MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN

Transkripsi

1 MODUL BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM YP) SECARA ATAS TALIAN

2 ISI KANDUNGAN Muka Surat PENGENALAN Bab Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) Objektif BSM YP Kriteria kelayakan pemohon Dokumen wajib yang perlu dilampirkan Kadar BSM YP Jawatankuasa BSM YP 5-6 PERMOHONAN BSM YP Bab Tatacara permohonan 8-9 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab Proses kerja permohonan BSM YP Carta alir proses permohonan BSM YP Proses kerja semakan permohonan BSM YP Carta alir proses semakan permohonan BSM YP Proses bayaran BSM YP Proses kerja semakan bayaran BSM YP Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP Penggunaan wang BSM YP Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri 18 Pahang 3.11 Penarikan semula BSM YP Proses kerja penarikan semula BSM YP Carta alir proses penarikan BSM YP 20 PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4 22

3 Muka Surat PEMANTAUAN Bab Tatacara pemantauan Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP 26 PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab Tatacara serah tugas Proses kerja pertukaran guru biasiswa Carta alir pertukaran guru biasiswa 29 LAMPIRAN A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 30 B Penggantian kad ATM/Akaun 31 C Instrumen pemantauan BSM YP D Nota serah tugas 34-36

4 BAB 1 PENGENALAN

5 1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983 oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan, kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri ini. Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja dan masyarakat minoriti orang asli. 1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP) Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkan pada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakan RM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun OBJEKTIF BSM YP Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan Negeri Pahang.

6 1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON Kriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut: i. Warganegara Malaysia. ii. iii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang. iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin di Pahang lebih dari 10 tahun. v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain. vi. Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyai ibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/oku, ibu tunggal, atau peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT). vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum. viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja. ix. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut. x. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon. 1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG PERMOHONAN Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar semasa membuat permohonan. i. Salinan kad pengenalan pemohon. ii. iii. iv. Salinan sijil lahir pemohon. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim. v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.

7 vi. vii. viii. ix. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat pengesahan bermastautin wajib dilampirkan. Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yang terkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM. x. Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada) 1.6 KADAR BSM YP Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun. BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1 BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran akan dibuat dua kali setahun. BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300 ii. Tingkatan 6 Atas (sediaada) RM300 RM300 RM600 Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah

8 1.7 JAWATANKUASA BSM YP Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut: Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang Pengerusi : Pengurus Besar Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Bahagian Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun Peranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang: i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa. ii. iii. iv. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang. Menyelia sistem atas talian BSM YP Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang (JPN Pahang) Pengerusi : Ketua Sektor Sektor Pembangunan Kemanusiaan Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Setiausaha : Pegawai Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penyelia Hal Ehwal Murid PPD

9 Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang: i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa. ii. Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah Jawatankuasa BSM YP Sekolah Pengerusi : Pengetua Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) Setiausaha : Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru) Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah: i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP. ii. iii. iv. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan baharu BSM YP secara atas talian. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/mrsm/mtd/ipt/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.

10 BAB 2 PERMOHONAN BSM YP

11 2.1 TATACARA PERMOHONAN BSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut: Tanggungjawab Ibu bapa/penjaga Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar Tanggungjawab Murid Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa Tanggungjawab Sekolah i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteria yang telah ditetapkan. ii) iii) iv) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen wajib disemak sebelum dihantar ke YP. Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan penawaran BSM YP. Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yang berjaya. v) Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan dan memastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid serta dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.

12 vi) vii) viii) ix) Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kad akaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanya akuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak. Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/mrsm/mtd/ipt/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia. Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PK HEM. Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan. ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.

13 BAB 3 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

14 3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP. 2 Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 kepada murid yang layak. PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK Pengetua 7 hari 3 Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/ hari Murid/Ibu Bapa 4 Mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSM YP. 5 Mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap dan mendapatkan pengesahan murid, ibu bapa/penjaga, pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP. 14 hari 14 hari 6 Menyemak dan memastikan Borang Permohonan BSM YP 3.0 beserta dokumen-dokumen yang berkaitan dihantar ke YP. 14 hari 7 Rekod dan pemfailan. *Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan.

15 3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YP MULA Pengetua Terima surat siaran BSM YP daripada YP PK HEM/ Taklimat kepada guru tingkatan Guru Tingkatan Kemas kini data MPM Cetak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak Kumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 Kembalikan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 untuk pembetulan Tidak lengkap Lengkap Jawatankuasa BSM YP menyemak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0 Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP Rekod dan pemfailan TAMAT

16 3.3 PROSES KERJA SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 Menyemak status permohonan *5 *6 Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP. Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP. Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya. Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN). Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah. 3 bulan selepas tarikh tutup permohonan PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 7 hari 7 hari 7 hari 30 hari dari tarikh surat tawaran 30 hari dari tarikh surat tawaran Murid 7 Rekod dan pemfailan. *Nota: Proses berlaku secara serentak.

17 3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP MULA Menyemak status permohonan Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya Murid Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN) Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah Rekod dan pemfailan TAMAT

18 3.5 PROSES BAYARAN BSM YP Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang berdekatan Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu ke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM dengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawa surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untuk membuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surat tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untuk pembukaan akaun baharu Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerima BSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akan diteruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolah mengikut kadar yang telah ditetapkan Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

19 3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YP BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 2 Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan. Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah) PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 7 hari 7 hari 3 Rekod dan pemfailan. 3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YP MULA Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan memaklumkan kepada YP Tidak tepat Tepat Semakan nombor akaun dan amaun Menghantar senarai bayaran 1.0 yang lengkap ke YP (satu salinan untuk simpanan sekolah) Rekod dan pemfailan TAMAT

20 3.8 PENGGUNAAN WANG BSM YP Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP boleh dibuat Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2 bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A) Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi Borang Pengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSN untuk tujuan penggantian kad baharu. 3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM 2 Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa. 3 Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP. 3 hari 3 hari PK HEM 4 Rekod dan pemfailan.

21 3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG MULA PK HEM Menerima surat pertukaran murid PK HEM Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP Rekod dan pemfailan TAMAT

22 3.11 PENARIKAN SEMULA BSM YP Pemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut: Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan atau bukan kerajaan Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa permohonan BSM YP Murid bertukar sekolah luar Pahang/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii) Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah. *Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan.

23 3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YP BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 Menerima surat gantung/buang sekolah/berhenti sekolah/bertukar sekolah/meninggal dunia. 2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP. 7 hari PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK PK HEM PK HEM/ 3 Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula. 4 Rekod dan pemfailan CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YP MULA PK HEM Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia PK HEM/ Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP. Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula Rekod dan pemfailan TAMAT

24 BAB 4 PEREKODAN DAN PEMFAILAN

25 [Pick the date] 4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan pengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa. 4.2 Senarai fail yang wajib disediakan: Fail pengurusan: Carta organisasi. Minit mesyuarat. Surat lantikan guru biasiswa BSM YP. Nota Serah Tugas. Surat siaran daripada YP Fail permohonan: Borang Permohonan BSM YP 1.0/ Fail keluar/masuk murid: Surat pertukaran murid. Surat gantung/buang sekolah. Surat berhenti sekolah/sijil kematian.

26 4.2.4 Fail bayaran: Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu). Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada). * Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP.

27 BAB 5 PEMANTAUAN

28 5.1 TATACARA PEMANTAUAN Pemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa. Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C. Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut: i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2 ii. iii. Perbincangan dengan PK HEM dan. Temu bual murid penerima BSM YP. Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN Pahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas pemantauan dijalankan.

29 [Pick the date] 5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YP BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan. 2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi. 3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan. 4 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C) 5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti. PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK Sekolah/PPD/JAIP/ JPN Pahang/YP 6 Mengambil tindakan susulan. 7 Rekod dan pemfailan.

30 5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSM MULA Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen. (Lampiran C) Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP Mengambil tindakan susulan

31 BAB 6 PERTUKARAN GURU BIASISWA

32 6.1 TATACARA SERAH TUGAS Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk: i. Pengetua. ii. iii. iv. Fail Pejabat. Guru yang bertukar. Guru baharu yang mengambil alih tugas Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D. 6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA BIL PROSES KERJA TEMPOH 1 Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar. 2 Menyediakan Nota Serah Tugas. 3 Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas. PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 3 hari 1 hari PK HEM 4 Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada yang baharu. 1 hari PK HEM

33 [Pick the date] 5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM YP. Serta merta PK HEM 6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima. Serta merta 7 Rekod dan pemfailan. 6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA MULA Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar Menyediakan Nota Serah Tugas PK HEM Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas

34 PK HEM Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu PK HEM Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM YP Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima Rekod dan pemfailan TAMAT

35 Pengetua LAMPIRAN A Tarikh :... PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA 1. Nama : 2. Tingkatan : 3. No. Kad Pengenalan : 4. No. Biasiswa : 5. No. Akaun : 6. Jumlah yang diperlukan : RM: RINGGIT MALAYSIA : 7. Tujuan wang dikeluarkan :- 7.1 : 7.2 : 7.3 : RM: RM: RM: RM:

36 JUMLAH : Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga Permohonan diluluskan/tidak diluluskan. Kad Akaun mesti dikembalikan pada (Tandatangan ) Tarikh (Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh *Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja

37 LAMPIRAN B Pengurus Bank Simpanan Nasional Cawangan... PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUN Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswa BSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun; 1.1 Nama : 1.2 No.Kad Pengenalan : 1.3 Tingkatan : 1.4 No. Biasiswa : 1.5 No.Akaun : 1.6 No.Telefon Sekolah : (Tandatangan ) Tarikh

38 LAMPIRAN C INSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YP SEKOLAH : PEGAWAI PEMANTAU : TARIKH : HARI : SKALA DISKRIPSI 0 Tiada 1 Ada tetapi tidak memuaskan 2 Ada tetapi tidak lengkap 3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap 4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh

39 SKALA PEMANTAUAN PERKARA ITEM SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU 1.1 Carta Organisasi 1. FAIL 1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa. PENGURUSAN 1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP 1.4 Nota Serah Tugas 1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP 1.6 Surat siaran dari YP 2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/ FAIL PERMOHONAN 2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0 PERKARA 3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID 4. FAIL PEMBAYARAN ITEM 3.1 Surat pertukaran murid 3.2 Surat gantung/buang sekolah 3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian 4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 (Murid baharu) 4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada) 4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A) 4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi) JUMLAH MARKAH SKALA PEMANTAUAN SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU

40 [Pick the date] SKALA % DISKRIPSI A Cemerlang boleh dijadikan contoh B Baik dan lengkap C Sederhana perlu penambahbaikan D 0-39 Lemah perlu dipantau semula GRED SEKOLAH Rumusan: Tandatangan Pihak Sekolah Tandatangan Pegawai Pemantau Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

41 LAMPIRAN D FORMAT NOTA SERAH TUGAS (NAMA SEKOLAH) NOTA SERAH TUGAS OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN : (NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS) (NO. KAD PENGENALAN) (JAWATAN) (GRED) KEPADA YANG MENERIMA: PENGETUA (NAMA SEKOLAH)

42 A. SENARAI DOKUMEN BSM YP Kuantiti 1. Buku Manual Kerja BSM YP 2 2. Senarai fail i. Fail pengurusan ii. Fail permohonan iii. Fail keluar/masuk murid iv. Fail bayaran B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI KEDUDUKAN SEKARANG TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN

43 C. KEWANGAN *Nyatakan jika berkenaan SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS Bahagian A Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh (TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA) bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP. Diserahkan oleh : Disemak oleh :... Tandatangan... Tandatangan Nama : Nama Pengetua : *(GURU YANG BERTUKAR)

44 Bahagian B Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh.. dan telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas. Diterima oleh : Disemak oleh :. Tandatangan. Tandatangan Nama : Nama Pengetua: *(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)

45 [Pick the date] JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN 2016 PENGERUSI BERSAMA : ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRAN PENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YP TUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALI KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNP NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP BAHAGIAN OPERASI : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN PENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI PENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNP AHLI : ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD PENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI CIK NOORHIDAYAH BINTI IDERIS PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP (UNIT BIASISWA & PROGRAM) BAHAGIAN OPERASI ENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAF PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG

46 ENCIK MOHD YUSOF BIN ABDUL WAHAB PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BERA ENCIK SUHAIMI BIN KASIM PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD JERANTUT ENCIK HARIS BIN IBRAHIM PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD KUANTAN ENCIK HAIRUMNIZAM BIN AHMAD PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD LIPIS ENCIK ABDUL SANI BIN RAZALI PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD MARAN ENCIK MOHAMAD TAUFIK BIN NGAH PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD PEKAN YM. TENGKU ABDOL HAKIM BIN TENGKU JAAFAR PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD RAUB ENCIK MOHD ESAM BIN YAHYA PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD ROMPIN ENCIK JOHARI BIN ISMAIL PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD TEMERLOH PUAN HONG SIOK LIN GURU SMK KATHOLIK PUAN SHAHIDA BINTI SHAIKH BOKHDI GURU SMK MENGKARAK PUAN LOH PEI MIN GURU SMK KAMPUNG RAJA PUAN AZLINA BINTI ABDUL WAHAB GURU SMK SUNGAI RETANG PUAN HASLIZA BINTI ABDULLAH GURU SMK GAMBANG ENCIK RAFIDI BIN ABD JABAR GURU SEKOLAH SUKAN MALAYSIA PAHANG ENCIK MOHAMED NAZIM BIN ISMAIL GURU SMK ASTANA

47 ENCIK AHMAD FAHMI BIN SUHAIMI KOLEJ VOKASIONAL SULTAN HAJI AHMAD SHAH AL-MUSTAIN BILLAH PUAN MARDHIAH BINTI MUHAMED GURU SMK JENGKA 6 PUAN MARIAH BINTI MOIDIN GURU SK BANDAR 2, PALOH HINAI PUAN NOR HALIZA BINTI ABD HAMID SMK (P) METHODIST ENCIK MOHD ASWAD BIN AZIZ GURU SMK ROMPIN PERMAI PUAN WAN NUR HIKMAH BINTI WAN MUHAMMAD GURU MADRASAH TARBIAH ISLAMIAH PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN