BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisa Sistem merupakan bentuk kegiatan yang menjabarkan rencana sistem yang akan dibuat berdasarkan indentifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan melakukan analisa rancangan sistem, kita dapat memperkirakan besaran pekerjaan, sehingga saat pembuatan sistem dapat berjalan dengan lancar. 3.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan Proses penyenbaran informasi yang telah berjalan masih menggunakan proses yang tidak sepenuhnya terkomputerisasi, pengelolaan dokumen masih menggunakan lembaran hard copy dan masih dibuat dengan menggunakan aplikasi desktop yang sederhana yaitu menggunakan Microsoft Word, dan yang diberikan kepada pihak divisi Service Planning masih berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya dokumen yang mudah hilang, status validasi dokumen yang tidak diketahui, dan lamanya waktu dalam proses memberikan informasi, akibatnya kinerja dan informasi menjadi sangat lambat diterima. Dalam pengimplementasian sistem pendistribusian informasi terdapat beberapa business user yang menjalankannya, yaitu: 1. Administrator 2. Redaksi 3. Editor 4. Reviewer 5. Penulis Analisis Uraian Tugas Setiap bagian memberikan pengaruh terhadap tercapainya tujuan perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan pembagian tugas yang jelas agar setiap jabatan tersebut mengerti akan tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Tujuan dari analisis jabatan adalah untuk mempelajari jabatan-jabatan yang berkaitan dengan sistem yang nantinya akan dikembangkan. Adapun uraian dari masing-masing bagian yang terkait dalam proses pengelolaan Mylibrary Telkomsel adalah sebagai berikut : 25

2 26 1. Administrator Administrator merupakan bagian yang bertugas untuk mengelola seluruh hak akses setiap user pengguna sistem dan seluruh sistem yang ada. 2. Redaksi Redaksi atau kepala bagian merupakan bagian yang bertangguang jawab untuk menerima dan menerbitkan dokumen informasi yang diajukan oleh penulis. 3. Editor Editor mempunyai tanggung jawab mengedit/memperbaiki dokumen yg akan diterbitkan sebelum diterbitkan di portal. 4. Reviewer Reviewer mempunyai tanggung jawab untuk mengevaluasi dokumen yang telah disunting oleh editor sebelum diberikan kepada redaksi. 5. Penulis Penulis merupakan bagian yang bertugas membuat dokumen untuk informasi terbaru yang akan dipublikasikan. 3.2 Analisa Sistem Berjalan Proses bisnis pada pengelolaan dokumen pada PT. Telekomunikasi Selular menggunakan Use Case untuk memodelkan proses bisnisnya, dan digunakan untuk memodelkan proses yang sistemnya masih berjalan secara manual, Proses bisnis dapat digambarkan sebagai berikut :

3 27 Gambar 3.1 Use Case sistem berjalan pengelolaan dokumen Tabel 3.1 Use Case mengajukan dokumen Nama Use Case Mengajukan Dokumen Penulis Proses untuk mengajukan dokumen - Penulis harus bertemu dengan redaksi untuk menyerahkan draft dokumen. Redaksi menerima dokumen untuk diverifikasi

4 28 Tabel 3.2 Use Case verifikasi dokumen Nama Use Case Verifikasi Dokumen Redaksi Proses untuk verifikasi dokumen - Redaksi bertugas untuk memverifikasi terlebih dahulu dokumen yang diterima dari penulis dan kemudian diserahkan kepada editor. Editor menerima dokumen untuk proses editing Tabel 3.3 Use Case editing dokumen Nama Use Case Editing Dokumen Editor Proses untuk editing dokumen - Editor bertugas untuk memperbaiki dokumen sesuai dengan SOP yang berlaku, dan setelah selesai kemudian diserahkan kepada reviewer. Reviewer menerima dokumen untuk dievaluasi Tabel 3.4 Use Case evaluasi dokumen Nama Use Case Evaluasi Dokumen Reviewer Proses untuk evaluasi dokumen - Reviewer bertugas untuk mengevaluasi dokumen sesuai dengan SOP yang berlaku, dan setelah selesai kemudian diserahkan kepada redaksi. Redaksi menerima dokumen untuk dicetak.

5 29 Tabel 3.5 Use Case izin percetakan Nama Use Case Izin Percetakan Redaksi, Kepala Divisi Proses untuk perizinan percetakan dokumen - Redaksi mengajuan surat permintaan cetak dokumen kepada kepala divisi untuk melakukan proses percetkan. - Tabel 3.6 Use Case percetakan Nama Use Case Izin Percetakan Redaksi, Percetakan Proses untuk percetakan dokumen - Redaksi memberikan surat izin percetakan yang telah disetujui oleh kepala divisi. Dokumen siap untuk disebarkan. 3.3 Perancangan Sistem Usulan Untuk menjamin agar sebuah sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan, instansi perlu menerapkan ketentuan/batasan yang dapat menjaga integritas/keabsahan data, jangan sampai merusak sistem yang ada atau merugikan instansi/organisasi. Begitu juga dengan data-data yang tedapat pada Sistem Pengajuan Dokumen di PT. Telekomunikasi Selular. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan untuk menjaga keabsahan data, yaitu hanya administrator dan staf divisi Service Planning yang dapat melakukan penginputan data Perancangan Sistem Sistem Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular. digambarkan dengan perancangan sistem perancangan menu berikut ini. Perancangan sistem

6 30 digambarkan dengan diagram-diagram yang memfokuskan pada solusi teknik secara terperinci untuk menyediakan landasan bagi tahap implementasi. Adapun perancangan yang telah dibuat, antara lain : A. Use Case Gambar 3.2 Use Case pengelolaan dokumen Nama Use Case Tabel 3.7 Use Case mengajukan dokumen Mengajukan Dokumen Penulis Untuk memulai sesi pengelolaan dokumen dimulai dari

7 31 penulis yang mengajukan draft dokumen - Penulis melakukan login dengan memasukan username dan password dan penulis mengisi form pengajuan yaitu judul dokumen dan mengupload dokumen yang diajukan. Redaksi menerima dokumen untuk diverifikasi Nama Use Case Tabel 3.8 Use Case verifikasi dokumen Verifikasi Dokumen Redaksi Merupakan sesi untuk memverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis Penulis mengajukan draft dokumen Redaksi melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada editor Editor menerima dokumen untuk proses editing Nama Use Case Tabel 3.9 Use Case publikasi dokumen Publikasi Dokumen Redaksi Merupakan sesi untuk publikasi dokumen hasil akhir yang telah dievaluasi oleh reviewer Reviewer mengajukan hasil evaluasi draft dokumen Redaksi melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa yang kemudian akan dipublikasi. Dokumen dipublikasi

8 32 Nama Use Case Tabel 3.10 Use Case editing dokumen Editing Dokumen Editor Merupakan sesi untuk proses editing dokumen yang telah memalui proses verifikasi dokumen Redaksi memverifikasi dan mengirimkan draft dokumen Editor melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa dan melakukan proses editing yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada reviewerr Reviewer menerima dokumen untuk proses evaluasi Nama Use Case Tabel 3.11 Use Case evaluasi dokumen Editing Dokumen Reviewer Merupakan sesi untuk proses evaluasi dokumen yang telah memalui proses editing dokumen Editor melakukan proses editing dan mengirimkan draft dokumen Reviewer melakukan login dengan memasukan username dan password dan redaksi dapat megunduh dokumen untuk diperiksa dan melakukan proses evaluasi yang kemudian akan diupload kembali untuk diberikan kepada redaksi Redaksi menerima dokumen untuk proses publikasi

9 33 B. Activity Login Berikut ini adalah activity diagram proses login dari Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular : Gambar 3.4 Activity Login Nama Activity Tabel 3.12 Activity Login Login Administrator, Redaksi, Editor, Reviewer, Penulis Merupakan alur proses dan hak akses masing-masing user User Adminnistrator, redaksi, editor, reviewer dan penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem 1. Administrator menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, administrator memiliki seluruh hak akses yaitu kelola data master yang, kelola

10 34 dokumen dan kelola laporan. 2. Redaksi menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, redaksi memiliki hak akses yaitu kelola dokumen dan kelola laporan. 3. Editor menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, editor memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. 4. Reviewer menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, reviewer memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. 5. Penulis menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, penulis memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. Jendela sistem akan terbuka sesuai hak akses user masingmasing C. Activity Penulis Pengajuan Dokumen Gambar 3.4 Activity Penulis Pengajuan Dokumen

11 35 Nama Activity Tabel 3.13 Activity Penulis Pengajuan Dokumen Pengajuan Dokumen Penulis Proses untuk mengajuan dokumen. Penulis penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem Penulis melakukan login kedalam sistem, yang kemudian sistem akan terbuka, penulis langsung pilih menu kirim draft dokumen dan mengupload dokumen yang akan diajukan. Dokimen akan terkirim kepada redaksi. D. Activity Redaksi Verifikasi Dokumen Gambar 3.5 Activity Redaksi Verifikasi Dokumen

12 36 Tabel 3.14 Activity Redaksi Verifikasi Dokumen Nama Activity Verifikasi Dokumen Redaksi Proses untukmemverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis Penulis mengajukan dokumen kepada redaksi dengan cara mengupload ke dalam sistem Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani redaksi, redaksi dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen yang telah diverifikasi akan dikirimkan kepada editor. E. Activity Editor Editing Dokumen Gambar 3.6 Activity Editor Editing Dokumen

13 37 Nama Activity Tabel 3.15 Activity Editor Editing Dokumen Editing Dokumen Editor Proses untuk editing dokumen. Redaksi mengupload dokumen kepada editor. Editor melakukan login kedalam sistem, kemudian editor memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen editing akan dikirimkan kepada reviewer. F. Activity Reviewer Evaluasi Dokumen Gambar 3.7 Activity Reviewer Evaluasi Dokumen

14 38 Tabel 3.16 Activity Reviewer Evaluasi Dokumen Nama Activity Evaluasi Dokumen Reviewer Proses untuk mengevaluasi dokumen Editor mengupload dokumen kepada reviewer Reviewer melakukan login kedalam sistem, kemudian reviewer memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen evaluasi akan dikirimkan kepada redaksi. G. Activity Redaksi Publikasi Dokumen Gambar 3.8 Activity Redaksi Publikasi Dokumen

15 39 Tabel 3.17 Activity Redaksi Publikasi Dokumen Nama Activity Publikasi Dokumen Redaksi Proses untuk publikasi dokumen Reviewer mengupload dokumen untuk redaksi Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu dokumen, yang kemudian memilih dokumen final, dan mengklik upload dokumen dan mengisi form upload dokumen, dan dokumen berhasil terupload Dokumen berhasil diupload kedalam portal informasi.

16 Class Sistem Usulan Gambar 3.9 Class Sistem Usulan Class diagram ini menggambarkan class atau tabel yang digunakan dalam website aplikasi ini. Tabel tediri dari tm_pegawai, tm_user, tm_draft, tm_jurnal, tr_level, tr_kategori, tr_bidang, tr_jabatan dan berita.

17 41 A. Spesifikasi Database Tabel 3.18 Struktur Tabel tm_user No Nama Tipe Data Keterangan 1 username varchar (50) Username (primary key) 2 password varchar (50) password 3 nip varchar (20) nip hanya (foreign key) 4 id_level int (5) id_level merupak id dari level jabatan (foreign key) Tabel 3.19 Struktur Tabel tm_pegawai No Nama Tipe Data Keterangan 1 nip varchar (20) nip hanya berbentuk angka primary key) 2 nama varchar (100) nama 3 tempat_lahir varchar (100) tempat lahir 4 tanggal_lahir varchar (20) tanggal lahir 5 jenis_kelamin varchar (10) laki-laki atau perempuan 6 id_bidang int (11) foreign key 7 id_jabatan int (11) foreign key Tabel 3.20 Struktur Tabel tm_draft No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_draft int (5) auto_increament primary key) 2 judul varchar (100) judul 3 nip varchar (20) nip hanya berbentuk angka (foreign key) 4 status varchar (30) status proses dokumen 5 n_file varchar (100) file dokumen yang diupload 6 status_proses varchar (50) status proses 7 catatan varchar (100) catatan Tabel 3.21 Struktur Tabel tm_jurnal No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_jurnal int (5) id_jurnal (primary key) 2 id_draft int (5) (foreign key) 3 volume varchar (50) volume dokumen yang diterbitkan 4 judul varchar (100) judul materi 5 abstrak text abstrak dari materi 6 penulis varchar (100) nip penulis 7 tanggal_terbit date tanggal, bulan, tahun

18 42 8 id_kategori int (5) foreign key 9 file varchar (100) file dokumen yang diupload 10 no varchar (100) no dokumen 11 kutipan text isi kutipan materi Tabel 3.22 Struktur Tabel tr_bidang No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_bidang int (5) auto increament (primary key) 2 bidang varchar (50) bidang Tabel 3.23 Struktur Tabel tr_jabatan No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_jabatan int (5) auto increament (primary key) 2 jabatan varchar (50) jabatan Tabel 3.24 Struktur Tabel tr_kategori No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_kategori int (5) auto increament (primary key) 2 kategori varchar (50) kategori Tabel 3.25 Struktur Tabel tr_level No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_level int (5) auto increament (primary key) 2 level varchar (20) level Tabel 3.26 Struktur Tabel berita No Nama Tipe Data Keterangan 1 id_berita int (5) id_berita (primary key) 2 j_beranda varchar (100) judul beranda 3 beranda longtext isi beranda 4 j_tentang varchar (100) judul tentang 5 tentang longtext isi tentang 6 j_kontak varchar (100) judul kontak 7 kontak longtext kontak 8 j_home varchar (100) judul home 9 home longtext isi home 10 username varchar (100) nip hanya berbentuk angka (foreign key)

19 Sequence diagram A. Sequence Login Gambar 3.10 Sequence Login Nama Sequence Tabel 3.27 Sequence Login Login Administrator, Redaksi, Editor, Reviewer, Penulis Merupakan alur proses dan hak akses masing-masing user User Adminnistrator, redaksi, editor, reviewer dan penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem 2. Administrator menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, administrator memiliki seluruh hak akses yaitu kelola data master yang, kelola dokumen dan kelola laporan.

20 44 6. Redaksi menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, redaksi memiliki hak akses yaitu kelola dokumen dan kelola laporan. 7. Editor menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, editor memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. 8. Reviewer menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, reviewer memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. 9. Penulis menginputkan username dan password untuk login kedalam sistem, penulis memiliki hak akses yaitu kelola dokumen. Jendela sistem akan terbuka sesuai hak akses user masingmasing B. Sequence Penulis Mengajukan Dokumen Gambar 3.11 Sequence Penulis Mengajukan Dokumen

21 45 Tabel 3.28 Sequence Penulis Pengajuan Dokumen Nama Sequence Pengajuan Dokumen Penulis Proses untuk mengajuan dokumen. Penulis penulis menginputkan username dan password untuk dapat mengakses sistem Penulis melakukan login kedalam sistem, yang kemudian sistem akan terbuka, penulis langsung pilih menu kirim draft dokumen dan mengupload dokumen yang akan diajukan. Dokimen akan terkirim kepada redaksi. C. Sequence Redaksi Verifikasi Dokumen Gambar 3.12 Sequence Redaksi Verifikasi Dokumen

22 46 Tabel 3.29 Sequence Redaksi Verifikasi Dokumen Nama Sequence Verifikasi Dokumen Redaksi Proses untukmemverifikasi dokumen yang telah diajukan oleh penulis Penulis mengajukan dokumen kepada redaksi dengan cara mengupload ke dalam sistem Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani redaksi, redaksi dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen yang telah diverifikasi akan dikirimkan kepada editor. D. Sequence Editor Editing Dokumen Gambar 3.13 Sequence Editor Editing Dokumen

23 47 Tabel 3.30 Sequence Editor Editing Dokumen Nama Sequence Editing Dokumen Editor Proses untuk editing dokumen. Redaksi mengupload dokumen kepada editor. Editor melakukan login kedalam sistem, kemudian editor memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen editing akan dikirimkan kepada reviewer. E. Sequence Reviewer Evaluasi Dokumen Gambar 3.14 Sequence Reviewer Evaluasi Dokumen

24 48 Tabel 3.31 Sequence Reviewer Evaluasi Dokumen Nama Sequence Evaluasi Dokumen Reviewer Proses untuk mengevaluasi dokumen Editor mengupload dokumen kepada reviewer Reviewer melakukan login kedalam sistem, kemudian reviewer memilih menu draft dokumen, yang kemudian mengklik status proses untuk menginformasikan bahwa dokumen sedang ditangani editor, editor dapat mengunduh dokumen dan dapat mengupload kembali dokumen. Hasil dokumen evaluasi akan dikirimkan kepada redaksi. F. Sequence Redaksi Publikasi Dokumen Gambar 3.15 Sequence Redaksi Publikasi Dokumen

25 49 Tabel 3.32 Sequence Redaksi Publikasi Dokumen Nama Sequence Publikasi Dokumen Redaksi Proses untuk publikasi dokumen Reviewer mengupload dokumen untuk redaksi Redaksi melakukan login kedalam sistem, kemudian redaksi memilih menu dokumen, yang kemudian memilih dokumen final, dan mengklik upload dokumen dan mengisi form upload dokumen, dan dokumen berhasil terupload Dokumen berhasil diupload kedalam portal informasi Perancangan Antarmuka Implementasi antar muka terdiri dari tampilan form-form utama yang terdapat pada Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular. A. Rancangan Halaman Utama Halaman ini adalah rancangan antar muka untuk menu utama. Pada halaman menu utama ini memiliki beberapa fungsi, seperti fungsi pencarian dan filtering. Gambar 3.17 Rancangan Halaman Utama

26 50 B. Perancangan Halaman Login Halaman ini merupakan tampilan halaman login pada Sistem Informasi Mylibrary Telkomsel pada PT. Telekomunikasi Selular. Halaman ini sebagai antarmuka untuk masuk sesuai dengan hak akses yang dimiliki. Gambar 3.18 Rancangan Halaman Login C. Perancangan Halaman Administrator Halaman ini adalah antar muka halaman administrator. Administrator memiliki hak akses untuk melihat, mengelola user seperti menambah, mengubah, dan menghapus. Gambar 3.19 Rancangan Halaman Administrator

27 51 D. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Pegawai Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data pegawai. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data pegawai baru. Gambar 3.20 Rancangan Halaman Admin Tambah Data Pegawai E. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data User Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data user. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data user baru. Gambar 3.21 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data User

28 52 F. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Bidang Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data bidang. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data bidang baru. Gambar 3.22 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data Bidang G. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Jabatan Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data jabatan. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data jabatan baru. Gambar 3.23 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data Jabatan

29 53 H. Perancangan Halaman Administrator Tambah Data Kategori Halaman ini adalah antar muka halaman administrator tambah data kategori. Dalam menu ini admin harus mengisi sesuai form yang sudah disediakan guna untuk menambah data kategori baru. Gambar 3.24 Rancangan Halaman Administrator Tambah Data Kategori I. Tampilan Lainnya Selain menu utama diatas, ada tambahan menu berupa perubahan profil dan password untuk semua login.