gambar 3.5 Pola Penyaluran BBM ke SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I 2. Lembaga Penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi. Jika dilihat lewat diagram akan tampak seperti berikut ini :

15 PERTAMINA MOR I Industrial Fuel Marketing Retail Fuel Marketing Aviation Direct Costumer Subsidiaries (PT. Patra Niaga) Agen industri and AgentMarine Winback Customer 1. Perkebunan 2. Mall 3. Polisi 4. TNI AD 5. Rumah Sakit 6. SKPD Konsumen yang menggunakan BBM non subsidi skala kecil 5-10 kl/bln SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) khusus yang menjual pertamax series dan pertalite Angkatan Udara Gambar 3.6 Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I

16 Penjelasan penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi yaitu sebagai berikut ini : 1. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian industrial fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir. Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini : a) Direct Costumer (Konsumen Langsung). Konsumen langsung yang dimaksud disini bukan lah konsumen akhir pengguna BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi. Konsumen yang dimaksud disini sebenar nya adalah lembaga penyalur yang merupakan agen yang memasarkan bahan bakar minyak non subsidi kepada konsumen akhir. Target konsumen akhir yang dituju oleh agen direct costumer yaitu sebagai berikut ini : Perkebunan Mall Polisi Republik Indonesia TNI AD (Tentara Negara Indonesia Angkatan Darat) Rumah Sakit SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)

17 b) Agen Industri dan Agen Marine. Target konsumen akhir yang dituju oleh lembaga penyalur yang merupakan agen Industri dan agen Marine untuk memasarkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi adalah sebagai berikut ini : Konsumen yang menggunakan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi dalam skala kecil yaitu kisaran antaran 5-10 KL/Bulan. TNI AL (Tentara Negara Indonesia Angkatan Laut) c) Subsidiaries (PT. Patra Niaga). PT. Patra Niaga merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. PERTAMINA. Dalam hal ini PT. Patra Niaga menjadi lembaga penyalur dalam penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi ke konsumen akhir. Konsumen akhir yang dituju atau menjadi target pasar dari PT. Patra Niaga selaku anak perusahaan adalah winback customer. Yang dimaksud kan dengan winback customer adalah konsumen akhir yang tidak lagi melakukan kerja sama dengan PT. PERTAMINA dalam mengambil BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi dikarena kan adanya perbedaan diskon harga yang diberikan perusahaan lain penyedia bahan bakar minyak. Nah tugas PT. Patra Niaga disini untuk merebut kembali konsumen tersebut untuk kembali menggunakan BBM (Bahan Bakar Minyak) yang dijual oleh PT. PERTAMINA dengan berbagai cara salah satu nya memberikan

18 diskon harga lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjual produk yang sama. 2. RFM (Retail Fuel Marketing). Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian Retail fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir. Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini : a) SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). SPBU sebagai lembaga penyalur yang dimaksud adalah SPBU yang hanya menjual BBM (Bahan Bakar Minyak) khusus non subsidi seperti pertamax series dan pertalite. 3. Aviaton. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian aviaton PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir. Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini : a) TNI (Tentara Negera Indonesia) angkatan udara.

19 E. MEKANISME PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK) Gambar 3.7. Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina Sumber : PT.PERTAMINA MOR I Alur proses diatas menjelaskan proses keseluruhan dari alur bisnis Pertamina, mulai dari pengeboran minyak, pengolahan sampai dengan penjualan ke pelanggan. Dari sumur pengeboran minyak, minyak mentah disimpan di dalam tangki penyimpanan di stasiun pengumpul PT PEP (Pertamina Exploration and Production). Di PT PEP, perlakuan minyak mentah ada yang langsung dijual ke pelanggan export atau dijual ke BP Migas. Dari BP Migas kemudian dilanjutkan dengan proses penjualan ke Refinery Pertamina untuk dilakukan pengolahan minyak mentah menjadi barang jadi. Minyak mentah yang sudah diolah,

20 kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke Depot dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah pengawasan S&D. Gambar 3.8 Sistem Penjualan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Alur proses di atas menjelaskan keseluruhan alur proses yang terjadi di SAP, untuk proses Sales Distribution. Dimulai dari proses Pre Sales, yang terdiri dari proses Inquiry, Quotation, Contract dan Scheduling Agreement. Berdasarkan proses Pre Sales tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses penerimaan order menggunakan Sales Order. Berdasarkan informasi Sales Order tersebut kemudian ditentukan apakah barang yang akan dijual tersebut akan diproduksi atau dilakukan pembelian barang ke pemasok barang. Proses mengenai ketersediaan barang tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian Material Management dan

21 Production Planning. Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan proses Shipping yang terdiri dari proses Delivery,Transfer Order dan Shipment. Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan barang di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman. Proses Billing merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution dimana dilakukan proses penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah barang yang dikirim. Informasi dari proses Billing tersebut nantinya akan dilanjutkan di bagian Finance untuk proses penerimaan uang. Gambar 3.9 Sistem Penjualan Pertamina Retail Business Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Pelanggan untuk bisnis unit ini antara lain : SPBU, Agen, Pertamina Outlet, perusahaan minyak lain dan lain lain Cara pembayaran menggunakan tiga cara yaitu :

22 Cash & Carry. Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian dalam jangka waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman barang. Pre Payment. Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank kemudian berdasarkan pembayaran tersebut dilakukan pengiriman sesuai dengan tanggal permintaan pelanggan. Credit. Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses penagihan ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang selesai dilakukan. A. Penjualan Tunai Penjualan dengan Cash & Carry Gambar 3.10 Penjualan dengan Cash & Carry Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I

23 1. Proses Cash & Carry : Penjualan dengan metodecash & Carry dimulai dengan pelanggan membayar terlebih dahulu di bank setelah itu memesan / meng-order barang ke Pertamina, yang terdiri dari : Pelanggan menyetor uang di bank yang terhubung ke Pertamina dengan sistem H2H. Pelanggan datang ke bank dan memberikan informasi barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank melakukan proses simulate Sales Order (SO) untuk memastikan apakah informasi yang dimasukkan sudah benar seperti nama customer, material, selling price. Setelah data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak bank akan menyimpan data SO tersebut dimana otomatis akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO tersebut. Setelah petugas bank menerima uang, kemudian petugas bank akan melakukan release DOblock untuk SO tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan bahwa sebelum dibuat DO di Depot, pihak bank sudah menerima pembayaran dari pelanggan. Kemudian, pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk pembuatan DO di Depot Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak berfungsi sehingga pembuatan sales order dilakukan di Depot. Pelanggan membayar terlebih dahulu di bank, kemudian pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti pembayaran dari bank. Berdasarkan struk tesebut, pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan SO dan DO. Pada saat pembuatan SO, sistem tidak akan melakukan proses DO block karena uang sudah diterima oleh bank sesuai dengan struk / tanda bukti tersebut. Pada waktu pihak bank/ Depot membuat SO, sistem automatis akan melakukan

24 pengecekan apakah pelanggan masih mempunyai sisa pembayaran yang belum dibayar lebih dari 7 hari dari tanggal jatuh tempo. Jika ya, maka SO yang dibuat di bank akan terkena block credit limit. Jika SO tersebut terkena credit block, maka SO tersebut masih tetap dapat di simpan tetapi pihak Depot tidak dapat membuat delivery order. Pada malam hari, EBS akan diterima untuk mengupdate data pembayaran customer ke account down payment. Kemudian sistem secara otomatis akan melakukan clearing dari account down payment ke account receivable sehingga akan mengubah status open oldest item tidak melebihi dari 7 hari. Pada saat proses pembuatan delivery order, sistem kemudian melakukan pengecekan terhadap status SO tersebut. Jika status SO tidak terkena credit limit, maka pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika status SO tersebut terkena credit limit, maka pihak Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus kembali ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang sudah jatuh tempo lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan membayar kekurangan di bank, maka pihak bank akan memberikan struk / tanda bukti pembayaran ke pelanggan. Pelanggan akan memberikan struk tersebut ke Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak finance credit analyst di Depot akan melakukan proses release credit limit untuk SO tersebut. Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat DO.

25 2. Proses Delivery Order : DO dapat dibuat dengan dua cara : a. Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam hari atau setiap beberapa jam) berdasarkan data SO / scheduling agreement yang sudah di release. Pencetakan printout list DO dapat dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan dengan perlakuan customer pick up. b. Manual DO. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dibuat secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printoutlist DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printoutlist DO tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan tanggal pengiriman di SO. 3. Proses TD Shipment : Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan proses TD scheduling di Depot dimana memasukkan informasi supir dan kendaraan. Master kendaraan akan disimpan di SAP, jika tidak ada maka sementara akan menggunakan dummy kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD shipment dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE. Untuk nama

26 supir tidak dimasukkan ke dalam master data, tetapi akan dimasukkan di dalam text di TD shipment. Pencetakan filling slip dari TD scheduling dilakukan di pintu masuk depot.saat proses pemuatan barang (loading), TD loading confirmation dan TD delivery confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu proses. Proses serah terima barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan menjadi tanggung jawab Pertamina. Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco, pencetakan dari TD load confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD delivery confirmation. Pencetakan dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan ke supir. 4. Proses Billing : Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu : a. Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam atau setiap beberapa jam). Pada saat proses background job tersebut, dilakukan juga proses otomatis pencetakan billing. Printout billing tersebut nantinya akan dikirim kepelanggan menggunakan kurir. b. Manual billing. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, billing tetap dibuat secara manual supaya billing dapat segera dibuat (tidak harus menunggu background job). Proses pembuatannya dilakukan sebelum truk meninggalkan depot dan printout billing akan dititipkan ke supir truk untuk pelanggan

27 bersamaan dengan proses pengiriman barang. Billing yang sudah dibuat tersebut, nantinya akan dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC) dalam proses automatic clearing. 5. Aplikasi System Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu : a. Host to Host. Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi My SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales order. b. Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan sales order, delivery order, TD scheduling, TD load confirmation, TD delivery confirmation and billing.

28 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss Gambar 3.11 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss Sumber : PT.PERTAMINA (Persero) MOR I 1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss : Proses penjualan Retail dengan Cash & Carry pada Zero Loss program berlaku pada pelanggan SPBU atau pengiriman yang dilakukan Pertamina (franco customer). Jika selisih antara quantity yang dikirim oleh Pertamina dan aktual quantity yang diterima oleh pelanggan terjadi kekurangan kirim melebihi toleransi 0.015% dalam suatu periode waktu tertentu. maka Pertamina akan membuat credit note untuk mengurangi piutang pelanggan dan debit note untuk mengurangi utang ke vendor pengangkutan. Berdasarkan catatan suatu periode tertentu, total jumlah

29 tersebut dihitung dan pada akhir periode akan dibuatkan credit note oleh SPC melalui program. Khusus untuk program zero loss ini pada master data customer harus dimaintain untuk field incoterm adalah CFR. Alur proses keseluruhan sama dengan Penjualan cash & carry. 2. Produk Bulk. Produk yang dijual dengan cara cash & carry dengan zero loss adalah Fuel 3. Aplikasi System Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu : a. Host to Host. Aplikasi host to host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem host to host di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales order. b. Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery Confirmation dan Billing.

30 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dijelaskan diatas sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan non subsidi sangat tampak jelas perbedaannya yang sangat signifikan mulai dari penyaluran yang dilakukan untuk sampai pada konsumen akhir dan juga mekanisme penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) nya yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para konsumen yang dimana konsumen yang dimaksud adalah para lembaga penyalurnya. Selain itu perbedaan yang sudah dijelaskan perbedaan lain juga dapat dilihat dari jumlah bahan bakar minyak yang diberikan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para lembaga penyalur dalam penebusannya. Untuk bahan bakar minyak yang subsidi tidak dibebaskan berapapun yang ingin diambil karena sudah dialokasi namun berbeda dengan yang non subsidi yang dapat dilakukan penebusan berapapun yang diingikan para lembaga penyalur. 2. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) baik yang bersubsidi dan juga non subsidi yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I pada bagian retail fuel marketing tidak dapat dilakukan secara kredit sehingga seluruh penjualan yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA

31 (Persero) MOR I dilakukan secara tunai. Namun perlu diketahui walaupun demikian bukan berarti tidak ada penjualan secara kredit yang dilakukan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I. Penjualan secara kredit tetap ada dilakukan tapi tidak dalam fungsi Retail Fuel Marketing melainkan di fungsi seperti Aviation. Dan penjualan secara kredit dilakukan tidak hanya dengan seenaknya saja melainkan harus memenuhi beberapa syarat tertentu seperti dalam pengambilan BBM (Bahan Bakar Minyak) dalam jumlah yang sangat besar. B. SARAN Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari hasil penelitian ini yaitu sebagai berikut : 1. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I seharusnya lebih memikirkan cara atau solusi yang tepat agar BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi yang seharusnya dialokasikan untuk masyarakat luas yang khususnya masyarakat miskin merasakannya seluruh pasalnya pada dewasa ini BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi juga banyak dinikmati digunakan oleh masyrakat yang dapat dikatakan memiliki kekuatan finansial diatas rata-rata alias kaya raya bukannya seharusnya orang kaya seperti mereka menggunakan BBM (Bahan Bakar Minyak) yang non subsidi.

32 2. PT. PERTAMINA (Persero) MOR I hendaknya mengeluarkan peraturan yang mewajibkan para lembaga penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) khususnya untuk SPBU untuk meningkatkan fasilitas mereka baik dari kamar mandi yang bersih dan juga mushola yang layak untuk digunakan sebagai tempat ibadah masayrakat sekitar.