PENJELASAN VII PEMANTAUAN, PENGAWASAN, EVALUASI, AUDIT, DAN PELAPORAN

Transkripsi

1 PENJELASAN VII PEMANTAUAN, PENGAWASAN, EVALUASI, AUDIT, DAN PELAPORAN Kegiatan pengendalian dalam PNPM Mandiri Perdesaan terdiri dari pemantauan, pengawasan, audit, evaluasi, dan pelaporan. Dalam buku Penjelasan VII ini, penjelasan dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: - Bagian pertama tentang pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi - Bagian kedua tentang pelaporan Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi Pengertian a. Pemantauan Adalah kegiatan pengumpulan informasi secara periodik untuk melihat kinerja semua pelaku program dan memastikan seluruh kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta sesuai dengan prinsip dan prosedur program. b. Pengawasan Adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga kualitas dan volume pelaksanaan kegiatan serta sebagai langkah antisipatif terhadap upaya penyimpangan atau penyelewengan. c. Audit Adalah suatu fungsi penilaian independen yang dibuat dalam kebijakan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaaan untuk melakukan penilaian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan. d. Evaluasi Adalah suatu kegiatan untuk menilai hasil pelaksanaan program yang telah dilakukan dan bagaimana realitas dari apa yang telah dilakukan tersebut. Berdasarkan pengertian yang diuraikan di atas, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi adalah kegiatan yang tidak terpisahkandan saling mendukung. Hasil dari kegiatan pemantauan dan pengawasan adalah input untuk evaluasi pelaksanaan program Maksud dan Tujuan Maksud pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi dalam program adalah: a. membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah, fasilitator/konsultan, dll.) untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh program; b. membantu para pelaku program untuk memeriksa apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak; c. membantu pelaku program untuk mengambil tindakan perbaikan atas masalah yang ditemukan di lapangan; d. mendokumentasikan berbagai pengalaman yang muncul di dalam pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman tersebut. Tujuan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi dalam program adalah: a. memastikan pemanfaatan dana PNPM Mandiri Perdesaan agar sesuai dengan prinsip, mekanisme, dan prosedur; Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 1

2 b. memastikan agar hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui proses dan mekanisme yang benar; c. agar hasil kegiatan yang dilaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan membawa manfaat langsung bagi peningkatan kesejahteraan RTM secara signifikan; d. memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan; e. menjaga agar kualitas setiap kegiatan yang dilaksanakan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan; f. memastikan setiap pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing; g. memberikan penilaian independen terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaaan Prinsip-Prinsip Pemantauan, Pengawasan, Audit, dan Evaluasi Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi perlu didasarkan pada kejujuran, motivasi, dan keinginan yang kuat dari para pelaku. Kegiatan ini harus dianggap sebagai alat yang penting untuk memperbaiki program. Prinsipprinsip dalam pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi adalah sebagai berikut. 1. Obyektif dan profesional Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dilakukan secara profesional berdasarkan analisis data yang lengkap dan akurat agar menghasilkan penilaian secara obyektif dan masukan yang tepat terhadap pelaksanaan kebijakan. Pelaku program wajib melaporkan informasi seakurat mungkin. Informasi harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin.keakurasiannya. Informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dari sumber terpercaya dapat membantu untuk memperbaiki program. 2. Transparan Pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara yang bertanggung jawab. Hasil pemantauan dan evaluasi harus diketahui oleh banyak orang, terutama pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini. 3. Partisipatif Semua pelaku program, terutama masyarakat, fasilitator, dan konsultan harus bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusinya untuk perbaikan program. 4. Akuntabel Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal. 5. Berorientasi Solusi Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, dan evaluasi serta pembahasan hasil-hasilnya diorientasikan untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan, oleh karena itu, dapat dimanfaatkan sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja. 6. Terintegrasi Kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan konsultan maupun fasilitator harus menjadi satu kesatuan yang utuh dan saling melengkapi. Selain itu, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 2

3 dan evaluasi oleh konsultan maupun fasilitator juga harus terintegrasi dengan kegiatan pemantauan dan pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat. Konsultan maupun fasilitator tidak mungkin melakukan pengawasan dan pemantauan kegiatan di lapangan setiap saat, sehingga peran masyarakat untuk memantau dan mengawasi program menjadi penting. Tim pemantau/pengawas dari masyarakat adalah mitra serta kepanjangan tangan konsultan dan fasilitator dalam melakukan pemantauan dan evaluasi program di tingkat desa maupun kecamatan. 7. Berbasis indikator kinerja Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria atau indikator kinerja, baik indikator masukan, proses, keluaran, manfaat, maupun dampak program Dukungan Untuk Melakukan Pemantauan, Pengawasan, Audit, dan Evaluasi 1. Sebelum pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi dibuat untuk menilai perkembangan serta capaian program di lapangan, kegiatan yang dilaksanakan telah dirumuskan dalam rencana kerja yang jelas, termasuk target capaian dan tujuannya. Dokumen-dokumen rencana kerja harus dikelola dengan baik dan mudah diakses. 2. Dalam setiap melakukan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi, diperlukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terkait langsung dan pemberian umpan balik. 3. Setelah melakukan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi, dibuat laporan dan rekomendasi, sebagai dokumen dan referensi pelaksanaan program Indikator Kinerja Program Sebelum melakukan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi, indikator keberhasilan dan indikator pengendalian yang ingin dicapai dalam program harus terlebih dahulu diketahui. a. Indikator Keberhasilan program meliputi: 1. Indikator Input Adalah indikator untuk mengukur jumlah sumber daya (dana/anggaran, SDM, peralatan/sarana-prasarana, material lainnya) yang digunakan untuk mencapai tujuan program. Yang termasuk dalam Indikator Kinerja Input meliputi: - Persentase masyarakat miskin yang berpartisipasi dalam kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan - Persentase jumlah perempuan yang berpartisipasi dalam kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan - Persentase perempuan yang tergabung dalam tim pemantauan desa 2. Indikator Proses Adalah indikator untuk mengukur sejauh mana perkembangan/aktivitas yang dilakukan/terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. Yang termasuk dalam Indikator Kinerja Proses meliputi: Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 3

4 - jumlah masyarakat yang berpartisipasi dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, dan pemantauan pelaksanaan PNPM yang terkait langsung dengan prioritas daerahnya; - persentase desa yang mendapat bantuan dalam meninjau RPJMDes; - persentase desa yang Papan Informasinya selalu diperbarui; - persentase proposal kegiatan yang didanai; - persentase kabupaten yang menampilkan perkembangan pelaksanaan PNPM di situs webnya; - persentase kabupaten yang menyelenggarakan pertemuan koordinasi tahunan antara Satker dan Satuan Kerja Perangkat Daerah/tim-tim Pemerintah lainnya untuk mendiskusikan kegiatan PNPM-MPd; - persentase kabupaten yang membentuk forum bagi pemangku kepentingan untuk pemberdayaan ekonomi; - persentase BKAD yang melakukan pemantauan dan supervisi; - persentase desa yang memiliki tim pemantauan yang berfungsi; - persentase kecamatan yang diaudit dan hasilnya dipublikasikan; - persentase provinsi yang menyelesaikan laporan bulanan tepat waktu. 3. Indikator Keluaran (Output) Untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan, sejauhmana terlaksana sesuai rencana. Yang termasuk dalam Indikator Kinerja keluaran meliputi: - persentase bangunan infrastruktur yang berkualitas bagus; - persentase kegiatan dalam SPC yang telah selesai dan sudah dilakukan Musyawarah Desa Serah Terima; - persentase infrastruktur yang terpelihara dengan baik; - persentase UPK yang dinilai sehat. 4. Indikator Hasil (Outcome) Untuk menggambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan. Yang termasuk dalam Indikator Kinerja keluaran meliputi: - Jumlah rumah tangga yang mendapat akses murah pada infrastruktur atau layanan yang lain yang dipilih masyarakat - Persentase bangunan infrastruktur yang berfungsi dengan baik - Persentase bangunan infrastuktur yang digunakan oleh masyarakat - Persentase kelompok SPP yang dinilai matang dan siap untuk dihubungkan dengan institusi keuangan - Jumlah Penerima manfaat - Jumlah perempuan penerima manfaat - Persentase tunggakan (NPL) kolektibilitas Persentase kasus korupsi yang telah diselesaikan 5. Indikator Dampak (Impact) Adalah indikator untuk mengetahui sejauh mana pencapaian tujuan umum program. Yang termasuk dalam Indikator Kinerja Dampak meliputi: - Bangunan subproyek yang memberikan dampak ekonomi kepada masyarakat b. Indikator Pengendalian meliputi: 1. Indikator Pengendalian Umum Persentase Partisipasi Masyarakat 2. Indikator Pengendalian Pencairan Dana Persentase Pencairan DOK (Rupiah) Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 4

5 Persentase Pencairan BLM Kegiatan (Rupiah) Persentase kabupaten yang sudah mencairkan DDUB 3. Indikator Pengendalian kegiatan Sarana Prasarana Persentase dokumen kegiatan fisik yang dilengkapi safe guard (selanjutnya disebut tindakan pengamanan) 4. Indikator Pengendalian Dana Bergulir dan Aktivitas UPK Persentase tingkat pengembalian SPP dan UEP Persentase kecamatan dengan NPL < 10 % Persentase kecamatan dengan SPP dan UEP mengendap > 15% Persentase orang miskin yang menjadi pemanfaat kegiatan dana bergulir (RLF) 5. Indikator Pengendalian untuk Pengadaan Barang dan Jasa oleh Masyarakat Persentase desa yang memiliki evaluasi kualitas proses pengadaan yang baik. 6. Indikator Pengendalian untuk Peningkatan Kapasitas Indikator Pengendalian Peningkatan Kapasitas Fasilitator - Persentase fasilitator dan asisten di tingkat kecamatan dan kabupaten yang telah mengikuti pelatihan pratugas lengkap Indikator Pengendalian Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Masyarakat - Persentase tim dan anggota tim masyarakat di tingkat desa yang berfungsi dengan baik sesuai dengan uraian tugasnya (TPK, KPMD, Kader Teknik, TPU, Panitia Pengadaan, TP3, Tim Pemantauan, Kades, BPD, TPM, dan tim RPJMDes) - Persentase tim dan anggota tim masyarakat di tingkat kecamatan yang berfungsi baik sesuai dengan uraian tugasnya (Tim Verifikasi, BKAD, PL, UPK, BPUPK, TPM, Tim Penyehatan Pinjaman, dan Tim Penanganan Masalah) - Persentase Ruang Belajar Masyarakat yang berfungsi dengan baik Indikator Pengendalian Peningkatan Kapasitas Aparat - Jumlah PjOK yang berfungsi baik (L/P) - Jumlah PjOK - Jumlah setrawan kabupaten dan kecamatan yang terlibat aktif dalam PNPM MPd (L/P) - Jumlah seluruh setrawan di kecamatan dan kabupaten 7. Indikator Pengendalian Sumberdaya Manusia Indikator Pengendalian Fasilitator - Persentase posisi kosong fasilitator dan assisten lebih dari 3 bulan, berdasarkan posisi 8. Indikator Pengendalian Untuk Pemeriksaan Indikator Pengendalian untuk Pelaksanaan Supervisi Tim Kabupaten - Persentase supervisi Fasilitator Kabupaten ke kecamatan dan desa dalam satu tahun berdasarkan tingkat kesulitan lokasi (kecamatan dan desa) - Persentase kunjungan dan hari supervisi dalam setahun - Persentase lokasi yang disupervisi oleh Fasilitator Kabupaten dalam setahun berdasarkan tingkat kesulitannya (kecamatan dan desa) 9. Indikator Pengendalian Untuk Penanganan Pengaduan dan Audit Indikator Pengendalian Penanganan Pengaduan - Persentase nilai rupiah pengembalian kasus korupsi - Persentase pengaduan yang diselesaikan dalam tahun berjalan Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 5

6 Indikator Pengendalian Audit Eksternal - Persentase temuan audit BPKP yang diselesaikan - Persentase nilai penyimpangan yang diselesaikan Kegiatan Pemantauan, Pengawasan, Audit, dan Evaluasi Berdasarkan Subyeknya Berdasarkan subyek pelaksana kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi dalam program dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu internal, eksternal, dan masyarakat. a. Internal Adalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh jalur struktural (Pusat dan Daerah) dan fungsional (konsultan dan fasilitator) b. Eksternal Adalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh pemangku kepentingan lain yang terkait di luar jalur struktural dan fungsional, termasuk audit yang dilakukan oleh BPK, BPKP, dan Inspektorat c. Masyarakat Adalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh komponen masyarakat pelaku (BKAD, BP-UPK, Tim Pengawas, dll) dan komponen masyarakat nonpelaku (Perguruan Tinggi, LSM, Wartawan, dll.). Beberapa contoh kelompokemantau yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di dalam PNPM Mandiri Pedesaaan Tim Khusus Tim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut: (a) (b) (c) (d) Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim antara lain: (i) (ii) memantau dan membantu penyebarluasan informasi, termasuk pembaharuan papan informasi; melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan administrasi TPK; (iii) memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah pertanggungjawaban dan serah terima. Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran/pengeluaran dana dari TPK. Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai checkers, yaitu memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume, tetapi juga kualitasnya. Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 6

7 perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli. Contoh Kegiatan Audit dalam bentuk Audit Silang antarkecamatan dan desa/ kelurahan yang dilakukan oleh tim audit yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di dalam PNPM Mandiri Pedesaaan Pada setiap kecamatan, dibentuk tim audit silang antarkecamatan yang difasilitasi oleh fasilitator kecamatan yang dapat terdiri dari unsur; 1. Perwakilan BKAD 2. Perwakilan BP-UPK 3. Pendamping Lokal 4. Perwakilan TPK 5. Perwakilan KPMD Tim ini bertugas melakukan audit silang dalam bentuk pemeriksaan di UPK dan TPK (infrastruktur, noninfrastruktur, dan ekonomi) sesuai kegiatan yang didanai, dengan minimal pengambilan sampel 3 desa sebelum melakukan MDST. Dalam pelaksanaan audit silang, tim audit membuat laporan pelaksanaan kegiatan dan menyampaikan lokasi audit kepada BKAD untuk ditindaklanjuti. Tujuan audit silang ini adalah untuk memberikan kesiapan UPK dan TPK dalam menyelesaikan administrasi keuangan dan seluruh kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dengan baik dan benar agar siap diperiksa oleh pemeriksa internal dan eksternal Untuk kegiatan evaluasi terhadap indikator dampak, program melibatkan pihak luar yang dibantu oleh staf program untuk melakukan Survei/Studi Dampak terhadap pelaksanaan program. Pihak luar dimaksud bisa berasal dari perguruan tinggi, lembaga penelitian, maupun LSM yang berkompeten Berdasarkan Waktu Berdasarkan waktu, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan dalam program adalah: a. Secara Rutin Pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan secara rutin, merupakan tanggung jawab seluruh konsultan/fasilitator, masyarakat dan pemangku kepentingan terkait. Selain itu, program juga dapat mengajak lembaga lain untuk melakukan pemantauan secara independen. Contoh kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan secara rutin adalah: - pemantauan partisipatif oleh masyarakat; Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 7

8 - supervisi dan pemantauan (kunjungan lapangan) oleh konsultan dan fasilitator; - pemantauan oleh pemangku kepentingan yang berwenang dan terkait langsung dengan program; - pemantauan oleh LSM, wartawan, perguruan tinggi, dll. Audit internal yang dilakukan oleh konsultan dan fasilitator dengan melakukan penilaian dan pemeriksaan terhadap proses pelaksanaan kegiatan program serta pengelolaan dananya baik di UPK, TPK, maupun kelompok. b. Secara Berkala Kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan secara berkala adalah: - Misi Supervisi Bank Dunia Kegiatan ini dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staf Bank Dunia, Satker Nasional PNPM Mandiri Perdesaan Pusat, dan pemangku kepentingan lain yang terkait. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi program (misalnya: partisipasi, manajemen, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program. - Pemantauan Bersama Kegiatan ini dilakukan dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan PNPM Mandiri Perdesaan Pusat dan Daerah. Kegiatan ini secara umum bertujuan untuk melihat kemajuan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di lapangan dan dukungan pemerintah. - Audit Eksternal oleh BPK dan BPKP Kegiatan ini dilakukan sekali dalam setahun, sesuai dengan tahun anggaran. - Audit Eksternal oleh Inspektorat Daerah Kegiatan ini dilakukan sekali dalam setahun, sesuai dengan tahun anggaran dan dapat juga dilakukan secara insidental sesuai kebutuhan. c. Akhir Kegiatan Untuk evaluasi akhir kegiatan, program melibatkan pihak luar yang dibantu oleh pelaku program dalam melakukan Penyusunan Laporan Akhir atas pelaksanaan program. Pihak luar yang dimaksud dapat berasal dari perguruan tinggi, lembaga penelitian, maupun LSM yang berkompeten. d. Secara Insidental Kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan secara insidental adalah: - Pemantauan tindak lanjut penanganan pengaduan dan masalah. Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 8

9 Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PNPM Mandiri Perdesaan adalah penanganan tindak lanjut pengaduan dan masalah. Program telah memiliki sistem penanganan pengaduan dan masalah yang mengatur langkah-langkah dalam mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang program. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun tindak lanjut pengaduan, melakukan investigasi, klarifikasi, dan penyelesaian masalah bila diperlukan. - Evaluasi Tematik Secara insidental akan dilakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam program oleh pemangku kepentingan yang terkait. Obyek yang dievaluasi adalah tema-tema tertentu yang ada dan terjadi di lapangan, sesuai kebutuhan Metode Pemantauan, Pengawasan, Audit, dan Evaluasi Kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi, selain berdasarkan fungsi dan tupoksi, dapat menggunakan metode partisipatif. Dalam konteks pemberdayaan masyarakat, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang terbaik adalah yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini, masyarakat adalah pemilik proses suatu kegiatan program sekaligus yang paling merasakan dampak langsung program. Mereka bertanggung jawab untuk memantau dan mengawasi proses kegiatan program tersebut. Dari proses ini, diharapkan masyarakat termasuk pelaku di desa mampu menemukenali sendiri masalah-masalah yang terjadi sekaligus menemukan solusi bagi perbaikan program di wilayahnya. Sesuai dengan prinsip-prinsip pemantauan, pengawasan, dan evaluasi yang berlaku dalam program, tidak perlu ada yang dipersalahkan jika muncul suatu masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Dengan demikian, kegiatan pemantauan, pengawasan, dan evaluasi bukanlah sebuah kegiatan untuk mencari-cari kesalahan dan penghakiman bagi orang-orang yang dianggap lalai dalam melaksanakan program, tetapi merupakan bagian dari proses pembelajaran dan pemberdayaan di masyarakat. Dalam melakukan pemantauan, pengawasan, dan evaluasi rutin, seluruh pelaku dapat menggunakan metode partisipatif. Dengan metode ini, pemantauan, pengawasan, dan evaluasi rutin dilakukan secara bersama dengan masyarakat bersama-sama, dengan menggerakkan mereka termasuk para pelaku program untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi dan sekaligus solusi perbaikannya melalui proses refleksi maupun diskusi dalam forum Focus Group Discussion (FGD)/Kelompok Diskusi Terarah (KDT). Selain itu, di tingkat kecamatan, dibentuk tim pemantau berbasis masyarakat. Contoh tim audit silang, tim penanganan masalah, dan tim lain yang dibutuhkan dalam melakukan pengawasan untuk mendorong partisipasi masyarakat dalam melakukan pengawasan terhadap pengelolaan agar semakin optimal Penyampaian Hasil Pemantauan, Pengawasan, Audit, dan Evaluasi Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 9

10 Hal penting dalam proses pemantauan, pengawasan, dan evaluasi adalah penyusunan laporan. Laporan ini berguna untuk menyusun rencana tindak lanjut dari permasalahan-permasalahan yang ditemukan. Hasil pelaksanaan yang dibuat dalam bentuk laporan sesuai dengan penugasan sebagai berikut : a. Internal Pelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh jalur struktural (Pusat dan Daerah), diatur sesuai ketentuan masing-masing instansi jalur struktural, dan jalur fungsional (konsultan dan fasilitator), yang yang diatur secara terpisah dalam panduan dan SOP serta dilakukan secara berjenjang. Khusus untuk audit internal, pelaksanaannya dilaporkan dalam bentuk laporan hasil audit (LHA). b. Eksternal Pelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh pemangku kepentingan lain yang terkait di luar jalur struktural dan fungsional, termasuk audit yang dilakukan oleh BPK, BPKP, dan Inspektorat, mangacu pada ketentuan masing-masing instansi. e. Masyarakat Pelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit, dan evaluasi yang dilakukan oleh komponen masyarakat pelaku (BKAD, BP-UPK, Tim Pengawas, dll.) diatur sebagai berikut; - Dilaporkan dalam bentuk laporan hasil pengawasan 1) BKAD membuat laporan hasil pengawasan dan disampaikan kepada forum MAD dan fasilitator, 2) BP-UPK membuat laporan hasil audit dalam setiap pelaksanaan hasil audit dan melaporkannya kepada BKAD, 3) Tim khusus desa (tim pemantau/18) membuat hasil pengawasan dan pemantauan dan disampaikan kepada TPK, kepala desa/lurah dan fasilitator. Laporan pemantauan, pengawasan, dan evaluasi yang dilakukan oleh masyarakat setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut. a. maksud dan tujuan; b. lokasi yang dipantau; c. aspek/fokus pemantauan; d. kesimpulan hasil pemantauan dan pengawasan; e. temuan-temuan khusus, terkait hal-hal yang bersifat positif, dan penyimpangan serta alasannya/analisanya mengapa hal itu terjadi; f. rekomendasi tindak lanjut atau apa yang sudah dan harus dilakukan kemudian berkaitan dengan hal tersebut; g. dilampirkan data-data pendukung dan formulir-formulir terkait. Hasil kegiatan pemantauan dan pengawasan harus dibahas dan ditindaklanjuti. Penerima laporan harus memberikan umpan balik terhadap laporan yang diterimanya kepada pengirim laporan untuk kemudian ditindaklanjuti Pelaporan Salah satu tugas penting dari pengendalian program adalah pelaporan tentang hasil kegiatan yang telah dilakukan. Para pelaku program, khususnya konsultan/fasilitator bertanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 10

11 supervisor. Laporan juga merupakan salah satu instrumen yang dapat dipergunakan dalam rangka pemantauan dan evaluasi. Matrik Pelaporan Matrik pelaporan merupakan mekanisme penyampaian laporan dari fasilitator di lapangan kepada supervisor sebagai wujud pertanggungjawaban atas tugasnya. Supervisor wajib mengumpulkan, mengkonsolidasikan, dan menganalisis data dari wilayah kerjanya serta melaporkan hasilnya setiap bulan kepada supervisor di atasnya. Matrik pelaporan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Pembuat Penerima Tembusan KPMD Fasilitator Kecamatan Kepala Desa/Lurah TPK Fasilitator Kecamatan Ketua UPK Kepala Desa/Lurah Camat/ PjOK UPK, BP-UPK, dan Ketua BKAD Camat/PjOK Kelembagaan lainnya di kecamatan Fasilitator Kecamatan Pendamping Lokal Fasilitator Kecamatan Camat/PjOK Fasilitator Kecamatan Fasilitator Kabupaten Camat/PjOK Fasilitator Kecamatan sebagai arsip Fasilitator Kabupaten Koordinator Provinsi Kaban BPMD(atau sebutan lainnya)/satker- Kabupaten Fasilitator Kabupaten sebagai arsip Koordinator Provinsi Koordinator Wilayah Kaban BPMD (atau sebutan lainnya)/satker- Provinsi KT-KMN (laporan dalam bentuk Softcopy) Koordinator Provinsi Koordinator Wilayah Ketua Tim KMN KT-KMN Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat Melalui Perusahaan ke Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat sebagai arsip Perusahaan PPA Koordinator Wilayah sebagai arsip KT-KMN sebagai arsip Pelaporan Pada Tingkat Desa Pada tingkat desa, KPMD, dan TPK bertugas menyusun dan membuat laporan. Laporan dari KPMD dan TPK akan menjadi bahan Fasilitator Kecamatan dalam menyusun laporan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di wilayah tugasnya. Laporan yang dikirimkan oleh KPMD dan TPK maksimal harus diterima Fasilitator Kecamatan pada tanggal 1 setiap bulannya. Untuk mendukung terlaksananya laporan program yang dilaporkan oleh Fasilitator Kecamatan, KPMD dan TPK membantu pengisian formulir yang dibutuhkan. Fasilitator Kecamatan akan mendampingi dan membimbing KPMD dan TPK dalam menyusun laporan dan mengisi lembar-lembar yang dimaksud. Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 11

12 Pelaporan Pada Tingkat Kecamatan Pada tingkat kecamatan, Fasilitator Kecamatan bertanggung jawab membuat laporan kepada Fasilitator Kabupaten. Fasilitator Kecamatan juga diwajibkan mengirim salinan laporan kepada Camat/PjOK dan menyimpan satu salinan sebagai arsip. Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil konsolidasi dan telaah laporan dari KPMD, TPK, PL, dan UPK. Laporan yang disusun haruslah akurat dan tepat waktu. Kemudian, laporan tersebut harus didiskusikan dengan Fasilitator Kabupaten pada saat pertemuan koordinasi bulanan. Untuk mendukung laporan Fasilitator Kecamatan, PL dan UPK membantu pengisian format-format laporan yang bersifat pelaksanaan kegiatan, khusus pelaporan yang bersifat pengendalian, seperti rekonsiliasi rekening, tidak diperkenankan dibuat oleh UPK atau pelaku lain. Fasilitator Kecamatan akan mendampingi dan membimbing PL dan UPK dalam menyusun laporan dan mengisi format-format pelaporan yang dimaksud. Fasilitator Kecamatan juga berkewajiban mengisi formulir-formulir yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kecamatan yang menjadi wilayah tugasnya. Namun, tidak semua formulir yang yang diisi tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kecamatan berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya jika sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan, Audit, maupun Evaluasi sebagai bagian dari pengelolaan dokumen program. Format Laporan Fasilitator Kecamatan akan diatur dalam ketentuan tersendiri. Di samping laporan bulanan sebagaimana yang telah diatur di atas, fasilitator kecamatan berkewajiban melaporkan laporan kemajuan mingguan dan tahapan (Protak) setiap minggu kepada fasilitator kabupaten. Pelaporan pada Tingkat Kabupaten Pada tingkat kabupaten, Fasilitator Kabupaten bertanggung jawab membuat laporan dan disampaikan kepada koordinator provinsi dengan tembusan kepada kepala BPMD atau sebutan lainnya/satker PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten. Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil peninjauandan analisa terhadap laporan Fasilitator Kecamatan. Laporan harus disusun secara jujur, akurat, memadai, dan ringkas. Laporan tersebut selanjutnya perlu disampaikan secara lisan dan didiskusikan pada pertemuan koordinasi tingkat Provinsi. Fasilitator Kabupaten berkewajiban mengisi dan melengkapi formulir-formulir yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kabupaten yang menjadi wilayah tugasnya. Namun, tidak semua formulir-formulir tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kabupaten berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya untuk sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan, maupun Evaluasi. Di samping laporan bulanan sebagaimana yang telah diatur di atas, Fasilitator Kabupaten berkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguan dalam bentuk aplikasi dan nonaplikasi. Kedua laporan tersebut wajib diverifikasi dan divalidasi sebelum disampaikan kepada koordinator provinsi. Format Laporan Fasilitator Kabupaten akan diatur dalam ketentuan tersendiri. Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 12

13 Pelaporan PadaTingkat Provinsi Pada tingkat provinsi, koordinator provinsi bertanggung jawab membuat laporan kepada koordinator wilayah dengan tembusan kepada kepala BPMPD/Satker PNPM Mandiri Perdesaan Provinsi. Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisis laporan dari para Fasilitator Kabupaten. Koordinator provinsi harus memanfaatkan data yang ada di dalam basis data di kantor provinsi. Laporan Koordinator Provinsi harus akurat, memadai, tepat waktu, singkat, dan jelas. Di samping laporan bulanan sebagaimana yang telah diatur di atas, koordinator provinsi berkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguan dalam bentuk aplikasi dan nonaplikasi. Kedua laporan tersebut wajib didiverifikasi dan divalidasi sebelum disampaikan kepada koordinator wilayah. Format Laporan Koordinator Provinsi akan diatur dalam ketentuan tersendiri. Pelaporan PadaTingkat Wilayah Pada tingkat wilayah, koordinator wilayah bertanggung jawab membuat laporan kepada Ketua Tim KMN dan Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat. Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisis laporan dari para koordinator provinsi. Koordinator wilayah harus memanfaatkan data yang ada di dalam basis data di kantor wilayah. Laporan Koordinator Wilayah harus akurat, memadai, tepat waktu, singkat, dan jelas. Di samping laporan bulanan sebagaimana yang telah diatur di atas, koordinator wilayah berkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguan dalam bentuk aplikasi dan nonaplikasi. Kedua laporan tersebut wajib diverifikasi dan divalidasi sebelum disampaikan kepada Ketua Tim KMN. Format Laporan Koordinator wilayah akan diatur dalam ketentuan tersendiri. Pelaporan PadaTingkat Nasional Pada tingkat nasional, KT-KMN bertanggung jawab membuat laporan PNPM Mandiri secara nasional yang ditujukan kepada Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat. Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisa laporan dari para koordinator wilayah. KT-KMN harus memanfaatkan data yang ada di dalam basis data di kantor pusat. Format Laporan KT-KMN akan diatur dalam ketentuan tersendiri. Penjelasan VII: Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 13