HEALTHCARE KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ASPEK KLINIS RUMAH SAKIT PELNI

Transkripsi

1 HEALTHCARE KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ASPEK KLINIS RUMAH SAKIT PELNI Ichsan Kurniawan Putrama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi yaitu untuk mengidentifikasi healthcare knowledge resources dan model knowledge sharing, mengidentifikasi budaya, strategi dan fasilitas pendukung knowledge management, melakukan pemetaan terhadap knowledge resources serta pemetaan fitur pendukung knowledge portal serta melakukan analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal yang dikembangkan berdasarkan aktivitas medis Rumah Sakit PELNI. Dalam mencapai tujuan analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal, dilakukan melalui beberapa tahapan metodologi, dimana pada proses identifikasi dilakukan pengumpulan data primer dan sekunder, sedangkan proses analisis pada aspek manajemen dilakukan analisis budaya dengan metode OCAI dan analisis strategi melalui tiga tahapan, yaitu: tahap input dengan metode EFE dan IFE, tahap pencocokan dengan metode SWOT dan matrik IE serta tahap keputusan dengan metode QSPM. Sedangkan analisis dan perancangan sistem informasi dengan pendekatan OOAD menggunakan model UML. Dari analisis dan perancangan healthcare knowledge management portal diharapkan memperoleh hasil berupa gambaran budaya organisasi saat ini serta budaya yang diharapkan, deskripsi infrastruktur jaringan dan strategi organisasi yang berhubungan dengan sumberdaya dan tujuan pengetahuan sehingga menghasilkan sebuah Knowledge Management Portal. Dengan rincian kriteria sebagai berikut: (1) Terdapat empat belas kategori pengetahuan yang didistribusikan dengan model divisional, (2) Bentuk budaya organisasi saat ini yang bersifat Hierarchy dan budaya organisasi yang diharapkan bersifat Clan, skema infrastruktur rawat jalan dan rawat inap serta strategi pengembangan produk, (3) Peta pengetahuan serta pengkategorian fitur dari knowledge portal dan (4) Rancangan Healthcare Knowledge Portal yang memiliki 10 fitur utama yaitu: (a) Guidance, (b) Blog and Reference, (c) News, (d) Event, (e) Data, (f) MedIdea, (g) MedLearning, (h) MedLibrary, (i) MedDiscuss dan (j) Healthcase. Kata kunci: knowledge, budaya, infrastruktur, strategi, knowledge mapping, knowledge management portal.

2 1. Pendahuluan Industri medis (seperti rumah sakit) menggunakan informasi sebagai faktor kritis dalam menjalankan tiga aspek dari manajemen rumah sakit yang meliputi administratif, keuangan dan klinis. Dari sisi klinis sering terjadi sengketa medis yang dikenal dengan istilah malpractice sebagai mana yang dinyatakan oleh dr. Sabir Alwy (MKDKI) pada seminar kedokteran di Surabaya: Dari data yang ada, awal Januari hingga akhir Juli 2010 ini sudah ada 20 kasus setiap bulannya. Dibandingkan tahun 2009 cuma 40 kasus dalam satu tahun (http1, 2010). Hal ini menunjukkan pertumbuhan yang signifikan dari kasus malpraktik di Indonesia dan faktor dominan penyebab timbulnya kasus ini adalah kurangnya pengetahuan praktisi medis mengenai penanganan suatu kasus medis, prosedur medis yang harus dijalankan (seperti: informed consent) dan standar profesi medis, serta adanya peluang terjadinya kehilangan pengetahuan dari praktisi medis dan paramedis senior yang meninggalkan institusi kesehatan, hal ini dipandang dari tingginya tingkat turn over dari para pekerja medis setiap tahunnya. Dalam hal ini, Rumah Sakit PELNI sebagai pelaku dalam industri medis tentunya menghadapi critical case yang sama dalam mencapai posisi competitive namun dengan dukungan sistem informasi yang terintegrasi dan internal networking dalam proses bisnisnya memberikan peluang dalam mengakomodasi dan mengelola pengetahuan. Dengan adanya dukungan manajemen pengetahuan maka siklus pengetahuan dalam ruang lingkup medis akan membantu praktisi klinis untuk menginterpretasi pengetahuan dan kebijakan dalam menganalisis data medis dan menegakkan diagnosa medis serta meminimalkan human error. Oleh karena itu, diperlukan suatu alternatif solusi yang dapat meminimalkan resiko, yang dalam hal ini dengan menggunaan sebuah metode analisis dan perancangan manajemen berbasis pengetahuan yang terfokus pada proses pelayanan medis yang dikenal dengan Clinical or Healthcare Knowledge Management, yang dalam pengembangannya membutuhkan berbagai sumberdaya (meliputi: manusia, data dan informasi serta hardware dan software) sesuai dengan derajat kedewasaan atas pengolahan dan pemanfaatan pengetahuan dalam institusi medis tersebut.

3 2. Petunjuk Umum Pengembangan healthcare knowledge management portal difokuskan pada aspek klinis dari manajemen Rumah Sakit PELNI dalam bentuk dokumentasi eksplisit yang dapat disimpan, dimanipulasi dan di akses kembali oleh staff medis (dokter, paramedis dan tenaga medis) dalam bidang pelayanan medis rawat inap dan rawat jalan. Pembahasan dilakukan melalui tiga (3) tahapan, sebagai berikut: 1. Identifikasi (pengumpulan) data analisis. 2. Analisis kebutuhan healthcare knowledge management. 3. Perancangan healthcare knowledge management portal Rumah Sakit PELNI. 2.1 Identifikasi. Tahap pertama dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) dilakukan melalui proses pengidentifikasian berbagai aspek internal Rumah Sakit PELNI yang dapat mendukung dan / atau didukung oleh portal HKM yang meliputi aspek manajemen yang terdiri dari struktur organisasi dan aktivitas klinis Rumah Sakit PELNI serta aspek sistem informasi yang terdiri dari sumberdaya pengetahuan dan infrastruktur sistem pendukung portal HKM. Struktur organisasi, khususnya divisi Pelayanan dan Pemasaran, mendeskripsikan proses pembagian pengetahuan (meliputi proses diseminasi dan adopsi) yang secara langsung berhubungan dengan aktivitas klinis instalasi rawat inap dan rawat jalan. DIVISI PELAYANAN DAN PEMASARAN INSTALASI RAWAT JALAN INSTALASI RAWAT INAP I INSTALASI RAWAT INAP II INSTALASI BEDAH INSTALASI ICU/ICCU INSTALASI IGD & ODC BAGIAN PENGEMBANGAN & PEMASARAN POLIKLINIK R. MERAK R. MELATI ANASTESI PELAYANAN ICU/ICCU YAN. GADAR & RWT SINGKAT KOORD PEMASARAN GCU R. TERATAI R. MAWAR PELAYANAN KM. BEDAH KOORD LITBANG & PENTARIFAN HEMODIALISA R. WK R. CPK. ANAK KOORD CUST. SERVICE DAN TELEPON R. MURAI R. KENARI R. CPK. DEWASA R. KENANGA Gambar 1 Model knowledge sharing meliputi proses diseminasi dan adopsi knowledge dalam struktur divisional pada aspek klinis Rumah Sakit PELNI.

4 Aktivitas klinis pada aspek pengembangan healthcare knowledge management mengambil bagian utama dari proses bisnis pada instalasi rawat inap dan rawat jalan Rumah Sakit PELNI yang menjadi dasar dalam mengidentifikasi kebutuhan user dalam portal HKM, yang meliputi: 1. Tahap diagnosa awal: diagnosa atas gejala-gejala medis yang terlihat serta informasi kondisi pasien dan analisa riwayat penyakit yang terdapat pada medical historis. 2. Tahap pemeriksaan: pemeriksaan klinis (fisik) serta pemeriksaan penunjang (termasuk laboratorium dan radiologi) atas kondisi pasien secara umum dan sistem organ yang spesifik. 3. Tahap diagnosa diferensial: diagnosa sistematis terhadap sebuah daftar penyebab yang mungkin menyebabkan suatu gejala medis didasari atas pemeriksaan riwayat dan fisik. 4. Tahap kesimpulan medis: praktisi medis memberikan hasil diagnosa akhir medis serta memberikan penanganan baik yang bersifat symptom ataupun causal. 5. Tahap tindakan medis penunjang: meliputi persiapan ruang dan fasilitas penunjang serta kemungkinan memberikan perlakuan medis tambahan (seperti: kamar bedah). 6. Tahap eksekusi akhir: pemeriksaan akhir kondisi pasien, melakukan entry tindakan medis kedalam medical record, serta menerbitkan bukti pemeriksaan. Infrastruktur sistem jaringan (network) dan perangkat keras (hardware) yang menjadi baseline bagi proses pendistribusian pengetahuan pada Instalasi Rawat Jalan dan Rawat Inap. Gambar 2

5 Gambar 3 Sumberdaya healthcare knowledge diidentifikasi melalui aktivitas klinis yang berkontribusi baik secara langsung maupun tidak langsung bagi para praktisi medis pada instalasi rawat inap dan rawat jalan yang terdistribusikan dalam empat belas kategori pengetahuan, sebagai berikut: Types Levers Knowledge Structural Knowledge Functional Knowledge Organizational Memory Stakeholder Relationships Knowledge in People Rules and Procedures 1. Medical Ethic and Law 2. General Treatment Procedures 3. Hospital Care Procedures Medical Infrastructure Guidance 1. Treatment Tools 2. Laboratory and Radiology Tools Stakeholder Overview 1. Revenue Forecast 2. Pharmacy Paths and Consumes 3. Policies Medical Theories 1. Physiological Arts 2. Neurological Arts 3. Pathological Arts 4. Pharmacological Arts 5. Nursery and Gynecological Art Syndromes and Diseases 1. Causal and Symptoms 2. Infectious Issues and Epidemiology 3. Genetically Issues

6 Behavioral Knowledge Customer Knowledge Knowledge in Process Knowledge in Products and Services Business Environment Insights Patient Acknowledgement 1. Patient Education and Empowerment 2. Patient Psychological Response 3. Patient Medical Inspection 4. Patient Safety and Alert 5. Patient Specific-Care Planning 6. Patient Monitoring Customer Issues 1. Healthcare Satisfaction 2. Customer Relationship Management Medical Case Analysis 1. Medical Histories 2. General Case Analysis 3. Laboratory Report 4. Radiology Report 5. ISO / MIMS 6. Specific Case Analysis Medical Evaluation 1. Symptoms Description 2. Allergic Evaluation 3. Contra Indication Analysis 4. Medical Case Decision Medication 1. Symptoms or Causal Medication 2. Drug Prescription 3. Therapeutic Treatment 4. Specialized Medication Medical Report and Standard 1. General Case Report 2. Hospital Case Report 3. Medical Record Reconstruction 4. Doctor Conclusion Letter 5. Medical Practitioner Resume Healthcare Intelligent 1. Omset of Action Calculation 2. Nutrition Agent Practitioner Learning 1. Internal Meeting 2. Seminars and Workshops Care Team Collaboration 1. Surgeries 2. Specific and Pandemic Case Tabel 1

7 2.2 Analisis. Tahap kedua dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) merupakan tahap analisis yang terbagi atas dua aspek yaitu: analisis budaya organisasi serta analisis strategi organisasi yang menjadi dasar penilaian apakah pengembangan HKM akan berhasil dan mendapatkan dukungan baik dari pihak manajemen maupun praktisi medis secara khusus. Analisis budaya mengetahui model budaya yang terdapat dalam mekanisme organisasi saat ini serta model budaya yang sesungguhnya diharapkan oleh karyawan (praktisi medis) terdapat dalam mekanisme organisasi yang dihubungkan dengan 4 kategori budaya, yaitu: Clan, Market, Adhocracy, dan Hierarchy. Dimana, saat ini pada Rumah Sakit PELNI lebih mencerminkan tipe budaya mengikuti budaya hierarchy yang lebih fokus pada isu internal dibanding isu eksternal dan nilai kestabilan dan kendali di atas fleksibilitas dan pertimbangan. Sementara, untuk ke depannya Rumah Sakit PELNI lebih fokus pada isu-isu internal secara fleksibel dan juga mengedepankan pertimbangan-pertimbangan yang secara teori merupakan tipe budaya clan. Tipe budaya ini sangat sesuai dengan kebutuhan budaya knowledge management karena mengedepankan aspek berbagi terutama dalam hal pengetahuan. Analisis strategi organisasi dilakukan melalui 3 tahapan, sebagai berikut: (1) Tahap input yang menggunakan dua metode yaitu metode IFE diperoleh nilai serta metode EFE didapat nilai sebesar 2.56 yang secara umum menunjukkan posisi internal dan kendali eksternal yang kuat. Selanjutnya, (2) Tahap pencocokan menggunakan matriks SWOT untuk mereferensikan berbagai alternatif strategi serta matriks IE yang mengambil nilai IFE dan EFE sebagai tolak ukur menghasilkan posisi strategi organisasi pada kuadran ke-v (Menjaga dan Mempertahankan) dengan pilihan strategi yaitu: penetrasi pasar dan pengembangan produk. Terakhir, (3) Tahap kesimpulan menggunakan metode QSPM yang mengukur daya tarik terkuat dari dua strategi utama yang diperoleh pada matriks IE terhadap faktor internal dan eksternal perusahaan, yang mana diperoleh nilai tertinggi sebesar yang merupakan nilai dari strategi pengembangan produk, yang selanjutnya akan digunakan sebagai strategi manajemen yang menjadi dasar dalam pengembangan portal HKM yang terlihat melalui hubungannya dengan tujuan pengetahuan, yang terbagi atas tiga kategori, yaitu tujuan normatif, tujuan strategis dan tujuan operasional sehingga secara tak langsung akan memperlihatkan bahwa pengembangan portal HKM akan menjawab kebutuhan strategis dari Rumah Sakit PELNI.

8 2.3 Perancangan. Tahap ketiga dari pengembangan healthcare knowledge management (HKM) dilakukan proses perancangan yang terkontribusi dalam 3 bentuk yaitu: pemetaan sumberdaya pengetahuan yang dimiliki dengan model relasional dilakukan melalui pengembangan topologi pengetahuan dalam tiga level yaitu domain yang kategori utama, region yang merupakan sub kategori dari domain serta section yang merupakan sub kategori dari region yang menunjukkan alur akses terhadap pengetahuan dalam database Rumah Sakit PELNI, serta analisis terhadap fitur knowledge portal yang menghasilkan fitur utama menggunakan required field sebagai komponen pada setiap fitur yang harus diisi atau dipilih oleh user secara lengkap untuk dapat dikategorikan dalam database pengetahuan dimana dari fitur tersebut terdapat lima fitur yang mendukung penciptaan pengetahuan (knowledge creation) yaitu MedDiscuss yang menciptakan pengetahuan dari kombinasi tacit knowledge dari berbagai praktisi medis dalam menangani suatu kasus, Healthcase mengelola masalah konsumen serta insersi dengan tacit knowledge praktisi medis sehingga menciptakan case-based knowledge, MedIdea mengorganisir berbagai pendapat dan solusi alternatif dari berbagai praktisi medis dalam menyelesaikan masalah medis yang menghasilkan problem-based knowledge, MedLearning memungkinkan sejumlah praktisi medis untuk menginput berbagai materi pembelajaran terup-to-date yang dapat dikombinasi dan dapat menghasilkan learning-based knowledge dan MedLibrary mengakuisisi berbagai file dan pengetahuan dari seluruh aktivitas medis yang dilakukan dan menjadi knowledge base repository pada Rumah Sakit PELNI.. Rancangan sistem yang mendeskripsikan pola interaksi antara user dengan sistem melalui pengembangan web portal yang akan terhubung secara langsung dengan server Rumah Sakit PELNI dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design dengan dua model yaitu model logis yang mendeskripsikan proses interaksi dalam aktivitas portal serta deskripsi pola akses serta proses komunikasi antara portal dan database Rumah Sakit PELNI yang digambarkan dalam model UML yang terdiri dari class diagram, use case diagram dan sequence diagram, sedangkan pengembangan dengan model fisik menggunakan user interface diagram untuk menunjukkan tampilan fisik dari setiap fitur dalam knowledge portal dan interaksinya dengan user.

9 SOCIALIZATION Fitur: MedDiscuss INTERNALIZATION Fitur: MedLibrary EXTERNALIZATION Fitur: Healthcase, MedIdea, Blog COMBINATION Fitur: MedLearning, Reference, News, Data, Event Gambar 4 3. Kesimpulan Dari hasil proses analisis dan perancangan portal healthcare knowledge management pada Rumah Sakit PELNI didapat kesimpulan sebagai berikut: 1. Dimana melalui analisis dilakukan pengkategorian pengetahuan kedalam tujuh lever pengetahuan yang menjadi sumberdaya inti dalam aktivitas medis Rawat Inap dan Rawat Jalan Rumah Sakit PELNI yang menghasilkan empat belas (14) kategori healthcare knowledge resources yang dibutuhkan praktisi medis dalam mengoptimalkan manajemen waktu dalam pengambilan keputusan serta peningkatan kualitas keputusan medis. Dari sudut pandang distribusi (sharing) pengetahuan dalam institusi medis Rumah Sakit PELNI dilakukan dengann model divisional terlihat dari struktur organisasi perusahaan yang dibagi berdasarkan divisi-divisi (salah satunya Divisi Pelayanan dan Pemasaran) yang mengkoordinasi aktivitas medis Rumah Sakit PELNI. 2. Berdasarkan analisis budaya dengan metode OCAI didapat bahwa organisasi saat ini mengikuti model hierarchy dengan harapan budaya mengikuti model clan yang sesuai dalam mendukung proses pendistribusian knowledge dalam organisasi, sedangkan proses analisis strategi berdasarkan hasil akhir pada tahap keputusan didapat bahwa strategi Rumah Sakit

10 PELNI adalah pengembangan produk (layanan medis) yang sangat membutuhkan adanya pengelolaan dan kolaborasi knowledge untuk menciptakan layanan khusus. Sementara dari segi infrastruktur organisasi (terutama jaringan dan komputer) Rumah Sakit PELNI telah diintegrasikan pada seluruh lini layanan medis, hal ini memungkinkan untuk melakukan distribusi serta interaksi pengetahuan diantara praktisi medis. 3. Pemetaan terhadap sumberdaya pengetahuan yang dimiliki dengan model relasional dilakukan melalui pengembangan topologi pengetahuan dalam tiga level yaitu domain yang kategori utama, region yang merupakan sub kategori dari domain serta section yang merupakan sub kategori dari region yang menunjukkan alur akses terhadap pengetahuan dalam database Rumah Sakit PELNI, serta analisis terhadap fitur knowledge portal yang menghasilkan fitur utama yaitu Healthcase, MedDiscuss, MedIdea, MedLearning, MedLibrary, Data, News, Event, Guidance, Blog dan Reference yang dikategorikan menggunakan model SECI ke dalam empat aktivitas pengelolaan pengetahuan. 4. Tahap analisis dan perancangan dalam pengembangan portal knowledge Rumah Sakit PELNI dilakukan dalam dua model yaitu model logis yang digambarkan dalam model UML yang terdiri dari class diagram, use case diagram dan sequence diagram, sedangkan pengembangan dengan model fisik menggunakan user interface diagram.

11 Daftar Pustaka [1] Abidi, S. S. R. (2008). Healthcare Knowledge Management: The Art of the Possible. NICHE Research Group. Faculty of Computer Science. Dalhousie University, available = citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/summary?doi= [12 Juli 2011] [2] Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis And Design Using UML. (3th Edition). England: McGraw-Hill Education (UK) Limited. [3] David, R, F., diterjemakan oleh Sunardi, D. (2010). Manajemen Strategis: Konsep. (Edisi 12). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. [4] Debowski, Shelda. (2006). Knowledge Management. Milton Qld: John Wiley & Sons Australia, Ltd. [5] Holden, J, Nigel. (2002). Cross-Cultural Management: A Knowledge Management Perspective. London: Pearson Education Limited. [6] Jashapara, Ashok. (2011). Knowledge Management: An Integrated Approach. (2 th Edition). England: Pearson Education Limited. [7] O Brien, A, J., diterjemahkan oleh Fitriasari, D., & Kwary, D., A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. (Edisi 12). Jakarta: Salemba Empat. [8] Putro, B, Laksono., & Pratondo, Agus. (2010). Kultur Organisasi Menggunakan Hofstede Dan Ocai Terhadap Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Studi Kasus: Perguruan Tinggi XYZ), Konferensi Nasional Sistem dan Informatika. Available = [04 November 2011] [9] Rachmawati, U. A., & Sensuse, D. I. (2010). Perspektif Knowledge Management pada E- Government di Indonesia, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, available = [02 Juni 2011]

12 [10] Summinar, Dian. (2007). Analisis Formulasi Strategi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Pakuan Kota Bogor, Departemen Management, Institut Pertanian Bogor, available = [25 Desember 2011] [11] Surendro, Krisanto. (2006). Budaya Organisasi Sebagai Indikator Pengukuran Kesiapan Pemerintah Dalam Menerapkan E-Government, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, available = [25 September 2011] [12] http 1: Anonymous :31 januari hingga juli 2010, jumlah kasus malpraktik di indonesia meningkat tajam. 03 September From = [13] http 2: Jati, P, S Beberapa Konsep Dasar tentang Manajemen Rumah Sakit. 13 November From = Manajemen-Rumah-Sakit [14] http 3: Anonymous Berita Resmi Statistik: Pertumbuhan Ekonomi Indonesia. 7 Februari From = [15] http4: Skyrme, David, J Developing a Knowledge Strategy. 25 Desember From = [16] http5: Cameron & Quinn Diagnosing and Changing Organizational Culture. 8 Maret From =