DAFTAR ISI HAL SETTING AWAL

Transkripsi

1 DAFTAR ISI HAL SETTING AWAL Setting Windows... 2 Setting Awal Untuk Ms. Access Setting Awal Untuk Ms. Access OPERASIONAL PROGRAM LOG IN REGISTRASI DATA PROYEK INPUT DATA Data Tenaga Input Lap Harian K Input Lamp Bulanan K LAPORAN POSTING DATA ARSIP DATA TOOLS Pembatalan Posting Cek Input Data Export Data KELUAR PROGRAM UPLOAD DATA MENGUBAH FILE HASIL EXPORT KE CSV UPLOAD DATA KE PP ONLINE... 42

2 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) I. SETTING AWAL 1

3 SETTING WINDOWS MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) Sebelum anda menjalankan aplikasi PSRS ada beberapa setting yang harus anda lakukan berikut ini adalah tahap pertama yaitu setting windows adapun langkahlangkahnya adalah : 1. Klik Icon Windows. 2. Klik Control Panel Akan muncul tampilan : 2

4 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 3. Klik Clock, Languange, and Region Akan muncul tampilan : 4. Klik Region and Languange 3

5 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) Akan muncul tampilan : 5. Pilih format setting tanggal ke Indonesian 6. Klik OK dan tutup semua setting windows Setelah anda melakukan setting windows tahap selanjutnya adalah setting ms access yang anda gunakan berikut ada 2 ms access yang direkomendasikan : 1. Ms Access Ms Access 2007 Berikut adalah setting untuk masing-masing Ms Access di atas : 4

6 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2003 Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum anda menggunakan software PSRS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja. 7. Klik Icon Windows. 8. Klik All Program 5

7 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 3. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Microsoft office dan buka program tersebut. Akan muncul tampilan sebagai berikut : 6

8 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) ) 4. Buat File Baru Ms. Access pada sisi sebelah kanan akan muncul tampilan sbb : 5. Klik Blank Database akan muncul tampilan :

9 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 6. Pada kotakfile Name ketik kata setting 7. Klik tombol Create Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

10 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) ) 8. Klik Tools pada menu bar diatas layar hingga muncul tampilan sbb: 9. Pilih Tools akan muncul tampilan:

11 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 10. Klik menu Edit/Find pada menu Options 11. Hilangkan Tanda Centang pada menu Confirm seperti gambar dibawah ini : 13. klik Aply 14. klik Ok 15. Selanjutnya tutup file. 16. Buka Software PSRS dan Software PSRS siap digunakan

12 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) SETTING AWAL UNTUK MS. ACCESS 2007 Berikut adalah Setting awal untuk anda pengguna MS. ACCESS 2003 sebelum anda menggunakan software PSRS, setting ini hanya dilakukan satu kali saja. 10. Klik Icon Windows. 11. Klik All Program 11

13 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 12. Cari Program Microsoft Office Access 2003 pada folder Mic rosoft office dan buka program tersebut. Akan muncul tampilan sebagai berikut : 12

14 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 13. Klik tanda segitiga pada toolbar seperti gambar diatas 14. Pilih menu More Commands... Akan muncul tampilan seperti berikut

15 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 15. Pilih menu Advanced dan hilangkan tanda centang pada menu Confirm Seperti tampilan di bawah ini: 14

16 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) 16. Setelah sesuai tampilan diatas klik OK dan keluar dari Program Ms. Access Setelah Proses setting selesai Program PSRS sudah bisa dijalankan. 15

17 MANUAL BOOK P.S. R.S ( Project Safety Report System ) II. OPERSIONAL PROGRAM 16

18 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) LOGIN 1. LOGIN Pada awal anda menjalankan software ini akan muncul tampilan : Klik ENTER, kemudian akan muncul tampilan seperti berikut : Klik ENTER, kemudian akan muncul tampilan seperti berikut : 17

19 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Ini adalah tam pilan form LOGIN, untuk User Name anda ketik SHEO klik Enter untuk Password Ketik 1234 klik Enter Kemudian klik kotak LOGIN maka anda akan masuk ke MENU UTAMA Software PSRS Seperti tam pilan berikut ini : MENU BAR Perhatikan Menubar paling atas dari ta mpilan Menu Utama seperti gambar dibawah ini : Menubar ini Merupakan tampilan Menu yang ada pada software PSRS. Setelah anda masuk ke Menu Utama maka langkah selanjutnya yang harus anda lakukan adalah Registrasi atau pendaftaran Proyek anda. Karena apabila anda tidak melakukan Registrasi maka Software ini tidak dapat dig unakan secara utuh. REGISTRASI Untuk melakukan Registrasi klik kotak pada menu bar REGISTRASI akan muncul tampilan sebagai berikut : 18

20 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) 1. Isilah data-data yang diminta dengan benar karena nantinya berdasar data-data ini akan dibuat kunci registrasinya, setelah mengisi anda klik kotak SIMPAN. 2. Kirimkan data-data yang telah anda isi ke alamat yang diminta, untuk lebih jelasnya anda bisa klik kotak CARA REGISTRASI. 3. Bila anda telah mendapatkan kode registrasi maka isilah kotak KODE REGISTRASI sesuai kode yang telah anda terima kemudian klik kotak PROSES, bila kode yang anda masukkan benar maka Software akan memberikan keterangan bahwa anda telah bisa menggunakan Software ini secara utuh begitu pula sebaliknya, setelah selesai melakukan registrasi klik kotak KELUAR. DATA PROYEK Langkah berikutnya adalah Input Data Proyek untuk melakukan input data proyek klik DATA PROYEK pada menu bar : 19

21 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Akan muncul tampilan sebagai berikut : Sebelum anda mengisi kotak yang kosong Pastikan data pada sebelah kiri telah sesuai dengan data Registrasi Anda bila belum sesuai klik kotak RFRESH DATA. 5. Isilah kotak kotak yang masih kosong sesuai data proyek anda : TGL PENYERAHAN I dan II, NAMA PM dan SHE O. Setelah selesai klik SIMPAN,PROCESS kemudian klik KELUAR. CATATAN : apabila di tengah perjalana ada perubahan data TGL PENYERAHAN, NAMA PM dan NAMA SHEO, anda bisa mengubahnya langsung. Klik SIMPAN dan PROCESS setelah anda mengubah data. INPUT DATA Setelah anda melakukan registrasi dan data proyek langkah selanjutnya adalah melakukan INPUT DATA. Untuk melakukan input data klik INPUT DATA pada menu bar seperti gambar berikut ini Data Tenaga 20

22 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) 1. Klik DATA TENAGA akan muncul tampilan : a. b. c. d. e. Isi no urut. Isi Nama Kelompok. Isi Jumlah Tenaga. Klik SIMPAN. Klik KELUAR untuk keluar. Input Lap Harian K3 Langkah selanjutnya setelah input tenaga kerja adalah INPUT LAP HARIAN K3, untuk melakukan input laporan harian K3 : - Klik INPUT DATA pada menubar. Klik K3. Klik INPUT LAP HARIAN K3. Seperti gambar dibawah ini : 21

23 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Akan muncul tampilan sebagai berikut : a. Isi Tanggal Laporan ( pada area kotak kuning ) b. Klik LOAD maka secara otomatis data tenaga akan terisi seperti tampilan dibawah ini : a b Data tenaga c. Isi jam SHE Talk, SHE Patrol, SHE Meeting dll jika ada d. Pilih keadaan cuaca dengan menggunakan tombol drop down e. Masukkan jam kerja sesuai data tenaga ( bila ada jam kerja ketik 1, bila tidak ada biarkan 0 ) f. Isi NCK3L, SPK3L, SIB dll sesuai data di lapangan Berikut contoh gambar data yg sudah terisi : 22

24 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) c d e,f g. Klik SIMPAN. h. Klik TAMBAH untuk memasukkan data laporan hari berikutnya ulangi langkah a sampai g. CATATAN : Sebelum melakukan input hari berikutnya, cek terlebih dahulu data tenaga, mungkin ada penambahan atau pengurangan jumlah tenaga Untuk merubah data tenaga lihat hal ( Input data tenaga ) i. j. Klik HAPUS untuk menghapus data yg tampak di layar Klik CETAK untuk melihat print preview ( untuk mencetak print preview tekan CTRL P ) k. Klik KELUAR untuk keluar form. l. untuk melihat record sebelum dan sesudahnya. Input Lamp Bulanan K3 Setelah anda melakukan input laporan harian maka langkah selanjutnya adalah INPUT LAMP BULANAN K3 sebagai kelengkapan agar total laporan bulanan dapat dilihat, lampiran ini wajib diisi. Untuk masuk ke INPUT LAMP BULANAN K3 adalah : - Klik INPUT DATA pada menubar. Klik K3. Klik INPUT LAMP BULANAN K3. 23

25 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Perhatikan gambar berikut : Akan muncul tampilan : a. b. c. d. e. f. g. h. Isi bulan laporan ( Pilih dengan menggunakan drop down ) Isi no urut ( Ketik Manual ) Isi tanggal laporan kejadian ( Ketik Manual ) Isi Jam Kejadian ( Ketik Manual ) Isi Lokasi Kejadian ( Ketik Manual ) Isi Nama Korban ( Ketik Manual ) Isi Usia Korban ( Ketik Manual ) Isi Pekerjaan Korban ( Ketik Manual ) i. j. Isi Nama Perush/Mandor ( Pilih dengan menggunakan drop down ) Isi uraian secara singkat ( Ketik Manual ) k. Isi penyebab kec ( Pilih dengan menggunakan drop down ) l. Isi jenis cedera ( Pilih dengan menggunakan drop down ) m. Isi jenis penyakit ( Pilih dengan menggunakan drop down ) n. Isi Bagian Tbh C/S bagian tubuh cedera / sakit ( Pilih dengan menggunakan drop down ) 24

26 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) o. p. q. r. s. t. u. Isi perawatan P3K dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi perawatan P3k dengan angka 1 atau 0 jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi faktor kec 1 (C1) dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi faktor kec 2 (C2) dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi faktor kec 3 (C3) dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi faktor kec 4 (C4) dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. Isi Krbn Kec LR ( Luka Ringan/ D1 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. v. Isi Krbn Kec LB ( Luka Berat/ D2 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. w. Isi Krbn Kec M ( Meninggal/ D3 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. x. Isi Krbn Skt SR ( Sakit Ringan/ D5 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. y. Isi Krbn Skt SB ( Sakit Berat/ D6 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. z. Isi Krbn Skt M ( Meninggal/ D7 )dengan angka 1 atau 0, jika ada ketik 1 jika tidak biarkan tetap 0. aa. Isi Loss Kecelakaan Kerja sesuai data. bb. Isi Loss Kesehatan Kerja sesuai data. CATATAN : - jika ada kejadian di bulan yang sama anda cukup tambahkan di baris bawahnya seperti gambar berikut : - jika tidak ada kejadian pada bulan yg bersangkutan ketik NIHIL, seperti gambar berikut : - jika ada kejadian di bulan yang berbeda anda klik TAMBAH kemudian ikuti langkah2 dari a s/d bb. Klik HAPUS untuk menghapus data yg tampak di layar Klik CETAK untuk melihat print preview ( untuk mencetak print preview tekan CTRL P ) Klik KELUAR untuk keluar form. - untuk melihat record sebelum dan sesudahnya. 25

27 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) LAPORAN Setelah anda melakukan INPUT LAP HARIAN K3 dan INPUT LAMP BULANAN K3 maka anda bisa melihat LAPORAN BULANAN K3L sesuai data yang anda input, untuk melihat laporan bulanan perhatikan langkah berikut : - Klik LAPORAN pada menubar. - Klik LAPORAN BULANAN K3L. Maka akan muncul tampilan : Pilih bulan pelaporan dengan klik tombol drop down Klik OK akan muncul : 26

28 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Laporan ini terdiri dari 2 halaman, untuk melihat halaman selanjutnya klik muncul halaman berikutnya : akan Untuk kembali ke halaman sebelumnya klik - Klik CETAK untuk melihat print preview ( untuk mencetak print preview tekan CTRL P ) 27

29 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) - Klik KELUAR untuk keluar form. POSTING DATA Posting data adalah mengunci data Realisasi s/d Bln berjalan ( real time ) dan proses ini dilakukan bila data sudah benarbenar fix/falid biasanya ini dilakukan pada akhir bulan. Contoh Kasus: Saat ini kita berada pada akhir bulan Sept 2009 dengan kondisi data sebagai berikut : Setelah kita lakukan posting data maka pada saat bulan berikutnya ( Okt 2009 ) maka data s/d bulan Sept 2009 bergeser menjadi data s/d bulan lalu di bulan Okt 2009 seperti tampilan berikut ini : 28

30 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) CATATAN : Posting Data dilakukan setiap akhir bulan pelaporan Langkah-langkah untuk melakukan posting data adalah : Pada menubar klik POSTING DATA kemudian pilih POSTING DATA BULANAN akan muncul : Pilih data bulan pelaporan yang akan dipost dengan menggunakan dropdown seperti 29

31 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) gambar diatas. Setelah memilih bulan pelaporan yang akan dipost klik OK. ARSIP DATA Arsip data digunakan untuk melihat data-data yang telah kita post. (data-data yang sudah kita posting) Untuk menggunakan fitur ini caranya adalah : Pada menubar klik ARSIP DATA kemudian pilih ARSIP LAP BULANAN K3L, akan muncul : Pilih bulan pelaporan yang akan kita lihat dengan menggunakan tombol dropdown. Akan muncul print preview dari laporan bulanan 30

32 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) Untuk melakukan print tekan CTRL P Untuk keluar dari print preview tekan ESC 31

33 MANUAL BOOK P.C. C.S ( Project Cost Control System ) TOOLS Tools adalah fitur yang dapat membantu anda untuk melakukan koreksi data atau cek data, adapun beberapa tools yang disediakan adalah : - PEMBATALAN POSTING - CEK INPUT DATA - EXPORT DATA 1. PEMBATALAN POSTING Pembatalan POSTING dilakukan apabila terjadi koreksi data pada bulan tertentu yang sudah kita lakukan POSTING untuk melakukan pembatalan posting klik TOOLS pada menubar kemudian pilih PEMBATALAN POSTING perhatikan gambar dibawah ini : kemudian akan muncul : Untuk mengisi PERIODE pembatalan posting perhatikan gambar dibawah ini : Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting data antara bulan Januari 2009 sam pai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Juli 2009 kita akan melakukan koreksi data maka pada kotak MULAI pilih bulan Jul 2009 kemudian pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 : 32

34 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Kemudian klik kotak PROCESS, lakukan koreksi/ revisi pada data yang diinginkan kemudian Posting kembali biaya bulan Juli Tetapi apabila kondisi koreksi biaya seperti gam bar dibawah ini : Pada data diatas dijelaskan bahwa kita telah melakukan posting data antara bulan Januari 2009 sampai dengan Juli 2009, sedangkan pada pada bulan Maret 2009 kita akan melakukan koreksi data maka pada kotak MULAI pilih bulan Mar 2009 kemudian pada kotak s/d pilih juga bulan Jul 2009 : Klik kotak PROCESS, lakukan koreksi/ revisi pada data yang diinginkan kemudian Posting kembali biaya satu per satu mulai bulan Maret 2009 s/d Juli PENGISIAN PERIODE POSTING PADA SAAT PEMBATALAN TERGANTUNG DATA YANG SUDAH TERPOSTING DAN DATA YANG AKAN DIBATALKAN 33

35 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) 2. CEK INPUT DATA Fitur ini berfungsi untuk melakukan cek data yang telah kita input pada bulan tertentu, untuk menggunakan fitur ini klik TOOLS pada menubar kemudian pilih CEK INPUT DATA perhatikan gambar dibawah ini : Akan muncul : Pilih bulan yang akan kita cek hasil inputnya dengan menggunakan dropdown Klik OK akan muncul data sebagai berikut : 34

36 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Data yang muncul adalah list tanggal yang telah anda input pada bulan tertentu 3. EXPORT DATA Tools ini berfungsi untuk merubah file hasil posting yang awalnya berbentuk ms.access ke bentuk atau format excell. Untuk menggunakan fitur ini klik TOOLS pada menubar kemudian pilih EXPORT DATA, seperti gambar dibawah ini : 35

37 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Akan muncul gambar seperti ini : Pilih data pada bulan tertentu yang ingin di export dengan menggunakan tombol dropdown. Setelah anda pilih klik OK. Akan muncul tampilan : Klik EXPORT akan muncul tampilan : 36

38 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Tempat penyimpanan data. ( tidak harus di My Document / terserah User) Rename File Pilih direktori tempat penyimpanan file dan ganti nama file, setelah selesai klik OK. JIKA FITUR EXPORT ANDA TIDAK BERJAL AN SEPERTI TAMPILAN GAMBAR DIATAS ATAU ERROR ANDA BISA MENGGUNAKAN CARA SEBAGAI BERIKUT : Pada saat muncul tampilan : Klik kotak sudut kiri atas maka layar akan tampak sebagai berikut : 37

39 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Tekan tombol CTRL C kemudian buka worksheet excell baru : dan tekan tombol CTRL V Kemudian simpan file ke direktori yang telah anda tentukan. KELUAR PROGRAM Untuk keluar program klik KELUAR PROGRAM pada menubar : Akan muncul : Klik OK. 38

40 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) III. UPLOAD DATA 39

41 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) MENGUBAH FILE HASIL EXPORT KE CSV Setelah anda melakukan export data bulanan dalam bentuk excell maka langkah selanjutnya adalah mengubah data hasil export ke format CSV (Comma Separated Value) agar bisa diupload ke aplikasi PP ONLINE. Adapun langkah-langkah untuk mengubah hasil export ke CSV adalah : 1. Cari file data yang sudah diexport (sesuai tempat penyimpanan data anda) Buka file hasil export PSRS 2. Buka file hasil export Bulan dan tahun data 3. klik menu File > Safe As... pada data hasil export yg sudah dibuka 40

42 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) 4. akan muncul tampilan : Pilih CSV (Comma delimited) pada menu Save as type Setelah selesai klik Save Jika muncul informasi sebagai berikut : Klik Yes 41

43 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) 5. buka kembali folder tempat anda menyimpan hasil export PSRS untuk memastikan file sudah berhasil dirubah ke format CSV Data expor awal ( excel) Data format CSV UPLOAD DATA KE PP ONLINE Sebelum anda melakukan upload data pastikan terlebih dahulu data yang akan diupload sudah dalam format CSV ( Comma Separated Value ). Langkah-langkah upload data adalah sebagai berikut : 1. buka aplikasi PP ONLINE menggunakan browser Internet Explorer 42

44 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) a. klik PP ONLINE kemudian pilih OPERATION b. untuk Login gunakan User ID dan Password PM masing-masing proyek, setelah melakukan Login pilih menu + Operasional seperti gambar berikut : c. pilih - QSHE Management seperti gambar berikut : 43

45 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Akan muncul tampilan : Pilih Import Data PSRS akan muncul tampilan : 44

46 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Klik Browse untuk memilih atau mencari file CSV yang akan di Import File yg akan diimport Setelah memilih file yg akan diimport atau diupload klik Open akan muncul tampilan : 45

47 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Klik Import d. untuk melihat hasil import klik QSHE Management kemudian pilih Laporan Bulanan Safety ( FR & SR ) seperti gambar berikut : Akan muncul tampilan : 46

48 MANUAL BOOK P.S.R.S ( Project Safety Report System ) Catatan : Data akan muncul setelah anda memilih Tahun, Bulan, Lokasi (cabang/ dvo) dan Kode Proyek Selamat mencoba... 47