PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEBAGAI ALAT PENUNJANG KEPUTUSAN PEMASARAN (STUDI KASUS DI PT. X)

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEBAGAI ALAT PENUNJANG KEPUTUSAN PEMASARAN (STUDI KASUS DI PT. X) Ignasius Bayu Purnomo 1 dan Toto Sugiharto 2 1 PT. Elex Media Komputindo 2 Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma ABSTRAK Kesuksesan setiap organisasi, baik organisasi komersial maupun sosial atau nirlaba, banyak ditentukan oleh aspek pemasaran. Sebagai perusahaan penerbitan buku di Jakarta, PT. X memiliki cukup banyak pesaing. Dalam menghadapi persaingan tersebut PT. X harus selalu dapat memonitor keadaan pangsa pasar yang sudah dikuasainya. Untuk menunjang keputusan pemasaran maka PT. X membutuhkan sistem pengolah data penjualan harian. Dalam pengolahan data tersebut, PT. X masih melakukannya dengan cara manual, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu informasi cukup lama. Berdasarkan permasalahan yang ada tersebut, maka dilakukan penelitian dengan tujuan untuk membangun atau mengembangkan suatu sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode pendekatan sistem yang secara garis besar terdiri dari tiga tahap. Pertama, mendeskripsikan sistem yang saat ini digunakan. Kedua, menganalisis kinerja sistem dimaksud dalam menghasilkan informasi penjualan. Ketiga, berdasarkan pada hasil analisis dalam langkah kedua, mengembangkan sistem informasi penjualan baru yang terkomputerisasi. Di samping itu, digunakan pula metode komparasi dengan tujuan untuk membandingkan kinerja sistem manual yang lama dengan kinerja sistem baru yang terkomputerisasi. Dalam penelitian ini, dihasilkan suatu sistem informasi penjualan yang mempunyai banyak keunggulan dibandingkan dengan sistem lama yang masih manual. Keunggulan dimaksud, antara lain (i) rendahnya biaya; (ii) lebih sedikitnya waktu yang diperlukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan; (iii) kemudahan dalam mengoperasikannya sehingga bisa dikerjakan oleh hampir setiap individu yang berkepentingan dengan sistem tersebut, dan (iv) lebih banyaknya variasi informasi yang bisa dihasilkan. Kata kunci:, penerbitan, OLAP, drill down, roll up PENDAHULUAN Beberapa orang mengira hanya organisasi berskala besar yang terjun dalam ekonomi yang telah berkembang saja yang menggunakan pemasaran. Hal tersebut sebenarnya kurang tepat, karena kesuksesan setiap organisasi, baik itu organisasi komersil maupun nirlaba, lebih banyak ditentukan oleh aspek pemasaran. PT. X adalah sebuah perusahaan penerbitan buku di Jakarta. PT. X memiliki beberapa cabang di kota-kota lain di Indonesia. Sebagai perusahaan penerbitan, PT. X cukup dikenal sebagai leader PURNOMO, PENGEMBANGAN SISTEM 1

2 untuk beberapa jenis buku di Indonesia. Walaupun demikian, banyak pesaing yang dapat mengambil alih pangsa pasar PT. X. Hal ini dimungkinkan karena di Indonesia saat ini terdapat sekitar 598 penerbit yang terdaftar sebagai anggota IKAPI (Ikatan Penerbit Indonesia). Dari penerbitpenerbit tersebut, terdapat beberapa penerbit yang cukup besar yang dapat menyaingi PT. X, baik dalam hal jaringan distribusi maupun dalam hal kualitas produk. Agar tetap dapat menjadi perusahaan yang kompetitif, maka PT. X harus selalu dapat memonitor keadaan pangsa pasar yang sudah dikuasainya. Untuk memonitor keadaan pasar secara rutin dan cepat, PT. X membutuhkan sistem terkomputerisasi yang dapat langsung mengolah data transaksi operasional harian. Identifikasi Masalah Masalah yang terjadi adalah lamanya waktu yang diperlukan untuk mengambil dan mengolah data pemasaran sehingga sumber daya manusia yang bertugas melakukannya tidak dapat melakukan penelitian dan analisa secara lebih cepat dan inovatif untuk membantu pengambilan keputusan. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh PT. X dalam hal pengolahan data penjualan, penelitian ini bertujuan untuk membangun suatu sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi yang berguna untuk mengolah data penjualan menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan di dalam PT. X. Pemasaran Pemasaran adalah proses merencanakan dan melaksanakan suatu konsep, menentukan harga, mempromosikan dan mendistribusikan ide, barang, jasa, organisasi, dan cara untuk membangun dan memelihara hubungan yang memuaskan tujuan individu dan organisasi. Selain itu pemasaran merupakan fungsi bisnis yang bertugas untuk mengenali kebutuhan dan keinginan pelanggan, menentukan pasar sasaran mana yang dapat dilayani dengan sebaik-baiknya oleh perusahaan, serta merancang produk, jasa dan program yang tepat untuk melayani pasar tersebut. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi Pemasaran (SIP) terdiri dari manusia, peralatan dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisa, mengevaluasi dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan, tepat waktu dan akurat kepada pembuat keputusan pemasaran. SIP adalah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah data penjualan serta data lainnya yang berkaitan dengan pemasaran, baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. SIP berfungsi untuk mendukung manajemen perusahaan dalam memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pemasaran produk-produk perusahaan. Dalam memudahkan penggunaan, maka SIP perlu memiliki fasilitas berikut: a. Kemampuan analisis drill-down, di mana data dapat disajikan dalam beberapa level detail. Data yang berada didalam level detail tidak dikeluarkan apabila tidak dikehendaki oleh pemakai. b. Kemampuan roll-up, dimana data detail yang sudah dilakukan proses drill-down dapat dikelompokkan kembali ke dalam data induknya. c. Kemampuan penyajian data sesuai rentang waktu yang dimasukkan pemakai. d. Penyajian informasi dalam bentuk grafik. 2 JURNAL EKONOMI & BISNIS No. 2 Jilid 7, Tahun 2002

3 e. OLAP (Online Analytical Processing) dan analisis multi dimensi. Perusahaan Penerbitan Buku Ditinjau dari sudut komunikasi, perusahaan penerbitan adalah perantara antara sumber informasi (pengarang) dan penerima informasi (pembaca). Melihat pada sasaran pembaca, penerbit berada pada situasi yang cukup kompleks. Di satu sisi, pasar bagi bukubuku berbahasa Indonesia cukup besar, siapapun yang bisa berbahasa Indonesia adalah pembaca potensial. Di sini penerbit menghadapi masalah, penerbit harus mencari pembaca, namun mereka tidak mencari pembaca secara langsung. Penerbit akan mempublikasikan buku-bukunya dengan berbagai cara, untuk menarik minat pembaca, tetapi setiap orang yang menginginkan buku itu akan mencarinya melalui toko buku atau agen-agen penjual buku. Berdasarkan itu, maka aktivitas pemasaran harus fleksibel dan bervariasi, peka terhadap minat banyak kelompok di banyak lokasi dan tahu akan perubahan pola di masyarakat. Untuk menyelenggarakan fungsinya didalam relasinya terhadap lingkungan, perusahaan penerbitan membangun bermacam departemen, yang masing-masing memiliki aktivitas berbeda. Banyak variasi dalam pengaturan departemen-departemen ini, tapi fungsi dari departemendepartemen harus saling berkaitan untuk memenuhi bagaimana mengubah naskah pengarang ke dalam bentuk buku yang ditujukan untuk pembaca. PURNOMO, PENGEMBANGAN SISTEM 3

4 Secara umum pembagian departemen didalam perusahaan penerbitan adalah (a)editorial, (b)disain, (c)produksi, (d)pemasaran, (e)akuntansi, (f)manajemen. Secara umum alur yang terjadi adalah dari pengarang ke departemen editorial, di mana naskah dipilih dan diedit, lalu ke departemen disain, dimana secara fisik naskah disusun dan ilustrasiilustrasi yang dibutuhkan disusun, lalu ke departemen produksi, dimana buku diproduksi, dan terakhir ke departemen pemasaran, dimana buku dijual secara langsung atau tidak langsung kepada pembaca. Departemen akuntansi mencatat data detail dari pemasukan dan pengeluaran keuangan, menyediakan informasi dan proyeksi ke depan kepada manajemen sehingga pihak manajemen dapat membuat keputusan. Selain itu departemen akuntansi juga memproses pesanan, mengumpulkan tagihan dan mengontrol kredit. Pendistribusian dan penyimpanan juga sering menjadi tanggung jawab departemen akuntansi. Manajemen tidak menjadi departemen sendiri karena pihak manajemen mengontrol semua departemen. Biasanya manajemen terdiri dari penerbit (direktur dan stafnya) dan kepala-kepala departemen. Manajemen berfungsi untuk mengontrol seluruh aktifitas perusahaan penerbitan baik internal maupun lingkungan eksternal. Pihak manajemen menentukan visi, tujuan dan kebijakan. Alur di atas dapat dilihat pada gambar berikut ini. Pengarang Manajemen (Direktur dan staff dan Kepala departemen) Editorial Design Akuntansi Alur Produksi Pemasaran Pembaca Gambar 1. Alur proses penerbitan buku. (Sumber: Herbert S. Bailey, Jr., 1970:25) Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan pada bulan November 2001 sampai dengan bulan Maret 2002, dengan menggunakan data Tahun 2000 sampai dengan Tahun 2001, di PT. X, sebuah perusahaan penerbitan di Jakarta. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode pendekatan sistem yang secara garis besar terdiri dari tiga tahap. Pertama, mendeskripsikan sistem yang saat ini digunakan. Kedua, menganalisis kinerja sistem dimaksud dalam menghasilkan informasi penjualan. Ketiga, berdasarkan pada hasil analisis dalam langkah kedua, mengembangkan sistem informasi penjualan baru yang terkomputerisasi. Di samping itu, digunakan pula metode komparasi dengan tujuan untuk membandingkan kinerja sistem manual yang lama dengan kinerja sistem baru yang terkomputerisasi. SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. X PT. X adalah perusahaan penerbitan yang berpusat di Jakarta. PT. X mulai beroperasi pada Tanggal 15 Januari 1985, dengan maksud untuk mengantisipasi perkembangan teknologi informasi. 4 JURNAL EKONOMI & BISNIS No. 2 Jilid 7, Tahun 2002

5 Proses penerbitan sebuah buku pada PT. X dapat dilihat dalam gambar 2. Sekretariat Redaksi Penerimaan Naskah dari pengarang atau penerbit luar negeri Penilaian kemungkinan terbit Pembuatan kontrak Redaksi Penjadualan buku terbit Editing dan Koreksi Penyerahan ke bagian produksi Penyerahan naskah ke redaksi Bagian Produksi Pencetakan Buku Menentukan marking Pensetingan Naskah Pengiriman buku ke gudang Proofing Distribusi ke customer Acc Hasil produksi Pembuatan Order Cetak Penggandaan CD / disket pendamping Penyerahan naskah dan CD / disket pendamping ke bagian percetakan Gambar 2. Proses penerbitan sebuah buku pada PT. X. (Sumber: Data Perusahaan, 2002) PURNOMO, PENGEMBANGAN SISTEM 5

6 Analisis SWOT Analisis SWOT pada PT. X dapat dilihat pada matriks berikut ini: Kekuatan S Kelemahan W 1. Buku terbitannya banyak yang bermutu pengaduan pelanggan. 1. Kurang responsif terhadap 2. SDM yang handal & 2. Tidak ada data produk loyal pesaing. 3. Pemimpin pasar pada 3. Proses pengolahan data jenis buku tertentu pemasaran lambat. Peluang O 1. Kebijakan pemerintah, untuk beberapa jenis buku pajak ditiadakan. 2. Kebutuhan Masyara-kat akan buku ber-mutu meningkat. Ancaman T 1. Krisis ekonomi di Indonesia. 2. Banyaknya perusahaan penerbitan. 3. Maraknya pembajakan buku. Strategi SO 1. Menjalin hubungan yang baik dengan pengarangpengarang yang cukup terkenal. 2. Mengikuti perkembangan buku best seller di mancanegara untuk kemudi-an membeli hak me-nerbitkan di Indonesia. Strategi ST 1. Mengadakan bursa buku murah 2 kali setahun. 2. Mengikuti pameran buku IKAPI. Strategi WO Membangun Sistem Informasi Penjualan terkomputerisasi agar dapat cepat menganalisa keadaan pasar PT. X pada jenis buku, waktu dan kota-kota tertentu Strategi WT Membentuk program Elexklub untuk semakin mendekatkan penerbit dengan pelanggan. 6 JURNAL EKONOMI & BISNIS No. 2 Jilid 7, Tahun 2002

7 Tujuan analisis SWOT di atas adalah untuk melihat strategi yang dapat diambil oleh PT. X. Salah satunya dengan membuat SIPyang terkomputerisasi. Sistem Informasi Penjualan Pada PT. X Seiring dengan perkembangan pasar, PT. X membutuhkan alat untuk mengukur keadaan pasar pada waktuwaktu tertentu agar perusahaan dapat langsung merespon perkembangan keadaan pasar di daerah-daerah tertentu yang sewaktu-waktu bisa berubah, baik dalam hal mencegah agar perusahaan tidak mengalami kerugian maupun dalam bentuk mengembangkan produk sesuai dengan kebutuhan pasar. Perusahaan lalu membentuk sebuah tim Litbang (Penelitian dan Pengembangan) yang bertugas untuk mengumpulkan data pemasaran dan mengolah data menjadi informasi yang menggambarkan keadaan pasar pada waktu-waktu tertentu, lalu melaporkan kepada pihak manajemen perusahaan untuk diambil tindakantindakan yang diperlukan. Namun dalam melaksanakan tugasnya, bagian Litbang mengalami kendala dalam masalah lama pengumpulan data dan pengolahan data. Proses yang harus dilalui bagian Litbang adalah: 1. Merancang informasi yang diinginkan 2. Mengumpulkan data pemasaran 3. Mengolah data pemasaran dengan cara manual, yaitu dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Dengan kendala yang ada tersebut, maka dibutuhkan suatu alat untuk mempercepat proses pengolahan data pemasaran menjadi informasi yang dibutuhkan, yaitu Sistem Informasi Penjualan. Dengan sistem ini proses pengumpulan data hingga pengolahan data menjadi informasi dijadikan satu paket yang mempermudah pemakai dalam mencari informasi yang berkaitan dengan pemasaran produk PT. X. PURNOMO, PENGEMBANGAN SISTEM 7

8 Sistem informasi penjualan PT. X memiliki 3 jenjang struktur komputer, yaitu 1 komputer server tempat basis data penjualan, 1 komputer server tempat mirror database penjualan, tempat basis data sistem informasi penjualan, serta beberapa komputer workstation tempat menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan. Hubungan antar komputer itu bisa kita lihat pada gambar berikut ini: Server (Sybase) IBM Compatible Server (MS SQL Server 7) IBM Compatible Ethernet IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible Gambar 3. Struktur Komputer Sistem Informasi Penjualan (Pengembangan dari Workstation Jogiyanto.HM, 1990:241) Model alur data Sistem Informasi Penjualan pada PT. X bisa kita lihat pada gambar berikut ini: Database Penjualan (Sybase) Mirror Database Penjualan Database Sistem Informasi Pemasaran (Sql Server 7) Permintaan Informasi Tampilan Informasi User/Executive Workstation Gambar 4. Model Alur Data Sistem Informasi Penjualan (Pengembangan dari D. Suryadi H.S., 1994:288) Sebelum diolah, data penjualan yang ada di server sybase harus dikumpulkan dulu ke server Sql Server 7. Hal ini dimaksudkan agar ketika menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan ini 8 JURNAL EKONOMI & BISNIS No. 2 Jilid 7, Tahun 2002

9 PURNOMO, PENGEMBANGAN SISTEM 9