GUIDE BOOK DOCUMENTS MANAGEMENT APPLICATION

Transkripsi

1 GUIDE BOOK DOCUMENTS MANAGEMENT APPLICATION PT BANK BUKOPIN, Tbk Jalan MT HARYONO Kav 50-51, DKI JAKARTA 12770

2 PENGANTAR Dalam pengelolaan dokumen data jaminan ini menggunaan dua aplikasi yang berbeda, yaitu Kofax Total Agility dan Perceptive Content. Kofax Total Agility merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk proses scanning dokumen jaminan inti, pembuatan formulir request dokumen jaminan inti, formulir pengembalian dokumen jaminan inti, penginputan informasi peyimpanan dokumen. Perceptive Content adalah aplikasi yang digunakan untuk penyimpanan data digital dokumen jaminan inti yang berisikan informasi dari dokumen jaminan inti tersebut. (contoh: nama debitur, nomor pinjaman, jenis dokumen jaminan dan nomor dokumen jaminan), dan juga dapat digunakan untuk melihat hasil scan dokumen jaminan inti. 1

3 DAFTAR ISI PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 PENGIRIMAN DOKUMEN EKSISTING... 3 INSERT DOKUMEN DAN SCANNING PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DOKUMEN

4 PENGIRIMAN DOKUMEN EKSISTING Untuk proses pengiriman dokumen eksisting dilakukan dari vault Bukopin yang nantinya dokumen tersebut akan diterima di vault MDS. Di bawah ini merupakan flow chart pengiriman dokumen eksisting. 3

5 Keterangan Flowchart Pengiriman Dokumen Exsisting. 1. Langkah pertama yang dilakukan user Bukopin adalah membuka web browser (Internet Explorer, Chorome, dll) yang ada di komputer. Lalu ketik alamat URL bukopin.mdsapps.com setelah di enter maka halaman web browser anda akan berubah seperti di bawah ini Pilih atau klik menu GOTO KOFAX APPLICATION. Halaman anda akan diteruskan ke aplikasi Kofax Total Agility, berikut adalah halaman login awal aplikasi KTA. 4

6 2. User Bukopin login dengan menggunakan username dan password. Dalam hal ini login dilakukan oleh Maker Bukopin. 3. Setelah login berhasil, maka user dapat melakukan pengecekkan dokumen fisik dengan dokumen digital dengan cara berikut Pada halaman awal aplikasi pilih menu Pengiriman Dokumen > Pengecekkan Dokumen 3.2 Halaman aplikasi anda akan berubah seperti di bawah ini. Masukkan Kode Vault sesuai dengan lokasi vault masing-masing. Disini dicontohkan kode vault HUB VII. 4. Lakukan pengecekkan dokumen fisik dengan dokumen digital. Untuk pengecekkan dokumen digital dapat dilakukan dengan cara berikut Buka web browser, masukkan alamat URL bukopin.mdsapps.com 5

7 4.2. Pilih menu GOTO PERCEPTIVE CONTENT, berikut halaman awal aplikasi Perceptive Content Masukkan username dan password. Contoh berikut merupakan dokumen yang berada di HUB VII. 6

8 4.4. Untuk memudahkan user dalam pengecekkan dokumen digital, pada aplikasi ini disediakan fitur filter berdasarkan Nama, Cabang, Nama Debitur, No Pinjaman, No Dokumen, Jatuh Tempo, Status dan Type Dokumen Berikut contoh salah satu dokumen Sertifikat Hak Tanggungan yang berada di HUB VII. Dapat dilihat pada tampilan di bawah ini terdapat 2 halaman jendela yang masing-masing mempunyai fungsi tersendiri. Halaman jendela sebelah kiri merupakan viewer dari dokumen yang anda lihat, sedangkan halaman jendela sebelah kanan merupakan tabel informasi dari dokumen yang anda lihat. 7

9 4.6. Pihak Bukopin di dampingi pihak MDS melakukan pemeriksaan ulang antara dokumen fisik dengan data digital yang terdapat pada aplikasi perceptive terkait dokumen yang akan dikirim menuju vault MDS. Apabila ada informasi data pada dokumen digital yang tidak sama dengan dokumen fisik, maka maker dapat mengedit informasi dokumen tersebut pada aplikasi Kofax Total Agility. 5. Setelah dokumen fisik dengan dokumen digital sama, maker melakukan penandaan pada aplikasi Kofax Total Agility. Berikut contoh tampilan setelah maker melakukan penandaan (ceklis). 8

10 6. Apabila semua dokumen fisik dan dokumen digital sudah dicek, langkah selanjutnya adalah Pembuatan Packing List. Caranya dengan memilih menu Pengiriman Dokumen > Pembuatan Packing List. Berikut tampilan halaman Pembuatan Packing List. 9

11 6.1. Kode Vault diisi dengan lokasi masing-masing vault No BAST diisi dengan no Berita Acara Serah Terima yang dibuat oleh pihak Bukopin Dokumen yang sudah di cek di ceklis kembali untuk dipindahkan (menggunakan tombol >> )ke tabel dokumen yang akan dikirim Notes bisa diisi dengan catatan kekurangan sebelum pengiriman dilakukan, contohnya: debitur A mempunyai jaminan inti berupa buku tabungan dan dokumen turunannya, karena disebabkan lain hal buku tabungannya tidak ikut dipindahkan, jadi notes yang bisa ditulis adalah untuk debitur A dokumen yang dipindahkan hanya dokumen turunannya saja Setelah dokumen yang akan dikirim selesai, langkah selanjutnya tekan tombol Save. Dokumen yang di save success proses selanjutnya packing List yang akan diteruskan ke Checker untuk di cek kembali. Halaman awal work queue disisi Checker. 10

12 Setelah Check Packing List di klik tampilannya akan berubah seperti di bawah ini. Dapat di lihat dari gambar di atas terdapat jumlah dokumen yang akan di pindahkan. Apabila Packing List Rejcet oleh checker maka proses akan 11

13 kembali pada tahap Check Packing List Item dan apabila Confirm maka Packing List akan dikirimkan ke Approval untuk dicek tahap terakhir. Halaman awal (work queue) disisi Aproval. Setelah Apporve Packing List di klik, maka halaman akan berubah menjadi seperti ini. 7. Setelah Packing List disetujui oleh Approval, pemberitahuan akan masuk ke Maker. Tampilan disisi Maker. 12

14 8. Maker akan memasukkan No Resi dan Jumlah Box. Packing List yang sudah melewati proses persetujuan dari Checker dan Aproval dapat di jadikan file Excel (.xlsx) dengan cara klik tombol Export. Jika anda membuka aplikasi dari web browser Internet Explorer maka akan muncul pemberitahuan seperti gambar diatas. Klik Save untuk menyimpan file.xlsx Berikut hasil Export ke Excel. 13

15 9. Pihak MDS akan menerima pemberitahuan bahwa dokumen telah dikirim pada tanggal yang sudah di input oleh pihak Bukopin. Setelah dokumen sampai di MDS, maka MDS-Operator akan melakukan pengecekan dokumen kembali berdasarkan Packing List yang dikirim oleh pihak Bukopin. 10. MDS Operator meminta persetujuan dari Approval pihak MDS untuk melakukan Update Lokasi Penyimpanan Penginputan lokasi penyimpanan dapat dilakukan pada menu Proses Moving. Berikut tampilan halaman aplikasi Kofax > Proses Moving > Update Vault. Keterangan Gambar di atas. 1. Waktu Penerimaan; berisi tanggal dan waktu dokumen yang diterima di MDS. 2. Nama Debitur; berisi nama debitur. 3. Informasi Debitur; berisi tentang informasi debitur berupa nomor pinjaman, type dokumen dan nomor dokumen. 4. Lokasi Penyimpanan; berisi informasi lokasi penyimpanan di vault MDS. 5. Notes; berisi informasi perubahan dokumen setelah dipindahkan ke vault MDS. Kegunaan tombol yang ada di halaman Update Vault. 1. Save&Export; berfungsi untuk menyimpan perubahan yang telah di setting dan informasi debitur langsung di export menjadi file.pdf 14

16 2. Save; berfungsi untuk menyimpan perubahan yang telah di setting sebelumnya. 3. Export; berfungsi untuk meng-export tabel informasi debitur menjadi file.pdf 9.2 Petugas MDS menyimpan folder yang berisi dokumen jaminan inti di dalam vault MDS sesuai dengan kode penempatan yang sudah di input pada KTA. 15

17 INSERT DOKUMEN DAN SCANNING Insert dokumen dan scanning merupakan fitur dari Aplikasi Kofax Total Agility yang berguna untuk meng-upload dokumen yang sudah di scanning. Berikut adalah flow chart Insert Dokumen dan Scanning pada Aplikasi Kofax Total Agility. 1. User Bukopin memasukkan alamat URL bukopin.mdsapps.com pada web browser. 2. Login sebagai Maker. 3. Pada aplikasi Kofax terdapat fitur Scan, dimana didalamnya terdapat beberapa pilihan menu berupa jenis dokumen (Akta, BPKB, Cash Collateral, Covernote, IMB, Invoice, Sertifikat Fiducia, SHGB, SHM, SHMASRS dan SHT). 16

18 4. Pilih menu berdasarkan jenis dokumen yang akan di insert, contohnya BPKB. 5. Setelah menu dipilih, untuk user baru maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini. 6. Klik tulisan biru click here pada kotak dialog yang muncul. Lalu user akan di arahkan untuk meng-install atau menjalankan service yang diminta. Jika user memakai Internet Explorer maka akan ada perintah seperti di bawah ini di halaman paling bawah 7. Pilih RUN, lalu klik Yes. Maka tampilan akan berubah seperti di bawah ini. 8. Untuk user yang baru pertama kali melakukan insert dokumen, ada beberapa hal yang harus di setting. Caranya, klik icon pada sudut kiri atas. Untuk 17

19 pengaturannya bisa dilakukan dengan memakai salah satu dari pengaturan berikut, sesuaikan dengan kondisi masing-masing. a. Lakukan pengaturan seperti di bawah ini jika dokumen telah di scan terlebih dahulu. Setelah di setting sesuai dengan tampilan di atas, klik icon yang berada pada sudut kiri atas. Setelah di klik, user akan mulai untuk meng-upload (insert) dokumen. Pilih dokumen yang akan di upload (insert), lalu klik Open. 18

20 b. Jika dokumen belum discan, anda bisa melakukan pengaturan seperti di bawah ini. Pilih scanner yang tersambung dengan laptop atau komputer anda pada kolom Select a Scanner, selanjutnya pada Profile Setting atur sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Setelah semua settingan benar klik OK. Pilih icon untuk melanjutkan proses scan. 19

21 9. Setelah mengikuti salah satu langkah diatas, maka tampilan akan berubah seperti dibawah ini. Pada Tabel informasi dokumen kolom yang di isi hanya kolom VaultCode (contoh HUB VII), untuk tahap akhir proses insert dokumen dengan klik icon 10. Setelah maker melakukan insert dokumen, proses selanjutnya adalah Data Entry (DE). Data Entry merupakan proses input data informasi dokumen yang telah di insert. User login dengan menggunakan username dan password untuk Data Entry. User DE input data berdasarkan dokumen yang telah di insert. Data yang di isi adalah DocumentType (contoh BPKP), CustomerName (Nama Debitur) CollateralNo (No Pinjaman), dan DocumentNo (No Dokumen yang berada di halaman pertama atau kedua dokumen). Setelah semuanya di isi, langkah berikutnya adalah klik icon 20

22 11. Dokumen yang telah melewati proses Data Entry (DE) selanjutnya akan melewati proses Quality Assurance (QA). Proses QA dilakukan untuk pengecekkan ulang antara dokumen dan data dokumen benar. Pada proses ini user QA dapat melakukan editing apabila ada data dokumen yang tidak sesuai. Setelah data dokumen dipastikan benar, user QA dapat mengakhiri pekerjaannya dengan klik icon Tampilan halaman QA. Sistem akan memilah berdasarkan dokumen yang baru di upload (insert) atau dokumen existing. 21

23 PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DOKUMEN Peminjaman dan pengembalian dokumen dilakukan dengan mengajukan formulir request yang terdapat pada aplikasi KTA (Kofax Total Agility). Peminjaman dan pengembalian dokumen mempunyai work flow yang sama, yang membedakan adalah pada saat user mengisi kolom tujuan peminjaman. Pada kolom tersebut terdapat dua pilihan yang tersedia, yaitu peminjaman dokumen dan pelunasan dokumen. Berikut ini adalah flow chart untuk peminjaman dokumen. 22

24 Keterangan Flow Chart Peminjaman dan Pengembalian Dokumen. 1. User memasukkan alamat URL bukopin.mdsapps.com pada web browser. 2. User login menggunakan username dan password. 3. Pilih menu Request Document. 4. Pengisian formulir peminjaman dokumen oleh user Bukopin (Maker) melalui aplikasi KTA. Berikut cara mengisi formulir peminjaman dokumen. Keterangan gambar di atas. a. Request ID, Tanggal Request dan Requester; secara otomatis akan terisi. b. Surat Rekomendasi; berisi no surat rekomendasi yang sebelumnya sudah diminta ke atasan. c. Nama Peminjam; diisi dengan nama peminjam yang akan meminjam dokumen. d. NIK Peminjam; diisi dengan Nomor Induk Karyawan yang meminjam dokumen. e. Jabatan; diisi dengan jabatan karyawan yang akan meminjam dokumen. f. Tujuan Peminjaman; pada kolom ini terdapat dua pilihan, yaitu peminjaman dokumen dan pelunasan dokumen. g. Nomor Pinjaman; diisi dengan nomor pinjaman dari debitur yang di request dokumennya. 23

25 h. Nama Debitur; diisi dengan nama debitur yang akan di request dokumennya. i. Jenis Dokumen; pada kolom ini dapat dipilih jenis dokumen yang akan di request dokumennya. j. Nomor Dokumen; kolom ini berisi nomor dokumen yang akan direquest. k. Est Tanggal Pengembalian; diisi dengan estimasi tanggal pengembalian dokumen yang direquest. l. Notes; diisi dengan tujuan request, misalnya: request dokumen BKPB tujuannya untuk perpanjang pajak. Klik tombol Submit untuk melanjutkan proses selanjutnya. Tombol Export untuk mengubah menjadi file.pdf, jika diklik akan muncul pemberitahuan seperti ini. Hasil setelah di Export ke PDF. 24

26 4. Sebelum Kepala PIC (Approval) melakukan pengecekan dan persetujuan, cheker yang sudah ditunjuk oleh pihak Bukopin melakukan pengecekan atas pengajuan dokumen. Tampilan windows di atas adalah work queue checker, dimana isinya merupakan formulir request yang telah di isi dan di submit oleh user BKP. Checker adalah seseorang yang ditunjuk oleh Bukopin untuk melakukan pengecekan formulir sebelum nantinya di cek kembali dan di setujui oleh Kepala PIC Bukopin. Jika formulir request disetujui maka nantinya formulir request akan diteruskan ke sisi approver dan jika formulir request ditolak maka proses kembali ke tahap pembuatan request dokumen. 5. Kepala PIC Bukopin melakukan pengecekan atas pengajuan pinjaman dokumen jaminan inti melalui aplikasi KTA. Berikut tampilan Kofax disisi approver. Pada halaman awal berisi list approve yang akan disetujui oleh PIC Bukopin. 6. Kepala PIC Bukopin memberian persetujuan/penolakkan atas pinjaman dokumen jaminan inti. Jika approver memberikan persetujuan maka form request akan diteruskan ke pihak MDS, dan jika approver melakukan penolakkan maka proses akan kembali ketahap pembuatan request dokumen. 25

27 Gambar diatas menunjukan formulir request di reject oleh approver. Approver nantinya akan mengisi text box alasan penolakan. 7. Pengiriman formulir Request Dokumen ke MDS akan dilakukan oleh sistem. 8. Pihak MDS terima formulir peminjaman dokumen jaminan inti pada Aplikasi KTA. Gambar dibawah ini merupakan tampilan work queue MDS Operator, dapat dilihat bahwa formulir request yang sudah di approve oleh approver diterima oleh MDS Operator. 9. Pihak MDS memberikan persetujuan pada formulir pengajuan peminjaman dokumen jaminan inti melalui aplikasi KTA. Sebelum di setujui pihak MDS akan mengisi kolom Lokasi Vault dengan lokasi vault yang sesuai dengan tempat penyimpanan dokumen yang dipinjam. 26

28 Kegunaan tombol yang ada pada gambar di atas. 1. Confirm; berfungsi untuk mengirim form request ke supervisor MDS. 2. Reject; berfungsi untuk menolak dokumen yang akan dipinjam oleh BKP. MDS juga dapat menolak request yang sudah di approve oleh approver BKP. Pihak MDS harus menyertakan alasan penolakan pada text box Alasan Penolakan. 3. Export; berfungsi untuk meng-export formulir request menjadi file.pdf 4. Cancel 10. Setelah MDS-Operator Confirm form request dokumen akan diteruskan ke MDS- Supervisor. Berikut tampilan work queue di sisi MDS-Supervisor. 27

29 11. MDS-Supervisor akan melakukan peng-input-an Tanggal Pengiriman dan No Resi yang telah didapatkan dari kurir pengiriman jika MDS-Supervisor menyetujui form request dokumen. Jika MDS-Supervisor menolak, maka MDS-Supervisor langsung klik tombol Reject. Form Request Dokumen yang telah di Send akan dikirim ke User Bukopin (Maker) Pihak MDS menyiapkan dokumen jaminan inti sesuai dengan formulir peminjaman dokumen yang sudah disetujui. 12. User Bukopin (Maker) menerima pemberitahuan (work queue) dari pihak MDS bahwa dokumen telah dikirim. 28

30 Hasil setelah Validate diklik. Pihak Bukopin melakukan konfirmasi penerimaan dokumen jaminan inti pada aplikasi KTA. Sesaat setelah Confirm, akan muncul pemberitahuan untuk menyimpan atau membuka formulir peminjaman dokumen seperti gambar di bawah ini. 13. Setelah di Confirm, maka akan ada pemberitahuan Return Document pada work queue seperti tampilan di bawah ini. Apabila form request dokumen di isi dengan tujuan Pelunasan Dokumen, maka pemberitahuan untuk pengembalian dokumen tidak akan muncul di halaman work queue user Bukopin. 29

31 Form pengembalian di isi apabila dokumen yang dipinjam akan dikembalikan ke vault MDS. Form pengembalian yang di isi oleh pihak Bukopin berisi Tanggal Pengiriman dan No Registrasi. Setelah Tanggal Pengiriman dan Nomor Registrasi di isi dan di Confirm oleh pihak Bukopin. Pihak MDS akan menerima pemberitahuan Accept Document di halaman Work Queue MDS-Operator. 30

32 Setelah diklik Accept Document maka akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini. Pihak MDS akan menyelesaikan proses peminjaman dokumen dengan klik Complete. 31