SISTEM EVALUASI KINERJA SUPPLIER DI PT XYZ

Transkripsi

1 SISTEM EVALUASI KINERJA SUPPLIER DI PT XYZ Adila Paradipta 1, Akbaral Fahridho 2, Danu Hendarman Laduni 3, Fariz Sandi 4, Januar Nasution 5 Teknik Industri, Binus University, Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah-Jakarta Barat 11480, Telp.(+62-21) /Fax.(+62-21) , adilaparadipta@yahoo.com 1, akbaralf@yahoo.com 2, danu.hendarman@gmail.com 3, fariz.industri@gmail.com 4 ABSTRACT Every company needs a procedure to do all the operational activities of the company, the procedure will guide the company in doing those activities that arranged in a Standard Operating Procedure (SOP). The purpose of this research is to create a supplier performance evaluation system to monitor the performance of suppliers that have been used in order to ensure that the materials supplied by the suppliers. The research was conducted by selecting a category or type of material that has a big profit impact and supply risk by using fuzzy ANP method and Pareto Chart, and then assess the category of raw material suppliers for steel plate to obtain the kind of performance evaluation by based on four criteria: quality, delivery, cost, and responsiveness. So that the result of this research obtained in the form of the overall assessment criteria for 6 months and the final result of the SOP performance evaluation of suppliers that are tailored to the application of supplier performance evaluation has been done. Conclusion is obtained, there are 4 criteria, supplier performance evaluation conducted by the contribution of material, the evaluation process requires the data related to quality, delivery, cost, and responsiveness, and performance evaluation of supplier performance evaluation conducted by the PIC of procurement department. Keywords: Supplier performance evaluation, quality, delivery, cost, responsiveness, Standard Operating Procedure, Fuzzy ANP, Pareto Chart. ABSTRAK Setiap perusahaan membutuhkan suatu prosedur dalam mengerjakan segala kegiatan operasional yang dilakukan perusahaan, prosedur tersebut akan menjadi pedoman dalam mengerjakan kegiatan tersebut yang diatur dalam sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem evaluasi kinerja supplier untuk memantau kinerja supplier yang selama ini digunakan sehingga menjamin barang yang dipasok oleh supplier tersebut. Penelitian ini dilakukan dengan pertama kali memilih kategori atau jenis material yang memiliki dampak profit dan risiko supply terbesar menggunakan metode fuzzy ANP dan Pareto Chart, kemudian menilai para supplier untuk kategori raw material jenis steel plate sehingga didapatkan evaluasi kinerja berdasarkan 4 kriteria yaitu quality, delivery, cost, dan responsiveness. Sehingga hasil penelitian yang didapatkan berupa hasil penilaian keseluruhan kriteria untuk periode 6 bulan terakhir dan hasil akhir berupa SOP evaluasi kinerja supplier yang disesuaikan dengan penerapan evaluasi kinerja supplier yang telah dilakukan. Simpulan yang didapatkan adalah terdapat 4 kriteria penilaian, evaluasi kinerja supplier dilakukan berdasarkan kontribusi material, proses evaluasi membutuhkan data-data mentah yang berkaitan dengan quality, delivery, cost, dan responsiveness, dan evaluasi kinerja supplier dilakukan oleh PIC evaluasi kinerja supplier departemen Procurement. Kata Kunci: Evaluasi kinerja supplier, quality, delivery, cost, responsiveness, Standard Operating Procedure, Fuzzy ANP, Pareto Chart. PENDAHULUAN Supplier merupakan salah satu bagian Supply Chain Management yang tak terpisahkan dan sangat mempengaruhi kelangsungan operasional suatu perusahaan, dan pemilihan supplier dengan cara yang tepat dapat mengurangi biaya pembelian (Paramita, 2012: 1). Evaluasi supplier merupakan

2 hal yang rumit karena banyak kriteria yang harus dipertimbangkan, kriteria yang digunakan dalam mengevaluasi kinerja supplier berbeda-beda dalam setiap perusahaan (Gallego, 2011: 17). Dalam meningkatkan kinerja perusahaan, perlu dilakukan kegiatan berupa pengukuran dan mengetahui kualitas supplier serta membangun jalinan komunikasi yang efektif, hal tersebut merupakan bagian dari Supplier Management System (Samson et al, 2013: 71). Evaluasi kinerja supplier merupakan proses penting untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan supplier, sehingga dari hal ini perusahaan dapat melakukan pengembangan terhadap supplier mereka apabila supplier belum mencapai kinerja yang diinginkan perusahaan atau pelanggannya (Sivapornpunlerd, 2014: 647). Mengukur kinerja supplier dapat memberikan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan, mengontrol, dan mengarahkan suatu kegiatan operasional. Manajer perusahaan juga dapat mengarahkan supplier untuk melakukan perbaikan dan meningkatkan kinerja sehingga akan dapat mencapai tujuan bersama (Samson et al, 2013: 72). Cara tradisional dalam melakukan penilaian kinerja supplier adalah faktor biaya (Cost), ada beberapa tambahan faktor yang dianggap penting dalam penilaian kinerja supplier, yaitu Quality, Delivery, dan Flexibility (Samson et al, 2013: 72). Hal yang mendasari penelitian ini adalah keterlambatan supplier dalam mengirimkan item yang dipesan, dan terdapatnya item yang belum sesuai dengan spesifikasi dari PT XYZ. Dengan melakukan evaluasi kinerja supplier, hasil penilaian diharapkan dapat digunakan sebagai feedback bagi supplier agar supplier dapat memperbaiki kinerja, kapabilitas, dan dapat mencapai tujuan bersama baik jangka pendek maupun jangka panjang (Matook, Lasch, & Tamaschke, 2009: 242). Hasil dari wawancara dan observasi lapangan akan menghasilkan kriteria dan bobot kriteria dalam melakukan evaluasi kinerja supplier. METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan di PT XYZ yakni perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur alat berat, tahap awal penelitian ini adalah melakukan obervasi lapangan terhadap departemen procurement selaku departemen yang melakukan pembelian terhadap item untuk kebutuhan produksi, dan departemen quality control selaku departemen yang melakukan inspeksi terhadap item yang telah dikirim supplier. Selanjutnya dilakukan studi literatur terkait dengan sistem evaluasi supplier, fuzzy ANP, dan Pareto Chart. Fuzzy ANP merupakan metode yang digunakan dalam menentukan supply positioning model, Pareto Chart digunakan untuk mengetahui tingkat kontribusi item yang digunakan dari sisi biaya. Selanjutnya akan dibuat sistem evaluasi kinerja supplier berupa alat bantu, cara penilaian, dan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai output dari penelitian. HASIL DAN BAHASAN Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Dalam menentukan sistem evaluasi yang tepat peneliti melakukan wawancara dan diskusi dengan perusahaan, dan menyesuaikan sistem evaluasi kinerja supplier sesuai dengan kondisi di perusahaan, maka diperoleh kriteria, subkriteria, dan bobotnya sebagai berikut: Tabel 1 Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Kriteria Bobot Skor Nilai 1. Quality (35%) 1 Acceptance Ratio 25% 2 Kelengkapan Sertifikat / Check Sheet 10% 2. Delivery (25%) 3 Tingkat Ketepatan Waktu 12.5% 4 Kelengkapan Jumlah Item 12.5% 3. Costs (25%) 5 Perubahan Harga 10% 6 Harga Pembelian 15% 4. Responsiveness (15%) 7 Kelengkapan Dokumen 5% 8 Respon Terhadap Komplain 5% 9 Fleksibilitas Perubahan Pesanan 5% TOTAL 100%

3 1. Quality a. Acceptance Ratio = 100 b. Kelengkapan Sertifikat = Delivery a. Tingkat Ketepatan Waktu = 100 b. Kelengkapan Jumlah Item = Cost a. Persentase Penurunan Harga b. Harga Pembelian Tabel 2 Persentase Penurunan Harga Tabel 3 Harga Pembelian Biaya Skor Biaya Skor Terjadi penurunan harga awal 100 Harga beli < harga pasar (>10%) 100 Harga naik 0% sampai dengan 3% 80 Harga beli < harga pasar (<=10%) 80 Harga naik (>3%) sampai dengan 5% 60 Harga beli = harga pasar 60 Harga naik (>5%) sampai dengan 7% 40 Harga beli > harga pasar (<=10%) 40 Harga naik lebih dari 7% 20 Harga beli > harga pasar (>10%) Responsiveness Perusahaan belum melakukan record data terkait kriteria responsiveness baik untuk kelengkapan dokumen, respon terhadap komplain, dan fleksibilitas perubahan pesanan, maka dari itu, data-data kriteria responsiveness baru dapat diambil secara subjektif. a. Kelengkapan Dokumen b. Respon Terhadap Komplain c. Fleksibilitas Perubahan Pesanan Tabel 4 Kelengkapan Dokumen Persyaratan Skor Dokumen lengkap 100 Dokumen lengkap sebagian 50 Dokumen tidak lengkap 0 Tabel 5 Respon Terhadap Komplain Persyaratan Skor Komplain ditanggapi dengan cepat 100 Sebagian komplain ditanggapi dengan cepat 50 Komplain tidak ditanggapi dengan cepat 0 Tabel 6 Fleksibilitas Perubahan Pesanan Persyaratan Skor Perubahan pesanan diizinkan 100 Perubahan pesanan diizinkan sebagian 50 Perubahan pesanan tidak diizinkan 0 Fuzzy Analytic Network Process (ANP) dan Supply Positioning Model Setelah menentukan kriteria yang akan digunakan dalam melakukan evaluasi kinerja supplier, akan ditentukan kategori material yang memiliki tingkat supply risk dan profit impact yang paling tinggi. Metode yang digunakan dalam menentukan supply positioning model adalah fuzzy analytic network process. ANP digunakan untuk mengambil keputusan berdasarkan kriteria-kriteria yang ada, sedangkan pendekatan fuzzy digunakan untuk mengakomodasi sifat samar dari pengambil keputusan dalam memberikan penilaian di mana dapat mengatasi ketidakpastian di dalam kriteria-kriteria kualitatif (Paramita, Effendi, & Dewi, 2012: 160). Fuzzy ANP juga dapat digunakan untuk

4 menentukan bobot prioritas dimensi dan atribut dalam pengambilan keputusan (Padhi, Wagner, & Aggarwal, 2012: 3). Dalam Penelitian ini, Fuzzy ANP akan digunakan untuk menghitung bobot dari dua kriteria yakni supply risk dan profit impact yang akan dijadikan kriteria dalam Supply Positioning Model. Supply positioning model digunakan untuk menentukan kategori material berdasarkan tingkat supply risk dan profit impact yang tinggi dengan menggunakan metode Fuzzy ANP. Untuk mengolah fuzzy ANP, digunakan kuesioner yang diisi oleh departemen Procurement mengenai tingkat kepentingan kriteria supply positioning model, dan pengaruh kategori-kategori material terhadap kriteria tersebut. Tabel 7 Hasil Kuesioner Supply Positioning Model Kriteria Responden R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 Supply Risk Market Risk Performance Risk Complexity Risk Profit Impact Impact on Profitability Criticality of Purchase Value/cost of Purchase Langkah pertama adalah mensubstitusi hasil kuesioner tersebut ke dalam skala bilangan fuzzy sebagai berikut: Tabel 8 Skala Linguistik Fuzzy Bilangan Fuzzy Skala Linguistik Skala Bilangan Fuzzy 0 Tidak ada (1,1,2) 1 Sangat-sangat rendah (1,2,3) 2 Sangat rendah (2,3,4) 3 Rendah (3,4,5) 4 Sedikit lebih rendah (4,5,6) 5 Sama penting (5,6,7) 6 Sedikit lebih tinggi (6,7,8) 7 Tinggi (7,8,9) 8 Sangat tinggi (8,9,10) 9 Sangat-sangat tinggi (9,10,10) (Padhi, Wagner, & Aggarwal, 2012: 3) Dimana θ m adalah rata-rata dari keseluruhan penilaian para ahli. E adalah indeks dari para responden (pada contoh diatas E = 8) dan M adalah jumlah dari atribut yang ada. Tentukan skor dari supply risk dan profit impact dengan mengikuti 3 langkah berikut: a. Menentukan penilaian fuzzy dengan menggunakan matriks AG Dimana, b. Menentukan fuzzy atributtes weights (β m ) dari nilai matriks AG dengan cara:

5 c. Menentukan The Normalized Weights Setelah melakukan perhitungan di atas, maka diperoleh bobot normalisasi atribut atau kriteria sebagai berikut: Tabel 9 Hasil Perhitungan Bobot Normalisasi Atribut Supply Risk Profit Impact Atribut Bobot Normalisasi Atribut Bobot Normalisasi Market Risk Impact on Profitability Performance Risk Criticality of Purchase Complexity Risk Cost/value of Purchase Setelah memperoleh bobot normalisasi atribut, maka akan dihitung skor tiap kategori material untuk divisualisasikan ke dalam supply positioning model. Tabel 10 Skor Kategori Material terhadap Supply Risk Kategori Material Supply Risk Market Risk Performance Risk Complexity Risk Weighted Average Adjusted Average Raw Material Subcont Component Import Component Local Component Bulk Parts Consumable Rental Tabel 11 Skor Kategori Material terhadap Profit Impact Kategori Material Profit Impact Impact on Profitability Criticality of Purchase Value/cost of Purchase Weighted Average Adjusted Average Raw Material Subcont Component Import Component Local Component Bulk Parts Consumable Rental Weight average untuk raw material = (8.500 x 0.316) + (8.375 x 0.352) + (7.625 x 0.332). Adjusted average untuk raw material = rata-rata weight average.

6 Gambar 1 Supply Positioning Model Pareto Chart Setelah menentukan kategori material berdasarkan supply positioning model, akan ditentukan tipe atau jenis material yang memiliki nilai kontribusi yang tinggi dengan menggunakan Pareto chart. Pareto chart digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang paling penting (Besterfield, 2009: 78). Setelah mengetahui supply positioning model, maka diketahui bahwa raw material merupakan kategori material yang memiliki profit impact dan supply risk yang tinggi, langkah selanjutnya adalah mengetahui jenis material atau item yang termasuk di dalam raw material dan melihat kontribusinya dari sisi biaya pembelian selama tahun Tabel 12 Penggunaan Raw Material dari Sisi Biaya Tahun 2013 No Raw material Rp (1,000,000) Percentage Sum Percentage 1 Steel plate 60, % % 2 Pipa sch 1, % % 3 Rb % % 4 Bisclad % % 5 Pipe cs od % % 6 Pipa medium % % 7 Unp % % 8 Bordes % % 9 Cshb od % % 10 Pipa stainless % % 11 Hollow bar od % % 12 Sq tube % % 13 Angel plate % % 14 Strip plate % % 15 Ornamesh % % 16 Iwf beam % % 17 Rectangular pipe % % 18 Angle bar % % 19 Plate strip % % Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa kontribusi steel plate dalam pembelian selama tahun 2013 adalah 95% dari keseluruhan raw material, maka dari itu, supplier steel plate adalah supplier yang akan dijadikan contoh evaluasi kinerja supplier.

7 Gambar 2 Pareto Chart Standard Operating Procedure (SOP) Dalam mengendalikan suatu kegiatan operasional, perlu dibuat pola atau mekanisme kerja yang standar serta baku yang tertuang dalam Standard Operating Procedure (SOP), SOP dibuat dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dalam penelitian ini akan dibuat SOP mengenai evaluasi kinerja supplier. Menurut Atmoko (2011: 2) SOP adalah pedoman atau acuan melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Berikut adalah SOP evaluasi kinerja supplier di PT XYZ:

8 Gambar 3 SOP Evaluasi Kinerja Supplier Hasil Pengisian Form Evaluasi Kinerja Supplier Setelah menetapkan sistem penilaian, selanjutnya sistem penilaian tersebut akan diolah ke dalam alat bantu yakni Microsoft Excel yang diisikan formula dengan tujuan dapat mempermudah PT XYZ dalam melakukan evaluasi kinerja supplier, berikut adalah output-nya:

9 Gambar 4 Alat Bantu Sistem Evaluasi Kinerja Supplier (1) Gambar 5 Alat Bantu Sistem Evaluasi Kinerja Supplier (2) Gambar 6 Alat Bantu Sistem Evaluasi Kinerja Supplier (3)

10 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Sistem evaluasi kinerja supplier bertujuan untuk memantau kinerja supplier serta memberikan feedback kepada supplier agar kinerja yang diberikan supplier sesuai dengan tujuan bersama. Sistem evaluasi kinerja supplier memiliki empat kriteria sebagai indikator penilaian, yaitu quality, delivery, cost, dan responsiveness. Kriteria tersebut diperoleh berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara terhadap perusahaan, selain itu, kriteria yang menjadi indikator telah disesuaikan dengan data historis serta yang ada di perusahaan, sehingga penilaian yang dilakukan bersifat objektif. Sistem evaluasi yang dibuat kemudian akan diujikan kepada supplier steel plate sebagai contoh dari implementasi sistem evaluasi kinerja supplier dengan tujuan dapat menunjukkan output yang jelas mengenai sistem tersebut. Steel plate dipilih karena memiliki tingkat kontribusi 95% dari keseluruhan penggunaan raw material, yakni kategori material yang memiliki supply risk dan profit impact yang tinggi. Form evaluasi kinerja supplier juga dibuat ke dalam Microsoft Excel yang telah diisikan formula dengan tujuan dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan input data. Standard Operating Procedure juga dibuat dengan tujuan dapat menjadi pedoman dalam melakukan evaluasi. Saran Berdasarkan penjelasan sebelumnya, kriteria responsiveness masih diambil dengan cara subjektif, maka dari itu, untuk membuat cara evaluasi yang objektif dan akurat diperlukan suatu form yang dapat diisikan hasil pengukuran kinerja supplier dengan kriteria responsiveness, baik dalam kelengkapan dokumen, respon terhadap komplain, serta fleksibilitas perubahan pesanan. Berikut adalah form usulan responsiveness: No. PT XYZ No. PO Tabel 13 Formulir Kelengkapan Dokumen FORMULIR Dibuat Diperiksa Diketahui RESPONSIVENESS KELENGKAPAN DOKUMEN (Nama) (Nama) (Nama) SUPPLIER (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan) Tanggal Nama Kode Deskripsi Jumlah PO Supplier Supplier Item Dokumen Nilai No. PT XYZ No. PO Tabel 14 Formulir Respon terhadap Komplain Dibuat Diperiksa Diketahui FORMULIR RESPONSIVENESS KECEPATAN RESPON SUPPLIER (Nama) (Nama) (Nama) (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan) Tanggal Nama Kode Deskripsi Kuantitas Tanggal Keluhan PO Supplier Supplier Item (Unit) Keluhan Respon No. PT XYZ No. PO Tabel 15 Formulir Fleksibilitas Perubahan Pesanan FORMULIR Dibuat Diperiksa Diketahui RESPONSIVENESS FLEKSIBILITAS PERUBAHAN (Nama) (Nama) (Nama) PESANAN (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan) Tanggal Nama Kode Perubahan Perubahan PO Supplier Supplier Permintaan yang dipenuhi Nilai

11 Tabel 16 Cara Penilaian Kriteria Responsiveness Cara Penilaian Responsiveness Kelengkapan Dokumen Dokumen yang diperlukan adalah Surat Jalan, Purchase Order, Invoice, Faktur Pajak Terdapat 4 Dokumen, maka skor 100 Terdapat 3 Dokumen, maka skor 80 Terdapat 2 Dokumen, maka skor 60 Terdapat 1 Dokumen, maka skor 40 Tidak ada Dokumen, maka skor 0 Respon Terhadap Komplain Supplier memproses komplain 1 x 24 jam, maka skor 100 Supplier memproses komplain 2 x 24 jam, maka skor 80 Supplier memproses komplain 3 x 24 jam, maka skor 60 Supplier memproses komplain lebih dari 3 x 24 jam, maka skor 40 Apabila tidak ada komplain, maka skor 100 Fleksibilitas Perubahan Pemesanan Apabila tidak ada perubahan pemesanan, maka skor 100 REFERENSI Atmoko, T. (2012). Standar Operasional Prosedur. Bandung: UNPAD. Besterfield, D. H. (2009). Quality Control. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Gallego, L. V. (2011). Reviewing of Existing Methods, Models, and Tools for Supplier Evaluation. Linkoping: Linkopings Universitet. Matook, S., Lasch, R., & Tamaschke, R. (2009). Supplier Development with Benchmarking as Part of A Comprehensive Supplier Risk Management Framework. International Journal of Operations & Production Management Vol. 29 No. 3, Padhi, S. S., Wagner, S. M., & Aggarwal, V. (2012). Positioning of Commodities Using the Kraljic Portfolio. Journal of Purchasing & Supply Management 18, 1-8. Paramita, S., Effendi, U., & Dewi, I. A. (2012). Penilaian Kinerja Supplier Kemasan Produk "Fruit Tea" Menggunakan Metode FANP (Fuzzy Analytic Network Process) (Studi Kasus di PT Sinar Sosro Gresik). Jurnal Industri Vol 1 No 3, Samson, K., Jonathan, M., & Muli, W. (2013). The Effect of Supplier Quality Management on Organizational Performance: A Survey of Supermarkets in Kakamega Town. International Journal of Business and Commerce, Sivapornpunlerd, N. (2014). Supplier Performance Evaluation: A Case Study of Thai Offshore Oil & Gas Exploration and Production Company. ASBBS Annual Conference: Las Vegas, RIWAYAT PENULIS Adila Paradipta lahir di kota Jakarta pada tanggal 11 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada tahun Akbaral Fahridho lahir di kota Padang pada tanggal 08 Oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada tahun Danu Hendarman Laduni lahir di kota Depok pada tanggal 19 Oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada tahun Fariz Sandi lahir di kota Jakarta pada tanggal 10 Juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada tahun 2014.