ANALISA DAN PERANCANGAN PROTOYPE SISTEM INFORMASI PENEMPATAN SPOT IKLAN PADA STASIUN RADIO DI PT KUBUS MEDIA KOMUNIKASI

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN PROTOYPE SISTEM INFORMASI PENEMPATAN SPOT IKLAN PADA STASIUN RADIO DI PT KUBUS MEDIA KOMUNIKASI Bagus Kamajaya, Rully Soelaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. ABSTRAK PT Kubus Media Komunikasi merupakan salah satu perusahaan yang menjalankan kegiatan jasa biro iklan. Pergeseran fungsi public relation di perusahaan perusahaan produsen menyebabkan makin terfokusnya bidang kerja biro iklan, dalam hal ini PT Kubus Media Komunikasi makin memperkuat posisinya sebagai media buyer agency khususnya media radio. Semakin meningkatnya jumlah media plan yang harus dilayani menyebabkan keterlambatan pemrosesan administrasi dan keterlambatan proses konfirmasi antara beberapa bagian di perusahaan sehingga membuat pelayanan kepada pelanggan kurang cepat dan rawan terhadap persaingan dengan biro iklan lainnya. Untuk mengatasi kelemahan tersebut perusahaan memerlukan suatu sistem pemrosesan informasi baru yang dapat diandalkan. Penelitian ini dilakukan dengan melalui empat tahap yaitu tahap perencanaan penelitian, tahap analisa, tahap disain sistem dan prototyping. Hasil dari penelitian ini diharapkan adalah sebuah prototype sistem informasi pemrosesan penempatan iklan di media radio dan dokumen analisa sistemnya. Kata kunci: media placement, media order LATAR BELAKANG Biro Iklan adalah perusahaan yang menjual jasa dalam bidang komunikasi massa antara lain dengan mengenali suatu produk hingga menempatkan produk pada posisinya dipasar dengan berbagai media yang dianggap layak dan sesuai dengan tujuan konsep pemasaran. Pada proses pemilihan media radio, media buyer harus dapat memberikan usulan yang dapat memberikan solusi sehingga pelanggan dapat memutuskan dengan cepat stasiun radio mana saja yang akan digunakan dalam kegiatan promosinya. Disisi lain bagian marketing biro iklan membutuhkan waktu beberapa hari untuk dapat memberikan penawaran media plan, dimana sering terjadi tawar menawar yang berkepanjangan. Sehingga waktu yang dikeluarkan menjadi banyak terbuang, yang seharusnya dapat dialokasikan untuk membuat deal 2 kontrak dalam satu minggu menjadi hanya satu kontrak dalam satu minggu. Dengan mobilitas dari unit Marketing yang sangat tinggi maka kegiatan tersebut perlu diperbaiki dari segi efisiensi waktu dan administrasi data. Antara lain dengan cara memberikan arahan yang cepat dalam waktu yang terbatas pada pelanggan sehingga pelanggan tidak akan berfikir dua kali untuk menentukan piihannya. Makin berkembangkan perangkat nirkabel dan layanan internet, dapat memberikan dukungan yang sangat berarti dalam melakukan proses bisnis di bidang

2 media buying ini. Antara lain dapat mempercepat proses pengambilan keputusan dari kedua belah pihak, yaitu pemberi jasa dan pemakai jasa. Pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa ada lima penentu mutu layanan jasa yang diberikan, antara lain adalah : 1. Keandalan: Kemampuan melaksanakan layanan yang dijanjikan secara meyakinkan dan akurat 2. Daya tanggap: Kesediaan membantu pelanggan dan memberikan jasa dengan cepat. 3. Jaminan: Pengetahuan dan kesopanan karyawan dan kemampuan mereka menyampaikan kepercayaan dan keyakinan. 4. Empati: Kesediaan memberikan perhatian yang khusus dan mendalam kepada masing masing pelanggan. 5. Benda berwujud: Penampilan fasilitas fisik, perlengkapan, karyawan, dan bahan komunikasi. (Philip Kotler, 2003, Manajemen Pemasaran Jilid 2) Tujuan Penelitian Menganalisa dan merancang Sistem Informasi Penempatan Spot Iklan Pada stasiun Radio yang dapat membantu meningkatkan kinerja bagian marketing biro iklan dalam mengarahkan pelanggan dalam membuat rencana media dan penawaran harga stasiun radio menurut kebutuhan. Merancang sistem informasi yang dapat mengoptimalkan pemilihan stasiun radio dan biaya berdasarkan variabel variabel yang ditentukan. Manfaat Penelitian Analisa Mengarahkan pemilihan stasiun radio dan biaya tayang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan cepat Peningkatan kinerja yang lebih efisien dari segi waktu dan biaya yang biasa dikeluarkan perusahaan untuk mobilitas marketernya Peningkatan daya saing perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan apabila sistem ini diimplementasikan Setelah melakukan identifikasi kebutuhan kemudian dilakukan analisa dari kebutuhan organisasi antara lain adalah melihat nilai bisnis dari organisasi bagaimana hal ini dapat mengurangi pengeluaran dan meningkatkan pendapatan. Ide perancangan sistem ini berawal dari kebutuhan depertemen marketing dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan departemen keuangan yang membutuhkan ketelitian administrasi dalam melakukan penagihan. Kemudian diharapkan sistem ini akan menciptakan suatu nilai bisnis dengan adanya kontrol yang lebih pada sistem administrasi.. Departemen Sistem Informasi bekerja bersama dengan departemen marketing dan keuangan untuk melakukan analisis kelayakan yang menguji ide dari kelayakan teknik apakah sistem ini dapat dibuat atau tidak. Kelayakan ekonomi yang mana sistem ini akan menghasilkan nilai bisnis atau tidak. Serta kelayakan organisasi apakah sistem ini akan sangat dibutuhkan atau tidak. Desain Tahap desain memutuskan bagaimana sistem akan bekerja, berkaitan dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan. Tampilan untuk user, form, C-9-2

3 dan laporan. Dan spesifikasi program, database, dan file yang akan diperlukan. Langkah pertama dari tahap desain adalah menentukan siapa yang akan mengembangkan sistem ini. Secara kebijakan perusahaan, sistem ini diputuskan dibuat oleh internal promgrammer yang mana lebih familiar dengan hardware dan softare yang telah digunakan di perusahaan. Design antar muka menggambarkan bagaimana pengguna akan berinteraksi dengan sistem antara lain metode navigasi sistem, seperti tombol dan menu, form-form, dan laporan-laporan yang akan digunakan oleh sistem. Selanjutnya, database dan spesifikasi file yang menentukan tepatnya jenis data apa yang akan disimpan untuk dikembangkan. Akhirnya, tim analis membuat suatu design program, yang menentukan program apa yang akan ditulis dan tepatnya apa yang akan dilakukan oleh program. Proses Bisnis Proses bisnis yang terjadi pada penjualan jasa biro iklan tidak terlalu rumit. Secara garis besar dibagi menjadi 3 bagian yang menjadi satu kesatuan dalam proses bisnis, yaitu bagian marketing, media dan keuangan. Gambar 1. Flow Diagram Proses Bisnis Dari flow diagram kerja di atas dapat dilihat bahwa ketiga bagian tersebut benar benar saling terkait dan cukup untuk membuat proses bisnis itu berjalan tanpa bantuan C-9-3

4 bagian kreatif. Untuk lebih jelasnya tentang proses bisnis masing masing bagian akan dijelaskan seperti di bawah ini. a. Bagian Marketing Bagian marketing adalah cukup penting keberadaannya juga sangat rentan kebocoran. Sebagai ujung tombak perusahaan, bagian marketing dibebani tugas tugas antara lain : dapat menganalisa prioritas stasiun radio yang dapat memberi keuntungan lebih bagi perusahaan. Namun disisi lain harus memberi solusi yang dibutuhkan pelanggan sehingga pelanggan merasa biaya promosi yang dikeluarkan sudah tepat. Meskipun sangat diandalkan, bagian marketing juga dapat menjadi salah satu sumber kebocoran pendapatan perusahaan bila pengawasan negosiasi terhadap pelanggan atau stasiun radio tidak dicermati. b. Bagian Keuangan Bagian keuangan adalah bagian yang mempunyai control tinggi terhadap administrasi keuangan dan hasil hasil negosiasi yang dilakukan oleh marketing. Bagian marketing tidak akan dapat memberikan penawaran tanpa persetujuan pihak keuangan. Bagian ini juga yang membuat perjanjian kerjasama denganstasiun radio mengenai kesepakatan besarnya discount, sehingga dapat membuat prioritas penawaran stasiun radio dengan lebih kompetitif. c. Bagian Media Bagian media bertugas menganalisa kelebihan dan kekurangan stasiun radio untuk disampaikan ke pihak marketing sebagai bagian dari produk knowledge pada proses penjualan. Selain itu juga mengontrol media order, bukti siar dan hubungan lainnya dengan stasiun radio. Dengan adanya perangkat mobile seperti laptop yang dapat memberikan kemudahan dalam berkomunikasi melalui internet maka, web server yang menjadi pilihan untuk memudahkan akses dari semua stakeholder. Hal itu dapat dilihat dari gambar berikut : Gambar 2. Topologi Jaringan Rancangan Sistem. C-9-4

5 Proses Penawaran dan Negosiasi Setelah data radio disimpan di dalam database stasiun radio, maka marketer biro iklan akan dapat mengakses dari mobile device berupa laptop pada saat melakukan transaksi dengan pelanggan. Pada proses 1.2. marketer melakukan login dengan memasukkan nama dan password yang nantinya berfungsi untuk mengetahui siapa yang menangani pelanggan apa dengan produk apa. Ini juga merupakan bagian dari pengawasan administrasi untuk menghindari kebocoran. Pada saat berhadapan dengan pelanggan, marketing dapat melakukan browsing stasiun radio berdasarkan area dan segmentasi yang dibutuhkan dan langsung melakukan negosiasi. Biaya yang harus dikeluarkan oleh pelanggan langsung tertera pada layar dan pelanggan langsung dapat melakukan penawaran. Pada saat browsing data, marketing dapat menggolongkan stasiun radio berdasarkan kota yang dituju sebagai area promosi dn distribusi, berdasarkan segmentasi pendengar dan calon pembeli produk atau berdasarkan kedua-duanya. Dengan cara penawaran dan negosiasi seperti ini diharapkan pelanggan akansegera membuat keputusan, sehingga proses bisnis akan berjalan cepat dan selesai dalam satu hari saja. Keuntungan lainnya adalah pelanggan diharapkan tidak berubah pikiran untuk mengurangi pengeluarannya. Proses pembuatan penawaran ini terlihat pada proses 1.3. Proses Approval Setelah pelanggan setuju dengan media plan yang ditawarkan marketing, maka marketing akan menyimpan data penawarannya pada server database yang kemudian akan diperiksa oleh bagian keuangan. Bagian keuangan akan memasukkan nama dan passwordnya untuk dapat mengakses kedalam database. Dilayar akan muncul beberapa Quotation atau penawaran yang dilengkapi oleh nama marketer dan belum mendapat persetujuan dari keuangan. Setelah keuangan membuka salah satu penawaran tersebut maka dia akan memeriksa nilai profit yang dihasilkan oleh penawaran tersebut. Apabila dirasa sudah cukup maka bagian keuangan akan memilih tombol approve, bila tidak setuju maka akan memilih tombol deny atau melakukan koreksi nilai penawarannya dan mengirim kembali ke marketing yang sedang bernegosiasi dengan pelanggan. Proses approval ini terjadi di proses DFD level 1. Proses Konfirmasi Order Marketing yang sedang bernegosiasi dengan pelanggan dapat langsung mengakses hasil approval dari keuangan, bila tidak disetujui maka marketing akan melakukan koreksi penawaran dan melaporkan ke bagian keuangan lagi. Tapi bila sudah mendapat approval, marketing akan dapat langsung mencetak konfirmasi order dan ditanda tangani oleh pelanggan. Kemudian data itu disimpan didalam tabel konfirmasi order. Setelah proses ini, pelanggan akan mendapat password dari administrator selanjutnya digunakan untuk meilhat proses penayangan yang dilakukan oleh stasiun radio. Proses Pembuatan Media Order Setelah data penawaran dan konformasi order di simpan dalam database, maka secara otomatis, data tersebut terbagi menjadi beberapa media order sebanyak jumlah stasiun radio yang dipilih pada konfirmasi order. C-9-5

6 Dari sini, stasiun radio akan diberi password dan dapat mengakses media order yang muncul dilayar. Bagian media biro iklan akan mengirimkan materi tayang dapat berupa file yang dikirim melalui atau berupa kaset atau CD audio yang dikirim secara manual melalui pos. Proses pembuatan media order ini terlihat dip roses 1.5. DFD level 1. Proses Penayangan dan Bukti Siar Setelah stasiun radio mendapatkan list tayanga dari media order dan menerima materi tayang, maka stasiun radio melakukan penayangan spot iklan maka masing masing stasiun radio akan memberi tanda pada checklist jam tayang yang sudah dilakukan sesuai tanggal dan jamnya. Data ini akan disimpan di file bukti siar untuk media dengan status sudah tayang yang akan dicetak sebagai bukti siar. Dengan diisinya checklist tersebut, pihak pelanggan akan dapat memonitor dari hari ke hari jam tayang mana saja yang sudah terpenuhi. Jika semua jam tayang terpenuhi, pihak stasiu radio atau pihak keuangan biro iklan akan mencetak bukti siar untuk dilampirkan pada surat tagihan kepada pelanggan. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Rancangan sistem informasi penempatan spot iklan pada stasiun radio ini dapat memperbaiki proses bisnis pengelolaan media placement melalui pengurangan proses-proses yang masih bersifat manual sehingga mempercepat kinerja departemen pemasaran biro iklan. 2. Rancangan aplikasi sistem informasi penenpatan spot iklan pada stasiun radio ini dapat mengoptimalkan sumber daya IT yang sudah ada di perusahaan. 3. Rancangan sistem informasi yang dihasilkan dapat mendukung proses administrasi penempatan spot iklan pada stasiun radio sampai dengan proses penagihan dengan menyediakan bukti siar yang lebih cepat daripada proses manual. Saran Rancangan sistem informasi penempatan spot iklan pada stasiun radio ini merupakan salah satu sistem informasi pada satu jenis kegiatan usaha, yaitu biro iklan. Di masa yang akan datang akan lebih baik lagi jika sistem informasi ini dapat diintegrasikan dengan media-media yang bersangkutan, dalam hal ini stasiun radio dan organisasi stasiun radio atau PRRSNI sehingga dapat terus memantau pertumbuhan usaha di kedua bidang usaha tersebut.. DAFTAR PUSTAKA Efraim Turban, Jay E.Aronson, Ting Peng Liang, 2005, Decision Support Systems, and Intelligent Systems Roger S. Pressman, Ph.D., Software Engineering Philip Kotler, 2003, Manajemen Pemasaran Jilid 2 E. J. Hameroff, 1998, The Advertising Agency Business Buku Profile PRSSNI Jawa Timur C-9-6