PERANCANGAN APLIKASI PENENTUAN HARGA PRODUK CETAKAN DI PT.XYZ

Transkripsi

1 PERANCANGAN APLIKASI PENENTUAN HARGA PRODUK CETAKAN DI PT.XYZ Ketut Suwitahirawan, Febriliyan Samopa, Edwin Riksakomara Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. ABSTRAK Beberapa perusahaan percetakan yang ada di surabaya telah mengalami kejenuhan, yang disebabkan oleh makin ketatnya persaingan bisnis percetakan yang mengakibatkan percetakan makin menurunkan harga penawaran sedangkan overhead perusahaan tetap, bahkan makin meningkat. Dengan menekan harga maka perusahaan akan mendapat pekerjaan yang makin banyak, tapi percetakan harus menambah mesin mesin baru untuk menyelesaikan pesanan. Pada saat semua pesanan selesai dan piutang belum terlunasi, maka percetakan harus mengurangi overhead termasuk karyawan, hasil akhirnya banyak mesin cetak yang tidak bekerja. Begitu juga dengan adanya banyak supplier kertas yang memasok kebutuhan kertas pada percetakan dan masing-masing supplier memiliki harga yang berbeda karena dipengaruhi oleh harga kertas yang fluktuatif. Maka dari itu berkembanglah salah satu bidang usaha baru yang membantu percetakan dalam mencari pelanggan yaitu trader. PT. XYZ sebagai salah satu traider yang ada berusaha untuk bersaing dengan beberapa usaha trader yang lain dalam memberikan penawaran yang dapat bersaing. Pembuatan penawaran yang selama ini digunakan dengan cara yang manual membuat PT. XYZ lambat dalam memberikan penawaran dan terkadang terjadi salah perhitungan, sehingga tidak dapat bersaing dengan perusahaan- perusahaan trader lain. Dalam hal ini proses analisis yang di gunakan dalam menentukan optimasi biaya penawaran, estimasi mesin cetak, ukuran kertas yang digunakan ataupun supplier kertas menggunakan analisa optimasi berdasarkan atas obyek-obyek pembanding yang ada untuk dibandingkan berdasarkan data yang ada. Dalam hal ini pembandingan dalam memilih mesin cetak, ukuran kertas dan supplier kertas yang didasarkan atas optimasi biaya penawaran. Perancangan ini dijelaskan secara struktural dengan menggunakan metodologi The Traditional System Defelopment Life Cycle (SDLC) Rancangan aplikasi ini dapat digunakan untuk membangun aplikasi dan menyiapkan dokumen yang nantinya digunakan dalam implementasi. Dengan perancangan ini nantinya dapat membantu PT. XYZ dalam membuat penawaran yang bersaing dengan trader-trader yang lain. Dengan perancangan ini pula PT. XYZ dapat membuat keputusan dalam menentukan percetakan, mesin cetak, ukuran kertas ataupun supplier kertas yang harus dituju untuk menyelesaikan suatu pesanan sesuai dengan hasil optimasi biaya penawaran yang telah ada. Kata kunci: overhead, trader, fluktuatif, mesin cetak, ukuran kertas cetak, implementasi

2 Latar Belakang Dunia percetakan adalah salah satu bidang kerja yang cukup dinamis karena permintaan produk percetakan tidak akan pernah habis sepanjang tahun. Namun demikian akhir-akhir ini telah terjadi kejenuhan di beberapa perusahaan percetakan yang disebabkan oleh makin ketatnya persaingan bisnis percetakan yang mengakibatkan perusahaan makin menurunkan harga layanannya sedangkan overhead perusahaan tetap, bahkan makin meningkat. Salah satunya adalah karena dengan menekan harga, maka perusahaan akan mendapat pekerjaan yang makin banyak, tapi perusahaan harus menambah mesin-mesin baru untuk menyelesaikan pesanan. Pada saat semua pesanan selesai dan piutang belum terlunasi, maka perusahaan harus mengurangi overhead termasuk karyawan, hasil akhirnya banyak mesin cetak yang tidak bekerja. Begitu juga dengan adanya banyak supplier kertas yang memasok kebutuhan kertas pada percetakan dan masing-masing supplier memiliki harga yang berbeda karena dipengaruhi oleh harga kertas yang fluktuatif. Dalam menentukan kertas cetak, percetakan mengalami kesulitan dalam menentukan kertas yang digunakan dalam mencetak suatu produk, sehingga tidak jarang ada kelebihan kertas yang terbuang. Beberapa orang melihat ini sebagai peluang bisnis baru, yaitu dengan menjadi trader dimana trader ini mengambil alih tugas pemasaran dari percetakan yaitu dengan mencari pelanggan dan trader melakukan penentuan kertas, penentuan mesin cetak dan membuat penawaran yang lebih kompetitif. Untuk menjalankan bisnisnya maka trader harus berhubungan dengan banyak percetakan yang mesinnya tidak bekerja dan juga supplier kertas. Selama ini untuk menentukan supplier kertas yang memberikan harga yang lebih murah masih dilakukan secara manual dimana ada banyak supplier yang ada membuat lamanya seorang trader memberikan keputusan harga kepada pelanggan. Begitu juga masalah penentuan percetakan yang menyediakan alat cetak dengan kemampuan berbeda-beda. Dalam menangani masalah ini diperlukan suatu sistem yang dapat membantu PT. XYZ sebagai salah satu usaha trader untuk membuat suatu keputusan dalam menentukan supplier kertas dan percetakan. Begitu juga sistem yang dibuat dapat membantu membuat suatu penawaran kepada pelanggan. Sistem juga diharapkan mampu menganalisa kebutuhan kertas dalam mencetak suatu produk. Perumusan Masalah Permasalahan yang diangkat dalam penelitian / Makalah ini adalah : Bagaimana membuat rancangan model optimasi biaya untuk mendapatkan biaya produksi yang kompetitif. Bagaimana membuat rancangan pemilihan supplier kertas yang memberikan kualitas kertas yang baik dan biaya yang rendah. Bagaimana membuat rancangan aplikasi untuk menentukan kertas yang optimal digunakan untuk mencetak suatu produk. Bagaimana membuat rancangan aplikasi optimasi untuk penggunaan mesin yang digunakan untuk mencetak suatu produk yang optimal. Batasan Penelitian Pengumpulan data dari percetakan dan supplier kertas di Surabaya. Sistem mencakup analisa penggunaaan kertas, mesin cetak, supplier kertas dan percetakan. C-6-2

3 Analisa sistem untuk menentukan harga penawaran untuk setiap pesanan. Menganalisa pesanan dan mengoptimasi penawaran. Tujuan Penelitian Merancang dan menganalisa Sistem Informasi pengolahan data harga beli kertas, harga cetak, penggunaan mesin cetak dan kertas untuk membantu trader dalam membuat suatu penawaran yang di analisa dengan sesitivity anaylsis sehingga trader dapat mengetahui variabel-variabel apa saja yang sensitif mempengaruhi suatu penawaran. Manfaat Penelitian Peningkatan kinerja yang lebih efisien dari segi waktu dan biaya. Memperbesar peluang untuk mendapatkan order, dikarenakan harga penawaran yang bersaing / rendah. Mengubah paradigma lama yang mana semua pesanan di tangani langsung oleh percetakan menjadi paradigma baru dimana pesanan ditangani oleh trader. Metodelogi Penelitian Pada bab ini akan di bahas mengenai metode penelitian dan menjelaskan berbagai tahapan yang dilaksanakan dalam perancangan aplikasi untuk menentukan harga suatu produk. Metodologi ini digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian agar tidak jauh menyimpang dari tujuan semula. Metodologi yang digunakan dalam proses analisis dan desain dari perangkat lunak dalam Makalah ini adalah metode The Traditional System Defelopment Life Cycle (SDLC). Dengan metode ini identifikasi kebutuhan sudah diketahui jauh sebelumnya dan perubahan yang sangat sedikit di tengah proses pembuatan. Beberapa pengembang perangkat lunak banyak yang mengalami kegagalan yang disebabkan oleh : a. Sistem yang di bangun tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. b. Perbedaan persepsi antara pengguna dengan pengembang. c. Pemeliharaan d. Keterlambatan penemuan sistem yang cacat e. Modul tidak terintegrasi f. Performansi operasi yang rendah g. Timwork pengembang tidak kompak h. Terlalu cepat dibangun dan diluncurkan Adapun tahapan metode waterfall yang digunakan dapat dilihat pada Gambar 1. Sistem Flow Diagram Untuk lebih jelasnya mengenai alur dari sistem flow perancangan aplikasi penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ dapat dilihat pada Gambar 2. sistem flow diagram trader percetakan. Sistem flow ini menjelaskan jalannya sistem terkomputerisasi, jadi disini digambarkan jalannya arus data dari pihak pelanggan kepada pihak trader sebagai pengguna sistem ini. Sistem flow pada gambar 4.1 menjelaskan bagaimana proses pemasukan data sampai dengan analisa dan akhirnya menghasilkan laporan transaksi yang diperuntukkan kepada trader sebagai laporan transaksi yang terjadi. C-6-3

4 Need Planning Analysis Design Implementatio System Gambar 1. The Traditional System Defelopment Life Cycle (SDLC) Sumber : Efraim Turban, Jay E. Aronson, Ting-Peng Liang, Decision Support Systems and Intelligent systems, seventh edition, Gambar 2. Sistem Flow Diagram Trader Percetakan C-6-4

5 Permintaan User Pada sub bab ini mengacu pada metodologi yaitu pada tahap analysis yaitu tahap gather information yaitu tahap pengumpulan informasi yang dilakukan pada saat survei dan pengumpulan data. Perancangan aplikasi ini nantinya akan digunakan untuk membantu trader (yang dimaksud disini adalah PT. XYZ), adapun permintaan - permintaan yang di inginkan oleh trader di dasarkan dari hasil survei adalah : 1. User membutuhkan informasi biaya film. 2. User membutuhkan informasi supplier-supplier kertas yang ada. 3. User membutuhkan informasi ukuran, harga, jenis, dan berat kertas. 4. User membutuhkan informasi percetakan yang ada. 5. User membutuhkan informasi mesin cetak yang ada. 6. User membutuhkan informasi biaya cetak. 7. User menginginkan aplikasinya nanti dapat menghasilkan biaya penawaran 8. User menginginkan aplikasi nantinya dapat menunjukkan supplier kertas dan percetakan yang memberikan biaya cetak ataupun kertas termurah, yang nantinya dapat diputuskan oleh user. 9. User menginginkan aplikasinya nanti dapat digunakan untuk melakukan cetak nota transaksi 10. User menginginkan aplikasi nanti dapat menunjukkan laporan transakasi, per hari, per bulan, ataupun per tahun. Penurunan Kenaikan Film Kertas Cetak Finishing Keuntungan Rp ,75 Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,88 Rp ,- Jumlah Pesanan Rp ,- Rp ,- Gambar 3. Tornado Diagram Tornado diagram seperti pada Gambar 3. ini didasarkan atas selisih biaya dari perubahan-perubahan variabel yang ada terhadap nilai basic. Pada diagram ini akan ditunjukkan variabel mana yang memberikan perubahan harga penawaran yang signifikan. Diagram yang akan ditampilkan di dasarkan atas tabel 4.3. Dimana variabel keuntungan menunjukkan pengaruh yang signifikan terhadap penawaran. Variabel jumlah pesanan, biaya finishing, film, kertas dan variabel cetak juga mempengaruhi penawaran. Variabel cetak tidak terlalu berpengaruh besar terhadap penawaran. Semua ini bisa di lihat pada gambar 4.5 tornado diagram, dimana varibel cetak menunjukkan nilai yang mempunyai selisih terkecil. C-6-5

6 Context Diagram Setelah mengetahui sistem flow manual dari sistem trader tersebut kemudian akan dikembangkan ke dalam data flow diagram yang dimulai dari pembuatan context diagram, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4 context diagram. Pada Gambar 4. context diagram yang merupakan penggambaran dari proses utama yaitu proses penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ. Entity yang terkait dalam proses ini adalah pelanggan, percetakan, dan supplier kertas.untuk penjelasan context diagram ini akan dijelaskan lebih lanjut. ID pelanggan 0 panjang pesanan Data Finishing lebar pesanan List harga cetak Pelanggan Jumlah pesanan jumlah warna berat kertas pesanan finishing Penawaran nota transaksi Proses Penentuan Harga Produk Cetakan di PT XYZ + ID percetakan Data mesin ukuran max Order Cetak Order Kertas Percetakan harga kertas ID Supplier panjang kertas lebar kertas berat kertas jenis kertas Gambar 4. Context Diagram Supplier Kertas a. Entity pelanggan berinteraksi dengan proses penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ. Disini pelanggan melakukan pemesanan suatu produk dengan memasukkan beberapa data ke dalam sistem yaitu ukuran produk yang dipesan (panjang dan lebar pesanan), type kertas yang diinginkan untuk menyelesaikan pesanan, jumlah warna dari pesanan, jumlah pesanan, dan yang terakhir yaitu finishing yang diinginkan. Finishing yang dimaksud disini adalah seperti pelipatan, laminating atau yang lainnya. Entity ini juga mendapatkan penawaran harga dari sistem, dan jika pelanggan setuju dengan penawaran tersebut maka pelanggan akan mendapatkan nota transaksi dari sistem. b. Entity percetakan berinteraksi dengan proses perancangan aplikasi penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ. Disini percetakan memasukkan beberapa data ke dalam proses tersebut seperti data percetakan itu sendiri, data mesin cetak yang dimiliki, harga cetak yang di tetapkan oleh percetakan tersebut, biaya finishing dan ukuran maksimum kertas yang bisa di gunakan untuk mencetak. Dari proses penentuan harga cetak di PT. XYZ percetakkan akan mendapatkan data order cetak. c. Entity supplier kertas berinteraksi dengan proses penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ. Disini supplier kertas memasukkan data yang dimilikinya seperti data supplier itu sendiri dan data harga kertas yang di jual. Data kertas yang dimaksud yaitu data harga kertas, data panjang kertas, data lebar kertas, data berat kertas, dan data jenis kertas. Kemudian dari proses penentuan harga cetak entity supplier kertas ini mendapatkan data order kertas. C-6-6

7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Setelah dilakukan perancangan aplikasi penentuan harga produk cetakan di PT. XYZ ini di dapat kesimpulan sebagai berikut : 1. Perancangan aplikasi ini dapat menggambarkan model optimasi biaya produksi yang kompetitif 2. Perancangan aplikasi ini dapat menggambarkan proses analisa penentuan percetakan dan supplier kertas di dasarkan dari analisa biaya cetak dan kertas termurah. 3. Perancangan aplikasi ini dapat menganalisa kertas yang digunakan untuk mencetak dengan optimal 4. Perancangan aplikasi ini dapat menganalisa penggunaan mesin cetak sehingga dapat mencetak suatu produk dengan optimal Saran Saran yang dapat disampaikan dalam pengembangan perancangan aplikasi penentuan harga produk cetakan di PT.XYZ adalah sebagai berikut : 1. Perancangan aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan analisa sistem akutansi atau sistem reorder (pemesanan kembali). 2. Perancangan aplikasi ini dapat dikembangkan ke analisa percetakan dan supplier yang didasarkan performance supplier kertas dan percetakan. DAFTAR PUSTAKA Efraim Turban, Jay E. Aronson, Ting peng Liang, 2005, Decision Support Systems and Intelligent Systems seventh edition, Pearson Education, Inc, New Jersey Hasan, I., 2002, Pokok Pokok Materi Teori Pengambilan Keputusan, Ghalia Indonesia, Jakarta. Ishizaka, A. and Lusti, M., 2002, An Intelligent Tutoring Sistem for AHP, 25 May 2005, URL: Mulyono, S., 1996, Teori Pengambilan Keputusan, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Raghu Ramakrihnan, Johannes Gehrke, 2004, Sistem Manajemen Database (Edisi ketiga), eds: Tim Penerjemah Andi, jakarta. Robert T. Clemen, 1991, Making Hard Decisions an Introduction to Decision Analysis, PWS-KENT Publishing Company, Boston Sunardi Purwosuwito, 2005, Proses Percetakan offset, 7 june 2006 URL : C-6-7