PERANCANGAN ADD-ON VENDOR PORTAL PADA MODUL PROCURE TO PAY SAP PT. XYZ

Transkripsi

1 PERANCANGAN ADD-ON VENDOR PORTAL PADA MODUL PROCURE TO PAY SAP PT. XYZ Kevin William Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Andy Wiranata Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Yohanes Yosafat T. Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan Penelitian adalah menganalisis proses bisnis yang berjalan dan mengevaluasi sistem SAP Procure To Pay yang berhubungan dengan vendor agar sistem dapat memenuhi kebutuhan PT.XYZ. Dimana PT.XYZ merupakan sebuah perusahaan di bidang manufaktur yang menggunakan SAP dalam sistemnya. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode Gap Analisis, yang mengukur kesesuaian antara user requirement dengan sistem SAP Procure To Pay yang berhubungan dengan vendor. User requirement diperoleh dari wawancara langsung dengan user yang menggunakan sistem, dimana membahas mengenai masalah dan kebutuhan user dalam menjalankan proses bisnis PT.XYZ. Hasil yang dicapai adalah pembuatan suatu aplikasi yang membantu mempermudah semua bagian yang terkait dalam proses bisnis di modul Procure To Pay PT.XYZ. Dimana aplikasi tersebut berguna untuk mempercepat proses bisnis pada modul Procure To Pay dan membantu mengurangi kesalahan pada user. Dalam aplikasi akan diberikan keterangan yang membantu semua bagian terkait dalam menggunakan aplikasi tersebut. Simpulan yang didapat adalah didalam penggunaan SAP pada modul Procure To Pay terdapat kendala didalam memenuhi kebutuhan karena sistem yang ada belum handal dalam menangani proses bisnis perusahaan. Sehingga diperlukan sebuah aplikasi yang dapat

2 mendukung berjalannya proses bisnis PT.XYZ dalam modul Procure To Pay sehingga sesuai dengan kebutuhannya. Kata Kunci : Perancangan, SAP, Vendor Portal, modul, Add-On 1. Pendahuluan Dengan semakin besarnya perusahaan, semakin kompleks pula proses bisnis yang ada di dalamnya. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang dapat mendukung perusahaan dalam mengatur proses bisnis dari setiap bagian di dalamnya. Sistem inilah yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning). Dengan mengimplementasikan ERP, perusahaan dapat mengotomatisasi proses bisnis yang ada serta mengintegrasikan keseluruhan area fungsional bisnisnya, sehingga pengolahan data yang dimiliki menjadi jauh lebih cepat dan juga perusahaan dapat menghasilkan informasi yang akurat. Saat ini sudah banyak vendor yang menawarkan aplikasi sistem ERP, salah satunya adalah SAP. System, Application, and Product in Data Processing (SAP) merupakan pemimpin pasar penyedia sistem ERP. Saat ini, lebih dari perusahaan di lebih dari 120 negara menggunakan aplikasi piranti lunak SAP, mulai dari solusi untuk usaha kecil menengah hingga solusi untuk usaha besar dan organisasi global. Di Indonesia, banyak perusahaan kecil, menengah dan besar yang telah mengimplementasikan SAP serta memperoleh manfaat dari implementasi aplikasi piranti lunak SAP.

3 PT. XYZ sebagai sebuah perusahaan manufaktur, sudah mengimplementasikan aplikasi ERP SAP selama 4 tahun dan memiliki 3 pabrik yang terdapat di Jakarta yang saling terintegrasi. Modul pada SAP yang sudah diimplementasikan pada PT. XYZ adalah Finance, Controlling, Material Management, Human Resource, Production Planning. 2. Methodology Ruang lingkup dari Evaluasi dilaksanakan terhadap sistem yang berjalan, yaitu SAP dengan menggunakan metode Gap Analysis. Analisa dan Perancangan area fungsional yang terkait dalam penulisan ini,yaitu Procure to pay meliputi aktivitas aktivitas yang dibahas dalam modul ini mencakup saat vendor menerima Purchase Order, melihat bukti penerimaan barang, melakukan koreksi, vendor melakukan penagihan atas Purchase Order dan vendor dapat melihat bukti pembayaran yang telah dilakukan atas persediaan material lokal yang dikirim Evaluasi Evaluasi dilakukan terhadap sistem Procure to Pay yang berhubungan dengan vendor melalui Gap Analysis dan menghasilkan rekomendasi pengembangan berupa pembuatan vendor portal dengan fungsi : No Alternatives Priorities 1 Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order High 2 Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+ Medium 3 Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending High 4 Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report Medium 5 Pembuatan sistem dengan fungsi Invoice High 6 Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment Medium

4 2.2. Analisa dan Perancangan Hasil analisa dan perancangan vendor portal adalah : Problem Domain : Class Purchase Order, Class Delivery Schedule, Class Kondisi, Class Vendor, Class Material, Class BPB+, Class BCT Pending, Class BPB+Report, Class Invoice, Class Payment. Application Domain : Vendor, Receiving Dept Head. Use Case : Menampilkan Purchase Order, Menampilkan BPB+, Menampilkan BCT Pending, Membuat Laporan Kesalahan Penerimaan, Membatalkan Laporan Kesalahan Penerimaan, Menampilkan Laporan Kesalahan Penerimaan, Membuat Invoice, Menampilkan Invoice, Menampilkan Bukti Pembayaran. Pembuatan Vendor Portal menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySQL yang berfungsi sebagai database dari sistem tersebut. Arsitektur yang kami pilih adalah Centralized Data, karena setiap proses yang dilakukan tidak melakukan penyimpanan data pada masing-masing client, tetapi client mengambil dan menyimpan data di dalam server. Untuk memudahkan pengambilan dan penyimpanan data akan disediakan jaringan internet. Ciri dari tipe centralized data adalah adanya user interface (UI) dan function (F) pada client, pada hal ini adalah Vendor dan Receiving Dept Head. Pada server terdapat hanya model (M) untuk menyimpan data. Vendor Portal direkomendasikan untuk di-install secara langsung dan dijalankan secara parallel bersamaan dengan sistem yang lama. Selain itu menggunakan layanan internet sebagai akses dari client ke server.

5 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis menggunakan gap analysis dan analisa perancangan, maka didapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Proses bisnis pada modul procure to pay masih menggunakan fax sehingga tingginya beban biaya operasional dan biaya waktu yang dibutuhkan 2. Ketika terjadi kekurangan dalam pengiriman barang, vendor membutuhkan waktu untuk mengetahui jumlah kekurangan tersebut yang mengakibatkan proses bisnis perusahaan terhambat. 3. Ketika terjadi kesalahan pencatatan dalam penerimaan barang, proses pelaporan terhadap kesalahan terlalu rumit dan membutuhkan banyak waktu. 4. Pada saat karyawan melakukan input terhadap Invoice yang dibawa oleh vendor sering terjadi kesalahan input yang menyebabkan kerugian pada perusahaan.

6 Daftar Pustaka Anonymous. (2012). What is PHP?. Retrieved ( ) from Anonymous. (2011). Add-on. Retrieved ( ) from Anonymous. (2003). SCM 500 Procurement (Materials Management). German: SAP AG. Connolly, T. M.,& Begg, C.E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design Implementation and Management. (3 rd edition). United Kingdom: Addison-Wesley. Dhewanto, W., & Falahah. (2007). ERP: Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika. Hoffman, K.D., & Bateson, J.E.G. (2006). Service Marketing: Concepts, Strategies, & Cases. Mason: South-Western. Hollander, A., Denna, E., Cherrington, J.O. (2000). Accounting, Information Technology, and Business Solutions. Singapore: McGraw-Hill. Jones, F.L., & Rama, D.V. (2006). Accounting Information System: A Business Process Approach. Canada: South-Western. Kadir, A. (2002). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi. Mathiassen et al., (2000). Object Oriented Analysis & Design. First Edition. Marko Publishing Aps, Denmark. O Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems. (12 th edition). New York: McGraw- Hill. O Brien, J. A. (2004). Management Information System: Managing Information Technology in The Business Enterprise. (6 th edition). New York: McGraw-Hill. O Brien, J. A., Marakas, G.M. (2006). Management Information Systems. (7 th edition). New York: McGraw-Hill.

7 Olson, D.L. (2003). Introduction to Information System Project Management. (2 nd edition). New York: McGraw-Hill. Remenyi. (2001). The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits. London: Butterworth-Heinemann. Satzinger J. W., Jackson, R. B., and Burd, S. D. (2005) Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston:Thomson Course Technology Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis. (edisi ke-12). Bandung: Alfabeta. Sukarno, M. (2006). Membangun Website Dinamisdengan PHP MySQL.Eksa Media. Jakarta. Turban, E., Rainer R.K., Potter, R.E. Diterjemahkan oleh : Deny Arnos Kwary. M.Hum dan Dewi Fitria Sari, M.Si (2005). Introduction to Information Technology. (3 rd edition). Jakarta: Salemba Infotek. Turban, E., Lee, J.K., King, D., Liang, T.P., & Turban, D. (2010). Electronic Commerce 2010: A Managerial Perspective. New Jersey: Prentice Hall. Welling, L., & Thomson, L. (2005). PHP and MySQL Web Development. (3 rd edition). USA: Sams Publishing. Whitten, J.L., Bentley, L.D. (2007). System Analysis and Design for the Global Enterprise. (7 th edition). New York: McGraw-Hill. Wijaya, S.F., Darudianto, S. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. Williams, B. K., & Sawyer, S.C. Diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu dan Th. Arie Prabawati. (2007). Using Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (edisi ke-7). Yogyakarta: Penerbit ANDI.

8 ADD-ON VENDOR PORTAL DEVELOPMENT IN PT. XYZ SAP PROCURE TO PAY MODULE Kevin William Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Andy Wiranata Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Yohanes Yosafat T. Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The research purpose is to analyze the business processes that are running and evaluating SAP system Procure to Pay associated with the vendor for the system to meet the needs PT.XYZ. PT.XYZ is a manufacturing company in the field using the SAP system. The research method used is the Gap Analysis method, which measures the fit between user requirements with SAP systems Procure to Pay associated with the vendor. User requirements derived from interviews with users who use the system, which discussed the problems and needs of the user in running the PT. XYZ s business processes. The result achieved is the creation of an application that helps facilitate all relevant parts of the business processes in PT. XYZ s Procure to Pay module. Where the application is useful to speed up business processes to procure To Pay module and help reduce user errors. The application will be given information that helps all the relevant sections in the application. The conclusions obtained are in use on the SAP modules Procure to Pay major obstacles in meeting the needs because the system is not a reliable to handle business processes. Necessitating an application that can support business process with PT.XYZ Procure to Pay module that according to the needs. Key words : Design, SAP, Vendor Portal, module, Add-On

9 1. Introduction With the company growing, business processes will increase and become complex. Therefore the company needs a system that can support in managing business processes from any part in it. This system is called ERP (Enterprise Resource Planning). By implementing ERP, companies can automate existing business processes and integrate all functional areas of business, so that the processing of data held to be much faster and also the company can produce accurate information. Currently, there are many vendors offering ERP system applications, one of which is SAP. System, Application, and Products in Data Processing (SAP) is a market-leading ERP systems. Today, more than companies in over 120 countries use SAP software applications, ranging from solutions for small, medium, large businesses and global organizations business solutions. In Indonesia, many small, medium and large enterprises that have implemented SAP as well as to benefit from the implementation of SAP software applications. PT. XYZ as a manufacturing company, has implemented SAP ERP application for 4 years and have three factories located in Jakarta are integrated with each other. M odule in SAP is already implemented in PT. XYZ is the Finance, Controlling, Material Management, Human Resource, Production Planning. 2. Methodology The scope of the evaluation was conducted on a running SAP system, using the Gap Analysis. Analysis and design of functional areas involved in the writing is the Procure to Pay include activities - activities that are discussed in this module include the time the vendor receives Purchase Order, see the proof of receipt of goods, make corrections, vendor charging the Purchase Order and vendor can see evidence payments made for supply of local materials that are sent.

10 2.1. Evaluation Evaluation of the system of Procure to Pay associated with the vendor through the Gap Analysis and make a recommendation development of Vendor Portal manufacture of a function: No Alternatives Priorities 1 Making the system with the function view Purchase Order High 2 Manufacturing system with a view function BPB + Medium 3 Manufacturing system with a view function BCT Pending High 4 Making the system with the function + BPB Report Medium 5 Making the system with the function of Invoice High 6 Making the system with the function View Payment Medium 2.2. Analysis and Design The results of the analysis and design of Vendor Portal are: Problem Domain: Purchase Order Class, Delivery Schedule Class, Kondisi Class, Vendor Class, Material Class, BPB+ Class, BCT Pending Class, BPB+Report Class, Invoice Class, and Payment Class. Application Domain: Vendor, Receiving Dept. Head. Use Case: Displaying Purchase Order, Displays BPB +, Displays Pending BCT, Making errors Reception Report, Cancel errors Reception Report, Showing errors Reception Report, Create Invoice, Displays Invoice, Displays Proof of Payment. Vendor Portal makes using the PHP programming language and uses MySQL as the database of the system.

11 Architecture that we chose is Centralized Data, because every process is carried out does not make data storage on each client, but client retrieve and store data on the server. For easy retrieval and data storage will be provided internet network. Characteristics of the centralized type of data are the user interface (UI) and function (F) on the client, in this case is the Vendor and Receiving Dept. Head. On the server there is only a model (M) for storing data. Vendor Portal is recommended to be installed and run directly in parallel along with the old system, and using the Internet as a service access from client to server. 3. Conclusion Based on the analysis using a Gap Analysis and design analysis, then we gets some conclusions as follows: 1. Business processes in Procure to Pay modules still use fax so that the high burden of costs of operations and the time required. 2. When there is a shortage in delivery of goods, the vendor takes the time to know the amount of the shortfall that resulted in the company's business processes inhibited. 3. When something goes wrong in recording receipt of goods, the reporting process of errors is too complicated and requires a lot of time. 4. When the employee input the invoices that were taken by common input errors that cause harm to the company.

12 Bibliography Anonymous. (2012). What is PHP?. Retrieved ( ) from Anonymous. (2011). Add-on. Retrieved ( ) from Anonymous. (2003). SCM 500 Procurement (Materials Management). German: SAP AG. Connolly, T. M.,& Begg, C.E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design Implementation and Management. (3 rd edition). United Kingdom: Addison-Wesley. Dhewanto, W., & Falahah. (2007). ERP: Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika. Hoffman, K.D., & Bateson, J.E.G. (2006). Service Marketing: Concepts, Strategies, & Cases. Mason: South-Western. Hollander, A., Denna, E., Cherrington, J.O. (2000). Accounting, Information Technology, and Business Solutions. Singapore: McGraw-Hill. Jones, F.L., & Rama, D.V. (2006). Accounting Information System: A Business Process Approach. Canada: South-Western. Kadir, A. (2002). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi. Mathiassen et al., (2000). Object Oriented Analysis & Design. First Edition. Marko Publishing Aps, Denmark. O Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems. (12 th edition). New York: McGraw- Hill. O Brien, J. A. (2004). Management Information System: Managing Information Technology in The Business Enterprise. (6 th edition). New York: McGraw-Hill. O Brien, J. A., Marakas, G.M. (2006). Management Information Systems. (7 th edition). New York: McGraw-Hill.

13 Olson, D.L. (2003). Introduction to Information System Project Management. (2 nd edition). New York: McGraw-Hill. Remenyi. (2001). The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits. London: Butterworth-Heinemann. Satzinger J. W., Jackson, R. B., and Burd, S. D. (2005) Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston:Thomson Course Technology Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis. (edisi ke-12). Bandung: Alfabeta. Sukarno, M. (2006). Membangun Website Dinamisdengan PHP MySQL.Eksa Media. Jakarta. Turban, E., Rainer R.K., Potter, R.E. Translated By : Deny Arnos Kwary. M.Hum dan Dewi Fitria Sari, M.Si (2005). Introduction to Information Technology. (3 rd edition). Jakarta: Salemba Infotek. Turban, E., Lee, J.K., King, D., Liang, T.P., & Turban, D. (2010). Electronic Commerce 2010: A Managerial Perspective. New Jersey: Prentice Hall. Welling, L., & Thomson, L. (2005). PHP and MySQL Web Development. (3 rd edition). USA: Sams Publishing. Whitten, J.L., Bentley, L.D. (2007). System Analysis and Design for the Global Enterprise. (7 th edition). New York: McGraw-Hill. Wijaya, S.F., Darudianto, S. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. Williams, B. K., & Sawyer, S.C. Diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu dan Th. Arie Prabawati. (2007). Using Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (edisi ke-7). Yogyakarta: Penerbit ANDI.